Warenannahme mit Qualitätskontrolle
In dieser Themenhilfe erhalten Sie alle relevanten Informationen zum Thema Warenannahme mit Qualitätskontrolle.
Allgemein
Bei der Warenannahme mit Qualitätskontrolle werden die Artikel bei Anlieferung auf definierte Qualitätsmerkmale geprüft.
Die Qualitätsmerkmale werden im Artikelstamm oder auf der Warenhaupt- oder Warenuntergruppe festgelegt. Werden die Artikel im Zuge einer Warenannahme kommissioniert, werden diese Qualitätsmerkmale kontrolliert.
Stammdaten
Folgende Stammdaten sind für die Definition der Qualitätskontrolle relevant.
Lieferant
Für die Lieferung eines Lieferanten kann über die folgenden Felder die Qualitätskontrolle generell aktiviert werden:
Bestimmt, ob für den Lieferanten bei der Anlieferung die Qualitätskontrolle durchgeführt werden muss. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Verfügung:
Als Rückfallebene gelten die Einstellungen in den Kunden- bzw. Lieferantengruppen bzw. die Parametereinstellung: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standardkunden-/-lieferantenkennzeichen
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Hier können die verschiedenen Qualitätsmerkmale zur Qualitätskontrolle festgelegt werden. Über die Schaltfläche  F8 können die Qualitätsmerkmale für den Lieferanten festgelegt werden. Es öffnet sich das Fenster Qualitätsmerkmale Verwaltung, in dem die Qualitätsmerkmale definiert werden, die für die Lieferung des Lieferanten relevant sind. |
Zusätzlich kann die Einstellung über die Kunden-/Lieferantengruppen sowie über folgenden Parameter vorgenommen werden:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Paramater → Stammdatenverwaltung → Standardkunden-/-lieferantenkennzeichen:
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert im Feld "Qualitätskontrolle (Lieferung)" für "mögliche Lieferanten und Lieferanten" gelten soll. 0 - Nein: Eine Lieferkontrolle ist nicht möglich 1 - Ja: Eine Lieferkontrolle ist abhängig von den definierten "Qualitätsmerkmale (Lieferung)" am Lieferantenstamm |
Artikelstamm
Damit die Qualitätskontrolle für den Artikel durchgeführt werden kann, muss diese am Artikel, der Warenhauptgruppe oder der Warenuntergruppe (Warengruppen) aktiviert werden.
| Besonderheiten dieses Feldes in der WWS Dieses Feld bestimmt, ob für diesen Artikel Qualitätskontrollen durchgeführt werden können. Folgende Ausprägungen stehen zur Verfügung:
Als Rückfallebene gilt die Hinterlegung in den Warengruppen bzw. in folgendem Parameter: Paket WWS→ Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen:
Mit folgendem PPS Parameter kann eingestellt werden, dass die Qualitätskontrolle auch für nicht qualitätsgeführte Artikel durchführbar ist. |
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, die Qualtiätskontrolle über Parameter generell zu definieren:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Paramater → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen:
Definition des Standard-/Rückfallwertes für das Feld "Qualitätskontrolle" am Artikelstamm, ob für den Artikel eine "Qualitätskontrolle" im Einkauf durchgeführt werden soll. Hinweis Um eine Qualitätskontrolle durchführen zu können, ist es notwendig "Qualitätsmerkmale" zu definieren und zu hinterlegen. Die Qualitätsmerkmale können in der Artikelliste über den Detailreiter "Allgemein - Qualitätsmerkmale" definiert werden. |
Qualitätsmerkmale
Damit die Qualitätskontrolle für einen Artikel durchgeführt werden kann, sind im Fenster Artikel im Reiter Qualitätsmerkmale die Qualitätsmerkmale zu hinterlegen. Der Reiter kann über das Burger-Menü → Layout eingeblendet werden.
Über die Schaltfläche 
"Neu (F5)" können die Qualitätsmerkmale zum markierten Artikel angelegt werden. Es öffnet sich das Fenster Qualitätsmerkmale-Verwaltung, in dem die Qualitätsmerkmale angelegt und definiert werden.
"Neu (F5)" können die Qualitätsmerkmale zum markierten Artikel angelegt werden. Es öffnet sich das Fenster Qualitätsmerkmale-Verwaltung, in dem die Qualitätsmerkmale angelegt und definiert werden.
Um die Qualitätsprüfung für die Warenannahme durchführen zu können, ist im Feld "Qualitätsmerkmal für" die Ausprägung "Warenannahme" auszuwählen.
Zusätzlich ist danach das Qualitätsmerkmal im Feld "Qualitätsmerkmal-Nr." auszuwählen.
Achtung!
 | Für den Abschluss der Qualitätskontrolle und die Setzung des Status Q aufgrund der vorherigen Merkmale muss zumindest ein Qualitätsmerkmal mit der Verwendung "Verarbeitung" hinterlegt sein. Dieses ist in der Reihenfolge als letztes zu hinterlegen.  |
Die Abfragenreihenfolge der einzelnen Qualitätsmerkmale im Qualitätsmerkmalfenster ist sortiert nach der Reihenfolge der laufenden Nummer (Feld "LfdNr"). Die Reihenfolge der laufenden Nummer ist in größeren Schritten (standardmäßig in 5er-Schritten) angelegt, damit noch jederzeit Merkmale zwischen den einzelnen Schritten eingefügt werden können.
Beispiel
 | Bei der Anlieferung des Artikels ist zuerst der Lieferschein auf die Richtigkeit zu prüfen. Danach erfolgt die Sichtprüfung auf Verpackungsschäden bzw. auch auf den Inhalt der Verpackung. Nachdem diese Prüfungen erfolgt sind, wird der Status der Warenannahme entsprechend geändert. Am Artikel ist die Qualitätskontrolle aktiviert und im Detailreiter "Qualitätsmerkmale" sind folgende Einstellungen getroffen:  Die Qualitäsmerkmale sind folgendermaßen eingestellt:  Bei der Lieferscheinprüfung kann "Ja" oder "Nein" ausgewählt werden. Ebenso bei der Sichtprüfung. Die Statusprüfung bildet den Abschluss, der für die Verarbeitung der vorherigen Qualitätsmerkmale verwendet wird. |
Hinweis
 | Werden keine Qualitätsmerkmale hinterlegt, muss der Qualitätsstatus in der Warenannahmeposition immer manuell gesetzt werden. |
Qualitätskontrolle
Die Qualitätskontrolle der Warenannahme kann über mehrere Arten ausgeführt werden, die hier im Detail beschrieben werden.
Manuelle Qualitätskontrolle
Die einfachste Art der Qualitätskontrolle einer Warenannahmeposition ist die manuelle Qualitätskontrolle. Hier wird am Artikel die Qualitätskontrolle aktiviert, jedoch werden keine Qualitätsmerkmale hinterlegt.
Wird nun die Warenannahme zu diesem Artikel durchgeführt, wird der Status Q (Qualitätsstatus) der Warenannahmeposition automatisch auf "Beobachtung" gesetzt.
Nachdem die Warenannahmepositionen angelegt worden sind, kann mit der Schaltfläche 
"Bearbeiten (F6)" die Position noch einmal bearbeitet und der Qualitätsstatus auf "OK" geändert werden.
"Bearbeiten (F6)" die Position noch einmal bearbeitet und der Qualitätsstatus auf "OK" geändert werden.Auch über das Kontextmenü kann mit folgenden Funktionen der Status geändert werden:
Hinweis
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Lieferkontrolle
Die Lieferkontrolle kann in der Warenannahme durchgeführt werden. Nur wenn für den Lieferanten die Qualitätskontrolle aktiviert worden ist, ist die Funktion aktiv.
Sobald ein Lieferschein für den Lieferanten geöffnet worden ist, kann die Funktion ausgeführt werden. Es öffnet sich das Fenster der Lieferkontrolle, in der die Qualitätsmerkmale, die für den Lieferanten definiert worden sind, geprüft werden können.
Mit "Neu (F5)" legen Sie eine neue Qualitätskontrolle an und können die Lieferkontrolle durchführen.
Auch wenn in der Bestellung Positionen zu Artikeln ohne definierter Qualitätskontrolle enthalten sind, kann die Lieferkontrolle durchgeführt werden. Hier kann die eigentliche Lieferung z. B. die Verpackung auf Schäden oder Ähnliches geprüft werden.
Ist die Lieferkontrolle durchgeführt worden, ist in der Warenannahmeübersicht am Feld "Lfg Ok" der entsprechende Status mit einem Ampelsymbol ersichtlich.
Im Gegensatz zur Qualitätskontrolle hat die Lieferkontrolle keinen Einfluss auf die Verbuchung der Ware ins Lager. Selbst wenn die Lieferkontrolle nicht in Ordnung ist, kann der Lieferschein und somit die Ware ins Lager verbucht werden.
Die Lieferkontrolle wird jedoch bei der Lieferantenbewertung berücksichtigt.
Hinweis
| Mit folgendem Parameter kann definiert werden, dass die Lieferkontrolle z. B. beim Öffnen des Lieferscheins automatisch geöffnet wird. Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Kommissionierung → Einkauf
Wurde die automatische Öffnung der Lieferkontrolle aktiviert und ein Lieferschein zu einem Lieferanten ohne Qualitätskontrolle geöffnet bzw. geschlossen, erscheint die Hinweismeldung "Für diesen Lieferanten ist die Lieferkontrolle deaktiviert!".  |
Qualitätskontrolle anhand der Qualitätsmerkmale
Ebenso wie bei der Lieferkontrolle kann auch für die Qualitätskontrolle mittels Parameter definiert werden, ob beim Speichern der Warenannahmeposition sofort die Qualitätskontrolle geöffnet werden soll.
Ist der Parameter nicht aktiviert, kann die Qualitätskontrolle manuell über das Fenstermenü → Funktionen → Qualitätskontrolle aufgerufen werden.
Es öffnet sich die Qualitätskontrolle, in der die am Artikel hinterlegten Qualitätsmerkmale abgeprüft werden. Mit "Neu (F5)" wird eine neue Qualitätskontrolle angelegt und die Qualitätsmerkmale entsprechend hinterlegt.
Zum Abschluss wird noch der Status hinterlegt, der den Status Q der Warenannahmeposition darstellt.
Sobald die Qualitätskontrolle durchgeführt und gespeichert worden ist, wird auch der entsprechende Status Q auf der Warenannahmeposition gesetzt.
Qualitätsstatus
Der Qualitätsstatus gibt Aufschluss darüber, ob eine Qualitätsprüfung erfolgen muss bzw. auch ob eventuell bereits eine Qualitätsprüfung erfolgt ist.
Die gängigsten Qualitätsstatus werden im Standard bereits ausgeliefert.
Am Qualitätsstatus sind die weiteren Abläufe wie z. B. die Verbuchung der Warenannahme etc. definiert.
Folgende Status sind im Standard verfügbar:
Es ist auch möglich, manuell neue Qualitätsstatus anzulegen.
Ist die Qualitätskontrolle am Artikel aktiviert, wird bei der Neuanlage einer Warenannahmeposition sofort der Status "Beobachtung" hinterlegt.
Verbuchung der Warenannahme
Unabhängig davon, ob die Warenannahme mit oder ohne Qualitätskontrolle durchgeführt wird, ist diese erst mit dem Verbuchen abgeschlossen. Erst dadurch erfolgt die Lagerbuchung der Ware.
Ob die Ware auch bei einer negativen Qualitätskontrolle ins Lager gebucht wird oder nicht, hängt einerseits von den Einstellungen des Qualitätsstatus und andererseits von den Parametereinstellungen ab.
Hinweis
| Mittels Parameter kann definiert werden, ob auch Positionen mit dem Status Q "Beobachtung" ins Lager gebucht werden sollen. Darf die Ware mit Status "Beobachtung" nicht ins Lager gebucht werden, erscheint die Hinweismeldung "Es sind noch Wareneingangspositionen auf Beobachtung! Sollen die restlichen Positionen verarbeitet werden?".  Wir die Abfrage mit "Ja" bestätigt, werden zwar die Positionen mit Status Q "Ok" verbucht, der Lieferschein bleibt jedoch weiterhin offen und ist noch nicht verbucht.  Die Ware mit Status Q "Ok" wird auf Lager gebucht und ist somit direkt verfügbar. Sie haben somit die Möglichkeit, die Ware nach und nach zu überprüfen und direkt nach der Qualitätskontrolle ins Lager zu buchen. Wird die Abfrage mit "Nein" bestätigt, wird die Verbuchung abgebrochen und die Warenannahme kann weiter bearbeitet werden. Weisen alle Positionen den Status Q "Beobachtung" auf, erscheint die Hinweismeldung "Fehler bei der Wareneingangsverbuchung! Der Wareneingang kann nicht verbucht werden, da noch Artikel auf Status "Beobachtung" sind.". In dieser Hinweismeldung wird zusätzlich die Lieferscheinnummer und die ID des Warenannahmekopfs angeführt.  |
Parameter
Folgende Parameter sind für die Qualitätskontrolle relevant:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standardkunden-/-lieferantenkennzeichen
Definition, welcher Standard-/Rückfallwert im Feld "Qualitätskontrolle (Lieferung)" für "mögliche Lieferanten und Lieferanten" gelten soll. 0 - Nein: Eine Lieferkontrolle ist nicht möglich 1 - Ja: Eine Lieferkontrolle ist abhängig von den definierten "Qualitätsmerkmale (Lieferung)" am Lieferantenstamm |
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen
Definition des Standard-/Rückfallwertes für das Feld "Qualitätskontrolle" am Artikelstamm, ob für den Artikel eine "Qualitätskontrolle" im Einkauf durchgeführt werden soll. Hinweis Um eine Qualitätskontrolle durchführen zu können, ist es notwendig "Qualitätsmerkmale" zu definieren und zu hinterlegen. Die Qualitätsmerkmale können in der Artikelliste über den Detailreiter "Allgemein - Qualitätsmerkmale" definiert werden. |
Definition, zu welchem Zeitpunkt die Qualitätskontrolle (je Lieferschein) erfolgen soll. 0 - Keine Qualitätskontrolle 1 - Qualitätskontrolle beim Speichern des neuen Warenannahmelieferscheins 2 - Qualitätskontrolle beim Schließen des Warenannahmelieferscheins 3 - Manueller Aufruf Hinweis: Der Lieferant muss die Qualitätskontrolle aktiviert haben. | |
Definition, ob nach dem Speichern der Warenannahmeposition automatisch die Qualitätskontrolle gestartet und durchgeführt werden soll. |
Definition, ob im Zuge des Wareneingangs eine Ware mit Qualitätsstatus "Beobachtung" verbucht werden darf. Hinweis: Gilt ebenso für den Ankauf. |
Spezialthemen
Warenannahme splitten
Eine Warenannahmeposition kann nach der Kommissionierung noch aufgeteilt werden. Dies kann speziell dann notwendig sein, wenn zuerst die Position mit der vollständigen Menge erfasst und bei der ersten Qualitätskontrolle der Status bereits auf "OK" gesetzt worden ist. Wird bei einer Nachkontrolle erkannt, dass ein Teil der Menge doch nicht in Ordnung ist, kann diese Position noch einmal gesplittet werden.
Wird die Funktion "Warenannahmeposition splitten" ausgeführt, öffnet sich folgendes Fenster, in dem die Menge zu hinterlegen ist, die für die neue Position verwendet werden soll.
Beispiel
| Bei der Kommissionierung wurde eine Menge von 20 Stück erfasst. Bei der Endabnahme werden 15 Stück als "nicht OK" definiert. Beim Splitten der Warenannahmeposition werden nun die 15 Stück hinterlegt, die als neue Position erfasst werden sollen.  Es wird nun automatisch eine weitere Position angelegt, die den gleichen Status Q wie die ursprüngliche Position hat.  |
Wird nun nach der Splittung die Qualitätskontrolle noch einmal durchgeführt und dadurch der Qualitätsstatus der neuen Position geändert, erscheint die Abfrage "Diese Qualitätskontrolle bewirkt einen neuen Gesamtstatus. Welchen Gesamtstatus wollen Sie setzen?".
In dieser Abfrage können Sie folgende Auswahl treffen:
- Status "Ok" beibehalten: Für beide Positionen wird der Status auf "Ok" belassen. Wird die Qualitätskontrolle danach noch einmal ausgeführt, wird der Qualitätsstatus für beide Positionen geändert.
- Status "Beobachtung" setzen: Für beide Positionen wird der Status "Beobachtung" gesetzt. Wird die Qualitätskontrolle danach noch einmal ausgeführt, wird der Qualitätsstatus für beide Positionen geändert.
- Mixed setzen: Für beide Positionen wird der jeweilige Status gespeichert. Somit kann unabhängig voneinander der Qualitätsstatus für beide Positionen gesetzt werden.
Rücklieferung erfassen
Wird direkt bei der Warenannahme erkannt, dass ein Teil der Ware defekt ist und an den Lieferanten retourniert werden soll, kann diese Rücklieferung direkt bei der Warenannahme erfasst werden.
Diese Funktion steht Ihnen unabhängig von der Qualitätskontrolle zur Verfügung.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Warenannahme.
