Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern der DMS-Vorschlagswerte:
 
Feldbeschreibung DMS-Vorschlagswerte
Archiv
In diesem Feld können Sie das Archiv hinterlegen, in das Dokumente, welche die hinterlegten Kriterien in den Feldern "Dokumentenherkunft", "Firma" und "Person" oder "Datenbestand" erfüllen, archiviert werden sollen. Ist eines der Felder "Firma", "Person" oder "Datenbestand" befüllt, ist die Eingabe eines Archivs zwingend notwendig. Wählen Sie kein Archiv aus, ist das Speichern nicht möglich und Sie erhalten folgende Hinweismeldung:

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Hinweis 
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Es gibt eine Ausnahme, bei der dieses Feld nicht mehr als Pflichtfeld betrachtet wird: wenn die drei Felder "Firma", "Person" oder "Datenbestand" allesamt leer sind. Neben dem Feld "Archiv" erscheint dann rechts der Hinweis, dass das Archiv automatisch zur Firma/Person ermittelt wird:

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Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster DMS-Vorschlagswerte.

Archiv-Nr. aus Makro
Über eine Makrofunktion können Sie die Nummer des Archivs selbst definieren. Diese hat immer höhere Priorität als das Feld "Archiv-Nr.".
Archivierung mit Dialog
Durch diese Eingabe steuern Sie, ob die Archivierung mit Dialog oder im Hintergrund durchgeführt wird. Die Hintergrundarchivierung ist jedoch nur dann möglich, wenn alle notwendigen Daten vorhanden sind (Person, Dokumentenname und Kategorie).

Hinweis 
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Wird definiert, dass die Archivierung im Hintergrund erfolgen soll, werden auch alle anderen möglichen Folge-Dialoge unterdrückt (z. B. Mitarbeiterabfrage-Dialoge bei losgestarteten Workflows).

Betreff
In diesem Feld können Sie den Betreff eintragen, mit dem Dokumente, welche die hinterlegten Kriterien in den Feldern "Dokumentenherkunft", "Firma" und "Person" erfüllen, archiviert werden sollen. Über das Symbol 1087148505001600000.png vor dem Feld können Sie diverse Steuerzeichen einfügen, die für den Betreff herange-zogen werden können. Das Symbol 1087148505001600000_0.png vor dem Feld ermöglicht Ihnen, ein Makro zu hinterlegen, mit dem der gewünschte Betreff ermittelt werden soll.
Datenbestand
In diesem Feld können Sie einen Datenbestand hinterlegen, für den der DMS-Vorschlagswert herangezogen werden soll.

Hinweis 
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Die DMS-Vorschlagswerte können entweder für eine Firma und Person oder für einen Datenbestand erfasst werden. Diese Felder schließen sich gegenseitig aus. Das heißt, wenn Sie beim Erfassen eines DMS-Vorschlagswertes einen Datenbestand eintragen, werden die gegebenenfalls hinterlegte Firma und Person automatisch entfernt.

Dokumentenherkunft
In diesem Pflichtfeld können Sie das auslösende Programm der Dokumentenarchivierung festlegen, für das ein DMS-Vorschlagswert erfasst werden soll.

Hinweis 
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Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie alle Programme in einer übersichtlichen Baumstruktur anzeigen lassen. Weitere Informationen zu diesem Fenster erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenherkunft suchen.

Besonderheiten der Dokumentenherkunft "LEA: Leistungserfassung":
Nähere Informationen zur Dokumentenherkunft "LEA: Leistungserfassung" finden Sie in der Themendokumentation Hintergrundinformationen: Leistungserfassung unter dem Punkt DMS-Funktionen zur Dokumentenzuordnung.

Besonderheiten LOHN:
Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
  • LOHN: Allgemein
  • LOHN: Dialogik-Abrechnung
  • LOHN: Dienstreisen erfassen
  • LOHN: ELDA-Meldungen
  • LOHN: Lohnfirmen
  • LOHN: Dienstnehmervorerfassung
Erstelldatum
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem Sie den DMS-Vorschlagswert erstellt haben.
Ersteller
Zeigt die User-ID jenes Benutzers an, der diesen DMS-Vorschlagswert erstellt hat.
Firma
In diesem Feld können Sie festlegen, für welche Firma der DMS-Vorschlagswert herangezogen werden soll.

Hinweis 
Hinweis.png
Die DMS-Vorschlagswerte können entweder für eine Firma und Person oder für einen Datenbestand erfasst werden. Diese Felder schließen sich gegenseitig aus. Das heißt, wenn Sie beim Erfassen eines DMS-Vorschlagswertes eine Firma eintragen, wird ein gegebenenfalls hinterlegter Datenbestand automatisch entfernt.

Freigabe für Kunde
In dieser Combobox können Sie definieren, ob dieses Dokument für den betroffenen Kunden in BMD Com zur Ansicht freigegeben werden soll und ob er in diesem Zuge eine Benachrichtigung erhalten soll.
Herkunftsdetail
Wenn Sie im Feld Dokumentenherkunft einen Eintrag für eine Druckliste - egal für welches Paket - auswählen, dann stehen Ihnen in diesem Feld alle angelegten Drucklisten dieses Pakets zur Auswahl. Sie können hier für eine bestimmte Druckliste einen eigenen Vorschlagswert erfassen. Dadurch können Sie steuern, dass bestimmte Drucklisten automatisch in andere Archive, auf andere Kategorien etc. archiviert werden, ohne diese Eingaben bei der Archivierung manuell tätigen zu müssen.

Hinweis 
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Wenn Sie im Feld "Dokumentenherkunft" eine Druckliste auswählen, wird standardmäßig im Feld "Herkunftsdetail" (Ohne Herkunftsdetail) vorgeschlagen. Das heißt, dieser Vorschlagswert würde dann für alle Drucklisten in diesem Bereich gelten, für die es keinen eigenen Vorschlagswert gibt.

Das Feld Herkunftsdetail ist nur aktiv, wenn Sie im Feld Dokumentenherkunft einen Drucklisteneintrag - egal für welches Paket - auswählen. Bei jeder anderen Auswahl im Feld "Dokumentenherkunft" ist das Feld "Herkunftsdetail" inaktiv.

Die DMS-Vorschlagswerte werden je Drucklistenart im Zusammenhang mit dem Herkunftsdetail wie folgt ermittelt:

Prio A
Vorschlagswert je Person (die Felder "Firma" und "Person" sind am Vorschlagswert befüllt)

1. Vorschlagswert je Person mit Herkunftsdetail
2. Vorschlagswert je Person ohne Herkunftsdetail
Prio B
Vorschlagswert je Firma (das Feld "Firma" ist am Vorschlagswert befüllt, das Feld "Person" leer)

3. Vorschlagswert je Firma mit Herkunftsdetail

4. Vorschlagswert je Firma ohne Herkunftsdetail
Prio C
Vorschlagswert allgemein (weder das Feld "Firma" noch das Feld "Person" sind am Vorschlagswert befüllt)

5. Vorschlagswert allgemein mit Herkunftsdetail

6. Vorschlagswert allgemein ohne Herkunftsdetail

Beispiel 
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Zum Beispiel können Sie in den CRM Drucklisten abweichende Vorschlagswerte für die DSGVO Datenauskunft für Kunden und DSGVO Datenauskunft für Mitarbeiter hinterlegen, damit diese gleich auf 2 unterschiedliche Dokumentenkategorien archiviert werden und keine Bearbeitung nach der Archivierung mehr notwendig ist bzw. die Archivierung automatisch im Hintergrund abläuft.

ID
In diesem Feld wird die ID des DMS-Vorschlagswertes angezeigt.
Kategorie
In diesem Feld können Sie die Dokumentenkategorie hinterlegen, in die Dokumente, welche die hinterlegten Kriterien in den Feldern "Dokumentenherkunft", "Firma" und "Person" erfüllen, archiviert werden sollen.

Hinweis 
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Die Kategorie für die Archivierung dieser Dokumente kann auch ohne Archiv im DMS-Vorschlagswert definiert werden. Bei der Archivierung wird dann im ermittelten Archiv geprüft, ob eine Archivierung auf diese Kategorie in diesem Archiv möglich ist.

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Welche Rückfallebenen hier zur Anwendung kommen, erfahren Sie in der Hilfe zum Fenster DMS-Vorschlagswerte.

Letzter User
Zeigt die User-ID jenes Benutzers an, der diesen DMS-Vorschlagswert zuletzt bearbeitet hat.
Person
In diesem Feld können Sie die Person hinterlegen, für die der DMS-Vorschlagswert gelten soll.
Person
In diesem Feld können Sie fix jene Person hinterlegen, auf die alle Dokumente von Archivierungsvorgängen, welche die hinterlegten Kriterien in den Feldern "Dokumentenherkunft", "Firma" und "Person" oder "Datenbestand" erfüllen, archiviert werden sollen.

Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie im Feld Archiv ein Archiv hinterlegen. Wenn Sie das Feld Archiv leeren, dann wird auch die in diesem Feld hinterlegte Person gelöscht und dieses Feld deaktiviert.

Hinweis 
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Wenn Sie hier keine Person am Vorschlagswert definieren, wird in erster Priorität auf jene Person archiviert, die in die DMS-Schnittstelle vom archivierenden Programm (z. B. Buchen, Auswertungen ...) übergeben wird. Kann hier keine Person ermittelt werden, wird die am Archiv hinterlegte Standardperson für die Archivierung herangezogen.

Durch dieses Feld erhalten Sie beim Vorschlagswert mit der Dokumentenherkunft "LEA - Auswertungen" die Möglichkeit, Ihre LEA-Auswertungen automatisch auf einen vorab definierten Kunden zu archivieren (z. B. auf einen internen Kunden, auf den Ihre internen Auswertungen gesammelt archiviert werden sollen). Dies betrifft sowohl die manuelle Archivierung einer Auswertung als auch die automatisierte Archivierung im Hintergrund über den Auswertungs-Stapel.

Eine Ausnahme stellen hier die Leistungsverzeichnisse dar, die immer die Leistungen eines Honorarvorschlages bzw. einer Rechnung anzeigen. Aus diesem Grund werden die Leistungsverzeichnisse immer auf den Rechnungsempfänger des Honorarvorschlages und niemals auf den im Feld Person hinterlegten Kunden archiviert.
Änderungsdatum
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des DMS-Vorschlagswertes angezeigt.