Dienstnehmer ummelden - Nacharbeiten
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste SchritteAllgemeines
Dieses Dokument bietet eine klare Anleitung, um die nach der Programmfunktion "Dienstnehmer ummelden" anstehenden Nacharbeiten systematisch zu organisieren – von der Priorisierung der wichtigsten Schritte bis hin zu praktischen Lösungsansätzen. Dabei liegt der Fokus darauf, den Aufwand zu minimieren und Abläufe mittel Workarounds zu vereinfachen.
Achtung!
 | Sollten Dienstnehmer innerhalb eines Konzerns bzw. Firmengruppe umgemeldet werden, handelt es sich um eine Ummeldung im Konzern. Weitere Informationen dazu sind hier zu entnehmen: Ummeldung im Konzern |
Im Kapitel 2 wird auf die Vorraussetzungen hingewiesen, um den Assistenten "Dienstnehmer ummelden" verwenden zu können.
Im Kapitel 3 erfahren Sie, welche Daten nicht übernommen werden und wie die fehlenden Daten in Form diverser Nacharbeiten einzupflegen sind.
Dienstnehmer ummelden – Assistent
Eine genauere Beschreibung zum Assistent "Dienstnehmer ummelden" finden Sie unter Dienstnehmer ummelden.
Damit der Assistent reibungslos funktioniert, sind folgende Voraussetzungen nötig:
- Die Zielfirma ist bereits eine Lohnfirma.
- Die Zielfirma ist im selben Datenbestand wie die Quellfirma.
- Weder Zielfirma noch Quellfirma befinden sich in einer Firmengruppe.
- Ziel- und Quellfirma müssen in dem Lohnjahr vorhanden sein, in dem das Programm "Dienstnehmer ummelden" gestartet wird. Andernfalls kann die Lohnfirma nicht ausgewählt werden.
- Das höchste Lohnjahr von Ziel- und Quellfirma muss identisch sein.
- Das Jahr des Ummeldestichtags muss auf Ziel- und Quellfirma existieren.
- Die Körperschaften, für die in Schritt 4 des Assistenten eine Pflichtzuordnung notwendig ist, sind auf der Zielfirma vorhanden. Zu diesen Körperschaften zählen Finanzamt, ÖGK und Gemeinde.
Nacharbeiten
Nach dem Ausführen des Assistenten sind folgende Arbeiten zu verrichten, da nicht alle Daten in die Zielfirma übernommen werden:
Allgemeine bzw. firmenbezogene Parametereinstellungen
Die firmenbezogenen Parameter müssen nach der Ummeldung ggf. noch an die Bedingungen der Zielfirma angepasst werden, da in der Zielfirma möglicherweise andere Vorgehensweisen bzw. Einstellungen erforderlich sind.
Es gibt folgende Optionen, um die Überprüfung oder Anpassung effizienter und mit weniger Aufwand durchzuführen.
Bildschirmansicht
Unter dem Paket TOOLS → Tools → Einstellungen → Parameter → Alle Parameter gibt es die Möglichkeit, alle Parameter in Form einer Bildschirmansicht zu kontrollieren. Dies ist für den Vergleich bzw. Abgleich der Parameter nützlich.
Es empfiehlt sich, mithilfe von Filtern die Daten auszuwerten.
Ausdruck
Um die Parameter der Zielfirma mit denen der Quellfirma zu vergleichen, können die firmenbezogenen Parameter aus der Quellfirma ausgedruckt werden.
Zuerst ist am Reiter "Firmenbezogene Einstellungen" im Feld "Firma" die richtige Firma (Quellfirma) auszuwählen.
Weiters wird unter "Ausdruck" die Ausprägung "alle firmenbezogene Einstellungen" selektiert.
Danach öffnet sich eine Druckvorschau, wo die allgemeinen und firmenbezogenen Einstellungen gesammelt angezeigt werden. Mit diesem Ausdruck können die Parameter der Zielfirma verglichen bzw. abgeglichen werden.
Firmenstammdaten
Es werden keine Firmenstammdaten übernnomme, außer jene, die im Assistenten unter Schritt 4 zugeordnet worden sind. Dabei handelt es sich um die Stammdaten der Institutionen, Finanzamt, ÖGK und Gemeinde.
Weitere Änderungen an den Firmenstammdaten müssen bei Bedarf in der Zielfirma manuell überarbeitet werden.
Gemeinde- bzw. Kostenverteilung
Bei der Ummeldung auf die Zielfirma sind die bestehenden Gemeinde- und Kostenverteilungen sorgfältig zu prüfen. Es müssen diese Informationen neu erfasst werden, da sie möglicherweise mit den Daten der Quellfirma nicht übereinstimmen und somit auch nicht von der Quellfirma im Zuge des Ummeldens übernommen werden.
Alternativ besteht die Möglichkeit, die vorhandenen Daten durch einen gezielten Import zu übernehmen. Ein Stammdatenimport kann Zeit ersparen – vorausgesetzt, die Daten auf der Quellfirma sind vollständig und aktuell.
Hinweis
 | Weitere Informationen zum Import von Gemeinde- bzw. Kostenverteilungen finden Sie unter Gemeindeverteilungen importieren und Kostenverteilungen importieren. |
Kollektivvertrag
Im Dienstnehmerstamm am Reiter "Kollektivvertrag" sind die Felder nach einer Ummeldung nicht befüllt.
Möglicherweise hat sich durch die Ummeldung das Aufgabengebiet geändert und die Dienstnehmer sind anders einzustufen. Die Daten können manuell eingegeben oder per Import übernommen werden.
Hinweis
| Zusätzliche Informationen zum Import sind unter Dienstnehmer importieren zu finden. |
Historische Daten
Nachdem die Funktion "Dienstnehmer ummelden" ausgeführt worden ist, sind folgende relevanten Felder nach der Ummeldung anzupassen:
- Abteilungsleitung
- Geschäftsführung
- Stellvertreter
- KORE-Stammdaten (Kostenstelle, Kostenträger, KORE-Abteilung ..)
Achtung!
| Auch weitere essentielle historische Daten sollten vor der ersten Abrechnung in der Zielfirma kontrolliert werden! |
Hinweis
| Zusätzliche Informationen zum Import sind unter Dienstnehmer importieren zu finden. |
Schnitte
Die Schnittverwaltung ist in der Zielfirma erneut anzulegen, da die Schnitttöpfe inkl. Schnittlohnartenzuordnung aus der Quellfirma nicht übernommen werden.
Der Hintergrund davon ist, dass die Schnittlogik der Quell- und Zielfirma abweichen können und somit für eine korrekte Abrechnung die Daten neu zu erfassen sind.
Ist die Schnittverwaltung zwischen Quell- und Zielfirma identisch, kann wie folgt vorgegangen werden:
Im ersten Schritt müssen die Schnitte erneut von der Quellfirma auf die Zielfirma und im zweiten Schritt von der Quellfirma auf die Dienstnehmer kopiert werden.
Um die Schnitte von der Quellfirma auf die Zielfirma zu kopieren führt man folgende Funktion aus:
LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter Schnitte - Vorschlag → Funktionen → Schnittvorschlag kopieren auf Firma
Schließlich können die Schnitte auf Dienstnehmerebene kopiert werden:
LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter Schnitte - Vorschlag → Funktionen → Schnittvorschlag kopieren auf Dienstnehmer.
 Schnittvorschlag kopieren auf Firma | Mit dieser Funktion können Schnittvorschlagswerte von der markierten Firma auf eine andere Firma kopiert werden. Nach Auswahl der zu kopierenden Schnitte können bestehende Datensätze ggf. geändert werden. |
| Schnittvorschlag kopieren auf Dienstnehmer | Mit dieser Funktion können Schnittvorschlagswerte von der markierten Firma auf die Dienstnehmer dieser Firma kopiert werden. Nach Auswahl der zu kopierenden Schnitte können bestehende Datensätze ggf. geändert werden. |
Hinweis
| Weitere Informationen zum Import der Berechnungsbasis für Schnitte sind folgendem Onlinehilfedokument zu entnehmen: Berechnungsbasis für Schnitte importieren |
Pendlerpauschale/Familienbonus Plus/Alleinverdiener
Unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Finanzamt" werden folgende Felder nicht befüllt und sind nachzuerfassen:
- Familienbonus Plus
- Indiv. Pendlerpauschale/Monat
- Aliq. Pendlerpauschale Folgemonat
- AVAE-Betrag
- AVAE Kinder
Folgende Felder werden auf den Standardwert zurückgesetzt:
- Pendlerpauschale (kein Pendlerpauschale)
- Aliq. Pendlerpauschale (kein Pendlerpauschale)
- Alleinverdiener/-erzieher (nein)
Achtung!
| Die genannten Felder können nicht direkt übernommen werden, da die Zielfirma für die Abwicklung des "FABO+"-Betrags, des Pendlerpauschales sowie des AVAE neue, spezifische Formulare vorgibt. Da diese Angaben in direktem Zusammenhang mit den Daten der Angehörigen stehen, ist es verpflichtend, dass die zuvor genannten Felder im Rahmen der neuen Formulare erfasst und aktuell gehalt werden. |
Pfändungen
Bei einer Ummeldung in eine neue Firma müssen bestehende Pfändungen vor der ersten Gehaltsabrechnung in der Zielfirma erneut manuell angelegt oder über einen separaten Importvorgang übertragen werden, da diese Informationen nicht automatisch mit der Ummeldung übernommen werden. Die Daten können nicht übertragen werden, da der Gläubiger unter den CRM und LOHN Firmendaten geführt wird.
Hinweis
| Weitere Informationen zum Import von Pfändungen sind folgendem Onlinehilfedokument zu entnehmen: Pfändungen importieren |
Vordienstbezüge
Sollte eine Ummeldung außerhalb des regulären Jahreswechsels erfolgen, sind im Dienstnehmerstamm am Reiter "Finanzamt" folgende Felder zu kontrollieren und ggf. anzupassen:
- VDZ Bmg Jahressechstel
- VDZ SV-Sonderzahlung
- VDZ Brutto (210)
- VDZ § 67 Abs. 1,2 (220)
- VDZ SV § 67 Abs. 1,2 (225)
Sonderzahlungen
Die Ummeldung wird programmseitig wie ein arbeitsrechtlicher Austritt auf der alten Firma und ein Eintritt auf der neuen Firma behandelt. Bei der Berechnung von Sonderzahlungen wird auf der alten Firma bis zum Austritt aliquotiert und auf der neuen Firma ab dem Ummeldestichtag. Dies ist optimal, falls die Sonderzahlungen jeweils auf der alten und der neuen Firma anteilig ausbezahlt werden.
Falls die Sonderzahlungen zur Gänze von der neuen Firma übernommen werden kann dies durch Abrechnung der Lohnart 7485 "SZ-Beobachtungszeitraum erhöhen (+)" bewerkstelligt werden. Weitere Details entnehmen Sie der FAQ Wie kann der Zeitraum für die Aliquotierung in einer Berechnung beeinflusst werden?
