Automatische Beschaffung
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.Mit der automatischen Beschaffung wird aus einem Verkaufsauftrag automatisch eine Bestellung (ohne Beschaffungsvorschlag) erzeugt und bei Bedarf wird diese Bestellung automatisiert gedruckt oder versendet. Voraussetzung für die automatische Beschaffung ist, dass dem Artikel ein Hauptlieferant zugeordnet ist.
Hinweis
 | Der Unterschied zur auftragsbezogenen Beschaffung mit Beschaffungsvorschlag liegt darin, dass bei der Auftragserstellung die Bestellung sofort angelegt bzw. sofort gedruckt wird. |
Einstellungen für die automatische Beschaffung werden zum Teil in den Parametern, am Artikelstamm, in der Warenhaupt oder -untergruppe oder am Erfassungskennzeichen vorgenommen.
In der nachstehenden Abbildung werden die möglichen Abläufe der automatischen Beschaffung grafisch dargestellt. Die Abläufe innerhalb der gelben Linien ist der empfohlene Ablauf.
Die automatische Beschaffung kann über Erfassungskennzeichen für Verkauf, die Artikel, die Warenhauptgruppen oder die Warenuntergruppen gesteuert werden. Folgende Felder sind in den einzelnen Bereichen relevant und können nach Bedarf eingestellt werden:
Feldname | Ausprägungen | Erläuterungen | ||
Beschaffungsart |
| Diese Einstellung definiert, wie die zu beschaffende Menge beschafft werden soll. | ||
Beschaffungszeitpunkt |
| Diese Einstellung definiert, zu welchem Zeitpunkt die Beschaffung ausgelöst werden soll. Für die automatische Beschaffung muss eine der beiden Ausprägungen verwendet werden:
Die Ausprägung "Beim Abschluss der Erfassung" muss zusätzlich mit dem Parameter in der Auftragserfassung kombiniert werden, welcher den Abfragedialog für den Erfassungsabschluss öffnet: Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
| ||
Beschaffungskennzeichen |
| Diese Einstellung definiert, welche Mengen beschafft werden sollen. | ||
Direktlieferung |
| Diese Einstellung definiert, ob der Lieferempfänger am Verkaufsauftrag als Lieferempfänger auf die Bestellung mitübergeben wird. | ||
Erfassung abschließen |
| Mit dieser Einstellung kann der Parameter in der Auftragserfassung (Abschluss der Erfassung) übersteuert werden. |
Artikelstamm
Feldname | Ausprägungen | Erläuterungen |
Beschaffungsart |
| Diese Einstellung definiert, wie die zu beschaffende Menge beschafft werden soll. |
Beschaffungskennzeichen |
| Diese Einstellung definiert, welche Mengen beschafft werden sollen. |
Hauptlieferant | (Lieferant) | Hinterlegung des gewünschten Hauptlieferanten. |
Warenhauptgruppe
Feldname | Ausprägungen | Erläuterungen |
Beschaffungsart |
| Diese Einstellung definiert wie die zu beschaffende Menge beschafft werden soll. |
Beschaffungskennzeichen |
| Diese Einstellung definiert welche Mengen beschafft werden sollen. |
Warenuntergruppe
Feldname | Ausprägungen | Erläuterungen |
Beschaffungsart |
| Diese Einstellung definiert, wie die benötigte Menge beschafft werden soll. |
Beschaffungskennzeichen |
| Diese Einstellung definiert, welche Mengen beschafft werden sollen. |
Voraussetzung für die automatische Beschaffung ist, dass dem Artikel ein Hauptlieferant zugeordnet ist.
Im Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Kunden/Lieferanten → Lieferantenartikel können Artikel den Lieferanten zugeordnet werden. Je Artikel können mehrere Lieferanten angelegt, aber nur ein Lieferant kann als Hauptlieferant definiert werden.
Der Hauptlieferant wird in der Spalte "Haupt-Lief" gekennzeichnet:
Hinweis
| Ein Lieferantenartikel beinhaltet lieferantenspezifische Informationen, wie zum Beispiel die eigene Artikelnummer und Artikelbezeichnung des Lieferanten, die Mindestbestellmenge, die Lieferzeit, Preise usw. |
Das Kennzeichen für die automatische Beschaffung (= Beschaffungsart Bestellung/Produktionsauftrag) kann mit folgender Rückfallsebene gesteuert werden:
- Erfassungskennzeichen
- Artikel
- Warenuntergruppe
- Warenhauptgruppe
- Parametereinstellungen
Folgende Tabelle gibt einen Überblick der Einstellungsmöglichkeiten:
Parameter | Erf.Kz. | Artikel | WHG | WUG | |
Beschaffungsart | x | x | x | x | x |
Beschaffungskennzeichen | x | x | x | x | x |
Beschaffungszeitpunkt | x | x | |||
Autom. Ausdruck der Bestellung | x | ||||
Abschluss der Erfassung | x |
Hinweis
| Ausschlaggebend für den Ablauf der automatischen Beschaffung ist, dass ein Hauptlieferant einem Artikel zugeordnet ist. |
Hinweis
| Durch das Aktivieren der Direktlieferung am Auftragskopf wird automatisch der Lieferempfänger des Verkaufsauftrages als Lieferempfänger auf die Bestellung mitübergeben. |
Tägliches Arbeiten
Auftragserfassung
Im Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Auftragserfassung oder in der Aufträge wird mit der Funktionstaste F5 (Neu) ein Verkaufsauftrag angelegt.
Hinweis
Beim Erfassungskennzeichen ist es wichtig, dass der Beschaffungszeitpunkt NICHT auf "Bei Position speichern" gestellt ist.
| Sind die Einstellungen für die automatische Beschaffung am Erfassungskennzeichen hinterlegt, ist hier das jeweilge Erfassungskennzeichen auszuwählen. Sind die Einstellungen auf der Warenhaupt- oder untergruppe oder am Artikel hinterlegt, kann ein anderes Erfassungskennzeichen verwendet werden. |
Hinweis
| Der Abschluss der Erfassung sollte mittels Abfrage beim Schließen des Auftrages gesteuert werden. Somit hat der Anwender die Möglichkeit, die Erfassung sofort abzuschließen oder manuell zu einem späteren Zeitpunkt. |
In den Auftragskopfdaten sind folgende Felder für die automatische Beschaffung interessant:
| Direktlieferung | Kennzeichen für Direktlieferung Bei einer auftragsbezogenen Beschaffung bedeutet die Direktlieferung, dass der Lieferant direkt an den Endkunden liefert. Dies kann am Verkaufsauftrag definiert und auf die Bestellung übernommen werden. Wird mit der Direktlieferung gearbeitet, wird der Lieferempfänger vom Auftrag als Lieferempfänger auf die Bestellung übernommen. Hinweis
Folgende Parameter sind für den Ablauf der Direktlieferung ausschlaggebend: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Lager / Mengenverteilung:
Wird "Ohne Lager" gewählt, wird nach der Warenannahme direkt ein Rechnungsvorschlag erstellt, ohne dass es einen Lieferschein gibt. Beispiel
Wird "Mit Lager" eingestellt, besteht die Möglichkeit, Direktlieferungen über ein eigenes Transitlager zu buchen. Die Transitlagernummer kann in folgendem Parameter hinterlegt werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Lager / Mengenverteilung:
| ||||||||
| Handelt es sich um einen Auftrag mit auftragsbezogenen Positionen, kann hier ein Text hinterlegt werden, welcher auf die aufragsbezogene Bestellung (Bestellkopf) übernommen wird. In der Bestellung selbst kann der Text noch überarbeitet werden. Die Bestelltexte können in den WWS Textbausteinen abgespeichert und mehrmals verwendet werden. Hinweis
|
In den Auftragspositionsdaten sind folgende Felder für die automatische Beschaffung hilfreich:
Abschluss durch Abfrage
Beim Ausstieg aus einem angelegten Verkaufsauftrag kommt die Abfrage, ob die Erfassung des Auftrages abgeschlossen werden soll. Beim Abschluss der Erfassung wird der Bestellvorgang ausgelöst.
Abschluss manuell
Wird die Abfrage bezüglich des Erfassungsabschlusses beim Ausstieg aus dem angelegten Verkaufsauftrag mit "Nein" beantwortet, kann der Abschluss der Erfassung und somit auch der Bestellvorgang manuell angestoßen werden. Wird die Abfrage mit "Nein" beantwortet, kann der Verkaufsauftrag anschließend noch bearbeitet werden, weil noch keine dazugehörige Beschaffung vorhanden ist.
Ein noch nicht abgeschlossener Verkaufsauftrag kann in den Aufträgen manuell abgeschlossen werden. Im Kontextmenü (rechte Maustaste) des jeweiligen Auftrages wird mit der Funktion "Erfassung abschließen" der Auftrag abgeschlossen und somit bei einer automatischen Beschaffung der Beschaffungsvorgang ausgelöst.
Manuelle Beschaffung auf Positionsebene
Verkaufspositionen, die in den Stammdaten keine automatische Beschaffung hinterlegt haben, können dennoch automatisch beschaffen werden. Es wird hierzu über das Kontextmenü → rechte Maustaste auf die jeweilige Position die Funktion "Beschaffung" aufgerufen:
Anschließend öffnet sich das Fenster "Anlegen Bestellung/Produktionsauftrag/-Vorschlag". In diesem Fenster können die Einstellungen für die automatische Beschaffung auf Positionsebene (auftragsabhängig) vorgenommen werden:
Feldname | Ausprägungen | Erläuterungen |
Anlegen von |
| Diese Einstellung definiert, wie die zu beschaffende Menge beschafft werden soll. |
Menge |
| Diese Einstellung definiert, welche Mengen beschafft werden sollen. |
Bestellerfassung
Nachdem die Erfassung des Verkaufsauftrages (mit automatischer Beschaffung) abgeschlossen wurde, ändert sich der Beschaffungsstatus der zu beschaffenden Positionen im Verkaufsauftrag. Mittels Klick-Link kann auf die entsprechende Bestellung zugegriffen werden.
Je nach Einstellung ist es anschließend notwendig, die Bestellung für den Lieferanten manuell zu bearbeiten oder die Bestellung automatisiert an den Lieferanten zu senden.
In den Bestellkopfdaten sind die Felder "Lieferempfänger", "Lieferadresse", "Direktlieferung" und "Bestelltext" für die automatische Beschaffung interessant:
| Direktlieferung | Kennzeichen für Direktlieferung. Ausprägung: Ja/Nein Bei der auftragsbezogenen Beschaffung bedeutet die Direktlieferung, dass der Lieferant direkt an den Endkunden liefert. Dies kann am Verkaufsauftrag definiert und auf die Bestellung übernommen werden. Wird mit der Direktlieferung gearbeitet, wird der Lieferempfänger vom Auftrag als Lieferempfänger auf die Bestellung übernommen. Folgende Parameter sind für den Ablauf der Direktlieferung ausschlagggebend: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Lager / Mengenverteilung:
Wird "Ohne Lager" gewählt, wird nach der Warenannahme direkt ein Rechnungsvorschlag erstellt, ohne dass es einen Lieferschein gibt. Beispiel
Wird "Mit Lager" eingestellt, besteht die Möglichkeit, Direktlieferungen über ein eigenes Transitlager zu buchen. Die Transitlagernummer kann in folgendem Parameter hinterlegt werden: Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Lager / Mengenverteilung:
| ||||||
| Bestelltext | Hier kann ein Bestelltext eingetragen werden. Die Bestelltexte können in den WWS Textbausteinen abgespeichert und mehrmals verwendet werden. |
In den Bestellpositionsdaten zeigen die folgenden Felder die Verknüpfung zum Verkaufsauftrag:
Bestelldruck
Mit folgendem Parameter wird gesteuert, ob die Bestellung nach dem Generieren auch ausgedruckt werden soll:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → auftragsbez. Beschaffung/Warenannahme
Definition, ob der Ausdruck der Bestellung automatisch erfolgen soll. Hinweis: Nur in Kombination mit der Beschaffungsart "Bestellung/Produktion" und wenn der Erfassungsabschluss (Kennzeichen "Erfassung abgeschlossen") manuell oder per Abfragefenster erfolgt ist. |
Hinweis
| In den Ausdrucksmodellen (Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Ausdruck → Ausdrucksmodelle) können die Druckereinstellungen für die Bestellung definiert werden. |
Es kann ein Stapel eingerichtet werden, mit welchem jeweils alle, noch nicht im Original gedruckten Bestellungen, via Stapel gedruckt werden können.
Der Stapel für den Bestelldruck wird im Bereich Tools → Administration → Stapelverarbeitung → Stapel definieren festgelegt und im Bereich Administration → Stapelverarbeitung → Stapel ausführen gestartet.
Hinweis
| Die Stapelfunktion lautet MCS_MDBESTELLUNGSKOPFMGR_PRINT |
Folgende Parameter sind für die Stammdatenverwaltung der automatischen Beschaffung relevant:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Stammdatenverwaltung → Standard-Artikelkennzeichen
Definition des Standard-/Rückfallwertes für das Feld "Beschaffungskennzeichen" am Artikelstamm, welches Kriterium für die "Generierung Beschaffungsvorschlag" gelten soll. | |
Definition des Standard-/Rückfallwertes für das Feld "Beschaffungsart" am Artikelstamm, wie der Artikel beschafft werden soll. |
Für die Bestellerfassung gibt es die folgenden Parameter:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → auftragsbez. Beschaffung/Warenannahme
Definition, welcher Zeitpunkt für die Beschaffung ausschlaggebend sein soll. 1 - Beim Position speichern: Nur in Kombination mit der Beschaffungsart "Beschaffungsvorschlag" verwendbar. 2 - Beim Abschluss der Erfassung: Die Beschaffung wird beim Erfassungsabschluss ausgeführt. 3 - Manuell: Die Beschaffung erfolgt per Kontextfunktion. Hinweis: Der Beschaffungszeitpunkt kann auch am Erfassungskennzeichen hinterlegt werden. Falls dort nichts hinterlegt ist, wird die Einstellung laut Parameter verwendet. | |
Definition, ob der Ausdruck der Bestellung automatisch erfolgen soll. Hinweis: Nur in Kombination mit der Beschaffungsart "Bestellung/Produktion" und wenn der Erfassungsabschluss (Kennzeichen "Erfassung abgeschlossen") manuell oder per Abfragefenster erfolgt ist. | |
Definition des Vorschlagswert für das Erfassungskennzeichen einer Bestellung für eine auftragsbezogene Beschaffung. |
Für die Auftragserfassung ist der folgende Parameter relevant:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Auftragserfassung → Allgemein
Definition, ob bei Angebot/Auftrag mit dem Erfassungsabschluss gearbeitet werden soll. 0 - Abschluss nach Erfassung: Beim Schließen der Erfassungsmaske oder Neuanlage des nächsten Angebots/Auftrags oder beim Druck (Angebot, AB, LFS, RG ...) direkt in der Erfassungsmaske wird automatisch der Erfassungsabschluss gesetzt. 1 - Abschluss nach Erfassung mit Abfrage: Wie "0" mit Abfragedialog. Es kann entschieden werden, ob der Erfassungsabschluss erfolgen soll. Hinweis: Ausdruck ist nur mit erfolgtem Erfassungsabschluss möglich. 2 - Abschluss automatisch: Der Erfassungsabschluss wird "sofort" bei der Anlage des Angebots-/Auftragskopfes gesetzt. 3 - Abschluss manuell: Der Abschluss hat manuell zu erfolgen. Aufruf über das Fenster "Angebote" bzw. "Aufträge" mittels rechter Maustaste "Erfassung abschließen". Hinweis Für Angebote/Aufträge mit Erfassungsabschluss kann eine eingeschränkte Feldauswahl für das Bearbeiten definiert werden. Zudem kann im Auftragswesen für Aufträge mit Erfassungsabschluss als Beispiel der Beschaffungszeitpunkt definiert werden. |
