Kostenschlüssel
Grundlegende Informationen zu Kostenschlüsseln, finden Sie unter Übernahmeschlüssel und Umlage. 
Kostenrechnung → Stammdaten → KostenschlüsselIn den Kostenschlüsseln können Übernahmeschlüssel oder Umlageschlüssel definiert werden.
Mit Hilfe von Übernahmeschlüsseln werden Werte von einem Konto auf verschiedene Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger, etc.) verteilt. Übernahmeschlüssel können fix oder als Vorschlagswert am FIBU Konto hinterlegt oder beim Buchen erfasst werden.
Umlageschlüssel werden in der Kostenrechnung angelegt, um Werte von einer Kostennummer auf andere Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger, etc.) umzulegen (Hilfskostenstellen werden auf Hauptkostenstellen umgelegt). Die Umlageschlüssel müssen in den Umlagenreihenfolgen auf den abgebenden Kostennummern hinterlegt werden. Nach der Berechnung der Umlage können zusätzlich Auswertungen mit Umlagen gestartet werden.
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Im Kopfbereich gibt es ein Eingabefeld für die Firma und Kostenrechnung, in dem die entsprechende KORE ausgewählt bzw. eingegeben werden kann. Es wird immer die zuletzt in einem Fenster verwendete Kostenrechnung vorgeschlagen.
Rechts im Fenster kann ausgewählt werden, ob Übernahme- oder Umlageschlüssel angezeigt bzw. angelegt werden sollen.
Kostenschlüssel
Die Kostenschlüssel werden grundsätzlich nach aufsteigender Kostenschlüssel-Nummer aufgelistet.
Bei der Neuanlage von Kostenschlüssel sind für Übernahmeschlüssel folgende Verteilungsschlüssel möglich:
nach Prozent | Die Verteilung erfolgt nach den eingegebenen Prozentwerten. |
nach Bezugsgröße | Das Programm ermittelt aus den eingegebenen Werten Prozentsätze und führt die Verteilung durch. (z. B. m2, Mitarbeiter-Anzahl, etc.) |
Für die Anlage von Umlageschlüsseln in der Kostenrechnung stehen darüber hinaus beispielsweise noch weitere Schlüsselarten zur Auswahl:
nach Konten | Die Verteilung erfolgt im Verhältnis der gebuchten Beträge auf bestimmte Konten. |
nach Gliederung | Die Verteilung erfolgt im Verhältnis der gebuchten Beträge in bestimmten Gliederungszeilen. |
nach Bezugsmengen | Die Verteilung erfolgt im Verhältnis der gebuchten Mengen. |
Folgende Funktionen stehen bei der Neuanlage über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Umschalten auf alle Felder | Mit dieser Funktion können weitere Felder für die Schlüsselanlage eingeblendet werden. |
Schlüsseleingabe
Im Bereich der "Schlüsseleingabe" werden jeweils zum im Bereich "Kostenschlüssel" hinterlegten Schlüssel die Details angezeigt (z.B. wie viele m2 bzw. Prozent werden einer Kostenstelle zugeordnet).
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
 Löschen | Nur bei Übernahmeschlüssel: Ein Schlüssel mit Monat 0 (Jahresschlüssel) kann nur gelöscht werden, wenn keine Monatsschlüssel dazu existieren. Wird der Übernahmeschlüssel noch verwendet (in Buchungen, in Detailplänen der Planung oder in der ANBU), wird mit einer Meldung darauf hingewiesen. Die Hinterlegung des Schlüssels in der Buchung bzw. in den Detailplänen bleibt nach dem Löschen erhalten. Die Buchungen bzw. Detailpläne müssen korrigiert werden. | ||
 Berechnete Schlüsselwerte | Über diesen Punkt können die vom Programm errechneten, monatlichen Verteilungsprozentsätze kontrolliert werden. Es werden pro Monat und pro Schlüssel die durch die Umlage berechneten Prozentwerte auf den jeweils empfangenden Kostennummern ausgewiesen:  Beispiel
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Schlüssel + Details | Hier ist eine kombinierte Ansicht des Schlüssels mit allen Feldern möglich. |
 Kopieren Schlüssel | Ebenfalls im Programmpunkt Kostenschlüssel gibt es die Funktion "Kopieren Schlüssel". Aus bereits angelegten Schlüsseln können so beispielsweise Monatsschlüssel erzeugt und dann bearbeitet werden. Zusätzlich werden auch Firma und KORE abgefragt, sodass Schlüssel auch firmen- bzw. kostenrechnungsübergreifend kopiert werden können:  Für die Anlage von Monatsschlüsseln bleibt die Schlüsselnummer gleich, es wird nur der Monat zusätzlich erfasst und es muss im Feld "Kennzeichen für Monatsschlüssel" definiert werden, ob der Monatsschlüssel nur in dem angegebenen Monat gültig sein soll oder ab dem angegebenen Monat. Wird ein Schlüssel firmen-bzw. kostenrechnungsübergreifend kopiert, erfolgt eine Prüfung der vorhandenen Stammdaten in der Ziel-KORE. Ist beispielsweise eine Kostenstelle dort nicht vorhanden, dann kommt eine entsprechende Meldung:  Wird ein Schlüssel, der für das gesamte Jahr gültig ist (Schlüssel mit Monat 0), in eine andere Kostenrechnung oder auf eine neue Nummer kopiert, dann werden automatisch alle zu diesem Schlüssel vorhandenen Monatsschlüssel mitkopiert! |
 Exportieren | Sowohl Übernahme- als auch Umlageschlüssel können mittels CSV-Datei exportiert werden. |
Sowohl Übernahme- als auch Umlageschlüssel können mittels CSV-Datei importiert werden. Die Pflichtfelder sind dabei identisch mit jenen, die auch bei der manuellen Anlage notwendig sind. Im Zweifelsfall kann zur Kontrolle der benötigten Felder zuerst ein Testschlüssel angelegt und exportiert werden. |
 Protokoll | Dieses Protokoll ist permanent aktiviert. Im Protokoll werden für alle Firmen sämtliche Änderungen (Neuanlage, Änderung und Löschen) der Kostenschlüssel (obere Bildschirmhälfte) und der Schlüsseleingaben (untere Bildschirmhälfte) aufgelistet. |
| Datensatzprotokoll | Dieses Protokoll ist permanent aktiviert. Im Datensatzprotokoll werden für die ausgewählte Firma sämtliche Änderungen (Neuanlage, Änderung und Löschen) der Kostenschlüssel (obere Bildschirmhälfte) und der Schlüsseleingaben (untere Bildschirmhälfte) aufgelistet. |
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel für den Export/Import von Kostenschlüsseln. |
