Schnittstelle für Pensionskasse APK
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Erste Schritte LOHN.
Allgemeines
In diesem Dokument wird konkret die Schnittstelle zur Pensionskasse "APK Vorsorgekasse AG" beschrieben. Grundsätzliche Voraussetzungen und der allgemeine monatliche Ablauf sind im Dokument Pensionskasse ausführlich beschrieben. In diesem Dokument werden ausschließlich Besonderheiten dieser Schnittstelle thematisiert.
Die Kapitel Voraussetzungen und Monatlicher Ablauf in diesem Dokument sind als Ergänzung in Bezug auf die konkrete Schnittstelle zu interpretieren.
Im Kapitel Aufbau der Schnittstelle werden sämtliche Felder der Schnittstelle insbesondere mit ihrer Herkunft beschrieben. Dadurch können Sie leicht nachvollziehen, warum Daten in die Datei exportiert worden sind, und umgekehrt können Sie gezielt Daten im Programm hinterlegen, sofern sie fehlen.
Das Dokument wird mit einem Kapitel über Besonderheiten und häufige Fehlerquellen in der Praxis abgeschlossen.
Die Kapitel Voraussetzungen und Monatlicher Ablauf in diesem Dokument sind als Ergänzung in Bezug auf die konkrete Schnittstelle zu interpretieren.
Im Kapitel Aufbau der Schnittstelle werden sämtliche Felder der Schnittstelle insbesondere mit ihrer Herkunft beschrieben. Dadurch können Sie leicht nachvollziehen, warum Daten in die Datei exportiert worden sind, und umgekehrt können Sie gezielt Daten im Programm hinterlegen, sofern sie fehlen.
Das Dokument wird mit einem Kapitel über Besonderheiten und häufige Fehlerquellen in der Praxis abgeschlossen.
Voraussetzungen
Allgemeine Voraussetzungen zu Pensionkassen sind im Dokument Pensionskasse ausführlich beschrieben.
Lizenz
Für die Pensionskassenabrechnung ist eine eigene Lizenz (Lizenzpaket 243 NTCS-Pensionskassenabrechnung) notwendig. Sollte diese Lizenz noch nicht vorhanden sein, nehmen Sie bitte Kontakt mit unserer Verkaufsabteilung auf.
Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.Vor Beginn der Pensionskassenabrechnung bzw. vor dem vereinbarten Fernwartungstermin muss die Lizenzaktivierung durchgeführt werden.
Stammdaten
Damit die Pensionskassendaten im Format der Schnittstelle für die Pensionskasse "APK Vorsorgekasse AG" aufbereitet werden, muss diese Einstellung im Programm "Lohnfirmen" am Reiter "Pensionskassen" im Feld "Name" gewählt werden. Bei dieser Pensionskasse steht keine Ausprägung im Feld "Schnittstellenart" zur Verfügung.
Nur jene Dienstnehmer, bei denen diese Pensionskasse im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" hinterlegt ist, werden bei der Dateierstellung berücksichtigt.
Hinsichlich des PK-Berechnungsmodells, der Lohnarten und Lohnartengruppen gelten die allgemeinen Ausführungen wie im Dokument "Pensionskasse" beschrieben.
Nur jene Dienstnehmer, bei denen diese Pensionskasse im Programm "Dienstnehmer" am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" hinterlegt ist, werden bei der Dateierstellung berücksichtigt.
Hinsichlich des PK-Berechnungsmodells, der Lohnarten und Lohnartengruppen gelten die allgemeinen Ausführungen wie im Dokument "Pensionskasse" beschrieben.
Monatlicher Ablauf
Grundsätzlich ist der monatliche Ablauf einzuhalten, wie er im Dokument Pensionskasse beschrieben ist. Um Dateien im Format der Schnittstelle für die Pensionskasse "APK Vorsorgekasse AG" zu erstellen, ist das Programm Pensionskassen drucken zu verwenden und auszuführen.
Im Programm Pensionskassen drucken sind am Reiter "Export" die Parameter bzw. Felder
- "Pensionskasse exportieren" mit "Ja" und
- "Zielordner" mit dem gewünschten Exportverzeichnis zu befüllen.
Im Zuge des Exports werden für die Schnittstelle zur "APK Vorsorgekasse AG" mehrere Dateien im Format .txt erstellt. Der Dateiname wird automatisch im Format <Datenträgerbezeichnung>_<YYYY><MM>_<Satzart>.txt generiert.
Die Datenträgerbezeichnung ist im Feld Datenträgerbezeichnung am Reiter "Pensionskasse" im Programm "Lohnfirmen" hinterlegt. Fehlt ein Eintrag im Feld Datenträgerbezeichnung, wird der Firmenname verwendet, sodass der Dateiname im Format <Firmenname>_<YYYY><MM>_<Satzart>.txt lautet.
Die Satzarten sind im Kapitel Aufbau der Schnittstelle beschrieben.
Aufbau der Schnittstelle
Im Zuge des Exports werden für die Schnittstelle zur "APK Vorsorgekasse AG" mehrere Dateien mit unterschiedlichen Satzarten im Format .txt erstellt.
Folgende Satzarten werden unterschieden:
| Kürzel | Name | Anmerkung |
| IA | Init Aktive | Basisdaten eines neuen Dienstnehmers; immer bei Eintritten; nur einmalig notwendig |
WS | Wartung Wohnsitz lang | Adressenwartung; bei Eintritten und Adressänderungen zu erstellen; erweiterte Stellen für Straße und Ort |
BM | Beitragsmeldung | monatliche Meldung mehrerer Sätze pro Dienstnehmer möglich |
AS | Austritt Sonst | Austritt eines Dienstnehmers |
AT | Austritt Tod | Tod eines Dienstnehmers |
Da es sich um TXT-Dateien ohne Trennzeichen handelt, sind für jedes Feld in der folgenden Schnitstellenbeschreibung die Position und Länge angegeben. Jede Datenzeile (= Zeile in der Datei) muss über diesen Aufbau verfügen. Es gibt keine Überschriftenzeile.
IA – Init Aktive
Mit dieser Satzart werden der Pensionskasse die "berechnungsrelevanten" Daten für neue Dienstnehmer gemeldet. Die Anmeldung der Dienstnehmer erfolgt in jenem Monat, in welchem die erste Beitragsmeldung gemeldet wird.
| Feld | Position | Länge | Beschreibung | Herkunft in der NTCS |
| Personalnummer | 1-26 | 26 | Feld Personennummer des Dienstnehmers | |
BeitrittsBetriebs-VereinbarungsNr. | 28 | 1 | Wird im Vertrag festgelegt. | Feld Polizzennummer am Reiter "Pensionskasse" im Programm "Lohnfirmen" |
Anrede | 30-55 | Titel anführen, ansonsten leer | Feld Titel des Dienstnehmers | |
Name | 57-82 | 26 | Nach- u. Vorname durch Leerzeichen getrennt | |
Sozialversicherungsnummer | 84-93 | 10 | SVNR ohne Leerzeichen | Feld SVNR des Dienstnehmers |
Geburtsdatum | 95-104 | 10 | im Format YYYY-MM-DD | Feld Geburtsdatum des Dienstnehmers |
Geschlecht | 106 | 1 | M für männlich bzw. W für weiblich | Feld Geschlecht des Dienstnehmers Die Ausprägungen "männlich" bzw. "weiblich" werden in der Datei als "M" bzw. "W" angegeben. Die Ausprägungen "divers", "offen" bzw. "inter" werden in der Datei nicht angegeben. |
Mitarbeiterart | 108-109 | 2 | Folgende Ausprägungen werden unterschieden: AN = Angestellter AR = Arbeiter SV = Sondervertrag LA = Leiharbeiter | Feld Arbeitsverhältnis des Dienstnehmers Die Ausprägungen "SV" und "LA" werden nicht befüllt. |
Eintritt-TU | 111-120 | 10 | Eintrittsdatum im Format YYYY-MM-DD | Feld Eintrittsdatum des Dienstnehmers Achtung bei der Erfassung zukünftiger Wiedereintritte! |
Eintritt-PK fiktiv | 122-131 | 10 | fiktives Eintrittsdatum in die Pensionskasse Nur in Absprache mit der APK zu befüllen. | Feld PK-Einbeziehungsdatum am Reiter "BUAK/PK/Insolvenz" im Programm "Dienstnehmer" Es ist darauf zu achten, in diesem Feld das korrekte Einbeziehungsdatum nach Absprache mit der APK einzutragen. |
WS – Wartung Wohnsitz lang
Mit dieser Satzart werden der Pensionskasse die Wohnsitzadresse bei Eintritten oder Änderungen gemeldet.
Achtung!
 | Bei Änderung des Wohnsitzes des Dienstnehmers wird programmseitig keine WS-Meldung erstellt. |
| Feld | Position | Länge | Beschreibung | Herkunft in der NTCS |
| Sozialversicherungsnummer | 1-10 | 10 | SVNR ohne Leerzeichen | Feld SVNR des Dienstnehmers |
Personalnummer | 12-37 | 26 | Feld Personennummer des Dienstnehmers | |
Straße | 39-98 | 60 | Straße inkl. Hausnummer | Feld Straße des Dienstnehmers |
Land | 100-102 | 3 | Länderkennzeichen nach ISO-3166 ALPHA 2 (z. B. AT für Österreich) | Länderkennzeichen des Wohnlandes des Dienstnehmers |
PLZ | 104-108 | 5 | linksbündig | Feld Postleitzahl des Dienstnehmers |
Ort | 109-168 | 60 | Wohnort | Wohnort des Dienstnehmers |
BM – Beitragsmeldung
Mit dieser Satzart werden der Pensionskasse die monatlichen Beiträge für die Dienstnehmer gemeldet.
| Feld | Position | Länge | Beschreibung | Herkunft in der NTCS |
| Sozialversicherungsnummer | 1-10 | 10 | SVNR ohne Leerzeichen | Feld SVNR des Dienstnehmers |
Personalnummer | 12-37 | 26 | Feld Personennummer des Dienstnehmers | |
Negatives Vorzeichen | 39 | 1 | nur bei Buchungsart "N" möglich, das heißt bei Aufrollungen | Wird automatisch abhängig vom Betrag der Lohnartengruppe 902 "PK Beitrag DG laufend" bei Buchart "O" bzw. der Lohnartengruppe 903 "PK Beitrag DG Sonderzahlung" bei Buchart "S" ermittelt. |
Beitrag Arbeitgeber | 40-50 | 11 | rechtsbündig inkl. zwei Dezimalstellen ohne Komma (d. h. Angabe in Cent) | Wird automatisch abhängig vom Betrag der Lohnartengruppe 902 "PK Beitrag DG laufend" bei Buchart "O" bzw. der Lohnartengruppe 903 "PK Beitrag DG Sonderzahlung" bei Buchart "S" ermittelt. |
Negatives Vorzeichen | 52 | 1 | nur bei Buchungsart "N" möglich, das heißt bei Aufrollungen | Wird automatisch abhängig vom Betrag der Lohnartengruppe 900 "PK Beitrag DN laufend" bei Buchart "O" bzw. der Lohnartengruppe 901 "PK Beitrag DN Sonderzahlung" bei Buchart "S" ermittelt. |
Beitrag Arbeitnehmer | 53-63 | 11 | rechtsbündig inkl. zwei Dezimalstellen ohne Komma (d. h. Angabe in Cent) | Wird automatisch abhängig vom Betrag der Lohnartengruppe 900 "PK Beitrag DN laufend" bei Buchart "O" bzw. der Lohnartengruppe 901 "PK Beitrag DN Sonderzahlung" bei Buchart "S" ermittelt. |
Buchart | 65 | 1 | O = ordentlicher Beitrag, laufende Abrechnung S = Sonderzahlung N = Nachverrechnungen aus Vormonaten, das heißt Aufrollungen A = außerordendlicher Beitrag B = Bilanzrückstellung | Die Kennzeichen "O", "S" bzw. "N" werden automatisch gesetzt. |
Pensionsfähiges Gehalt | 67-77 | 11 | bei Versicherungstyp B notwendig | Wird nicht unterstützt. |
Buchungsmonat | 79-84 | 6 | Abrechnungsmonat im Format YYYYMM | Monat, für den die Auswertung ausgeführt wurde. Durch das Feld Meldedifferenz kann der Buchungsmonat beeinflusst werden. Beispiel: Meldedifferenz = 1 und Abrechnungsmonat 2026/04 ergeben den Buchungsmonat 202605 in der Exportdatei. |
AS – Austritt Sonst
Mit dieser Satzart wird ein Austritt bzw. eine Abmeldung in ein ruhendes Dienstverhältnis mit Ausnahme Tod des Dienstnehmers gemeldet.
| Feld | Position | Länge | Beschreibung | Herkunft in der NTCS |
| Personalnummer | 1-26 | 26 | Feld Personennummer des Dienstnehmers | |
BeitrittsBetriebs-VereinbarungsNr. | 28 | 1 | Wird im Vertrag festgelegt. | Feld Polizzennummer am Reiter "Pensionskasse" im Programm "Lohnfirmen" |
Anrede | 30-55 | Titel anführen, ansonsten leer | Feld Titel des Dienstnehmers | |
Name | 57-82 | 26 | Nach- u. Vorname durch Leerzeichen getrennt | |
Straße | 84-109 | 26 | Straße inkl. Hausnummer | Feld Straße des Dienstnehmers |
Land | 111-113 | 3 | Länderkennzeichen nach ISO-3166 ALPHA 2 (z. B. AT für Österreich) | Länderkennzeichen des Wohnlandes des Dienstnehmers |
PLZ | 115-119 | 5 | linksbündig | Feld Postleitzahl des Dienstnehmers |
Ort | 121-140 | 20 | Wohnort | Wohnort des Dienstnehmers |
Sozialversicherungsnummer | 142-151 | 10 | SVNR ohne Leerzeichen | Feld SVNR des Dienstnehmers |
Staatsbürgerschaft | 153-154 | 2 | Länderkennzeichen nach ISO-3166 ALPHA 2 (z. B. AT für Österreich) | Feld Staatsangehörigkeit des Dienstnehmers |
Geburtsdatum | 156-165 | 10 | im Format YYYY-MM-DD | Feld Geburtsdatum des Dienstnehmers |
Geburtsdatum -Gatte | 167-176 | 10 | im Format YYYY-MM-DD | Feld "Geburtsdatum" jener Person, die im Feld Ehegatte/Partner beim Dienstnehmer hinterlegt ist. |
Geschlecht | 178 | 1 | M für männlich bzw. W für weiblich | Feld Geschlecht des Dienstnehmers Die Ausprägungen "männlich" bzw. "weiblich" werden in der Datei als "M" bzw. "W" angegeben. Die Ausprägungen "divers", "offen" bzw. "inter" werden in der Datei nicht angegeben. |
Familienstand | 180 | 1 | V = Verheiratet leer in allen anderen Fällen | Feld Familienstand des Dienstnehmers |
Versichertenart | 182 | 1 | In diesem Feld wird in jedem Fall ein "B" ausgegeben. | |
Mitarbeiterart | 184-185 | 2 | Folgende Ausprägungen werden unterschieden: AN = Angestellter AR = Arbeiter SV = Sondervertrag LA = Leiharbeiter | Feld Arbeitsverhältnis des Dienstnehmers Die Ausprägungen "SV" und "LA" werden nicht befüllt. |
Austrittsgrund | 187-196 | 10 | A = Austritt P = Alterspension BH = Bundesheer oder Zivildienst I = Invaliditätspension KARENZ = Karenz W = Wechsel | Feld Abmeldegrund des Dienstnehmers |
Austrittsgrunddetail | 198-199 | 2 | AG = Kündigung durch Dienstgeber AN = Kündigung durch Dienstnehmer EV = Einvernehmliche Lösung I = Wechsel im Konzern, Inland A = Wechsel im Konzern, Ausland EL = Elternkarenz BI = Bildungskarenz SP = Austritt nach Sozialplan, Pensionsanspruch AF = Änderung des PK-Firmenschlüssels EG = Einstellungsgarantie Bei Alters- und Invaliditätspension sowie Bundesheer oder Zivildienst darf das Feld nicht befüllt werden. Bei Karenz oder Mutterschutz darf das Feld auch leer bleiben. | Feld Abmeldegrund des Dienstnehmers |
Austrittsdatum | 201-210 | 10 | Austrittsdatum im Format YYYY-MM-DD | Feld Austrittsdatum (Lohn) des Dienstnehmers |
Überweisungsart | 212 | 1 | Wird leer gelassen. | |
BIC | 214-224 | 11 | Wird leer gelassen. | |
IBAN | 226-265 | 40 | Wird leer gelassen. |
AT – Austritt Tod
Mit dieser Satzart wird das Ableben eines Dienstnehmers gemeldet.
Achtung!
| Diese Satzart wird programmseitig nicht unterstützt. |
Besonderheiten und häufige Fehlerquellen in der Praxis
Export der Daten des Ehegatten bzw. Partners
Die Daten des Ehegatten bzw. Partners entstammen immer jener Person, die im Feld Ehegatte/Partner beim Dienstnehmer hinterlegt ist. Die bloße Hinterlegung eines Ehegatten bzw. Partners am Reiter "Angehörige" im Programm "Dienstnehmer" reicht nicht.
Parallele Beschäftigung
Im Fall einer parallelen Beschäftigung neben der Karenz sollte mit der Pensionskasse Rücksprache gehalten werden. In vielen Fällen wird für die parallele Beschäftigung ein eigener Vertrag mit der Pensionskasse geschlossen.
