Die wichtigsten Einstellungen für die Kennzeichnung eines Dienstnehmers als fallweise Beschäftigten treffen Sie am Reiter "Versicherung" im Dienstnehmerstamm.

Sobald das Feld Fallw. beschäftigt am Reiter "Versicherung" im Dienstnehmerstamm mit "Ja" markiert ist, wird auch automatisch das Feld Beschäftigung kürzer als 1 Monat vereinbart auf "Ja" gesetzt. Gleichzeitig wird das Feld Fallw. beschäftigt Tage mit dem jeweiligen Tag befüllt (Beispiel: 9. für den 9. Jänner 2025).

Hinweis

Es muss für jeden Beschäftigungstag eine eigene mBGM übermittelt werden, daher benötigen wir im NTCS LOHN für jeden einzelnen Tag der Beschäftigung ein eigenes Dienstverhältnis.

Ab dem Jahr 2026 muss bei ELDA-Anmeldungen das Feld Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit befüllt werden. Dieses Feld wird abhängig vom hinterlegten Wochenmodell befüllt, das gilt auch für die Anmeldung von fallweise beschäftigten Dienstnehmern. Hier wird ebenfalls die Summe der Wochenstunden des Wochenmodells herangezogen.

Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit

Angabe in Stunden, zwei Nachkommastellen, keine Dezimaltrennzeichen

Beispiel: 08,00 bedeutet, dass 8 Stunden Arbeitszeit am Tag der fallweisen Beschäftigung vereinbart sind.

Wenn kein Wochenmodell bei der Neuanlage des Dienstnehmers hinterlegt wird, wird das Feld leer gelassen und die Meldung ist fehlerhaft und kann nicht gesendet werden. Die Wochenstunden können dann direkt auf dem ELDA-Datensatz der Anmeldung nachgetragen werden. Das Nachtragen des Wochenmodells im Programm Dienstnehmer aktualisiert die Anmeldung nicht.

Aus diesem Grund wir empfohlen, ab 2026 ein Wochenmodell mit den voraussichtlichen Stunden der Beschäftigung (z. B. 5 Stunden) bei der Anlage des Dienstnehmers bzw. dessen Wiedereintritt zu hinterlegen.

Für fallweise Beschäftigte ist jeweils vor Arbeitsantritt eine Anmeldung zu senden. Alle weiteren relevanten Informationen für die ÖGK werden dann anhand der mBGM übermittelt, welche in Kapitel 4 erläutert wird.

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2.2. Wiedereintritt eines fallweise beschäftigten Dienstnehmers

Wenn Sie einen Dienstnehmer nach seinem Austritt wiedereintreten lassen wollen, so wählen Sie im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Wiedereintritt. Dadurch wird ein neues Dienstverhältnis für den wiederkehrenden Dienstnehmer erstellt.

Genauso wie bei einer Neuanlage wird bei einem Wiedereintritt das Feld Beschäftigung kürzer als 1 Monat vereinbart automatisch auf "Ja" gesetzt, wenn das Feld Fallw. beschäftigt auf "Ja" steht.

Abhängig vom Feld Fallw. Beschäftigt wird auch die BV-Pflichtigkeit unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Reiter "Versicherung" in den Feldern Betriebliche Vorsorge und Beginn Betriebliche Vorsorge automatisch gesetzt. Das Programmverhalten folgt dabei folgender Logik:

Bei Ersteintritt oder Wiedereintritt nach mehr als 12 Monaten wird das Feld Betriebliche Vorsorge auf "Ja, weil Neueintritt" gestellt, mit einem Beginn Betriebliche Vorsorge im Folgemonat.
Bei einem Wiedereintritt innerhalb von 12 Monaten wird der Beginn Betriebliche Vorsorge auf den Eintrittstag gesetzt und das Feld Betriebliche Vorsorge auf "Ja, weil Neueintritt".

Hinweis

Ein fallweise Beschäftigter kann sowohl geringfügig als auch vollversichert sein. Abhängig von seinen Einkünften (pro fallweisen Tag) muss die korrekte Tarifgruppe über die mBGM an die ÖGK gemeldet werden. Programmtechnisch kann das Feld Voll/Gering-Wechsel Tarifgruppe im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am Reiter "Versicherung" hier Unterstützung leisten.

Ausmaß der vereinbarten Arbeitszeit

Angabe in Stunden, zwei Nachkommastellen, keine Dezimaltrennzeichen

Beispiel: 08,00 bedeutet, dass 8 Stunden Arbeitszeit am Tag der fallweisen Beschäftigung vereinbart sind.

Sobald Sie den Wiedereintritt mit "Ausführen" bestätigt oder den Neueintritt gespeichert haben, wird das Dienstverhältnis für den fallweisen beschäftigten Dienstnehmer erzeugt und gleichzeitig die Anmeldung für die fallweise Beschäftigung.

Sie finden die Anmeldung im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer am unteren Reiter "ELDA" bereitgestellt. Hier kann die Meldung direkt mit "Markierte senden" an die ÖGK übermittelt werden.

Hinweis

Ist ein fallweise Beschäftigter noch weitere Tage im Monat beschäftigt, so muss für jeden weiteren Tag ein neues Dienstverhältnis mittels Wiedereintritt angelegt und ebenso eine eigene Anmeldung an die ÖGK für die fallweise Beschäftigung übermittelt werden. Dasselbe gilt auch für eine fallweise Beschäftigung im Folgemonat, wenn ein Dienstverhältnis für die Zukunft angelegt wird.

Achtung!

Wurde bereits eine fallweise Beschäftigung für die Zukunft angelegt und im Nachhinein bekannt, dass der Dienstnehmer noch an anderen Tagen im laufenden Monat fallweise beschäftigt war, zeigt das Beispiel im Kapitel 2.3., wie diese Dienstverhältnisse im LOHN nachträglich einzufügen sind.

2.3. Löschen eines fallweisen Dienstverhältnisses

Wird erst nach Anlage oder Wiedereintritt des Mitarbeiters bekannt, dass der Dienst vom Mitarbeiter nicht angetreten wurde, so muss die gesendete Anmeldung storniert werden. Das Dienstverhältnis kann im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer markiert und mit F7 gelöscht werden. Dazu wählen Sie bitte "Dienstnehmer inkl. DV löschen" aus.

Weiterführende Informationen zum Thema "Mitarbeiter löschen" finden Sie hier.

Ist bereits ein fallweises Dienstverhältnis angelegt worden und sollen nachträglich noch vorhergehende Dienstverhältnisse des aktuellen Monats erfasst werden, dann muss zuerst das zeitlich letzte Dienstverhältnis gelöscht werden.

Anschließend erstellen Sie mit der Funktion Wiedereintritt alle Dienstverhältnisse in der richtigen chronologischen Reihenfolge. Das folgende Beispiel soll dies veranschaulichen.

Beispiel

Ein fallweiser Dienstnehmer soll am 15.2.2025 seinen Dienst antreten. Der Dienstnehmer war bereits am 10.1.2025 im Unternehmen tätig. Es wird im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → Funktionen → Dienstverhältnis ändern → Wiedereintritt ein neues Dienstverhältnis mit Beginn 15.2. erstellt.

Im Nachhinein wird bekannt gegeben, dass der Dienstnehmer nicht nur am 15.2. im Unternehmen tätig sein soll, sondern auch noch am 3.2. und 10.2. Um dies zu korrigieren, müssen die Dienstverhältnisse vom 3.2. und 10.2. vor dem bereits angelegten Dienstverhältnis vom 15.2. erfasst werden.

Für die korrekte Umsetzung ist nun das Dienstverhältnis vom 15.2. zu löschen, bevor die Dienstverhältnisse vom 3.2. und 10.2. mittels Wiedereintritt erfasst werden können.

Achtung!

Sollte im betreffenden Monat bereits eine mBGM erstellt und gesendet worden sein, dann ist diese mBGM vorher zu stornieren und anschließend eine neue mBGM zu übermitteln. Bei fallweise Beschäftigten wird eine zusammengefasste mBGM auf dem zeitlich letzten Dienstverhältnis des jeweiligen Monats erstellt, mit allen fallweisen Tagen im Tarifblock (ein detailiertes Beispiel dazu finden Sie im Kapitel 4).

Markieren Sie das betreffende Dienstverhältnis und drücken Sie die Funktion F7 oder wählen Sie mit Rechtsklick auf das Dienstverhältnis

"Löschen".

In dem sich öffnenden Fenster wählen Sie bitte "Dienstnehmer inkl. DV löschen" aus.

Jetzt können Sie die Dienstverhältnisse vom 3.2. und 10.2. über die Funktion "Wiedereintritt" erzeugen, wie zu Beginn des Beispieles beschrieben. Abschließend muss natürlich auch das Dienstverhältnis vom 15.2. mittels Wiedereintritts erneut erzeugt werden.

Wenn Sie erfolgreich waren, sehen Sie im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am unteren Reiter "Dienstverhältnisse" die fallweisen Beschäftigungen in chronologischer Reihenfolgen aufgelistet:

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3. Abrechnung

3.1. Laufende Bezüge

Wir empfehlen, die Abrechnung der laufenden Bezüge bei fallweisen Dienstnehmern nicht mit den üblichen Grundbezugsarten (z. B. Gehalt, Monatslohn) durchzuführen , da diese Lohnarten einer automatischen Aliquotierung nach Kalendertagen unterliegen.

Aus diesen Gründen ist es empfehlenswert, entweder eine eigene Lohnart passend anzulegen oder unsere Standardlohnart 1320 "Aushilfslohn" für die Abrechnung der fallweisen Dienstnehmer zu verwenden.

An diese Lohnart sind bereits die passenden Lohnarten für die aliquoten Sonderzahlungen und die UEL gekoppelt, welche im folgenden Kapitel noch erörtert werden.

3.2. Urlaubsersatzleistung und aliquote Sonderzahlung

Auch fallweise beschäftigte Dienstnehmer haben Anspruch auf Urlaub. Daher ist auch für diese Dienstnehmer zum Zeitpunkt der Beendigung des Dienstverhältnisses eine UEL auszubezahlen. Grundsätzlich können 9,6 % der Bezüge als Betrag für die UEL herangezogen werden. Dieser Prozentsatz entspricht dem Verhältnis von Arbeits- zu Urlaubstagen pro Jahr und berechnet sich wie folgt:

25 Tage Urlaubsanspruch / (52 Wochen pro Jahr * 5 Arbeitstagen) = 9,6 %

Hinweis

Die genaue Regelung betreffend UEL findet sich im § 10 Urlaubsgesetz.

Für die Sonderzahlung der fallweise Beschäftigten ergibt sich ein Prozentsatz von 16,67 %, was genau 2/12 bzw. 1/6 entspricht.

Hinweis

Da es bei der UEL von fallweise Beschäftigten zu keiner Verlängerung der Pflichtversicherung kommt, kann die UEL-/KÜE-Schablone der Bruttoerfassung nicht verwendet werden.

Idealerweise werden unsere Standardlohnarten 5390 "UEL lfd Fallweise Beschäftigte", 5390 "UEL SZ Fallweise Beschäftigte" und 5030 "SZ Fallweise Beschäftigte" verwendet. Bei diesen Lohnarten ist bereits eingestellt, dass nur 9,6 % für die UEL lfd bzw. 16,67 % für die aliquote Sonderzahlung berücksichtigt werden.

Hinweis

Der Vorteil der Lohnart 1320 "Aushilfslohn" ist, dass die oben angeführten Lohnarten bereits an diese gekoppelt sind und somit automatisch mit der Lohnartenaktivierung die korrekten Beträge beinhalten.

Unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten → Reiter "Koppelung" sind bei der Lohnart 1320 "Aushilfslohn" die gekoppelten Lohnarten 5390 "UEL lfd Fallweise Beschäftigte", 5030 "SZ Fallweise Beschäftigte" und 5395 "UEL SZ Fallweise Beschäftigte" vorhanden. Mit der Funktion F8 bzw. über das kleine blaue Quadrat (

) kann man in die Koppelung einsteigen.

Direkt in der Koppelung ist ersichtlich, dass die Prozentsätze für die einzelnen gekoppelten Lohnarten 5390 "UEL lfd Fallweise Beschäftigte", 5030 "SZ Fallweise Beschäftigte" und 5395 "UEL SZ Fallweise Beschäftigte" hinterlegt sind.

Achtung!

Bestimmte Kollektivverträge können eine Wartefrist für die Auszahlung von Sonderzahlungen vorsehen oder diese prinzipiell für fallweise beschäftigte Dienstnehmer ausschließen (z. B. KV Hotel- und Gastgewerbe).

Dementsprechend muss die Lohnart 1320 "Aushilfslohn" in ihren Einstellungen angepasst werden.

Es wird empfohlen diese Lohnart auf KV-Ebene unter LOHN → Stammdaten → Lohnarten anzulegen.

Dazu wechselt man auf den Reiter "KV" und fügt mit der Funktion F5 (oder dem Plus-Symbol) die Lohnart 1320 "Aushilfslohn" dem jeweils betroffenen Kollektivvertrag hinzu:

Danach ist die Lohnart 1320 "Aushilfslohn" noch entsprechend anzupassen, damit eine Koppelung auf die Lohnarten 5030 "SZ Fallweise Beschäftigte" und 5395 "UEL SZ Fallweise Beschäftigte" unterlassen wird.

Dazu auf den Reiter "Koppelung" wechseln und mit der Funktion F8 in die Koppelung einsteigen. Auf dem Reiter "KV" ist die Anpassung vorzunehmen, indem nur die Lohnart 5390 "UEL lfd Fallweise Beschäftigte" aufgenommen wird.

Die Anlage ist identisch mit der Beschreibung oben in diesem Kapitel. Der Unterschied besteht lediglich darin, dass die Lohnarten 5030 "SZ Fallweise Beschäftigte" und 5395 "UEL SZ Fallweise Beschäftigte" in der Koppelung fehlen.

3.3. Gemeinsame Lohnsteuerberechnung

Je fallweise Beschäftigung ist ein Dienstverhältnis pro Tag notwendig. Dies benötigt die ÖGK, um die Sozialversicherung korrekt zuordnen zu können. Das Finanzamt hingegen benötigt die Summe der Einkünfte, je Dienstnehmer für einen gesamten Monat, um die Lohnsteuer korrekt bestimmen zu können.

Das folgende Beispiel soll genauer veranschaulichen, warum in einigen Fällen trotz geringfügigen Verdienstes eine Lohnsteuer fällig werden kann.

Beispiel

Ein Dienstnehmer kommt an 3 Tagen im Jänner 2025 arbeiten und erhält jeweils:

€ 650,00 für den 07.01.2025

€ 800,00 für den 10.01.2025

€ 350,00 für den 13.01.2025

1. Dienstverhältnis vom 07.01.2025

Zum Zeitpunkt des DV 1 liegt die Bemessungsgrundlage für die LSt lfd. bei einem Steuersatz von 0 %, daher ist keine LSt fällig.

2. Dienstverhältnis vom 10.01.2025

Die Berechnung der gemeinsamen Lohnsteuer von Dienstverhältnis 1 und Dienstverhältnis 2 erfolgt dabei im Hintergrund und ist nicht direkt ersichtlich:

Wenn man beide Dienstverhältnisse zusammenfügt, dann ergibt sich eine Lohnsteuer von € 40,25.

3. Dienstverhältnis vom 13.01.2025

Durch die Zusammenrechnung aller fallweisen Dienstverhältnisse im Hintergrund ergibt sich für das Dienstverhältnis 3 die höchste Lohnsteuer mit € 76,51, obwohl es den niedrigsten Bezug aufweist.

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4. mBGM

Die mBGMs für fallweise Dienstnehmer (aber auch für alle anderen Mitarbeiter) werden im Paket LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → mBGM erstellen erzeugt.

Im Programmpunkt hat man die Möglichkeit, nur für fallweise Dienstnehmer die mBGM zu erstellen, indem das Feld "Nur fallweise Beschäftigte" auf "Ja" eingestellt wird. Dies hat den Grund, dass die mBGMs von fallweisen Dienstnehmern bis zum 7. des Folgemonats übermittelt werden müssen, wohingegen die mBGMs aller anderen eine Frist bis zum 15. des Folgemonats haben.

Bei mehreren fallweisen Dienstverhältnissen eines Dienstnehmers im selben Monat wird die mBGM am zeitlich letzten Dienstverhältnis erzeugt.

Hinweis

In der mBGM gibt es für fallweise beschäftigte Dienstnehmer eine eigene Satzart und einen speziellen Tarifblock.

Als Meldeart-Nr. ist der "Tarifblock für fallweise Besch." enthalten.

Anstatt die Spalte "Beginn der Verr." zu befüllen, gibt es hier eine eigene Spalte "Tag d. fallw. Besch.".

Beispiel

Ein Dienstnehmer war schon einmal am 10.01.2025 fallweise beschäftigt. Er kommt nun am 03.02.2025, 10.02.2025 und am 15.02.2025 erneut als fallweiser Dienstnehmer zurück. Nachdem für diesen Dienstnehmer im Februar bereits die Abrechnung durchgeführt und die mBGM übermittelt worden ist, erfahren Sie, dass der Dienstnehmer am 10.02.2025 nicht gearbeitet hat.

Für Februar wurde bereits eine mBGM auf dem letzten fallweisen Dienstverhältnis vom 15.02.2025 erstellt und gesendet.

Diese mBGM muss storniert werden, weil sie auch die Bezüge vom 10.02.2025 enthält, der Dienstnehmer an diesem Tag aber nicht gearbeitet hat.

Öffnen Sie dazu im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → unterer Reiter "ELDA" mit Doppelklick die mBGM.

Im neuen Fenster wählen Sie Funktionen →

Stornieren. Steigen Sie danach mit ESC wieder aus diesem Fenster aus.

Achten Sie darauf, auch die Anmeldung des Dienstverhältnisses vom 10.02.2025 zu stornieren.

Öffnen Sie dazu im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → unterer Reiter "ELDA" mit Doppelklick die Anmeldung.

Im neuen Fenster wählen Sie Funktionen →

Stornieren. Steigen Sie danach mit ESC wieder aus diesem Fenster aus.

Nachdem die Meldungen übermittelt worden sind, öffnen Sie die Dienstnehmerübersicht im Dienstnehmerstamm.

Markieren Sie nun das Dienstverhältnis vom 10.02.2025 und drücken Sie entweder die Funktion F7 oder wählen Sie mit Rechtsklick auf das Dienstverhältnis

"Löschen".

Im sich öffnenden Fenster selektieren Sie "Dienstnehmer inkl. DV löschen".

Erzeugen Sie nun eine korrigierte mBGM unter LOHN → Auswertungen → Monatsauswertungen → mBGM erstellen.

Damit nun erneut eine mBGM erstellt werden kann, muss zuerst der Zustand im Programm "mBGM erstellen" bei dem Dienstnehmer zurückgesetzt werden.

Steigen Sie, wie oben beschrieben, in das Programm "mBGM erstellen" ein und wählen Sie Extras → Zustände.

Markieren Sie auf der rechten Seite den betreffenden Dienstnehmer und ändern Sie durch Doppelklick oder mit "Strg + Z" den Zustand auf "Nein".

Steigen Sie anschließend wieder mit ESC aus den Zuständen aus.

Wählen Sie im ursprünglichen Fenster nun den betreffenden Dienstnehmer aus.

Bei korrekter Ausführung aller Schritte sollte sich folgendes Fenster öffnen, mit der Information, dass eine mBGM erfolgreich erstellt worden ist.

Für das zeitlich letzten Dienstverhältnis, in unserem Beispiel jenes vom 15.02.2025, öffnen Sie unter LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer → am unteren Reiter "ELDA" mit Doppelklick die mBGM. Dort finden Sie eine neue mBGM, die zum Senden bereitsteht.

In die Detailansicht gelangen Sie, indem Sie unter "Funktionen" auf "Detail" klicken.

In der neuen mBGM gibt es nur noch zwei Tarifblöcke für die fallweise Beschäftigung vom 03.02.2025 und 15.02.2025.

Diese mBGM kann, wie gewohnt, mit "Markierte senden" am Reiter "ELDA" übermittelt werden.

Siehe auch:

Fallweise beschäftigte Dienstnehmer