FAQ Buchungen bearbeiten
Grundlegende Informationen zum Buchungen bearbeiten finden Sie unter Buchungen bearbeiten.Wie können mehrere Buchungen auf einmal geändert werden?
Mit der Funktion Buchungen ändern (eingeschränkt) im Buchungen bearbeiten können mehrere Buchungen auf einmal, hinsichtlich der KORE Informationen, geändert werden. Vor der Durchführung empfehlen wir die Sicherung der Kostenrechnung und der betroffenen Buchhaltungen.
Wie ändert man für ein ganzes Konto die Kostennummer?
Um für ein ganzes Konto beispielsweise die Kostenstelle zu ändern, gibt es zwei Möglichkeiten:
- Unter KORE → Überleitung → Buchungen bearbeiten kann über die Funktion Buchungen ändern (eingeschränkt) die Kostenstelle auf einem gesamten Konto ersetzt werden:
Achten Sie bitte auf die richtigen Einstellungen (von/bis Kontonummer, gewählter Modus, nach Kostenstellen ...) da diese Änderungen nicht mehr rückgängig gemacht werden können und nicht nur in die KORE, sondern auch in die FIBU zurückgeschrieben werden. Wir empfehlen Ihnen, sowohl die KORE (Menü KORE → Import und Export → Export) als auch die FIBU (Menü FIBU → Import und Export → Export) vorher zu sichern! - Möchten Sie immer, für bereits gebuchte Buchungen als auch für zukünftige Buchungen, eine fixe Kostenstelle verwenden, kann unter FIBU → Stammdaten → Konten auf dem Sachkonto das Kostenstellen-KZ auf "fixe Kostenstelle" gestellt und die Kostenstelle im Feld Kostenstelle eingetragen werden. Mit einer Meldung werden Sie darauf hingewiesen, dass bei der nächsten Übernahme in die KORE alle Buchungen auf die fixierte Kostenstelle geändert werden:
Warum wird eine Buchung nicht übernommen, obwohl keine Fehlermeldung bei der Übernahme und Umlage kommt?
Wenn eine Buchung ohne Fehlermeldung bei der Übernahme zwar im "Buchungen bearbeiten" ersichtlich ist, jedoch nicht übernommen wurde, dann kann das daran liegen, dass bei der Übernahme/Umlage der Monat der Buchung nicht mitübernommen wurde.
Wurde der Monat der Buchung mitübernommen, die Buchung jedoch trotzdem nicht übernommen, könnte das an einem Monatsteiler in der Buchung liegen. Ist ein Monatsteiler vorhanden, so müssen alle von der Buchung betroffenen Monate mit der Übernahme/Umlage übernommen werden, damit die Buchung das Verarbeitungskennzeichen "übernommen" erhält.
Wurden nicht alle Monate übernommen, können die bereits zuvor übernommenen Monate trotzdem mit dem anteiligen Wert ausgewertet werden! Überschreitet ein Monatsteiler das Wirtschaftsjahresende, so genügt es, das ganze Jahr der jeweiligen KORE zu übernehmen.
Werden Änderungen, die in der Kostenrechnung an Buchungen vorgenommen werden, in die Finanzbuchhaltung zurückgeschrieben?
Ja, mit dem Speichern der Buchung schreibt sich die Änderung in die Buchhaltung zurück.
Welches Vorzeichen ist bei der Änderung der Kostenerfassung in der Buchung einzugeben?
Werden Kostenerfassungen (Kostenstellen, Kostenträger ...) im Programm "Buchungen bearbeiten" in der unteren Bildschirmhälfte geändert oder wird eine Aufteilung auf mehrere Kostennummern eingegeben, ist bei der Eingabe des Betrags kein Vorzeichen einzugeben. Das Vorzeichen wird automatisch von der Buchung (Erlöse mit Minus und Aufwände mit Plus) übernommen.
Nur wenn Sie eine Aufteilung mit einem entgegengesetztem Vorzeichen (z. B. Storno oder Korrektur) erfassen möchten, ist als Vorzeichen ein Minus einzugeben.
Welche Möglichkeiten gibt es, eine Kostennummer in der FIBU bzw. in der KORE nachträglich zu ändern?
Eine Kostennummer (Kostenstelle, Kostenträger ...) kann nachträglich entweder in der FIBU oder in der KORE geändert werden. Eine Änderung kann auch für bereits abgeschlossene Buchungen durchgeführt werden. In der FIBU wird die Änderung mit der nächsten Übernahme und Umlage in die KORE übernommen. Eine Änderung in der KORE wird sofort in die FIBU zurückgeschrieben.
In der FIBU stehen folgende Möglichkeiten zum Ändern einer Kostennummer zur Verfügung:
- Die Kostennummer kann direkt unter Buchen und Vorerfassen → Buchen in der Buchungszeile durch einen Doppelklick auf der Buchung geändert werden. Voraussetzung dafür ist, dass die Buchung noch bearbeitet werden kann und die Felder für die Kostenerfassung eingeblendet sind:
Weiters kann durch einen Klick auf die Kostenstelle oder das + (Aufteilung auf mehrere Kostennummern) in der Spalte "Kostenstelle" in der oberen Bildschirmhälfte die Kostenaufteilung geändert werden. Dort kann mit Bearbeiten, Neuanlage oder Löschen die Kostenaufteilung korrigiert werden:
- Über Bildschirmansichten → Kontoblatt kann auf dem Sachkonto entweder durch einen Klick auf die Kostennummer oder das + (Aufteilung auf mehrere Kostennummern) in der Spalte "Kostenstelle" oder über die Funktion "Kostenerfassung" die Kostenaufteilung geöffnet und dort die Änderungen vorgenommen werden. Hier kann die Kostenerfassung immer geändert werden, auch wenn der Buchungskreis schon abgeschlossen und journalisiert wurde:
Achtung!
Eine Änderung der Kostenerfassung ist nur auf dem Sachkonto (z. B. 4000, 5000 ...) möglich. Die Kostennummer wird zwar auch auf den Personenkonten (z. B. 200000, 300000 ...) zur Information angezeigt, eine Änderung ist hier aber nicht möglich. - Über Bildschirmansichten → Journal kann auf dem Sachkonto entweder durch einen Klick auf die Kostennummer oder das + (Aufteilung auf mehrere Kostennummern) in der Spalte "Kostenstelle" oder über die Funktion "Kostenerfassung" die Kostenaufteilung geöffnet und dort die Änderungen vorgenommen werden. Hier kann die Kostenerfassung immer geändert werden, auch wenn der Buchungskreis schon abgeschlossen und journalisiert wurde:
Achtung!Eine Änderung der Kostenerfassung ist nur auf dem Sachkonto (Buchungszeile in der das z. B. Erlöskonto 4000 in der Spalte Kto-Nr. steht) möglich. Die Kostennummer wird zwar auch in der Zeile, in der das Personenkonto (z. B. 200000) in der Spalte "Kto-Nr." steht, zur Information angezeigt, eine Änderung ist hier aber nicht möglich.
Sind die Buchungen in die KORE übernommen worden, stehen folgende Möglichkeiten in der KORE im Buchungen bearbeiten zum Ändern einer Kostennummer zur Verfügung. Nach der Änderung in der KORE ist immer eine Übernahme und Umlage nötig, damit die Korrekturen auch in der KORE aktiv werden:
- Unter Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten können Buchungen hinsichtlich der KORE-Erfassung im KORE-Detail (unteren Bildschirmhälfte) geändert werden. Hier können bestehende Kostenerfassungen geändert, gelöscht oder neu angelegt werden. Bei der Eingabe des Betrags ist kein Vorzeichen zu erfassen:
Achtung!Änderungen, welche die FIBU betreffen (Konten, Beträge ...) in der oberen Bildschirmhälfte oder Stornos von Buchungen können nur direkt in der FIBU durchgeführt werden! Nur bei Buchungen, die direkt in der Kore manuell erfasst oder importiert werden, können auch Änderungen in der oberen Bildschirmhälfte durchgeführt werden. - Unter Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten werden durch die Ansicht "Buchungen + KORE-Detail" die obere und untere Bildschirmhälfte in einem Fenster dargestellt. Auch hier kann durch "Bearbeiten KORE-Detail" die Kostenerfassung korrigiert werden:
Achtung!Änderungen, welche die FIBU betreffen (Konten, Beträge ...) oder Stornos von Buchungen können nur direkt in der FIBU durchgeführt werden! Nur bei Buchungen, die direkt in der Kore manuell erfasst oder importiert werden, können auch Fibu-relevante Felder geändert werden. - Unter Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten können über die Funktion Buchungen ändern (eingeschränkt) mehrere Buchungen kostenrechnungsmäßig nachträglich geändert bzw. korrigiert werden.
Achtung!Diese Änderungen können nicht mehr rückgängig gemacht werden und werden nicht nur in die KORE, sondern auch in die FIBU zurückgeschrieben. Wir empfehlen Ihnen, sowohl die KORE (Menü KORE → Spezial → Export KORE Daten) als auch die FIBU (Menü FIBU → Spezial → Export) vorher zu sichern!
Warum wird eine in der Buchung geänderte Kostennummer bei der Übernahme wieder zurückgeändert?
Kontrollieren Sie bitte folgende Einstellungen, wenn Änderungen der Kostendaten bei Buchungen (z. B. Änderung der Kostenstelle) nach der Übernahme und Umlage wieder rückgängig gemacht werden: - Fixierung von Kostentypen auf den Kostennummern
Kontrollieren Sie, ob unter Stammdaten → Kostenstammdaten beispielsweise auf der Kostenstelle durch die Felder Ktr fix/Vorschlag und Ktr Vorschlag der Kostenträger fix hinterlegt ist. Diese Einstellungen sind auf allen Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich ... ) möglich. - Fixierung von Kostennummern auf KORE Konten
Kontrollieren Sie, ob unter KORE → Stammdaten → Konten auf dem Konto beispielsweise durch die Felder Kostenstellen-Kz und Kostenstelle eine Kostenstelle fixt hinterlegt ist. Diese Einstellungen sind auf allen Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich ... ) möglich. - Fixierung von Kostennummern auf FIBU Konten
Kontrollieren Sie, ob unter FIBU → Stammdaten → Konten auf dem Konto beispielsweise durch die Felder Kostenstellen-Kz und Kostenstelle eine Kostenstelle fix hinterlegt ist. Diese Einstellungen sind auf allen Kostentypen (Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich ... ) möglich. - Import von Personenkonten, Projektnummern, IC-Codes usw. durch Parametereinstellung
Kontrollieren Sie bitte über Stammdaten → KORE Parameter → Allgemein → Import Buchungen (FIBU) → Import Buchungsdaten in die Kostenstelle bzw. Kostenträger, Abteilung, Dimension oder Geschäftsbereiche, ob hier die Einstellungen vorhanden sind. Aus Performancegründen werden diese Änderungen nicht in der Logdatei von der Übernahme und Umlage protokolliert. - Import von Kostentypen durch die Kore-Fibu-Zuordnung
Starten Sie bitte über Stammdaten → Firmen- und KORE Stammdaten → auf der Kostenrechnung (rechte Bildschirmhälfte) → Kore-Fibu-Zuordnung. Kontrollieren Sie dort auf jeder zugeordneten Kostenrechnung mit der rechten Maustaste → Bearbeiten, ob in den Feldern Import Kostentyp und Import-KostenstammNr eine Hinterlegung vorhanden ist. Aus Performancegründen werden diese Änderungen nicht in der Logdatei von der Übernahme und Umlage protokolliert.
Warum sind die Abschreibungsbuchungen doppelt in der Kostenrechnung und wie kann ich das korrigieren?
Es gibt zwei Wege, wie die Abschreibungsbuchungen in die KORE gelangen können.
- Die Abschreibungsbuchungen können von der ANBU in die FIBU übernommen werden:
Entweder über ANBU → Anlagenbuchhaltung → Anlagenexplorer → unter Funktionen: Verbuchen in Fibu oder über FIBU → Buchen und Vorerfassen → Buchen → unter Verbuchen: ANBU verbuchen:
Von der FIBU gelangen diese durch die Übernahme und Umlage Kore in die KORE. Diese Buchungen scheinen im Buchungen bearbeiten als "FIBU" Buchungen auf:
- Die Abschreibungsbuchungen können aber auch unabhängig von der FIBU direkt von der ANBU in die KORE verbucht werden:
Entweder über ANBU → Anlagenbuchhaltung → Anlagenexplorer → unter Funktionen: ANBU in KORE übernehmen oder über KORE → Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten → unter Funktionen: ANBU in KORE übernehmen:
Diese Buchungen scheinen in der KORE als "Externe" Buchungen auf:
Wurden die Abschreibungsbuchungen sowohl in die FIBU als auch in die KORE übernommen, sind diese doppelt in der KORE.
Lösung: Löschen der KORE Abschreibungsbuchungen unter KORE → Übernahme und Umlage → Buchungen bearbeiten → unter Funktionen: Anbu in Kore übernehmen → Extras: Alle aus der Anbu erstellten Buchungen in der Kore löschen:
Hinweis
 | Sollen nicht alle Abschreibungsbuchungen gelöscht werden, können diese auch einzeln mit F7 - Löschen entfernt werden. Möchten Sie mehrere Buchungen löschen, können diese durch unterschiedliche Funktionen gefiltert werden (z. B. Auswahl Buchungen "Extern" und Filter auf Monat 1) und durch die weiteren Funktionen (drei schwarze Punkte rechts oben) → Extras → Alle Datensätze löschen entfernt werden. Es werden nur jene Buchungen gelöscht, die durch die Filterung am Bildschirm angezeigt werden:  |
Achtung!
| Bei dem Anbu-Verbuchungsintervall jährlich und der Übernahme von einzelnen Monaten werden die Anbu-Buchungen nicht korrigiert und können doppelt in der Kore vorhanden sein. Auch in diesem Fall ist ein manuelles Löschen (Extras → Alle aus der Anbu erstellen Buchungen in Kore löschen oder Löschen (F7)) nötig. |
Wie können Buchungen aus der Kostenrechnung exportiert werden?
Buchungen können aus der Kostenrechnung folgendermaßen exportiert werden:
- Überleitung → Buchungen bearbeiten → Buchungen + KORE-Detail → rechte Maustaste → Extras → Exportieren
Es werden alle Buchungen exportiert, die in diesem Fenster aktuell angezeigt (Feldauswahl) bzw. gefiltert sind. - Überleitung → Buchungen bearbeiten → Funktionen → KORE Buchungen exportieren.
Es werden alle Buchungen exportiert, egal welcher Filter aktuell eingestellt ist. Einschränkungen auf z. B. Kostennummern oder Konten sind nur im Exportfenster möglich. - Import und Export → Buchungen exportieren
Mit diesem Export können die Einzelbuchungen pro Kostenrechnung sowie Umlage- und Vorjahressalden in Form von Buchungen einer bestimmten Von-/Bis-Periode in eine CSV-Datei exportiert werden. Dies wird meistens zum Import der KORE-Daten in ein externes Programm oder eine andere externe Datenbank benötigt.
Hinweis
| Werden exportiere Buchungen (nach einer Änderung im Excelfile) wieder importiert, werden die Buchungen nicht überschrieben, sondern es wird eine neue bzw. weitere Buchung importiert. |
Warum funktioniert der Import der Buchungen nicht?
Für einen erfolgreichen Import müssen die Überschriften exakt dem NTCS Satzaufbau (siehe Aufbau Importdatei) entsprechen. Zudem dürfen keine falschen oder ungültigen Werte in den einzelnen Feldern mitgegeben werden (zu lange oder kurze Werte, falsches Format ...).
Eine Übersicht über mögliche Fehler und Hinweise beim Import und deren Behebung finden Sie in der Onlinehilfe Mögliche Fehler und Hinweise beim Import.
Wie kann eine Kostenaufteilung importiert werden?
Eine Kostenaufteilung kann in der FIBU importiert werden. Der Einstieg dazu kann unterschiedlich erfolgen: entweder über Bildschirmansichten → Kontoblatt oder Journal oder über Buchen und Vorerfassungen → Buchen. Öffnen Sie auf der betreffenden Buchung die Kostenerfassung.
Hier kann nun eine Aufteilung auf Kostennummern (Kostenstellen, Kostenträger ...), Schlüsseln, Mengen oder Kostperiode usw. über Extras → "Textdatei importieren - Kostenaufteilung" importiert werden. Pflichtfelder für den Import sind die Kostenstelle und der Betrag.
Bestehende Kostenerfassungen werden nicht überschrieben, sondern es wird eine neue bzw. weitere Kostenerfassung importiert.
Nähere Information dazu finden Sie in der Onlinehilfe "Buchen mit Kostenrechnung" → Import einer Kostenaufteilung.
 | Siehe auch: |