Lohnportal Dokumentenpool in der NTCS

 Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.

Die Datenquelle für das Lohnportal war bislang ein Verzeichnis im Dateisystem, was aus dem Blickwinkel der Datensicherheit ein mögliches Risiko darstellt, falls irgendwie von außen ein missbräuchlicher Zugriff auf dieses Verzeichnis erfolgt. Ab der Version 23.25 ist die Datenquelle in der Datenbank im sogenannten Dokumentenpool. Somit sind Ihre Dokumente noch besser geschützt.

Um den Dokumentenpool nutzen zu können, bedarf es der Anpassung der Datenquelle unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Lohnportal → Allgemein → Datenquelle → 3 - NTCS Datenbank. Damit werden die neu erstellten Dokumente für BMD Com/BMD Web zukünftig im Dokumentenpool, der in der NTCS Datenbank im Hintergrund existiert, abgespeichert.

Hinweis 

Der sogenannte Dokumentenpool ist im NTCS Programm über eine Funktion oder über ein Programm nicht aufrufbar! Sprich, der Dokumentenpool selbst, ist für den NTCS Anwender nicht sichtbar.

Achtung! 

Sind die Dokumente eines Mitarbeiters im Dokumentenpool nicht auffindbar, kontrollieren Sie bitte, ob der Mitarbeiter korrekt im Paket CRM angelegt worden ist. Überprüfen Sie des Weiteren, ob der entsprechende Mitarbeiter eine User-ID hinterlegt hat. Genauere Informationen zur korrekten Anlage von Usern finden Sie in den Dokumenten Administration von Benutzern, Gruppen und Rollen sowie BMD Com: LOHN - Inbetriebnahme.

Zusätzlich kann darüber entschieden werden, ob bzw. wie oft eine Passwortabfrage für das Öffnen der Dokumente stattfinden soll.

Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Lohnportal → Allgemein → Lesen-/Öffnen-Passwortabfrage kann die gewünschte Einstellung vorgenommen werden.

Der Trigger für die Erstellung von Lohnset, L16 oder Diätenauswertung im Dokumentenpool ist weiterhin der Export-Platzhalter "COM_LPORT": 

Ab Version 23.25 wird auch im BMD Com/BMD Web Lohnportal die Ansicht neu ausgeliefert. Im linken Bereich sind alle Dokumente des Dienstnehmers ersichtlich. Neu ist das Erstelldatum sowie die lfd. Nummer der hochgeladenen Dokumente. Die Funktionen "Datei ansehen" und "Datei herunterladen" sowie die Combobox mit Auswahl "Alle", "Lohnset", "Lohnzettel", "Diätenabrechnung" und "Sonstige" sind erhalten geblieben. Im oberen linken Bereich kann nun auch via Filter und Smartfilter gearbeitet werden. Im rechten Bereich gibt es eine Dokumentenvorschau mit verschiedenen Funktionen wie zoomen, drehen, blättern usw.

Bezüglich Filter/Smart-Filter im linken oberen Bereich kann mit der Menüfunktion unter Ansicht zwischen dem Filter und Smart-Filter umgeschaltet werden. Mit dem Smart-Filter könnte man beispielsweise auf einfache Weise nach einem bestimmten Dokumentennamen oder nach Dokumenten von einem bestimmten Vorjahr suchen.

Wird die Datenquelle von Ausprägung "1 - NTCS Dateisystem" auf "3 - NTCS Datenbank" umgestellt, so werden mit dieser Umstellung nur Dokumente aus dem Dokumentenpool in BMD Com und BMD Web synchronisiert und die Dokumente aus dem Verzeichnis sind in BMD Com/BMD Web nicht mehr ersichtlich. Damit die Dokumente aus dem Verzeichnis für den BMD Com-User/BMD Web-User im Lohnportal nicht verloren gehen, können mit dem neuen Umstellungsprogramm schnell und einfach alle Dokumente vom Verzeichnis in den Dokumentenpool importiert werden, damit der BMD Com-User/BMD Web-User all seine bisherigen Dokumente wieder sieht. 

Unter LOHN → Weitere Funktionen → Import und Export → Übernahme aus BMD 5.5 → Lohnportal BMD 5.5 > NTCS umstellen finden Sie die Funktion "In Dokumentenpool importieren". Mit dieser Funktion können die bisherigen Dokumente im Dateisystem nach BMD 5.5 Format in den neuen Dokumentenpool importiert werden. Diese Funktion ist dann zu verwenden, falls in Zukunft kein Dateiverzeichnis als Datenquelle, sondern die NTCS-Datenbank verwendet werden soll.

Weitere Informationen zum Dokumentenpool finden Sie im Dokument BMD Com: LOHN - Inbetriebnahme im Kapitel Datenquelle.