Stammdatenhaltung: Einzelunternehmen als Kunde
Einführung
Dieses Dokument behandelt die Anforderungen an die Stammdatenhaltung bei Einzelunternehmen aus Sicht eines Steuerberaters. Dabei kann zwischen folgenden Arten von Mandaten unterschieden werden:
| Art | Beschreibung | Stammdaten in NTCS |
| Einkommensteuermandate | Mandanten, die den Steuerberater nur mit der Bearbeitung privater Angelegenheiten beauftragen. | Es werden in den Stammdaten ausschließlich private Daten geführt. |
| Unternehmensmandate | Mandanten, die den Steuerberater nur mit der Bearbeitung von betrieblichen Angelegenheiten beauftragen. | Es werden in den Stammdaten ausschließlich betriebliche Daten geführt. |
| Mischmandate | Einzelunternehmer, die den Steuerberater mit der Bearbeitung aller Angelegenheiten beauftragt haben. | Private und betriebliche Daten fließen bei in diesem Fall ineinander. |
Hinweis
 | Bei Einzelunternehmern mit Mischmandaten müssen betriebliche und private Daten eindeutig getrennt werden, damit Programme die Daten automatisch verarbeiten können. Unter anderem ist eine richtige Trennung für folgende Bereiche relevant:
|
Stammdatenhaltung
Grundsätzlich gilt:
- Bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften sind immer die privaten Angelegenheiten der Gesellschafter von den betrieblichen Belangen zu trennen. In den Kundenstammdaten einer solchen Gesellschaft befinden sich daher ausschließlich Unternehmensdaten. Es handelt sich bei diesen Gesellschaftsformen eigentlich immer um reine Unternehmensmandate. Wenn in so einem Fall ein Gesellschafter den Steuerberater mit privaten Angelegenheiten beauftragt, ist immer ein separater Kunde anzulegen.
- Bei Einzelunternehmen ist dies nicht der Fall. Hierbei gilt der Grundsatz umgekehrt – es ist immer ein einziger Kunde anzulegen. Einzige Ausnahme ist es, wenn mehrere Steuererklärungen einer Veranlagungsart zu erstellen sind, z. B. wenn beide Ehepartner selbstständig tätig sind.
Stammdatenhaltung bei Einzelunternehmen mit Mischmandaten
Damit seitens NTCS bei Einzelunternehmen mit Mischmandaten eine automatische Datenverarbeitung erfolgen kann, wird empfohlen, die Stammdaten wie folgt anzulegen:
- Die Haupt-Stammdaten am Kundenstamm sind die Daten des Betriebs, da diese auch mit der Mandantenfirma abgeglichen werden. Siehe Update von Person auf Firma.
- Jene Felder, die sich eindeutig auf eine Privatperson beziehen (z. B. Geburtsdatum, Identifikationsnummer, Ehegatte, Religion, etc.), können dennoch am Kundenstamm gespeichert werden. Bei diesen Feldern erfolgt ohnehin kein Update in den Firmenstamm.
Auf Besonderheiten ist bei folgenden Daten zu achten:
Namen
Namen werden im beschriebenen Fall wir folgt erfasst:
- Feld "Nachname": Nachname der Person
- Feld "Vorname": Vorname der Person
- Feld "Zusatzname": Name des Unternehmens
Adressen
Als Hauptadresse wird am Kundenstamm die betriebliche Adresse angeführt. Diese wird im Zuge des Updates von Person auf Firma auf die entsprechende Mandantenfirma upgedatet.
Privatadressen werden, sofern sie von der betrieblichen Adresse abweichen, als "Weitere Adressen" mit der Adressart "Privatadresse" erfasst. Die Privatadresse wird automatisch in die Einkommensteuererklärung übernommen.
Anreden
Am Kundenstamm sind neutrale Anreden zu hinterlegen, um ein Unternehmen ohne direkte Kontaktperson ansprechen zu können. Beispiel: Sehr geehrte Damen und Herren.
Persönliche Anreden (Sehr geehrte Frau..., etc.) können auf den weiteren Adressen in den gleichnamigen Feldern hinterlegt werden. Dort hinterlegte Anreden werden automatisch ermittelt, wenn an die entsprechende Adressart geschrieben wird.
Geschlecht
Die richtige Einstellung des Geschlechts ist bei der Verwendung der Standard-Adressmakros relevant.
Im Standardbrief bzw. auch in Honorarnoten werden zur automatischen Bildung von Briefköpfen und Anreden Adressmakros von BMD zur Verfügung gestellt. Damit die Standard-Adressmakros im gegebenen Fall eine korrekte geschäftliche Anrede bilden, empfehlen wir bei Einzelunternehmen am Kundenstamm das Feld "Geschlecht" auf "männlich", "weiblich", oder "divers" einzustellen. Nur so kann für eine natürliche Person eine direkte Anrede gebildet werden. Vom Makro wird dann bei der Bildung der Anrede der Name an die hinterlegte geschäftliche Anrede angehängt. Beispiel: Sehr geehrter Herr Allinger.
Ist am Kundenstamm das Feld "Geschlecht" auf "keine Angabe" eingestellt, geht das Makro davon aus, dass es sich beim Adressaten um eine juristische Person handelt, die nicht persönlich angesprochen werden kann. In der Folge würde zur hinterlegten geschäftlichen Anrede kein Name gedruckt werden, um eine neutrale Anrede wie "Sehr geehrte Damen und Herren" zu ermöglichen. Auch diese Einstellung kann also je nach Art des Kunden sinnvoll sein.
Hinweis
| Das Geschlecht vom Personenstamm wird von den Adressmakros nur bei einer Adressierung an die Hauptadresse ermittelt. Bei einer Adressierung an weitere Adressen wird jenes Geschlecht ermittelt, welches am Stamm der verwendeten Anrede hinterlegt ist. Bei BMD-Standardanreden ist das Geschlecht automatisch richtig eingestellt. Dadurch wird gewährleistet, dass bei der Adressierung an eine Privatadresse automatisch eine direkte Anrede erfolgt, auch wenn am Personenstamm kein Geschlecht hinterlegt ist. |
Steuernummer
Im Kundenstamm sind das Finanzamt und die Steuernummer der Umsatzsteuer anzugeben.
Über das Feld „Finanzamt“ können mit der F8-Funktion weitere Steuernummern erfasst werden. Eine Auswahl der Steuernummern ist auf den Jahreserklärungen über das Feld „Finanzamt“ möglich. Über das Feld „Bemerkung“ kann zur Steuernummer ein Hinweis erfasst werden, wann welche Steuernummer verwendet wird.
Hinweis
|  Bei Auswahl eines deutschen Finanzamts kann für Steuernummern eine Abgabenart hinterlegt werden, welche automatisch bei den jeweiligen Steuererklärungen ermittelt wird. Die Haupt-Steuernummer vom Personenstamm bzw. Firmenstamm verfügt über keine Abgabenart und dient als Rückfallsebene, wenn zu einer Abgabenart keine Steuernummer gefunden wird. Es ist somit nicht notwendig, zu jeder Abgabenart zwingend eine Steuernummer zu erfassen. |
Zum Thema Steuernummer bieten wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie kann ich den Kunden über seine Steuernummer suchen?
Wie kann ich den Kunden über seine Steuernummer suchen?Identifikationsnummer
Ein Einzelunternehmen entspricht einer natürlichen Person. Folglich entspricht die Identifikationsnummer einem Pflichtfeld für den Export in die Vollmachtdatenbank und muss ebenfalls am Personenstamm erfasst werden.Bankverbindung
Im Kundenstamm wird die Hauptbankverbindung des Unternehmens erfasst. Weitere Bankverbindungen können gegebenenfalls bei den Feldern der Bankverbindung über die F8-Funktion hinterlegt werden. Bei der Einkommensteuer kann die benötigte Bankverbindung ausgewählt werden.
 | Siehe auch: |