Buchungen laut Stammdaten updaten

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ZEIT → Buchen → Weitere Funktionen → Buchungen laut Stammdaten updaten

Mit diesem Programm können Zeitbuchungen nachträglich upgedated bzw. "erneuert/aktualisiert" werden. Dabei werden vielerlei Stammdatenfelder im Hintergrund geprüft.

Ebenso ist es möglich, mit diesem Programm Planungsdaten erneut bzw. wiederholt als Zeitbuchung zu übernehmen.

Aktionen

Folgende Auswahl können Sie im Feld "Aktion" für das Programm "Buchungen laut Stammdaten updaten" treffen, um so zu selektieren, was das System genau machen soll bzw. welche Änderungen in den Stammdaten geprüft werden sollen:

Buchungen neu erzeugen: Dabei werden sämtliche Felder/Einstellungen im Hintergrund geprüft (z. B. Rundungsmodelle, Tagesmodellrundungen, Abteilung, Schichterkennung u. v. m.).
Kore-Felder neu befüllen: Dabei wird geprüft, ob sich die Stammdatenfelder im Bezug auf die KORE (Kostenrechnung) geändert haben, z. B. die Kostenstelle des betreffenden Mitarbeiters.
Planung neu aufbuchen: Dabei wird die Planung erneut aufgebucht, auch wenn dies bereits erfolgte und z. B. die Zeitbuchung nachfolgend gelöscht wurde.
Planung Genehmigungsstatus neu ermitteln: Dabei wird der Genehmigungsstatus erneut geprüft, was für das ggf. nachträgliche Aufbuchen von genehmigungspflichtigen, geplanten Buchungsarten (siehe Termin-Kz. der Buchungsart!) nötig ist.

Update Zeit-Buchungen

Beispiel

Bei einem Mitarbeiter war seit 01.01. d. J. die Kostenstelle 110 am Mitarbeiterstamm hinterlegt.

Diese (Stamm-)Kostenstelle wurde auf die bereits bisher erfassten Zeitbuchungen übernommen.

Nun (z. B. Ende Mai) stellt sich heraus, dass sich die Kostenstelle aber eigentlich schon per 15.01. d. J. beim Mitarbeiter geändert hat, weil er den Arbeitsplatz bzw. die Abteilung im Unternehmen gewechselt hat.

Abgesehen davon, dass beim Mitarbeiter (Historischen Mitarbeiterdaten) nun die neue Kostenstelle 200 hinterlegt wird per bzw. ab 15.01. d. J., sind aber die Zeitbuchungen noch mit der "alten" bzw. sprich "falschen" Kostenstelle 110 befüllt.

Um die Zeitbuchungen nun nicht nachträglich alle manuell überarbeiten zu müssen, können Sie dieses Programm/Funktion "Buchungen laut Stammdaten updaten" für diesen Mitarbeiter und Zeitraum starten.

Somit werden alle Zeitbuchungen ab 15.01. d. J. mit den neuen Stammdatenfeldern befüllt bzw. upgedated (in diesem Bsp. bezogen, z. B. auf das Feld "Kostenstelle").

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Einbuchen Zeit-Planungen

Grundsätzlich werden geplante Buchungsarten (z. B. Urlaub) nur einmalig als Zeitbuchung übernommen.

Beispiel

Es wird z. B. ein Urlaub geplant.

Dann wird im zweiten Schritt automatisch vom System über den Tagesabschluss diese Planung als Ist-Zeitbuchung übernommen.

Dadurch wird in der Planung auf diesem Datensatz, nach erfolgreicher "Aufbuchung", das sog. Übernahmen-Kennzeichen gesetzt.

Anm.: Dies ist grundsätzlich notwendig, damit der Urlaub nicht x-fach aufgebucht wird.

Sollte danach die Urlaub-Zeitbuchung aber gelöscht worden sein UND möchte man nun die Planung erneut aufbuchen, so ist dies mit der Ausführung dieses Programms nun einfach möglich.

Ebenso kann auch der "Genehmigungsstatus" des geplanten Urlaubs (Termingenehmigung) erneut geprüft werden.

Dies kann insofern sinnvoll sein, wenn der Termin/Urlaub bis zum Lauf des Tagesabschluss noch nicht rechtzeitig genehmigt wurde, sondern die Genehmigung erst im Nachhinein erfolgte.

Achtung!

Da beim Ausführen dieser Funktion wirklich alle relevanten Stammdaten (Tages-, Pausen-, Rundungsmodelle etc.) geprüft werden, sollte sie nicht für einen großen Zeitraum und viele Mitarbeiter gestartet werden, da dies u. U. sehr viel Performance benötigt und lange dauern kann.

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Siehe auch:

Zeitbuchungen bearbeiten

Zeitbuchungen Schnellerfassung
Tagesabschluss