Updatebeilage LEA 2024
Sehr geehrte NTCS Anwenderin! Sehr geehrter NTCS Anwender!
Mit dem NTCS Update 2024.27.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Leistungserfassung und -abrechnung.
Organisation und Stammdaten
Neue Fenster- und Funktionsbezeichnung "Leistungsumfang" und "Leistungsumfang je Kunde"
Tätigkeitsgruppen müssen seit jeher zu übergeordneten Gruppen zusammengefasst werden, um kunden-, mitarbeiter- oder auch projektspezifisch zu definieren, auf welche Tätigkeiten/Artikel Leistungen erfasst werden dürfen. Bisher waren diese Gruppen als "Gruppe Kundentätigkeiten" bekannt. Um den Zweck dieser Gruppen besser hervorzuheben bzw. zu verdeutlichen, werden diese nun im Zuge der Neugestaltung des LEA Menüs im gesamten Programm als "Leistungsumfang" bezeichnet.
Zusätzlich zum Fenster Leistungsumfang wurde auch das Fenster "Kundentätigkeiten" in Leistungsumfang je Kunde geändert und nur mehr als Funktion im Fenster "Leistungsumfang" platziert.
Zur Gänze neu ist die Funktion Tätigkeitsgruppen zuordnen. Diese ermöglicht es Ihnen, mehrere Tätigkeitsgruppen auf einmal einem Leistungsumfang zuzuordnen.
Bitte beachten Sie für weitere Informationen die Fensterhilfe Leistungsumfang.
Periodisierung: Optimierungen für das Arbeiten ohne Periodenkontrolle
Wenn Leistungen nachträglich zu abgeschlossenen Rechnungen hinzugefügt oder entfernt werden, kann es für die Fakturierung zu Unklarheiten bei der Interpretation der Auswertungen kommen, wenn ohne Periodenkontrolle gearbeitet wird.
Folgende Dinge wurden in diesem Zuge optimiert:
- Der LEA Parameter "Aus- und Umbuchung ohne Periodenkontrolle" wurde entfernt. Künftig wird in dieser Konstellation ausschließlich die Periode des ursprünglichen Geschäftsfalls angewendet.
- Weiters wird im Bereich des Rechnungsabschlusses der LEA Parameter Periodenwechsel nach Rechnungsdruck im Standard mit der Ausprägung "Periode beibehalten" ausgeliefert. Für Bestandskunden wird dieser Parameter durch das Update nicht verändert.
- Zudem ermöglicht die neue Berechtigung "Offene Leistungen zu abgeschlossenen Rechnungen hinzufügen" für die Funktion Offene Leistungen hinzufügen eine Differenzierung, ob ein Anwender Leistungen zu bereits abgeschlossenen Rechnungen hinzufügen darf.
Bitte beachten Sie für weitere Informationen die Themendokumentation Periodenverwaltung Spezial.
Standardworkflows für die Honorarnotenfreigabe
Ab sofort stehen drei in der Praxis bewährte Workflows zur Freigabe von Honorarnoten zur Verfügung. Diese Standardworkflows sind als Vorlagen zu verwenden und sind als Kopie schnell einsatzbereit, da sie ohne großen Konfigurationsaufwand möglichst standardisiert herangezogen werden können:
- 100 Workflow mit Leistungsverzeichnis und Kontrollausdruck
- 101 Workflow mit Leistungsverzeichnis ohne Kontrollausdruck
- 102 Workflow ohne Leistungsverzeichnis
Die Standardworkflows der LEA können Sie bei Bedarf unter Leistungserfassung → Stammdaten → Schnittstellen → Import → LEA mit der Option "Workflow" importieren - in diesem Zuge wird auch jeder benötigte Standard-Aktionsstatus mitimportiert.
Im Anschluss daran finden Sie die Standardworkflows im Workflowstudio. Wenn Sie einen Standardworkflow aktiv verwenden möchten, kopieren Sie diesen und setzen Sie Ihre weiteren Einstellungen (wie z. B. den Workflow-Verantwortlichen) auf der Kopie.
Weitere Informationen, wie Sie die Freigabe Ihrer Honorarnoten mit Workflows abarbeiten können, finden Sie in der Themendokumentation Honorarnoten-Freigabe mit Workflow.
Standardsteuertexte für Honorarnoten (Reverse Charge)
Sie haben nun die Möglichkeit, zwei Standardsteuertexte für Honorarnoten, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, zu importieren. Damit können diese vorschriftsmäßig verfasst und auf einfachem Weg für den Andruck auf der Honorarnote verwenden werden. Ausgeliefert wird ein Standardtext für:
- Steuergruppe 22 "Umsätze sonst. Leistungen EU" mit Steuercode 77 "Umsätze sonst. Leistungen EU (ZM-pflichtig)" (keine Einschränkung auf Bestimmungsland)
- Steuergruppe 18 "Umsätze nicht steuerbar" mit Steuercode 81 "Umsatz nicht steuerbar" (Einschränkung auf Land 17 "Schweiz")
Die Standardsteuertexte können Sie bei Bedarf unter Leistungserfassung → Stammdaten → Schnittstellen → Import → LEA mit der Option "Steuertexte" importieren.
Die Steuertexte stehen im Anschluss in den Kontentabellen unter Extras → Steuer-Text-Zuordnung zur Verfügung und können bei Bedarf angepasst werden.
Bitte beachten Sie für weitere Informationen die Themendokumentation Erlöskontenfindung und Umsatzsteuerermittlung, speziell das Kapitel Variante 1 - Textbaustein aus der Steuer-Text-Zuordnung. Allgemeine Informationen zu den Steuertexten finden Sie auch in der Fensterhilfe Steuer-Text-Zuordnung.
Stundensätze korrigieren: Mehrfachauswahl für Filterfelder
Um maßgeschneidert auf Leistungen einschränken zu können, die hinsichtlich geänderter Stundensätze bzw. Artikelpreise korrigiert werden müssen, steht Ihnen im Hilfsprogramm Stundensätze/Artikelpreise korrigieren nun eine Mehrfachauswahl (F8) für die wesentlichsten Filterfelder zur Verfügung.
Bitte beachten Sie für weitere Informationen die Fensterhilfe Stundensätze/Artikelpreise korrigieren.
Leistungserfassung
Termine in LEA verbuchen: Ausnahmen definieren
Damit Sie nicht alle Termine in die Leistungserfassung importiert bekommen (z. B. Termine ohne Terminkennzeichen oder Termine mit Terminkennzeichen wie Platzhalter, Freizeit etc.), stehen Ihnen ab sofort folgende Erweiterungen zur Verfügung:
- Der neue CRM Parameter Termine ohne Terminkennzeichen in LEA importieren entscheidet, ob Termine ohne Terminkennzeichen in die Leistungserfassung importiert werden.
- Für Termine mit Terminkennzeichen deaktivieren Sie mithilfe des neuen Feldes Termine in LEA importieren den Import der Termine für die betreffenden Terminkennzeichen.
Beide Einstellungen werden sowohl beim Ausführen der Funktion Termine importieren in der Leistungserfassung als auch beim automatischen Import der Termine aufgrund des aktiven CRM Parameters Auto-Import Termine berücksichtigt.
Zu beachten ist, dass aus dem Terminkalender und aus dem Bereich Termine der Leistungserfassung die Termine in Einzelfällen dennoch mit der Funktion "In LEA verbuchen" als Leistung importiert werden können.
Zu beachten ist, dass aus dem Terminkalender und aus dem Bereich Termine der Leistungserfassung die Termine in Einzelfällen dennoch mit der Funktion "In LEA verbuchen" als Leistung importiert werden können.
Weitere Informationen, wie Sie Termine in die Leistungserfassung importieren können, finden Sie in der Themendokumentation Termine in LEA importieren.
Kontaktperson als Auftraggeber übernehmen
Durch den neuen LEA Parameter "Kontaktperson als Auftraggeber übernehmen" wird der Name der Kontaktperson des Quelldatensatzes an das neue Feld "Auftraggeber" der Leistung übergeben.
In weiterer Folge kann dieser beispielsweise an die Auftragsvorerfassung übergeben und schlussendlich auf der WWS Rechnung angedruckt werden.
Leistung nur an Tagen mit Sollstunden einfügen
Damit Sie selbst die Entscheidung treffen können, ob kopierte Leistungen nur an Tagen mit Sollstunden eingefügt werden sollen, wird nun im Dialogfenster "Leistung Von-/Bis-Datum einfügen" das neue Feld "Nur an Tagen mit Sollstunden einfügen" zur Verfügung gestellt.
In Verbindung mit dem bereits bestehenden Feld "Stundenwert" werden nun folgende Möglichkeiten angeboten:
In Verbindung mit dem bereits bestehenden Feld "Stundenwert" werden nun folgende Möglichkeiten angeboten:
- Beim Setzen der folgenden Ausprägungen wird die kopierte Leistung mit beibehaltenem Stundenwert nur an Tagen mit Sollstunden eingefügt.
- Beim Setzen der folgenden Ausprägungen wird die kopierte Leistung mit beibehaltenem Stundenwert an allen Tagen (inkl. Wochenende und Tage ohne Sollstunden) eingefügt.
- Beim Setzen der Ausprägung "Sollstunden" im Feld "Stundenwert" wird die kopierte Leistung in Sollstundenhöhe in jedem Fall nur an Tagen mit Sollstunden eingefügt.
Bitte beachten Sie für weitere Informationen die Fensterhilfe Leistung Von-/Bis-Datum einfügen.
Projektleistungserfassung: Einstiegsfeld Monat/Jahr
Die Einstiegsfelder "Monat" und "Jahr" wurden in der Projektleistungserfassung zum Feld "Monat/Jahr" kombiniert. Wird ein Monat eingegeben, wird automatisch das aktuelle Jahr hinten angestellt. Zusätzlich wird die Liste der Leistungen künftig nach jeder Bestätigung eines Einstiegsfeldes aktualisiert.
Autorisierung bei abgelehntem Arbeitsschein
Wird bei einer Leistung der Arbeitsschein abgelehnt, erscheint zukünftig beim Autorisieren die Meldung, dass die Autorisierung nicht durchgeführt werden kann. Folglich wird diese Leistung auch nicht in die Auftragsvorerfassung übergeleitet.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter LEA Tagesabschluss und Autorisierung.
Vorschlag Dokumentenbetreff bei Drag & Drop
Mit dem neuen CRM Parameter Vorschlag Betreff bei Drag & Drop LEA können Sie nun steuern, welcher Betreff vorgeschlagen wird, wenn ein Dokument mittels Drag & Drop auf eine Leistung archiviert wird. Zur Auswahl stehen die Optionen "Name des Originaldokuments" und "Betreff".
Nähere Informationen zur Verknüpfung von Dokumenten mit Leistungen finden Sie bei der Funktionshilfe DMS bzw. im Hilfekapitel Dokumentenzuordnung - Funktionen.
Neue Fenster im BMD Web
Die Projektleistungserfassung und die Projektwochenerfassung stehen ab sofort zusätzlich zur NTCS auch im BMD Web zur Verfügung.
Zusätzlich können über den Knoten "Tagesabschluss/Autorisierung" auch die Tagesabschluss-Funktionen wie beispielsweise Tagesabschluss Mitarbeiter und zusätzlich die Funktion Projektautorisierung von unterwegs genutzt werden.
Darüber hinaus können unter dem Knoten "Auswertung" nun Business-Intelligence-Auswertungen genutzt werden.
Eine kompakte Information zu dieser Programmfunktion finden Sie unter BMD Web: Business Intelligence.
Nähere Informationen zu den Erfassungsfenstern finden Sie unter BMD Web: LEA.
Fakturierung
Zeilenverrechnung: BMD Com-Lizenzen weiterverrechnen
Über den bestehenden Programmteil Zeilenverrechnung steht Ihnen nun eine komfortable Möglichkeit zur Verfügung, die BMD Com-Lizenzgebühren als Leistungen anlegen zu lassen und diese an Ihre Kunden weiterzuverrechnen. Dabei werden die Daten aus der Verwaltung der BMD Com-Benutzer je Lizenztyp ermittelt und über die Kostenfaktoren mit den gewünschten Artikelpreisen bewertet.
Über die bereits bestehende Stapelfunktion "MCS_ZEILENVERRECHNUNG_EXTERN" ist die Übernahme der BMD Com-Lizenzgebühren auch stapelfähig (Option "BMD Com-Lizenzen").
Bitte beachten Sie für weitere Informationen zur Zeilenverrechnung die jeweiligen Kapitel in der Themendokumentation Zeilenverrechnung. Informationen zur Stapelfunktion finden Sie in der Hilfe zum Stapelschritt Stapel Aufruf Zeilenverrechnung extern.
Zeilenverrechnung: Optimierungen bei Übernahmen der Lohnabrechnungen
Folgende Optimierungen wurden für die Zeilenverrechnung umgesetzt, um unnötige Neuübernahmen von Zeilen bei der Übernahme von Lohnabrechnungen zu vermeiden:
- Wird für einen Kunden entschieden, dass künftig keine Zeilenübernahme aus dem Lohn mehr erfolgen soll, indem das Feld Verrechnung Lohn im Kundenstamm auf "Nein" gesetzt wird, löst das in Zukunft keine Minus-Übernahmen von bereits übernommenen Zeilen aus.
- Werden sämtliche Lohnabrechnungen unter einem einzigen Kostenfaktor übernommen (z. B. Kostenfaktor "Dienstnehmer"), löst eine Tarifgruppenänderung eines Dienstnehmers für die Vergangenheit aufgrund mangelnder Relevanz keine Neuübernahme von Lohnabrechnungen mehr aus.
- In der Praxis kommt es immer wieder vor, dass Nachbearbeitungen/Korrekturen von bereits abgerechneten Lohnabrechnungen nicht vom selben User vorgenommen werden, der ursprünglich die Lohnabrechnung durchgeführt hat. Bisher wurde in diesen Fällen durch Plus/Minus-Übernahmen durch die Zeilenverrechnung auch die Leistung vom einen auf den anderen Mitarbeitenden übertragen. Ab dem Lohnjahr 2024 kann über den LEA Parameter Änderung des Abrechnungs-Users berücksichtigen eingestellt werden, ob sich die Nachbearbeitung auch bei der Übernahme der Zeilen niederschlagen soll oder ob derartige Vorgänge keine Relevanz für die Zeilenverrechnung haben und die Leistungen beim ursprünglichen Mitarbeitenden bleiben. (= Neuer Standard).
Bitte beachten Sie für weitere Informationen zur Zeilenverrechnung die Themendokumentation Zeilenverrechnung.
Zeilenverrechnung: Neue Kostenfaktoren für weitere Fibu-Funktionskennzeichen
Um übernommene Buchungszeilen noch genauer und differenzierter bewerten/darstellen zu können, wurden zu den bestehenden Kostenfaktoren für Automatikbuchungen folgende weitere Fibu-Funktionskennzeichen ergänzt:
- ER-Kontrolle
- Buchungsvorerfassung/BaKaWa aus Finmatics
- Zahlungsverkehr
- Bankeinzug
Bitte beachten Sie für weitere Informationen zu den Kostenfaktoren die Themendokumentation Kostenfaktoren für Zeilenverrechnung.
Prüfungen beim Start der Rechnungsbearbeitung
Mithilfe neuer LEA Parameter und neuer Ausprägungen können Sie nun noch detaillierter entscheiden, ob und auf welche Art von offenen Leistungen Sie automatisch beim Start der Rechnungsbearbeitung oder beim Ausführen der Funktion Prüfung offene Leistungen hingewiesen werden.
Mit folgenden Optionen stellen Sie sicher, dass das Programmverhalten diesbezüglich optimal eingestellt ist:
- Der bestehende LEA Parameter Leistungen prüfen beschränkt sich nun nur mehr auf offene Leistungen und prüft diese.
- Der neue LEA Parameter AK/TR prüfen prüft nun nicht fakturierte bzw. fertig fakturierte, aber noch nicht zugeordnete Teilrechnungen und Akontoforderungen.
- Der neue LEA Parameter Zahlungen prüfen prüft Zahlungen, die in der FIBU gebucht wurden, und noch keiner Honorarnote zugeordnet sind.
Je LEA Parameter können Sie die Prüfung deaktivieren oder je Kunde bzw. je Projekt aktivieren. (Ausnahme: "Zahlungen prüfen", da hier kein Projekt übergeben wird.)
Die kompakte Information zu dieser Programmfunktion finden Sie bei der Funktionshilfe Prüfung offene Leistungen.
Honorarnoten: Neue Spalten für E-Mail-Versand und Honorarbeträge
Neue Felder, die auch als Spalten hinzugefügt werden können, erleichtern Ihnen im Fenster Honorarnoten die Fakturierung, da Sie je Honorarnote auf einen Blick nun neue wesentliche Informationen ablesen können:
Informationen zur konkreten Spalte erhalten Sie direkt bei der jeweiligen Feldhilfe.
Rechnungsdruck mit Nummer: Überprüfung/Validierung der eingegebenen Daten
Um beim Rechnungsdruck mit Nummer die Möglichkeit zu haben, die vom Anwender eingegebenen Daten (Leistungszeitraum, Rechnungsdatum und Buchungstext) auf gewisse Kriterien hin zu prüfen, steht Ihnen nun auch im Fenster Eingabe Leistungszeitraum unter "Extras" die Funktion "Makro" zur Verfügung. Das Makro prüft beispielsweise, ob der Anwender nicht irrtümlich ein zukünftiges Datum als Rechnungsdatum vergibt und bricht den Rechnungsdruck ab, sobald die Validierung fehlgeschlagen ist.
Weitere Informationen generell zu Makros finden Sie als Administrator in der Fensterhilfe Makro-Verwaltung im Fenster.
Auswertungen
Standardauswertungen: Weitere Verbesserungen
Die Standardauswertungen wurden weiter angepasst und optimiert:
- Zahlen- und Datumsformate werden künftig für alle Auswertungen von der Regionseinstellung des Betriebssystems abgeleitet. Damit werden z. B. Auswertungen, die Sie als Anwender aus der Schweiz erstellen, vollautomatisch mit dem Zahlenformat 1'000.00 dargestellt.
- Die Vereinheitlichung der Layouts, die Modernisierung der Designs und die Homogenisierung aller Auswertungsbezeichnungen stellen sicher, dass diese besser lesbar und aussagekräftiger sind.
- Da die Spalten "Soll Std Zeit" und "Ist Std Zeit" ab sofort auch im Darstellungsformat "Normalzeit" angedruckt werden können und dies in den Standardauswertungen nun auch so eingestellt ist, verhält sich der Vergleich von Zeiten der LEA und der ZEIT hier exakt gleich wie in der Tageserfassung. Damit existieren keine diesbezüglichen Rundungsdifferenzen mehr. (Möchten Sie diese Möglichkeit auch für eine individuelle Auswertung nutzen, nehmen Sie die Einstellung für die jeweilige Spalte im Feld Darstellung Dauer im Spaltendesigner vor.
Um die Verbesserungen zu nutzen, importieren Sie die gewünschten BMD Standardauswertungen z. B. über den Auswertungsdesigner unter Funktionen → Import/Export → Standardauswertungen importieren. (Mit dem Import werden die bestehenden Standardauswertungen überschrieben.)
Nähere Informationen zu den Standardauswertungen entnehmen Sie bitte den Themendokumentationen LEA Standardauswertungen STB und LEA Standardauswertungen UNT.
Nähere Informationen zu den Standardauswertungen entnehmen Sie bitte den Themendokumentationen LEA Standardauswertungen STB und LEA Standardauswertungen UNT.
Hilfestellung zum Jahreswechsel in der LEA
Mit dieser Updatebeilage möchten wir außerdem auf unsere Dokumentation zum Jahreswechsel in der LEA hinweisen: Informationen zum Jahreswechsel in der LEA. Die einzelnen Punkte dieses Hilfedokuments sollten vor dem Jahreswechsel durchgegangen werden.
Zusätzlich bieten wir ein Lernvideo Was ist beim Jahreswechsel in der LEA zu beachten? und ein Webinar zum Thema LEA Jahreswechsel an. Dieses finden Sie auf unserer Homepage www.bmd.at unter Akademie → Webinare im Bereich LEA.