Offene Leistungen hinzufügen (Gebührenrechnung)
Grundlegende Informationen zur Gebührenabrechnung finden Sie unter Gebührenabrechnung nach Rechnungsvorlagen (Deutschland) 
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Leistungserfassung → Leistungsabrechnung → Honorarnoten → Extras → Offene Leistungen hinzufügen (Gebührenrechnung)Diese Funktion fügt alle offenen Leistungen, die laut Umlagestammdaten zu einem Gebührenartikel in einer bereits abgeschlossenen Gebührenrechnung passen, zu den jeweiligen Rechnungen hinzu bzw. markiert diese Rechnungen entsprechend.
Motiv für die Verwendung dieser Funktion
 | Leistungen, die nach der Abrechnung einer Gebührenrechnung erfasst werden, aber zu dieser bereits abgerechneten Gebührenrechnung gehören, müssen zu dieser hinzugefügt und dadurch "abgerechnet" werden. Dadurch erzielt man, dass die Leistungen nicht erneut abgerechnet werden und andererseits, dass der Deckungsbeitrag der Leistungen und der Gebührenrechnung aussagekräftig ist. |
Fensterbereiche
Dieses Fenster verfügt über ein flexibles Layout und kann sowohl fixe als auch optionale Bereiche enthalten. In manchen Fenstern sind im Standard nicht alle möglichen Bereiche eingeblendet. Hier finden Sie Details zu Fenstern mit flexiblem Layout.
Einstiegsfelder
Folgende Felder sind vor dem Start zu befüllen:
Verrechnungsfirma | In diesem Feld ist anzugeben, für welche Verrechnungsfirma Leistungen zu den entsprechenden Gebührenrechnungen hinzugefügt werden sollen. |
| Tätigkeitsgruppe | In diesem Feld können eine oder mehrere Tätigkeitsgruppen zugeordnet werden, wenn das Hinzufügen bzw. das Markieren der relevanten Rechnungen je Tätigkeitsgruppe erfolgen soll. Wird das Feld leer gelassen, so werden alle Tätigkeitsgruppen berücksichtigt. |
| Bis Buchungsperiode | In diesem Feld ist anzugeben, bis zu welcher Buchungsperiode Leistungen ermittelt und zu den entsprechenden Gebührenrechnungen hinzugefügt werden sollen. Leistungen, die jüngere Buchungsperioden aufweisen, werden in weiterer Folge nicht berücksichtigt. |
| Variante | In diesem Feld ist anzugeben, welche Variante gewählt werden soll, um die Leistungen zu abgeschlossenen Gebührenrechnungen hinzuzufügen (siehe Varianten der Funktion). |
In diesem Feld wird bestimmt, ob die in den oberen Feldern definierten Optionen entweder nur auf die markierten Rechnungen oder auf alle angewendet werden sollen. | |
Zeitgebühren berücksichtigen | In diesem Feld können Sie entscheiden, ob Zeitgebühren beim Hinzufügen von Leistungen zu Gebührenrechnungen berücksichtigt werden sollen oder nicht. Bei "Ja" werden jene Leistungen, die per definierter Umlage zu einer Zeitgebühr gehören, zu den entsprechenden Gebührenrechnungen genauso wie andere Leistungen hinzugefügt. Bei "Nein" werden derartige Leistungen beim Hinzufügen gänzlich ignoriert und stehen weiterhin als "offene Leistungen" für eine zusätzliche Abrechnung über eine Zeitgebühr zur Verfügung. Im Standard ist das Feld deaktiviert, das Programm merkt sich jedoch die zuletzt gewählte Einstellung. |
Durch Bestätigung mit "Ok" wird die Funktion entsprechend ausgeführt: Alle Leistungen, die laut Umlagestammdaten zu einer bereits abgerechneten Gebühr passen, werden gemäß den vorher gewählten Einstellungen zur entsprechenden abgeschlossenen Gebührenrechnung hinzugefügt bzw. wird auf dieser Gebührenrechnung ein Kennzeichen gesetzt. Dies funktioniert nur für bereits autorisierte Leistungen und nur für Gebührenrechnungen, die den Status "abgeschlossen" aufweisen. Die Leistungen gelten erst nach der Zuordnung zur Rechnung als "fakturiert".
 | Detaillierte Informationen zur Verwendung dieser Funktion in einem Stapel finden Sie unter Stapel Offene Leistungen hinzufügen (Gebührenrechnung). |
Varianten der Funktion
Die Funktion ist auf zwei Varianten einsetzbar:
Variante "Leistungen sofort hinzufügen":
Bei dieser Variante werden die Leistungen, die zu Rechnungen hinzugefügt werden, zunächst nach einem Regelwerk ermittelt. Dann werden die Leistungen automatisch zu den passenden Rechnungen hinzugefügt. Bitte beachten Sie, dass dabei auf das Feld Anwenden auf Rücksicht genommen wird.
Damit erzielt man:
Ein vollautomatisiertes Hinzufügen von bereits "abgerechneten" Leistungen. Jedoch mit dem Risiko, dass falsch gebuchte oder falsch eingeschätzte (extra abzurechnende) Leistungen einfach ungesehen abgerechnet werden .
Damit erzielt man:
Ein vollautomatisiertes Hinzufügen von bereits "abgerechneten" Leistungen. Jedoch mit dem Risiko, dass falsch gebuchte oder falsch eingeschätzte (extra abzurechnende) Leistungen einfach ungesehen abgerechnet werden .
Hinweis
| Bei dieser Variante muss die abgeschlossene Gebührenrechnung entweder bereits in die Fibu verbucht worden sein oder das Feld FIBU der Rechnung muss die Ausprägung "Nicht notwendig" aufweisen, damit die passenden Leistungen sofort hinzugefügt werden können. Hat die Gebührenrechnung den Fibu-Status "Nein", so können die offenen Leistungen nur dann hinzugefügt werden, wenn entweder der LEA Parameter Leistungen hinzufügen/entfernen und DB-Verteilung auf "Nach Rechnungsabschluss" oder der WWS Parameter Verspeicherung FIBU auf "Nein" steht. |
Variante "Rechnungen markieren":
Bei dieser Variante werden die Leistungen, die zu Rechnungen hinzugefügt werden KÖNNTEN, zunächst nach einem Regelwerk nur ermittelt. Danach werden diese jedoch nicht automatisch hinzugefügt, sondern diejenigen Rechnungen, zu denen Leistungen hinzugefügt werden könnten, werden markiert, indem das Feld Offene Leistungen vorhanden der Honorarposition angehakt wird. Alle bereits vorhandenen Rechnungsmarkierungen werden je Verrechnungsfirma davor gelöscht. Auch hier wird auf das Feld Anwenden auf Rücksicht genommen. Werden z. B. nur bestimmte Rechnungen markiert und das Feld wird auf "Nur markierte Rechnungen" gestellt, bleibt das Feld "Offene Leistungen vorhanden" aller anderen Rechnungen unangetastet.
In den nächsten Tagen steigt der Anwender ins Fenster "Honorarnoten" ein, filtert von den 500 Rechnungen die 25, die die Markierung aufweisen, und sieht sich (mit Offene Leistungen hinzufügen) an, welche Leistungen hinzugefügt werden sollen, fügt jene hinzu, die er/sie für richtig hält, und setzt den Status zurück, sodass diese Rechnung nicht mehr markiert ist.
Damit erzielt man:
Ein erleichtertes Hinzufügen von bereits "abgerechneten" Leistungen, dennoch ohne das Risiko, dass falsch gebuchte oder falsch eingeschätzte (extra abzurechnende) Leistungen einfach ungesehen verschwinden .
In den nächsten Tagen steigt der Anwender ins Fenster "Honorarnoten" ein, filtert von den 500 Rechnungen die 25, die die Markierung aufweisen, und sieht sich (mit Offene Leistungen hinzufügen) an, welche Leistungen hinzugefügt werden sollen, fügt jene hinzu, die er/sie für richtig hält, und setzt den Status zurück, sodass diese Rechnung nicht mehr markiert ist.
Damit erzielt man:
Ein erleichtertes Hinzufügen von bereits "abgerechneten" Leistungen, dennoch ohne das Risiko, dass falsch gebuchte oder falsch eingeschätzte (extra abzurechnende) Leistungen einfach ungesehen verschwinden .
Hinweis
| Wird im Zuge der Variante "Rechnungen markieren" eine Tätigkeitsgruppe bekanntgegeben, so werden nur die Rechnungen mit der relevanten Tätigkeitsgruppe markiert. Dabei ist zu beachten, dass dadurch immer alle anderen Markierungen entfernt werden. Soll zuerst die Markierung aller Buchhaltungs-Rechnungen und danach die Markierung aller Lohnbuchhaltungs-Rechnungen vorgenommen werden, müssen zwischen der Markierung der Buchhaltungs-Rechnungen und der Markierung der Lohnbuchhaltungs-Rechnungen die Leistungen der Buchhaltungs-Rechnungen mithilfe der Funktion Offene Leistungen hinzufügen vollständig hinzugefügt werden. |
Voraussetzungen und Regelwerk zur Ermittlung der passenden Leistungen und Gebührenrechnungen
Ob Leistungen zu bereits abgeschlossenen Gebührenrechnungen passen, wird über folgende Regeln identifiziert:
- Es müssen Artikelumlagen existieren.
Anhand dieser wird identifiziert, ob die erfasste Leistung in eine Umlage fällt und ob der entsprechende Gebührenartikel für diesen Bezugszeitraum bereits in einer abgeschlossenen Gebührenrechnung enthalten ist. - Barauslagen werden, weil sie in der Praxis nicht/kaum Anwendung finden, und eine Umlage von Artikel auf Artikel nicht möglich ist, bei dieser Funktion nicht berücksichtigt!
- Alle autorisierten Leistungen, die abzurechnen sind und laut Tätigkeitsgruppe und Bezugszeitraum (entsprechend der Artikelumlage) zu einem bereits abgerechneten Gebührenartikel in einer Gebührenrechnung passen, werden mit der Funktion zu den entsprechenden Gebührenrechnungen hinzugefügt bzw. werden die betroffenen Rechnungen markiert (siehe Varianten der Funktion).
Passt eine Leistung zu mehreren Gebührenrechnungen laut oben genannter Kriterien, so wird diese zur jüngsten Gebührenrechnung hinzugefügt. - Wenn die Funktion ausgeführt wird, wird in den Umlagestammdaten nachgesehen, in welchen Umlagen die Tätigkeit vorkommt. Von all diesen Umlagen werden alle Tätigkeiten ermittelt. Das Honorar aller Leistungen auf diesen Tätigkeiten wird summiert und dient als Basis für die Aliquotierung der Leistungen.
Wenn nur der Gebührenartikel und keine entsprechende Zeitleistung, also auch keine vollständige Umlage in der Ziel-Gebührenrechnung vorhanden ist, so werden die Leistungen mit 0 hinzugefügt!
Aktualisierung und nachträgliches Auslösen der Umlage
Ist in einer abgeschlossenen Gebührenrechnung für die betroffene Leistung bereits eine automatische Umlage vorhanden, so wird die neue Leistung auch in diesem Zuge zur Umlage hinzugefügt und die Umlage neu berechnet. Das Honorar ändert sich nicht und dieser Fall liefert korrekte Deckungsbeiträge für die Mitarbeiter.
Wurde in einer Gebührenrechnung NUR eine Gebühr verrechnet, konnte die Umlage aufgrund der fehlenden Zeitleistung zuvor noch nicht gebildet werden. Beim Hinzufügen von passenden Zeitleistungen wird die Umlage für Gebühren, die in den Stammdaten eine Umlage hinterlegt haben, im Nachhinein neu gebildet und auf die neuen Leistungen umgelegt. Die Umlage-Kennzeichen der Gebühr und der neuen Zeitleistungen werden nachträglich korrekt gesetzt, als ob die Umlage bereits in der offenen Rechnung stattgefunden hätte. Auch in diesem Fall stimmen die Deckungsbeiträge der Mitarbeiter wieder überein.
Aliquotierung des Honorars und DB-Verteilung
Im Zuge dieser Funktion werden die neuen Leistungen in die betroffene Gebührenrechnung hinzugefügt. Das Honorar dieser abgeschlossenen Gebührenrechnung darf sich jedoch klarerweise nicht mehr verändern. Je nachdem, auf welche Ausprägung der LEA Parameter Leistungen hinzufügen eingestellt ist, verhält sich das Programm zur Ermittlung des korrekten Deckungsbeitrages wie folgt, wenn eine vollständige Umlage gemacht worden ist:
- Ausprägung "Leistungen mit Honorar Null hinzufügen":
Die Leistungen werden bei dieser Ausprägung mit Honorar 0 und somit 100 % negativem DB zur Rechnung hinzugefügt. Hier erfolgt keine automatische Neuberechnung der Aufteilung des Honorars. - Ausprägung "Honorar je Projekt neu berechnen" und "Honorar neu berechnen":
Beim Hinzufügen von offenen Leistungen zu abgeschlossenen Gebührenrechnungen wird das Honorar der einzelnen Leistungen, die Bestandteil einer Umlage sind, IMMER nach dem verrechenbaren Betrag aufgeteilt. Somit ist die Aliquotierung identisch mit jener in offenen Rechnungen mit Umlage.
Der Teiler für die Aliquotierung für Leistungen in Umlagen berechnet sich daher wie folgt:
Honorar des umgelegten Gebührenartikels / Verrechenbarer Betrag aller umgelegten Leistungen = Teiler (gerundet auf 4 Nachkommastellen)
Teiler x Verrechenbarer Betrag der Leistung = neues Honorar der Leistung (gerundet auf 2 Nachkommastellen)
Abschließend werden alle passenden Leistungen zur passenden Gebührenrechnung hinzugefügt. Die Leistungen gelten nach dieser Zuordnung als "fakturiert".
Somit wird einerseits die betragliche Richtigkeit der einzelnen Rechnungen, andererseits aber auch die Richtigkeit der in der Auswertung enthaltenen Werte, wie beispielsweise DBI und DBII, gewährleistet.
Hinweis
| Sollte in der betroffenen Gebührenrechnung keine vollständige Umlage, sondern nur der entsprechende Gebührenartikel vorkommen, so wird die Leistung mit Honorar 0 zur Rechnung hinzugefügt. |
Um besser zu veranschaulichen bzw. zu verdeutlichen, wie das Hinzufügen der Leistungen genau funktioniert, wird dies anhand eines Beispiels erläutert:
Beispiel
 | Für den Gebührenartikel 2400 "Einkommensteuererklärung" ist eine allgemeine Umlage auf die Tätigkeit "401 - Jahresabschluss und Steuererklärung" hinterlegt.  Für den Kunden Margarete Musterfrau 200002 wurde eine Gebührenrechnung mit dem Gebührenartikel 2400 "Einkommensteuererklärung" und einer Leistung der Tätigkeit "401 - Jahresabschluss und Steuererklärung" für das Bezugsjahr 2021 abgerechnet. Es wurde daher vom System eine vollständige Umlage gemacht.  Diese Rechnung wurde mit dem Belegdatum 05.07.2022 ausgedruckt und auch an diesem Tag in die Fibu eingebucht und abgeschlossen. Mitarbeiter erfassen im Nachhinein (nach Rechnungdruck und -abschluss) am 05.07.2022 noch Leistungen auf die Tätigkeit "401 - Jahresabschluss und Steuererklärung". Diese gehören eigentlich (lt. Umlage) zur abgeschlossenen Gebührenrechnung.  Anschließend wird die Funktion "Offene Leistungen hinzufügen (Gebührenrechnung)" in der Variante "Leistungen sofort hinzufügen" durchgeführt. Dies läuft im konkreten Beispiel folgendermaßen ab:  Die am 05.07.2022 erfasste offene Leistung entspricht den Kriterien, damit sie zur Gebührenrechnung hinzugefügt werden kann. Nach dem Ausführen der Funktion erscheint die Meldung, dass das Hinzufügen der offenen Leistungen erfolgreich beendet worden ist:  Folgendes ist im Programmhintergrund passiert: Die betroffene Leistung wurde in die entsprechende Gebührenrechnung (202200071) hinzugefügt. Dabei teilt sich der unveränderbare Gesamtbetrag der Umlage wie folgt auf:  Berechnet wird dies folgendermaßen: Honorar des umgelegten Gebührenartikels / Verrechenbarer Betrag aller umgelegten Leistungen = Teiler (gerundet auf 4 Nachkommastellen) Teiler x Verrechenbarer Betrag der Leistung = neues Honorar der Leistung (gerundet auf 2 Nachkommastellen)
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Fehleranalyse
Das Hinzufügen von offenen Leistungen zu Gebührenrechnungen ist nur möglich, wenn auch das manuelle Hinzufügen von Leistungen zu normalen Honorarnoten möglich wäre. Bei der Variante "Leistungen sofort hinzufügen" sind folgende Punkte für das Hinzufügen der Leistungen Voraussetzung:
- Die betroffene Gebührenrechnung muss entweder in die Fibu eingebucht sein oder den Fibu-Status "Nicht notwendig" aufweisen.
- Hat eine Rechnung den Fibu-Status "Nein", so können die offenen Leistungen nur dann hinzugefügt werden, wenn entweder der LEA Parameter Leistungen hinzufügen/entfernen und DB-Verteilung auf "Nach Rechnungsabschluss" oder der WWS Parameter Verspeicherung FIBU auf "Nein" steht.
Sollte das Hinzufügen der offenen Leistungen dennoch nicht möglich sein, obwohl die oben genannten Voraussetzungen erfüllt sind, so erscheint die Meldung, dass keine Leistungen zum Hinzufügen gefunden worden sind:
Dies kann unter anderem folgende Ursachen haben:
- Es gibt keine Leistungen zu den abgeschlossenen Gebührenrechnungen.
- Auf den Leistungen, welche für die abgeschlossenen Gebührenrechnungen in Frage kämen, wurde nicht der/das richtige Bezugsmonat/-jahr verwendet (nicht jenes, für das die Tätigkeitsgruppe mit der Gebührenrechnung abgerechnet wurde).
- Die Leistungen sind noch nicht autorisiert.
- Die Leistungen sind nicht vollständig erfasst (nicht korrekt).
- Es wurde eine zu niedrige Bis-Buchungsperiode ausgewählt (z. B. 05-2016 statt 06-2016 und die Leistung wurde aber erst 06-2016 autorisiert).
- Die Gebührenrechnung, zu der die Leistungen hinzugefügt werden sollen, ist noch nicht abgeschlossen.
Falls Sie diese Ursachen im Einzelfall als Grund für oben angeführte Fehlermeldung ausschließen können, so wenden Sie sich bitte an den LEA Support.
Spezialthema: Nachträgliche erlösseitige KORE-Verbuchung
Sollten Sie die erlösseitige KORE-Verbuchung verwenden, ist zu beachten, dass mit dem Standardprogrammverhalten (LEA-KORE-Anbindung (erlösseitig)) lediglich direkt bei der Fibu-Verbuchung in die KORE verbucht wird. Da bei dieser Funktion die Leistungen jedoch erst nachträglich hinzugefügt werden, ist zu entscheiden, was beim Hinzufügen dieser Leistungen aus KORE-Sicht geschehen soll. Beachten Sie hierzu bitte das Kapitel Nachträgliche DB-Verteilung bereits in KORE verbuchter Honorarnoten in der Hilfe zum Thema DB-Verteilung Spezial.
