Grundlegende Informationen zur NTCS FIBU finden Sie unter Erste Schritte. 

1.  Allgemeines

1.1.  Abgabefristen der Umsatzsteuervoranmeldung

1.1.1. Quartal

1.1.2. Monatlich

1.2. Programmvoraussetzung

• die Umsatzsteuer-Voranmeldung auf Grundlage Ihrer Buchungen am Schirm anzeigen lassen
• die automatisch berechneten Werte manuell ergänzen bzw. ändern (z. B. wenn nicht gebucht wird)
• auf Laserformular ausdrucken
• die Daten an ELSTER übermitteln

• UStVA-Steuernachweis
• UStVA-Einzelsteuernachweis
• Umsatzsteuerverprobung
• Steuerübersicht
• Kontrolle Steuerdifferenzen

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1.3.  ELSTER

Achtung! 

Das Übertragungsprotokoll wird nicht gedruckt, wenn die Archivierung aktiviert ist, dann wird das Protokoll sofort archiviert.

 

1.4.  Datenübermittlung mit elektronischer Authentifizierung

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2.  Vorbereitungen

Firmen-Stammdaten	Firma Allgemein Unter "Firma Allgemein" erfassen Sie die allgemeinen Daten der Firma. Das Feld "Land-Rechtsversion" wird nur befüllt, wenn die Firma in Österreich den Firmensitz hat, jedoch eine deutsche Buchhaltung führen muss. Firma Name Es gibt das Feld "Name" und das Feld "Kurzbezeichnung" (30 Zeichen), eines der beiden Felder muss befüllt werden.Ein ß wird zu ss und ein ö wird zu oe umgewandelt. Mittels Parameter FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → UVA/Meldungen → Allgemein → Firmenbezeichnung kann eingestellt werden, welches Feld (Name oder Kurzbezeichnung) herangezogen werden soll. In Deutschland ist der Standard immer das Feld Kurzbezeichnung. Firma Finanzamt Unter Firma Finanzamt erfassen Sie das Finanzamt, die Steuernummer und die ELSTER-Steuernummer. Finanzamt Hinterlegen Sie hier die vierstellige Nummer des zuständigen Finanzamtes. Mit F4 können Sie in der Standardtabelle nach dem Finanzamt suchen. Steuernummer Erfassen Sie hier die vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer. Grundsätzlich ist die Steuernummer 8-stellig, in wenigen Ausnahmefällen gibt es bis zu 11 Stellen.  Weiters stellt Hamburg eine Ausnahme dar, hier muss die Steuernummer mit zwei Schrägstrichen erfasst werden: ELSTER-Steuernummer Wenn Sie die Finanzamt- und Steuernummer richtig erfasst haben, dann wird die ELSTER-Steuernummer automatisch berechnet. Die 13-stellige ELSTER-Steuernummer kann auch manuell erfasst werden. Diese setzt sich zusammen aus: der 4-stelligen Finanzamtnummer (Bsp. 9143) einer 0 (0) der 3-stelligen Steuerbezirksnummer (Bsp. 111) der 4-stelligen Unterscheidungsnummer (Bsp. 3333) der letzten Stelle der Steuernummer als Prüfziffer (Bsp. 3) Weitere Finanzämter In Deutschland wird für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (bzw. Zusammenfassende Meldung, Anmeldung der Sondervorauszahlung etc. ) in manchen Fällen eine eigene Steuernummer verwendet. Damit diese Steuernummer bei der UStVA verwendet wird, muss die Steuernummer unter weitere Finanzämter erfasst und mit der Abgabenart Umsatzsteuer gekennzeichnet werden. Das Finanzamt wird in folgender Reihenfolge ermittelt: Firmenstamm. Ist auf der Firma in den weiteren Finanzämtern das Finanzamt mit der Abgabenart "Umsatzsteuer" hinterlegt. Kundenstamm. Ist auf dem Kunden (entspricht Firma) ein weiteres Finanzamt mit der Abgabenart "Umsatzsteuer" hinterlegt. Firmenstamm/Hauptfinanzamt. Ist auf der Firma ein Hauptfinanzamt hinterlegt und es gibt keine weiteren Finanzämter.
	Hinweis  In Deutschland wird für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (bzw. Zusammenfassende Meldung, Anmeldung der Sondervorauszahlung etc. ) in manchen Fällen eine eigene Steuernummer verwendet. Damit diese Steuernummer bei der UStVA verwendet wird, muss die Steuernummer unter weitere Finanzämter erfasst und mit der Abgabenart Umsatzsteuer gekennzeichnet werden. Dieses Finanzamt darf NICHT als Betriebsfinanzamt gekennzeichnet sein.
Kundenstammdaten	Selbsteinreicher legen die eigenen Firmendaten (Name, Anschrift, Bankverbindung, …) grundsätzlich nur als Firma (und nicht als Kunde) an. Nachdem die eigene Firma nicht als Kunde existiert, sind bei Selbsteinreichern am Kundenstamm auch keine relevanten UStVA-Einstellungen zu treffen. Ausnahme Wird jedoch das Steuererklärungspaket aus der Bilanz verwendet, muss im Kundenstamm im Feld "Entspricht Firma" die Zuordnung "Kunde-Firma" erfolgen. Das ist notwendig, um den Aufruf des Steuernavigators über den Kunden zu ermöglichen. Kunden, die keiner Firma zugeordnet sind, werden automatisch als Selbsteinreicher behandelt. Die Einstellung Selbsteinreicher benötigen Sie, damit der Kunden die Erklärungen selbst einreichen kann (Beispiel: selbstständige Buchhalter). Dadurch werden beim Paketieren nicht die Daten des Steuerberaters, sondern die des Kunden als Einreicher im Paket eingetragen. Für die Kennzeichnung als Selbsteinreicher steht Ihnen das Feld Selbsteinreicher am Kundenstamm zur Verfügung. Für die UStVA-Übermittlung ist dieses Kennzeichen nicht relevant. Sobald das ELSTER-Zertifikat in den firmenbezogenen Parametern hinterlegt ist, gilt diese Firma als Selbsteinreicher!
	Hinweis  Beachten Sie bei der Vergabe der Firmennummer, dass folgende Nummern für unsere Standardkontenrahmen reserviert sind. 100 (Österreich), 400 (Schweiz), 500 (Deutschland), 600 (Slowakei), 700 (Slowenien), 800 (Ungarn), 900 (Tschechien). Sind diese FIBUs in diesen Firmen nicht vorhanden, so werden diese beim Update importiert und die Firmendaten, Nummernkreise usw. werden überspielt.
FIBU-Stammdaten	USt Ist/Soll Mit Hilfe dieser Einstellung kann der Zeitpunkt der Versteuerung festgelegt werden (Fälligkeit der Steuer bei Rechnungslegung oder bei Zahlungseingang). Nähere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zur Ist-Versteuerung. UStVA-Abgabezeitraum Hier wird eingestellt, ob die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich, quartalsweise oder keine UStVA abgegeben werden soll. Hinweis  Ist bei Firmensitz Deutschland oder Filiale Deutschland das Kennzeichen UStVA-Abgabezeitraum auf keine UStVA gesetzt, wird beim Einstieg in den UStVA-Steuernachweis die Summe Vorauszahlung nicht angezeigt. Sondervorauszahlung In diesem Feld kann eingestellt werden, ob die Sondervorauszahlung berechnet werden soll. Zusätzlich wird am Jahresende automatisch der Antrag auf Dauerfristverlängerung/Anmeldung der Sondervorauszahlung erstellt. Bei der Abgabe einer Quartals-UStVA ist die Anmeldung zur Sondervorauszahlung nur einmalig mit Betrag 0,00 durchzuführen. Danach kann das Kennzeichen Sondervorauszahlung am FIBU-Stamm herausgenommen werden. Bei Neuanlage einer deutschen Firma (Land bzw. Land Rechtsversion = Deutschland) wird dieses Kennzeichen automatisch auf Ja gesetzt.
	Hinweis  Bei Firmen-Neugründungen muss der Antrag auf Dauerfristverlängerung/Anmeldung der Sondervorauszahlung im Monat der Firmengründung manuell aufgerufen werden. Dazu setzen Sie im Einstiegsfenster zur UStVA das Kennzeichen Sondervorauszahlung auf "Ja". "Bei Beginn der gewerblichen oder beruflichen Tätigkeit im laufenden Kalenderjahr ist die Sondervorauszahlung auf der Grundlage der zu erwartenden Vorauszahlungen dieses Kalenderjahres zu berechnen (§ 47 Abs. 3 UStDV). Die Sondervorauszahlung soll der durchschnittlichen Vorauszahlung eines Kalendermonats entsprechen. Fügen Sie bitte in diesem Fall ein gesondertes Blatt mit kurzer Erläuterung der Berechnung bei" Darum wird bei Neugründungen der Wert für die Sondervorauszahlungen mit 0,-- ermittelt und es muss eine eigene Berechnung vorgenommen werden.
CRM Parameter	Speichern Sie das ELSTER-Zertifikat auf einem Laufwerk mit den entsprechenden Zugriffsberechtigungen (nicht lokal am PC) ab. Den Pfad zum Zertifikat sowie den dazugehörenden Passwort hinterlegen Sie unter: FIBU → Paketübergreifende Parameter → CRM-Zugangsdaten Je nachdem, wie die Erklärungen eingereicht werden, müssen Sie die Parameter entweder Allgemein: wenn Sie nur eine Firma haben oder als Steuerberater für die Mandanten einreichen oder Firmenbezogen: wenn mehrere STB-Firmen vorhanden sind (Hinterlegung je STB-Firma) oder wenn die Firma als Selbsteinreicher geführt wird (Hinterlegung bei der jeweiligen Firma) hinterlege Auf jeden Fall müssen das Zertifikat und der Passwort auf der gleichen Parameterebene hinterlegt sein (z. B. beide firmenbezogen oder beide userbezogen)! Achtung!  Mit dem hinterlegten Zertifikat ist KEIN automatischer LOGIN bei ELSTER möglich!

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Achtung! 

Die Finanzämter für Deutschland werden im Normalfall von BMD gewartet. Da die Finanzämter jedoch nicht bei jedem Update automatisch eingespielt werden, kann es vorkommen, dass die Finanzamtdaten manuell importiert werden müssen. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Import.

 

2.1. Besonderheiten

Beispiel 

Der Umsatz wird in der UStVA Deutschland gemeldet und muss in die österreichische Zusammenfassende Meldung aufgenommen werden.

3.  Standardablauf UStVA

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3.1. Steuerkontrollen

3.1.1. Steuerkontrolle im Buchungsprogramm

Hinweis 

In der UStVA-Steuerkontrolle kann zusätzlich die Spalte Saldo lt. Buchungsperiode eingeblendet werden, welche den Saldo des Sammelkontos lt. Buchungsperiode anzeigt. Wird z. B. die UStVA-Periodenverschiebung verwendet, kann bei einigen Buchungen die Buchungsperiode von der UStVA-Periode abweichen.

3.1.2.  UStVA-Steuernachweis

Gibt es keine entsprechenden Werte, dann kann die Summe Vorauszahlung über die Schaltfläche  einmalig aus den Buchungen berechnet werden.

	In den FIBU-Stammdaten ist im Feld "UStVA-Abgabezeitraum" die Option "keine UStVA" ausgewählt. Prüfen Sie dieses Kennzeichen und stellen Sie es ggf. richtig.
	In den Firmen-Stammdaten ist die Steuernummer nicht hinterlegt. Tragen Sie die Steuernummer am Reiter Firma Finanzamt im Feld "Steuernummer" ein.
	Es wurden noch keine XML-Dateien für ELSTER erzeugt. Um die Werte aus den UStVAs zu übernehmen, muss die UStVA für ALLE Monate des Jahres erstellt werden. Erstellen Sie die UStVA für die fehlenden Monate.
	Es wurden noch keine XML-Dateien für ELSTER erzeugt. Die Summe Vorauszahlung wurde aus den Werten der UStVA ermittelt.
	Die XML-Dateien für ELSTER wurden noch nicht für ALLE Monate des Jahres erstellt. Um die Werte aus den Dateien zu übernehmen, müssen die Dateien für jedes Monat vorhanden sein. Erstellen Sie die ELSTER-XML-Dateien für die fehlenden Monate. Zur Kontrolle welche Dateien noch nicht erstellt wurden, verwenden Sie die Umsatzsteuerverprobung.
	Die Summe Vorauszahlung wurde aus den Werten der ELSTER-XML-Dateien ermittelt.
	Dieser Hinweis wird angezeigt, wenn die Vorauszahlung über die Schaltfläche aus den Buchungen berechnet wurde.

Hinweis 

In Deutschland erfolgt die Berechnung der Steuererklärungen immer nach Kalenderjahr, auch wenn es sich bei der Buchhaltung um ein abweichendes Wirtschaftsjahr handelt.

3.1.3.  UStVA-Einzelsteuernachweis

Firma	Eingabe der Firma für die der Einzelsteuernachweis erstellt werden soll.
FIBU	Eingabe der FIBU für die der Einzelsteuernachweis erstellt werden soll.
Ausdruck	Wählen Sie hier den gewünschten Ausdruck.
Sortierung	In diesem Feld wählen Sie die gewünschte Sortierung aus.
Steuergruppe	Beim Ausdruck des UStVA-Einzelsteuernachweis haben Sie die Möglichkeit, nach einzelnen Steuergruppen einzuschränken.
Ausdrucksdatum	Ausdrucksdatum
Land	Das Land wird aus dem am Firmenstamm (oder auf der Filiale) hinterlegten Land ermittelt und vorgeschlagen. Wird das Feld "Filiale" in der Feldauswahl vor dem Land gereiht, wird im Feld "Land" automatisch das Filialland vorgeschlagen.
Währung	Als Vorschlag wird hier die Währung des am Firmenstamm eingetragenen Landes angezeigt. Bei Ausdruck nach Filiale kann zwischen der Währung des Filiallandes und der Grundwährung gewählt werden.
Von Periode	Erste Periode, die im Ausdruck berücksichtigt werden soll. Handelt es sich um ein abweichendes Wirtschaftsjahr, kann der Einzelsteuernachweis trotzdem für die Perioden 1 - 12 gedruckt werden. Dazu wählen Sie beim Programmeinstieg die FIBU in der das Wirtschaftsjahr endet; die dazugehörenden Perioden werden aus der Vorjahres-FIBU ermittelt.
Bis Periode	Geben Sie hier die letzte Periode an, die im Ausdruck berücksichtigt werden soll.
Bilanzbuchungen	Hier können Sie auswählen, ob die Bilanzbuchungen bei der Berechnung berücksichtigt werden sollen.
Summenblatt	Stellen Sie hier ein, ob zusätzlich zum Steuernachweis auch ein Summenblatt gedruckt werden soll. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: ohne Summenblatt mit Summenblatt nur Summenblatt Am Summenblatt werden die Beträge gerundet dargestellt und werden so in die UStVA übernommen.
Summe Vorauszahlung	Werden die Perioden 1 bis 12 für den Ausdruck gewählt, dann wird die Summe der Gutschriften/Vorauszahlungen automatisch angezeigt und am Ausdruck berücksichtigt.

Hinweis 

Bei Buchhaltungen, die aus BMD 5.5 übernommen wurden, ist eine Kontrolle der Steuern nur mit dem UStVA-Steuernachweis möglich. Der UStVA-Einzelsteuernachweis steht in diesen Fällen nicht zur Verfügung. Grundsätzlich empfehlen wir Ihnen, die Steuern bereits vor der Umstellung auf NTCS zu kontrollieren und eventuelle Differenzen noch in BMD 5.5 zu korrigieren.

3.1.4.  Umsatzsteuerverprobung

3.2.  Ausdruck Einzelsteuernachweis, Steuernachweis und Umsatzsteuerverprobung

Achtung! 

Wurden die Daten über die Funktion "Erzeuge FIBU aus BMD 5.5" in die NTCS übernommen, ist eine Steuerkontrolle in der NTCS nicht möglich. Es wird empfohlen, dass die Differenzen vor der Übernahme in die NTCS in der BMD 5.5 korrigiert werden, da eine Korrektur in der NTCS nicht möglich ist.

Hinweis 

Bei der Jahressteuerberechnung wird die Summe der Gutschriften/Vorauszahlungen automatisch angezeigt und am Ausdruck berücksichtigt. Die Summe der Gutschriften/Vorauszahlungen setzt sich aus den erzeugten ELSTER-Dateien je Monat oder den ausgedruckten Steuerberechnungen zusammen. In der Jahressteuererklärung werden die Kennzahlen 64, 81 und 86 von der UStVA noch einmal unterteilt.

Berechnung UStVA-Werte
Die Buchungen werden pro Steuercode und Prozentsatz summiert. Aufgrund dieser Bemessungsgrundlage wird dann die Steuer ausgewiesen.

 

	Steuernachweis	Einzelsteuernachweis
Aufruf	Den Steuernachweis können Sie in der UStVA über den Pkt. Ausdruck → Ausdruck Steuernachweis oder über den eigenen Menüpunkt UStVA/Meldungen ausdrucken.	Der Einzelsteuernachweis kann in der UStVA über den Pkt. Ausdruck → Ausdruck Einzelsteuernachweis oder über den eigenen Menüpunkt UStVA/Meldungen angedruckt werden.
Allgemeines	Der Steuernachweis steht Ihnen für die Berechnung und den Ausdruck der monatlichen (bzw. vierteljährlichen) oder jährlichen Umsatzsteuer mit Bilanz oder nur der Bilanzbuchungen zur Verfügung. Die Umsatzsteuerzahllast wird dabei nach Steuercode und Steuerprozentsätzen getrennt ausgedruckt, wobei die Erlöse jedes einzelnen, bebuchten Kontos ersichtlich sind.	Kumulierter Ausdruck Auf dem kumulierten Ausdruck wird wiederum die Umsatzsteuerzahllast nach Steuercode und Steuerprozentsätzen getrennt ausgedruckt, wobei die Erlöse jedes einzelnen, bebuchten Kontos ersichtlich sind.   Detaillierter Ausdruck Auf dem detaillierten Ausdruck wird die Umsatzsteuerzahllast ebenfalls getrennt nach Steuercode und Steuerprozentsatz angedruckt, wobei hier jede einzelne Buchung ersichtlich ist.
Auswertungsdesigner	Der Steuernachweis ist fix hinterlegt und kann in keinster Weise abgeändert werden.	Der Einzelsteuernachweis kann variabel im Auswertungsdesigner gestaltet werden. (Näheres dazu finden Sie in der Dokumentation Auswertungsdesigner.)
Daten aus BMD 5.5	Einziger Ausdruck neben der UStVA, auf dem die Daten aus BMD 5.5 angedruckt werden.	Daten aus BMD 5.5 werden nicht angedruckt.

 

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Achtung! 

Der Steuernachweis sowie der Einzelsteuernachweis werden auf die genauen Kommastellen gedruckt. Auf dem Summenblatt jedoch, werden die Beträge gerundet ausgewiesen, damit dieselben Werte sichtbar sind wie in der UStVA.

3.3. Erstellung der UStVA

3.3.1.  Test ELSTER

Mit der Schaltfläche "Test ELSTER" unten  können die Einstellungen für die Übermittlung kontrolliert werden. Hier wird auch angezeigt, falls das ELSTER-Zertifikat abgelaufen ist.

3.3.2.  Infofeld

Hier können Sie zwischen folgenden Reitern wählen:

Feldinfo	Anzeige der Feldbezeichnung sowie Steuercodes und Prozentsätze, welche diesem Feld zugeordnet sind.
Notiz	Hier kann eine Notiz zu einem bestimmten UVA-Feld angezeigt, erfasst und bearbeitet werden.
Steuerkontrolle	Vor dem Ausdruck der UVA oder XML-Erstellung wird eine Steuerkontrolle durchgeführt. Das Ergebnis dieser Kontrolle wird hier angezeigt. Ist die Steuerdifferenz > € 0,09, wird diese automatisch angezeigt.
Werte Datenübernahme	Dieser Menüpunkt ist speziell für Datenübernahmen aus Fremdsystemen. Die UVA-Werte müssen manuell erfasst werden damit in der NTCS eine Jahresumsatzsteuererklärung per XML erzeugt werden kann. Jede UVA-Ziffer muss einzeln erfasst werden! Achtung bei der Erfassung des Eigenverbrauchs: Erfassung mit SC 12 für Ausweis im Feld 001 Erfassung mit SC 1 für Ausweis im Feld 022

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3.3.3.  Berechnung der UStVA-Werte

Beispiel

Hinweis

Importierte FIBU aus BMD 5.5. Handelt es sich bei der auszuwertenden FIBU um eine Buchhaltung, die aus BMD 5.5. importiert wurde, werden die UStVA-Werte nicht neu berechnet, sondern eins zu eins aus der BMD 5.5 übernommen.

3.3.4. Uneinbringliche Forderungen

3.3.5. Altteile-Mehrwertsteuer

Beispiel 

Im Ergebnis müssen Sie im Beispielfall aus der Lieferung des Austauschteils insgesamt EUR 427,50 Umsatzsteuer abführen. Ihrem Kunden steht, unter Berücksichtigung der allgemeinen Voraussetzungen der Vorsteuerabzug aus der Lieferung des Austauschteils zu. Sie müssen den auf den Anteil des Altteils entfallenden Steuerbetrag (Die Altteile-Mehrwertsteuer mit EUR 47,50) gesondert aufzeichnen. Am Ende eines Voranmeldungszeitraums müssen Sie dann auf Basis der aufgezeichneten Steuerbeträge auf den Nettoumsatz hochrechnen. Buchung: Ausweis UStVA:

3.3.6. Werte bearbeiten

Achtung!

Grundsätzlich werden die UVA-Werte vom Programm richtig berechnet. Werden diese nun manuell überarbeitet, stimmen die Werte nicht mehr mit den tatsächlichen Buchungen überein. Korrekturen sollten daher immer über Buchungen erfolgen! Weiters werden die manuellen Werte nicht in die Jahressteuererklärung übernommen!

Über die Schaltfläche  können die Werte am Schirm manuell verändert werden. Wenn Sie im Auswahlfeld die jeweilige UVA-Kennziffer eingeben, springt der Cursor automatisch auf dieses Feld.
Sobald ein Wert manuell erfasst bzw. geändert wird, wird das Feld mit der Bezeichnung "Man." gekennzeichnet. Nach der Änderung kann das Feld wieder "gesperrt" werden

Wurden für eine UVA bereits manuelle Werte erfasst, erscheint bei neuerlicher Aufbereitung dieser UVA folgende Abfrage:

Ja	Die veränderten und abgespeicherten Werte bleiben vorhanden und werden wieder angezeigt.
Nein	Die UVA wird neu berechnet, die Werte wieder aus der Buchhaltung übernommen. Manuell erfasste Werte gehen verloren.

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Achtung! 

Bei der Erstellung der XML-Datei wird eine Plausibilitätsprüfung durchgeführt. ELSTER erlaubt in den Feldern eine unterschiedliche Maximalanzahl an Zeichen z. B. bei der Straße derzeit 30 Zeichen. Für die Berechnung der Anzahl ist zu beachten, dass Umlaute z. B. ö zu oe werden und das ß zu ss und somit zweistellig sind! Es erscheint ein entsprechender Hinweis bei der Erstellung der UStVA.

3.4.  Ausdruck UStVA

Über den Button kann das UStVA-Formular inkl. Werte ausgedruckt werden. Der Ausdruck erfolgt ausschließlich auf weißem A4-Papier. Originalformulare werden nicht unterstützt. Gleichzeitig mit dem Ausdruck kann auch die ELSTER erstellt werden.

 

Beim Ausdruck der UStVA erscheint dasselbe Fenster wie über die Funktion "ELSTER". Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Vorauswahl der zu erledigenden Punkte verschieden ist.

 

3.4.1. Telebanking oder Zahlschein

3.5. Erstellung ELSTER

Der direkte Weg zur Erstellung der ELSTER führt über den Button . Es wird eine Maske geöffnet, in der Sie wählen können, welche XML-Dateien Sie erzeugen möchten. Bei vorhandenen Werten wird als Vorschlagswert automatisch ein Häkchen gesetzt.

 

Hinweis

Wurde die UStVA bereits über ELSTER eingereicht, kann bei einer weiteren Erstellung das Feld "Berichtigte UStVA" ausgewählt werden. Wird dieses Kennzeichen gesetzt, dann wird auch am Formular sowie in der XML-Datei im KZ 10 der Wert 1 für die Berichtigung automatisch ausgefüllt.

Hinweis

Soll verhindert werden, dass in einer Periode, für die bereits eine UStVA abgegeben wurde, noch gebucht wird, kann der Parameter "Periodensperre setzen" gesetzt werden. (UStVA → Extras → Parametereinstellungen → Allgemein → Periodensperre setzen)

Hinweis

Werden nach dem Erstellen der XML die Werte nochmals geändert (z. B. wird noch etwas nachgebucht) kommt beim nochmaligen Einstieg folgende Hinweismeldung:

3.6.  Versendung ELSTER

3.6.1.  Standardablauf mit ELSTER

3.6.2. Mögliche Fehlermeldungen

3.7. Steuerumbuchungen

Hinweis 

Es werden nur die Steuerkonten umgebucht, welche unter Stammdaten → "Steuerkonten" als Steuerkonten hinterlegt sind. Wird z. B. eine Direktsteuer gebucht, wird dieses Steuerkonto nur dann automatisch umgebucht, wenn es in den Steuerkonten für den jeweiligen Steuercode und Prozentsatz hinterlegt ist.

Hinweis 

Wird im Feld "Monat" mit F8 das ganze Jahr ausgewählt (Steuern werden für das ganze Jahr umgebucht), erscheint folgender Hinweis

Hinweis 

Bei Erstellung einer konsolidierten UStVA werden die Steuern auf das in den Fixkonten hinterlegte Zahllastkonto umgebucht! Zusätzlich werden auch die Buchungskreise in den einzelnen Buchhaltungen geschlossen.

In welchen Buchhaltungen die Steuerumbuchungen erfolgen sollen, kann mit dem Parameter "Steuerumbuchungen" definiert werden:

• Wird der Parameter auf der Konsolidierungsbuchhaltung auf "Nein" gesetzt, und bei den zu konsolidierenden Buchhaltungen auf "Ja", dann werden die Steuerumbuchungen nur auf den zu konsolidierenden Buchhaltungen durchgeführt.
  
  
• Wird der Parameter auf der Konsolidierungsbuchhaltung auf "Ja" gesetzt, dann werden die Steuerumbuchungen in allen Buchhaltungen durchgeführt.

Firma	Eingabe der Firma, für welche die Steuerumbuchungen durchgeführt werden sollen.
FIBU	Eingabe der FIBU, für welche die Steuerumbuchungen durchgeführt werden sollen.
Monat	Die Umbuchungen können monatlich oder mit F8 für das gesamte Jahr durchgeführt werden. Die Umbuchungen für das gesamte Jahr werden mit der Buchungsart 2001 = Bilanzbuchung durchgeführt. Achtung! Wurden die Steuern mittels F8 bereits für das gesamte Jahr umgebucht, darf keine weitere Umbuchung der Steuern für einen bestimmten Monat (z. B. Monat 1) durchgeführt werden, da sonst die Buchungen doppelt verbucht werden.
Buchungssymbol	Buchungssymbol, mit welchem die Steuerumbuchungen verbucht werden sollen -  z. B. UB.
Filiale	Filiale, für welche die Steuerumbuchungen durchgeführt werden sollen.

4. Sondervorauszahlung

4.1. Antrag auf Dauerfristverlängerung

Hinweis 

Bei der quartalsweisen Abgabe der UStVA und bei Firmengründungen muss der Antrag mit dem Wert 0 übermittelt werden. Der Wert kann manuell auf dem Antrag eingetragen werden. Weicht der Abgabezeitraum im Vorjahr oder Folgejahr vom aktuellen Jahr ab, wird mit einem dementsprechenden Hinweis beim Einstieg in die UVA hingewiesen, ob eine Sondervorauszahlung gemacht werden soll oder nicht.

Die Dauerfristverlängerung bezieht sich nur auf die Umsatzsteuervoranmeldung nicht aber auf die ZM oder Jahressteuererklärungen!

Beispiel 

Eine Firma wird 2023 neu gegründet und wird Ende 2023 aufgefordert eine quartalsweise UVA abzugeben. Hier muss im aktuellen Jahr 2023 im 1. Quartal die XML-Datei für den Antrag auf Dauerfristverlängerung erstellt und gesendet werden. Da eine Dauerfristverlängerung normalerweise immer im 4. Quartal für das nächste Jahr gestellt wird, kann der richtige Andruck der richtigen Jahreszahl am Formular nur in einer FIBU 2022 erfolgen. Darum ist es hier notwendig, eine leere FIBU 2022 anzulegen und das Formular im 4. Quartal auszudrucken.

4.2. Berechnung der Sondervorauszahlung

Die Sondervorauszahlung beträgt ein Elftel der Steuerschuld des laufenden Jahres und muss jährlich bis zum 10. Februar angemeldet und entrichtet werden.

Die bereits entrichtete Vorauszahlung darf im Dezember wieder von der Zahllast abgezogen werden (KZ 39 in der Umsatzsteuervoranmeldung).

Bei der Berechnung der Sondervorauszahlung für das nächste Jahr muss sie jedoch wieder dazugerechnet werden.

Die Sondervorauszahlung wird immer für ein Kalenderjahr (Jänner - Dezember) berechnet, auch wenn die Buchhaltung als abweichendes Wirtschaftsjahr geführt wird.

Quartalszahler müssen keine Umsatzsteuer-Sondervorauszahlung leisten. Sie müssen jedoch einmal eine Nullmeldung abgeben.

Um die Bemessungsgrundlage der Sondervorauszahlung zu kontrollieren, empfehlen wir, die Umsatzsteuerverprobung unter dem Menüpunkt UStVA/Meldungen auszudrucken.

Die Umsatzsteuerverprobung ermöglicht Ihnen die Auswertung der Buchungen über das gesamte Jahr. Diese werden für jeden Monat nach UStVA-Kennzeichen getrennt ausgewertet

Unter der Überschrift Kontrolle Zahllast/Gutschrift am Ende der Zeile "Zahllast/Gutschrift XML" wird die Bemessungsgrundlage für die Sondervorauszahlung angedruckt.

Damit die Bemessung automatisch richtig berechnet werden kann müssen für die Monate Jänner bis November XML-Dateien erstellt werden. Der Monat 12, welcher auch in die Berechnung einfließen muss, wird von den Buchungen des Monats 12 gerechnet.

4.3. Umsatzsteuerverprobung - Sondervorauszahlung

Unter der Überschrift "Kontrolle Zahllast/Gutschrift" am Ende der Zeile "Zahllast/Gutschrift XML" wird die Bemessungsgrundlage für die Sondervorauszahlung angedruckt.

Damit die Bemessung automatisch richtig für die UStVA berechnet werden kann, müssen für die Monate Jänner bis November XML-Dateien erstellt werden. Der Monat 12, welcher auch in die Berechnung einfließen muss, wird von den Buchungen des Monats 12 gerechnet.

Die Summenüberschriften sind wie in der UStVA angeordnet:

Verbleibender Betrag

Summe aus den einzelnen Kennzahlen aus der UStVA

Vorauszahlung/Überschuss

Vorauszahlung bzw. Überschuss - Summe der einzelnen Kennzahlen aus der UStVA

39 Sondervorauszahlung

Im Monat 2 wird die Zahlung der Sondervorauszahlung angedruckt. Vorausgesetzt, die Zahlung erfolgt auf das hinterlegte Fixkonto.

Im Monat 12 wird der Abzug der bezahlten Sondervorauszahlung (Kennzahl 39 in der UStVA) angedruckt.Vorausgesetzt, die Zahlung erfolgt auf das hinterlegte Fixkonto.

Ist kein Fixkonto hinterlegt und auch gebucht, wird die Summe in der Kennzahl 39 vom Antrag auf Sondervorauszahlung des vorigen Jahres angedruckt.

83 Verbl. USt-Vorauszahlung

Summe Vorauszahlung/Überschuss und 39 Sondervorauszahlung

Zahllast/Gutschrift XML

Summe der zuletzt erstellten XML-Datei. Für eine korrekte Berechnung der Sondervorauszahlungen in der UStVA müssen für die Monate 1-11 XML-Dateien vorhanden sein.

Differenz

Differenz aus 83 Verbl. USt-Vorauszahlung und Zahllast/Gutschrift XML.

Es handelt sich hierbei NICHT um Steuerdifferenzen, sondern um eine Differenz zwischen gemeldeter XML-Datei und der aktuellen Vorauszahlung/dem aktuellen Überschuss aus den Buchungen.

Achtung! 

Differenzen werden NICHT in der Bemessungsgrundlage für die Sondervorauszahlungen berücksichtigt. Für die Berechnung werden nur die XML-Dateien herangezogen (Überschrift Zahllast/Gutschrift XML). Außer der Monat 12, dieser wird von den Buchungen gerechnet. Weiters werden manuell eingetragene Werte in die UStVA NICHT bei der Bemessung berücksichtigt.

4.4. Sondervorauszahlung in der UStVA

Manuell erfasste Werte in der UStVA werden NICHT in der Berechnung der Bemessungsgrundlage berücksichtigt!

Fixkonto für die Zahlung der Sondervorauszahlung

Unter den Stammdaten -  Fixkonten ist ein Konto für die Sondervorauszahlung ihrer Wahl zu hinterlegen. 

Die Zahlung der Sondervorauszahlung im Februar muss zwingend auf dieses Konto gebucht werden. Es dürfen auch keine weiteren Buchungen auf dieses Konto erfolgen, außer die Umbuchung der Steuern auf das Zahllastkonto. Die Summe dieses Fixkontos wird im Dezember auf das Feld 39 eingetragen und bei der Zahllast berücksichtigt.

Achtung! 

Bei einer konsolidierten UStVA muss in der Fibu-Fibu-Zuordnung als erste Fima jene ausgewählt werden, in der die Sondervorauszahlung bezahlt und auf das Fixkonto gebucht wurde.

5. Archivierung

Wenn Sie dieses Paket nicht erworben haben, öffnet sich nach dem "Sofort Senden und Paketieren" der UStVA (ELSTER-Übermittlung läuft vorher durch) ein Übermittlungsprotokoll als PDF, das Sie drucken oder speichern können.

Wenn die Archivierung eingestellt ist, wird das Protokoll sofort archiviert und nicht gedruckt.

5.1. Vorbereitung

Automatisch archivieren	Wird dieser Parameter aktiviert, können die UStVA-Ausdrucke archiviert werden.
Nummer des Archivs	Hier erfolgt die Hinterlegung der Archivnummer des Archivs, in dem die UStVA abgelegt werden soll. Bei Steuerberatern wird die UStVA standardmäßig im STB-Archiv abgelegt und nicht im Mandantenarchiv. Hinweis  Werden die E-Government-Parameter fürs Archivieren der Erklärungen sowohl auf der STB-Firma als auch auf der Klientenfirma gesetzt, jedoch mit unterschiedlichen Einstellungen, dann wird beim Archivieren immer auf die Einstellungen der STB-Firma zugegriffen.
Archiveinstellungen	1 - Nur Erklärungen 2 - Erklärungen mit Standard-Berechnungsblätter (= BB) 3 - Erklärungen mit Detail-Berechnungsblätter ( = DBB) 4 - Erklärungen mit Standard- und Detail-Berechnungsblätter ( = BB + DBB) BB: Berechnungsblätter = Steuernachweis + KU (Zusätzlich muss der Parameter "Archivdruck deutsche Steuererklärungen" auf "3 - Beide" gesetzt werden) Hinweis  Der Betreff wird vom E-Government-Detail übernommen + dem Wort Berechnungsblätter
Archivdruck deutsche Steuererklärungen	1 - ELSTER-Vorschau 2 - BMD Formulardruck 3 - Beide (es wird die UStVA, das ELSTER-Übermittlungsprotokoll und die Berechnungsblätter archiviert)

Automatisch archivieren	Wird dieser Parameter aktiviert, erfolgt eine Archivierung der UStVA. Es kann aber auch eingestellt werden, dass die Archivierung je nach Einstellung im Pkt. 1 – Allgemein (siehe oben) erfolgt.
Nummer des Archivs	Wird hier nichts eingetragen, wird das Archiv aus dem Pkt. 1 – Allgemein für die Archivierung herangezogen.
Standardkategorie	Hier muss die Kategorie für die Archivierung bekanntgegeben werden.   Achtung!  Die hier hinterlegten Kategorien müssen auch unter den Dokumentenkategorien für das Archiv angelegt werden.
Betreff	Hier kann der Betreff für die Archivierung hinterlegt werden. Folgende Formeln sind möglich: $KurzBez → Kurzbezeichnung der Steuererklärung z. B. U $LangBez → Bezeichnung der Steuererklärung z. B. Umsatzsteuererklärung $ErklJahr → Steuererklärungsjahr $ErklMonat → Abgabemonat $SteuerNr → Finanzamt und Steuernummer   Alle anderen Zeichen/Texte werden fix in den Betreff übernommen.   Beispiel 1. Eingabe im Parameter:   Betreff im Archiv:   2. Eingabe im Parameter:   Betreff im Archiv:

Hinweis 

Wird eine Erklärung als Paket gesendet und durch das Setzen des Status "Databox Ok" automatisch archiviert, so ist dies in der XML-Steuererklärungsliste im Feld "Dokument" als Symbol ersichtlich. Mit einem Doppelklick kann das Dokument geöffnet und angesehen werden.

5.2. Versionierung

6. Fehlercodes ELSTER- Rückmeldungen

FEHLER	LÖSUNG
;Send-NoSig; in der BMDXMLSTEUER.LOG oder in der Fehlermeldung ersichtlicher Fehlercode.	Das ELSTER-Zertifikat ist nicht richtig bzw. gar nicht hinterlegt oder der PIN ist falsch oder nicht hinterlegt.
Eigene UID-Nummer im Firmenstamm fehlt.	Die UID-Nummer muss im Firmenstamm nachgetragen werden. Kontrollieren Sie auch die Firmenvorjahre.
Message Error 1	In der Firewall müssen der Port 80 und 443 freigeschaltet werden.
Die Landesnummer des Vorsatzes ist unterschiedlich zur Steuernummer des ersten Steuerfalles.	Steuernummer bzw. ELSTER-Nummer ist falsch eingetragen. Kontrollieren Sie im Firmenstamm die Steuer- bzw. ELSTER-Nummer. Kontrollieren Sie auch die Firmenvorjahre!
Paket XXXX: Die übergebene Datenartversion ist unbekannt. Fehlercode (610001042)	Kontrollieren Sie die ERIC-Version, diese muss immer aktuell sein. Eventuell wurde das aktuelle Update noch nicht installiert.
Fehlercode (110085077) Bitte nehmen Sie einen Eintrag im  Feld '$Elster[DatenTeil[1]/Nutzdatenblock[1]/Nutzdaten[1]/Anmeldungssteuern(1)/DatenLieferant(1)/Ort(1)$	Kontrollieren Sie im Firmenstamm, ob die Postleitzahl bzw. der Ort fehlt.
Die Clearingstelle ist derzeit nicht für die Bearbeitung von Aufträgen bereit	Kontrollieren Sie die Einstellungen für die Übermittlung der UStVA (Steuerberater, entspricht Firma bzw. Selbsteinreicher) . Kontrollieren Sie auch die Filialeinstellungen, wenn solche vorhanden sind.
Fehlercode (610101210) / fehlerhafter Transferheader	Diese Fehlermeldung weist auf ein abgelaufenes ELSTER-Zertifikat hin oder die ERiC-Version ist nicht aktuell. Kontrollieren Sie die Parametereinstellungen für das ELSTER-Zertifikat bzw. spielen Sie das aktuelle Update ein. Weiters kann es auch sein, dass das ELSTER-Zertifikat nicht vollwertig ist. Im Test-ELSTER wird zwar angezeigt, dass das Zertifikat gültig ist, aber die Testübermittlung schlägt fehl. Hier ist im Elster Online ein vollwertiges Zertifikat zu beantragen. "(Code=130025001 Nachricht=Die verwendete Signatur ist für das von Ihnen gewünschte Verfahren nicht zugelassen, kein vollwertiges Zertifikat (keine Steuernummer vorhanden bei Ansuchen um Zertifikat)" Im ELSTER können Sie unter "Mein ELSTER" die Berechtigungen für das Benutzerkonto ansehen. Hier muss es eine Berechtigung für die UStVA geben. Fehlt diese Berechtigung, so gibt es die Möglichkeit "Funktionen" eines vollwertigen Benutzerkontos freizuschalten.
Paket XXXX: Gesendet;FALES;Send-NoSign;UploadArt=P……… Msg= Die Versandart ist für das angegebene Verfahren nicht erlaubt Fehlercode (610001225)	Diese Fehlermeldung weist auf ein abgelaufenes ELSTER-Zertifikat hin oder die ERIC-Version ist nicht aktuell. Kontrollieren Sie die Parametereinstellungen für das ELSTER-Zertifikat bzw. spielen Sie das aktuelle Update ein.
Zu den Servern konnte keine Verbindung aufgebaut werden. Rückgabewert: Fehlercode (610101278)	Prüfen Sie die Ports 8000 und 443 diese müssen im Internet freigegeben werden. Sie finden die Proxyeinstellungen unter Tools → Einstellungen → Tools Parameter → Internet.
Die Landesnummer des Vorsatzes ist unterschiedlich zur Steuernummer des ersten Steuerfalles.	Kontrollieren Sie im Firmenstamm die Steuernummer oder die Finanzamtnummer (ersten 4 Stellen der ELSTER-Steuernummer muss die Finanzamtnummer sein).
Fehlercode (070089007) Fehler beim Aufruf: (070089007 / Kommunikationsfehler aufgetreten) (Transferheader)-de.elster.zkl.crypto.NoKyExeption	Kontrollieren Sie die aktuellste Version der NTCS und führen Sie ein WebUpdate durch.
Beim Datenaustausch ist ein Fehler aufgetreten Fehlercode(610101271) oder Paket XXXX: Der Datenaustausch ist fehlgeschlagen.	Kontrollieren Sie die Proxyeinstellungen in Ihrem System unter Tools → Einstellungen → Tools Parameter → Internet. Folgende IP-Adressen müssen direkt durchgeschleust werden, und dürfen nicht von Firewall etc. aufgebrochen werden:    ports 8000 und 443 freigegeben Internet - Proxyeinstellungen 62.157.211.59 à datenannahme2.elster.de 80.157.84.22 à datenannahme3.elster.de
Fehlercode (610301200) - Wert bei Zeile 11 Spalte 20 ist leer..	Kontrollieren Sie die Einstellungen für die Übermittlung der UStVA (Steuerberater, entspricht Firma bzw. Selbsteinreicher). Kontrollieren Sie im Firmenstamm die Steuernummer oder die Finanzamtnummer (ersten 4 Stellen der ELSTER-Steuernummer muss die Finanzamtnummer sein). Kontrollieren Sie auch die Filialeinstellungen wenn solche vorhanden sind
Fehlercode (610301150) - UStVA: Es wurden ungültige Steuerzeichen im TransferHeader-Element gefunden	Kontrollieren Sie im Firmenstamm die Telefonnummer, ob hier ein Leerzeichen oder Minus eingetragen ist; kontrollieren Sie den Namen auf Sonderzeichen.
Fehlercode (170015001) Bitte nehmen Sie einen Eintrag im Feld 'knri' vor.	Die UID-Nummer muss im Firmenstamm nachgetragen werden. Kontrollieren Sie auch die Firmenvorjahre.
Fehlercode (610101280) Der Proxyserver erwartet Anmeldedaten	Kontrollieren Sie die Proxyeinstellungen in Ihrem System unter Tools → Einstellungen → Tools Parameter → Internet. Es fehlt der Proxy Eintrag oder es fehlt mindestens der USER bzw. das Passwort.
UStVA: Das Feld darf maximal 30 Zeichen enthalten	Entweder ist der Firmenname oder die Straße zu lange. Aus dem "ß" wird ein "ss". Für den Firmennamen kann die Kurzbezeichnung (Parameter in der UVA) verwendet werden. Öffnen Sie den XML-File und kontrollieren, welches Feld zu lange ist.
Übermittlung fehlgeschlagen -> Details: fehlerhafter Transferheader, Fehlercode (610101210)	Diese Fehlermeldung weist auf ein abgelaufenes ELSTER-Zertifikat hin oder die ERiC-Version ist nicht aktuell. Kontrollieren Sie die Parametereinstellungen für das ELSTER-Zertifikat bzw. spielen Sie das aktuelle Update ein. Weiters kann es auch sein, dass das ELSTER-Zertifikat nicht vollwertig ist. Im Test-ELSTER wird zwar angezeigt, dass das Zertifikat gültig ist, aber die Testübermittlung schlägt fehl. Hier ist im Elster Online ein vollwertiges Zertifikat zu beantragen. "(Code=130025001 Nachricht=Die verwendete Signatur ist für das von Ihnen gewünschte Verfahren nicht zugelassen, kein vollwertiges Zertifikat (keine Steuernummer vorhanden bei Ansuchen um Zertifikat)"
BMDElsterOnline: Fehler bei EricInitialisiere: Fehlercode (610001083) (der Fehler kommt beim Eingeben der Steuernummer am Firmenstamm)	Kontrollieren Sie die ERIC-Version, diese muss immer aktuell sein. Eventuell wurde das aktuelle Update noch nicht installiert.
UStVA: Kein ELSTER Zertifikat oder keine Signaturkarte hinterlegt!	Diese Fehlermeldung weist auf ein fehlendes ELSTER-Zertifikat hin. Kontrollieren Sie die Parametereinstellungen für das ELSTER-Zerfikat.
Die übergebene Datenartversion ist unbekannt Fehlercode (610001042)	Kontrollieren Sie die ERiC-Version, diese muss immer aktuell sein. Eventuell wurde das aktuelle Update noch nicht installiert.
Fehlermeldung UStVA: "Pakte XXXX: Der Datenaustausch ist fehlgeschlagen"	Kontrollieren Sie, ob mit diesem ELSTER-Zertifikat auch wirkliche eine UStVA gesendet werden darf. (LOG-Dateien -> EntladePlugins=False) Im ELSTER können Sie unter "Mein ELSTER" die Berechtigungen für das Benutzerkonto ansehen. Hier muss es eine Berechtigung für die UStVA geben. Fehlt diese Berechtigung, so gibt es die Möglichkeit "Funktionen" eines vollwertigen Benutzerkontos freizuschalten.
Fehlerhafte Übermittlung: Es wurde ein ELSTER PIN allgemein ohne ELSTER Zertifikat gefunden! Bitte hinterlegen Sie entweder das dazugehörige ELSTER Zertifikat oder löschen den ELSTER Pin in den Zugangsdaten in den allgemeinen CRM-Einstellungen	Es wurde ein ELSTER-Pin (firmenbezogen/userbezogen) ohne ELSTER-Zertifikat gefunden! Bitte hinterlegen Sie entweder das dazugehörende ELSTER-Zertifikat (firmenbezogen/userbezogen) oder löschen Sie den ELSTER-Pin in den Zugangsdaten in den allgemeinen CRM-Einstellungen.
Fehlerhafte Übermittlungen: Paket XXXX: Verschlüsselter/authentifizierter Versand gewünscht, aber keine notwendigen Verschlüsselungsparameter angegeben. Fehlercode (610001206)	Kontrollieren Sie die Einstellungen für die Übermittlung der UStVA (Steuerberater, entspricht Firma bzw. Selbsteinreicher).
Fehlerhafte Übermittlungen: Paket XXXX: Die verwendete Signatur ist für das von Ihnen gewünschte Verfahren und Datenart nicht zugelassen. Verfahren: ElsterAnmeldung, Datenart: UStVA -	Diese Fehlermeldung weist auf ein abgelaufenes ELSTER-Zertifikat hin oder die ERiC-Version ist nicht aktuell. Kontrollieren Sie die Parametereinstellungen für das ELSTER-Zertifikat bzw. spielen Sie das aktuelle Update ein. Weiters kann es auch sein, dass das ELSTER-Zertifikat nicht vollwertig ist. Im Test-ELSTER wird zwar angezeigt, dass das Zertifikat gültig ist, aber die Testübermittlung schlägt fehl. Hier ist im ELSTER-Online ein vollwertiges Zertifikat zu beantragen. Im ELSTER können Sie unter "Mein ELSTER" die Berechtigungen für das Benutzerkonto ansehen. Hier muss es eine Berechtigung für die UStVA geben. Fehlt diese Berechtigung, so gibt es die Möglichkeit "Funktionen" eines vollwertigen Benutzerkontos freizuschalten.

 

Siehe auch: Umsatzsteuervoranmeldung Dauerfristverlängerung DE UStVA Ausfüllhilfe Deutschland Buchen mit Filiale

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