Grenzwerte für Zeitsalden
Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS. Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte. Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.
ZEIT → Stammdaten → Bewertungen → Weitere Funktionen → Grenzwerte für Zeitsalden Grundlegende Informationen zum Thema Bewertungen finden Sie unter Bewertungsmodelle und Zeitsalden.In diesem Programm können Sie Grenzwerte für Zeitsalden verwalten bzw. neu erfassen.
Werden diese Grenzwerte dann durch die Zeiterfassung der Mitarbeiter über- oder unterschritten, kann ein automatischer Mailversand als Hinweis erfolgen.
Damit die Grenzwerte im Hintergrund abgeprüft (und mit aktuellen Werten der Mitarbeiter verglichen) werden, muss man einen Stapel definieren bzw. eine Geplante Ausführung dazu erfassen.
Einstiegsfelder
Wählen Sie zunächst die Firma, für die Sie Grenzwerte erfassen möchten. (In Firmengruppen ist das im Regelfall die Hauptfirma.)
Selektieren Sie in der Folge ggf. ein Bewertungsmodell, um nach allen erfassten Grenzwerten für dieses Modell zu filtern oder Grenzen für ein bestimmtes Modell zu erfassen.
Grenzwerte für Zeitsalden
Um Grenzwerte festzulegen, wählen Sie die gewünschte Zeitbezugsart (und wenn notwendig auch ein bestimmtes Bewertungsmodell), um die Grenzen nach oben und unten hin festzulegen.
Erfassen Sie mit F5 "Neu" die gewünschten minimalen und maximalen Grenzwerte, beispielsweise wie folgt:
Folgende Felder stehen Ihnen in diesem Fenster zur Verfügung: Feldauswahl
Ablauf
Wird durch die geplante Ausführung des Stapels ein Über- oder Unterschreiten der definierten Grenzwerte (durch einen akt. Wert auf der festgelegten Bezugsart) eines Mitarbeiters festgestellt, erfolgt der automatische E-Mail-Versand im Hintergrund.
Stapelverarbeitung
Wenn die gewünschten Grenzwerte angelegt sind, die geprüft werden sollen, ist zusätzlich noch ein Stapel nötig.
Der Stapel löst einen Vergleich zwischen den aktuellen Werte der zu prüfenden Zeitbezugsarten und den Grenzwerten aus.
In der geplanten Ausführung kann das zeitliche Intervall gesteuert werden, in dem die Werte geprüft/verglichen werden sollen.
Folgende Einstellungen/Parameter können in dem Stapel definiert werden:
Funktionsbezeichnung: E-Mail bei Zeitsalden-Grenzwertüberschreitung senden
Funktionsname: MCS_MDZEITSALDENGRENZWERTMGR_SENDEN
Spezifische Parameter für den Stapelschritt:
| STP_TIL_TODAY | Werte: 0 oder 1 (Entscheidet, ob die Bewertung bis zum heutigen Tag bzw. Ausführungstag erfolgen soll oder bis zum Vortag. Nein/Ja? - Üblicherweise ist es der Vortag.) |
| STP_INFORM_SUPERIOR | Werte: 0 oder 1 (Entscheidet, ob der am Mitarbeiterstamm hinterlegte Vorgesetzte zusätzlich per E-Mail benachrichtigt werden soll. Nein/Ja?) |
| STP_CC_EMAILADRESS | Hier kann eine zusätzliche E-Mail-Adresse angegeben werden, an die ebenfalls eine E-Mail mit der Information zur Überschreitung gesendet werden soll. |
HTML-Vorlage
Sie können für die E-Mail, welche automatisch im Hintergrund ggf. versendet wird, bei Grenzwert-Überschreitung bzw. -Unterschreitung eine HTML-Vorlage definieren.
Hierzu gibt es im Programm ZEIT → Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen eine eigene Rubrik "Grenzwerte für Zeitsalden", wo Sie den gewünschten Betreff und Text mit Feldern etc. erstellen können.
Weitere Informationen zu den HTML-Vorlagen in der Zeiterfassung entnehmen Sie bitte folgendem Dokument: HTML-Vorlagen
Beispiel Vorlage:
