Updatebeilage CRM 2022
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS-Update 2022.25.01 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen. Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich des CRM.
Inhalt
Aufgabengruppen-Baum
In den Aufgaben gibt es eine neue Strukturierungsform, den Aufgabengruppen-Baum. Dieser dient dazu, einen noch besseren Überblick über die Aufgaben zu behalten und kann individuell gestaltet werden.
Start aus Navigatoren
Die Aufgaben können jetzt auch aus dem Kunden-Navigator bzw. aus der Mandantenakte aufgerufen werden. Beim Klick auf "Aufgaben" in diesen Navigatoren wird die ausgewählten Person in das Einstiegsfeld "Person/Institution" übergeben und somit werden nur mehr die Aufgaben zu dieser Person geladen. Dieser Aufruf ist nicht standardmäßig aktiv, Sie können ihn mit der Funktion "Navigator anpassen" jederzeit aktivieren.
Stapel Aufgabenbenachrichtigung
In den Stapelparametern können Sie auf jene Mitarbeiter einschränken, die Benachrichtigungen zu fälligen Aufgaben per E-Mail erhalten sollen. Sie können hier auf einzelne bzw. mehrere Mitarbeiter einschränken. Alle Mitarbeiter, die nicht ausgewählt werden, erhalten keine E-Mail. Bleibt das Feld leer, werden alle Mitarbeiter per E-Mail informiert.
Weitere Informationen zu dieser Neuerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.
Termine
Termine kopieren/einfügen
In den Terminen gibt es als Alternative zur Terminserie die Kopierfunktion Einfügen von/bis Datum.
Mit dieser Funktion können Sie aus einem kopierten Termin mehrere Termine gleichzeitig einfügen. Sie können die gleichen Einstellungen setzen wie beim Erzeugen von Serienterminen, allerdings werden bei dieser Funktion voneinander unabhängige Termine erzeugt. Bei Terminserien hingegen hängen die Termine zusammen.
Checkliste auf Terminkennzeichen
Am Terminkennzeichen haben Sie die Möglichkeit, eine Checklistvorlage zu hinterlegen. Bei der Anlage eines Termins mit diesem Terminkennzeichen wird automatisch laut hinterlegter Vorlage die Checkliste zum Termin angelegt.
Weitere Informationen zu diesen Neuerungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminkalender.
Abwesenheitsmanager
Vertretungsarten
Im Abwesenheitsmanager gibt es folgende Parameter, um die Standardwerte für die Vertretungsarten je Programmteil festzulegen.
Diese Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Abwesenheitsmanager.
Die hier eingestellten Vertretungsarten werden auf die erzeugten Abwesenheiten übernommen - egal ob diese automatisch aus den Terminen oder manuell im Abwesenheitsmanager angelegt werden. Bei der manuellen Anlage im Abwesenheitsmanager dienen die Eingaben im Parameter als Vorschlagswert für den Neuanlagedialog und können von Ihnen jederzeit geändert werden.
Weitere Informationen zu dieser Neuerung erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Abwesenheitsmanager.
Leadmanagement
Überfällige Aktivitäten
Für das Leadmanagement gibt es den Parameter Überfällige Akitvität mit den Ausprägungen "1 - Standard" und "2 - Geplante Aktivitäten priorisieren". Mit diesem Parameter können Sie definieren, ob bereits überfällige Aktivitäten oder künftige Aktivitäten - in Bezug auf den Leadstatus - eine höhere Priorität haben sollen.
Verbindung zu den Terminen
In den Terminen finden Sie im Fenstermenü unter Extras → Leadmanagement die beiden Funktionen Lead erstellen und Zum Lead. Sie haben die Möglichkeit, zu einem bestehenden Termin mit der Funktion "Lead erstellen" einen Lead zu erstellen.
Ist die Leadneuanlage abgeschlossen, können Sie mit der Funktion "Zum Lead" direkt zum Lead gelangen. Dabei wird das Fenster "Leadmanagement" gestartet und der Lead ins Einstiegsfeld übergeben.
Angebote
Sie können sich im BMD Web den Bereich "Angebote" im Fenster "Leadmanagement" einblenden. In diesem Bereich werden alle dem Lead zugeordneten Angebote angezeigt und mit der Funktion "Ansehen" können Sie sich detaillierte Informationen zu einem Angebot ansehen.
Projekt-Navigator
Das Leadmanagement kann auch aus dem Projekt-Navigator gestartet werden. Dadurch können Sie mit einem Klick alle Leads eines Projektes einsehen, weil das Projekt aus dem Projekt-Navigator in das gleichnamige Einstiegsfeld im Leadmanagement übergeben wird.
Weitere Informationen zu diesen Neuerungen erhalten Sie in der Dokumentation zum Leadmanagement.
Chats
Teilnehmer entfernen
Sie haben die Möglichkeit, Teilnehmer eines Chats mit der Funktion Teilnehmer entfernen zu entfernen. Der entfernte Teilnehmer kann weiterhin den bisherigen Verlauf des Chats einsehen, kann aber keine neuen Nachrichten mehr senden und empfangen. Das Entfernen von BMD Com-Benutzern ist nicht erlaubt.
Chat verlassen
Über die Funktion "Verlassen" hat jeder Teilnehmer die Möglichkeit, den Chat selber zu verlassen. Verlässt man den Chat, kann man weiterhin den bisherigen Verlauf des Chats einsehen, kann aber keine neuen Nachrichten mehr senden und empfangen.
Hinweis: Wird ein Teilnehmer wieder dem Chat hinzugefügt, sieht er auch jene Nachrichten, die in seiner Abwesenheit gesendet wurden. Das gilt für beide Varianten.
Im Fenster "Chats" wurde die Emoji-Auswahl im Chatbereich erweitert. Es besteht damit die Möglichkeit, mehrere Emojis gleichzeitig auszuwählen und zu senden.
Volltextsuche
Sie können im Bereich "Chats" über die Filterleiste per Volltextsuche die Chats durchsuchen. Folgende Suchkriterien werden bei der Volltextsuche berücksichtigt:
- Betreff des Chats
- Chat-Text
- Dateiname von Dokumenten
- Vor- und Nachname der Teilnehmer
- Chat-ID
Quelldatensatz öffnen
Sie haben die Möglichkeit, den Quelldatensatz zu einem Chat direkt aus dem Chat aufzurufen. Dazu gibt es unter dem Menüpunkt "Funktionen" die Funktion "Quelldatensatz öffnen". Diese Funktion ist aktiv, wenn der Chat ausgehend von einem Bewegungsdatensatz (Aufgabe, Buchung ...) erstellt worden ist. Wenn z. B. zu einer Aufgabe ein Chat erstellt worden ist und es wird zu diesem Chat die Funktion "Quelldatensatz öffnen" ausgeführt, öffnet sich das Aufgabenfenster der betroffenen Aufgabe.
Weitere Informationen zu diesen Neuerungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Chats.
Aufgabentext: HTML-Vorlagen
Über HTML-Vorlagen können Sie je Aufgabenaktion den Aufgabentext bzw. den Aufgabenbetreff von Workflowaufgaben variabel steuern. Dafür gibt es unter CRM → Stammdaten → Einstellungen → HTML-Vorlagen die Kategorie "CRM Workflowtextvorlagen".
Als variable Felder können Sie bei diesen HTML-Vorlagen jene aus den Fristen bzw. Terminen, jene aus dem Leadmanagement sowie ausgewählte Felder vom Dokument heranziehen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, je Workflowart die entsprechenden Felder in den Betreff bzw. Aufgabentext zu übernehmen. Hinterlegen können Sie diese Vorlage dann im Feld "HTML-Textvorlage" auf der Aufgabenaktion.
Mitarbeiterermittlung: Projektrollen
Bei der Mitarbeiterermittlung nach Sachbearbeiter können abhängig vom Projekt zusätzlich zum Projektleiter noch folgende Projektrollen für die Ermittlung des Sachbearbeiters herangezogen werden.
- Projekt Abteilungsleiter
- Projekt Geschäftsführer
- Projekt Stellvertreter
Hintergrundfunktion: RTF-Dokument in PDF konvertieren
Für den Workflow gibt es bei der Aufgabenaktion eine neue Hintergrundfunktion RTF-Dokument in PDF konvertieren. Wird diese Hintergrundfunktion im Workflow erreicht, wird automatisch ein RTF-Dokument in ein PDF-Dokument konvertiert. Ein Anwendungsfall dafür ist beispielsweise die Archivierung von Standardbriefen, da diese im Original als RTF-Dokument archiviert werden.
Hinweis: Sind bei der Workflowaufgabe weitere RTF-Dokumente vorhanden, werden diese auch mitkonvertiert.
Dokumentenliste
In der Dokumentenliste wurden im Zuge einer Umstrukturierung die Menüpunkte neu angeordnet. Die Dokumentenliste wurde zusätzlich um den Bereich "Baum" erweitert, der Ihnen die Möglichkeit bietet, Dokumente schnell nach mehreren voreingestellten Kriterien anzuzeigen.
Grundsätzlich kann der Baum mit dem Archivexplorer der Dokumentenübersicht verglichen werden. Es stehen hier auch die bereits definierten Bäume vom Reiter "Archivexplorer" zur Verfügung.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenliste.
Workflow erstellen
Wenn Sie die Funktion "Neuer Workflow" im DMS ausführen und mehrere Dokumente selektiert haben, erhalten Sie nach der Auswahl des DMS-Workflows untenstehende Abfrage. Sie können hier entscheiden, ob je Dokument ein eigener Workflow gestartet werden soll (= bis jetzt Standard) oder für alle ausgewählten Dokumente ein gemeinsamer Workflow.
Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.
E-Mail-Entwurf bearbeiten
Im DMS können Sie archivierte E-Mails, die sich noch im Entwurfsstadium befinden, zum Bearbeiten öffnen und auch Änderungen wieder zurück ins DMS archivieren. Wenn Sie die gesendete E-Mail als Version zum Entwurf ins DMS archivieren möchten, müssen Sie zusätzlich noch den Parameter Mailentwurf bearbeiten auf Ja setzen. Anschließend können Sie mit der Add-In-Funktion "Archivieren und Senden" die gesendete E-Mail als Version zum Entwurf ins DMS archivieren. Vorrausetzung dafür ist, dass die Entwurfs-E-Mail mit der Funktion "Dokument bearbeiten" zum Bearbeiten geöffnet worden ist. Diesen Parameter finden Sie unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → BMD Office-Add-Ins → Sonstige Einstellungen.
Archivierte empfangene E-Mails bzw. gesendete E-Mails können nicht bearbeitet werden.
RTF-Dokument in PDF konvertieren
In der Dokumentenübersicht und Dokumentenliste gibt es eine neue Funktion RTF-Dokument in PDF konvertieren. Mit dieser Funktion können Sie bereits archivierte RTF-Dokumente in PDF-Dokumente konvertieren.
Damit die Funktion aktiv ist, muss es sich um ein RTF-Dokument handeln und dieses darf nicht ausgecheckt sein. Die Funktion ist an die Funktion "Dokument bearbeiten" gebunden. Ist diese inaktiv, ist auch die Funktion "RTF-Dokument in PDF konvertieren" inaktiv. Weiters besteht die Möglichkeit, mehrere RTF-Dokumente gleichzeitig per Multiselect in PDF-Dokumente zu konvertieren.
Mehrfacharchivierung - Folgedialoge
Bei gleichzeitiger Archivierung mehrerer Dokumente ins DMS werden je Dokument die entsprechenden Folgedialoge für die Aufgabenanlage, Poststückanlage, Leistungsanlage etc. angezeigt. Grundsätzliche Voraussetzungen für die Anzeige dieser Dialoge sind die entsprechenden Einstellungen auf der Dokumentenkategorie bzw. in den entsprechenden Feldern am Dokumentendatensatz selbst.
Sollten Sie einen dieser Dialoge abbrechen, erhalten Sie folgende Abfragemeldung, bei der Sie entscheiden können, ob die folgenden Dialoge angezeigt werden sollen oder nicht. Bei "Dialoge anzeigen" wird nur diese eine Anlage einer Leistung, Aufgabe etc. verworfen, alle weiteren Neuanlagedialoge erscheinen. Wenn Sie hier abbrechen, werden zwar die Dokumente archiviert, aber die Dialoge zur Anlage von Aufgaben, Leistungen etc. erscheinen für alle weiteren Dokumente nicht mehr.
Vorschlagswert für Mandantenarchiv
Im Parameter "Name Mandantenarchiv" (Paket CRM → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → DMS → Archivstamm) können Sie festlegen, welche Bezeichnung ein Mandantenarchiv bekommen soll, wenn dieses erstellt wird. Dazu stehen Ihnen die beiden variablen Felder Firmennummer und Firmenname zur Verfügung. Diese beiden Felder können mit einem von Ihnen eingegebenen Text kombiniert werden, um die gewünschte Bezeichnung zu erhalten.
Diese Vorschlag zieht sowohl bei der manuellen Anlage von Mandantenarchiven als auch bei der automatische Anlage im Hintergrund aus dem Paket FIBU beim Buchen.
Neugestaltung Standardbrief
Der Standardbrief wurde modernisiert und auf ein Fenster mit flexiblem Layout umgestellt. Damit sind auch einige Änderungen im Design und eine Neuplatzierung von Funktionen verbunden.
- Alle Funktionen wurden in die Menüs des jeweils relevanten Bereichs verschoben.
- Die Schaltflächen am unteren Fensterrand wurden entfernt. Funktionen wie "Brief ansehen", "Markierung ansehen" oder "Druck/Versand" wurden nach oben in das gelbe Fenstermenü verschoben.
- Die Symbolleiste im Bereich der Adressatenliste wurde entfernt. Die Funktionen sind über das gelbe Menü des Bereichs "Adressatenliste" weiterhin aufrufbar.
- Folgende wenig verwendete Funktionen wurden im Standard ausgeblendet. Sie können bei Bedarf durch den Anwender aktiviert werden.
Vorlagenbaum:
- Dokumentensperre aufheben
- Aus Standardbrief BMD 5.5 importieren
- Import eines Winword-Dokuments
- Gelöschtes Dokument wiederherstellen
- Briefe von Kontaktpersonen verschieben
Adressatenliste:
- Alle aktivieren
- Alle deaktivieren
- Verwendete FIBU zu diesem Adressaten anzeigen
- Duplizieren
- Lokale Einstellungen
- Adressatenlisten vergleichen
- Adressatenlisten vereinigen
- Schnittmenge mit Adressatenliste bilden
- SMS senden
- Alle Import/Export Funktionen
Informationen zum Standardbrief finden Sie auch in der Hilfe zum Fenster. Informationen zur Layoutgestaltung finden Sie unter Fenster mit flexiblem Layout.
Klientenmonitoring
Verbindung Post - Klientenmonitoring
Mittlerweile ist es auch für Postausgänge möglich, diese manuell angelegten Poststücke (explizit das Feld "Postdatum") in einem Durchgang rasch im Klientenmonitoring auf dem betreffenden Datensatz abzubilden, indem eine dementsprechende Postart auf dem Postausgang hinterlegt wird.
Wird ein Poststück mit einer entsprechenden Postart angelegt, die ins Klientenmonitoring schreibt, so erhält man danach in einem Dialog-Fenster vorgefilterte Planungsobjekte (abhängig von der Kundennummer, vom Klientenmonitoring-Typ und der Form der Buchhaltung), wo man das entsprechende Planungsobjekt auswählen und übernehmen kann.
Soll von unterschiedlichen KM-Typen das Poststück ins Klientenmonitoring geschrieben werden, so ist für jeden KM-Typ eine eigene Postart notwendig.
Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Klientenmonitoring unter dem Kapitel Verbindung Post - Klientenmonitoring.