FAQ Wiederholfaktura
Grundlegende Informationen zum Thema "Wiederholfaktura" finden Sie in der Themenhilfe Wiederholfaktura.Allgemein
Was versteht man unter Wiederholfaktura?
Die Wiederholfaktura kann eingesetzt werden, wenn Aufträge oder Rechnungen wiederkehrend sind. Der Vorteil ist, dass nur einmal ein Auftrag angelegt werden muss und dann z. B. monatlich oder jährlich verrechnet wird.
Beispiele: Miete, Handytarife, Schulgeld etc.
Was ist der Unterschied zwischen WHF und WHK?
WHF (Wiederholfaktura)
Aus einem Auftrag können mehrere Rechnungen gestellt werden. Je nach Abrechnungsmodell können Rechnungsvorschläge erzeugt werden, die ab einem gewissen Zeitpunkt verrechnet werden können.
WHK (Wiederholfaktura (mit Kopie))
Bei dieser Variante werden nicht nur Rechnungsvorschläge erzeugt, sondern auch ein neuer Auftrag. Zu diesem Auftrag können weitere Positionen erfasst werden, bevor die Rechnung gedruckt wird.
Tägliches Arbeiten
Was kann ich kontrollieren, wenn bei Wiederholfakturen keine Rechnungsvorschläge ermittelt werden?
Auf der Wiederholfaktura (Auftrag) kann Folgendes kontrolliert werden, wenn keine Rechnungsvorschläge nach dem Ermitteln der Wiederholfaktura vorhanden sind:
- Ist der gewünschte Abrechnungszeitraum innerhalb des Leistungszeitraums des Auftrags? - Kontrolle der Felder "Leistungszeitraum Von" und "Leistungszeitraum Bis"
- Wurde der gewünschte Zeitraum schon abgerechnet? - Kontrolle des Feldes "Verrechnet bis Leistungszeitraum" bzw. Kontrolle der bereits erstellten Rechnungen des Auftrags
- Ist der gewünschte Zeitraum außerhalb der Gültigkeit des Auftrags? - Kontrolle der Felder "Gültig Von" und "Gültig Bis"
- Ist die Erfassung der Wiederholfaktura abgeschlossen? - Kontrolle des Feldes "Erfassungsabschluss"
- Ist der Auftrag bzw. die Auftragsposition fertiggemeldet? - Kontrolle des Feldes "F-Kz", ob diese/r automatisch bzw. manuell fertig ist
Weiters kann beim Abrechnungsmodell für Wiederholfaktura das Intervall kontrolliert werden.
Warum wird eine neue Position der Wiederholfaktura nicht bei den Rechnungsvorschlägen ermittelt?
Wenn eine neue Auftragsposition in der Wiederholfaktura ergänzt wird, diese Position aber nicht ermittelt wird, kontrollieren Sie bitte, ob die Rechnungsvorschläge für die anderen Positionen bereits ermittelt worden sind. Wenn ja, bitte löschen Sie diese Rechnungsvorschläge und starten Sie die Funktion Wiederholfakturen ermitteln erneut. Nach der erneuten Ermittlung der Wiederholfaktura finden Sie alle Positionen inklusive der neuen Positionen als Rechnungsvorschläge.
Können die Auftragspositionen einer bestehenden Wiederholfaktura geändert werden?
Zu einer bestehenden Wiederholfaktura können Positionen hinzugefügt, fertiggemeldet und auch Mengen geändert werden.
Dabei ist zu beachten, dass dies keine Auswirkung auf vorher ermittelte Rechnungsvorschläge hat. Wenn Rechnungsvorschläge vorhanden sind, müssen diese gelöscht und die Ermittlung muss nochmals gestartet werden, bevor die Rechnung erstellt wird.
Wie kann ein Leistungszeitraum bei einer Wiederholfaktura ausgesetzt werden?
Soll z. B. eine Pauschale, die monatlich verrechnet wird, für einen oder mehrere Monate ausgesetzt werden, kann dies über die Funktion "Verrechnet bis Leistungszeitraum ändern" erfolgen. Die Funktion ist im Fenster Aufträge über das Fenstermenü → Funktionen oder mit rechter Maustaste auf die gewünschte Wiederholfaktura aufrufbar.
Ist bereits ein Leistungszeitraum verrechnet worden, wird dieser beim Feld "Verrechnet bis Leistungszeitraum" angezeigt.
Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der folgende Parameter aktiviert ist:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Kopfdaten
Definition, ob das Ändern vom "Verrechnet bis Leistungszeitraum" nach Verrechnung möglich sein soll. Hinweis Bei Verwendung von Leistungszeiträumen, z. B. bei Wiederholfakturen, wird der "verrechnet bis Leistungszeitraum" am Auftragskopf als read-only zurückgeschrieben. Soll es jedoch möglich sein, diesen Eintrag nachträglich zu ändern, kann dies aktiviert werden. Die Änderung ist bei aktivem Parameter über das Fenstermenü → Funktionen möglich. |
Beispiel
 | Eine WHF (Wiederholfaktura) wurde bis inklusive 31. März verrechnet.  Im April und Mai soll die Verrechnung ausgelassen werden. Damit dies berücksichtigt wird, kann als "Verrechnet bis Leistungszeitraum" der 31. Mai eingegeben werden.  Somit wird dieser Auftrag erst ab 1. Juni ermittelt. |
Kann ich neue Preise (lt. Preisliste) für die Wiederholfaktura auch ohne VPI-Erhöhung ermitteln und verrechnen?
Ja, auch ohne VPI-Erhöhung können für die Wiederholfaktura neue Preise ermittelt und verrechnet werden.
Dazu kann die Funktion Neu ermitteln im Fenster Aufträge verwendet werden. Dort kann beim Feld "Verkaufspreise/-rabatte/-aufschläge" über die F8-Funktion ausgewählt werden, ob z. B. nur die Preise neu ermittelt werden sollen. Zusätzlich kann ausgewählt werden, ob auch manuelle Preise in der Neuermittlung berücksichtigt werden (Feld "Manuelle neu ermitteln").
Wie können bei einer Wiederholfaktura die Preise neu ermittelt werden?
Im Idealfall werden die Preise über die VPI-Erhöhung neu ermittelt. Der Vorteil der VPI-Erhöhung ist, dass die neuen Preise lt. Index erhöht und vor der Übernahme auf die Positionen kontrolliert werden können.
Eine andere Möglichkeit ist die Erhöhung der Preise einer Wiederholfaktura über die Funktion Neu ermitteln im Fenster Aufträge. Siehe dazu auch die FAQ Kann ich neue Preise (lt. Preisliste) für die Wiederholfaktura auch ohne VPI-Erhöhung ermitteln und verrechnen?
Wenn diese zwei empfohlenen Varianten nicht möglich sind, gibt es einen Parameter, mit dem festgelegt wird, ob beim Ausdruck einer Wiederholfakturenrechnung eine automatische Neuermittlung der Verkaufskonditionen (Verkaufspreis, Rabatte und Aufschläge) erfolgen soll. Beim Rechnungsdruck werden die Preise lt. Rechnungsdatum oder "Leistungszeitraum Von" neu ermittelt und auch auf die Auftragspositionen übernommen. Der große Nachteil dieser Variante ist, dass die Preisänderungen nicht vor dem Druck der Originalrechnung kontrolliert werden können. Problematisch ist auch, dass der Parameter Preise, Rabatte und Aufschläge gemeinsam als Verkaufskondition berücksichtigt, was nicht immer zum gewünschten Ergebnis führt.
Achtung!
 | Daher empfehlen wir eine Aktivierung des Parameters nur in einem kostenpflichtigen Termin mit einem Mitarbeiter aus dem WWS Support. Bei dem Termin müssen die bestehenden Daten dahingehend kontrolliert werden, ob diese dann wie gewünscht erhöht werden können. |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Dieser Parameter ist nur nach Rücksprache mit dem WWS Support abweichend vom Standard zu setzen! Definition, ob beim Ausdruck einer Wiederholfakturenrechnung für die Auftragsposition eine Neuermittlung der Verkaufskonditionen mit dem Datum lt. Einstellung des Parameters "Datum für Preisermittlung bei Wiederholfakturen" erfolgen soll. Preis/Rabatt/Aufschlag wird als eine gesamte Verkaufskondition betrachtet. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja, ausgenommen manuelle Preise: Nur automatisch ermittelte Preise, Rabatte und Aufschläge werden neu ermittelt. Achtung: Sobald auf einer Position ein Preis/Rabatt/Aufschlag manuell eingegeben worden ist, bleibt die gesamte Verkaufskondition bestehen. 2 - Ja, alle Preise (auch manuelle Preise): Alle Preise, egal ob automatisch ermittelt oder manuell eingegeben, werden neu ermittelt. Hinweise Verkaufspreis, Rabatt und Aufschlag werden als gesamte Verkaufskondition betrachtet. Mit dem Rechnungsdruck werden neue Preise, Rabatte und Aufschläge sowohl auf die Rechnungspositionen als auch auf die Auftragspositionen übernommen. Bei der Ausprägung "1 - Ja, ausgenommen manuelle Preise" ist zu beachten, dass die gesamte Verkaufskondition bestehen bleibt, sobald Preis oder Rabatt oder Aufschlag manuell eingegeben worden ist. Daher müssen vor der Umstellung des Parameters auf diese Ausprägung die bestehenden Daten dahingehend kontrolliert werden, ob es z. B. manuell eingegebene Rabatte gibt. Im folgenden Beispiel soll dies veranschaulicht werden. Beispiel Auf einer Position wurde der Preis automatisch aus der Preistabelle ermittelt und der Rabatt manuell eingegeben. Wird nun der Parameter auf die Ausprägung "1 - Ja, ausgenommen manuelle Preise" gestellt und ein neuer Preis ist in der Preistabelle vorhanden, wird die nächste Rechnung trotzdem mit dem "alten" Preis verrechnet, da diese Position als manuell geändert angesehen wird und daher nicht neu ermittelt wird. Auf der Auftragsposition dienen die folgenden Felder als Kontrollmöglichkeit, ob ein Teil der Verkaufskondition manuell geändert worden ist:
Eine manuelle Änderung der Gratismenge wird nicht als "manuelle" Änderung berücksichtigt. Bei der Ausprägung "2 - Ja, alle Preise (auch manuelle Preise)" ist zu beachten, dass manuelle Änderungen damit nicht berücksichtigt werden. Beispiel Auf einer Position wurde der Preis automatisch aus der Preistabelle ermittelt und der Rabatt manuell eingegeben. Wird nun der Parameter auf die Ausprägung "2 - Ja, alle Preise (auch manuelle Preise)" gestellt und ein neuer Preis ist der in der Preistabelle vorhanden, wird die nächste Rechnung mit dem neuen Preis, aber ohne den Rabatt verrechnet, wenn es keinen Eintrag in der Rabatttabelle gibt. |
Auf der Auftragsposition können die folgenden Felder zur Kontrolle verwendet werden, ob ein Teil der Verkaufskondition (Preis, Rabatt oder Aufschlag) manuell eingegeben worden ist:
- PreisInfoKz
- RabattInfoKz
- AufschlagsInfoKz
Bei der Parameterausprägung "1 - Ja, ausgenommen manuelle Preise" führen manuell eingegebene Verkaufskonditionen dazu, dass die gesamte Position nicht neu ermittelt wird.
Bei der Parameterausprägung "2 - Ja, alle Preise (auch manuelle Preise)" können manuell eingegebene Verkaufskonditionen dazu führen, dass die manuell eingegebenen Konditionen mit der Neuermittlung verschwinden.
Wird der Parameter "Positionspreise bei Wiederholfakturen neu ermitteln" aktiviert, kann in folgendem Parameter festgelegt werden, welches Datum für die Ermittlung der neuen Verkaufskonditionen ausschlaggebend ist.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, welches Datum bei der Preisneuermittlung der Rechnungserstellung von Wiederholfakturen herangezogen wird. Dieser Parameter hat nur Auswirkung, wenn der Parameter "Positionspreise bei Wiederholfakturen neu ermitteln" aktiv ist. 0 - Rechnungsdatum (Standard) 1 - Leistungszeitraum Von Beispiel zu Ausprägung "1 - Leistungszeitraum Von" Diese Ausprägung bietet sich an, wenn Wiederholfakturen im Vorhinein verrechnet werden. In der Preistabelle ist ein neuer Preis/Rabatt/Aufschlag ab 01.04. gespeichert. Abgerechnet wird der nächste Leistungszeitraum (z. B. 01.04. bis 30.06.) bereits am 01.03. Beim Rechnungsdruck wird der "Leistungszeitraum Von" der Rechnung geprüft und die Verkaufskondition gültig ab 01.04. ermittelt und gedruckt. Hinweis Der Parameter wirkt sich nicht aus, wenn mehrere Rechnungsvorschläge mit unterschiedlichen Leistungszeiträumen in einer Rechnung abgerechnet werden. |
Wie markiert man mehrere Datensätze in der Verrechnungsliste?
Um mehrere Datensätze in diesem Fenster zu markieren, können mit gedrückter UMSCHALT-Taste ganze Bereiche markiert werden. Einzelne Datensätze können durch Anklicken mit gedrückter STRG-Taste ausgewählt werden.
Gibt es für das Kontofindungsdatum bei Wiederholfakturen Rückfallebenen?
Ja, bei Aufträgen mit WHF und WHK wird das Datum für die Kontofindung nach folgenden Rückfallebenen gefunden:
- Feld "Verrechnet bis Leistungszeitraum"
- Feld "Leistungszeitraum Von"
- Feld "Erfassungsdatum"
Bei allen anderen Erfassungsarten ist das Erfassungsdatum für die Kontofindung ausschlaggebend - ebenso im Einkauf.
 | Siehe auch: |