Kassenanbindung zur Aida Hotelsoftware

 Grundlegende Informationen zur Kasse finden Sie unter Kasse - Stammdaten und Kasse - Tägliches Arbeiten.

Die Kassenanbindung zur Aida Hotelsoftware ermöglicht eine Integration von Reservierungsdaten und Zahlungen innerhalb des Hotelbetriebs. Dabei arbeiten die NTCS Kasse und die Aida Hotelsoftware Hand in Hand, um Zahlungen für Konsumationen direkt auf die Zimmerreservierungen zu buchen.

Zur Aktivierung der Anbindung zur Aida Hotelsoftware sind die folgenden Stammdateneinstellungen erforderlich.

In den Kassenstammdaten ist das Verzeichnis für die Import- und Exportdatei der Schnittstelle zur Aida Hotelsoftware zu hinterlegen.

Diese finden Sie im Paket WWS → Stammdaten → Kassen → Kassen.

Im Detailreiter "Geräte" öffnen Sie mit der F8-Funktion im Feld "Gerätekonfiguration" die Kassengerätekonfiguration.

In den Feldern im Bereich "AIDA" sind die entsprechenden Verzeichnisse zu hinterlegen.

Im Feld "Reservierungen" wird das Verzeichnis und der Name der Importdatei der Aida Hotelsoftware hinterlegt.

Das Verzeichnis für die Exportdatei der Bondaten wird im Feld Bondatenexport aus Kasse" hinterlegt.

Hinweis 

Damit bei Bonabschluss eine XML-Datei der Bondaten für die Schnittstelle erzeugt wird, ist eine eigene Kassenzahlungsart mit der Kassenzahlungsfunktion "Zimmerbuchung" anzulegen.

Hinweis 

Die Anbindung zwischen der NTCS Kassse und der Aida Hotelsoftware wird in den folgenden Schritten genauer beschrieben.

Die Aida Hotelsoftware erstellt und speichert regelmäßg eine "INHOUSE"-XML-Datei im definierten Verzeichnis. Diese Datei enthält aktuelle Informationen über die Zimmerreservierungen, einschließlich der Daten zu Gästen und Buchungen.

Diese Datei wird jedes Mal aktualisiert, wenn es Änderungen an den Reservierungen gibt.

Die darin enthaltenen Daten sind fix definiert. Werden die Daten nicht richtig oder unvollständig angezeigt bzw. fehlen Daten, ist dies direkt mit Aida abzustimmen. Die NTCS Kasse hat darauf keinen Einfluss.

Wenn ein Gast während des Aufenthalts im Hotel Konsumationen (z. B. Essen, Getränke) hat, die zusammen mit der Hotelrechnung bezahlt werden sollen, kann die Kasse auf die entsprechende Zimmerreservierung zugreifen.

In der Kasse wird die Zimmerreservierung basierend auf der "INHOUSE" XML-Datei ausgewählt, um die Konsumationen korrekt zuordnen zu können.

Dafür stehen in den Kopfdaten folgende Felder zur Verfügung:

Um den Kassenbon der entsprechenden Zimmerreservierung zuzuordnen, geben Sie im Feld "Zimmer-Nr." bzw. "Zimmerreservierung" die Nummer des Zimmers bzw. der Reservierung ein. Mit der F4-Funktion bei einem der beiden Felder haben Sie die Möglichkeit, alle Reservierungsdaten aufzurufen und die gewüschte Reservierung zu übernehmen.

Ist bei einer Reservierung die Buchungssperre in der Aida Hotelsoftware gesetzt, kann auch aus der NTCS Kasse keine Buchung erfolgen. Die Auswahl der Reservierung wird mit der Meldung "Dieser Gast hat eine Buchungssperre! [Zimmer-Nr., Bett, Zimmerreservierungstext]" abgebrochen.

Hinweis 

Die Daten in der Reservierungsübersicht werden direkt von der Aida Hotelsoftware zur Verfügung gestellt. Die NTCS Kasse hat keinen Einfluss darauf und kann die angezeigten Werte nicht auf ihre Richtigkeit bzw. Gültigkeit prüfen. Die Aida Hotelsoftware muss die notwendige und aktuelle Buchungsdatei "INHOUSE" korrekt zur Verfügung stellen!

Nach Auswahl der Reservierung werden wie üblich die entsprechenden Positionen erfasst und mit der Funktion "Bezahlen" sowie der Auswahl der Zahlungsart "Zimmerreservierung" wird der Bon abgeschlossen.

Damit der Bon mit der Zahlungsart abgeschlossen werden kann, ist zwingend die Auswahl der Reservierung notwendig. Wurde diese in den Kopfdaten nicht ausgewählt, öffnet sich beim Auswahl der Zahlungsart das Fenster der Aida Reservierungen und die entsprechende Reservierung ist auszuwählen.

Wird dieses Fenster mit "Abbrechen" geschlossen, erscheint die Hinweismeldung "Es muss ein Zimmer ausgewählt werden!" und die Auswahl der Zahlungsart "Zimmerreservierung" wird abgebrochen.

Mit Abschluss des Bons wird die XML-Datei für die Aida Hotelsoftware im entsprechenden Verzeichnis abgelegt.

In der NTCS Kasse wird der Bon wie ein normaler Kassenbon behandelt. Er wird ins Datenerfassungsprotokoll (DEP7) aufgenommen und ordnungsgemäß signiert. Zudem erfolgt eine Verbuchung auf das Verrechnungskonto der Zahlungsart "Zimmerbuchung", sodass die Transaktion korrekt in der Fibu erfasst wird. Weitere Verarbeitungen wie Lagerbuchungen und Statistiken werden ebenfalls entsprechend durchgeführt.

Die Art des Drucks (Bon- oder Belegdruck) hat keinen Einfluss auf die Erzeugung der XML-Datei für die Aida Hotelsoftware. In beiden Fällen wird eine XML-Datei erzeugt. Auch die am Ausdruck enthaltenen Daten beeinflussen die XML-Datei nicht, diese hat einen fixen Aufbau und kann nicht angepasst werden.

Hinweis 

Konnte die XML-Datei für den Export nicht erzeugt werden, da z. B. das definierte Verzeichnis nicht erreichbar ist, gibt es im Fenster Bons die Funktion "Aida Buchungsdateien". Mit dieser Funktion wird für sämtliche Belege der Bonliste, laut der Einschränkung in den Einstiegsfeldern, die XML-Datei im Nachhinein noch einmal erzeugt. Nach Auswahl der Funktion öffnet sich der Explorer und Sie können hier das entsprechende Verzeichnis für die Files auswählen. Hier ist unbedingt das im Kassenstamm definierte Verzeichnis zu hinterlegen, da beim nochmaligen Export geprüft wird, ob die XML-Datei bereits existiert. Ist die Datei bereits vorhanden, erscheint die entsprechende Hinweismeldung "Die Datei [Verzeichnis\Dateiname.xml] ist bereits vorhanden, der Export wird nicht wiederholt."

Hinweis