Arbeitszeitverkürzung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.Allgemeines
In Österreich beträgt die gesetzliche Normalarbeitszeit im Regelfall 40 Stunden/Woche. In diversen Branchen beträgt die Normalarbeitszeit für vollzeitbeschäftigte Dienstnehmer auch weniger. Anstelle oder zusätzlich zu Lohn- und Gehaltserhöhungen vereinbaren Sozialpartner oftmals nun auch Arbeitszeitverkürzungen, die in der Lohnverrechnung und in der Zeiterfassung im Rahmen von Arbeitszeitaufzeichnungen umgesetzt werden müssen. Da diese Sozialpartner-Vereinbarungen je Branche und Fachbereich oftmals stark unterschiedlich ausgestaltet sind, ist eine standardisierte Programmumsetzung nicht einfach umsetzbar.
Die neuen Arbeitszeitverkürzungen sind im Regelfall in Branchen-Kollektivverträgen, Sondergesetzen oder aber auch in Betriebsvereinbarungen festgelegt.
Die neuen Arbeitszeitverkürzungen sind im Regelfall in Branchen-Kollektivverträgen, Sondergesetzen oder aber auch in Betriebsvereinbarungen festgelegt.
Diese Dokumentation behandelt nicht klassische Wochenmodelländerungen. In diesen Fällen ist die Dokumentation Wochenmodell ändern heranzuziehen.
Das Programm LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Arbeitszeitverkürzung unterstützt Sie dabei, die Haupttätigkeiten in derartigen Arbeitszeitverkürzungen in BMD NTCS effizient und automatisch umzusetzen. Bitte prüfen Sie immer im Einzelfall, ob die Funktionalität mit Ihren Anforderungen abgedeckt werden kann.
Im Kapitel Überblick des Ablaufs erhalten Sie einen ersten Überblick zum Thema.
Wichtige Punkte, die VOR der Ausführung des Programms "Arbeitszeitverkürzung" getätigt werden müssen, sind in einem eigenen Kapitel zusammengefasst. Nur nach diesen Vorarbeiten ist eine korrekte Programmausführung möglich.
Danach folgt die Ausführung des Programms "Arbeitszeitverkürzung" was einen Hauptteil dieser Dokumentation darstellt.
Nacharbeiten sind ebenso in einem Kapitel zusammengefasst.
Überblick des Ablaufs
Folgende Punkte stellen den groben Ablauf der Arbeitszeitverkürzung dar:
- Neuanlage der neuen Wochenmodelle (Voll- und Teilzeitwochenmodelle), inkl. neuem Vollzeitwochenmodell
- Bei Bedarf muss eine Anpassung der LOHN Parameter vorgenommen werden (Dienstnehmer) zu Monats-, Überstunden- und Tagesteiler
- Anpassung der Monats- und Überstundenteiler im entsprechenden Kollektivvertrag
- Abrechnungsstatus muss "." oder "0" sein
- Ausführen der Programmfunktion "Arbeitszeitverkürzung"
- Grundbezüge bzw. Fixwerte müssen kontrolliert und ggf. adaptiert werden
- Kontrolle der Historischen Datensätze jener Dienstnehmer, für welche bereits Stammdatenänderungen für die Zukunft erfasst wurden
- Überprüfung von ruhenden Dienstverhältnissen, welche bereits ein weiteres ruhendes Dienstverhältnis besitzen (z. B. Mutterschutz - Karenz)
- Im Bedarfsfall Anpassung der Nichtleistungszeiten
- Bitte beachten Sie, dass es ggf. zu einer Mischberechnung der Sonderzahlung kommen kann. Dies ist jedoch individuell je Kollektivvertrag zu klären.
Achtung!
 | Die Funktion "Arbeitszeitverkürzung" sollte unterjährig nach der Endverspeicherung erfolgen, um gewährleisten zu können, dass der Abrechnungsstatus korrekt ist. Sollte die Arbeitszeitverkürzung per Stichtag 01.01. im neuen Lohnjahr erfolgen, muss zuvor die Jahresumstellung vorgenommen werden. |
Vorarbeiten
Je nachdem, ob Sie bereits Datensätze für die Zukunft angelegt haben, oder ob bestimmte Parametereinstellungen getroffen worden sind, bedarf es gegebenenfalls einer nachträglichen Anpassung bzgl. monatlicher und historischer Felder im Dienstnehmerstamm.
Mit dem Starten der Programmfunktion "Arbeitszeitverkürzung" wird ein Automatismus angestoßen, der folgende Felder betrifft:
- Monatsteiler lt. Wochenmodell
- Überstundenteiler
- Tagesteiler
- Teilzeitprozentsatz lt. Wochenmodell
- Teilzeitprozentstatz lt. KV
- Alle ausgewählten Nichtleistungszeiten-Ansprüche und ggf. abhängige Nichtleistungszeiten-Reste
Beim Start des Programms LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Arbeitszeitverkürzung erscheint eine Programmmeldung, die Sie an diese Vorarbeiten erinnern soll.
Bitte beachten Sie, dass vor Start dieser Funktion folgende Tätigkeiten durchgeführt werden müssen:
- Die neuen Wochenmodelle müssen vor dem Start dieser Funktion bereits angelegt sein.
- Bei den neuangelegten Teilzeitwochenmodellen muss bereits das entsprechende neue Vollzeitwochenmodell hinterlegt sein.
- Im Kollektivvertrag müssen die Monats- und Überstundenteiler angepasst werden.
- Beachten Sie vor Ausführen der Funktion die Einstellungen in den LOHN Parametern (13 - Dienstnehmer) zu Monats-, Überstunden- und Tagesteilern.
(LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → 13 Dienstnehmer)
Um den korrekten Wechsel der Wochenmodelle zu gewährleisten, müssen einige Vorbereitungsarbeiten vor dem Ausführen der Funktion erfolgen.
Neuanlage von Wochenmodellen
Die Anlage der neuen Wochenmodelle kann einerseits unter LOHN → Stammdaten → Lohnfirmen → Reiter "Wochenmodelle" mit der Funktion "Wochenmodell kopieren", andererseits aber auch über Extras → "Wochenmodelle importieren" abgewickelt werden.
Erfolgt die Arbeitszeitverkürzung im Monat Jänner, dann können Sie bereits im Vorjahr die Anlage der Wochenmodelle vornehmen.
Erfolgt die Arbeitszeitverkürzung im Monat Jänner, dann können Sie bereits im Vorjahr die Anlage der Wochenmodelle vornehmen.
LOHN Parameter
Unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstnehmer sind die Parameter für Monats-, Überstunden- und Tagesteiler global sowie firmenspezifisch zu kontrollieren. Ein Anpassungsbedarf ist dabei nicht auszuschließen. Legen Sie fest, ob aliquotiert und wie gerundet werden soll.
Soll der Monatsteiler bei einer Neuanlage oder einer Wochenmodelländerung automatisch berechnet werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja Hinweis
| |||
Legen Sie die gewünschte Rundungsart fest. 1 - Kaufmännisch 2 - Abrunden 3 - Aufrunden | |||
Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 0,0001; 0,001; 0,01; 0,1; 1). | |||
Soll der Überstundenteiler bei einer Neuanlage oder einer Wochenmodelländerung automatisch berechnet werden, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. 0 - Nein 1 - Ja Hinweis
| |||
Legen Sie die gewünschte Rundungsart fest. 1 - Kaufmännisch 2 - Abrunden 3 - Aufrunden | |||
Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 0,0001; 0,001; 0,01; 0,1; 1). | |||
Damit der Tagesteiler automatisch ermittelt werden kann, muss dieser Parameter auf "Ja" stehen. Berechnungsvorgang = Summe der Tagesmodelle vom Wochenmodell, die mehr als 0 Sollstunden haben * 4,33 0 - Nein 1 - Ja | |||
Legen Sie die gewünschte Rundungsart fest. 1 - Kaufmännisch 2 - Abrunden 3 - Aufrunden | |||
Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 0,0001; 0,001; 0,01; 0,1; 1). |
Kontrollieren Sie in diesem Zusammenhang die Einstellung in den Parametern "Rundungsart (bei Aliquotierung Anspruchsänderung)" und "Rundung auf (bei Aliquotierung Anspruchsänderung)" unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Nichtleistungzeiten → Urlaub. Wie bei allen anderen Wochenmodelländerungen auch werden diese Parametereinstellungen für die Rundung herangezogen.
Im Falle einer Wochenmodelländerung mit der Funktion Wochenmodell ändern wird eine Aliquotierung des Urlaubsanspruchs durchgeführt. Dafür stehen folgende Rundungsarten zur Verfügung: 1 - Kaufmännisch 2 - Abrunden 3 - Aufrunden | |
Geben Sie an, auf welche Stelle gerundet werden soll (z. B. 1,0 oder 0,1). |
Kollektivvertrag
Passen Sie im zu ändernden Kollektivvertrag gegebenenfalls den Monats- und Überstundenteiler an.
Bei der Neuanlage eines Dienstnehmers dient der Monatsteiler als Vorschlagswert. Voraussetzung dafür ist, dass der Dienstnehmer zuvor dem entsprechenden Kollektivvertrag zugeordnet worden ist. | |
Bei der Neuanlage eines Dienstnehmers dient der Überstundenteiler als Vorschlagswert. Voraussetzung dafür ist, dass der Dienstnehmer zuvor dem entsprechenden Kollektivvertrag zugeordnet wurde. |
Achtung!
| Da es sich dabei um jahresbezogene Felder handelt, sollten Sie mit großer Sorgfalt vorgehen. |
Abrechnungsstatus
Das Programm "Arbeitszeitverkürzung" ist so entwickelt, dass es bei Vorliegen des Abrechnungsstatus "." korrekt funktioniert. Eine rückwirkende Wochenmodelländerung ist mit der Funktion "Arbeitszeitverkürzung" nicht vorgesehen.
Eine Arbeitszeitverkürzung ist nur für Dienstnehmer mit dem Status "." und "0" möglich.
Eine Arbeitszeitverkürzung ist nur für Dienstnehmer mit dem Status "." und "0" möglich.
Hinweis
 | Führen Sie das Programm "Arbeitszeitverkürzung" unterjährig direkt nach der Endverspeicherung des Vormonats aus. Soll der Wechsel mit Jahresbeginn stattfinden, ist eine vorhergehende Jahresumstellung unerlässlich! |
Hinweis
| Wird die Funktion bei Status "0" im aktuellen Kalendermonat ausgeführt, muss danach in der Bruttoerfassung die Funktion "Tage neu berechnen" (LOHN → Abrechnungen → Bruttoerfassung → Funktionen → Divers) erfolgen. Die Tage der betroffenen Dienstnehmer werden erneut initialisiert und ggf. werden die Teiler und Teilzeitprozentsätze des aktuellen Monats in der Bruttoerfassung aktualisiert. |
Ausführung des Programms "Arbeitszeitverkürzung"
Wird das Programm LOHN → Weitere Funktionen → Hilfsprogramme → Arbeitszeitverkürzung gestartet, dann öffnet sich zu Beginn eine Programmmeldung, die an die notwendigen Vorarbeiten erinnern soll.
Bitte beachten Sie, das vor Start dieser Funktion folgende Tätigkeiten durchgeführt werden müssen:
- Die neuen Wochenmodelle müssen vor dem Start dieser Funktion bereits angelegt sein.
- Bei den neuangelegten Teilzeitwochenmodellen muss bereits das entsprechende neue Vollzeitwochenmodell hinterlegt sein.
- Im Kollektivvertrag müssen die Monats- und Überstundenteiler angepasst werden.
- Beachten Sie vor Ausführen der Funktion die Einstellungen in den LOHN Parametern (13 - Dienstnehmer) zu Monats-, Überstunden- und Tagesteilern.
(LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → 13 Dienstnehmer)
Haben Sie alle Vorarbeiten wie im gleichnamigen Kapitel beschrieben durchgeführt, dann kann das Fenster mit "Ok" geschlossen werden.
Im Anschluss daran öffnet sich das Programmfenster zu Ausführung der Arbeitszeitverkürzung.
Über folgende Felder kann die Ausführung der Funktion konfiguriert werden:
DV-Firma | Hier ist die DV-Firma auszuwählen, für welche die Arbeitszeitverkürzung erfolgen soll. Auch wenn die Umstellung für mehrere Firmen notwendig ist, kann hier immer nur eine Firma ausgewählt werden. Je nach Bedarf ist die Funktion mehrfach auszuführen. Auch bei einer Firmengruppe (Konzern) mit Mitarbeiter-Erfassung unter der Hauptfirma ist in diesem Feld immer die DV-Firma zu wählen. |
Dienstnehmer | Über dieses Feld erfolgt die Selektion der gewünschten Dienstnehmer. Die Funktion wird immer nur für jene Dienstnehmer ausgeführt, deren Wochenmodell in der Wochenmodellzuordnung erfasst ist. Wird ein Dienstnehmer gewählt, dessen Wochenmodell in der Wochenmodellzuordnung nicht hinterlegt ist, dann wird eine entsprechende Programmmeldung ausgegeben: "Dienstnehmer <DV-Firma>/<MA-Nummer> (<DV-Nummer>): Keine Zuordnung für Wochenmodell XXX!"  |
Gültig ab | Die Funktion kann immer nur mit einem Monatsersten ausgeführt werden. Der in den Lohn-Basiseinstellungen hinterlegte Abrechnungsmonat wird in diesem Feld vorgeschlagen. Diese Funktion kann nur für die Zukunft ausgeführt werden. |
Wochenmodellzuordnung | Über dieses Feld erfolgt die Wochenmodellzuordnung, also die Referenzierung von "Wochenmodell Alt" auf das "Wochenmodell Neu". Mit dem F8-Symbol öffnet sich das Fenster Arbeitszeitverkürzung Wochenmodellzuordnung.  Mit F5 (Neu) wird eine neue Zeile generiert. Weiters kann mit der Funktion F4 das "Wochenmodell Alt" ermittelt werden. Hier ist das im ausgewählten Lohn-Basiseinstellungsmonat (noch) gültige Wochenmodell einzutragen. Mit F4 im Feld "Wochenmodell Neu" ist auf jenes bereits vorab angelegte neue Wochenmodell zu referenzieren, welches nach dem Ausführen der Funktion ab dem gewählten "Gültig ab" Datum zugeordnet und zur Anwendung kommen soll. Wenn Sie eine Vielzahl von Wochenmodellen referenzieren, empfiehlt es sich, die Zuordnung über die Funktion "Zuordnung importieren" einzuspielen. In diesem Fenster steht außerdem die Funktion "Zuordnung importieren" zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie eine vorbereitete CSV-Datei, welche das "Wochenmodell alt" und "Wochenmodell neu" beinhaltet, importieren und so die Referenzierungen einspielen. Somit ist eine manuelle Zuordnung der Wochenmodelle nicht mehr notwendig. Das Import-File darf lediglich zwei Spalten beinhalten, eine mit "Wochenmodell Alt" und eine mit "Wochenmodell Neu". Der Spaltenaufbau ist nicht flexibel gestaltbar und erfolgt immer mit der zuvor erwähnten Logik. Wird für einen Dienstnehmer das Programm "Arbeitszeitverkürzung" ausgeführt, dessen Wochenmodell in diesem Fenster nicht referenziert worden ist, erfolgt keine Umstellung des Wochenmodells für den jeweiligen Dienstnehmer (siehe Feld "Dienstnehmer" in dieser Tabelle). Solange das Programm "Arbeitszeitverkürzung" geöffnet ist, bleibt die Wochenmodellzuordnung im Fenster Arbeitszeitverkürzung Wochenmodellzuordnung zwischengespeichert. Schließen Sie das Programm vollständig und öffnen Sie es erneut, ist die Wochenmodellzuordnung erneut vorzunehmen. Die Zwischenspeicherung ermöglicht es Ihnen, die Arbeitszeitverkürzung mit einem "Gültig ab" Datum mehrfach auszuführen. |
NLZ-Urlaub anpassen | Falls die Nichtleistungszeitenverwaltung durch die Arbeitszeitverkürzung angepasst werden soll, ist das Feld auf "Ja" zu stellen. Mit dem Ausführen der Funktion werden der Anspruch sowie ggf. der bestehende Rest der jeweiligen Nichtleistungszeit-Art zum Stichtag aus dem Feld "Gültig ab" angepasst. |
NLZ-Krank anpassen | Analog zu NLZ-Urlaub anpassen. |
NLZ-Pflegeurlaub anpassen | Analog zu NLZ-Urlaub anpassen. |
NLZ-Arzt anpassen | Analog zu NLZ-Urlaub anpassen. |
Meldungen und Logdatei
Aufgrund der Ausführung des Programms kann es z. B. zu folgenden Meldungen kommen, welche Detailergebnisse in Form von Hinweisen oder Fehlern in die Logdatei anliefern:
"Arbeitszeitverkürzung wurde für x Dienstverhältnisse durchgeführt!"
Die Logdateien können direkt nach Ausführung des Programms eingesehen werden. Im Nachgang sind die Logdateien über TOOLS → Tools → Protokolle → Logdateien einzusehen.
In den Logdateien
- HRS_ARBEITSZEITVERKUERZUNG.LOG und
- HRS_ARBEITSZEITVERKUERZUNG_INFO.LOG und
- HRS_NLZ.LOG
ist gut ersichtlich, welcher konkrete Dienstnehmer auf welches Wochenmodell umgestellt worden ist.
Weitere Meldungen können sein:
Weitere Meldungen können sein:
Beispiel
 | "Arbeitszeitverkürzung wurde für X Dienstverhältnisse durchgeführt! X Dienstverhältnisse konnten nicht umgestellt werden!"  Diese Warnung erfolgt z. B. dann, wenn ein Dienstnehmer mit F4 oder F8 ausgewählt wurde, aber bei der "Wochenmodellzuordnung" das "Wochenmodell Alt" nicht zugeordnet worden ist. |
Beispiel
| "Dienstnehmer <DV-Firma>/<MA-Nummer> (<DV-Nummer>): Falscher Status"  Mögliche Ursachen, weshalb die Funktion nicht durchgeführt werden konnte:
|
Beispiel
| "Dienstnehmer <DV-Firma>/<DN-Nummer> (<DV-Nummer>): Keine Zuordnung für Wochenmodell XXX!"  Mögliche Ursache kann sein, dass im Feld "Wochenmodellzuordnung" ein altes Wochenmodell gewählt wurde, das beim Dienstnehmer nicht hinterlegt ist. |
Achtung!
| Für etwaige andere Meldungen überprüfen Sie bitte die Logfiles! |
Nacharbeiten
Im Anschluss an die Durchführung des Programmpunktes "Arbeitszeitverkürzung" sind ggf. manuelle Anpassungen bei einzelnen Dienstnehmern notwendig. Anpassungen können z. B. notwendig sein, wenn die Teiler nicht korrekt im Programm hinterlegt sind oder ein Austritt oder ein ruhendes Dienstverhältnis vorliegt. Ggf. sind auch die Grundbezüge anzupassen.
Tagesteiler ermitteln
Je nach Einstellung wird für eine 5-Tage-Woche entweder 22 oder 21,65 als Standard-Tagesteiler verwendet.
BMD liefert standardmäßig 21,65 als Tagesteiler aus, da bei Teilzeitkräften (mit weniger als 5 AT) dann automatisch der Tagesteiler gekürzt werden kann. Es besteht hier die Möglichkeit, dass dieser adaptiert werden muss.
BMD ermittelt diesen aus der Anzahl der Arbeitstage lt. Wochenmodell (5 AT) x 4,33 = 21,65. Oftmals ist jedoch auch ein Tagesteiler von 22 im Einsatz.
Eine automatische Ermittlung des Tagesteilers ist möglich, wenn unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstnehmer → Allgemein der Parameter "Tagesteiler ermitteln" auf "Ja" gesetzt ist. Wird das Programm "Arbeitszeitverkürzung" dann ausgeführt, werden die Tagesteiler neu ermittelt. Bei folgender Voraussetzung wird ein Tagesteiler von 21,65 ermittelt: Das "Wochenmodell Alt" sowie das "Wochenmodell Neu" hat 5 Arbeitstage.
Sollte das nicht erwünscht sein, ist unbedingt der Parameter zu prüfen und ggf. firmenspezifisch zu deaktivieren – wobei im Nachgang die Teiler bei Teilzeitkräften manuell angepasst werden müssen.
BMD liefert standardmäßig 21,65 als Tagesteiler aus, da bei Teilzeitkräften (mit weniger als 5 AT) dann automatisch der Tagesteiler gekürzt werden kann. Es besteht hier die Möglichkeit, dass dieser adaptiert werden muss.
BMD ermittelt diesen aus der Anzahl der Arbeitstage lt. Wochenmodell (5 AT) x 4,33 = 21,65. Oftmals ist jedoch auch ein Tagesteiler von 22 im Einsatz.
Eine automatische Ermittlung des Tagesteilers ist möglich, wenn unter LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstnehmer → Allgemein der Parameter "Tagesteiler ermitteln" auf "Ja" gesetzt ist. Wird das Programm "Arbeitszeitverkürzung" dann ausgeführt, werden die Tagesteiler neu ermittelt. Bei folgender Voraussetzung wird ein Tagesteiler von 21,65 ermittelt: Das "Wochenmodell Alt" sowie das "Wochenmodell Neu" hat 5 Arbeitstage.
Sollte das nicht erwünscht sein, ist unbedingt der Parameter zu prüfen und ggf. firmenspezifisch zu deaktivieren – wobei im Nachgang die Teiler bei Teilzeitkräften manuell angepasst werden müssen.
Grundbezüge anpassen
Durch die Ausführung des Programms "Arbeitszeitverkürzung" wurden ggf. folgende Felder geändert:
- Monatsteiler lt. Wochenmodell
- Überstundenteiler
- Tagesteiler
- Teilzeitprozentsatz lt. Wochenmodell
- Teilzeitprozentsatz lt. KV
- sowie alle ausgewählten NLZ-Ansprüche und ggf. abhängige NLZ-Reste
Mit Ausführung des Programms erfolgt KEINE Anpassung der Grundbezüge und Lohnarten. Für "normale" Wochenmodelländerungen ist die Funktion Wochenmodell ändern zu verwenden.
Etwaige Anpassungen der Fixwerte und Lohnarten können über die gewohnten Lohnprogramme (KV-Erhöhung, Bruttoerfassung, Lohn- und Gehaltserhöhungen (manuelle Fiwertänderung), Abrechnungen importieren oder Fixwerte importieren) erfolgen.
Etwaige Anpassungen der Fixwerte und Lohnarten können über die gewohnten Lohnprogramme (KV-Erhöhung, Bruttoerfassung, Lohn- und Gehaltserhöhungen (manuelle Fiwertänderung), Abrechnungen importieren oder Fixwerte importieren) erfolgen.
Ruhende Dienstverhältnisse
Ruhende Dienstverhältnisse besitzen auch ein Wochenmodell sowie Teiler und Teilzeitprozentsätze.
Um beim Wechsel von "Ruhend" auf "Aktiv" im Zusammenhang mit der Rückkehr als aktive Dienstnehmer korrekte Daten für eine weiterführende Abrechnung zur Verfügung zu haben, können auch Ruhende Dienstverhältnisse mit der Funktion "Arbeitszeitverkürzung" angepasst werden.
Bitte beachten Sie unbedingt die Logdateien und die Ausführungen zu Historische und zukünftige Dienstverhältnisse unter Anwendungsbeispiele & Spezialthemen.
Insbesondere gilt das für Fälle, in denen die Dienstnehmerin aktuell Wochengeld bezieht, jedoch bereits ein Karenz-Dienstverhältnis für die Zukunft (ungleich Arbeitszeitverkürzungsdatum) angelegt wurde. Es werden in solchen Fällen keine Anpassungen des Karenz-Dienstverhältnisses vorgenommen.
Um beim Wechsel von "Ruhend" auf "Aktiv" im Zusammenhang mit der Rückkehr als aktive Dienstnehmer korrekte Daten für eine weiterführende Abrechnung zur Verfügung zu haben, können auch Ruhende Dienstverhältnisse mit der Funktion "Arbeitszeitverkürzung" angepasst werden.
Bitte beachten Sie unbedingt die Logdateien und die Ausführungen zu Historische und zukünftige Dienstverhältnisse unter Anwendungsbeispiele & Spezialthemen.
Insbesondere gilt das für Fälle, in denen die Dienstnehmerin aktuell Wochengeld bezieht, jedoch bereits ein Karenz-Dienstverhältnis für die Zukunft (ungleich Arbeitszeitverkürzungsdatum) angelegt wurde. Es werden in solchen Fällen keine Anpassungen des Karenz-Dienstverhältnisses vorgenommen.
Austritte
Auch Dienstnehmer mit bereits erfasstem Austritt können noch über die Funktion "Arbeitszeitverkürzung" angesprochen werden.
Grundvoraussetzung, wie bei allen anderen Dienstnehmern, ist ein passender Abrechnungsstatus. Beachten Sie in diesen Fällen insbesondere die Ausführungen zur Anpassung der Nichtleistungszeiten (Resturlaub etc.).
Gegebenenfalls ist eine manuelle Überarbeitung der bereits erfassten Austritte nach dem Änderungsstichtag effizienter.
Grundvoraussetzung, wie bei allen anderen Dienstnehmern, ist ein passender Abrechnungsstatus. Beachten Sie in diesen Fällen insbesondere die Ausführungen zur Anpassung der Nichtleistungszeiten (Resturlaub etc.).
Gegebenenfalls ist eine manuelle Überarbeitung der bereits erfassten Austritte nach dem Änderungsstichtag effizienter.
Anwendungsbeispiele und Spezialfälle
Wochenmodell Alt = Wochenmodell Neu
Wenn Sie im Rahmen der Ausführung feststellen, dass ein Datensatz zwar ausgeführt wurde, aber das neue Wochenmodell fehlerhaft ist, können Sie nach der Anpassung die Funktion "Arbeitszeitverkürzung" nochmals ausführen, indem Sie das nun gültig hinterlegte Wochenmodell sowohl bei ALT als auch bei NEU eintragen.
Mehrere Kollektivverträge in einer Firma
In manchen Fällen kommt es vor, dass in einer Firma mehrere Kollektivverträge abzurechnen sind und diese aber auch die identischen Wochenmodellnummern auf den Dienstnehmern hinterlegt haben. Im folgenden Beispiel wird das im Detail erklärt.
Beispiel
| Für die Dienstnehmer A, B, C und D wird das Wochenmodell 38500 verwendet und nur B und C haben den KV 1 hinterlegt, welcher nun einer Arbeitszeitverkürzung unterliegt. Mit dem neuen Programmpunkt "Arbeitszeitverkürzung" können Sie das nun problemlos umsetzen. Hinterlegen Sie in der Wochenmodellzuordnung das Modell 38500 und das neue Modell, z. B. 37000. Durch die Dienstnehmerauswahl der Dienstnehmer B und C wird die Funktion korrekt ausgeführt. A und D behalten – wie bisher – das Wochenmodell 38500. B und C werden umgestellt. |
Achtung!
| Bei einer Firma mit mehreren Kollektivverträgen ist es essenziell im Feld "Dienstnehmer" eine Auswahl zu treffen, erfolgt dies nicht, werden "ALLE" Dienstnehmer angesprochen und umgestellt. |
Neues technisches Dienstverhältnis aufgrund von Wochenmodelländerung
Das Programm "Arbeitszeitverkürzung" ist dazu da, mit dem Monatsersten die Arbeitszeitverkürzung auszuführen. Besteht genau zum gewünschten Änderungszeitpunkt (z. B. 1.11.2023) bereits ein neuer historischer Datensatz (gültig ab 1.11.2023) am Dienstverhältnis, wird dieser aktualisiert.
Das Programm legt im Gegensatz zur Funktion "Wochenmodell ändern" KEINE technischen Dienstverhältnisse an, da die Arbeitszeitreduktion mittels Funktion immer per Monatsersten erfolgt.
Das Programm legt im Gegensatz zur Funktion "Wochenmodell ändern" KEINE technischen Dienstverhältnisse an, da die Arbeitszeitreduktion mittels Funktion immer per Monatsersten erfolgt.
Historische Daten und zukünftige Dienstverhältnisse
Zukünftige historische Datensätze, die nach dem Änderungszeitpunkt liegen, werden NICHT aktualisiert bzw. korrigiert. Beachten Sie diesbezüglich die Einträge in der Logdatei.
Beispiel
| Sie möchten die Arbeitszeitreduktion für Dienstnehmer X per 1.11. ausführen. Zum Zeitpunkt der Ausführung hat der Dienstnehmer ab 1.12. bereits eine neue Stammkostenstelle unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am Reiter "Historische Daten" hinterlegt. Das System führt per 1.11. die Änderung durch, aber der entstehende historische Datensatz wird mit 30.11. wieder beendet, da per 1.12. bereits ein weiterer Datensatz angelegt war. |
Achtung!
| Ein in die Zukunft angelegter Datensatz, der bei der Anlage noch mit dem "alten" Wochenmodell erstellt worden ist, kann mit dem Programm "Arbeitszeitverkürzung" NICHT – wie zuvor bereits erwähnt – korrigiert werden! Ein manuelles Eingreifen ist nötig. |
Beispiel
| Für die Dienstnehmerin wurde mit 15.11. bereits ein ruhendes Dienstverhältnis für den Mutterschutz für die Zukunft erfasst. Ab 01.11. erfolgt die Arbeitszeitverkürzung anhand der Programmfunktion. In diesem Fall wird lediglich das aktuelle aktive Dienstverhältnis adaptiert, wobei das zukünftige ruhende Dienstverhältnis unberührt bleibt. Gegebenenfalls ist beim Mutterschutz-Dienstverhältnis eine Nachbearbeitung der Nichtleistungszeiten erforderlich. |
Arbeitszeitverkürzung zum Jahreswechsel
Sie können die benötigten neuen Wochenmodelle bereits vorab anlegen und die Importdatei für die Arbeitszeitverkürzung vorbereiten, die Sie später mit der Funktion "Zuordnung importieren" im Fenster Arbeitszeitverkürzung Wochenmodellzuordnung einspielen.
Zum Ausführen der Funktion per Jänner eines Jahres muss die Jahresumstellung im Paket LOHN der entsprechenden Firma in das gewünschte Jahr bereits erfolgt sein.
Beispiel
| Änderung per 1.1. des folgenden Jahres geplant. Die Funktion kann nicht aus dem Dezember des alten Jahres gestartet werden! Lösung:
|
Sonderzahlungen
Ob und in welchem Ausmaß aufgrund der Arbeitszeitverkürzung die Mischberechnung für Sonderzahlungen anzuwenden ist, ist vom Anwender individuell zu entscheiden und bei Bedarf anzupassen. Informieren Sie sich ggf. bezüglich rechtlicher Gegebenheiten im anzuwendenden Kollektivvertrag und Ihrer Interessensvertretung (z. B. WKO).
Beachten Sie, dass Sonderzahlungberechnungen immer nur einen Vorschlagswert liefern und im Bedarfsfall manuell in der Bruttoerfassung überschrieben und vor Änderungen bzw. Neuberechnungen geschützt werden können.
Beachten Sie, dass Sonderzahlungberechnungen immer nur einen Vorschlagswert liefern und im Bedarfsfall manuell in der Bruttoerfassung überschrieben und vor Änderungen bzw. Neuberechnungen geschützt werden können.
