ELDA-Entsendungsanträge
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
LOHN → Dienstreisen → ELDA-EntsendungsanträgeDienstgeber, deren Dienstnehmer eine Dienstreise bzw. Entsendung ins Ausland planen, müssen beim zuständigen Sozialversicherungsträger (ÖGK) einen Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung einbringen. Seit 01.04.2022 hat die Antragstellung grundsätzlich elektronisch via ELDA zu erfolgen.
In diesem Programm können die Entsendungsanträge E1 bis E5 sowie der Antrag für eine grenzüberschreitende Telearbeit EA für die entsprechenden Dienstnehmer erstellt und an ELDA übermittelt werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Firma: | An dieser Stelle kann die Firma ausgewählt werden, für deren Dienstnehmer Entsendungsanträge erstellt werden sollen. |
ELDA-Entsendungsanträge
In diesem Bereich des Fensters werden die Entsendungsanträge mit der Funktion "Neu" angelegt. Folgende Entsendungsanträge sind möglich:
- E1 - Entsendung eines Arbeitnehmers in einen anderen Staat (EU/EWR/CH/UK) →
Standardfeldauswahl E1 - E2 - Beschäftigung für einen Arbeitgeber in mehreren Staaten → Standardfeldauswahl E2
- E3 - Beschäftigung für mehrere Arbeitgeber in mehreren Staaten → Standardfeldauswahl E3
- E4 - Selbständige und unselbständige Tätigkeit in verschiedenen Staaten → Standardfeldauswahl E4
- E5 - Entsendung eines Arbeitnehmers in einen Staat mit bilateralem Abkommen → Standardfeldauswahl E5
- EA - Ausnahmeregelung grenzüberschreitende Telearbeit → Standardfeldauswahl EA
Nachdem die erfassten Daten gespeichert worden sind, kann die Übermittlung mit der Funktion Markierte senden an die ÖGK gestartet werden. Im Zuge des Sendevorganges werden die von der ÖGK retournierten A1-Bescheinigungen eingelesen, in der E-Government-Databox abgelegt und bei Vorhandensein eines Archivs im DMS automatisch am Mitarbeiter archiviert. Mehr dazu folgt später.
Über die Combobox kann man festlegen, welche Meldungen in der Übersicht angezeigt werden sollen.
- Offene Meldungen
- Gesendete Meldungen
- Alle
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Ansehen | Mit dieser Funktion kann ein bereits erfasster Entsendungsantrag geöffnet und angesehen werden. | ||
 Neu | Die Funktion "Neu" startet die Anlage eines Entsendungsantrages. Wie bereits erwähnt, können fünf unterschiedliche Antragsarten (E1-E5) erfasst werden. | ||
 Bearbeiten | Ist eine Übermittlung beispielsweise fehlerhaft, kann der Datensatz mit "Bearbeiten" richtiggestellt werden. | ||
 Löschen | Achtung!
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 Markierte senden | Die Funktion "Markierte senden" übermittelt ausschließlich die markierten Datensätze. Folgende Tastenkombinationen sind möglich: Shift + linke Maustaste → markiert mehrere Datensätze untereinander. Strg + linke Maustaste → Datensätze können gezielt ausgewählt werden. |
 Übernahmeprotokoll ansehen | Wurde der Entsendungsantrag via ELDA übermittelt, kann das Übernahmeprotokoll aus der E-Government-Databox aufgerufen werden.  Mit einem Doppelklick auf den entsprechenden Datensatz kann entweder die Meldebestätigung, die Mitteilung oder das Übermittlungsprotokoll geöffnet werden. |
 ELDA E1-E5 Dienstgeber Stammdaten | Über diese Funktion können die DG-Stammdaten vorab erfasst werden. |
 ELDA E2-E4 Arbeitsort Stammdaten | Über diese Funktion können die Arbeitsorte bzw. die Beschäftigungsstellen im Beschäftigungsstaat vorab erfasst werden. |
 Daten downloaden | Hiermit werden Daten vom ELDA-Server über das ELDA-Datensammelsystem abgerufen und importiert. Wird der ELDA-Client gerade von einem anderen Benutzer verwendet, wird der Download abgebrochen und eine entsprechende Hinweismeldung erscheint: "Versuchen Sie später erneut, Daten mit dieser Funktion herunterzuladen, wenn der andere Benutzer nicht mehr den ELDA-Client verwendet." Der Download wird übrigens auch bei jedem Sendevorgang durchgeführt. |
Relevante Parametereinstellungen
Folgende Parametereinstellungen sind für eine erfolgreiche Datenübertragung von Bedeutung:
LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → ELDA-Datendrehscheibe
Hier wird hinterlegt, welche Betriebsart beim Übermitteln der ELDA-Meldungen verwendet werden soll. 1 - Echtbetrieb Bei der Ausprägung "Echtbetrieb" werden die ELDA-Meldungen an die ÖGK übermittelt. 2 - Testbetrieb Beim Testbetrieb können keine ELDA-Meldungen gesendet werden. In der ELDA-Datendrehscheibe wird beim Versuch, "Markierte senden" auszuführen, folgende Meldung angezeigt: "Ein Senden von ELDA-Meldungen ist nicht möglich, da der Parameter "Betriebsart" auf "Testbetrieb" gesetzt ist." 3 - im Dialog Bei der Einstellung im Dialog erscheint beim Senden in der ELDA-Datendrehscheibe folgende Abfrage: "Übertragung an ELDA - "Echtbetrieb" oder "Testbetrieb"" vor 2026 1 - Echtbetrieb (Beim Echtbetrieb werden die ELDA-Datensätze an die ÖGK übermittelt.) 2 - Testbetrieb (Im Testbetrieb werden die gesendeten Daten von der ÖGK zwar empfangen (auf einem eigenen Testsystem), sie werden jedoch nicht verbucht.) 3 - im Dialog (Bei der Ausprägung "im Dialog" öffnet sich vor dem Sendevorgang ein Fenster, in dem Sie zwischen Echtbetrieb und Testbetrieb auswählen können.) | |
An dieser Stelle kann die Erstellungsart der Sendedatei für die Übermittlung der ELDA-Meldungen an die ÖGK festgelegt werden. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung: 1 - Sendedatei automatisch versenden: Daten werden beim Betätigen der Funktion "Senden" bzw. "Alle senden" sofort an die ÖGK übermittelt. Vor dem Sendevorgang wird geprüft, ob ein Pfad zur ELDA-Software hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, erscheint eine sprechende Programmmeldung. Folgende Parameter werden geprüft:
2 - Sendedatei in E-Government stellen: Daten werden nicht direkt gesendet, sondern zuerst in das Programm "XML-Steuererklärungen" im Paket BILANZ gestellt, um in weiterer Folge von dort aus übermittelt zu werden. 3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen: Wenn die Daten von einer anderen Ebene aus (ELDA-Software) an die ÖGK gesendet werden sollen. | |
Wenn als Erstellungsart die Ausprägung "3 - Sendedaten in bestimmtes Verzeichnis stellen" gewählt worden ist, muss hier das Verzeichnis angegeben werden, in dem die Daten gespeichert werden sollen. | |
Hier ist das ELDA-Empfange-Verzeichnis zu hinterlegen, in welchem Krankenstandsbescheinigungen, A1 - Entsendebescheinigungen und ELDA-Clearingmeldungen gespeichert werden. Dieser Parameter ist insbesondere dann zu befüllen, wenn die von ELDA empfangenen Dateien nicht im Unterordner "empfange" im ELDA-Installationsverzeichnis gespeichert werden. | |
Die ELDA-Seriennummer kann mit diesem Parameter für den jeweiligen Datenbestand festgelegt werden. In ELDA-Meldungen wird die ELDA-Seriennummer im Feld "OBUS" verwendet. Mit diesem Parameter können unterschiedliche ELDA-Zugangsdaten je Datenbestand realisiert werden. Diese Konstellationen treten häufig bei mehreren Standorten einer großen Kanzlei auf, wobei jeder Standort in einem bzw. mehreren eigenen Datenbeständen abgerechnet werden und jeder Standort mit einer eigenen ELDA-Seriennummer übermitteln soll. Achtung! ab der Version 2026.29.25: Die ELDA-Seriennummer wird für die sendende Lohnfirma und nicht die Datensenderfirma ermittelt. vor der Version 2026.29.25: Zu beachten ist, dass die ELDA-Seriennummer immer für den jeweiligen Datensender ermittelt wird und nicht für die Lohnfirma, für die ELDA-Meldungen zu senden sind. Beispiel: ELDA-Meldungen sollen für die Lohnfirma 200000 im Datenbestand 2 versendet werden. Im Datenbestand 2 ist die ELDA-Seriennummer 123123 hinterlegt. Der Datensender, mit der die ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 sendet, ist die Firma 4. Die Lohnfirma 4 wird im Datenbestand 1 abgerechnet und dort ist die ELDA-Seriennummer 456456 hinterlegt. Ab der Version 2026.29.25 werden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 123123 übermittelt. Vor der Version 2026.29.25 wurden ELDA-Meldungen der Lohnfirma 200000 vom Datensender 4 mit der ELDA-Seriennummer 456456 übermittelt. | |
Der firmen-/userbezogene lokale Pfad zur ELDA-Software kann mit diesem Parameter auch im Datenbestand hinterlegt werden. Achtung! Bei technischen Problemen bzw. Fragen – z. B. Systemvoraussetzungen – wenden Sie sich bitte an die ELDA-Hotline. Stellen Sie sicher, dass Ihre ELDA-Installation am neuesten Stand ist und das aktuellste WebUpdate eingespielt worden ist. |
Übermittlung von Entsendungsanträgen
Entsendungsanträge mit der Inhaltsprüfung "sendefähig" und dem Sendekennzeichen "nicht gesendet" werden mit der Funktion Markierte senden an die ÖGK übermittelt. Steht die Inhaltsprüfung auf "Bearbeitung notwendig", fehlen vermutlich noch Daten, die für den ausgewählten Entsendungsantrag benötigt werden. Über die Funktion "Bearbeiten" können diese einfach ergänzt werden.
Steht das Sendekennzeichen zusätzlich auf "fehlerhaft", wurde der Antrag bereits übermittelt, von der ÖGK jedoch nicht übernommen. Unter Funktionen → Übernahmeprotokoll ansehen kann die Meldebestäigung aufgerufen werden. Nach der Problembehebung wird der Status wieder auf "sendefähig" gestellt und eine erneute Übermittlung kann erfolgen.
Wechselt man die Ausprägung der Combobox auf "Gesendete Meldungen", erhält man folgendes Bild:
In der Spalte "Bescheinigung" können die von der ÖGK retournierten und automatisch am Mitarbeiter archivierten A1-Bescheinigungen mit einem Doppelklick geöffnet werden.
Die Entsendebescheinigung wird im Zuge eines beliebigen Sendevorgangs eingelesen.
Die Zuordnung der retournierten A1-Bescheinigung zum entsprechenden Entsendungsantrag erfolgt anhand der Protokollnummer, die im Übermittlungsprotokoll bzw. in der Meldebestätigung und im Dateinamen des retournierten PDF-Dokuments enthalten ist.
Achtung!
 | Die automatische Zuordnung anhand der Protokollnummer findet statt, wenn nur ein Antrag und eine Bescheinigung je Dienstnehmer vorhanden sind. Sobald mehrere Anträge und Bescheinigungen eines Dienstnehmers vohanden sind, sind die Bescheinigungen manuell zuzuordnen. |
Existiert für die jeweilige Lohnfirma ein Archiv, dann wird die Archivierung auf den jeweiligen Mitarbeiter ausgeführt. Falls die Archivierung nicht funktioniert, liegt es in den meisten Fällen daran, dass die Firma über kein Archiv verfügt. In diesen Fällen sind die Einstellungen im Programm CRM → CRM und Kanzlei → DMS → Archive zu kontrollieren.
Hinweis
 | Im Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DMS-Vorschlagswerte können für die automatische Archivierung von Dokumenten Vorschlagswerte für die Kategorie oder den Betreff für alle "Lohn - ELDA-Meldungen" hinterlegt werden. Die Definition kann effizient für alle Firmen bzw. Personen oder individuell für einzelne Firmen bzw. Personen erfolgen. Es wird empfohlen, einen Vorschlagswert für die Kategorie zu hinterlegen. Wurde kein Vorschlagswert hinterlegt, bleibt die Kategorie bei der Archivierung leer. |
A1-Bescheinigungen können an dieser Stelle aber auch manuell am Mitarbeiter archiviert werden. Mit einem Doppelklick in der Spalte "Bescheinigung" öffnet sich die Dokumentenzuordnung. Die retournierte und im Elda-Empfange-Verzeichnis gespeicherte Entsendebescheinigung kann hier am Mitarbeiter, unter einer entsprechenden Kategorie abgelegt werden.
Hinweis
| ELDA-Entsendungsanträge, die gesendet worden sind, können nicht über die NTCS storniert werden. ELDA-Entsendungsanträge können direkt über die ELDA Software storniert werden. |
