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LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Dienstnehmer ummelden

Dieser Assistent führt Sie durch den Ummeldeprozess von Dienstnehmern zwischen Firmen OHNE Firmengruppen.

Fensterbereiche

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Dienstnehmer ummelden

Das Programm führt in sieben Schritten durch den Prozess einer Ummeldung von Dienstnehmern zwischen verschiedenen Firmen.

Schritt 1 – Dienstnehmer ummelden

Dieser Schritt ist nur als Startbildschirm zu verstehen.

Schritt 2 – Firma auswählen

In diesem Schritt werden die Firmen ausgewählt, von der bzw. auf die die Dienstnehmer umgemeldet werden. Weiters ist das Ummeldedatum zu hinterlegen.

Damit eine Lohnfirma als Zielfirma geeignet ist, sind folgende Voraussetzungen nötig:

Die Zielfirma ist bereits eine Lohnfirma.
Die Zielfirma ist im selben Datenbestand wie die Quellfirma.
Weder Zielfirma noch Quellfirma befinden sich in einer Firmengruppe.
Ziel- und Quellfirma müssen in dem Lohnjahr vorhanden sein, in dem das Programm "Dienstnehmer ummelden" gestartet wird. Andernfalls kann die Lohnfirma nicht ausgewählt werden.
Das höchste Lohnjahr von Ziel- und Quellfirma muss identisch sein. Andernfalls weist der Assistent darauf hin:

"Das höchste Lohnjahr der Von-Firma (<DV-Firma>) ist YYYY, während es bei der Auf-Firma (<DV-Firma>) nur YYYY ist. Deshalb kann die Umstellung nicht vorgenommen werden."
Das Jahr des Ummeldestichtags muss in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt sein und auf der Ziel- und Quellfirma existieren. Sollte dies nicht der Fall sein, weist der Assistent mit folgender Meldung darauf hin:

"Das höchste Lohnjahr der Von-Firma (<DV-Firma>) ist YYYY und muss dem Jahr des Ummeldedatums entsprechen. Die Ummeldung kann nur vom Basiseinstellungsjahr YYYY gestartet werden!"
Die Körperschaften, für die in Schritt 4 des Assistenten eine Pflichtzuordnung notwendig ist, sind auf der Zielfirma vorhanden. Zu diesen Körperschaften zählen Finanzamt, ÖGK und Gemeinde. Sollte dies nicht der Fall sein, weist der Assistent mit folgender Meldung darauf hin:

"Auf der Auf-Firma (<DV-Firma>) existiert im Jahr YYYY keine Gemeinde!"
"Auf der Auf-Firma (<DV-Firma>) existiert im Jahr YYYY keine ÖGK!"
"Auf der Auf-Firma (<DV-Firma>) existiert im Jahr YYYY kein Finanzamt!"

Achtung!

Es ist zu beachten, dass über die in Schritt 2 eingegeben Daten automatisch die Erstellung der An- und Abmeldung gestartet wird. Somit ist die händische Erfassung eines Austritts nicht nötig!

Hinweis

Eine Ausnahme bilden Ummeldungen zum Jahreswechsel (per 01.01. eines Jahres).

Hier kann auch dann eine Ummeldung gestartet werden, wenn das Lohnjahr der Zielfirma höher ist als das der Quellfirma bzw. wenn das Jahr des Ummeldestichtages nicht in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegt ist, weil für die Quellfirma noch keine Jahresumstellung durchgeführt wurde.

Beispiel: Ummeldung erfolgt mit 01.01.2026 von Firma A (höchstes Lohnjahr = 2025) auf Firma B (höchstes Lohnjahr = 2026)

Die Ummeldung kann im Lohnjahr 2025 per 01.01.2026 gestartet werden.

Der Dienstnehmer wird im Jahr 2025 auf Firma B angelegt, Ab- und Anmeldungen werden mit 31.12.2025 bzw. 01.01.2026 erzeugt. Eine Jahresumstellung auf 2026 ist noch durchzuführen.

Schritt 3 – Dienstnehmer auswählen

In diesem Schritt wird der Dienstnehmer ausgewählt, welcher umgemeldet werden soll. Eine Mehrfachselektion ist mit dem F8-Symbol möglich.

Damit Dienstnehmer (alle, als Gruppe oder einzeln) umgemeldet werden können, sind folgende Voraussetzungen nötig:

Die Nummern der ausgewählten Dienstnehmer müssen auf der Zielfirma frei sein. Andersfalls weist der Assistent mit folgender Meldung darauf hin:

"Folgende Dienstnehmer können nicht umgemeldet werden, da deren Mitarbeiternummern auf der Ziel-Firma schon belegt sind: <MA-Nummer>"

Mit der Funktion CRM → Stammdaten → Hilfsprogramme → Umstellen → Mitarbeiter umstellen können Mitarbeiter entweder in der Quell- oder in der Zielfirma auf eine neue Nummer verschoben werden.
Der Abrechnungsstatus muss entweder . oder 0 im Monat der Ummeldung sein und es darf keinen Status in einem Folgemonat geben. Bei Status 0 müssen nach der Ummeldung mit dem Assistenten in der Bruttoerfassung die Tage auf der Quellfirma neu berechnet werden und eine Lohnartenneuberechnung muss ausgelöst werden. Können einzelne Dienstnehmer aufgrund des Abrechnungsstatus nicht umgemeldet werden, wird im Fensterbereich "Info" folgende Meldung angezeigt:

"Folgende Diesntnehmer haben im Monat des Ummeldedatums keinen passenden Abrechnungsstatus: <MA-Nummer>"
Der Dienstnehmer muss zum Ummeldedatum ein aufrechtes Dienstverhältnis haben, andernfalls wird folgender Hinweis angezeigt:

"Für folgende Dienstnehmer konnte zum Ummeldedatum kein aufrechtes Dienstverhältnis gefunden werden: <MA-Nummer>"
Zum Ummeldezeitpunkt dürfen in der NLZ-Verwaltung weder laufende Nichtleistungszeiten mit Beginn vor dem Ummeldedatum und Ende zum oder nach dem Ummeldedatum noch solche ohne Enddatum vorhanden sein. Andersfalls erscheint folgender Hinweis:

"Bei den folgenden Dienstnehmern gibt es NLZ, die vor den Ummeldedatum begonnen und nach dem Ummeldedatum beendet wurden oder bei denen kein Endedatum eingetragen ist! <MA-Nummer>
Diese müssen vor Start der Ummeldung beendet werden!"

Damit der DN umgemeldet werden kann, muss die NLZ auf der Quellfirma mit dem Tag vor der Ummeldung beendet werden.
Zur Fortführung der NLZ gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird die NLZ direkt im Anschluss auf der Quellfirma mit Beginn Ummeldedatum gestartet oder man erfasst die offene NLZ nach der Ummeldung auf der Zielfirma.

Schritt 4 – Firmenstammdaten zuordnen

In diesem Schritt erfolgt eine Referenzierung der Körperschaften und Firmeneinstellungen der Quellfirma auf die Zielfirma.

Die Zuordnung wird dauerhaft und jahresunabhängig gespeichert, damit bei der Ummeldung weiterer Dienstnehmer zu einem späteren Zeitpunkt auf diese Daten zugegriffen werden kann. Das Zuordnungsfenster für die Körperschaften wird mit dem F8-Symbol geöffnet.

Eine Zuordnung für

Finanzamt
ÖGK
Gemeinde

ist zwingend notwendig. Ohne diese Zuordnung kann nicht auf den nächsten Schritt des Assistenten gesprungen werden.

Die auszahlende Bank des Dienstnehmers wird auf die Hauptbankverbindung der Zielfirma umgestellt und nicht zugeordnet. Liegen mehrere Bankverbindungen der Zielfirma vor, dann ist nach der Ummeldung ggf. die auszahlende Bank des Dienstnehmers auf der Zielfirma manuell im Programm "Dienstnehmer" zu ändern.

Schritt 5 – Ummeldung starten

In diesem Schritt wird die Ummeldung gestartet. In den bisherigen Schritten des Assistenten wurden vorbereitende Daten für den Ummeldeprozess erfasst. Der Ummeldeprozess wurde jedoch noch nicht durchgeführt. Dies erfolgt erst mit einem Klick auf "Weiter" in diesem Schritt. Die Ausführung des Ummeldeprozesses nimmt einige Zeit in Anspruch. Brechen Sie einen gestarteten Ummeldeprozess nicht ab.

Schritt 6 – Info/Nachbearbeitung

In diesem Schritt werden die Logdateien zum Ummeldeprozess angezeigt. Die Logdateien können auch im Nachhinein über die Funktion "Extras" → "Logdateien ansehen" eingesehen werden.

Schritt 7 – Fertig

Mit diesem Schritt verabschiedet sich der Assistent von Ihnen.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Extras
Logdateien ansehen	Die Logdateien sollten insbesondere im Fehlerfall durchgesehen werden. Auch im Nachhinein können die Logdateien zu einer bereits durchgeführten Ummeldung angezeigt werden.

Arbeiten nach Ausführung des Assistenten

Nachdem der Assistent erfolgreich ausgeführt worden ist, sind die Dienstnehmer auf der Zielfirma vorhanden.

Folgende Daten werden NICHT auf die Zielfirma übernommen:

Es werden keine Parametereinstellungen übernommen. Ggf. ist im Nachgang die Parametrierung der Zielfirma zu überarbeiten.
Firmenstammdaten werden nicht übernommen, sondern im Schritt 4 des Assistenten zugeordnet.
CRM Firmenstammdaten werden nicht überschrieben.
Gemeinde- bzw. Kostenverteilungen bei Dienstnehmern werden nicht übernommen. Sowohl Gemeinde- als auch Kostenverteilungen der umgemeldeten Dienstnehmer sind auf der Zielfirma ggf. neu zu erfassen.
Kollektivverträge werden nicht übernommen. Kontrollieren Sie ggf. die Einstufung der Dienstnehmer auf der Zielfirma. Möglicherweise hat sich durch deren Ummeldung das Aufgabengebiet geändert und die Dienstnehmer sind anders einzustufen.
Historische Daten wie in den Feldern "Abteilungsleitung" und "Geschäftsführung" hinterlegte Führungskräfte des umgemeldeten Dienstnehmers werden nicht übernommen. Nach der Ummeldung müssen in der Zielfirma die Position des Dienstnehmers sowie seine Führungskräfte (Abteilungsleitung und Geschäftsführung) und etwaige Stellvertreter erneut hinterlegt werden.
Notizen am Dienstnehmer werden nicht auf die Zielfirma übertragen und sind ggf. manuell nachzupflegen.
Schnitte werden nicht übernommen. Die Schnitttöpfe sind erneut von der Lohnfirma auf die Dienstnehmer zu kopieren. Gegebenenfalls ist die Berechnungsbasis manuell zu erfassen oder zu importieren.
Die Felder der Vordienstbezüge am Reiter "Finanzamt" sind am Dienstnehmerstamm zu kontrollieren und ggf. anzupassen.

Einige Daten des originalen Dienstnehmers werden NICHT auf die Zielfirma mitübernommen. Konkret handelt es sich um folgende Daten:

Folgende Felder werden auf den Standardwert zurückgesetzt:

Pendlerpauschale (keine Pendlerpauschale)
Aliq. Pendlerpauschale (keine Pendlerpauschale)
Alleinverdiener (nein)

Hinweis

Diese Daten können deshalb nicht auf die Zielfirma übernommen werden, weil bei der Zielfirma neue Formulare zur Berücksichtigung von "FABO+"-Betrag bzw. Pendlerpauschales bzw. AVAE abzugeben sind und die Daten von Angehörigen nachzupflegen sind (Stand Oktober 2024).

Hinweis

Eine detaillierte Anleitung zu den Nacharbeiten betreffend "Dienstnehmer ummelden" finden Sie im folgenden Dokument:

Dienstnehmer ummelden - Nacharbeiten

ELDA-Meldungen im Zuge der Ummeldung

Beim Programm "Dienstnehmer ummelden" ist die Frage, ob auf dem durch die Ummeldung auf der Zielfirma neu erstellten Dienstverhältnis eine ELDA-Anmeldung erzeugt wird, abhängig davon, ob bereits eine ELDA-Abmeldung erstellt und gesendet worden ist. Dies hängt maßgeblich vom Ruhendstatus des umgemeldeten Dienstverhältnisses ab.

Prinzipiell könnte man sich auch die Frage stellen, ob der Dienstnehmer abzumelden ist, falls anstelle der Ummeldung ein Austritt auf der Quellfirma erfolgen würde. Falls auf der Quellfirma bereits eine ELDA-Abmeldung gesendet worden ist, dann ist der Dienstnehmer bereits abgemeldet und darf somit durch die Ummeldung nicht angemeldet werden.

Grundsätzlich können dabei drei Gruppen vom Ruhendstatus unterschieden werden:

Nicht ruhend: Hier wird im Zuge des Assistenten "Dienstnehmer ummelden" immer eine ELDA-Abmeldung auf der Quellfirma und eine ELDA-Anmeldung auf der Zielfirma erzeugt.
Mutterschutz, Präsenzdienst, Truppenübung, Zivildienst: Hier ist der Dienstnehmer zwar von der SV abgemeldet, aber für die BV in den meisten Fällen sehr wohl angemeldet. Es müssen folgende zwei Fälle unterschieden werden:
- Betriebliche Vorsorge = "Ja": Der Dienstnehmer ist für die BV angemeldet. Durch die Ummeldung muss eine ELDA-Anmeldung auf dem durch die Ummeldung erstellten Dienstverhältnis in der Zielfirma erzeugt werden.
- Abfertigung alt → Betriebliche Vorsorge = "Nein": Der Dienstnehmer wurde in der Quellfirma von der SV und BV komplett abgemeldet bzw. war bei der BV vorher nicht angemeldet. Es wird keine ELDA-Anmeldung für die BV auf der Zielfirma erzeugt.
Alle übrigen Ruhendstati wie Karenz, Bildungskarenz etc.: Hier ist der Dienstnehmer auf der Quellfirma bereits komplett abgemeldet. Durch die Ummeldung wird in diesem Fall keine ELDA-Anmeldung erzeugt.

Falls aufgrund des Ruhendstatus am neu erstellten Dienstverhältnis in der Zielfirma keine ELDA-Anmeldung durch das Programm erzeugt wird, wird folgende Meldung ausgegeben:

"Für dieses Dienstverhältnis wurde keine ELDA-Anmeldung erzeugt, weil es sich um ein ruhendes Dienstverhältnis handelt, welches schon von ELDA abgemeldet ist. Bitte kontrollieren Sie die ELDA-Meldungen dieses Dienstnehmers und erzeugen Sie eine ELDA-Anmeldung zum gegebenen Zeitpunkt manuell."

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Siehe auch:

Dienstnehmer ummelden - Nacharbeiten

Ummeldung im Konzern