Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern zum Besprechungsprotokoll:
 
Abteilung
In diesem Feld können Sie die Abteilung hinterlegen, die von diesem Besprechungsprotokoll betroffen ist. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Abteilungen.
Ausdruck Vorlage
In diesem Feld können Sie für den Ausdruck des Besprechungsprotokolls eine HTML-Vorlage hinterlegen. Die Vorlage für den Ausdruck kann an mehreren Stellen hinterlegt sein und wird nach folgenden Prioritäten ermittelt:
  1. Vorlage vom Besprechungsprotokoll
  2. Vorlage von der Besprechungkategorie
  3. Vorlage im Paramter "Ausdruck" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Besprechungsprotokoll)
Weitere Informationen zum Erstellen von HTML-Vorlagen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen.
Besprechungsdatum
In diesem Feld können Sie das Datum der Besprechung eintragen. Standardmäßig wird Ihnen hier das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, den Vorschlag können Sie aber mit dem gewünschten Datum überschreiben.
Besprechungsort
In diesem Feld können Sie den Ort hinterlegen, an dem die Besprechung stattfindet. Wenn Sie im Feld "Ressource" eine Räumlichkeit hinterlegen, wird in diesem Feld automatisch die Bezeichnung des Raumes eingetragen.
Bezeichnung
In diesem Feld können Sie einen Namen für die Besprechung vergeben.
Bis
In diesem Feld können Sie die genaue Uhrzeit eingeben, bis wann die Besprechung gedauert hat.
Buchungstext
In diesem Feld können Sie detaillierte Informationen zu diesem Besprechungsprotokoll erfassen. Bei diesem Feld handelt es sich um ein reines Infofeld, welches keine Auswirkung auf andere Programmteile im NTCS hat.
Datenbesitzer für Ansehen
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieses Besprechungsprotokoll kann dann nur von jenen Benutzern gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.

Hinweis
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Die Datenbesitzergruppe für Ansehen kann auch automatisch aus einem Vorschlagswert ermittelt werden. Dafür gibt es einen CRM Parameter "Besprechungsprotokoll: "Datenbes. Ansehen" ermittelt", mit dem Sie die automatische Ermittlung der Datenbesitzergruppe für Ansehen im Besprechungsprotokoll aktivieren können. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 1 CRM → Allgemeine Einstellungen → 3 CRM.


Wenn Sie diesen Parameter aktivieren, wird der Datenbesitzer-Vorschlagswert (Feld: Datenbes. Ansehen Vorschlag) von Kunde, Projekt bzw. Mitarbeiter in das Feld Datenbesitzer für Ansehen auf das Besprechungsprotokoll übernommen. Die Reihenfolge zwischen Kunde, Projekt und Mitarbeiter für die Ermittlung der Datenbesitzergruppe können Sie im gleichen Parameterfenster unter Punkt "13 Datenbesitzergruppe-Vorschlagswerte" einstellen.

Datenbesitzer für Bearbeiten
In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegen. Dieses Besprechungsprotokoll kann dann nur von jenen Benutzern bearbeitet werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind.
Dokumente
In diesem Feld, können Sie bereits im DMS abgelegte Dokumente diesem Besprechungsprotokoll zuordnen. Wenn Sie auf das F8-Symbol 1193589583002204010.png vor dem Feld klicken, öffnet sich das Fenster "Dokumente zuordnen", in dem Sie dann die gewünschten Dokumente dem Besprechungsprotokoll zuordnen können. Sie haben auch die Möglichkeit in diesem Fenster neue Dokumente zu archivieren und diese dann dem Besprechungsprotokoll zuzuordnen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Dokumente zuordnen.
E-Mail Vorlage
In diesem Feld können Sie für den E-Mail-Versand des Besprechungsprotokolls eine HTML-Vorlage hinterlegen. Die Vorlage für die E-Mail kann an mehreren Stellen hinterlegt sein und wird nach folgenden Prioritäten ermittelt:
  1. Vorlage vom Besprechungsprotokoll
  2. Vorlage von der Besprechungkategorie
  3. Vorlage im Paramter "E-Mail" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → CRM → Allgemeine Einstellungen → Besprechungsprotokoll)
Weitere Informationen zum Erstellen von HTML-Vorlagen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster HTML-Vorlagen.
Erstelldatum
In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem dieses Besprechungsprotokoll erstellt wurde.
Ersteller
In diesem Feld wird die User-ID des Mitarbeiters angezeigt, der dieses Besprechungsprotokoll erstellt hat.
Freifeld 01
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 02
Dieses 100-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 03
Dieses 9-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 04
Dieses Freifeld für eine weitere Datumseingabe kann individuell verwendet werden.
Freifeld 05
Dieses 9-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freifeld 06
Dieses 1-stellige numerische Freifeld kann individuell verwendet werden.
Freigegeben
Über dieses Feld können Sie die Freigabe des Besprechungsprotokolls steuern. Das heißt, dieses Besprechungsprotokoll ist beim Aktivieren dieses Feldes für alle Teilnehmer der Besprechung sichtbar. Sollte die Freigabe des Besprechungsprotokolls nicht erfolgen, ist dieses nur für den Moderator, Protokollführer sowie für die Bearbeiter des Besprechungsprotokolls sichtbar. Die Freigabe kann auch über die Funktion 1193589583005204010.png in der gelben Menüleiste unter Funktionen erteilt werden, weitere Information zur Freigabe von Besprechungsprotokollen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Besprechungsprotokoll - "Freigeben."

Hinweis
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Grundsätzlich können freigegebene Besprechungsprotokolle nur von den Teilnehmern der Besprechung gesehen werden. Damit das funktioniert, müssen Sie die Berechtigung "Alle Protokolle ansehen" zusätzlich sperren.

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Ist diese Berechtigung freigeschaltet (= grün), können die freigegebenen Protokolle von allen Benutzern gesehen werden.

Kategorie
Dieses Feld dient zur Kategorisierung von Besprechungsprotokollen, mit dem blauen Pfeil 1193589583003204010.png vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Besprechungskategorien, in dem Sie die gewünschte Kategorie auswählen können. In diesem Fenster können Sie auch neue Kategorien anlegen, grundsätzlich werden die Besprechungskategorien unter Stammdaten → CRM/Kanzlei verwaltet.

Hinweis
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Sollten Sie auf der Kategorie eine HTML-Vorlage hinterlegt haben, wird diese bei der Anlage eines Besprechungsprotokolls unter Verwendung dieser Kategorie am Reiter "Protokoll" vorgeschlagen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zum Besprechungsprotokoll unter dem Punkt HTML-Vorlagen für Kategorien.
Kunde/Lieferant
In diesem Feld können Sie einen Kunden oder Lieferanten hinterlegen, der von dieser Besprechung betroffen ist.
Letzter User
In diesem Feld wird die User-ID jenes Benutzers angezeigt, der das Besprechungsprotokoll zuletzt bearbeitet hat.
Matchcode
In diesem Feld können Sie den Matchcode des Besprechungsprotokolls erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können den Matchcode jederzeit überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen.
Moderator
In diesem Feld können Sie den Moderator dieser Besprechung hinterlegen. Als Moderator kann nur ein im NTCS erfasster Mitarbeiter ausgewählt werden. Der in diesem Feld hinterlegte Mitarbeiter wird automatisch als Teilnehmer der Besprechung zugeordnet.

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Wird der Moderator im Besprechungsprotokoll nachträglich geändert, so wird dieser auch automatisch zu den Besprechungsteilnehmern hinzugefügt, falls er dort noch nicht zugeordnet ist. Zusätzlich bleibt auch jene Person als Besprechungsteilnehmer bestehen, die einmal als Moderator hinterlegt war.

Hinweis
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Voraussetzung für die Übernahme des Moderators als Besprechungsteilnehmer ist immer das Speichern des Besprechungsprotokolls. Wird gleich bei der Neuanlage der Moderator ein paar Mal geändert, wird nur der zuletzt ausgewählte Moderator beim Speichern des Besprechungsprotokolls als Teilnehmer übernommen.

Existiert zu diesem Besprechungsprotokoll auch ein Termin, wird dieser automatisch auch auf den neu hinterlegten Moderator verteilt. 

Notiz
Hier können Sie eine Notiz zum Besprechungsprotokoll erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt.
Projekt
In diesem Feld können Sie ein Projekt hinterlegen, das von dieser Besprechung betroffen ist.
Protokollführer
In diesem Pflichtfeld müssen Sie den Protokollführer dieser Besprechung hinterlegen. Als Protokollführer kann nur ein im NTCS erfasster Mitarbeiter ausgewählt werden. Der in diesem Feld hinterlegte Mitarbeiter wird automatisch als Teilnehmer der Besprechung zugeordnet.
Protokollführer
Erfassen Sie hier den Nachnamen der Person.
Dieses Feld fasst maximal 50 Zeichen. Das ist in der Kompatibilität zu Etiketten und Briefköpfen begründet. Sollten Sie einen längeren Namen eingeben wollen, setzen Sie die Eingabe bitte im Feld Zusatzname fort.

Tabs werden in Namen von Kunden und Firmen beim Speichern automatisch entfernt. Dadurch werden Probleme bei der ELDA-Übermittlung verhindert.

Hinweis    Erfassung des Vor- und Nachnamens im Feld "Nachname"
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Wird der Vor- und Nachname im Feld "Nachname" erfasst, muss zuerst der Nachname und danach der Vorname eingetragen werden (Nachname Vorname).
Ansonsten funktioniert die UID-Nummern-Prüfung der Stufe 2 nicht, da der UID-Service den Namen mit Nachname Vorname liefert!
Ressource
In diesem Feld wird die dem Besprechungsprotokoll zugeordnete Ressource angezeigt.
Status
In diesem Feld können Sie den Status des Besprechungsprotokolls definieren, Sie können zwischen "Offen", "In Arbeit" und "Fertig" wählen.  
Von
In diesem Feld können Sie die genaue Uhrzeit eingeben, wann die Besprechung gestartet wurde.
Änderungsdatum
In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung des Besprechungsprotokolls angezeigt.
Öffentliches Protokoll
Über dieses Feld können Sie festlegen, ob es sich um ein öffentliches Protokoll handelt. Das heißt, dieses Besprechungsprotokoll ist für alle Mitarbeiter sichtbar, egal ob dieser an der Besprechung teilgenommen hat oder nicht.