Thema ZEIT Dienstreisebuchungen
Grundlegende Informationen zur BMD NTCS finden Sie unter Willkommen in der NTCS. Grundlegende Informationen zum Thema Zeiterfassung finden Sie unter Erste Schritte. Einen Überblick über alle häufig gestellten Fragen finden Sie unter FAQ und Lernvideos.Hier erfahren Sie, wie Sie aus Sicht der Zeiterfassung vereinfacht eine Dienstreise beginnen bzw. beenden können.
Die Erfassung von Dienstreisen samt allen dazu nötigen Reisekosten, z. B. Spesen, erfolgt grundsätzlich im Paket LOHN im Programm "Dienstreisen erfassen".
Wenn sowohl die LOHN Lizenz "Reisekosten" als auch die BMD NTCS Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen in Verwendung sind, können aus Sicht der Zeiterfassung vereinfacht Dienstreisen (mittels Zeitbuchungen) erstellt werden.
Zu beachten ist jedoch, dass in der Zeiterfassung nicht alle Daten erfasst werden können!
Es geht hier also um eine vereinfachte Erstellung durch Buchungen, aber nicht um eine vollständige Erfassung aller Spesen, Diäten usw.
Standardablauf
- Erfassung Zeitbuchungen (durch Buchen der aktiven/passiven Reisezeit-Buchungsarten)
1.1. Manuelle Eingabe bzw. Nacherfassung des Dienstreisebeginns/-endes (Zeitbuchungen bearbeiten)
1.2. Werden Dienstreisen in Fremdsystemen erstellt, so können die Daten in den LOHN mittels Dienstreisen importieren importiert werden. - (Weitere) Eingaben bzw. Kontrolle (Dienstreisen erfassen)
2.1. Optionale Spesenverteilung (Spesen verteilen) - Optionale Freigabeprozesse (Dienstreisen genehmigen)
- Nach Kontrolle und Freigabe der Reisekosten Übernahme in die Abrechnung mittels Dienstreisen in Lohnverrechnung überleiten
Manuelle Variante (Zeitbuchungen bearbeiten)
Mit dem Programm Zeitbuchungen bearbeiten kann der Beginn und und das Ende der Dienstreise manuell erfasst werden.
Wählen Sie dazu einfach mit der Maus die gewünschte Zeitbuchung aus und klicken Sie auf die Funktion "Reise beginnen/löschen".
Um eine Reise zu beenden, wählen Sie mit Mausklick die gewünschte Buchung aus und betätigen Sie dann die Funktion "Reise beenden/zurücksetzen".
Beachten Sie bitte, dass keine neue Dienstreise begonnen werden kann, solange noch eine offene, zuvor erfasste Reise ohne Endezeit existiert.
Wenn Ihr Benutzer mit einer ZEIT Management Lizenz ausgestattet ist (siehe Lizenzen zuordnen), so können Sie diese Funktionen auch in der NTCS durchführen – ggf. auch für mehrere Mitarbeiter, wenn Sie dafür die Berechtigungen für Mitarbeiterdaten besitzen.
Sie finden die Funktionen "Reise beginnen/löschen" und "Reise beenden/zurücksetzen" in der Funktionsleiste, aber auch über rechten Mausklick auf eine Buchung.
Nachdem Sie die Funktionen ausgeführt haben, können Sie die automatisch erstellten Dienstreisen im Programm Dienstreisen erfassen ansehen und weitere Eingaben tätigen, z. B. die Spesenerfassung.
Automatische Variante (Buchen der Reise-Zeitbuchungsarten)
Wenn aktiv Zeiten gebucht werden, z. B. via App BMD Go, so können für die Dienstreise die standardmäßig ausgelieferten Buchungsarten verwendet werden:
- Reisezeit aktiv
- Reisezeit passiv
- Reise Ende
Die Fahrtzeit/Lenkzeit wird mit "Reisezeit aktiv" gestartet. Reisen als Beifahrer oder z. B. eine Zugfahrt, Flugreise, Taxifahrt können mit "Reisezeit passiv" gebucht werden.
Durch diesen Vorgang wird gleichzeitig die Zeitbuchung und auch die Dienstreise (LOHN) gestartet, mit aktuellem Datum und aktueller Uhrzeit (Standort Datenbankserverzeit).
Um eine Dienstreise bzw. auch die dazugehörigen Zeitbuchungen mit einem Vorgang/Klick zu beenden, buchen Sie die Buchungsart "Reise Ende". Somit werden alle Zeitbuchungen des Tages beendet und gleichzeit auch die Dienstreise (LOHN), dies gilt auch bei mehrtägigen Dienstreisen!
Das heißt, die Dienstreise bleibt auch über mehrere Tage hinweg offen, bis ein "Reise Ende" mit dieser Ende-Buchungsart gebucht wird bzw. im Programm Zeitbuchungen bearbeiten manuell ein Ende gesetzt wird.
Beispiel
 | Erfassung via App BMD Go: |
Bei Erfassung in der App BMD Go können Sie am oberen Bildschirmrand zwischen den Reitern "Zeit" und "Reise" wechseln.
Im Bereich "Zeit" sehen Sie die relevanten Zeitbuchungen und im Bereich "Reise" die dazugehörige Dienstreise.
Bei der Dienstreise können Sie zusätzlich Daten erfassen, z. B. Spesenarten (KM-Geld), Essen (Abzug von Diäten), Reisezweck, Mitfahrer.
Weitere Informationen zum Thema Reisekosten können Sie im Bereich LOHN im Themendokument durchlesen.
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