FAQ Reports
Grundlegende Informationen zum Thema "Reports" finden Sie in der Themenhilfe Reports.Ausdruck und Bearbeitung
Wie kann ich einen Report bearbeiten?
Reports können entweder über die Ausdrucksvorschau oder über die Reportverwaltung bearbeitet werden.
Informationen zu beiden Varianten finden Sie in der Themenhilfe Reports unter folgenden Punkten:
- Öffnen eines Reports über die Ausdrucksvorschau eines Datensatzes
- Öffnen eines Reports über die Reportverwaltung
Hinweis
 | Ausgenommen von der Bearbeitung sind alle Reports, die als BMD Standard gekennzeichnet sind. Diese können nicht bearbeitet werden. |
Wie kann ich einen Report wieder löschen?
Reports können in der Reportverwaltung mit der F7-Funktion gelöscht werden.
Ein Report kann nicht gelöscht werden, wenn dieser ein BMD Standardreport ist oder wenn der Report bei einem Ausdrucksmodell in der Druckereinstellung hinterlegt ist.
Welche Berechtigung ist ausschlaggebend, damit ich den Report aus der Ausdrucksvorschau bearbeiten kann?
Für das Bearbeiten aus der Ausdrucksvorschau ist die Berechtigung "Ausdrucke - Bearbeiten Daten aus Reportvorschau" zu aktivieren. Diese finden Sie in den Berechtigungen → Warenwirtschaft → Weitere WWS Funktionen.
Nähere Informationen zu den Berechtigungen finden Sie in der Themenhilfe Berechtigungen.
Wie kann ein gesperrter Report wieder freigegeben werden?
Steigen Sie in eine beliebige Reportverwaltung ein, z. B. Reports für Rechnungen (Fenster Aufträge → Fenstermenü → Ausdruck → Reportverwaltung → Reports für Rechnungen). In diesem Fenster gehen Sie im Fenstermenü über den Punkt "Extras" auf "Alle Reportsperren aufheben" oder "Alle eigenen Reportsperren aufheben".
Hinweis
| Je nach Berechtigungseinstellung kann es sein, dass nur Benutzer mit Administratorrechten diese Funktion ausführen können. |
Mit welcher Berechtigung wird gesteuert, dass die F4- bzw. F8-Funktion beim Feld "Reportname" in Druckdialogen zur Verfügung steht?
Falls Ihnen die F4- bzw. F8-Funktion beim Feld "Reportname" in Ausdrucken, z. B. bei "Artikeletiketten drucken", fehlt, handelt es sich um die Berechtigung "Ausdrucksvorschläge erstellen und verändern".
Diese Berechtigung finden Sie in den Berechtigungen → TOOLS → Tools → Weitere Tools-Funktionen → Report.
Nähere Informationen zu den Berechtigungen finden Sie in der Themenhilfe Berechtigungen.
Wie können Reports exportiert werden?
Die Reportverwaltung kann z. B. für die Auftragsausdrucke im Fenster Aufträge aufgerufen werden.
Beispiel
 | Die Reportverwaltung für Rechnungen (Reports für Rechnungen) kann im Fenster Aufträge → Fenstermenü → Ausdruck → Reportverwaltung aufgerufen werden. |
Der Export erfolgt dann in der Reportverwaltung über das Fenstermenü → Report → Exportieren.
Der gewünschte Report kann in einem Verzeichnis abgelegt werden, auf das der Benutzer Zugriffsrechte hat.
Aufbau des Reportgenerators
Kann ich einen fix definierten Seitenumbruch einfügen?
Ja, bei den Bandeigenschaften kann ein Seitenumbruch vor oder nach dem Band ausgelöst werden. Die Bandeigenschaften finden Sie in der Entwurfsansicht.
In den Bandeigenschaften finden Sie die Funktionen "Seitenumbruch davor auslösen" und "Seitenumbruch danach auslösen".
Je nachdem welche Funktion auf dem Band gewählt wird, wird ein fixer Seitenumbruch vor oder nach dem Band ausgelöst.
Wie kann ich ein zusätzliches Feld im Report einfügen?
Zuerst muss unterschieden werden, ob das neue Feld ein Textfeld oder ein Feld aus den Daten sein soll.
Soll ein Textfeld eingefügt werden, kann im Report die Funktion "ab" (Text) angeklickt werden.
Wird dann mit der Maus in das gewünschte Band geklickt, wird das Textfeld angezeigt und kann entsprechend geändert werden.
Soll ein Feld aus den Daten eingefügt werden, ist die Funktion "fx" (Feld) auszuwählen.
Sobald in das gewünschte Band geklickt wird, kann das Feld in den Datenfeldern ausgesucht werden.
Wie kann ich Felder, die ich irrtümlich aus dem Report gelöscht habe, wieder einfügen bzw. kann ich das Löschen rückgängig machen?
Das Löschen von Feldern lässt sich nur rückgängig machen, wenn die Reportänderung noch nicht gespeichert worden ist. Dann können die Änderungen verworfen werden und es kann der Originalzustand hergestellt werden.
Sind die Reportänderungen schon gespeichert worden, gibt es keine Möglichkeit, die Änderung rückgängig zu machen. Gelöschte Felder müssen dann wieder manuell hinzugefügt werden. Siehe dazu die FAQ Wie kann ich ein zusätzliches Feld im Report einfügen?.
Kann ich einen längeren fixen Text hinterlegen, der über mehrere Zeilen geht?
Ja, über ein erweitertes Textfeld können längere Texte in den Report eingefügt werden, die auch über mehrere Zeilen gehen. Dafür ist die Funktion "Erweiterter Text" ("ab" unterstrichen) zu verwenden.
Der erweiterte Text kann dann in das gewünschte Band eingefügt werden.
Mit einem Doppelklick auf das Feld "Erweiterter Text" wird ein Editor geöffnet, in dem der erweiterte Text überarbeitet werden kann.
Der angepasste Text kann mit der Funktion "Übernehmen" oder über das Schließen des Editors auf den Report übernommen werden.
Im Report kann der erweiterte Text dann noch wie gewünscht ausgerichtet werden.
Warum wird der Text (Textbaustein) als Zahl angezeigt?
Wird ein Textbaustein als neues Datenfeld eingefügt, kann es vorkommen, dass dieser als Zahl angezeigt wird. Dies ist die Textbausteinnummer, die dem Textbaustein zugrunde liegt.
Da meist nicht die Nummer des Textbausteins am Ausdruck interessant ist, sondern der Inhalt des Textbausteins, ist beim Einfügen von Textbausteinen folgendermaßen vorzugehen.
Zuerst muss ein erweitertes Textfeld eingefügt werden. Dafür ist die Funktion "Erweiterter Text" ("ab" unterstrichen) anzuklicken.
Der erweiterte Text kann dann in das gewünschte Band eingefügt werden.
Diesen erweiterten Text lassen Sie bitte markiert und führen die Funktion "Mit Feld verknüpfen" aus dem oberen Bereich aus.
Hinweis
| Die Funktion "Mit Feld verknüpfen" wird auch als "fx" dargestellt und ist daher leicht mit der Funktion "Feld" zu verwechseln.  Für das Verknüpfen eines Feldes ist die obere Funktion "fx" zu verwenden. |
Nach dem Ausführen der Funktion "Mit Feld verknüpfen" kann nun der gewünschte Textbaustein ausgewählt werden. Wird der Report nun aufbereitet, wird nicht mehr die Textbausteinnummer, sondern der Inhalt des Textbausteins angezeigt.
Wie können mehrere Objekte auf einmal im Report verschoben werden?
Am einfachsten können mehrere Felder um die gewünschten Millimeter wie folgt verschoben werden.
Zuerst muss die Funktion "Markieren" aktiviert werden.
Dann können die gewünschten Felder markiert werden. Alternativ können die Felder auch einzeln mit gehaltener Shift-Taste markiert werden. Mit der Funktion "Verschieben" (zu finden über die rechte Maustaste) können die markierten Felder um eine bestimmte Anzahl von Millimetern (plus oder auch minus) entlang der x-Achse bzw. y-Achse verschoben werden.
Der Vorteil dieser Variante ist, dass man hierfür nicht die Felder manuell ziehen, einzeln über den Objektkoordinator verschieben bzw. die Felder zuvor verknüpfen oder gruppieren muss.
Der Vor- bzw. Nachtext zu einem Feld wird auch dann angedruckt, wenn keine Werte im Feld enthalten sind. Kann ich das ändern?
In der Formatierung kann festgelegt werden, ob Zusatztexte (Zusatztext Beginn und Zusatztext Ende) auch bei leerem Feldinhalt angedruckt werden sollen.
Die Formatierung kann in der Entwurfsansicht über die Funktion "Formatieren" geöffnet werden.
Unter den Zusatztexten kann das Feld "Zusatztexte auch bei leerem Feldinhalt anwenden" aktiviert werden.
Gibt es in der Feldformatierung des Reports einen Umbruch beim Zusatztext?
Möchte man in der Feldformatierung beim "Zusatztext Beginn" oder beim "Zusatztext Ende" mit Umbrüchen arbeiten, kann das über das Kürzel <BR> erzielt werden. Die Umbrüche können vor bzw. nach dem Text eingestellt werden.
Beispiel
 | Beim Feld "Rechnungsadresse - Titel+Vorname+Nachname" soll zuvor der Text "Kunde:" und danach der Text "Anschrift:" angedruckt werden. Nach dem Text "Kunde:" und vor dem Text "Anschrift" soll umgebrochen werden. Dafür sind folgende Eingaben notwendig: Zusatztext Beginn: Kunde: <BR> Zusatztext Ende: <BR> Anschrift:  Auf dem Report sieht dies dann wie folgt aus:  |
Report erstellen
Kann ein Firmenlogo oder Briefpapier verwendet werden?
Je nach Wunsch kann ein Firmenlogo oder ein Hintergrundbild für den Report verwendet werden. Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Reports unter dem Punkt Firmenlogo/Briefpapier.
Ich habe ein Logo am Firmenstamm hinterlegt und am Report ist es auch verknüpft. Woran kann es liegen, dass das Logo nicht angedruckt wird?
Bitte kontrollieren Sie, ob am Ausdrucksmodell im Ausdrucksmodelldetail das Feld "Firmenlogos drucken" aktiviert ist.
Was kann ich machen, wenn sich beim Ausdruck Hintergrundbild und Fußtext überlagern?
Wenn der Fußtext oder auch andere Felder am Ausdruck zu weit nach unten rutschen und das Hintergrundbild überlagern, kann die Höhe der Fußzeile kontrolliert und angepasst werden.
Zu kontrollieren ist dies im Report in der Entwurfsansicht über die Funktion "Seiteneinstellungen".
Die Höhe der Fußzeile kann hier angepasst werden. Sie können den gewünschten Wert in Millimeter angeben.
Weiters kann kontrolliert werden, ob sich in der Fußzeile Felder befinden. Diese würden auch ein Hintergrundbild überlagern. Eventuell kann dabei helfen, diese Felder in ein anderes Band zu verschieben.
Wie kann die Lücke zwischen Feldern entfernt werden, wenn in einem Feld kein Wert enthalten ist?
Hier können Sie mit der Verknüpfung von Feldern arbeiten. Sobald die Felder verknüpft sind, entstehen keine Lücken, wenn Felder dazwischen keinen Wert haben.
Nähere Informationen zu Verknüpfungen finden Sie in der Themenhilfe Reports unter dem Punkt Verknüpfung.
Der Fußtext überlagert die Versandinformationen am Ausdruck. Was kann ich machen?
Wenn ein Text einen anderen Text überlagert, können die beiden Felder miteinander verknüpft werden. Dazu markieren Sie die Felder und öffnen über die rechte Maustaste → Verknüpfen die Funktion "Objekte verbinden".
Die ausgewählten Felder werden verknüpft, und der Verknüpfungseditor wird zur weiteren Bearbeitung geöffnet.
Nähere Informationen zu Verknüpfungen finden Sie in der Themenhilfe Reports unter dem Punkt Verknüpfung.
Was ist der Unterschied zwischen Verknüpfung und Gruppierung?
Bei der Verknüpfung entstehen keine Lücken am Ausdruck, wenn Felder nicht befüllt sind. Bei der Gruppierung entstehen Lücken.
Nähere Informationen zu den beiden Varianten finden Sie in der Themenhilfe Reports unter dem Punkt Verknüpfung sowie Gruppierung.
Kann ich einen fixen Abstand zwischen zwei verknüpften Feldern definieren?
Ja, über den Verknüpfungseditor kann ein fixer Abstand in Millimetern oder als Leerzeile definiert werden. Der Abstand kann horizontal oder vertikal gewählt werden.
Nähere Informationen zu Verknüpfungen erhalten Sie in der Themenhilfe Reports unter dem Punkt Verknüpfung.
Wie kann ich bei verknüpften Feldern einen fixen Abstand einbauen?
Wenn es sich um Felder handelt, die nicht immer fix angedruckt werden, weil z. B. kein Wert enthalten ist, funktioniert es nicht über die Einstellungen im Verknüpfungseditor wie in der FAQ Kann ich einen fixen Abstand zwischen zwei verknüpften Feldern definieren? beschrieben. Gelöst werden kann dies über ein leeres, weißes Textfeld, dass mitverknüpft wird.
Ein leeres Textfeld wird erstellt, indem ein Textfeld eingefügt wird.
Danach kann der Text auf die Stiftfarbe "Weiß" umgestellt werden.
Wird dieses Feld nun mitverknüpft, wird das Feld als Abstand verwendet und somit immer freigelassen.
Wie kann ich unterschiedliche Felder gleich ausrichten (x-/y-Achse)?
Mithilfe des Objektkoordinators können einzelne Felder ausgerichtet werden. Wird ein Element markiert und der Objektkoordinator geöffnet, wird die aktuelle Position anhand der x- und y-Achse angezeigt. Das Element kann mit dem Objektkoordinator millimeterweise angepasst werden.
Nähere Informationen zum Objektkoordinator finden Sie in der Themenhilfe Reports unter dem Punkt Objektkoordinator.
Wann werden die Erfassungsgruppen in der Summenaufstellung angeführt?
Im Report kann im Bandparameter der Bänder beginnend mit "Erfassungsgruppen-Überschrift-Ebene" eingestellt werden, ob das Band in die Summenaufstellung aufgenommen werden soll.
Damit die Summenaufstellung angedruckt wird, kann der Parameter "Mit (Zwischen-)Summenaufstellung" im jeweiligen Bereich aktiviert werden, z. B. der Parameter für den Rechnungsdruck.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnungen
Definition, ob nach den Positionen und vor der Endsumme die einzelnen Gruppensummen noch einmal gesammelt angeführt werden sollen. Hinweis: Zu empfehlen bei Ausdrucken, deren Positionen über mehrere Seiten gehen. |
Warum werden die Gruppensummen doppelt aufsummiert?
Wenn die Gruppen als Zwischensummen dargestellt werden, werden diese Summen im Standard in die Summenaufstellung aufgenommen. Denn ist das Feld "In Summenaufstellung aufnehmen?" aktiviert, wird unter den Positionen noch einmal eine Aufstellung der Zwischensummen angedruckt. Ist dies nicht gewünscht, kann das Feld "In Summenaufstellung aufnehmen?" deaktiviert werden. Dazu können in der Reportgestaltung im Band für die Erfassungsgruppen-Summe die Bandparameter (rechte Maustaste → Bearbeiten der Bandparameter) geöffnet werden.
Im Fenster "Bandparameter" kann das Feld "In Summenaufstellung aufnehmen?" entsprechend eingestellt werden.
Ein Text wird nicht vollständig angedruckt. Was kann ich machen?
Falls ein Text nicht vollständig sichtbar ist, kann Folgendes ausprobiert bzw. kontrolliert werden:
- Wenn das Feld in einer Spalte ausgerichtet ist, kann die Breite der Spalte angepasst werden.
- Sie können kontrollieren, ob das Feld über eine automatische Textbreite verfügt. Diese Funktion passt die Feldgröße je nach Inhalt an.
Die Funktion "Automatische Textbreite" finden Sie in den erweiterten Texteigenschaften.
- Wenn sehr lange Felder verwendet werden, kann mit automatischem Zeilenumbruch gearbeitet werden. Markieren Sie dazu das Feld und aktivieren Sie die Funktion "Automatischer Zeilenumbruch". Kann der Text des Feldes nicht in einer Spalte gedruckt werden, erfolgt dann automatisch ein Zeilenumbruch im Text.
Die Funktion "Automatischer Zeilenumbruch" finden Sie in den erweiterten Texteigenschaften.
- Auch eine automatische Verkleinerung kann Abhilfe schaffen. Mit der Funktion Schriftgröße automatisch verkleinern wird die Schrift in Halbpunktgröße so lange verkleinert, bis der Text in den Bereich passt.
Die Funktion "Schriftgröße automatisch verkleinern" finden Sie in den erweiterten Texteigenschaften.
Warum sieht der Text in der Ausdrucksvorschau anders formatiert aus als beim Ausdruck?
Textbausteine haben eine eigene Formatierung und dadurch kann es sich ergeben, dass diese in der Ausdrucksvorschau anders formatiert dargestellt werden als beim Ausdruck.
Warum werden Linien im PDF länger angezeigt als in der Ausdrucksvorschau?
Falls Linien im PDF länger dargestellt werden als in der Ausdrucksvorschau, kann dies in der Reportgestaltung angepasst werden.
Die gewünschte Linie kann dazu in der Reportbearbeitung markiert werden und mittels der Funktion "Horizontal gezogen" kann gesteuert werden, dass die Linie in der Ausdrucksvorschau und im PDF gleich lang angezeigt wird.
Wie wird die Sonderschrift im PDF korrekt dargestellt?
Falls eine Sonderschrift im PDF nicht lesbar ist, weil die Schriften beim Benutzer nicht installiert sind, kann der folgende Parameter auf die Ausprägung "Type3 mit Unicode-Zeichen (liefert mittelgroße PDF-Dokumente)" gestellt werden.
Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → BMD System → Report
Definiert die Art der Schriften in einem PDF-Dokument. "TrueType" bedeutet, Schriften ohne Unicode-Zeichen sind möglich (zum Beispiel osteuropäische Sonderzeichen) und werden mit hoher Qualität verwendet. Bei "Type3" sind Unicode-Zeichen mit mittlerer Qualität möglich, was zu einer Vergrößerung des PDF-Dokuments führt. "CID" ermöglicht Unicode-Zeichen mit hoher Qualität und großen PDF-Dokumenten. Die Vergrößerung der PDF-Dokumente richtet sich nach dem Inhalt und den verwendeten Schriften. |
Wie funktioniert die "zu Handen"-Zeile auf einem Report in der Warenwirtschaft?
Wird das Feld "RechnEmpf-KontPers-z.H. Zeile" (Rechnungsempfänger-Kontaktperson-zu-Handen-Zeile) am Report verwendet, hat das Feld "Zu Handen" der Kontaktperson keine Auswirkung.
Beim Feld "Rechnungsempfänger-Kontaktperson-z.H. Zeile" wird immer fix der Text "z.Hd." (zu Handen) vor dem Namen der Kontaktperson gedruckt. Handelt es sich um einen Ausdruck in Englisch, wird in der "z.H."-Zeile immer "(FAO)" (for the attention of) vor der Kontaktperson gedruckt.
Der Inhalt des Feldes "Zu Handen" von der Kontaktperson ist auf der Rechnung im Ausdrucksfeld "RechnEmpf-KontPers-Zuhanden-Info" (Rechnungsempfänger-Kontaktperson-Zuhanden-Info) vorhanden. Soll dieses Feld in einer Zeile mit Vor- bzw. Nachnamen der Kontaktperson gedruckt werden, müssen die Felder einzeln am Report eingefügt und verknüpft werden.
Hinweis
| Das Feld "Zustellanweisung" der Kontaktperson hat keine Auswirkung auf die Ausdrucke in der Warenwirtschaft. |
Warum werden von der Stückliste nur die Bezeichnungen der Einzelteile, aber nicht die Bezeichnungen von Sub-Stücklisten gedruckt?
Dies wird im Report in den Bandparametern festgelegt. Dazu das gewünschte Band (z. B. Stücklistenpositionen-Ebene 1) anklicken und mit rechter Maustaste die Funktion "Bearbeiten der Bandparameter" öffnen.
In den Bandparametern kann festgelegt werden, ob auch die Köpfe gedruckt werden sollen oder nur die Positionen.
Sonderausdrucksform
Was versteht man unter Sonderausdrucksform?
Die Sonderausdrucksform kann verwendet werden, wenn z. B. ein Artikel mit anderer Formatierung als andere Artikel gedruckt werden soll.
Nähere Informationen zur Einstellung der Sonderausdrucksform finden Sie in der Themenhilfe Reports unter dem Punkt Sonderausdrucksform.
