Feldauswahl Telefonbuch: Alle Felder
Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern im Telefonbuch:
Aktiv | Wenn die Person "aktiv" ist, ist die Personennummer aktuell gültig und sichtbar. Alle anderen Personen (= inaktiv) sind aktuell ungültig (= ausgetreten). Das Aktiv-Kennzeichen wird automatisch deaktiviert, wenn im Feld Austrittsdatum bzw. bei Kontaktpersonen im Feld Kontaktende ein Datum der Vergangenheit erfasst wird, und wird auch wieder gesetzt, sobald das Feld geleert wird. Eine inaktive Person wird nicht mehr in den Listen der aktiven Personen angezeigt, bleibt aber mit all ihren Bewegungsdaten (Dokumente, Termine ...) erhalten. Ebenso kann in den Personenlisten unter dem Menüpunkt "Ansicht" auf inaktive Personen umgeschaltet werden. Besonderheiten bei Kunden/Lieferanten Über Parameter können Sie einstellen, was beim Ausscheiden von Kunden/Lieferanten mit FIBU-Konten geschehen soll: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein: Besonderheit bei Mitarbeitern Für Mitarbeiter kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Austrittdatum erreicht ist. So kann auch ein Austrittsdatum in der Zukunft eingegeben werden, und der Mitarbeiter wird dennoch automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Stapel
Besonderheit bei Kontaktpersonen Wird eine Kontaktperson auf "inaktiv" gesetzt, so wird auf deren Hauptzuordnung das Kennzeichen Hauptzuordnung automatisch entfernt. Wird die inaktive Kontaktperson später wieder reaktiviert, und es gibt zu dieser Zeit keine andere Hauptzuordnung dieser Kontaktperson, wird das Kennzeichen automatisch bei jener Kontaktzuordnung gesetzt, bei der die Reaktivierung vorgenommen worden ist. Unter Stammdaten → Personen → Kontaktpersonen ist das Feld "Aktiv" nur dann editierbar, wenn es sich um "echte" Kontaktpersonen mit der Personenart "KO" handelt! Beispielsweise kann ein Kunde, der als Kontaktzuordnung verwendet wird, in diesem Fenster nicht auf "inaktiv" gesetzt werden. Achtung!
Für Kontaktpersonen kann ein Stapel aktiviert werden, der überprüft, wann ein in der Zukunft liegendes Kontaktende erreicht ist. So kann auch ein Kontaktende in der Zukunft eingegeben werden, und die Kontaktperson wird automatisch zur richtigen Zeit deaktiviert. Der Stapel übernimmt das Setzen des Aktiv-Kennzeichens. Eine Kontaktperson wird durch den Stapel auf "inaktiv" gestellt, wenn:
Stapel
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Beruf | Erfassen Sie hier den Beruf der Person. Detailinformationen zu den Berufen erhalten Sie in der Fensterhilfe Berufe. Dieses Feld steht ebenfalls am Dienstverhältnis des Mitarbeiters zur Verfügung. Es erfolgt ein automatischer Abgleich des Feldes zwischen Mitarbeiterstamm und Hauptdienstverhältnis in beide Richtungen. Hinweis
Beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein → Überprüfung Berufeingabe: Besonderheiten im Paket LOHN Der Eintrag in diesem Feld wird bei Erstellung einer Arbeits- und Entgeltbestätigung (A+E-Bestätigung) ins Feld "Tätigkeit" übertragen. Eine A+E-Bestätigung kann nicht ohne eine Tätigkeit übermittelt werden, da es sich dabei um ein Pflichtfeld für diese Art von ELDA-Meldungen handelt. | ||||||
Bezeichnung | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Telefonart eingeben. | ||||||
Datenbesitzer für Ansehen | In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Das heißt, nur jene Benutzer können diese Telefonnummer sehen, die auch dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. | ||||||
E-Mail-Adresse | Haupt-E-Mail-Adresse. Details lesen Sie unter E-Mail. Aus Performancegründen wird der Inhalt des Feldes E-Mail hier redundant angezeigt. | ||||||
Firma | Firmennummer der Firma, unter der die Person angelegt ist | ||||||
Hauptzugehörigkeit | In diesem Feld wird der Name jener Person angezeigt, dem die (Kontakt)person mit der Telefonnummer zugeordnet ist. | ||||||
I-Art | Art der Institution (FM = Firma, FA = Finanzamt ...) | ||||||
Kurzbezeichnung | Vergeben Sie bei Bedarf eine Kurzbezeichnung für eine Firma, die Sie beispielsweise in Ausdrucken (z. B. Bildschirmlisten, Saldenliste mit FIBU-Konsolidierung) verwenden können. Bei Institutionen (Banken, Finanzämter, Gerichte ...) handelt es sich um offizielle Namensvorgaben. Sofern im BMD Standard eine Kurzbezeichnung geliefert wird, handelt es sich somit auch um das offizielle Kürzel, das nicht verändert werden sollte. | ||||||
Kurzname | Dieser Kurzname wird vor allem für Ausdrucke verwendet, wenn nicht der gesamte Name Platz hat, sondern nur ein Kurzname verwendet werden kann. Meist werden in dieses Feld nur die Anfangsbuchstaben oder die Initialen des Namens eingetragen. Besonderheiten dieses Feldes in der LEA
Besonderheiten dieses Feldes im CRM
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Lfdnr | In diesem Feld wird die laufende Nummer der Telefonnummer angezeigt, welche automatisch vergeben wird und vom Benutzer nicht verändert werden kann. | ||||||
Matchcode | Wiederholung der Bezeichnung. Der Matchcode wird in allen Suchroutinen verwendet und kann theoretisch abgeändert werden, wenn Sie die Person unter einem anderen Begriff finden möchten. In den TOOLS Parametern kann eingestellt werden, in welchen Fällen sich der Matchcode eines Datensatzes aktualisieren soll: TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Gesamtsystem → Gesamtsystem → Matchcodeverhalten Für Kunden können Sie zusätzlich ein abweichendes Matchcode-Verhalten einstellen: Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden → Allgemein: | ||||||
Matchcode | Nach dem Matchcode wird in der Liste standardmäßig gefiltert. Er wird vom Programm automatisch anhand des Firmen-/Institutionsnamens gebildet, kann aber von Ihnen abgeändert werden, falls Sie eine Firma unter einem vom Namen abweichenden Begriff finden möchten.
Allgemeine Hintergrundinformationen zum Suchen und Filtern finden Sie hier. | ||||||
Name | In diesem Feld wird der Name der Person angezeigt, zu der diese Telefonnummer angelegt wurde. | ||||||
Notiz | In diesem Feld können Sie zusätzliche Informationen zu dieser Telefonnummer erfassen. | ||||||
Nr. | Die Institutionsnummer entspricht immer der Nummer der konkreten Institution (z. B. Bank-Nr). | ||||||
Ort | Ort der Adresse. Dieses Feld kann nicht bearbeitet werden. Der Ort wird über das Feld Postleitzahl eingestellt. | ||||||
Pers-Art | Welcher Personenart gehört die Person an? Dieses Feld wird automatisch befüllt. KL = Kunde/Lieferant MA = Mitarbeiter GE = Gesellschafter AN = Angehöriger DI = Diverse Person KO = Kontaktperson | ||||||
Pers.-Nr. | Die Personennummer wird bei der Anlage einer Person vergeben. Sie wird anhand des entsprechenden Nummernkreises für die jeweilige Personenart ermittelt. Personennummernkreise werden im Paket CRM unter Stammdaten → Personen → Weitere Funktionen → Nummernkreise verwaltet. Hinweis
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Personenkennzeichen | In diesem Feld wird der Bereich angezeigt, in dem diese Person tätig ist. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Personenkennzeichen. | ||||||
Plz | Bitte wählen Sie mit F4 in der Suchroutine die richtige Postleitzahl aus. Über dieses Feld werden der Ort und die Ortschaft bestimmt.
Besonderheiten dieses Feldes in der FIBU Die Postleitzahl kann auf der Mahnung, auf der Saldenbestätigung und am Avisobrief mit angedruckt werden. Laut Postvorschriften: Bei Auslandsschreiben werden der Ort und das Land in Großbuchstaben gedruckt. Hinweis
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Straße | Tragen Sie hier die Straße ein.  Besonderheiten dieses Feldes in Ungarn In Ungarn ist es gesetzlich erforderlich, dass im Zuge der Fakturierung bestimmte Daten zu jedem Rechnungsempfänger separat in einem eigenen Dateiformat exportiert werden. Die Adresse muss dabei auf vorgegebene Felder aufgeteilt werden. Es ist daher notwendig, die Adresse auch in der NTCS in separaten Feldern zu pflegen. Eine ungarische Adresse setzt sich aus den Feldern Bezirk, Straßenname, Straßen-Art, Hausnummer, Gebäude, Treppenhaus, Etage und Tür zusammen. Diese Felder sind ausschließlich im Betriebsland Ungarn editierbar! Werden diese Adressfelder befüllt, wird im Feld "Straße" automatisch eine korrekte ungarische Adressierung erstellt. Bestehende Eingaben im Feld "Straße" werden dabei überschrieben. Um bestehende Adressen, bei denen die Adressierung bisher nur über das Feld "Straße" hinterlegt ist, auf die neuen Adressfelder umzustellen, kann aus der Kundenliste, Lieferantenliste bzw. in der Zentralen Personenverwaltung im Fenstermenü unter Person → "Ungarische Straßennamen umstellen" ein Umstellprogramm gestartet werden. Zusätzliche Informationen zum Umstellprogramm finden Sie auch in der jeweiligen Hilfe zum Fenster. | ||||||
Telefonnummer | In diesem Feld wird die komplette Telefonnummer mit Ländervorwahl und Ortsvorwahl angezeigt (z. B. +43 (7252) 123456). | ||||||
Zugehörigkeit | In diesem Feld wird der Name jener Person angezeigt, der die (Kontakt)person mit der Telefonnummer zugeordnet ist. |
Wenn das Feld "Postleitzahl" auf der Adresse von Kunden, Lieferanten oder Gesellschaftern mit einer deutschen Postleitzahl befüllt wird, wird im Feld