FAQ Buchen mit Kostenrechnung
Grundlegende Informationen zum Buchen mit Kostenrechnung finden Sie unter Buchen mit Kostenrechnung.Warum lassen sich im Buchen die Felder für die Kostenrechnung nicht einblenden bzw. warum werden diese beim Hinzufügen zur Feldauswahl wieder automatisch entfernt?
Beim Buchen erscheint, wenn das Feld "Kostenstelle" hinzugefügt wird, folgende Meldung:
"Das Feld "Kostenstelle" wurde vom Programm automatisch aus der Feldauswahl entfernt, es steht möglicherweise in der aktuellen Ansicht nicht zur Verfügung."
Um mit Kostenrechnungsinfomationen buchen zu können, muss eine Kostenrechnung angelegt und am FIBU-Stamm hinterlegt sein. Oft scheitert es nur an der Hinterlegung der Kostenrechnung auf der Finanzbuchhaltung. Diese kann in der FIBU unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten getroffen werden, indem das betroffene Buchhaltungsjahr bearbeitet wird und die Felder "Firmen-Nr KORE" und "KORE-Nr" befüllt werden:
Der Programmpunkt "Buchen" muss nach erfolgter Hinterlegung neu gestartet werden!
Warum muss ich bei jeder Buchung eine Kostenstelle eingeben und wie kann ich das ändern?
Grundsätzlich muss bei jeder Buchung mit einem Erfolgskonto (Aufwand bzw. Ertrag) eine Kostenstelle erfasst werden. Abweichend dazu können ganze Konten im FIBU Kontenstamm (FIBU → Stammdaten → Konten) über das Feld Konto in KORE von der Kostenrechnung ausgeschlossen (Erfolgskonten) oder in die Kostenrechnung aufgenommen werden (Bestandskonten).
Nähere Information dazu finden Sie in folgenden FAQ:
- Wie muss man ein Konto einstellen, um dessen Buchungen NICHT mehr in die Kostenrechnung zu übernehmen?
- Wie kann ich auf einem Bestandskonto mit Kostennummern buchen oder planen?
Möchten Sie bei einem Konto nicht alle Buchungen mit einer Kostenstelle buchen empfehlen wir ihnen die Verwendung einer Dummykostenstelle. Nähere Information dazu finden Sie im FAQ:
Durch die BMD Standardeinstellung müssen bei Buchungen Kostenstellen zwingend eingegeben werden. Alternativ dazu kann auch bei einer anderen Kostennummer (z. B. Kostenträger) eine zwingende Eingabe eingestellt werden:
KORE → Stammdaten → Firmen- und KORE-Stammdaten → Kostenrechnung (rechte Bildschirmhälfte) → Kostenträger, Abteilung, Dimension oder Geschäftsbereich:
Wie muss man ein Konto einstellen, um dessen Buchungen NICHT mehr in die Kostenrechnung zu übernehmen?
Ob die Buchungen eines Kontos in die Kostenrechnung übergeleitet werden bzw. auf einem Konto mit Kostennummern gebucht werden kann oder nicht, ist vom Feld "Konto in KORE" am FIBU-Kontenstamm in Verbindung mit dem Feld "Kontoart" abhängig. Folgende Ausprägungen stehen generell zur Auswahl:
- Standard: Es werden Erfolgskonten in die KORE übergeleitet, Bestandskonten jedoch nicht.
- Konto in KORE: Das Konto wird in die KORE übergeleitet.
Beispiel: Man möchte ein Anlagekonto der Kontoklasse 0 mit Kostenstellen, Kostenträger … buchen. - Konto nicht in KORE: Das Konto wird nicht in die KORE übergeleitet.
Beispiel: Das Konto der Sonderzahlungen soll nicht in die KORE übergeleitet werden, da diese mit Zuschlag berechnet werden. - Konto nicht in KORE, Kostenerfassung möglich: Das Konto wird nicht in die KORE übergeleitet, trotzdem können Kostennummern erfasst werden.
Beispiel: Die Vorratskonten sollen nicht in die Kostenrechnung, jedoch soll die Kostenerfassung bei einer Skonto- oder Kursdifferenzbuchung automatisch entsprechend berücksichtigt werden.
Um ein Konto demnach NICHT mehr in die KORE zu übernehmen, muss ein Erfolgskonto auf "Konto nicht in KORE" oder "Konto nicht in KORE, Kostenerfassung möglich" gestellt werden. Ein Bestandskonto muss auf "Standard" oder "Konto nicht in KORE, Kostenerfassung möglich" gesetzt werden.
Wie kann ich auf einem Bestandskonto mit Kostennummern buchen oder planen?
Bestandskonten (Aktiv- und Passivkonten) werden standardmäßig nicht in die Kostenrechnung übergeleitet. Möchten Sie beispielsweise die Konten der Klasse 0 mit Kostenstellen, Kostenträger ... buchen oder Planwerte erfassen, muss in der FIBU am Kontenstamm das Feld Konto in KORE auf "Konto in KORE" gestellt werden:
Nun können Sie auf dem Konto in der FIBU mit Kostenstellen, Kostenträger ... buchen.
Durch die nächste Übernahme und Umlage wird das Bestandskonto in die Kostenrechnung übernommen und steht dann dort für die Erfassung von Planwerten zur Verfügung.
Starten Sie eine Auswertung oder die Planung mit Gliederung, muss das Bestandskonto beispielsweise noch einer eigenen, individuell angelegten Gliederungszeile zugeordnet werden. Bestandskonten können nur Gliederungen mit der Auswertungsart "Kostenarten" oder "BAB" zugeordnet werden.
Hinweis
 | Für die Hinterlegung des Bestandskontos im Investitionsplan der KORE Planung braucht das Bestandskonto nicht in der KORE angelegt werden. Es wird automatisch die Suchroutine für die FIBU-Konten gestartet. |
Wie kann man einzelne Buchungen in der Kostenrechnung NICHT berücksichtigen bzw. für die Kostenrechnung ausschließen?
Grundsätzlich muss auf einem KORE-relevanten Konto jede Buchung mit einer Kostennummer gebucht werden. Um einzelne Buchungen jedoch trotzdem für die Kostenrechnung auszuschließen, kann mit einer "Dummy"-Kostennummer gearbeitet werden. Hierbei handelt es sich um eine Kostennummer, die mittels Kost-Evidenz zum Auswerten in der Kostenrechnung gesperrt wird. Die Daten werden somit zwar in die Kostenrechnung übergeleitet, scheinen aber weder im Reporting noch auf den Ausdrucken auf. Die Anlage der "Dummy"-Kostennummer erfolgt in der Kostenrechnung unter Stammdaten → Kostenstammdaten:
Welche Möglichkeiten gibt es, eine Kostennummer in der FIBU bzw. in der KORE nachträglich zu ändern?
Eine Kostennummer (Kostenstelle, Kostenträger ...) kann nachträglich entweder in der FIBU oder in der KORE geändert werden. Eine Änderung kann auch für bereits abgeschlossene Buchungen durchgeführt werden. In der FIBU wird die Änderung mit der nächsten Übernahme und Umlage in die KORE übernommen. Eine Änderung in der KORE wird sofort in die FIBU zurückgeschrieben.
In der FIBU stehen folgende Möglichkeiten zum Ändern einer Kostennummer zur Verfügung:
- Die Kostennummer kann direkt unter Buchen und Vorerfassen → Buchen in der Buchungszeile durch einen Doppelklick auf der Buchung geändert werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchung noch bearbeitet werden kann und die Felder für die Kostenerfassung eingeblendet sind:
Weiters kann durch einen Klick auf die Kostenstelle oder das + (Aufteilung auf mehrere Kostennummern) in der Spalte "Kostenstelle" in der oberen Bildschirmhälfte die Kostenaufteilung geändert werden. Dort kann mit Bearbeiten, Neuanlage oder Löschen die Kostenaufteilung korrigiert werden:
- Über Bildschirmansichten → Kontoblatt kann auf dem Sachkonto entweder durch einen Klick auf die Kostennummer oder das + (Aufteilung auf mehrere Kostennummern) in der Spalte "Kostenstelle" oder über die Funktion "Kostenerfassung" die Kostenaufteilung geöffnet und dort die Änderungen vorgenommen werden. Hier kann die Kostenerfassung immer geändert werden, auch wenn der Buchungskreis schon abgeschlossen und journalisiert wurde:
Achtung!
Eine Änderung der Kostenerfassung ist nur auf dem Sachkonto (z. B. 4000, 5000 ...) möglich. Die Kostennummer wird zwar auch auf den Personenkonten (z. B. 200000, 300000 ...) zur Information angezeigt, eine Änderung ist hier aber nicht möglich. - Über Bildschirmansichten → Journal kann auf dem Sachkonto entweder durch einen Klick auf die Kostennummer oder das + (Aufteilung auf mehrere Kostennummern) in der Spalte "Kostenstelle" oder über die Funktion "Kostenerfassung" die Kostenaufteilung geöffnet und dort die Änderungen vorgenommen werden. Hier kann die Kostenerfassung immer geändert werden, auch wenn der Buchungskreis schon abgeschlossen und journalisiert wurde:
Achtung!Eine Änderung der Kostenerfassung ist nur auf dem Sachkonto (Buchungszeile in der das z. B. Erlöskonto 4000 in der Spalte Kto-Nr. steht) möglich. Die Kostennummer wird zwar auch in der Zeile, in der das Personenkonto (z. B. 200000) in der Spalte "Kto-Nr." steht, zur Information angezeigt, eine Änderung ist hier aber nicht möglich.
Sind die Buchungen in die KORE übernommen worden, stehen folgende Möglichkeiten in der KORE im Buchungen bearbeiten zum Ändern einer Kostennummer zur Verfügung. Nach der Änderung in der KORE ist immer eine Übernahme und Umlage nötig, damit die Korrekturen auch in der KORE aktiv werden:
- Unter Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten können Buchungen hinsichtlich der KORE-Erfassung im KORE-Detail (unteren Bildschirmhälfte) geändert werden. Hier können bestehende Kostenerfassungen geändert, gelöscht oder neu angelegt werden. Bei der Eingabe des Betrags ist kein Vorzeichen zu erfassen:
Achtung!Änderungen, welche die FIBU betreffen (Konten, Beträge ...) in der oberen Bildschirmhälfte oder Stornos von Buchungen können nur direkt in der FIBU durchgeführt werden! Nur bei Buchungen, die direkt in der Kore manuell erfasst oder importiert werden, können auch Änderungen in der oberen Bildschirmhälfte durchgeführt werden. - Unter Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten werden durch die Ansicht "Buchungen + KORE-Detail" die obere und untere Bildschirmhälfte in einem Fenster dargestellt. Auch hier kann durch "Bearbeiten KORE-Detail" die Kostenerfassung korrigiert werden:
Achtung!Änderungen, welche die FIBU betreffen (Konten, Beträge ...) oder Stornos von Buchungen können nur direkt in der FIBU durchgeführt werden! Nur bei Buchungen, die direkt in der Kore manuell erfasst oder importiert werden, können auch Fibu-relevante Felder geändert werden. - Unter Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten können über die Funktion Buchungen ändern (eingeschränkt) mehrere Buchungen kostenrechnungsmäßig nachträglich geändert bzw. korrigiert werden.
Achtung!Diese Änderungen können nicht mehr rückgängig gemacht werden und werden nicht nur in die KORE, sondern auch in die FIBU zurückgeschrieben. Wir empfehlen Ihnen, sowohl die KORE (Menü KORE → Spezial → Export KORE Daten) als auch die FIBU (Menü FIBU → Spezial → Export) vorher zu sichern!
Wie ändert man für ein ganzes Konto die Kostennummer?
Um für ein ganzes Konto beispielsweise die Kostenstelle zu ändern, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Unter KORE → Überleitung → Buchungen bearbeiten kann über die Funktion Buchungen ändern (eingeschränkt) die Kostenstelle auf einem gesamten Konto ersetzt werden:
Achten Sie bitte auf die richtigen Einstellungen (von/bis Kontonummer, gewählter Modus, nach Kostenstellen ...) da diese Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht werden können und nicht nur in die KORE, sondern auch in die FIBU zurückgeschrieben werden. Wir empfehlen Ihnen, sowohl die KORE (Menü KORE → Import und Export → Export) als auch die FIBU (Menü FIBU → Import und Export → Export) vorher zu sichern! - Möchten Sie immer, für bereits gebuchte Buchungen als auch für zukünftige Buchungen, eine fixe Kostenstelle verwenden, kann unter FIBU → Stammdaten → Konten auf dem Sachkonto das Kostenstellen-KZ auf "fixe Kostenstelle" gestellt und die Kostenstelle im Feld Kostenstelle eingetragen werden. Mit einer Meldung werden Sie darauf hingewiesen, dass bei der nächsten Übernahme in die KORE alle Buchungen auf die fixierte Kostenstelle geändert werden:
Wie kann eine am Projekt hinterlegte Kostennummer automatisch in die Buchungen übernommen werden?
Damit die hinterlegte Kostennummer (z. B. Kostenträger) vom Projekte automatisch in der Buchung vorgeschlagen wird, muss folgender Parameter gesetzt werden. Der Parameter ist je Kostentyp (KST, KTR, AB, DI, GBR) zu setzen:
FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Vorschlag Kostenstelle bzw. Kostenträger ... → 1 - aus Projekt
Hier kann eingestellt werden, ob der Kostenträger aus dem Teil-/Schlussrechnungsablauf (Hinterlegung auf dem Feld 14 "Kostenträger"), aus dem Projekt (Hinterlegung auf dem Feld 85 "Kostenträger"), aus dem Kunden (Hinterlegung auf dem Feld 163 "Kostenträger") oder aus dem Lieferanten (Hinterlegung auf dem Feld 179 "Kostenträger") vorgeschlagen werden soll. Einstellungen am Sachkontenstamm und Kostenstamm übersteuern diesen Vorschlag. Beispiel: Auf dem Projekt 100 ist im Feld 85 der Kostenträger 100 hinterlegt. Bei Buchungen mit dem Projekt 100 wird der Kostenträger 100 vorgeschlagen. Dieser Parameter greift sowohl im Buchungsprogramm als auch in der ER-Kontrolle, im Programm "Vorerfassung Buchungen" und beim Import Buchungen! |
Hinweis
| In diesem Parameter kann neben dem Projekt auch ein Vorschlag aus Teil- /Schlussrechnungsablauf oder aus Kunde bzw. Lieferant eingestellt werden. |
Warum kommt beim Import von Buchungen ein Fehler auf Kostendaten, obwohl keine Kostenrechnung in Verwendung ist?
Wenn beim Import der Buchungen in die Finanzbuchhaltung der Validierungsfehler "Die Kostendaten dieser Buchung werden nicht verbucht, da keine KORE hinterlegt ist" auftritt, dann liegt das daran, dass im Importfile Daten für die Kostenrechnung vorhanden sind.
Sofern die Einführung einer Kostenrechnung nicht geplant ist, empfehlen wir, die Kostendaten aus der Importdatei zu entfernen und zukünftig (bei regelmäßigen Importen) nicht mehr mit in die Importdatei aufzunehmen. Sollte eine Anpassung der Importdatei nicht möglich sein, kann in der Finanzbuchhaltung unter Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen→ Import Buchungen→ Meldung bei Kostendaten ohne KORE eingestellt werden, dass die Kostendaten mit oder ohne Hinweis automatisch beim Import verworfen werden.
Kommt dieser Fehler, obwohl es eine passende Kostenrechnung geben würde, so ist die Hinterlegung der KORE am FIBU-Stamm zu überprüfen, alternativ ist die Kostenrechnung neu anzulegen.
Wie kann eine Kostenaufteilung importiert werden?
Eine Kostenaufteilung kann in der FIBU importiert werden. Der Einstieg dazu kann unterschiedlich erfolgen: entweder über Bildschirmansichten → Kontoblatt oder Journal oder über Buchen und Vorerfassungen → Buchen. Öffnen Sie auf der betreffenden Buchung die Kostenerfassung.
Hier kann nun eine Aufteilung auf Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger ...), Schlüsseln, Mengen oder Kostperiode usw. über Extras → "Textdatei importieren - Kostenaufteilung" importiert werden. Pflichtfelder für den Import sind die Kostenstelle und der Betrag.
Bestehende Kostenerfassungen werden nicht überschrieben, sondern es wird eine neue bzw. weitere Kostenerfassung importiert.
Nähere Information dazu finden Sie in der Onlinehilfe "Buchen mit Kostenrechnung" → Import einer Kostenaufteilung.
 | Siehe auch: |