Kontakte exportieren

Den Kontaktexport können Sie in NTCS über die Programmpunkte Stammdaten → Schnittstellen → Kontakte nach Exchange/Microsoft 365 exportieren bzw. Kontakte ins Active Directory exportieren starten.

 

 

Der Kontaktexport ermöglicht das regelmäßige Exportieren von Personen aus NTCS auf private (Exchange bzw. Microsoft 365) oder globale Outlook-Adressbücher (Active Directory). In diesen Programmteilen können bestimmte Personengruppen nach gewissen Filterkriterien selektiert werden, um in regelmäßigen Abständen in Adressbücher exportiert zu werden. Von dort ist die Synchronisation auf mobile Endgeräte möglich.

In diesem Fenster können Sie die Personen auswählen, die exportiert werden sollen.

 

Unterstützte Personenarten sind Mitarbeiter, Mögliche Lieferanten, Lieferanten, Kunden, Kontaktpersonen, Interessenten und/oder Diverse Personen.

 

 

Für den Export der Kontakte in das private Outlook Adressbuch steht pro Benutzer genau EINE Einstellung zur Verfügung. Die Einstellung kann jedoch jederzeit verändert werden.

Es kann je Personenart gewählt werden, ob diese exportiert werden soll oder nicht (mittels Checkbox).  Je Personenart kann EINE Filterung hinterlegt werden. Mittels F8 Button  kann der jeweilige Suchdialog geöffnet werden.

 

 

Mit der Filterleiste können Sie die gewünschte Filterung definieren und mit dem Button  wird diese gespeichert. Beim Export werden dann für diese Personenart genau die Personen exportiert, die in der Filterung enthalten sind.

 

Hinweis 

Um den Filter wieder zu löschen, um beispielsweise von dieser Personenart wieder alle Personen zu exportieren, genügt es den Filter zurückzusetzen  und mit dem Button "Übernehmen" aus dem Fenster auszusteigen.

Für Kunden und Kontaktpersonen stehen Spezialfilter für den Export zur Verfügung.

 

Die Filter können beliebig kombiniert werden, wobei immer die zusammengefasste Menge exportiert wird.

 

Über die Feldzuordnung kann festgelegt werden, welches NTCS Feld auf welches Feld im Zielsystem exportiert wird.

 

 

Jeder Benutzer hat die Möglichkeit für sich eine eigene Feldzuordnung vorzunehmen. Stellt der Benutzer keine Feldzuordnung ein, so wird die globale Feldzuordnung verwendet. Pro Zielfeld kann nur eine Zuordnung getroffen werden.

Achtung! 

Sobald ein Feld benutzerbezogen eingestellt wird, wird die gesamte benutzerbezogene Feldzuordnung verwendet und die globale Feldzuordnung ignoriert.

 

 

Das Quellfeld kann entweder mittels Combobox oder F4-Suchdialog ausgewählt werden.

 

Standard: Das Feld wird mit Werten der Person gefüllt.

Zuordnung: Das Feld wird, wenn es sich um eine Kontaktperson handelt, mit den Werten der Zuordnung gefüllt (z. B. ausgehend von der Kontaktperson wird das Land des Kunden ermittelt und übergeben).

 

Das Zielfeld kann entweder mittels Combobox oder F4-Suchdialog ausgewählt werden. Als "Zielfeld" wird beispielsweise ein Feld in den Kontakten des lokalen Outlook‐Kontos bezeichnet.

 

 

Hinweis 

Wenn Sie zusätzlich das Foto der Person beim Kontaktexport auch ins Exchange/Outlook übertragen möchten, müssen Sie den Parameter Kontaktexport - Personenfotos exportieren auf JA stellen. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM. Kontaktexport - Personenfotos exportieren Über diesen Parameter können Sie steuern, ob auch das auf den Personen hinterlegte Foto mit ins Outlook exportiert werden soll. Das Foto kann in den Personenstammdaten (Kunde, Mitarbeiter ...) im Feld Foto hinterlegt werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fotoverwaltung.

Achtung! 

Beim Export von Kontakten werden auch Leerfelder ins Exchange/Outlook exportiert. Das heißt, wenn Sie zu einer Person zum Beispiel die Telefonnummer in NTCS löschen, wird beim nächsten Export der Kontakte die Telefonnummer auch beim dazugehörigen Kontakt im Exchange/Oultook gelöscht.

Der Administrator hat die Möglichkeit, globale Einstellungen für die Feldzuordnung zu treffen. Zusätzlich kann er die persönlichen Einstellungen jedes Mitarbeiters editieren. Für die Adminansicht muss eine Berechtigung für die MCS_MDSYNCFIELDALLOCMGR_ADMIN erteilt werden. Es wird dann die Mitarbeitereingabe im Fenster freigeschaltet.

 

 

Bevor der Export durchgeführt werden kann, müssen unter Tools → Zugangsdaten → Synchronisationszugangsdaten noch die folgenden Einstellungen getroffen werden.

 

 

Die beiden Felder "Synchronisieren" und "Kontakte exportieren" müssen angehakt und die Zugangsdaten korrekt hinterlegt sein.

Hinweis 

Mit der Schaltfläche "Zugangsdaten prüfen"  kann sofort überprüft werden, ob die Verbindung hergestellt werden kann. Erst wenn hier ein erfolgreiches Testergebnis zustande kommt, kann der Kontaktexport funktionieren.

 

Sind die Einstellungen getroffen, kann der Export gestartet werden.

 

 

Wird der Export angestoßen, so werden zuerst die aktivierten Personenmengen mit den eventuell vorhandenen Filtereinstellungen geladen. Sind die Grundeinstellungen nicht korrekt, erhalten Sie folgende Hinweismeldung. Mit dem Klick auf Hilfe erhalten Sie allgemeine Informationen zu den Einstellungen, die Sie überprüfen können.

 

Danach wird die passende Synchronisationsfeldzuordnung ermittelt. Zuerst wird eine von der Person eingestellte Feldzuordnung gesucht. Wird eine solche gefunden, wird Punkt 3 initialisiert und nicht mehr nach einer globalen Zuordnung gesucht. Wurde keine personenbezogene Zuordnung gefunden, so wird die globale Zuordnung verwendet. Wird auch keine globale Feldzuordnung gefunden, so wird der Export abgebrochen und es erscheinen folgende Hinweismeldungen:

 

Wurde eine Zuordnung ermittelt, so werden im nächsten Schritt die Felder der Kontakte nach den Regeln der Feldzuordnung gefüllt. Wurde im Feld "Quelle" die Ausprägung "Zuordnung" eingestellt und handelt es sich um Kontaktpersonen, so wird das Kontaktobjekt mit den Daten der Zugehörigkeit befüllt.

 

Wird der Export erfolgreich beendet, erscheint folgende Hinweismeldung:

 

 

Einige Felder müssen beim Export gesondert behandelt werden:

 

 

Hinweis 

Das Feld Telefonart ist nicht in der Standardfeldauswahl der Feldzuordnung enthalten, es muss also bei Bedarf manuell eingeblendet werden!

Mittels Eintrag in der BMD.INI kann für den Export eine Log‐Funktion aktiviert werden. Dazu ist einfach die MCS_MDSYNCFIELDALLOCMGR_CREATE als Nummer (62361) in der Section [BMD] bei der DEBUGLOGIDLIST einzutragen.

 

 

Es wird dann für den Export ein Logfile BMDBUEROContactSync.Log im Log-Ordner erstellt.

 

 

Es ist auch möglich den Kontaktexport via Stapelschritt auszulösen. Der Stapelschritt dazu heißt "Kontakte nach Exchange/Microsoft 365 exportieren".

 

 

Beim Einfügen des Stapelschrittes erhalten Sie folgenden Parameterdialog:

 

 

Hier ist der Mitarbeiter auszuwählen, dessen Kontakte exportiert werden sollen. Auch die Auswahl ALLE ist möglich. In diesem Fall werden alle Mitarbeiter der Firma, für die Synchronisationseinstellungen verfügbar sind, exportiert. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stapel: Kontakte nach Exchange/Microsoft 365 exportieren.

Hinweis 

Es wird immer mit den Filter- und Feldzuordnungseinstellungen des jeweiligen Mitarbeiters exportiert! Inaktive Mitarbeiter werden für den Export der Kontakte nicht berücksichtigt, auch wenn die Zugangsdaten noch korrekt hinterlegt sind.

 

 

Achtung! 

Es werden nur diejenigen Personen exportiert, die in den Stammdaten eine E-Mailadresse im entsprechenden Feld hinterlegt haben!

 

 

Hinweis 

Das Fenster öffnet sich immer im Bearbeitungsmodus und muss zur Hinterlegung von Einstellungen gespeichert werden!

 

Für den Export der Kontakte in das globale Adressbuch steht für die Firma genau EINE Einstellung zur Verfügung. Die Einstellung kann jedoch jederzeit verändert werden.

 

Die Einstellungen für den Export ins Active Directory werden je Hauptfirma getroffen. Im oberen Teil des Fensters werden der verwendete Active Directory Server und das Adressbuch angezeigt.

 

 

 

Mit der Filterleiste können Sie die gewünschte Filterung definieren und mit dem Button  wird diese gespeichert. Beim Export werden dann für diese Personenart genau die Personen exportiert, die in der Filterung enthalten sind.

 

Hinweis 

Um den Filter wieder zu löschen, um beispielsweise von dieser Personenart wieder alle Personen zu exportieren, genügt es den Filter zurückzusetzen  und mit dem Button "Übernehmen" aus dem Fenster auszusteigen.

 

 

Das Quellfeld kann entweder mittels Combobox oder F4-Suchdialog ausgewählt werden.

 

Standard: Das Feld wird mit Werten der Person gefüllt.

Zuordnung: Das Feld wird, wenn es sich um eine Kontaktperson handelt, mit den Werten der Zuordnung gefüllt (z. B. ausgehend von der Kontaktperson wird das Land des Kunden ermittelt und übergeben).

 

Das Zielfeld kann entweder mittels Combobox oder F4-Suchdialog ausgewählt werden. Als "Zielfeld" wird beispielsweise ein Feld in den Kontakten des lokalen Outlook‐Kontos bezeichnet.

 

Achtung! 

Beim Export von Kontakten werden auch Leerfelder ins Active Directory/Outlook exportiert. Das heißt, wenn Sie zu einer Person zum Beispiel die Telefonnummer in NTCS löschen, wird beim nächsten Export der Kontakte die Telefonnummer auch beim dazugehörigen Kontakt im Active Directory/Oultook gelöscht.

 

Bevor der Export durchgeführt werden kann, müssen unter Tools → Überblick über alle TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Allgemeine Einstellungen → Active Directory folgende Paramter gesetzt werden:

 

 

Hinweis 

Wird in diesem Parameter nichts hinterlegt, wird der Standard Active Directory Server verwendet.

 

 

 

Zusätzlich muss in den CRM Parametern ein weiterer Parameter gesetzt werden (Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → CRM → Active Directory Adressbuch Kontaktexport):

 

 

 

Sind die Einstellungen getroffen, kann der Export gestartet werden.

 

 

Während des Exports erscheint eine Fortschrittsanzeige am Bildschirm. Sind die Grundeinstellungen nicht korrekt, erhalten Sie folgende Hinweismeldung. Mit dem Klick auf Hilfe erhalten Sie allgemeine Informationen zu den Einstellungen, die Sie überprüfen können.  

Wird der Export angestoßen, so werden zuerst die aktivierten Personenmengen mit den eventuell vorhandenen Filtereinstellungen geladen.

 

Danach wird die passende Synchronisationsfeldzuordnung ermittelt. Zuerst wird eine von der Person eingestellte Feldzuordnung gesucht. Wird eine solche gefunden, wird Punkt 3 initialisiert und nicht mehr nach einer globalen Zuordnung gesucht. Wurde keine personenbezogene Zuordnung gefunden, so wird die globale Zuordnung verwendet. Wird auch keine globale Feldzuordnung gefunden, so wird der Export abgebrochen und es erscheinen folgende Hinweismeldungen:

 

Wurde eine Zuordnung ermittelt, so werden im nächsten Schritt die Felder der Kontakte nach den Regeln der Feldzuordnung gefüllt. Wurde im Feld "Quelle" die Ausprägung "Zuordnung" eingestellt und handelt es sich um Kontaktpersonen, so wird das Kontaktobjekt mit den Daten der Zugehörigkeit befüllt.

Wird der Export erfolgreich beendet, erscheint folgende Hinweismeldung:

 

Hinweis 

Das Feld Telefonart ist nicht in der Standardfeldauswahl der Feldzuordnung enthalten, es muss also bei Bedarf manuell eingeblendet werden!

 

Folgende Berechtigungen sind für den Kontaktexport relevant (Tools → Administration → Berechtigung → Berechtigungen). Unter dem Ordner "BMD-Zentrale" → Funktionen finden Sie:

 

 

 

Hinweis 

Die Berechtigung "Administratoransicht" wirkt sich nur für den Export der Kontakte nach Exchange aus, da es beim Export der Kontakte ins Active Directory im Fenster "Feldzuordnungen" kein Einstiegsfeld "Mitarbeiter" gibt.