Fahrtkostenersatz
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
In diesem Dokument werden einige Fahrkostenersätze und Kostenübernahmen erklärt und unterschieden. Eruieren Sie welche Kostenübernahme bzw. Kostenersatz nach welchem Paragrafen Sie im konkreten Fall abrechnen wollen. Die jeweiligen Themen sind detailliert beschrieben. Sie finden Lohnartenstammblätter sowie Details zur Eingabe in der Bruttoerfassung, der Abrechnung oder dem Jahreslohnzettel.
Das Dokument beinhaltet:
- Jobticket bzw. Kostenübernahme gemäß §26 Z5 lit. b EStG
- SV-freier Fahrtersatz
- Fiktive Aufwandskostenersätze
Jobticket bzw. Kostenübernahme gemäß §26 Z5 lit. b EStG
Der §26 Z 5 lit b EStG besagt:
"§ 26. Zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gehören nicht:
5. a) Die Beförderung des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit Fahrzeugen in der Art eines Massenbeförderungsmittels befördert oder befördern lässt (Werkverkehr).
b) Die Übernahme der Kosten der Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein Massenbeförderungsmittel durch den Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer, sofern die Karte zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist."
In der Vorlage für den Jahreslohnzettel L16 für das Kalenderjahr 2021 sind insbesondere folgende zwei Felder in Bezug auf die Kostenübernahme für Massenverkehrsmittel (Jobticket) und Werkverkehr neu aufgenommen worden:
"§ 26. Zu den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit gehören nicht:
5. a) Die Beförderung des Arbeitnehmers, wenn der Arbeitgeber seine Arbeitnehmer zwischen Wohnung und Arbeitsstätte mit Fahrzeugen in der Art eines Massenbeförderungsmittels befördert oder befördern lässt (Werkverkehr).
b) Die Übernahme der Kosten der Wochen-, Monats- oder Jahreskarte für ein Massenbeförderungsmittel durch den Arbeitgeber für seine Arbeitnehmer, sofern die Karte zumindest am Wohn- oder Arbeitsort gültig ist."
In der Vorlage für den Jahreslohnzettel L16 für das Kalenderjahr 2021 sind insbesondere folgende zwei Felder in Bezug auf die Kostenübernahme für Massenverkehrsmittel (Jobticket) und Werkverkehr neu aufgenommen worden:
- Übernommene Kosten für Massenverkehrsmittel und Werkverkehr, Anzahl der Kalendermonate: Programmtechnisch wird in diesem Feld jene Anzahl an Kalendermonaten ausgegeben, in denen im Programm LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer das Feld "Werkverkehr/Jobticket" mit "Ja" gekennzeichnet wurde oder eine Lohnart mit der Lohnsteuer-Pflichtigkeit "§ 26 Z 5 lit b (Kostenübernahme Massenverkehrsmittel)" abgerechnet wurde. Am Lohnzettelausdruck (L16) im Programm heißt das Feld aus Platzgründen "Massenverkehrsm./Werkverkehr, Monate".
- Kostenübernahme gemäß § 26 Z 5 lit. b: Hier wird die Summe der Beträge all jener Lohnarten eingetragen, die mit der Lohnsteuer-Pfichtigkeit "§ 26 Z 5 lit b (Kostenübernahme Massenverkehrsmittel)" abgerechnet worden sind. Am Lohnzettelausdruck (L16) im Programm heißt das Feld aus Platzgründen "Kostenübernahme gemäß § 26 Z5 lit. b".
Für diese Zwecke wurde die neue Ausprägung "§ 26 Z 5 lit b (Kostenübernahme Massenverkehrmittel)" im Feld "Lohnsteuer (gem. EStG)" im Programm LOHN → Stammdaten → Lohnarten am Reiter "Pflichtigkeiten" implementiert.
Je nachdem, ob die vom Dienstgeber übernommenen Kosten über die Lohnverrechnung zur Auszahlung kommen oder nicht, werden zwei Lohnarten empfohlen:
- Lohnart 2820 "Öffi-Ticket": Diese Lohnart wird ausbezahlt und muss dementsprechend auch verbucht werden. Hinterlegen Sie bei der Lohnart eine passende Fibukontorefenzierungsgruppe oder legen Sie bei Bedarf eine neue individuelle Kontoreferenzierungsgruppe an. Ordnen Sie diese Lohnart allen erforderlichen Lohnartengruppen (z. B. 290 "Barauslagen") zu und stellen Sie sicher, dass die Lohnart beispielsweise nicht zum Brutto- bzw. Nettoentgelt in der Konjunkturstatistik gezählt wird.
- Lohnart 2822 "Öffi-Ticket (Info für L16)": Diese Lohnart wird nicht ausbezahlt (Pflichtigkeit "Brutto" = "Nein") und auch nicht verbucht.
Beide Lohnarten verfügen über eine Betragseingabe und haben die oben beschriebene Ausprägung "§ 26 Z 5 lit b (Kostenübernahme Massenverkehrsmittel)" im Feld "Lohnsteuer (gem. EStG)" eingestellt.
Zur Abrechnung eines Öffi-Tickets und dessen Rückzahlung im Rahmen eines Austritts wurden folgende fünf Lohnarten vorbereitet.
Nachfolgende sind einige Besonderheiten zu diesen Lohnarten genannt. Details sind den Lohnartenstammblättern zu entnehmen.
Nachfolgende sind einige Besonderheiten zu diesen Lohnarten genannt. Details sind den Lohnartenstammblättern zu entnehmen.
LA 2820 "Öffi-Ticket"
Diese Lohnart entspricht der seit Mitte des Jahres 2021 bekannten Lohnart für die Kostenübernahme gemäß § 26 Z 5 lit. b EStG. Es wird ein positiver Betrag erfasst, der ins Brutto geht und somit ausbezahlt wird.
LA 2822 "Öffi-Ticket (Info für L16)"
Diese Lohnart entspricht dem bisherigen Jobticket (Info für L16). Es handelt sich auch hier um eine Kostenübernahme gemäß § 26 Z 5 lit. b EStG. Ein positiver Betrag wird erfasst, allerdings ist die Lohnart nicht ins Brutto gesteuert und es kommt zu keiner Auszahlung über die Lohnverrechnung. Diese Lohnart wird auch nicht verbucht.
LA 2824 "Öffi-Ticket Rückzahlung"
Diese Lohnart wird verwendet, wenn eine Rückzahlung des Öffi-Tickets bei Dienstverhältnisende vereinbart worden ist und der Austritt im selben Jahr wie der Kauf bzw. die Abrechnung des Öffi-Tickets erfolgt ist. Im Prinzip ist diese Lohnart deckungsgleich zu Lohnart 2820, allerdings ist der Betrag immer negativ. Achten Sie darauf, dass die Lohnarten 2820 und 2824 gleich verbucht werden und die Rückzahlung die Zahlung auch am Fibu-Konto ausgleicht. Diese Lohnart kann auch in einem ruhenden Dienstverhältnis erfasst werden (Austritt während Karenz).
LA 2826 "Öffi-Ticket Rückzahlung aus Vorjahr"
Diese Lohnart wird verwendet, wenn eine Rückzahlung des Öffi-Tickets bei Dienstverhältnisende vereinbart worden ist und der Kauf bzw. die Abrechnung des Öffi-Tickets im Vorjahr des Austritts erfolgt ist. Der Betrag dieser Lohnart ist immer negativ. Wichtig ist, dass diese Lohnart die Pflichtigkeit "Brutto" = "Ja" und die Pflichtigkeit "Lohnsteuer (gem. EStG)" = "Nein" hat. Achten Sie darauf, dass die Lohnarten 2820 und 2826 gleich verbucht werden und die Rückzahlung die Zahlung auch am Fibu-Konto ausgleicht. Diese Lohnart kann in einem ruhenden Dienstverhältnis erfasst werden (Austritt während Karenz).
LA 2828 "Öffi-Ticket (Sachbezug bei DV-Ende)"
Diese Lohnart wird verwendet, wenn keine Rückzahlung des Öffi-Tickets vereinart worden ist und somit ein Sachbezug nach Dienstverhältnisende entsteht. Jener Teil des Öffi-Tickets, der nach dem Austritt zu einem Sachbezug wird, ist als positiver Betrag auf dieser Lohnart zu erfassen. Hinsichtlich der Lohnsteuer wird sie nach § 67 Abs. 1, 2 EStG wie eine Sonderzahlung behandelt. Die Lohnart ist DB-, DZ- und Kommunalsteuer-pflichtig. Bei Pfändungen wird sie wie eine freiwillige Abfertigung behandelt. Bei dieser Lohnart werden nur die Lohnnebenkosten auf Kostentypen aufgeteilt.
Jahreslohnzettel und Lohnkonto
Zu beachten ist das Feld "Werkverkehr/Jobticket" in den "Monatlichen Daten" des Dienstnehmer-Lohnkontos. Hier wird mit "Ja" bzw. "Nein" die Einstellung des gleichnamigen Feldes im Programm Dienstnehmer abgebildet. Diese kann jedoch wie oben beschrieben von der Anzahl der Monate mit Massenverkehrsmittel bzw. Werkverkehr am Jahreslohnzettel (L16) abweichen.
Öffi-/Jobticket/Werkverkehr
Falls eine Stammdatenänderungslohnart für das Feld "Öffi-/Jobticket/Werkverkehr" benötigt wird, kann diese entsprechend dem Lohnartenstammblatt für die Lohnart 7493 "Öffi-/Jobticket/Werkverkehr - MA-Stamm" angelegt werden.
Diese Lohnart hat eine Berechnung im Feld "Berechnungsnummer Stammdatenfeld" hinterlegt, die folgendermaßen definiert ist: Es wird abgefragt, ob in diesem Monat eine Lohnart mit der Lohnsteuer-Pflichtigkeit § 26 Z 5 lit. b EStG abgerechnet worden ist. Falls ja, ist das Endergebnis 1, das bedeutet, das Stammdatenfeld "Öffi-/Jobticket/Werkverkehr" wird auf "Ja" gesetzt. Ansonsten ist das Endergebnis 0, das bedeutet, das Stammdatenfeld "Öffi-/Jobticket/Werkverkehr" wird auf "Nein" gesetzt.
SV-freier Fahrtersatz
SV-beitragsfreie Leistungen werden während der Zeit eines Urlaubs oder Feiertags SV-pflichtig. Um dies umzusetzen, sind 2 Varianten möglich:
Variante 1 – monatlichen einen SV-freien und SV-pflichtigen Anteil abrechnen
Die Lohnart 2800 repräsentiert einen SV-freien Fahrersatz. Als Ergänzung wird des Weiteren die Lohnart 2810 als SV-pflichtiger Fahrtersatz zur Verfügung gestellt. Beides sind fixe Lohnarten und dazu gedacht, dass sie jeden Monat abgerechnet werden. Hier rechnet man 11/12 des monatlichen Gesamtbetrags mit der Lohnart 2800 und 1/12 mit der Lohnart 2810 ab. Die Werte können durch eine Berechnung ermittelt oder im Fixwertspeicher erfasst werden. Jeder Monat ist für sich abgeschlossen betrachtet worden, weshalb bei einem unterjährigen Austritt/Eintritt oder einem Wechsel in ein ruhendes Dienstverhältnis etc. diesbezüglich nichts Wesentliches zu beachten ist.
Variante 2 – 11-mal SV-frei und 1-mal SV-pflichtig abrechnen
In der Praxis besteht häufig der Wunsch, den Fahrtkostenersatz über das Jahr betrachtet 11-mal SV-frei und 1-mal SV-pflichtig abzurechnen. Mit dem einen Monat, in dem der Fahrtkostenersatz SV-pflichtig abgerechnet wird, wird auf den Jahresurlaub bzw. auf Feiertage Rücksicht genommen. Eine sehr elegante Lösung ist es, in allen Monaten die SV-freie Lohnart 2800 für den Fahrtkostenersatz zu verwenden. Insofern kann man den Fixwertspeicher nutzen und die Lohnart als fixe Lohnart definieren. In jenem Monat, in dem der Fahrtkostenersatz SV-pflichtig gerechnet werden soll, wird eine zusätzliche Lohnart abgerechnet, die allein die SV-Pflichtigkeit, BV-Pflicht hat und wie ein laufender Bezug gepfändet werden kann. Dazu darf nicht die Lohnart 2810 verwendet werden! Diese SV-pflichtige Lohnart kann im gewüschten Monat als Terminlohnart hinterlegt werden. Unterjährige Austritte/Eintritte oder ein Wechsel in ein ruhendes Dienstverhältnis müssen bei dieser Variante manuell berücksichtigt werden.
Fiktive Aufwandsersätze
Die neue Fahrtkostenersatzverordnung (BGBl. II Nr. 288/2024 vom 24.10.2024) sieht ab 01.01.2025 die Möglichkeit vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Fahrtkosten für eine Dienstreise (§ 26 Z 4 EStG) nicht nur in Höhe des tatsächlichen Fahrscheinpreises ersetzen kann, sondern alternativ auch folgende zwei Optionen bestehen:
- Pauschaler Beförderungszuschuss nach angefallenen Kilometern
Hier ist eine Staffelung zu beachten:für die ersten 50 km € 0,50 für weitere 250 km € 0,20 darüber hinausgehende km € 0,10
Insgesamt darf der abgabenfreie Beförderungszuschuss je Wegstrecke € 109,00 nicht übersteigen. Für die Umsetzung in der Praxis ist es ratsam, drei Lohnarten mit entsprechenden Fixwerten anzulegen. Verwenden Sie als Kopiervorlage die KM-Geld-Lohnart mit Mengen-/Satz-Eingabe und hinterlegen Sie die Fixwerte im (General-)KV. Diese Lohnarten können in der Dienstreiseerfassung oder in der Bruttoerfassung eingegeben werden. Eine Automatik mit Eingabelohnart, die dann eine Aufteilung auf die drei Lohnarten auslöst, ist in der Praxis nicht umzusetzen, weil die KM-Grenze pro Dienstreise und nicht pro Monat zu prüfen ist. - Ersatz der fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel (z. B. ÖBB-Ticket 2. Klasse)
Eine ähnliche Variante wurde bisher bereits von der Finanzverwaltung geduldet. Aufgrund der Gesetzwerdung wird davon ausgegangen, dass dieser Fall nun auch in der Lohnkonten-Verordnung aufgenommen wird und daher am Lohnkonto und am L16 ausgewiesen werden muss. Verwenden Sie als Kopiervorlage eine bestehende "freie" Diätenlohnart. Diese Lohnart kann in der Dienstreiseerfassung oder in der Bruttoerfassung eingegeben werden.
Zu beachten ist der abgabenfreie Höchstbetrag in Höhe von € 2.450,00 pro Kalenderjahr (für beide Varianten gemeinsam). Da die Lohnarten keine eigenen Pflichtigkeiten haben, kann auf der Abrechnungskontrolle kein Hinweis angedruckt werden. Denkbar sind Lösungen mit Infolohnarten, die Jahressummen ermitteln und anzeigen, und je nach konkreten Konstellationen auch Umschichtungen auf pflichtige Lohnarten. Vereinbaren Sie bei Bedarf einen Fernwartungstermin.
Im Folgenden werden einige Lohnartenstammblätter und Berechnungen gezeigt, wie der fiktive Aufwandsersatz umgesetzt werden kann.
Lohnarten
Die folgenden Lohnarten werden immer bei fiktiven Aufwandsersätzen benötigt:
- 2641 "Pauschaler Beförderungszuschuss bis 50 km"
- 2642 "Pauschaler Beförderungszuschuss bis 300 km"
- 2643 "Pauschaler Beförderungszuschuss über 300 km"
Sie können wohl in der Brutterfassung als auch in der Dienstreiseerfassung verwendet werden. Außerdem verfügen diese drei Lohnarten jeweils über einen eigenen Fixwert idealerweise im Generalkollektivvertrag und ihre Eingabe ist addierend.
Die Lohnart 2645 "Fiktiver Kostenersatz Öffis" verfügt über eine Betragseingabe.
Lohnart 2641 "Pauschaler Beförderungszuschuss bis 50 km"
Lohnart 2642 "Pauschaler Beförderungszuschuss bis 300 km"
Lohnart 2643 "Pauschaler Beförderungszuschuss über 300 km"
Lohnart 2645 "Fiktiver Kostenersatz Öffis"
Abrechnungsbeispiele
Ein Pauschaler Beförderungszuschuss nach angefallenen Kilometern soll abgerechnet werden. Die Lohnarten 2641 bis 2643 werden manuell in der Bruttoerfassung mit der jeweils gewünschten Menge erfasst.
Beispielweise sollen pauschale Beförderungszuschüsse für 400 km erfasst werden. Die ersten 50 km werden auf der Lohnart 2641, die nächsten 250 km auf der Lohnart 2642 und die restlichen 100 km auf der Lohnart 2643 erfasst.
In der Netto-Vorschau sieht man die Berücksichtigung der pauschalen Beförderungszuschüsse auf "LSt lfd" stehend.
Der Ersatz der fiktiven Kosten für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel wird auf der Lohnart 2645 in diesem Beispiel in Höhe von € 29,90 in die Bruttoerfassung eingegeben.
In der Netto-Vorschau sieht man die Berücksichtigung des fiktiven Kostensatzes für das günstigste öffentliche Verkehrsmittel auf "LSt lfd" stehend.
