Urlaubsabgleich 5.5 LOHN und NTCS ZEIT
Grundlegende Informationen zur Onlinehilfe in BMD NTCS allgemein finden Sie hier!Inhalt
Grundlegende Informationen und Ablauf
Allgemein
Dies ist ein altes Sonderprogramm, welches nicht mehr verwendet werden sollte!
Diese alte, Datei-basierte Schnittstelle wurde bereits durch die Urlaubsverwaltung in NTCS abgelöst!
Dieses Dokument dient, sofern Sie diese alte Funktion weiterhin verwenden, als Standard-Leitfaden, um die getroffenen Einstellungen in der BMD 5.5 Lohnverrechnung und der NTCS Zeiterfassung kontrollieren zu können.
Der Anspruch auf Vollständigkeit erfüllt sich in diesem Falle nur, sofern Sie keine speziellen, für Sie individuell getroffenen Einstellungen verwenden!
Zielsetzung
Sie möchten einen (Rest-)Urlaubguthabenstand, der in der BMD 5.5 Lohnverrechnung verwaltet wird, in Zeiterfassungsprogrammen anzeigen lassen (obwohl auf getrennten Systemen gearbeitet wird).
Grundvoraussetzung
Grundvoraussetzung ist also die Nutzung von:
- BMD 5.5 Lohnverrechnung (oder auch NetSpeed-Client)
- BMD NTCS Zeiterfassung
Diese beiden Systeme funktionieren grundsätzlich unabhängig voneinander - es muss aber, damit der Import der Nichtleistungszeit Urlaub in die NTCS Zeiterfassung funktioniert, die BMD 5.5 Lohnverrechnung lokal (oder lokales Netzlaufwerk) aufrufbar sein. (Ein Abruf über UNC-Pfad ist somit nicht möglich!)
ACHTUNG: Grundsätzlich ist immer darauf zu achten, dass stets die aktuellsten Programmversionen (von BMD 5.5 und NTCS) installiert sind! Das gilt vor allem für den Jahreswechsel - Jahresupdate!
Einstellungen & Vorgehen in der BMD 5.5 Lohnverrechnung
In diesem Ablauf werden alle Einstellungen beschrieben, die Sie Lohn-seitig kontrollieren können, sowie alle Abläufe, die exakt so durchgeführt werden müssen, damit der Import der Daten korrekte Werte liefert.
Neuer Beginn der NLZ-Verwaltung im LOHN 5.5
Wird in der Lohnverrechnung mit der "Urlaubsverwaltung" NEU begonnen, so sehen die Einträge in der Urlaubsverwaltung (LV038 → Schirm "a – Nichtleistungszeiten" → Feld "6 – Urlaub") wie folgt leer aus:
Der Dienstnehmer hat in diesem Beispiel-Fall einen Jahresurlaubsanspruch und Urlaubsrest von 25 Tagen. Diese Einträge des Jahres-Anspruchs müssen immer am Mitarbeiterstamm bestehen.
Soll die Urlaubsverwaltung über BMD durchgeführt werden, müssen die Rest-Urlaubsstände aller Dienstnehmer mit einem bestimmten Stichtag ermittelt werden (z. B.: Urlaubsverwaltung beginnt mit 1.1.2010: Urlaubsstände per 31.12.2009 ermitteln).
Hinweis
 | Die Änderung des Urlaubsrestes mittels "Import über das LV061" darf "nicht mehr" verwendet werden - dies hat dieselbe Funktion wie "F2 – Reständerung"!! Diese Art der Reständerung darf nicht mehr verwendet werden!!! |
Für die Reständerung muss immer wie in den nachfolgend beschrieben Schritten vorgegangen werden.
Änderung des Resturlaubsstandes (Lohn)
Beispiel
Die Urlaubsverwaltung wird mit "1.1. eines Jahres" bzw. per Kalenderjahr auf BMD begonnen, es muss der Urlaubsrest der Dienstnehmer mit Stichtag "31.12. des Vorjahres" ermittelt werden.
Der Dienstnehmer hat z. B. einen Reststand per 31.12. des Vorjahres von 6 Tagen.
Es sollen beim Feld "Rest" statt der 25 Tage die 6 Tage Rest stehen.
Der Dienstnehmer hat z. B. einen Reststand per 31.12. des Vorjahres von 6 Tagen.
Es sollen beim Feld "Rest" statt der 25 Tage die 6 Tage Rest stehen.
Mit der Taste "F5" den Punkt Sonstiges auswählen und die "Plus oder Minus - Tage" als Wert für die Berichtigung des Restes erfassen. Die Reständerung MUSS mit dem Punkt "Sonstiges" erfasst werden!
Somit können Sie die automatische Änderung des Jahresresturlaubes wie folgt kontrollieren:
Anspruch erhöht sich - neues Urlaubsjahr
Normalerweise erhöht sich per Beginn des Urlaubsjahres (in unserem Beispiel 1.1. d. J.) der Anspruch wieder automatisch um den neuen Jahreswert.
Achtung: Der neue Urlaubsanspruch muss nur dann "manuell" erfasst werden, wenn wie in diesem Beispiel mit der Urlaubsverwaltung "neu" begonnen wird oder es in Einzelfällen zu Fehlern gekommen ist (z. B. aus Versehen gelöscht o. Ä.).
Normalerweise wird in der Urlaubsverwaltung der Urlaubsanspruch für das neue Kalender- oder Arbeitsjahr "automatisch" mit der "Endverspeicherung" (LV200) des Vormonates produziert. (Die Zeile mit dem Kennzeichen "Anspruch erhöht sich" wird dadurch erzeugt.)
Laufende Verwaltung des Urlaubs und Import aus der Zeiterfassung
Anschließend wird mit der Urlaubsverwaltung begonnen und die verbrauchten Urlaubstage seit 1.1. des Jahres können mit dem Punkt "normaler Urlaub" erfasst bzw. über LV060 aus der Zeiterfassung importiert werden.
Beispiel-Ansicht:
Übernahme verbrauchter Urlaube aus der Zeiterfassung in die Lohnverrechnung
In der Regel können Sie nun den verbrauchten Urlaub (Zeitbuchungen) über die standardmäßige Überleitung (Export und Import der CSV-Datei) über die Funktion LV060 Abrechnung importieren automatisiert übernehmen und müssen diesen somit nicht manuell erfassen.
Sehen Sie dazu die Hilfe zum Programmfenster Export für Lohnverrechnung!
Lohn-Vorschlagswerte
Um bei Neuanlagen von Dienstnehmern im Mitarbeiterstamm automatisch einen neuen Anspruch vorschlagen zu lassen, können Sie wie folgt Vorschlagswerte erfassen:
Eingetragen werden diese Werte im "Firmenstamm (lv040)" beim Klienten am Schirm "Steuerungen" auf Feld "2 - Feldvorschlag DN neu" (Einstieg mit der Pfeil-rechts-Taste).
Wichtig ist, dass hier die Zeile "Anspruch Urlaub" mit dem standardmäßigen Jahresanspruch der Dienstnehmer hinterlegt wird (wie hier z. B. 25 Tage pro Jahr).
Sollte das Urlaubsjahr der Dienstnehmer (nicht mit Arbeitsjahr/Eintrittsdatum) sondern per Kalenderjahr (Beginn Urlaubsjahr mit 1.1. eines Jahres) beginnen, dann müsste dieser Eintrag unter "Urlaub-Beginn" auch hinterlegt werden. Nur dann ist gewährleistet, dass bei den "Neuanlagen" von Dienstnehmern die Werte in der Urlaubsverwaltung gleich richtig vorgeschlagen werden.
Sollte das Urlaubsjahr der Dienstnehmer (nicht mit Arbeitsjahr/Eintrittsdatum) sondern per Kalenderjahr (Beginn Urlaubsjahr mit 1.1. eines Jahres) beginnen, dann müsste dieser Eintrag unter "Urlaub-Beginn" auch hinterlegt werden. Nur dann ist gewährleistet, dass bei den "Neuanlagen" von Dienstnehmern die Werte in der Urlaubsverwaltung gleich richtig vorgeschlagen werden.
Verwalten Sie den Urlaub der gewählten Firma / des gewählten Klienten als Urlaubsjahr gleich dem "Arbeitsjahr" (also gleich Eintrittsdatum des Dienstnehmers), dann ist dieses Feld nicht auszufüllen.
Die Vorschlagswerte wirken sich nur für Dienstnehmer aus, die neu im System angelegt werden.
Für alle bereits vorhandenen Dienstnehmer im Stamm müssten diese Eingaben sonst manuell abgeändert werden:
Neu-Beginn - Beispiel
Bei den Feldern "Anspruch pro Jahr" und "Rest" steht jeweils der Wert "Null" (darf in der Lohnverrechnung nicht so eingestellt sein). Es sind in den "Vorschlagswerten" des Klienten keine Einträge für den "Anspruch Urlaub" erfasst. Damit die Urlaubsverwaltung richtig begonnen werden kann, muss dieser Eintrag immer hinterlegt sein (siehe oben Vorschlagswerte!).
Es kann vorkommen, dass mit Beginn der Urlaubsverwaltung der Urlaubsschirm wie folgt aussieht:
Es kann vorkommen, dass mit Beginn der Urlaubsverwaltung der Urlaubsschirm wie folgt aussieht:
Die Änderung muss wie folgt in der Urlaubsverwaltung vorgenommen werden:
(Der Eintrag für das Vorjahr wird natürlich nur dann erfasst, wenn der Dienstnehmer im davor liegenden Jahr im Unternehmen beschäftigt war.)
Mit der Taste F1 den Jahresanspruch für das aktuelle und das Vorjahr eintragen:
Mit der Taste F2 den Jahresrest erfassen (ist die einzige Situation, bei der die Taste F2 genommen werden darf!!!).
Der Beginnstand ist somit wieder "richtig" hergestellt.
Erst danach können die Daten in der Reihenfolge erfasst werden wie im Punkt - siehe oben - Änderung des Resturlaubsanspruches beschrieben.
Daher ist der Standardablauf:
- Den Rest per Stichtag, mit dem die Urlaubsverwaltung beginnt, richtig einstellen,
- die Ansprüche eintragen,
- die Verbräuche erfassen.
Manuelle Einträge in der Urlaubsverwaltung
Hier noch eine Erläuterung, wie Sie die verschiedenen Punkte in der Urlaubsverwaltung für die "Einträge von Urlauben" manuell erfassen bzw. automatisch erstellen können:
1 – normaler Urlaub: Mit diesem Punkt wird der Urlaubsverbrauch des Dienstnehmers erfasst. (Achtung: Die Konsumation sollten Sie nicht manuell erfassen, sondern aus der Zeiterfassung übernehmen!)
Die Verbräuche müssen in Zeiterfassung und Lohnverrechnung für die Synchronisation immer übereinstimmen!)
2 – Urlaub wird ausbezahlt: Mit diesem Punkt werden dem Dienstnehmer offene Urlaubstage ausbezahlt.
3 – Urlaub verfällt: Mit diesem Punkt werden dem Dienstnehmer "verfallene" Urlaubstage eingegeben, dadurch wird der Rest verringert.
4 – Anspruch erhöht sich: Dieser Punkt wird "automatisch" mit der Endverspeicherung des Vormonates durchgeführt.
2 – Urlaub wird ausbezahlt: Mit diesem Punkt werden dem Dienstnehmer offene Urlaubstage ausbezahlt.
3 – Urlaub verfällt: Mit diesem Punkt werden dem Dienstnehmer "verfallene" Urlaubstage eingegeben, dadurch wird der Rest verringert.
4 – Anspruch erhöht sich: Dieser Punkt wird "automatisch" mit der Endverspeicherung des Vormonates durchgeführt.
Ausnahme: Bei Neubeginn mit der Urlaubsverwaltung kann der Punkt auch manuell eingegeben werden.
5 – Sonstiges: Mit diesem Punkt werden diverse "Reständerungen" erfasst (siehe Beschreibung Reständerung).
6 – Reständerung Eintr. BH/Kar: Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und das Urlaubjahr = Kalenderjahr, so wird bei der Neuanlage automatisch der Satz "Reständerung bei Eintritt" erzeugt.
5 – Sonstiges: Mit diesem Punkt werden diverse "Reständerungen" erfasst (siehe Beschreibung Reständerung).
6 – Reständerung Eintr. BH/Kar: Tritt ein Dienstnehmer während des Jahres ein und das Urlaubjahr = Kalenderjahr, so wird bei der Neuanlage automatisch der Satz "Reständerung bei Eintritt" erzeugt.
Dieser Satz kann aber auch mit F5 "6-Reständerung bei Eintr. BH/KAR" manuell erfasst werden.
Des Weiteren kann bei Präsenzdienst/Karenz der Urlaubsanspruch (Resturlaub) gekürzt werden.
Der Punkt wird automatisch erzeugt, kann aber auch manuell erfasst werden.
7 – Reständerung Anspruchshöhe: Wird die Arbeitszeit von z. B. 5-Tages-Woche auf 4-Tages-Woche geändert, so kann mit F5 "7-Reständerung Anspruchshöhe" der Urlaubsanspruch abgeändert werden.
7 – Reständerung Anspruchshöhe: Wird die Arbeitszeit von z. B. 5-Tages-Woche auf 4-Tages-Woche geändert, so kann mit F5 "7-Reständerung Anspruchshöhe" der Urlaubsanspruch abgeändert werden.
Es wird automatisch der Anspruch und der bisherige Verbrauch auf die neue Arbeitszeit umgerechnet. Der Punkt wird manuell erfasst.
Reständerung bei Anspruchshöhe (Arbeitszeitmodellwechsel)
Zusatz für Resturlaubsberechnung bei Änderung des Urlaubs-Jahresanspruches
Wenn ein Dienstnehmer unter dem Jahr von seinem Urlaubsanspruch umsteigt, entweder weniger oder mehr Urlaub pro Jahr, dann muss man in der Urlaubsverwaltung des Dienstnehmers eine "Reständerung Anspruchshöhe" durchführen.
Diese Änderung wird dann wie folgt durchgeführt:
Es wird das Datum des Stichtags eingegeben, mit dem sich der Urlaub pro Jahr ändert. Zum Beispiel hatte der DN bis 31.7. eine 5-Tage Woche, somit entstand ein Jahresanspruch von 25 Urlaubstagen. Jetzt ab 1.8. wechselt der Dienstnehmer in eine 4-Tage Woche, somit entstehen dem Dienstnehmer 20 Urlaubstage pro Jahr.
Es entsteht hier eine Reständerung von "-10 Tagen". Der Dienstnehmer hatte einen "alten Rest" von 50 Tagen.
Die Reständerung wird nun wie folgt gerechnet:
Alter Rest = 50 Tage durch alten Anspruch/Jahr = 25 Tage mal neuen Anspruch/Jahr = 20 Tage ergibt einen Jahresrest von 40 Tagen, daher die Reständerung mit "minus 10 Tagen, damit wir auf die 40 Tage kommen
Wenn ein Dienstnehmer unter dem Jahr von seinem Urlaubsanspruch umsteigt, entweder weniger oder mehr Urlaub pro Jahr, dann muss man in der Urlaubsverwaltung des Dienstnehmers eine "Reständerung Anspruchshöhe" durchführen.
Diese Änderung wird dann wie folgt durchgeführt:
Es wird das Datum des Stichtags eingegeben, mit dem sich der Urlaub pro Jahr ändert. Zum Beispiel hatte der DN bis 31.7. eine 5-Tage Woche, somit entstand ein Jahresanspruch von 25 Urlaubstagen. Jetzt ab 1.8. wechselt der Dienstnehmer in eine 4-Tage Woche, somit entstehen dem Dienstnehmer 20 Urlaubstage pro Jahr.
Es entsteht hier eine Reständerung von "-10 Tagen". Der Dienstnehmer hatte einen "alten Rest" von 50 Tagen.
Die Reständerung wird nun wie folgt gerechnet:
Alter Rest = 50 Tage durch alten Anspruch/Jahr = 25 Tage mal neuen Anspruch/Jahr = 20 Tage ergibt einen Jahresrest von 40 Tagen, daher die Reständerung mit "minus 10 Tagen, damit wir auf die 40 Tage kommen
Datenbestand
Damit die Urlaubseinträge aus dem Lohnprogramm in die Zeiterfassung importiert werden können, muss im BMD 5.5 LOHN im "Firmenstamm (LV040) der "Datenbestand" (Erläuterung zum Datenbestand lesen Sie im Teil für die NTCS Einstellungen) hinterlegt sein.
Einstieg: "Firmenstamm (LV040) - Globale Steuerung - Einstellungen"
Einstieg: "Firmenstamm (LV040) - Globale Steuerung - Einstellungen"
Im Normalfall ist bei "fast" jeder Lohndatei der Datenbestand mit der Nummer "Eins" gekennzeichnet. Sollten Sie mehrere Lohndateien verwenden, die in NTCS übernommen werden, dann kann es "verschiedene" Nummern beim Datenbestand geben. (Je Firma müsste dann auch in NTCS ein eigener Datenbestand dazu angelegt werden und der jeweiligen Firma zugeordnet werden!)
Einstellungen & Vorgehen in der NTCS Zeiterfassung
Hier folgen die wichtigsten Einstellungen, die in NTCS getroffen werden müssen, damit der Urlaubsimport aus BMD 5.5 verwendet werden kann.
Parametrierung
TOOLS Parameter
Treffen Sie folgende Einstellungen unter Menüpunkt "TOOLS" → "Überblick über alle TOOLS Parameter":
Hier müssen Sie unter "Gesamtsystem" → "Allgemeine Einstellungen" die lokalen (Netz-)Pfade für BMD 5.5 hinterlegen:
Vorsicht: UNC-Pfade dürfen hier für den Import der NLZ nicht verwendet werden!
Hier sind die folgenden Parameter wichtig:
- BMD Verzeichnis (Hier wird das Programm beim Funktionsaufruf des Imports gestartet, um die Daten auszulesen.)
- Konfigurationsverzeichnis
- Datenverzeichnis (Von diesem Verzeichnis wird die Lohndatei ermittelt.)
- Arbeitsverzeichnis (Hier wird die NLZ.csv von 5.5 abgelegt und von NTCS in die Datenbank importiert)
CRM Parameter
Es gibt einen eigenen Parameter, in dem festgelegt ist, woher die Urlaubsherkunft stammt (aus NTCS oder BMD 5.5).
Einstieg in den CRM Parametern unter Zeiterfassung → BMD 5.5 Parameter → Allgemeine Einstellungen:
Einstieg in den CRM Parametern unter Zeiterfassung → BMD 5.5 Parameter → Allgemeine Einstellungen:
Einstieg über Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Eigene Einstellungen (Diese Einstellung darf niemals als "Allgemeine Einstellung" für alle User gesetzt werden!):
Achtung: Die Synchronisation bei Urlaubsanzeige bedeutet, dass beim Anzeigen des Urlaubsstandes in NTCS das System versucht, aktiv den Stand aus der LV 5.5 zu importieren!
Das kann für die meisten User nicht aktiviert werden, da entweder die Rechte im Lohnprogramm fehlen oder der Zugriff u. U. technisch nicht möglich ist (z. B. von BMD Web zugegriffen o. Ä.).
Alternativ zu dieser Parametereinstellung kann ein Stapel in NTCS angelegt werden, wodurch die Urlaubsstände regelmäßig aus den 5.5 Daten in die BMD NTCS importiert werden.
Hinweis
Unter Stammdaten → CRM Parameter → Allgemein → Lohnverzeichnis 5.5 → Eigene Lohnverrechnung sollte keine Lohndatei mehr hinterlegt werden, da die richtige Lohndatei vom Datenbestand ermittelt werden soll!
Unter Stammdaten → CRM Parameter → Allgemein → Lohnverzeichnis 5.5 → Eigene Lohnverrechnung sollte keine Lohndatei mehr hinterlegt werden, da die richtige Lohndatei vom Datenbestand ermittelt werden soll!
Buchungsart für Urlaub
Unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Zeiterfassung → Allgemein → Buchungsart für Urlaub muss unbedingt die richtige Buchungsart (BMD Standard ist Nr. 4) für den konsumierten Urlaub in der Zeiterfassung eingetragen sein!
Stapel für den regelmäßigen Import
Beispiel: Anlage eines Stapels mit folgender Funktion "MCS_IMPABRECHNUNGEN55_STAP":
Die geplante Ausführung kann nach Belieben in einem gewünschten Rhythmus (z. B. einmal täglich oder alle 2 Std.) dazu definiert werden.
Wichtig ist, dass die Parameter "IMP_NLZ" und "IMP_PERSSTAMM" aktiviert sind. Die KLIENT_NR (Firmen- bzw. Klientennummer) wird nur benötigt, wenn mehrere Stapel je Firma eingestellt werden.
WICHTIG
Die Ausführung muss mit einem BMD Benutzer erfolgen, der auch im BMD 5.5 LOHN die nötigen Berechtigungen hat, die Urlaubsdaten auszulesen!
Zusätzlich muss der 5.5 Zugang/User hinterlegt sein (siehe Screenshot).
Firmenstammdaten
Folgende Felder sind unter Stammdaten → Firmen → Firmen zu befüllen bzw. auch laufend (vor allem bei/nach Jahresumstellung im LOHN 5.5) zu kontrollieren:
- Lohnklientennummer: Hier wird die Klientennummer aus BMD 5.5 von der Lohnverrechnung hinterlegt.
- Aktuelles Lohnjahr: Hier tragen Sie das zum jetzigen Zeitpunkt aktuelle LV-Jahr ein.
Datenbestand
Der Datenbestand verweist auf die Lohndatei in der BMD 5.5
Ein neuer Datenbestand kann im Programm (Stammdaten) "Datenbestände" angelegt werden:
Einstieg über LOHN → Stammdaten → Diverse Stammdaten → Datenbestände
Die Bezeichnung ist beliebig zu wählen (z. B. Name der Firma).
Im Feld "Lohndatei BMD 5.5" kann durch Drücken der F8-Taste bzw. durch Klick auf das Symbol neben dem Feld die Lohndatei zugewiesen werden (wird anschließend jedes Jahr automatisch mit dem Programm "LUMST" in der NTCS angelegt).
Einstieg über LOHN → Stammdaten → Diverse Stammdaten → Datenbestände
Die Bezeichnung ist beliebig zu wählen (z. B. Name der Firma).
Im Feld "Lohndatei BMD 5.5" kann durch Drücken der F8-Taste bzw. durch Klick auf das Symbol neben dem Feld die Lohndatei zugewiesen werden (wird anschließend jedes Jahr automatisch mit dem Programm "LUMST" in der NTCS angelegt).
Die restlichen Felder haben erst für den NTCS LOHN Relevanz und sind somit hier irrelevant.
Hinweis
Beim Import der NLZ wird der Datenpfad von BMD 5.5 (unter Tools...) mit dem Namen der Lohndatei (hier im Feld Lohndatei BMD 5.5) zusammengesetzt.
Im obigen Beispiel würde das System dann versuchen, die NLZ aus dem Verzeichnis "D:\BMD\lv2010abc" zu importieren.
Import/Synchronisation der Urlaubsstände aus der BMD 5.5 Lohnverrechnung in die NTCS ZEIT
Um die Nichtleistungszeiten "erstmalig" in die NTCS zu bekommen, muss unter "Spezial" die Funktion "Synchronisation BMD 5.5 LOHN -> BMD NTCS" gestartet werden.
Dieser Schritt kann, wie oben bereits beschrieben, ebenso automatisch im System durch einen Stapel und geplante Ausführung gestartet/ausgeführt werden.
Nach Bestätigen dieser Punkte erscheint folgendes Fenster:
Die Firma bzw. der "NTCS Klient" wird hier bereits vorgeschlagen (kommt aus der Hinterlegung in den "Allgemeinen CRM Parametern" unter CRM → "Eigene Firma"). Dieser Vorschlag kann aber überschrieben werden, falls mehr als ein Lohnklient übernommen werden soll.
Für die Nichtleistungszeiten sind die Felder "Abwesenheit" (und erstmalig "Personalstamm") auszuwählen, damit die Urlaube richtig übernommen werden. (Das Feld "Personalstamm" ist nur beim erstmaligen Start anzuhaken, anschließend reicht das Feld "Abwesenheiten" alleine auch. Wird das Fenster in der Zeiterfassung ausgewählt, ist automatisch nur das Feld "Abwesenheiten" angehakt.)
Nach Bestätigung mit "OK" werden die Nichtleistungszeiten eingelesen und die Daten stehen anschließend in der sogenannten "Schatten LV". Diese können auch im "Datenbankexplorer" kontrolliert werden.
Für die Nichtleistungszeiten sind die Felder "Abwesenheit" (und erstmalig "Personalstamm") auszuwählen, damit die Urlaube richtig übernommen werden. (Das Feld "Personalstamm" ist nur beim erstmaligen Start anzuhaken, anschließend reicht das Feld "Abwesenheiten" alleine auch. Wird das Fenster in der Zeiterfassung ausgewählt, ist automatisch nur das Feld "Abwesenheiten" angehakt.)
Nach Bestätigung mit "OK" werden die Nichtleistungszeiten eingelesen und die Daten stehen anschließend in der sogenannten "Schatten LV". Diese können auch im "Datenbankexplorer" kontrolliert werden.
Achtung: Hier muss darauf geachtet werden, dass auch das kurz aufscheinende Fenster mit dem Importfortschritt wirklich aufscheint - ansonsten, wenn nicht, hat der Import nicht funktioniert! Der Import kann aber auch mehrmals gestartet werden.
Erklärung zu den Kennzeichen in Datenbankexplorer/Schatten-LV
In der Spalte "NLZ-Art"
10 = Urlaub
In der Spalte "NLZ-Art-Detail" für das KZ 10 "Urlaub"
1 = Verbrauch
2 = Anspruch
3 = Standsatz (heißt immer der Reststand mit 1.1. des Jahres)
9 = 0 Tag laut AZM (Arbeitszeitmodell), Samstag/Sonntag oder Feiertag
96 = Reständerung Anspruchshöhe
98 = Verbrauch (Reständerung bei Karenz, Eintritt, BH)
99 = Verbrauch (Urlaub ausbezahlt)
Die Spalten "Menge 1" bis "Menge 4"
Menge 1 = Menge (jene Tage aus dem Verbrauch, Reständerung oder Anspruch)
Menge 2 = Datum des neuen Urlaubsanspruches, z. B.: 119 (= 19. Jänner)
Menge 3 = Urlaubsanspruch (Tage oder Stunden für neues Urlaubsjahr)
Menge 4 = letzter Abrechnungsmonat (diese Zeile ist nur beim Standsatz befüllt)
10 = Urlaub
In der Spalte "NLZ-Art-Detail" für das KZ 10 "Urlaub"
1 = Verbrauch
2 = Anspruch
3 = Standsatz (heißt immer der Reststand mit 1.1. des Jahres)
9 = 0 Tag laut AZM (Arbeitszeitmodell), Samstag/Sonntag oder Feiertag
96 = Reständerung Anspruchshöhe
98 = Verbrauch (Reständerung bei Karenz, Eintritt, BH)
99 = Verbrauch (Urlaub ausbezahlt)
Die Spalten "Menge 1" bis "Menge 4"
Menge 1 = Menge (jene Tage aus dem Verbrauch, Reständerung oder Anspruch)
Menge 2 = Datum des neuen Urlaubsanspruches, z. B.: 119 (= 19. Jänner)
Menge 3 = Urlaubsanspruch (Tage oder Stunden für neues Urlaubsjahr)
Menge 4 = letzter Abrechnungsmonat (diese Zeile ist nur beim Standsatz befüllt)
Abfrage des Urlaubsstandes in der NTCS Zeiterfassung
Sie können in folgenden Programmen den importierten Urlaubsstand abfragen.
Spezial → Resturlaubsübersicht als zentrale Übersicht:
Alternativ dazu kann der Urlaubsstand auch im Antrag auf Abwesenheit sowie dann letztendlich in den CRM Aufgaben wo die Anträge freigegeben werden.
Berechtigung
Ebenso kann die Funktion der Abfrage des Urlaubsstandes separat berechtigt werden (zu finden unter CRM → Weitere CRM/Büro-Funktionen).
Kontrolle
ACHTUNG: Grundsätzlich ist immer darauf zu achten, dass stets die aktuellsten Programmversionen (von BMD 5.5 und NTCS) installiert sind! Das gilt vor allem für den Jahreswechsel - Jahresupdate!
Folgende Felder und Einstellungen gehören unbedingt zuvor kontrolliert/verglichen, ob diese wirklich in BMD 5.5 und NTCS übereinstimmen bzw. richtig erfolgt sind!
NTCS ZEIT / CRM - Mitarbeiterstamm
Felder:
- Wochenmodell (NTCS): Muss mit Arbeitszeitmodell in der LV (BMD 5.5) exakt übereinstimmen!
- Lohnverrechnung: Häckchen muss aktiviert sein!
- Fiktiv: Darf nicht gesetzt sein (ansonsten wäre das Feld "Lohnverrechnung" i. d. R. auch schon deaktiviert).
- Einheit Urlaub (in Historische Daten): Hier muss unbedingt der Wert (Tage oder Stunden) mit der Einstellung in der LV übereinstimmen!
- Nummer in BMD 5.5 (Nur relevant, wenn die NTCS MA-Nummer von der BMD 5.5 Personalnummer abweicht) - dieses Feld darf für die Urlaubssynchronisation nicht verwendet werden - es muss die Personennr. in beiden Systemen gleich sein, damit der Import in NTCS funktioniert!
NTCS ZEIT / CRM - Firmenstamm
Felder:
- Datenbestand: Der Datenbestand muss richtig hinterlegt sein und wenn mehr als 1 Datenbestand, muss der richtige für diese Firma/Klient hinterlegt sein! Hier bitte auch die aktuelle Lohndatei prüfen!
- Aktuelles Lohnjahr: Hier muss das aktuelle Lohnjahr wie in 5.5 widerspiegeln (darauf auch explizit achten bei der Jahresumstellung!).
- Lohnklientennummer: Hier muss mit jene/r Firma/Klient in BMD LOHN 5.5 übereinstimmen!
Änderung Wochenstunden in BMD 5.5 LOHN:
Sollte z. B. eine Änderung der Wochenstunden im LOHN 5.5 vorgenommen werden - nur die Wochenstunden nicht aber das AZM - das darf nicht sein!!! - dann erscheint im LOHN folgende Meldung:
Synchronisation zw. NTCS und BMD 5.5
Die Funktion sollte in NTCS vorab immer zuerst gestartet werden (Einstieg über ZEIT → Spezial → Synchronisation BMD 5.5 Lohn => NTCS), denn hier könnten sich einige Probleme bereits erledigt haben.
Das kann auch über das manuelle Starten der Geplanten Ausführung des Stapels erfolgen.
Wenn die Jahresumstellung in der richtigen Reihenfolge mit den Jahresupdates durchgeführt wird, sollte grundsätzlich im neuen Lohnjahr das alte Lohnjahr mitsynchronisiert werden.
In einzelnen, sehr seltenen Fällen kann es notwendig sein, beim Jahreswechsel beide Jahre noch einmal zu synchronisieren (VJ und aktuelles Jahr - umzustellen im NTCS Firmenstamm am Feld "Aktuelles Lohnjahr"!).
Automatischen Stapel prüfen
Hierbei ist unbedingt darauf zu achten, dass am Firmenstamm in NTCS der richtige Datenbestand und das richtige Lohnjahr eingetragen sind!
Sonst kann es z. B. bei Jahresumstellungen dazu kommen, dass immer das falsche Jahr synchronisiert wird.
Beispiel über die Stapel-Parameter
Funktion für den Stapelschritt: /FUNC=MCS_IMPABRECHNUNGEN55
Folgende Parameter spiegeln genau die Eingabefelder beim manuellen Starten der Synchronisation wider:
- IMP_ABRECHNUNGEN=0
- IMP_KOSTVERT=0
- IMP_NLZ=1
- IMP_LOHNARTEN=0
- IMP_KUNZLG=0
- IMP_PERSSTAMM=1
- KLIENT_NR=1
Hinweis: Alternativ dazu kann es auch sein, dass noch (von früheren Zeiten) ein Script (.bat/.cmd-Datei) über die Windows-Aufgabenplanung gestartet wird - in diesem Fall muss das Script dahin gehend kontrolliert werden, ob alle Parameter korrekt angegeben sind! Ggf. sollte man das auch als Stapel übernehmen und das Script dadurch ablösen (da sich die Parameter im Laufe der Zeit auch schon verändert haben!).
Datenbank in beiden Programmen prüfen
Dieser Vorgang ist speziell zum Jahreswechsel interessant, wenn im LOHN 5.5 schon eine Jahresumstellung auf das neue Jahr durchgeführt worden ist, dann wird in der neuen Lohndatei auch eine neue "Database" erstellt.
Diese ist aber ev. noch nicht in NTCS vorhanden (sie wird sonst im Normalfall mit einem Update-Stapel in NTCS eingespielt).
Prüfung der Datei im BMD 5.5 Verzeichnis unter z. B.:
"D:\BMD\MENUE\UTIL\Database+Database.idx"
"D:\BMD\MENUE\UTIL\Database+Database.idx"
Prüfung der Datei im NTCS Verzeichnis unter z. B.:
"D:\Programme\BMDSoftware\Database+Database.idx"
In NTCS gibt die Database und *.idx neben dem Programmverzeichnis (wo die BMDNTCS.exe liegt) mittlerweile auch unter ...\BMDNTCS_PGMDATA... im Ordner BMD5DB:
In seltenen Fällen kann der gleiche Ordner auch noch zusätzlich im Programmverzeichnis liegen.
In seltenen Fällen kann der gleiche Ordner auch noch zusätzlich im Programmverzeichnis liegen.
Man kann aus dem BMD 5.5 Verzeichnis die beiden Dateien kopieren und im NTCS Verzeichnis einfügen, um sicher zu gehen, dass die Einträge am gleichen Stand sind.
Zuvor aber kontrollieren, ob die NTCS Version auch wirklich schon auf die aktuellste freigegebene Programmversion, die zum Download / zur Installation bereitsteht, upgedatet worden ist!
ACHTUNG
ACHTUNG
Sollte die Jahresumstellung für den BMD 5.5 LOHN schon durchgeführt sein und die Database war aber davor in NTCS noch nicht eingepflegt, dann werden die Einträge für das "Aktuelle Lohnjahr" im NTCS Firmenstamm und die Hinterlegung der "Lohndatei für das neue Lohnjahr" im NTCS Datenbestand NICHT AUTOMATISCH NACHERSTELLT!
Diese Einträge auf den betr. Feldern am Firmenstamm müssen dann nach Einspielen der Database manuell kontrolliert und geändert werden!
Urlaubsverwaltung in der NTCS ZEIT und im LOHN 5.5
Urlaube müssen in der Zeiterfassung erfasst und anschließend exportiert (Datentransfer → BMD 5.5 Pakete → Export für Lohnverrechnung) und dann in die 5.5 Lohnverrechnung mit LV060 importiert werden.
Idealerweise geschieht dies immer regelmäßig und zeitnahe (bezüglich Abrechnungsmonate: monatlich).
Bei Änderungen muss der Verbrauch in beiden Systemen kontrolliert und ggf. korrigiert werden.
Die Urlaubsverbräuche werden z. B. mit LV038 Urlaubsverwaltung gegenkontrolliert und in der Zeiterfassung z. B. mit der Auswertung Buchungsarten oder z. B. auch der NLZ-Jahresansicht je Mitarbeiter.
Der Vergleich kann im Detail auch mit der Schatten-LV bzw. mit dem Datenbankexplorer erfolgen.
Arbeitszeitmodelle im LOHN 5.5
Im LOHN gibt es nur ein "Jahresmodell", in dem alle 365 bzw. 366 Tage hinterlegt sind (nicht wie in der Zeiterfassung, hier wird immer nur ein Wochenmodell hinterlegt).
Im LOHN AZ-Modell wird eingetragen, ob der Urlaub in Stunden oder Tagen geführt wird. Das muss immer mit der Einstellung in der Zeiterfassung übereinstimmen!
Es ist auch zu kontrollieren, ob die Woche richtig definiert ist (Mo - So) bzw. gleich wie das Wochenmodell in der ZEIT.
Wichtig ist das vor allem im Bezug auf die Urlaubsverwaltung in Stunden.
Die Modelle müssen zwischen ZEIT und LOHN immer identisch sein - es ist keine Abweichung erlaubt!
BMD 5.5 Pfade
In BMD 5.5 stehend mit Shift + F12 und F2 die Pfade (BMD, Daten, Work) kontrollieren (diese müssen dann identisch sein mit den Pfaden in den TOOLS Parametern von NTCS, wie unten bei Punkt "TOOLS Parameter" beschrieben).
Datenbestand im LV040
Kontrolle des Eintrages im LOHN Firmenstamm unter Menüpunkt "7 - Globale Steuerung" unter "Einstellungen" am Feld "11 - Datenbestand".
Die Nummer, die hier eingetragen ist, muss in NTCS im Menü LOHN → Stammdaten → Diverse Stammdaten → "Datenbestände" existieren und hier muss auch die richtige Lohndatei hinterlegt sein (auch auf die Jahreseinstellung achten!).
Feiertage in BMD 5.5
Sind die Einstellungen in BMD 5.5 für die Feiertage richtig hinterlegt?
Zu finden ist diese Einstellung im Programm "LV038" beim jeweiligen Mitarbeiter, am Schirm "b - Divers" im Feld "13 - Feiertag + Urlaub".
Hier ist wichtig, was Priorität hat - der Feiertag oder der Urlaubstag. So wird dann der Eintrag mit der Verwaltung in den Datenbankexplorer übernommen.
Feiertage in NTCS
Sind die Einstellungen in NTCS für die Feiertage richtig hinterlegt?
Zu finden ist diese Einstellung im Mitarbeiterstamm beim jeweiligen Mitarbeiter im Feld "Priorität Feiertag/Urlaub".
Hier ist wichtig, was Priorität hat - der Feiertag oder der Urlaubstag. So wird dann dieser Tag in der Zeittabelle abgezogen.
Zeit-Planung NTCS
Kontrolle, ob hier Urlaube eingetragen sind, die noch nicht als Zeitbuchungen in den LOHN übernommen worden sind. Auch diese werden in der Zeiterfassung bereits vom aktuellen Rest-Urlaubsstand abgezogen.
Export in Lohnverrechnung
Wichtig ist auch, wie der Urlaub exportiert wird - in Tagen oder in Stunden?
Das muss im eigens dafür vorgesehenen Feld im Exportfenster festgelegt werden.
Die Option "Urlaub in Tagen - Ja/Nein" muss beim Export so gewählt werden, wie die Verwaltung in BMD 5.5 LOHN erfolgt!
Die Option "Urlaub in Tagen - Ja/Nein" muss beim Export so gewählt werden, wie die Verwaltung in BMD 5.5 LOHN erfolgt!
Ist hier das falsche angehakt, dann wird im Exportfile in der Spalte "P - NLZ Verbrauch" der jeweilige Wert eingetragen - entweder "1" für Tag oder "8" für Stunden (ist nur ein Beispiel).
Somit werden auch in der Lohnverrechnung die Tage bzw. Stunden richtig/falsch abgezogen.
Einstellung in Zeitbezugsart
Die Buchungsart "Urlaub" ist in der NTCS Zeiterfassung i. d. R. mit der Zeitbezugsart "9101 Urlaub in Std." verknüpft.
In den Stammdaten → Bewertung → "Bezugsarten" gibt es hier auf dieser Bezugsart 9101 zwei Felder, die für den Export relevant sind:
- Feld "Nichtleistungszeitenart": Hier muss unbedingt das Kennzeichen für "Urlaub" hinterlegt sein.
- Feld "NLZ-Verwaltung": Auch hiervon ist es abhängig, wie der Urlaub exportiert wird.
 | Siehe auch: |