Grundsätzlich ist zu unterscheiden, ob mit BMD Com oder mit BMD Web gearbeitet wird. Fehlen sowohl BMD Com als auch BMD Web, kann die BMD Go nicht verwendet werden, da keine Anmeldung möglich ist. Allgemeines zu der BMD Go findet man unter:
App BMD Go: Allgemeine Einstellungen

1.2. Grundlegende Informationen

In der App BMD Go können für das Paket LOHN derzeit Dienstreisen erfasst werden. Außerdem können Lohnsets und weitere persönliche Lohndokumente über das Lohnportal eingesehen werden.

1.2.1. Feldauswahl

Bei der BMD Go ist keine individuelle Feldauswahl möglich. Das heißt, die Ansicht in der BMD Go ist für alle Anwender/innen gleich.

Bei BMD Web und BMD Com kann die Feldauswahl über den Vollclient für diese Plattformen definiert werden. In der BMD Go ist dies nicht möglich.

Jedoch ist es möglich, die Feldauswahl für die BMD Go betreffend der Dienstreise-Erfassung anzupassen und einzelne Punkte auszublenden.

Es steht dafür im Vollclient im Programm LOHN → Dienstreisen → Dienstreise erfassen → Extras → "Feldauswahl für BMD Go" zur Verfügung.

Hier öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem unter den drei Punkten rechts oben die Feldauswahl zu finden ist.

Dort kann eine individuelle Feldauswahl vorgenommen werden.

Durch eine globale Speicherung (Alle Plattformen – Global) wird die Feldauswahl in die BMD Go übernommen. Es ist zu beachten, dass die Feldauswahl nicht sofort in der BMD Go ersichtlich ist. Hier muss der Applikationspool auf dem IIS-Webserver neu gestartet werden.

1.2.2. Aus der BMD Go heraus BMD Web/Com oder my BMD Com öffnen

Über die BMD Go kann jederzeit auf die Plattformen BMD Web, BMD Com oder my BMD Com zugegriffen werden.

Da die mobilen Versionen nur für mobile Endgeräte angepasste Funktionen bereitstellen, können einzelne Funktionen, im Vergleich zur regulären BMD Web/Com-Version, fehlen oder eine andere Bezeichnung haben.

In der BMD Go finden Sie den entsprechenden Button im Bereich "Spezial". Durch Tippen darauf öffnet sich die jeweilige Plattform automatisch im Browser. Eine Anmeldung ist dabei nicht erforderlich.

Diese Funktion kann nicht ausgeblendet werden. Daher ist darauf zu achten, dass die Berechtigungen für die einzelnen User richtig vergeben werden.

Über die BMD Go können Dienstreisen für den eigenen Benutzer inklusive Spesen und Belegen erfasst und eingereicht werden.

Achtung!

Beachten Sie, dass die Erfassung von Dienstreisen eines anderen Benutzers sowie die Genehmigung von Dienstreisen über die BMD Go nicht möglich sind. Dafür stehen Ihnen die BMD Com, das BMD Web oder der Vollclient zur Verfügung.

1.3. Aufbau und Zielgruppe dieses Dokuments

Dieses Dokument wendet sich an Key-User, Administratoren bzw. Interessenten, die einen Überblick über die BMD Go-Funktionalitäten im Paket LOHN erhalten wollen.

Im Kapitel Berechtigungen werden alle erforderlichen Berechtigungen genannt, die der BMD Go-Anwender auf dem verwendeten Benutzer haben muss, um mit der BMD Go im Paket LOHN erfolgreich zu arbeiten.

Alle erforderlichen Einstellungen im Vollclient sind im gleichnamigen Kapitel beschrieben. Grundsätzlich muss unterschieden werden, ob die BMD Go mit der BMD Com oder der BMD Web betrieben wird. Davon abhängig sind unterschiedliche Einstellungen vorzunehmen. Unabhängig davon, ob die BMD Go mit der BMD Com oder der BMD Web betrieben wird, sind einige Einstellungen im Vollclient getroffen, sodass die volle Funktionalität der BMD Go vom Anwender genutzt werden kann.

Das Herunterladen der App BMD Go und die Anmeldung werden im gleichnamigen Kapitel beschrieben.

In den Kapiteln Verwendung der App BMD Go aus Sicht des Mitarbeiters und Nachfolgende Arbeitsschritte abseits der BMD Go werden übliche Anwendungsszenarien in ihren Grundzügen beschrieben.

Eine detaillierte Beschreibung der Bildschirmansichten in der App BMD Go inklusive Feldbeschreibungen findet man im Kapitel Bildschirmansichten und Feldbeschreibungen der BMD Go im Paket LOHN.

Einige FAQ im Zusammenhang mit BMD Go finden sich im gleichnamigen Kapitel. Grundsätzlich kann die Aussage getroffen werden, dass viele FAQ auf fehlerhafte oder unvollständige erforderliche Einstellungen im Vollclient zurückzuführen sind.

2. Berechtigungen

Folgende Berechtigungen sind in der Berechtigungsverwaltung unter TOOLS → Tools → Berechtigungen → Berechtigungen zu setzen:

Lohnverrechnung → Dienstreisen → Dienstreise erfassen

Ansehen
Bearbeiten
Fertigmelden
Löschen
Neu

Lohnverrechnung → Dienstreisen → Dienstreise – weitere Funktionen

Hier gehören nur die Berechtigungen freigeschaltet, die auch beim Erfassen benötigt werden.

Sind die Spesen beispielsweise nicht berechtigt, wird der Punkt "Spesen" in der BMD Go-Dienstreise nicht angezeigt.

Berechtigungen für Kunden (MCS_MDKUNDEMGR_SHOW) 28213
Ist diese Berechtigung nicht gesetzt, ist unter "Kunde" nur eine leere Seite mit folgender Meldung "Benutzer USER besitzt nicht die Berechtigung, diesen Endpoint aufzurufen."

Berechtigung für Projekte (MCS_MDPROJEKTMGR_SHOW) 28677

Ist diese Berechtigung nicht gesetzt, ist unter "Projekt" nur eine leere Seite mit folgender Meldung "Benutzer USER besitzt nicht die Berechtigung, diesen Endpoint aufzurufen."

Berechtigung für Kostenstelle (MCS_MDKOSTAMMMGR_SHOW) 28004

Ist diese Berechtigung nicht gesetzt, ist unter "Kostenstelle" nur eine leere Seite mit folgender Meldung "Sie haben keine Berechtigung, diese Funktion aufzurufen."

TOOLS → Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → BMD Go-Zugangscode (MCS_BMDMOBILEZUGANGSCODE_FRM, 43799)

Berechtigung für BMD Go-Zugangsdaten (QR-Code im BMD Web bzw. in der BMD Com bzw. im NTCS Vollclient)

Sind die Berechtigungen vergeben und alle Einstellungen erledigt, muss der Anwender die BMD Go herunterladen und sich anmelden.

Die Vorgehensweise ist im Kapitel Herunterladen der App BMD Go und Anmeldung beschrieben.

3. Erforderliche Einstellungen im Vollclient

Die im Vollclient erforderlichen Einstellungen sind abhängig davon, ob die BMD Go mit der BMD Com oder dem BMD Web betrieben wird.

Damit Dienstreisen und das Lohnportal mit der BMD Go vollumfänglich genutzt werden können, sind auch Parametrierungen für die Dienstreisen und das Paket CRM im Vollclient unabhängig von BMD Com bzw. BMD Web notwendig.

Diese werden in folgenden Unterkapiteln detailliert beschrieben und sind in jedem Fall zu beachten:

3.1. Einstellungen bei Verwendung der BMD Go und der BMD Com

Im Paket CRM muss vorweg ein Kunde angelegt sein, bei dem das Feld "Entspricht Firma" mit der entsprechenden Firmennummer hinterlegt ist.

Im CRM Mitarbeiterstamm oder im LOHN Dienstnehmerstamm ist eine User-ID im Feld "User-ID" je User unerlässlich.

Im Prinzip handelt es sich um die allgemeinen Einstellungen für die Verwendung der BMD Com, weshalb für grundlegende Einstellungen in der BMD Com auf das Dokument BMD Com: LOHN - Inbetriebnahme verwiesen wird.

Das Feld "BMD Com-Benutzer" wird dann befüllt, wenn im Feld "User-ID" die ID des BMD Com-Benutzers hinterlegt wird. Das Programm verknüpft diese zwei Felder und befüllt somit das Feld "BMD Com-Benutzer". Das Feld "BMD Com-Benutzer" kann hier nicht händisch geändert oder gelöscht werden.

Lizenzen

Im Programmpunkt "BMD Com-Benutzer" (TOOL →Tools → BMD Com → BMD Com-Benutzer) kann für die einzelnen User eingestellt werden, welche Benutzergruppen verwendet werden sollen. Für die BMD Go sind im LOHN die Punkte "Lohnportal" und "Reisekosten" relevant. Durch die Benutzergruppen wird die Lizenz für diesen User freigeschaltet.

Versand der Zugangsdaten

In den TOOLS Parametern kann eine Mailvorlage für den Versand von Zugangsdaten definiert werden. Es gibt auch einige BMD Standardvorlagen, die verwendet werden können. Es ist möglich, den Benutzernamen und das Passwort oder direkt den Link zur gewünschten Seite oder den QR-Code für die BMD Go zu versenden.

Damit Links und QR-Codes gesendet werden können, muss ein SMTP-Mailserver verwendet werden. Ohne einen SMTP-Mailserver wird die Mail über Outlook versendet, wobei die Links und QR-Codes verloren gehen.

TOOLS → Tools → Einstellungen → Tools Parameter → BMD Com → Allgemein

E-Mail-Vorlage "Zugangsdaten"	Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen (BMD Com), die Sie für die Zugangsdaten-Information an den Mandanten erstellt haben.
E-Mail-Vorlage "Passwort vergessen"	Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen (BMD Com), die Sie für die Funktion "Passwort vergessen" an den Mandanten senden wollen.

Bei beiden Parametern kann mit F4 oder den kleinen blauen Pfeilchen die Vorlage gewählt werden. Diese Vorlagen können kopiert und mit F8 bearbeitet werden.

Im Vollclient bzw. in der BMD Com kann der QR-Code für den Zugangscode erstellt werden.

Im Vollclient steht dafür das Programm TOOLS → Tools → Einstellungen → Zugangsdaten → BMD Go-Zugangsdaten zur Verfügung. In der BMD Com befindet sich diese Funktion unter dem Zahnrad-Icon in der rechten oberen Ecke.

Der App-Anwender muss die BMD Go am Smartphone öffnen und den QR-Code scannen.

3.2. Einstellungen bei Verwendung der BMD Go und des BMD Web

Beim Mitarbeiter/Dienstnehmer muss die eigene User-ID im gleichnamigen Feld hinterlegt sein. Ist dies nicht der Fall, kann das Programm nicht zuordnen, für wen diese Dienstreise erfasst werden soll, und zeigt somit den Button "Dienstreiseübersicht" in der BMD Go nicht an.

Lizenzen:

Im Programm "Lizenzen zuordnen" müssen die Lizenzen richtig vergeben werden. Damit das Lohnset in der BMD Go eingesehen werden kann, benötigt man ein Häkchen bei "Mitarbeiter – Lohnportal". Für die Erfassung der Dienstreise über BMD Go ist ein Häkchen bei "REISE – Employee" notwendig.

Versand der Zugangsdaten

TOOLS → Tools → Einstellungen → TOOLS Parameter → Berechtigung → Benutzerverwaltung

E-Mail-Vorlage "Zugangsdaten"	Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen, die Sie für die Zugangsdaten-Information an den Benutzer erstellt haben.
E-Mail-Vorlage "Passwort vergessen"	Hinterlegen Sie hier jene HTML-Vorlage aus den E-Mail-Vorlagen, die Sie für die Funktion "Passwort vergessen" an den Mandanten senden wollen.

Bei beiden Parametern kann mit F4 oder den kleinen blauen Pfeilchen die Vorlage gewählt werden. Diese Vorlagen können kopiert und mit F8 bearbeitet werden.

Im Vollclient bzw. im BMD Web kann der QR-Code für den Zugangscode erstellt werden.

Im Vollclient steht dafür das Programm TOOLS → Tools → Eintellungen → Zugangsdaten → BMD Go-Zugangsdaten zur Verfügung. Im BMD Web befindet sich diese Funktion unter dem Zahnrad-Icon in der rechten oberen Ecke.

Der App-Anwender muss die BMD Go am Smartphone öffnen und den QR-Code scannen.

3.3. Dienstreiseeinstellungen

In der BMD Go werden zu einer Dienstreise Spesen und die gefahrenen Kilometer erfasst. Damit diese Daten korrekt weiterverarbeitet werden können, sind die folgenden Parameter relevant:

LOHN → Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter → Dienstreise erfassen → Erfassung

Standardlohnart für Kilometergeldeingabe

Sofern Sie keine detaillierte Aufgliederung (Unterscheidung zwischen KM-Geld mit und ohne Beifahrer) wünschen, kann in diesem Feld die Standardlohnart für Kilometergeld hinterlegt werden. Im Zuge der Reiseerfassung kann dann im Feld "Kilometer" direkt ein Wert eingegeben werden, der automatisch auf der hier hinterlegten Lohnart gespeichert wird.

Besonderheit bei Verwendung von BMD Go

Es muss sich um eine Lohnart mit Mengeneingabe handeln.

KM-Geld-Lohnart (0 Beif.)

Wird in diesem Feld eine Lohnart mit Mengeneingabe hinterlegt, können Sie bei der Reiseerfassung die gefahrenen Kilometer direkt im entsprechenden Feld eingeben. Dazu ist es natürlich notwendig, dass Sie das benötigte Feld über die Feldauswahl aktivieren.

Beispiel

Parametereinstellung:

Darstellung in der Reiseerfassung:

Jene Felder, für die keine Lohnarten in den entsprechenden Parametern hinterlegt sind, im Bild oben "KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)", werden im Editbereich der Dienstreise inaktiv dargestellt.

In der BMD Go sind diese Felder immer vorhanden. Sollte man Kilometer bei einem Beifahrer erfassen, bei welchem keine Lohnart im entsprechendnen Parameter hinterlegt ist, kommt es beim Speichern der Reise zu folgender Fehlermeldung: "Dienstreise erstellen fehlgeschlagen – Dienstreise konnte nicht erstellt werden".

KM-Geld-Lohnart (1 Beif.)

KM-Geld-Lohnart (2 Beif.)

KM-Geld-Lohnart (3 Beif.)

KM-Geld-Lohnart (4 Beif.)

Standardspesenart für Speseneingabe

Sofern Sie keine detaillierte Aufgliederung wünschen, kann hier die Standardspesenart für die Speseneingabe hinterlegt werden. Im Zuge der Reiseerfassung kann dann im Feld "Spesen" direkt ein Wert eingegeben werden, der automatisch auf der hier hinterlegten Standardspesenart gespeichert wird.

Empfehlenswert ist es, Sammelspesen zu verwenden, die der/die Lohnverrechner/in später im Vollclient aufteilt.

3.4. Vorschlagswert DMS zur Spesenerfassung

Im Programm CRM → Stammdaten → CRM und Kanzlei → DMS → DMS-Vorschlagswerte ist ein Vorschlagswert für die Dokumentenherkunft "Lohn: Dienstreisen erfassen" anzulegen. Damit werden über die BMD Go die für eine Dienstreise fotografierten Belege in der gewünschten Archivkategorie abgelegt. In der BMD Go wird kein Auswahlfenster für das Archiv angezeigt, weshalb insbesondere die Kategorie im Voraus durch diesen Vorschlagswert festgelegt werden muss.

Außerdem muss ein Personalakt existieren. Die vom Mitarbeiter auf seiner Reise über die BMD Go archivierten Dokumente werden in seinem Personalakt abgelegt.

Dokumente zu Spesen, die über die BMD Go erfasst bzw. fotografiert werden, kommen erst mit der Fertigstellung der Dienstreise ins Archiv des Vollclients.

3.5. Wechselkurse für Spesenerfassung

In der BMD Go können Spesen in Fremdwährungen erfasst werden. Damit diese in Euro umgerechnet werden, sind Wechselkurse zu verwenden. Im Programm LEA → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Kurse werden Wechselkurse verwaltet. Über einen automatischen Toolsstapel kann eine regelmäßige Aktualisierung erzielt werden. Weitere Informationen sind der Dokumentation Kurse zu entnehmen.

4. Herunterladen der App BMD Go und Anmeldung

Informationen, wie die App BMD Go auf das Smartphone heruntergeladen und installiert werden kann, finden Sie in der technischen Dokumentation BMD Go: FAQ zur App.

Zum Scannen des QR-Codes ist auf die Funktion "Anmelden mit QR-Code" zu drücken. Alternativ können die per E-Mail empfangenen Zugangsdaten händisch eingegeben werden.

5. Verwendung der App BMD Go aus Sicht des Mitarbeiters

5.1. Erfassung einer Dienstreise mit der Reiseübersicht

Die BMD Go ist so entwickelt, dass sie zur Live-Erfassung einer Reise verwendet werden kann.Im Bereich der Lohnverrechnung handelt es sich dabei um Dienstreisen, die der Dienstnehmer tätigt.

Der Anwender hat die App BMD Go am Smartphone installiert und sich angemeldet.

Mit der BMD Go wird eine Dienstreise erfasst, die in diesem Moment angetreten wird. Ein üblicher Ablauf der BMD Go in Bezug auf Diensreiseerfassung ist folgender:

In der BMD Go-Reiseübersicht wird eine neue Dienstreise erstellt. Das Beginndatum samt Uhrzeit und die Fahrtstrecke werden erfasst und die Dienstreise wird gespeichert.
Der Dienstnehmer fährt zum Reiseziel.
Während der Dienstreise fallen Spesen an, z. B. für Hotel- oder Taxirechnungen. Nach dem Erhalt der Rechnung kann diese mit der BMD Go fotografiert und direkt zur Dienstreise gespeichert werden. Beträge für Spesen lassen sich ebenso erfassen.
Vor der Heimfahrt wird die BMD Go wieder gestartet und die geplante Fahrtstrecke für den Heimweg erfasst.
Zuhause angekommen wird die BMD Go ein letztes Mal gestartet. Datum und Uhrzeit des Dienstreiseendes werden erfasst und die Reise wird kontrolliert. Danach kann sie Fertig gemeldet werden, wodurch in den meisten Fällen der Genehmigungsprozess in Gang gesetzt wird.

Eine Dienstreise kann in der BMD Go auch noch nachträglich erfasst werden. Eine Erfassung in die Zukunft ist jedoch nicht möglich.

5.2. Erfassung einer Dienstreise mit der ZEIT

Ist auch die Zeiterfassung über die BMD Go berechtigt, dann können die Zeitbuchungen direkt mit der App am Smartphone über die Funktion "Schnellbuchung" erfasst werden.

In der Regel gibt es für Dienstreisen eigene Zeitbuchungsarten, wodurch die Erfassung einer Dienstreise bei Abschluss der Zeitbuchungsart automatisch erstellt werden kann.

Eine Buchungsart im Paket ZEIT braucht die Einstellung "Ja" im Feld Dienstreise. Üblicherweise gibt es eine Buchungsart für den Beginn der Dienstreise und eine Andere, um eine Dienstreise zu beenden.

Für das Ende der Reise muss die Buchungsart mit dem Feld "Endebuchungsart" gekennzeichnet werden (wie z. B. "Reise Ende").
Die Erfassung funktioniert auch mit einer einzigen Buchungsart – hierfür muss in der App aktiv ausgewählt werden, dass die Reise beendet wird (z. B. mit der Buchungsart "Reisezeit aktiv")

Dienstreise	Kennzeichen, ob für diese Buchungsart eine Dienstreise begonnen bzw. beendet werden soll. Beendet wird eine Dienstreise durch das Anstempeln einer eigenen sog. Ende-Buchungsart, die man z. B. "Offene Buchungen beenden" nennen kann, und auf der das Endebuchungsart-Kennzeichen auf "ja" steht.
Endebuchungsart	Ist dieses Kennzeichen aktiviert, so ist diese ausgewählte Buchungsart eine "Ende-Buchungsart" und schließt somit beim Anstempeln jede offene Buchung ab.

Die übliche Vorgehensweise in diesem Fall ist:

Der Dienstnehmer beginnt die Zeitbuchung über die BMD Go mit z. B. der Dienstreise Buchungsart "Reisezeit aktiv", bei Ankunft am Zielort bucht er extern seine Arbeitszeiten. Anhand der Linie rechts neben den Buchungsarten ist zu erkennen, dass eine Reise zu diesen Buchungen erfasst wurde. Orange kennzeichnet den Reisebeginn, die graue Linie zeigt, dass die Reise noch nicht beendet ist.

Beim Abschluss einer "Endebuchungsart", wie in unserem Beispiel "Reisezeit aktiv", kommt von der App die Abfrage ob die Reise abgeschlossen werden soll. Dies kann durch Tippen auf die Antwort "Ja/Nein" bestätigt bzw. verworfen werden.

Wenn das Ende der Dienstreise bestätigt wurde, wird die Linie neben den Buchungen durchgängig orange gekennzeichnet und mit einem Punkt beendet.

Die Reise kann in der Reiseübersicht während der gesamten Dienstreise, wie in 7. Bildschirmansichten und Feldbeschreibungen der BMD Go im Paket LOHN beschrieben, bearbeitet werden. Selbst wenn diese noch nicht beendet ist können Kilometer, Spesen, Auslandsaufenthalte, Arbeitsessen und private Nächtigungen erfasst werden.

Nach Kontrolle der Dienstreise wird diese fertig gemeldet, wodurch in den meisten Fällen der Genehmigungsprozess in Gang gesetzt wird.

6. Nachfolgende Arbeitsschritte abseits der BMD Go

Wurde die Dienstreise in der BMD Go erfasst, ist diese Reise auch im Vollclient und in der BMD Com bzw. im BMD Web zu sehen.

Nachfolgende Arbeitsschritte sind:

Spesen verteilen: Dieser Arbeitsschritt erfolgt im Vollclient, in der BMD Com oder im BMD Web.
Dienstreisen genehmigen: Dieser Arbeitsschritt erfolgt im Vollclient, in der BMD Com oder im BMD Web.
Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten: Dieser Arbeitsschritt erfolgt im Vollclient, in der BMD Com oder im BMD Web.
Abrechnung der Dienstreise im Zuge der Monatabrechnung: Dieser Arbeitsschritt erfolgt im Vollclient.
Oftmals wird dem Dienstnehmer ein Report (Dienstreisen drucken) zur Kontrolle seiner getätigten Reisen vorgelegt. Dieser Report kann in das Lohnportal hochgeladen und somit dem Mitarbeiter/Dienstnehmer zur Verfügung gestellt werden.
Über die BMD Com bzw. das BMD Web bzw. über die BMD Go können das Lohnset sowie die archivierte Reiseübersicht zur Verfügung gestellt werden. So sieht der Mitarbeiter/Dienstnehmer, dass seine Reise auch abgerechnet bzw. ausbezahlt worden ist.

7. Bildschirmansichten und Feldbeschreibungen der BMD Go im Paket LOHN

Achtung!

Die Symbole und Anordungen auf den nachfolgenden Bildern können sich je nach Betriebssystem und Version unterscheiden!

Im Begrüßungsbildschirm der BMD Go wird der Anwender mit einem "Hallo <Vorname>" begrüßt. Darunter sind je nach Paket die zur Verfügung stehenden Programme aufgelistet. Im Bereich "Reisen", steht die Reiseübersicht zur Verfügung.

7.1. Reiseübersicht

Die Reiseübersicht wird als Kalender dargestellt, beim Öffnen wird immer die aktuelle Kalenderwoche angezeigt. Mit dem Pfeil nach unten kann der geamte Monat dargestellt werden. In beiden Ansichten werden die Tage, an denen eine Reise erfasst wurde, mit einem orangenen Punkt gekennzeichnet und es kann mit den Pfeilen nach rechts und links zwischen den Wochen oder Monaten geblättert werden.

Da in der BMD Go die Erfassung einer Reise in der Zukunft nicht möglich ist, kann auch im Kalender nicht in die Zukunft geblättert werden.

Der ausgewählte Tag wird orange markiert.

In der Reiseübersicht können mit dem Button Plus neue Dienstreisen für den selektierten Tag angelegt werden. Es öffnet sich die Bildschirmansicht Reisedaten erfassen.

Reiseübersicht bei erfasster Dienstreise

Sind bereits Dienstreisen für den markierten Tag erfasst, dann werden diese im Hauptbereich angezeigt. Hier ist der Reisezweck wie auch der Reisestatus zu erkennen. Rechts daneben findet man die Dauer der Dienstreise.

Beim Antippen einer Dienstreise wird eine Kurzübersicht zu den Detailfenstern angezeigt.

Es werden das "Von und Bis Datum", die Menge und der Betrag der Kilometer und die errechneten Diäten, mit einer Kurzinfo der Arbeitsessen angezeigt. Sollten Spesen erfasst worden sein, wird auch dieser Wert hier dargestellt. Am unteren Ende wird die Gesamtsumme der Dauer aller an diesem Tag abgeschlossenen Reisen angezeigt.

In der Reiseübersicht werden ausserdem Live-Reisen, die über die Zeiterfassung gestartet wurden, angezeigt.

Über die drei Punkte neben der Dauer der Dienstreise kann die Dienstreise weiter bearbeitet (die Bildschirmansicht Reisedaten erfassen öffnet sich), gelöscht oder fertig gemeldet werden. Mit der Fertigmeldung wird üblicherweise das Genehmigungsverfahren zur Dienstreise in Gang gesetzt.

Auch eine Live-Reise kann noch bevor sie beendet wird bearbeitet werden.

Reiseübersicht bei fertg gemeldeten Dienstreisen

Ist die Dienstreise bereits fertig gemeldet, wird diese mit dem Reisestatus "abgeschlossen" oder "in Genehmigung" gekennzeichnet. Im Vollclient kann eingestellt werden, ob eine fertige oder genehmigte Reise noch bearbeitet werden darf oder nicht. (LOHN – Stammdaten – Einstellungen – LOHN Parameter – Dienstreise erfassen – Allgemein – Änderungen von Reise zulassen)

7.1.1. Reisedaten erfassen

Folgende Daten sind zu einer Dienstreise zu erfassen:


Von	Der in der Reiseübersicht gewählte Tag wird vorgeschlagen und ist bei Bedarf zu überschreiben. Die Uhrzeit des Reisebeginns ist zu erfassen.
Bis	Der in der Reiseübersicht gewählte Tag wird vorgeschlagen und ist bei Bedarf zu überschreiben. Die Uhrzeit des Reiseendes ist zu erfassen.
Zweck	Was ist der Reisezweck (Beispiele: Messebesuch, Kundentermin, Konferenz ...)?
Kunde	Auswahl eines Kunden, für den die Dienstreise unternommen wird. In diesem Feld kann mit dem Lupen-Symbol nach einem Kunden gesucht werden.
Projekt	Auswahl eines Projekts, zu dem die Dienstreise unternommen wird. In diesem Feld kann mit dem Lupen-Symbol nach einem Projekt gesucht werden.
Kostenstelle	Auswahl einer Kostenstelle, auf die Kosten der Dienstreise gebucht werden sollen. In diesem Feld kann mit dem Lupen-Symbol nach einer Kostenstelle gesucht werden.
Notiz	Feld für etwaige Notizen zur Dienstreise, um beispielsweise dem Genehmiger bzw. Lohnverrechner weitere Informationen mitzuteilen. Dieses Feld wird auch auf der Dienstreise im Vollclient, in der BMD Com und im BMD Web angezeigt.

In der unteren Hälfte der Bildschrimansicht findet man

Durch Tippen öffnet sich der jeweilige Bereich in einer eigenen Bildschirmansicht.
Sind die Details zur Dienstreise erfasst, werden die Eingaben in den Feldern "Kilometer + Beifahrerkilometer", "Spesenbelege", "Auslandsaufenthalte", "Arbeitsessen" und "Private Nächtigungen" dargestellt.

Die Dienstreise wird durch Tippen auf den Button "Speichern" übernommen.

7.1.1.1. Zielort

Um den gewünschten Zielort zu erfassen gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder wird der Ort im Suchfeld eingegeben und mit Tippen auf einen vorgeschlagenen Ort übernommen, oder man scant einen zur Verfügung stehenden QR Code mit dem Sympol rechts neben dem Eingabefeld.

7.1.1.2. Kilometer

Folgende Felder stehen in der Bildschirmansicht "Kilometer" zur Verfügung:


Abfahrtsort	Der Abfahrtsort kann direkt eingegeben oder durch Verwendung der Funktion "Stecke auswählen" befüllt werden.
Ankunftsort	Der Ankunftsort kann direkt eingegeben oder durch Verwendung der Funktion "Stecke auswählen" befüllt werden.
Meine Kilometer	In diesem Feld können die zurückgelegten Kilometer erfasst werden. Wird die Strecke ausgewählt, dann wird dieses Feld automatisch befüllt. Ist man selbst als Beifahrer mitgefahren, sind keine Kilometer zu erfassen.
Strecke auswählen	Hiermit wird eine weitere Bildschirmansicht unter Verwendung von Google Maps geöffnet, mit dem die Strecke im Detail ausgewählt werden kann. Die Abfahrts- und Ankunftsorte sowie die eigenen Kilometer werden bei Auswahl einer Strecke in die Felder "Abfahrtsort", "Ankunftsort" und "Meine Kilometer" übertragen. Möglicherweise müssen die Cookies von Google bestätigt werden bevor Google Maps geöffnet wird.
Rückreise	Wird eine Rückreise angetreten, ist dieses Feld auf "Ja" zu stellen. Auch für die Rückreise kann die Strecke ausgewählt werden.
Beifahrer Kilometer	Es öffnet sich eine weitere Bildschirmansicht, in der erfasst werden kann, wie viele Beifahrer für wie viele Kilometer mitgenommen worden sind. Ist man selbst als Beifahrer mitgefahren, sind keine Kilometer zu erfassen.

Strecke auswählen

Im oberen Bereich erfasst man den Abfahrts- und Ankunftsort. Direkt darunter befindet sich eine Auswahl der Verkehrsmittel. Den größten Bereich nimmt eine Landkarte ein, in der die empfohlene Strecke blau markiert ist. Darunter werden die berechnete Fahrtzeit und die Kilometer angezeigt.
Mit dem "Start"-Button wird die Navigation gestartet. Dies wird für die Ermittlung der Kilometer nicht benötigt. Mit "Speichern" wird die Strecke ausgewählt und auf die Bildschirmansicht "Kilometer" übernommen.

Über den Button "App öffnen" wird die App von Google Maps geöffnet, dies ist nicht ratsam, da sonst die BMD Go App verlassen wird.

Beifahrer Kilometer erfassen

In dieser Bildschirmansicht kann für mehrere Beifahrer die Kilometeranzahl eingegeben werden, falls für einzelne Streckenteile Beifahrer mitgenommen werden.

Wurde im Zuge einer Dienstreise für 50 km ein Kollege als Beifahrer mitgenommen, dann ist im Feld "Beifahrer 1 (KM)" die Kilometeranzahl 50 zu hinterlegen.

Wichtig hier ist, dass im Vollclient in den LOHN Parametern die Lohnarten, für die Kilometer, hinterlegt sind. Wie im Punkt 3.3 beschrieben.

Sollten die Lohnarten nicht hinterlegt sein, kommt beim Speichern der Reise eine entsprechende Fehlermeldung:

"Dienstreise erstellen fehlgeschlagen - Parametrierung ist nicht korrekt. Für Feld "Km-Geld X Beif." wurde in den Parametereinstellungen keine Lohnart bzw. Spesenart hinterlegt;

KM-Stand Abfahrt fehlt; KM-Stand Ankunft fehlt; Fahrzeug fehlt"

Bildschirmansicht, wenn eine Strecke erfasst ist:

Kilometerstände erfassen

Hier können die Kilometerstände bei Abfahrt und Ankunft erfasst werden. Ausserdem kann das verwendete Poolauto, welches in den Ressourcen angelegt ist, ausgewählt werden.

7.1.1.3. Spesen erfassen

In dieser Bildschirmansicht werden Spesen erfasst und übersichtlich angezeigt. Bereits erfasste Spesen können hier auch bearbeitet werden.

Zum Erfassen von neuen Spesen ist der Button "Scannen" zu verwenden.

Die Erfassung von Spesen erfolgt in drei aufeinanderfolgenden Bildschirmansichten:

Rechnung hochladen

Werden neue Spesen erfasst, kann entweder der Button "Hochladen" oder der Button "Scannen" angetippt werden.
Bei der Funktion "Hochladen" werden Sie gefragt, ob eine Datei einfügt oder Fotos aus der Mediathek zur Anwendung kommen sollen.
Wählt man "Scannen" wird die Kamera geöffnet, sodass die Rechnung direkt fotografiert werden kann. Im links oberen Bereich ist die Kamera wieder zu schließen.

Im unteren Bereich befinden sich die Funktionen für Blitz, Auslöser und Bildgalerie.

Bild bearbeiten

Das aufgenommene Bild kann in dieser Bildschirmansicht zugeschnitten, gedreht oder nachbearbeitet werden.
Je nach Betriebssystem und Version unterscheiden sich die Symbole hierfür in der unteren Leiste.
Mit dem Button "Fertig" wird das Bild auf der Dienstreise gespeichert und Sie gelangen zurück zur Bildschirmansicht Spesen erfassen. Hier können weitere Daten zu den Spesen erfasst werden.

Die Bilder werden erst bei der Fertigmeldung der Dienstreise an den Vollclient übertragen.

Erst mit "Fertig"-Meldung der Reise, stehen die Bilder als Dokumente im Archiv oder auf der Dienstreise im Vollclient bzw. in der BMD Com oder im BMD Web zur Verfügung.

Weitere Daten erfassen

In der Übersicht wird ein Vorschaubild zu den Spesen angezeigt. Weiters stehen folgende Felder zur Verfügung:


Betreff	Der Betreff der Spesen ist manuell zu erfassen.
Datum	Im Feld "Datum" wird das Beginndatum der Dienstreise vorgeschlagen. Das Datum kann bei mehrtägigen Dienstreisen manuell übersteuert werden. Üblicherweise wird das Rechnungsdatum hinterlegt. Mit Tippen auf das vorgeschlagene Datum öffnet sich der Kalender. Hier kann ein anderes Datum gewählt, und mit "OK" gespeichert werden.
Spesenart	Ist im Vollclient in den Lohn-Basiseinstellung eine Standardspesenart hinterlegt, wird diese an dieser Position vorgeschlagen. Durch Tippen auf die Zeile öffnet sich ein Fenster, in welchem eine andere Spesenart ausgewählt werden kann. Das Fenster schließt sich durch die Auswahl einer Spesenart.
Währung	Es wird immer die Währung vorgeschlagen, welche bei der Firma hinterlegt ist. Auch andere Währungen können ausgewählt werden. Wenn die Wechselkurse im NTCS Vollclient hinterlegt sind, erfolgt eine automatische Umrechnung auf die Standardwährung der Firma. Beschrieben in Punkt 3.5. Durch Tippen auf die Zeile öffnet sich ein Fenster, in welchem eine andere Währung ausgewählt werden kann. Das Fenster schließt sich durch die Auswahl einer Währung..
Betrag	In diesem Feld ist der Betrag der Spesen in der jeweiligen Währung zu erfassen. Durch Tippen auf die weiße Fläche neben dem Wort "Betrag", öffnet sich das Zahlenfeld des mobilen Endgeräts, und der Betrag kann erfasst werden.

Durch Tippen auf den Button "Speichern" werden die Spesen gespeichert und man gelangt zurück zur Spesenübersicht.

Spesenübersicht mit erfasster Spese

Wurde eine Spese erfasst, wird diese hier dargestellt. Es sind alle Spesen untereinander aufgereiht. Wird eine der Spesen angetippt, öffnet sich eine Vorschau, in welcher der Betreff der Spese und das dazu gespeicherte Bild zu sehen sind. Mit dem Pfeil oben links, kann man die Vorschau wieder verlassen.
Die Spese kann durch Tippen auf die drei Punkte rechts neben der jeweiligen Spese bearbeitet oder gelöscht werden. Es können der "Betreff", das "Datum", die "Spesenart", die "Währung" und der "Betrag" abgeändert und erneut gespeichert werden.

Durch Tippen auf den Pfeil links oben wird die Funktion "Spesen" wieder verlassen.

7.1.1.4. Auslandsaufenthalt

In dieser Bildschirmansicht sind die Auslandsaufenthalte zu erfassen und übersichtlich angezeigt. Erfasste Auslandsaufenthalte können hier auch bearbeitet werden. Zum Erfassen eines neuen Auslandsaufenthalts ist der Button PLUS zu verwenden.

Zur Erfassung eines Auslandsaufenthalts müssen folgende Felder befüllt werden:


Von	In diesem Feld sind Tag und Uhrzeit des Grenzübertritts in das Ausland einzutragen. Durch tippen auf das Datum öffnet sich der Kalender, in diesem kann das gewünschte Datum erfasst werden, mit "Speichern" wird dieses Datum übernommen. Durch tippen auf die Uhrzeit, öffnet sich das Zahlenfeld. Hier werden Stunden und Minuten eingestellt und anschließend mit "Speichern" übernommen.
Bis	In diesem Feld sind Tag und Uhrzeit des Grenzübertritts beim Verlassen des Auslands einzutragen. Durch tippen auf das Datum öffnet sich der Kalender, in diesem kann das gewünschte Datum erfasst werden, mit "Speichern" wird dieses Datum übernommen. Durch tippen auf die Uhrzeit, öffnet sich das Zahlenfeld. Hier werden Stunden und Minuten eingestellt und anschließend mit "Speichern" übernommen.
Land	In diesem Feld ist das jeweilige Ausland einzutragen. Sind mehrere Länder bzw. Regionen in einer Dienstreise besucht worden, dann sind mehrere voneinander zeitlich abgegrenzte Auslandsaufenthalte zu erfassen. Nur so können die korrekten Auslandsdiäten berechnet werden. Durch tippen auf in die Zeile "Land" öffnet sich ein weiteres Fenster, in diesem werden alle Länder angezeigt, die auch im Vollclient existieren. Durch Tippen auf ein Land, wird dieses übernommen.
Durchreiseland	In diesem Feld wird bekannt gegeben, falls das Land nur als Durchreiseland besucht worden ist. Auch diese Angabe ist wichtig zur korrekten Berechnung der Auslandsdiäten.Dies kann durch den Aktivierungsschalter ein- (orange) oder ausgeschalten (grau) werden.

Durch Tippen auch den Button "Speichern" wird der Auslandsaufenthalt gespeichert und man gelangt zurück zur Übersicht der Auslandsaufenthalte.

Auslandaufenthalt mit erfasstem Ausland

Die erfassten Länder werden untereinander in einer Listform dargestellt. In dieser Übersicht werden das Datum, das Land und die Uhrzeit angezeigt. Ebenso ist ersichtlich, ob es sich um ein Durchreiseland handelt oder nicht.

Bei den drei Punkten rechts können Die einzelnen Datensätze gelöscht oder bearbeitet werden.
Sind alle Länder erfasst worden, verlässt man die Erfassung oben links mit dem kleinen Pfeil.

7.1.1.5. Arbeitsessen

Werden Arbeitsessen vom Dienstgeber übernommen, dann erfolgt die Erfassung in dieser Bildschirmansicht. Pro Reisetag können Frühstück, Mittagessen bzw. Abendessen gewählt werden.

Das mit Antippen ausgewählte Essen wird dunkler markiert als die anderen. Hier muss nicht gespeichert werden. Ist das Arbeitsessen erfasst worden, kann das Fenster oben links mit dem kleinen Pfeil verlassen werden.

7.1.1.6. Private Nächtigungen

Übernachtet der Dienstnehmer auf der Reise nicht in einem Hotel, sondern hat die Möglichkeit, privat zu nächtigen, kann das hier erfasst werden.

Fertig erfasste Reise

Wurde die Reise vollständig erfasst, kann diese mit dem unteren Button "Speichern" abgespeichert werden. Mit dem kleinen Pfeilchen links oben, wird diese Reise verworfen.
Nach dem Speichern befindet man sich wieder in der Reiseübersicht. Es lönnen für einen Tag auch meherer Reisen erfasst werden.
In der Reiseübersicht ist im Kalender erkennbar an welchem Tag eine Reise erfasst wurde, dies ist anhand eines kleiner oranger Punkt, je Kalendertag, ersichtlich.

7.2. Lohnportal

Mit der Funktion "Lohnportal" können sämtliche Dokumente, die auf dem Mitarbeiter des Benutzers im Lohnportal abgelegt sind, eingesehen werden.

Wird dieses Programm geöffnet, ist eine Übersicht aller Dokumente angezeigt. Bei antippen eines Lohnsets, öffnet sich im unteren Bereich eine Detailansicht. Hier sind die Punkte "Brutto", "Summe der gesetzlichen Abzüge", "Netto", "Summe sonstige Abzüge" und die "Auszahlung" ersichtlich.
Ebenso kann ein PDF geöffnet werden. Hier kann entweder über Detailansicht auf "PDF anzeigen" oder direkt in der Übersicht "PDF anzeigen". Ist das PDF mit einem Passwort verschlüsselt, muss dieses Passwort vor dem Öffnen noch eingegeben werden.

Mit dem Filter oben rechts

neben dem Wort "Lohnportal" können Sie eine Filterung setzen. Hier kann ein VON und BIS Datum erfasst und mit "Ergebnisse anzeigen" geladen werden.

Seitenanfang

Siehe auch:

BMD Go: FAQ zur App

BMD Com: LOHN - Inbetriebnahme

BMD Go im LOHN