FAQ Buchungen importieren

Grundlegende Informationen zum Programm "Buchungen importieren" finden Sie unter Buchungen importieren.

 Kopieren Sie hier den Link zu den Schnittstellenbeschreibungen der NTCS FIBU in Ihre Zwischenablage. Versenden Sie diesen Link anschließend per E-Mail, damit auch Nicht BMD Kunden auf die Schnittstellenbeschreibungen zugreifen können.

 

Entscheidend für den fehlerfreien Import der Buchungen über die Schnittstelle ist eine korrekt laut unserer Schnittstellenbeschreibung Buchungen importieren aufgebaute Importdatei. Felder, deren Überschriften nicht mit den von BMD vorgegebenen Überschriften übereinstimmen, werden vom Programm nicht richtig erkannt und daher auch nicht eingelesen.

Die genau erforderliche Schreibweise der Überschriften ist in unserer Schnittstellenbeschreibung in den Feldbeschreibungstabellen immer links angegeben. Rechts davon wird die Schreibweise der Spaltenüberschriften aus dem Vorschaufenster beim Importieren bzw. bei der späteren Ansicht im Buchungsjournal angeführt und die maximal mögliche Stellenanzahl bzw. das Format (numerisch/alphanumerisch) angegeben. Danach wird das jeweilige Feld bei Bedarf genauer beschrieben.

Die Reihenfolge der übergebenen einzelnen Felder (Spalten) in der Datei sowie die Groß-/Kleinschreibung der Überschriften haben keine Auswirkung.

Inhaltliche Fehler sollten grundsätzlich im Vorsystem (nicht im BMD Programm) korrigiert werden!

Unsere Empfehlung ist, nur die Hauptbuchungen anzuliefern. Gegenbuchungen und Buchungen auf die Personensammelkonten, Steuerkonten und Skontokonten werden automatisch beim Import erstellt.

Bei Verwendung des Strichpunktes (Semikolon) als Trennzeichen ist darauf zu achten, dass in den Datensätzen der Strichpunkt nicht vorkommt (z. B. im Buchungstext), da ansonsten die Felder nicht richtig importiert werden.

Importieren Sie den Text als letzte Spalte (dann würde lediglich ein Teil des Buchungstextes nicht importiert werden).

Vor dem laufenden Import empfehlen wir einen ausgiebigen Test, gegebenenfalls in einer Testbuchhaltung.

In der Onlinehilfe Buchungen importieren ist im Punkt "Gesamtbeispiel" eine Musterdatei mit allen Buchungsfällen aufgeteilt auf mehrere Tabellenblätter einer Excel-Datei zu finden. Sie dient nur als Übersicht aller in unserer Schnittstellenbeschreibung enthaltenen Beispiele und kann nicht in die NTCS importiert werden, da es sich um keine CSV-Datei handelt!

Die Felder in den einzelnen Tabellenblättern bzw. in den Beispieldateien in der Onlinehilfe sind für einen Import grundsätzlich ausreichend, können jedoch je nach Erfordernis um zusätzliche Felder erweitert werden (z. B. Kostenstelle, Valutadatum …).

Grundsätzlich werden alle Felder, die auch beim "manuellen" Buchen in der Buchungsmaske eingeben werden, in der Importdatei benötigt.

Eine Ausnahme dazu bildet der Import von Eingangsrechnungen in die ER-Kontrolle. Hier müssen lediglich die Spaltenüberschriften "konto" in Kombination mit "belegdatum" oder "gkonto" oder "steuercode" in der Datei enthalten sein.

Der übergebene Buchungscode im Feld "buchcode" bestimmt, ob das angegebene Konto, das im Feld "konto" dieses Datensatzes der Buchungsdatei steht, im Soll (Buchcode = 1) oder im Haben (Buchcode = 2) gebucht wird.

Beachten Sie in diesem Zusammenhang die Übergabe des Betrages!

Vorzeichen: Buchungen im Soll (Buchcode = 1) haben kein Vorzeichen (außer es handelt sich um eine Gutschrift).
Buchungen im Haben (Buchcode = 2) müssen mit Minus angegeben werden.

Genauere Informationen zur Übergabe des Buchungscodes bei den einzelnen Buchungsfällen (AR, ER, KA, UB ...) und Beispieldateien entnehmen Sie unserer Onlinehilfe Buchungen importieren.

​Grundsätzlich empfehlen wir, bei Kassabuchungen im Feld "gkonto" das entsprechende Kassenkonto zu übergeben. Die Felder "buchcode" und "betrag" werden immer aus der Sicht auf das Konto, das in der Spalte "konto" eingetragen ist, übergeben.

Es gibt im Journal keinen expliziten Filter, um ausschließlich importierte Buchungen anzuzeigen. Allerdings können Sie über die Feldauswahl das Feld "ProgKz" hinzufügen.

In diesem Feld wird gespeichert, ob die Buchung manuell oder importiert wurde. Alle Buchungszeilen, die importiert oder aus einem anderen Programm automatisch verbucht wurden (Import Buchungen, AfA-Verbuchung, Verbuchung aus ER-Kontrolle), erhalten in diesem Feld den Eintrag "Import".

Weiters sind Buchungen, die nicht direkt im Buchungsprogramm erfasst wurden, sondern aus einem anderen Programm stammen, links neben der Buchungszeile durch verschiedene Symbole gekennzeichnet. Aus welchem Programm die jeweilige Buchung stammt, wird im Mouseover-Text des Symbols angezeigt.

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) dürfen digitale Buchungen nicht gelöscht werden. Stattdessen müssen fehlerhafte Buchungen storniert und anschließend neu korrekt gebucht werden, um die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Wir empfehlen die Änderungen im Vorsystem vorzunehmen und mittels Stornobuchungen in die NTCS zu übergeben.