Beschaffungsfreigabe von Bedarfsanforderungen

​In diesem Dokument erhalten Sie alle relevanten Informationen zur Beschaffungsfreigabe von Bedarfsanforderungen.

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Bedarfsanforderungen werden in der WWS mittels der Auftragsbezogenen Beschaffung erfasst. Es kann vorkommen, dass bei der Bedarfsanforderung zwar bereits bekannt ist, welcher Artikel von welchem Lieferanten bestellt werden soll, die dafür notwendigen Stammdaten (Artikel, Lieferantenartikel) jedoch noch nicht angelegt bzw. hinterlegt sind.

Damit bereits bei der Bedarfsanforderung die Informationen zum benötigten Produkt weitergegeben werden können, ist es möglich, geplante Beschaffungsvorschläge zu erzeugen, auf denen die relevanten Daten hinterlegt werden.

​Die notwendigen Einstellungen für den generellen Ablauf einer Bedarfsanforderung finden Sie in der Themenhilfe Auftragsbezogene Beschaffung.

Für die Beschaffungsfreigabe ist eine zusätzliche Einstellung am Erfassungskennzeichen notwendig.

Am Erfassungskennzeichen für Verkauf kann über das folgende Feld definiert werden, ob eine Beschaffungsfreigabe erforderlich ist:

Wird die Beschaffungsfreigabe aktiviert, wird am Auftragskopf das folgende Feld automatisch befüllt:

Bedarfsanforderungen werden über die Anlage eines Auftrags erzeugt und können in weiterer Folge über den Beschaffungsvorschlag freigegeben und beschafft werden.

​Wird ein Auftrag mit einem Erfassungskennzeichen mit aktivierter Beschaffungsfreigabe angelegt, wird am Auftragskopf das Feld "Beschaffungsfreigabe" automatisch auf "gesperrt" gesetzt.

Sobald am Auftragskopf die Beschaffungsfreigabe auf "gesperrt" steht, kann auf der Auftragsposition im Feld "Beschaffungskennzeichen" mit der F8-Funktion das Fenster "Geplanter Beschaffungsvorschlag" geöffnet werden.

Hier kann definiert werden, bei welchem Lieferanten und zu welchem Einkaufspreis bestellt werden soll. Zusätzlich kann über die Feldauswahl das Feld "Pper EK" (Preis per EK) aktiviert werden, um so anzugeben, für welche Menge der hinterlegte Einkaufspreis gilt.

Sobald ein "geplanter Beschaffungsvorschlag" angelegt worden ist, wird das Feld "Beschaffungsstatus" auf "Geplanter auftragsbez. BV vorhanden" umgestellt.

Hinweis 

Das "Beschaffungskennzeichen" darf nicht auf "ohne Beschaffung" gesetzt sein! In diesem Fall ist die F8-Funktion für die Anlage von geplanten Beschaffungsvorschlägen deaktiviert.

Im Fenster Beschaffungsvorschläge werden diese "geplanten Beschaffungsvorschläge" angezeigt, sobald die Anzeige über das Fenstermenü → Ansicht → "Geplante Beschaffungsvorschläge anzeigen" aktiviert worden ist.

Diese werden in grauer Schrift dargestellt und erhalten im "ErstellKz" die Ausprägung "Auftrag (geplant)".

Eine Bearbeitung dieser geplanten Beschaffungsvorschläge ist nicht möglich. Dies kann nur direkt über den Auftrag erfolgen.

Sobald die Beschaffung am Auftrag ausgelöst worden ist, wird der "geplante" in einen "echten" Beschaffungsvorschlag umgewandelt, der wie gewohnt weiterverarbeitet werden kann. Das Erstellkennzeichen des Beschaffungsvorschlags wird von "Auftrag (geplant)" auf "Auftrag" umgestellt.

Mit Auslösen der Beschaffung am Auftrag erhält das Feld "Beschaffungsfreigabe" am Auftragskopf den Wert "freigegeben".

Hinweis 

Sollte es notwendig sein, weitere Daten für den Beschaffungsvorschlag zu hinterlegen, ist dies nur möglich, wenn es sich um einen "echten" Beschaffungsvorschlag handelt. Die Eingabe der Daten am geplanten Beschaffungsvorschlag ist auf die oben angeführten Felder eingeschränkt. Für die interne Kommunikation und Weitergabe an zusätzlichen Informationen können wie gewohnt z. B. die Chats oder auch die WWS-Aufgabenaktion verwendet werden.