Automatisches Erzeugen von Terminen aus Vorgängen/Einsätzen
Grundlegende Informationen zu Personaleinsatzplanung & Projektmanagement finden Sie unter Erste Schritte PEP.Übersicht
Mit diesem Ablauf sind die Vorgänge/Einsätze und deren Mitarbeiterzuordnungen das führende Planungswerkzeug, die Termine das Endprodukt dieser Planung. Demensprechend wird in diesem Dokument anhand Beispielen beschrieben, wie Mitarbeiterzuordnungen Termine automatisch erzeugen können bzw. welche Einstellungen dafür notwendig sind.
Für die erstellten Termine können zeitliche Änderungen nur über die Personaleinsatzplanung erfolgen.
Hinweis zur Integration von Vorgängen/Einsätzen und Terminen
 | Für weitere Informationen siehe Integration von Terminen und Vorgängen. |
Einstellungen
Parameter
Menüaufruf:
Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → Integration mit OrganizerDie Steuerung der Felder am angelegten Termin erfolgt über diese Parameter:
| Parameter | Beschreibung |
Einstellungsmöglichkeit, welche Informationen von Vorgangspaket, Vorgang, Einsatz ... in den Terminbetreff und Langtext eingetragen werden. Dabei macht es keinen Unterschied, ob der Termin durch "Termin anlegen (verknüpft mit Vorgang)", "Termin anlegen (Terminierung durch Vorgang)" oder mit F5 im Terminkalender (das Feld "Vorgang" muss befüllt werden) angelegt wird. 1 - Betreff = Bezeichnung Vorgangspaket; Langtext = Bezeichnung Vorgang Als Betreff wird die Bezeichnung des Vorgangspaketes (entspricht dem Feld Plan der Tabelle "Vorgangsplan") und als Langtext das Feld Bezeichnung des Vorgangs/Einsatzes verwendet. 2 - Betreff = Bezeichnung Vorgang; Langtext = Leer Als Betreff wird das Feld Bezeichnung des Vorgangs verwendet (im Fenster "Einsätze" heißt dieses Feld "Beschreibung"). Der Langtext bleibt leer. 3 - Makro Das Makro, welches unter Termine: Makro für Info erstellt worden ist, soll Verwendung finden. | |
Das hier hinterlegte Makro steuert die Informationen im Betreff, Langtext und Terminort von Terminen, welche für Vorgänge und Einsätze erzeugt werden. Damit dieses Makro verwendet wird, muss der Parameter Termine: Betreff & Langtext auf "3 - Makro" gestellt werden. In den Makros kann auf die Datenbankfelder zugegriffen werden (siehe Beispiele in den unten angeführten Funktionen). Folgende Funktionen können verwendet werden: // ======================== // allgemein für alle Termine // ======================== // Betreff für alle Vorgänge/Einsätze function GetTerminBetreff (uMitFirmenNr, uMitMitarbeiterId, uDate) : String; begin result := BMD_CONCAT(MCA_APA_AP_BEZ, ' - ') + MCA_PCK_AG_BEZ; end; // Langtext für alle Vorgänge/Einsätze function GetTerminLangtext (uMitFirmenNr, uMitMitarbeiterId, uDate) : String; begin result := MCA_PCK_FREIFELDA01_120; end; // Terminort-Ermittlung function GetTerminOrt (uMitFirmenNr, uMitMitarbeiterId, uDate) : String; begin result := MCA_PCK_FREIFELDA01_120; end; // Liefert die Information zum Vorgang, die im Terminkalender bei der Detail-Info // im Feld angezeigt werden kann function GetTerminInfo (val) : String; begin result := BMD_CONCAT('WWS-Auftragsnummer: ', MCV_VPP_WWSERF_NR); end; // ============================= // für Termine zu Service-Vorgängen // ============================= // Betreff für Service-Vorgänge // übersteuert die Funktion "GetTerminBetreff" function GetServiceVorgangBetreff (uMitFirmenNr, uMitMitarbeiterId, uDate) : String; begin result := MCA_PCK_AG_BEZ; end; // Langtext für Service-Vorgänge // übersteuert die Funktion "GetTerminLangtext" function GetServiceVorgangLangtext (uMitFirmenNr, uMitMitarbeiterId, uDate) : String; begin Result := BMD_CONCAT('für SNR: ', MCA_SNR_SERNR) + #13#10 + 'Aktueller Zählerstand: ' + BMD_FORMATNUM('0', MCA_IOB_ZAEHLER_1) + ' ' + MCA_IOB_ZAEHLER_EH_1 + #13#10 + 'Aktueller Standort: ' + #13#10 + MCA_SNR_ADR_STRASSE + #13#10 + MCA_SNR_ADR_PLZ + ' ' + MCU_SNR_ADR_ORTSNAME; end; // ============================= // für Termine zu Service-Einsätzen // ============================= // Betreff für Service-Einsätze // übersteuert die Funktion "GetTerminBetreff" function GetServiceEinsatzBetreff (uMitFirmenNr, uMitMitarbeiterId, uDate) : String; begin result := MCA_PCK_AG_BEZ; end; // Langtext für Service-Einsätze // übersteuert die Funktion "GetTerminLangtext" function GetServiceEinsatzLangtext (uMitFirmenNr, uMitMitarbeiterId, uDate) : String; begin Result := 'Service-Einsatz-Langtext: ' + BMD_CONCAT('für SNR: ', MCA_SNR_SERNR) + #13#10 + 'Aktueller Zählerstand: ' + BMD_FORMATNUM('0', MCA_IOB_ZAEHLER_1) + ' ' + MCA_IOB_ZAEHLER_EH_1 + #13#10 + 'Aktueller Standort: ' + #13#10 + MCA_SNR_ADR_STRASSE + #13#10 + MCA_SNR_ADR_PLZ + ' ' + MCU_SNR_ADR_ORTSNAME; end; |
Zusätzlich kann gesteuert werden, ob für Vorgänge/Einsätze, die länger als einen Tag dauern, ein gesammelter Termin oder einzelne Termine angelegt werden sollen - diese Einstellung wird über diesen Parameter vorgenommen:
| Parameter | Beschreibung |
Über diesen Parameter kann gesteuert werden, wie mit Terminen umgegangen werden soll, wenn diese aus Vorgängen/Einsätzen automatisch generiert werden. 0 - Arbeitsplatzzeitmodell berücksichtigen 1 - Mehrtagestermine durchgehend 2 - Ganztagestermine oder Mehrtagestermine durchgehend |
Falls für die Start- und Ende-Zeiten der erzeugten Termine die (Nicht-)Leistungszeiten von Tages- bzw. Wochenmodellen berücksichtigt werden sollen, kann das folgendermaßen eingestellt werden:
- Definition eines Kapazitätsmodells mit Zugriff auf ein Wochenmodell der Zeiterfassung
- Hinterlegung des Kapazitätsmodells auf einem Arbeitsplatz
- Generieren der verfügbaren APZ-Kapazitäten
- Hinterlegen des Arbeitsplatzes im Parameter "Standard-Arbeitsplatz" (Aufruf und Beschreibung siehe unterhalb).
Damit werden die Start- und Ende-Zeiten der automatisch erzeugten Termine an die Leistungszeiten angepasst.
Diese Einstellung wird bei Terminen, die über mehrere Tage dauern, nur dann berücksichtigt, wenn die Termine einzeln (also keine Mehrtagestermine) angelegt werden.
Menüaufruf:
Personaleinsatzplanung → Stammdaten → Parameter → PEP & PM – Allgemein/BDE/KM → Betriebsdatenerfassung| Parameter | Beschreibung |
Wird auf Vorgängen kein APZ eingetragen, wird der hier hinterlegte Arbeitsplatz für folgende Abläufe herangezogen:
|
Prozess
In den Prozessen wird eingestellt, dass Termine automatisch anhand der geplanten Mitarbeiterzuordnungen erzeugt werden.
| Feld | Ausprägung |
| Vorgang-Organizer-Synchronisation | "Termine" Oder "Termine, nach Fixierung" |
Falls die Termine sofort bei Zuordnen der Mitarbeiter angelegt werden, kann hier das Terminkennzeichen ausgewählt werden. | |
Falls die Termine erst beim Fixieren des Vorgangs angelegt werden, kann hier das Terminkennzeichen für fixierte Termine ausgewählt werden. |
Ablauf
Wie die einzelnen Mitarbeiterzuordnungen geplant werden, ist für die weitere Anlage der Termine nicht relevant. Eine mögliche Anwendung ist die Plantafel Mitarbeiter, die im folgenden Beispiel beschrieben wird.
Es wird nochmal zusammengefasst, welche Informationen an den Termin übergeben werden und woher diese Informationen kommen:
| Feld am Termin | Herkunft |
| Von Zeit (inkl. Datum) | Mitarbeiterzuordnung: Soll-Anfang |
Bis Zeit (inkl. Datum) | Mitarbeiterzuordnung: Soll-Ende |
Vorgang/Einsatz: Kundennummer | |
Vorgang/Einsatz: Projektnummer | |
Vorgang/Einsatz: Kontaktperson | |
Verweis auf den Vorgang/Einsatz | |
Einstellung lt. Prozess | |
Einstellung lt. Parameter Termine: Betreff & Langtext | |
Einstellung lt. Parameter Termine: Makro für Info | |
Einstellung lt. Parameter Termine: Makro für Info | |
Es wird fix der Wert 1 vergeben, wenn der Termin automatisch anhand der Prozess-Einstellung angelegt worden ist. | |
Verweis auf die auslösende MAZ-Lfd-Nr. |
Am Feld Terminanlage-Status auf der Mitarbeiterzuordnung ist ersichtlich, ob bereits ein Termin angelegt worden ist:
| Terminanlagestatus (TA-Status) | Der Terminanlagestatus stellt dar, ob zur Mitarbeiterzuordnung ein Termin angelegt worden ist. Es sind folgende Ausprägungen möglich:
Bei den folgenden Ausprägungen handelt es sich um Mitarbeiterzuordnungen, die automatisch aufgrund eines Termins zum Vorgang/Einsatz angelegt worden sind:
Das Verhalten für die automatische MAZ-Anlage durch Termine wird im Dokument Termine erzeugen Mitarbeiterzuordnungen zu Vorgängen beschrieben. Wie die Mitarbeiterzuordnungen angelegt werden, wird über den Parameter Termine: MAZ-Steuerung Standardart gesteuert. |
Hinweis zum Bearbeiten von automatisch angelegten Terminen
| Für Termine, die automatisch aus Einsätzen/Vorgängen angelegt werden, können die Start- und Ende-Zeiten am Termin nicht gewartet werden. Die Änderung dieser Zeiten erfolgt ausschließlich anhand der Planungsdaten im Bereich der PEP. |
Beispiel zur Neuanlage eines einfachen Termins
 | Über wiederkehrende Einsätze wird der Telefonsupport geplant. Mit Fixieren der Einsätze wird im Terminkalender der zugeordneten Mitarbeiter automatisch ein Termin angelegt. Einstellungen in den Prozess-Stammdaten  Die Einsätze, welche aus den wiederkehrenden Einsätzen erzeugt worden sind, werden über das Fenster Plantafel Mitarbeiter fixiert, das heißt, es wird das Feld "Planungsstatus" auf "Fixiert" gesetzt.  Aufgrund der Einstellung am Prozess wird durch das Fixieren ein Termin im Terminkalender des Mitarbeiters erzeugt.  |
Beispiel zur automatischen Termin-Neuanlage bei Planungszeitraum > 1 Tag: Mehrtagestermin
| Ausgangspunkt ist folgender Einsatz:  Folgende Einstellungen sind vorgenommen:
Dadurch wird bei Zuordnung des Mitarbeiters "Ivanovic" folgender Mehrtages-Termin angelegt:  |
Beispiel zur automatischen Termin-Neuanlage bei Planungszeitraum > 1 Tag: Einzelne Termine
| Ausgangspunkt ist folgender Einsatz: Folgende Einstellungen sind vorgenommen:
Dadurch werden bei Zuordnung des Mitarbeiters "Ivanovic" folgende Termine angelegt:  |
Beispiel zum Berücksichtigen der (Nicht-)Leistungszeiten lt. Arbeitsplatz
| Ausgangspunkt ist folgender Einsatz: Folgende Einstellungen sind vorgenommen:
Dadurch werden bei Zuordnung des Mitarbeiters "Ivanovic" folgende Termine angelegt:  Basis für die (Nicht-)Leistungszeiten sind folgende verfügbaren Arbeitsplatzkapazitäten: Menüaufruf: PEP → Stammdaten → Kapazitätsplanung → Verfügbaren Arbeitsplatzkapazitäten  |
Manuelles Anstoßen der Terminanlage
Die gleiche Funktionsweise bietet die Funktion "Termin anlegen (Terminierung durch Vorgang)", welche für eine Mitarbeiterzuordnung über das Kontextmenü manuell angestoßen werden kann.
Termine, welche über diese Funktion angelegt worden sind, werden im Feld Erzeugt von PPS am Termin mit dem Wert "2" gekennzeichnet.
Beispiel
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