Verleihreservierung
In dieser Themenhilfe erfahren Sie alles Wissenswerte darüber, wie Sie Ihre Verleihausgaben und -rücknahmen effizient planen können.
Allgemein
Mit der Verleihreservierung können Sie für jeden Kunden und ggf. jedes Projekt Ihre Verleihausgaben und -rücknahmen planen, um so einen schnellen Überblick über die künftigen Verfügbarkeiten zu erhalten.
Zusätzlich erfolgt bei neuen Reservierungen eine Verfügbarkeitsprüfung, um so eine optimale Planung zu gewährleisten.
Alle weiteren Informationen zum Thema Verleih und dessen Abläufe finden Sie in der Themenhilfe Verleih. Die Verleihreservierung stellt eine mögliche Erweiterung dieses Themas dar.
Einstellung
Um mit der Verleihreservierung arbeiten zu können, ist der folgende Parameter zu aktivieren:
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verleih
Definition, ob für geplante Verleihausgaben und -rücknahmen Reservierungen erfasst werden können. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja Hinweis Steht dieser Parameter auf "Ja", so ist bei der Verleihausgabe die Eingabe eines Rücknahmedatums zwingend erforderlich. Der Parameter kann nur auf "Ja" umgestellt werden, wenn keine offenen Verleihjournalsätze existieren. Soll der Parameter trotz offener Verleihjournalsätze umgestellt werden, wenden Sie sich bitte für einen Umstellungstermin an den BMD Support (Special Features sind erforderlich). |
Hinweis
 | Die Aktivierung des Parameters ist nur dann möglich, wenn es keine offenen Verleihjournalsätze gibt. Sind noch offene Verleihjournalsätze vorhanden, ist die Aktivierung nicht möglich und wird mit der Hinweismeldung "Es sind offene Verleihjournalsätze vorhanden. Bitte setzen Sie sich mit dem BMD Support in Verbindung" abgebrochen.  Um den Parameter trotzdem aktivieren zu können, haben Sie folgende Möglichkeiten:
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Anlage der Verleihreservierung
Sobald die Verleihreservierung aktiviert worden ist, ist für jeden Verleih eine Reservierung für die Ausgabe und Rücknahme anzulegen. Diese Anlage kann über die nachfolgenden Wege erfolgen. Der Ablauf ist unabhängig davon zu sehen, ob Sie mit einem projekt- oder personenbezogenen Verleih arbeiten. In dieser Themenhilfe wird für die Beispiele generell von einem personenbezogenen Verleih ausgegangen.
Anlage im Fenster "Verleihreservierung"
Um zukünftige Verleihausgaben und -rücknahmen erfassen zu können, ohne direkt die Ausgabe eines Verleihartikels anzulegen, empfehlen wir die Anlage im Fenster Verleihreservierung.
Für die Anlage neuer Reservierungen öffnen Sie das Fenster und starten diese mit der F5-Funktion (Neu).
Hinweis
| Ist in den Einstiegsfeldern bereits ein Kunde, Projekt oder Lieferempfänger hinterlegt worden, werden diese automatisch als Vorschlagswerte für die neue Reservierung übernommen. |
Nutzen Sie hier bereits die Möglichkeit der Eingabe eines geplanten Ausgabe- und Rücknahmedatums, um so einen Vorschlagswert für die Anlage der Positionen zu erhalten.
Wird kein Datum hinterlegt, sind diese je Position zu hinterlegen.
Sobald die Reservierung mit "Speichern und Schließen" bestätigt wird, wird im Bereich "Reservierungen" der entsprechende Knotenpunkt angezeigt und es wird die Positionsneuanlage geöffnet.
Sie haben nun die Möglichkeit, im Feld "Artikel" einen oder mit der F8-Funktion mehrere Artikel für die Reservierung auszuwählen.
Wählen Sie die F8-Funktion, öffnet sich das Fenster für die Zuordnung der entsprechenden Artikel. Im Bereich der Positionen wird bereits die zum ausgewählten Zeitraum verfügbare Menge angezeigt.
Verschieben Sie hier mit den Pfeiltasten die gewünschten Artikel in den Bereich "Zugeordnete Positionen".
Hinweis
| Im Bereich der Positionen werden nur jene Artikel angezeigt, die als Verleihartikel gekennzeichnet sind. |
Sobald Sie die gewünschten Positionen in den rechten Bereich zugeordnet haben, können Sie diese vor der tatsächlichen Anlage noch bearbeiten und hier direkt die benötigte Menge hinterlegen.
Die Eingaben werden mit "Übernehmen" bestätigt.
Sind bereits im Zuordnungsfenster die benötigten Mengen hinterlegt worden, werden diese automatisch in die Positionen der Reservierung übernommen, können bei Bedarf jedoch noch geändert werden.
Hinweis
| Sobald die Positionen übernommen bzw. gespeichert werden, erfolgt die Verfügbarkeitsprüfung. Ist ein Artikel oder eine Seriennummer im ausgewählten Zeitraum nicht oder nicht ausreichend verfügbar, erscheint folgende Hinweismeldung: "Speichern nicht möglich! Der Artikel [Artikelnummer, Bezeichnung, ggf. Seriennummer] ist im Zeitraum von/bis nicht verfügbar. Am xx.xx beträgt der verfügbare Lagerstand von Artikel [Artikelnummer, Bezeichnung, ggf. Seriennummer] x Stück." Das Speichern wird abgebrochen.  Soll es für gewisse Artikel möglich sein, die Reservierung auch bei zu geringer verfügbarer Menge anlegen zu können, kann dies über folgendes Feld am Artikelstamm aktiviert werden:
Die Einstellung am Artikel kann auch über folgenden Parameter vordefiniert werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen
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Hinweis
| Bei der verfügbaren Menge werden nur jene Lagerkonten berücksichtigt, bei denen es sich NICHT um Projektlagerkonten handelt. Wird im Verleih mit Projektlager gearbeitet, dürfen die Mengen auf Projektlagerplätzen nicht berücksichtigt werden, da sie bereits für ein anderes Projekt verliehen worden sind. |
Sollen einzelne Positionen zu einem abweichenden Datum reserviert werden, können Sie trotzdem das Ausgabe- und Rücknahmedatum bereits bei der Anlage der Reservierung eingeben. Somit wird das Datum bereits vorgeschlagen und muss nur für die gewünschten Positionen angepasst werden.
Werden unterschiedliche Zeiträume in den Positionen erfasst, werden automatisch im Bereich "Reservierungen" neue Knotenpunkte für diese erzeugt.
Wird für eine oder mehrere Position(en) nur ein Ausgabedatum, aber kein Rücknahmedatum hinterlegt, wird ein Knotenpunkt für die Lieferung = Ausgabedatum und zusätzlich ein Knotenpunkt für die offene Rücknahme angelegt.
Hinweis
| Die Verleihreservierung erhält erst dann den Status "Bestätigt", wenn sowohl das Ausgabe- als auch das Rücknahmedatum hinterlegt ist. Nur jene Reservierungen, die bestätigt sind, werden in weiterer Folge auch bei der Verleihausgabe bzw. -rücknahme berücksichtigt. Wenn Sie das Fenster der Verleihreservierung schließen und es noch offene Rücknahmen gibt, erscheint eine entsprechende Hinweismeldung, in der genau aufgelistet ist, welche Positionen noch den Status "In Bearbeitung" haben. Außerdem informiert die Meldung darüber, dass für diese Positionen die Reservierung noch nicht wirksam ist. Sie können das Fenster mit "Trotzdem beenden" schließen oder Sie brechen den Vorgang mit "Abbrechen" ab.  |
Anlage von Reservierungen mit Seriennummern
Handelt es sich bei der angelegten Position um einen seriennummerngeführten Artikel, kann in der Reservierung über das Feld "Ser.-Nr. (int.)" jene Seriennummer hinterlegt werden, die ausgegeben werden soll.
Natürlich ist es auch möglich, ohne Vordefinition von Seriennummern die Reservierung anzulegen und diese erst bei der Kommissionierung/Liefermengenerfassung zu vergeben.
Wird bei der Neuanlage einer Position ein seriennummerngeführter Artikel ausgewählt und Sie möchten bereits vorab die entsprechenden Seriennummern reservieren, ist dies mit der F4- bzw. F8-Funktion beim Feld "Ser.-Nr. (int)" möglich.
Mit F4 können Sie eine Seriennummer, mit F8 mehrere Seriennummern auswählen.
Wird die F8-Funktion genutzt, öffnet sich das Fenster für die Positionszuordnung und die Anzeige wird automatisch von Artikel auf Seriennummer umgestellt. Mit den Pfeiltasten können Sie, wie bei den Artikeln, die entsprechenden Seriennummern zuordnen und mit "Übernehmen" die Zuordnung abschließen.
Bei der Auswahl von mehreren Seriennummern wird je Seriennummer eine Position mit der Menge "1" gespeichert.
Hinweis
| Werden im Zuordnungsfenster keine Seriennummern oder Artikel angezeigt, prüfen Sie die Hinterlegung des Ausgabe- und Rücknahmedatums in den Einstiegsfeldern. Diese sind Voraussetzung für die Anzeige der Daten. Der entsprechende Hinweis "Zum Laden der Liste ist die Eingabe der Einstiegsfelder erforderlich" ist im Bereich der Positionen ersichtlich.  Sind die Daten direkt in der Reservierung hinterlegt worden, werden diese automatisch übernommen und die Liste der Seriennummern wird automatisch geladen. Sollten die Daten trotz Hinterlegung nicht automatisch vorgeschlagen werden, prüfen Sie, welcher Knotenpunkt in der Reservierung markiert ist. Nur wenn der Knotenpunkt mit der Datumsangabe markiert ist, werden die Daten auch in das Zuordnungsfenster übernommen. |
Möchten Sie bei der Anlage der Positionen Seriennummern und Artikel ohne Seriennummernführung auf einfachem und schnellem Weg auswählen, können Sie auch direkt die F8-Funktion im Feld "Artikel" nutzen.
Hier haben Sie die Möglichkeit, über das Zuordnungsfenster mehrere Artikel bzw. auch mehrere Seriennummern zu unterschiedlichen Artikeln auszuwählen, die reserviert werden sollen.
Blenden Sie sich in den Einstiegsfeldern des Zuordnungsfensters das Feld "Ansicht" ein, können Sie zwischen Seriennummern und Artikeln wechseln und so die Zuordnungen vornehmen.
Beispiel
 | Der Kunde möchte im Zeitraum vom 16.01. bis 31.05. vom Artikel vl001 5 Stück, vom Artikel vl002 2 Stück und vom Artikel vl003 3 Stück ausleihen. Da die Artikel vl002 und vl003 seriennummerngeführt sind, sollen direkt die entsprechenden Seriennummern reserviert werden, die an den Kunden verliehen werden. Die Neuanlage der Positionen wird mit der F5-Funktion gestartet. Im Feld "Artikel" wird mit der F8-Funktion das Zuordnungsfenster geöffnet. Da der Zeitraum der Reservierung bereits bei deren Neuanlage hinterlegt worden ist, werden diese Daten direkt in die Einstiegsfelder übernommen. Das Feld "Anzeige" steht auf der Ausprägung "Artikel". Somit wird zuerst der Artikel vl001 ausgewählt, zugeordnet und übernommen.  Nachdem der Artikel vl001 zugeordnet und übernommen worden ist, wird eine neuerliche Positionsanlage gestartet und auch hier beim Feld "Artikel" die F8-Funktion gewählt. Im Zuordnungsfenster wird die Anzeige auf "Seriennummer" umgestellt. Es werden nun sämtliche Seriennummern angezeigt. Über die verfügbare Menge ist sofort ersichtlich, welche Seriennummer im definierten Zeitraum verfügbar ist und es können somit die verfügbaren Seriennummern ausgewählt werden. Im Bereich der Positionen kann nach den einzelnen Artikelnummern gefiltert werden, bevor die Zuordnung durchgeführt wird. Zuerst wird nach dem Artikel vl003 gefiltert und die entsprechenden Seriennummern werden ausgewählt.  Danach wird nach der Artikelnummer vl002 gefiltert und auch hier werden die entsprechenden Seriennummern ausgewählt.  Nachdem auch hier die Auswahl mit "Übernehmen" bestätigt worden ist, werden die entsprechenden Positionen angelegt. Wird unabsichtlich eine Seriennummer ausgewählt, die im definierten Zeitraum nicht verfügbar ist, erscheint bereits hier die Hinweismeldung, dass die Zuordnung nicht möglich ist, da die Seriennummer nicht verfügbar ist.  |
Anlage der Reservierung über die Verleihausgabe
Die Anlage der Reservierungsdatensätze ist auch direkt bei der Ausgabe im Fenster Verleih möglich.
Starten Sie mit der Funktion "Ausgabe" direkt die Anlage einer neuen Verleihausgabe.
Die Erfassung der Verleihausgaben ist identisch, unabhängig davon, ob mit oder ohne Verleihreservierung gearbeitet wird.
Der einzige Unterschied ist die verpflichtende Hinterlegung eines Rücknahmedatums. Dieses muss bei der Ausgabe entweder im Auftragskopf oder direkt bei der Position hinterlegt werden.
Wird das Rücknahmedatum direkt im Kopf hinterlegt, wird dieses auf die Auftragspositionen übernommen und kann ggf. bei einzelnen Positionen abgeändert werden. Ansonsten kann es auch direkt auf der Position hinterlegt werden.
Ist kein Rücknahmedatum hinterlegt worden, erscheint beim Speichern der Position die Hinweismeldung "Speichern nicht möglich! Rücknahmedatum Verleih ist leer!". Mit "Ok" gelangen Sie zurück zur Positionserfassung und können das Datum hinterlegen. Das Speichern ohne Rücknahmedatum wird somit unterbunden.
Sobald die Auftragsanlage mit "Ok" bestätigt worden ist, wird in der Verleihreservierung automatisch der entsprechende Datensatz angelegt.
Als Ausgabedatum wird das Datum laut dem Feld "Ausgabedatum Verleih" oder das Erfassungsdatum laut Auftragskopf und als Rücknahmedatum jenes der Position hinterlegt. Zusätzlich ist über die Felder "Erf.-Kennz." und "Erf.-Nr." ersichtlich, mit welchem Auftrag die Ausgabe erfolgt ist.
Achtung!
 | Wird bei der Verleihausgabe eine bestehende Reservierung übernommen und zusätzlich eine neue Reservierung angelegt, hat das Rücknahme- und Ausgabedatum laut Kopf- bzw. Positionsdaten nur Einfluss auf die neuen Reservierungsdaten. Das Ausgabe- und Rücknahmedatum der bestehenden Reservierung bleibt unverändert, auch dann, wenn die Daten im Auftrag noch einmal geändert werden! |
Hinweis
| Die Anlage der Reservierung erfolgt auch dann, wenn nicht direkt der Lieferschein für die Ausgabe erzeugt wird. Sobald die Anlage mit "Ok" bestätigt worden ist, wird auch die Reservierung erzeugt. Auch die manuelle Anlage von Verleihaufträgen über das Fenster Aufträge erzeugt die entsprechenden Reservierungsdatensätze. |
Anlage der Verleihreservierung über die Auftragsvorerfassung
Auch über die Auftragsvorerfassung ist es möglich, die Verleihausgaben zu erfassen und automatisch den Datensatz für die Verleihreservierung anlegen zu lassen.
Die Daten können hier entweder manuell, mittels CSV- bzw. XML-Datei oder auch über die Mobile Datenerfassung (MDE) importiert werden.
Wichtig ist hier, dass bei jeder Variante das Rücknahmedatum für den Verleih übergeben wird, da ansonsten eine Verarbeitung nicht möglich ist.
Erfolgt die Erfassung manuell, per CSV oder MDE ist die Feldauswahl in der MDE, dem CSV-File sowie in der AVE entsprechend anzupassen.
Ein XML-Import ist nur dann möglich, wenn das Rücknahmedatum in der "ExtendedItemFieldList" übergeben wird.
Hinweis
| Wird mit dem Projektverleih gearbeitet, ist es unbedingt erforderlich, dass bei der Anlage über die Auftragsvorerfassung das Projekt in den Kopfdaten mitgegeben wird. |
Beispiel
| Beispiel für die Hinterlegung des Rücknahmedatums in einem XML-File:  |
Sobald der Auftrag angelegt worden ist, wird auch in diesem Fall sofort ein Datensatz anhand der gleichen Logik (manuelle Verleihausgabe) für die Reservierung erzeugt.
Verleihkalender
Im Verleihkalender haben Sie durch die Verleihreservierung die Möglichkeit, die verfügbare Menge im zeitlichen Verlauf darzustellen.
Dazu wählen Sie in den Einstiegsfeldern im Feld "Info" die Ausprägung "verfügbare Menge".
Mit dieser Ansicht erhalten Sie eine transparente Übersicht über bereits reservierte oder noch verfügbare Mengen in der Zukunft.
Hinweis
| Vergangenheitswerte werden hier nicht angezeigt bzw. berücksichtigt. Die Anzeige ist immer nur für den aktuellen bzw. die zukünftigen Zeiträume möglich. |
Verleihausgabe mit Reservierung
Die Verleihausgabe kann ebenfalls über mehrere Wege erfolgen, die im Detail in der Themenhilfe Verleih beschrieben sind. In diesem Kapitel wird auf die Besonderheiten in Kombination mit der Verleihreservierung eingegangen.
Ausgabe über Verleih, Verleihkalender oder Auftragserfassung
Sobald Sie im Fenster Verleih bzw. Verleihkalender über die Funktion "Ausgabe" oder über das Fenster Aufträge eine Ausgabe für einen Kunden mit bestehenden Reservierungen erfassen, kommt bereits beim Speichern der Kopfdaten die Hinweismeldung "Für den Kunden [Kundennummer, Name, Adresse] sind Verleihreservierungen vorhanden!"
Mit "Ignorieren" kommen Sie weiter in die Positionserfassung, ohne eine Reservierung zu übernehmen.
Hinweis
| Wird die Verleihausgabe bzw. -rücknahme über die Auftragserfassung gestartet, kommt die Abfrage für die Reservierungsübernahme erst bei der Anlage einer Position. Beim Speichern der Kopfdaten kommt diese Meldung nicht. Die Abfrage für die Reservierungsübernahme kommt nur bei Erfassungskennzeichen, bei denen das Feld "Verleihkennzeichen" auf "Ja" steht. |
Hinweis
| Haben Sie die Hinweismeldung zur Reservierungsübernahme mit "Ignorieren" sowohl im Kopf- als auch im Positionsbereich geschlossen, können Sie die Funktion auch manuell aufrufen. Diese steht Ihnen in der Auftragserfassung im Detailreiter "Positionen" über das Fenstermenü → Funktionen → "Verleihreservierungen übernehmen" zur Verfügung und ist unabhängig davon, ob es sich um eine Ausgabe über eine Rücknahme handelt. Die Funktion kann über die Layoutgestaltung in Fenstern mit flexiblem Layout aktiviert werden. |
Übernahme der Reservierungspositionen
Wählen Sie bei der Meldung die Ausprägung "Reservierungen übernehmen", öffnet sich das Fenster für die Übernahme der Reservierungspositionen.
In diesem Fenster werden Ihnen sämtliche vorhandenen Reservierungen des Kunden (ggf. des Projekts) angezeigt.
Mit den Pfeiltasten können Sie die gewünschten Positionen auswählen und mit "Übernehmen" die Auswahl bestätigen.
Sobald Sie die Auswahl bestätigt haben, wird automatisch die Positionserfassung gestartet und die ausgewählten Positionen werden mit der hinterlegten Menge übernommen.
Soll nur ein Teil der reservierten Menge ausgegeben werden, können Sie die Menge der Reservierung mit der Funktion "Splitten" auf mehrere Positionen aufteilen, um so eine zusätzliche Position für die tatsächlich benötigte Menge zu erhalten.
Hinweis
| Das Bearbeiten der Position im Übernahmefenster ändert die Position der Reservierung, eine Aufteilung der Menge ist so nicht möglich. |
Haben Sie die Meldung beim Speichern der Kopfdaten ignoriert, haben Sie auch bei der Positionsanlage die Möglichkeit, eine Reservierung zu übernehmen.
Erfassen Sie einen Artikel, zu dem es bei diesem Kunden bereits eine Reservierung gibt, kommt auch hier nach der Auswahl des Artikels die Hinweismeldung "Für den Artikel [Artikelnummer, Bezeichnung] sind Verleihreservierungen vorhanden!".
Mit "Ignorieren" gelangen Sie zur Positionsanlage zurück und können eine neue Ausgabe (mit neuer Reservierung) anlegen.
Die Auswahl "Reservierungen übernehmen" öffnet wiederum das Fenster für die Übernahme der Reservierungen.
Hier werden die gleichen Daten angezeigt wie in den Kopfdaten. Sie haben hier somit auch die Möglichkeit, mehrere Positionen zu mitunter unterschiedlichen Artikeln auszuwählen.
Wird auch bei der Meldung im Positionsbereich "Ignorieren" gewählt, wird mit der Ausgabe automatisch eine neue Reservierung angelegt und die vorhandenen Reservierungen bleiben bestehen.
Hinweis
| Wird hier ein Reservierungsdatensatz ausgewählt, der kein Rücknahmedatum hinterlegt hat, kann dieser nicht übernommen werden. Es erscheint die Hinweismeldung "Zuordnung nicht möglich! Positionen mit Status "In Bearbeitung" sind nicht zulässig."  Die Zuordnung wird danach abgebrochen. Wird in der Übernahme der Reservierung ein Datensatz für eine Rücknahme ausgewählt, ist dies nicht möglich und wird mit der entsprechenden Hinweismeldung abgebrochen: "Zuordnung nicht möglich! Positionen mit Satzart "R - Rücknahme" sind nicht zulässig."  Der Hinweis auf eine vorhandene Reservierung erfolgt nur dann, wenn die Eingaben der Verleihausgabe mit der Hinterlegung in der Reservierung übereinstimmen. Wird z. B. die Reservierung nur auf einen Kunden (ohne Projekt) vorgenommen und in der Ausgabe wird zusätzlich das Projekt hinterlegt, wird keine Reservierung angezeigt. Auf der Auftragsposition wird das Rücknahmedatum laut Verleihreservierung nicht angezeigt. Das Rücknahmedatum ist lediglich für die manuelle Eingabe bei Anlage von Ausgaben ohne Reservierung gedacht. |
Achtung!
| Die ausgewählte(n) Reservierung(en) werden 1:1 als Auftragsposition übernommen. Ist es notwendig, die Menge der Position zu ändern, ist dies im Übernahmefenster mit der Funktion "Splitten" vorzunehmen. Eine Änderung der Menge der Auftragsposition ist nicht zulässig und es erscheint die Hinweismeldung "Unzulässige Eingabe! Die eingegebene Menge weicht von der Menge der Verleihreservierung ab." |
Nachdem die Positionen erfasst worden sind, kann sofern erforderlich die Kommissionierung/Liefermengenerfassung durchgeführt und der Lieferschein erzeugt werden.
Solange nur der Auftrag erfasst, jedoch noch kein Lieferschein erzeugt worden ist, erhält die Reservierungsposition der Lieferung den Status "Auftrag erstellt".
Erst sobald der Lieferschein erzeugt und verbucht worden ist, erhält die Position den Status "Abgeschlossen".
Bei der kombinierten Anzeige (Lieferung und Rücknahme kombiniert), wird der Status "Auftrag erstellt/Bestätigt" bzw. "Abgeschlossen/Bestätigt" angezeigt.
Hinweis
| Eine Teillieferung von Verleihausgaben mit Reservierungen ist nicht möglich. Beim Lieferscheindruck erscheint die Hinweismeldung "Ausdruck nicht möglich! Die Lieferung von Teilmengen ist bei Verleihauftragspositionen nicht zulässig!".  Der Ausdruck wird entsprechend abgebrochen. |
Verleihausgabe über Auftragsvorerfassung
Eine Ausgabe über die Auftragsvorerfassung (manuell, CSV, XML oder MDE) ist grundsätzlich möglich, allerdings werden in diesem Fall keine bestehenden Reservierungen berücksichtigt, sondern generell neue Reservierungen angelegt.
Verleihrücknahme mit Reservierung
Die Verleihrücknahme kann ebenfalls über mehrere Wege erfolgen, die im Detail in der Themenhilfe Verleih beschrieben sind. In diesem Kapitel wird auf die Besonderheiten in Kombination mit der Verleihreservierung eingegangen.
Rücknahme über Verleih
Die Rücknahme im Fenster "Verleih" verhält sich abweichend zur Ausgabe.
Der Fokus steht hier automatisch auf dem ersten Datensatz im Bereich "Summen". Diese Daten werden automatisch in die Rücknahme übernommen.
Werden hier Datensätze mit z. B. unterschiedlichen Kunden markiert, ist die Rücknahme deaktiviert.
Wird in den Einstiegsfeldern bereits eine Einschränkung auf z. B. einen Kunden vorgenommen, werden im Bereich der Summen nur die Datensätze laut Einschränkung angezeigt - wodurch eine einfache und schnelle Rücknahme möglich ist.
Eine gesonderte Abfrage zur Reservierung erfolgt hier nicht mehr, da durch die Auswahl im Bereich "Summen" bereits definiert wird, welche Reservierungen zurückgenommen werden.
Hinweis
| Soll nur ein Teil der Menge der Reservierung zurückgenommen werden, muss zuerst die Position gesplittet werden. Eine Bearbeitung der Menge der Rücknahmeposition ist mit aktiver Reservierung nicht erlaubt. Wird bei der Anlage der Rücknahme in den Kopfdaten der Kunde und/oder das Projekt geändert, werden keine Datensätze übernommen, sondern es erscheint bei der manuellen Positionsanlage wieder die Abfrage zu den offenen Reservierungen. |
Beispiel
| Der Kunde hat die Artikel vl001 und vl099 bereits ausgeliehen. Diese Daten sind durch die bereits erfolgte Ausgabe im Fenster Verleih ersichtlich. Nun möchte der Kunde vom Artikel vl099 die komplette Menge und vom Artikel vl001 nur 2 der 3 geliehenen Stück zurückgeben. Damit vom Artikel vl001 nur eine Teilmenge zurückgenommen werden kann, muss der Reservierungssatz zuerst gesplittet werden. Nachdem die Position gesplittet worden ist, werden beide Artikel im Fenster "Verleih" im Bereich "Summen" markiert und die Funktion "Rücknahme" wird gestartet.  Mit dem Speichern der Kopfdaten werden automatisch die Positionen zu den markierten Artikeln angelegt. Durch das Splitten gibt es für den Artikel vl001 nun 2 Positionen mit unterschiedlichen Rücknahmemengen, wovon jene gelöscht werden kann, die noch nicht zurückgenommen wird.  Mit Abschluss der Rücknahme mit der Verbuchung des Lieferscheins werden die offenen Reservierungssätze abgeschlossen und es bleibt nur noch der offene Datensatz für 1 Stk. vl001 bestehen. |
Rücknahme über Auftragserfassung
Erfolgt die Anlage der Rücknahme über das Fenster Aufträge, kommt die Abfrage beim Speichern der Kopfdaten nicht. Erst bei der Anlage einer Position und Hinterlegung eines Artikels mit einer Reservierung kommt die Abfrage für die Übernahme.
Hier können Sie dann ebenfalls die Reservierungen übernehmen. Ignorieren Sie diese Meldung und legen manuell eine Position an, wird die Rücknahme automatisch der ältesten Rücknahmereservierung zugeordnet (siehe auch Rücknahme über die Auftragsvorerfassung).
Gibt es keine offenen Reservierungen, bedeutet dies, dass bisher noch keine Auslieferung erfolgt ist. In diesem Fall erhalten Sie die entsprechende Hinweismeldung, dass die Eingabe unzulässig ist, da die Rücknahmemenge die ausgeliehene Menge übersteigt.
Ein Speichern der Position ist in diesem Fall nicht möglich.
Wird nur ein Teil der verliehenen Menge zurückgegeben, sind die vorhandenen Positionen im Fenster für die Übernahme der Verleihreservierung zu splitten.
Nachdem die Positionen erfasst worden sind, kann wie bei der Ausgabe, sofern erforderlich, die Kommissionierung/Liefermengenerfassung durchgeführt und der Lieferschein erzeugt werden.
Solange nur der Auftrag erfasst, jedoch noch kein Lieferschein erzeugt worden ist, erhält die Reservierungsposition der Lieferung den Status "Auftrag erstellt".
Erst sobald der Lieferschein erzeugt und verbucht worden ist, erhält die Position den Status "Abgeschlossen". Sobald die Rücknahme vollständig abgeschlossen ist, wird diese in der Verleihreservierung nicht mehr angezeigt. Im Fenstermenü → Ansicht haben Sie die Möglichkeit, sich die abgeschlossenen Reservierungen noch einmal anzeigen zu lassen.
Hinweis
| Wird in der Übernahme der Reservierung ein Datensatz für eine Ausgabe ausgewählt, ist dies nicht möglich und wird mit der entsprechenden Hinweismeldung "Zuordnung nicht möglich! Positionen mit Satzart "L - Lieferung" sind nicht zulässig." abgebrochen.  Wird die Meldung bei der Anlage der Positionen ebenfalls ignoriert und somit keine Reservierung übernommen, wird die Rücknahme automatisch der ältesten Reservierung (ältestes Ausgabedatum) zugeordnet. |
Rücknahme über den Verleihkalender
Eine Rücknahme über den Verleihkalender ist grundsätzlich möglich. Wird im Feld "Info" die Ausprägung "verfügbare Menge" gewählt, wird diese jedoch unterbunden, da eine eindeutige Zuordnung der Reservierung hier nicht möglich wäre.
Im Verleihkalender ist es für die Rücknahme generell notwendig, die Anzeige der Daten über die Einstiegsfelder einzuschränken, da diese ansonsten nicht möglich ist.
Es erscheint die entsprechende Hinweismeldung, dass die Rücknahme nicht möglich ist, da der Kunde bzw. ggf. das Projekt nicht eindeutig ist. Zusätzlich wird in dieser Hinweismeldung aufgeführt, welche Kunden den Artikel bereits ausgeliehen haben.
Erfolgt eine Einschränkung über die Einstiegsfelder und die Rücknahme kann angelegt werden, werden automatisch nach dem Speichern der Kopfdaten die Positionen zu allen markierten Artikeln angelegt. Der Ablauf ist hier identisch zu jenem der Rücknahme im Verleih.
Rücknahme über die Auftragsvorerfassung
Auch die Verleihrücknahmen können über die Auftragsvorerfassung erzeugt werden.
Die Daten können hier entweder manuell, mittels CSV- bzw. XML-Datei oder auch über die Mobile Datenerfassung (MDE) importiert werden.
Wichtig ist hier zu wissen, dass eine eindeutige Zuordnung zwischen Reservierung und Verleihrücknahme nur dann möglich ist, wenn sämtliche Daten (Kunde, Artikel, Menge, ggf. Seriennummer, ggf. Projekt) übereinstimmen. Gibt es keine eindeutige Übereinstimmung, werden die Reservierungsdatensätze angepasst und entsprechende neue Datensätze angelegt. Die Rücknahme wird, wenn diese nicht eindeutig ist, der ältesten Verleihreservierung (ältestes Ausgabedatum) zugeordnet.
Beispiel
| Der Kunde Aigner Franz hat am 08.01. vom Artikel vl001 2 Stk. ausgeliehen. Zusätzlich hat er am 13.01. insgesamt 3 Stück vom Artikel vl001 und 2 Stück vom Artikel vl099 erhalten. Alle Positionen haben ein unterschiedliches geplantes Rücknahmedatum.  Nun erfolgt per 19.02. eine Rücknahme (über die AVE) von 1 Stk. vl001 und 2 Stk. vl099. Beide Artikel sind nicht seriennummerngeführt, beim Artikel vl099 gibt es jedoch eine eindeutige Zuordnung, da es nur eine Ausgabe mit der identischen Menge gegeben hat. Die Reservierung erhält somit nach der Verbuchung des Lieferscheins den Status "Abgeschlossen" und wird nicht mehr angezeigt. Auch wenn die Rücknahme früher als geplant erfolgte, wird das Rücknahmedatum der Reservierung nicht mehr aktualisiert.  Bei Artikel vl001 wird nur ein Teil der Menge zurückgegeben, daher wird diese für die älteste Reservierung (08.01.) berücksichtigt und angepasst. Es wird ein neuer Knotenpunkt für die Lieferung per 08.01. erzeugt und die Reservierung für die Auslieferung wird von "Abgeschlossen/Bestätigt" auf "Abgeschlossen" geändert. Das ursprüngliche geplante Rücknahmedatum ist auf diesem Datensatz nicht mehr ersichtlich. Die Reservierung wird aber weiterhin angezeigt, da diese noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Zusätzlich wird ein weiterer Knotenpunkt für die Rücknahme per 17.01. erzeugt, in dem jeweils ein Datensatz für die bereits zurückgegebene Menge und die noch verliehene Menge erzeugt worden ist. Die bereits zurückgenommene Position erhält den Status "Abgeschlossen", die noch offene Position den Status "Bestätigt". Auch in diesem Fall wird die bereits abgeschlossene Position noch angezeigt, weil die ursprüngliche Reservierung noch nicht vollständig abgeschlossen worden ist.  Hinweis
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Verleihrücknahme über MDE mit Seriennummer
Erfolgt die Rücknahme einer verliehenen Seriennummer über die MDE-Art "Verleihrücknahme über Seriennummer", wird die offene Rücknahme in der Verleihreservierung entsprechend berücksichtigt und abgeschlossen.
Im Gegensatz zur Verleihrücknahme über einen Auftrag wird in diesem Fall direkt die Umbuchung auf das Lager vorgenommen, ohne einen eigenen Auftrag dazu anzulegen.
Weitere Abläufe
Alle weiteren Abläufe in Bezug auf den Verleih (Verrechnung etc.) sind identisch zum Verleih ohne Reservierung. Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Verleih.
FAQ
Allgemein
Wozu kann ich die Verleihreservierung nutzen?
Kann ich die Verleihreservierung auch aktivieren, wenn ich den Verleih bereits im Einsatz habe?
Kann ich die Verleihreservierung auch aktivieren, wenn ich den Verleih bereits im Einsatz habe?
Anlage der Reservierung
Wie können Reservierungen angelegt werden?
Muss für jede Position das Ausgabe- und Rücknahmedatum manuell hinterlegt werden?
Was passiert, wenn ich kein Rücknahmedatum hinterlege?
Warum sehe ich bei der F8-Funktion im Feld "Artikel" bzw. "Seriennummer" keine Daten?
Muss bei der Anlage der Reservierung direkt die Seriennummer angegeben werden?
Kann die Anlage der Reservierung auch automatisiert werden?
Können Reservierungen importiert werden?
Muss für jede Position das Ausgabe- und Rücknahmedatum manuell hinterlegt werden?
Was passiert, wenn ich kein Rücknahmedatum hinterlege?
Warum sehe ich bei der F8-Funktion im Feld "Artikel" bzw. "Seriennummer" keine Daten?
Muss bei der Anlage der Reservierung direkt die Seriennummer angegeben werden?
Kann die Anlage der Reservierung auch automatisiert werden?
Können Reservierungen importiert werden?
Verleihausgabe
Muss ich bei der Verleihausgabe eine Reservierung auswählen?
Warum kann ich eine Reservierung nicht auswählen?
Kann ich nur einen Teil der Menge der Reservierung für eine Ausgabe verwenden?
Kann ich eine Verleihausgabe auch ohne Anlage einer Reservierung durchführen?
Wird bei der Anlage der Verleihausgaben über AVE ebenfalls die Reservierung berücksichtigt?
Muss ich bei der Verleihausgabe eine Reservierung auswählen?
Warum kann ich eine Reservierung nicht auswählen?
Kann ich nur einen Teil der Menge der Reservierung für eine Ausgabe verwenden?
Kann ich eine Verleihausgabe auch ohne Anlage einer Reservierung durchführen?
Wird bei der Anlage der Verleihausgaben über AVE ebenfalls die Reservierung berücksichtigt?
Verleihrücknahme
Muss ich bei der Verleihrücknahme eine Reservierung auswählen?
Warum kann ich eine Reservierung ohne Auslieferung nicht auswählen?
Kann ich nur einen Teil der verliehenen Menge zurücknehmen?
Wird bei der Anlage der Verleihrücknahmen über AVE ebenfalls die Reservierung berücksichtigt?
Muss ich bei der Verleihrücknahme eine Reservierung auswählen?
Warum kann ich eine Reservierung ohne Auslieferung nicht auswählen?
Kann ich nur einen Teil der verliehenen Menge zurücknehmen?
Wird bei der Anlage der Verleihrücknahmen über AVE ebenfalls die Reservierung berücksichtigt?
