Umfrage
Allgemeines
Die Umfrage stellt eine Methode dar, um Informationen bzw. Meinungen einer ausgewählten Zielgruppe über einen bestimmten Sachverhalt zu erhalten. Umfragen werden oft im Zusammenhang mit Marketingkampagnen durchgeführt, zur Informationsgewinnung über die Zielgruppe, um die Ausrichtung der Unternehmensaktivitäten besser an die Kundenbedürfnisse anzupassen.
Die NTCS Umfrage unterstützt Sie beim Erstellen von Umfragen, Einholen von Antworten und Auswerten von Umfragen. Die Umfrage kann entweder schriftlich oder telefonisch mithilfe der Anbindung an den Standardbrief gestaltet werden. In NTCS haben Sie auch die Möglichkeit Onlineumfragen zu erstellen, bei denen die Teilnehmer die Umfrage selbstständig ausfüllen können und die Ergebnisse sofort in NTCS verspeichert werden.
Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo 
Wie erstelle ich eine Umfrage?
Wie erstelle ich eine Umfrage?Voraussetzungen
Das Umfragepaket ist ein eigens lizenzierter Bereich im CRM und läuft unter dem Lizenzpaket 59 – CRM: Befragungsverwaltung.
Aufbau einer Umfrage
Jeder Umfrage, egal ob diese schriftlich, telefonisch oder online durchgeführt wird, muss ein Fragebogen zugeordnet sein. Im Fragebogen wird definiert, welche Fragen in der Umfrage gestellt werden und welche Antwortmöglichkeiten zu den einzelnen Fragen angeboten werden sollen. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Sie ausgehend von den Fragen und Antworten über den Fragebogen zu einer fertigen Umfrage gelangen. Zuvor werden noch die Kategorien beschrieben, mit denen die eben genannten Komponenten der Umfrage klassifiziert werden können. Diese haben aber nur einen bedingten Einflussbereich für den Ablauf einer Umfrage.
Kategorien
Die Kategorien zu den Fragen, Antworten, Fragebögen und Umfragen dienen vorwiegend zur besseren Kategorisierung und Filtermöglichkeit anhand der Kategorien. Die Kategorien zu den jeweiligen Komponenten können Sie unter CRM → Umfrage → Fragebogenkategorien/Fragekategorien/Antwortkategorien und Umfragekategorien anlegen.
Im jeweiligen Fenster haben Sie die Möglichkeit neue Kategorien anzulegen bzw. bereits bestehende Kategorien zu bearbeiten. Eine solche Kategorie besteht immer aus einer Nummer und der dazugehörigen Bezeichnung, die von Ihnen individuell nach Ihren Vorstellungen angelegt werden kann.
Hinweis
 | Das Feld Firma wird automatisch mit der Firma befüllt, die als eigene Firma in den CRM Parametern unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 1 CRM → Allgemeine Einstellungen → 1 Allgemein hinterlegt ist.
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Anhand der Fragekategorien können Sie eine Auswertung gefiltert nach diesen Kategorien vornehmen. Voraussetzung dafür ist die Hinterlegung der Fragekategorien auf den Fragen.
Die Fragebogenkategorien und die Antwortkategorien dienen nur zur besseren Kategorisierung bzw. Filterung der Fragebögen bzw. Antworten.
Die Umfragekategorien eignen sich zur detaillierten sowie strukturierten Auswertung der Umfragen.
Hinweis
| Die in diesen Fenstern angelegten Kategorien können Sie bei der Neuanlage einer Antwort, Frage, Umfrage bzw. eines Fragebogens in den entsprechenden Feldern hinterlegen. Die Felder in denen die Kategorien hinterlegt werden können, werden passend zum jeweiligen Thema in diesem Abschnitt beschrieben. |
Fragen
Die Fragenverwaltung gibt Ihnen einen Überblick über alle von Ihnen erfassten Fragen egal in welcher Umfrage diese verwendet werden. Aufzurufen ist die Frageverwaltung unter CRM → Umfrage → Fragen. Hier haben Sie auch die Möglichkeit neue Fragen anzulegen.
Bei Fragen, die Sie in diesem Fenster anlegen, ist standardmäßig das Feld Standardfrage aktiviert und kann von Ihnen auch nicht verändert werden. Das heißt, Fragen mit diesem Kennzeichen sind nicht fix einem Fragebogen zugeordnet, sondern können in beliebig vielen Fragebögen verwendet werden. Im Neuanlagefenster stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung.
Fragetext | In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Formulierung des Fragetextes eintragen. Es soll ein aussagekräftiger Text verwendet werden. Dieser ist deshalb wichtig, weil Sie einem Fragebogen dieselbe Frage nicht zweimal zuordnen können. D.h. Standardfragen wie z. B. „Fanden Sie das gut?“, die in einem Fragebogen mehrfach vorkommen können, sollten bestmöglich ausformuliert werden, also „Fanden Sie ….…. gut?“ So bekommt jede Frage einen individuellen Charakter.
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Ausfüllhilfe | Hier können Sie Beantwortungshilfen bzw. eine detaillierte Beschreibung zur Frage hinzufügen. Die Ausfüllhilfe dient als Unterstützung für den Umfrageteilnehmer bei der Beantwortung des Fragebogens. Sobald Sie mit der Maus über die Antwortmöglichkeit im Fenster Antworten erfassen fahren, wird die Ausfüllhilfe angezeigt. | ||||||||
Fragekategorie | In diesem Feld können Sie eine Fragekategorie hinterlegen, diese kann zur besseren Klassifizierung bzw. Filterung von Fragen für Auswertungen verwendet werden. Weitere Informationen zu den Fragekategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fragekategorien. | ||||||||
Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode der Frage erfassen. Standardmäßig werden Ihnen die ersten 30 Zeichen des von Ihnen eingegebenen Fragetextes automatisch in dieses Feld geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. | ||||||||
Antwort-Nr | Jeder Frage kann beim Befüllen dieses Feldes fix eine Antwort zugeteilt werden, lassen Sie dieses Feld leer, muss erst beim Erstellen des Fragebogens eine Antwort zugewiesen werden. Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Antworten, in dem Sie die gewünschte Antwort zuordnen können. Dieses Feld kann auf der Frage nur solange geändert werden, solange noch zu keinem Teilnehmer Antworten für diese Frage erfasst wurden. | ||||||||
Mehrfachselektion | In diesem Feld können Sie dem Befragten erlauben, beim Beantworten der Frage mehrere Antwortmöglichkeiten auszuwählen. Sollten Sie eine Antwort zuordnen, bei der das gleichnamige Feld aktiv ist, wird dieser automatisch als Vorschlag auf die Frage übernommen. Diesen Vorschlag können Sie aber auf der Frage übersteuern und somit die Mehrfachselektion wieder deaktivieren. | ||||||||
Standardfrage | Bei der Neuanlage einer Frage in diesem Fenster ist das Feld Standardfrage immer angehakt und kann auch nicht verändert werden. Das heißt, die Fragen, welche als Standardfragen gekennzeichnet sind, können in beliebig vielen Fragebögen verwendet werden. Fragen können aber auch fragebogenspezifisch angelegt werden, indem Sie diese im Fenster Fragebogen neu erfassen. In diesem Neuanlagefenster haben Sie dann die Möglichkeit das Feld Standardfrage zu verändern und zu bestimmen ob diese Frage nur für diesen Fragebogen angelegt werden soll oder als Standardfrage für mehrere Fragebögen verwendet werden darf. Hinweis
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Notiz | In diesem Feld können Sie eine Notiz zu dieser Frage erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können eingeschränkt. |
Antworten
Eine Antwort besteht aus einer Antwortbezeichnung und den dazugehörigen Antwortdetails. Die Antwortdetails zu einer Antwortbezeichnung stellen alle möglichen Antworten dar, die einem Teilnehmer beim Beantworten der Frage geboten werden.
Hinweis
| Antworten können in der Folge den Fragen fix zugeordnet werden, dabei können Sie eine Antwort mehreren Fragen zuordnen. Antworten können aber auch erst im Fenster Fragebogen den ausgewählten Fragen zugeordnet werden. |
Im linken Teil des Fensters der Antwortverwaltung werden Ihnen alle im System angelegten Antwortbezeichnungen angezeigt.
Antwortkategorie | In diesem Feld können Sie eine Antwortkategorie hinterlegen, diese kann zur besseren Klassifizierung bzw. Filterung von Antworten verwendet werden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Antwortkategorien. | ||||
Antwortnummer | Bei der Antwortnummer handelt es sich um eine fortlaufende, eindeutige Nummer, die automatisch bei Neuanlage der Frage vom System vergeben wird. | ||||
Bezeichnung | In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Bezeichnung der Antwort eintragen. Hier sollten Sie eine aussagekräftige Bezeichnung wählen, anhand derer Sie schnell überblicken können, welche Antwortausprägungen dieser Antwort zugeordnet sind. Zum Beispiel können Sie so schnell feststellen, ob es sich um eine nominale oder ordinale Antwortausprägung handelt.
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Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode der Dokumentenkategorie erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung der Kategorie automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. In diesem Feld können Sie den Matchcode der Antwort erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung der Antwort automatisch in dieses Feld geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. | ||||
Mehrfachselektion | In diesem Feld können Sie definieren, ob vom Teilnehmer einer Umfrage mehrere Antwortmöglichkeiten angekreuzt werden können. Die Eingabe in diesem Feld wird auf das gleichnamige Feld auf der Frage übernommen, sobald Sie die entsprechende Antwort der Frage zuweisen. Die übernommene Ausprägung dient allerdings nur als Vorschlag und kann von Ihnen jederzeit auf der Frage geändert werden. |
Im rechten Teil dieses Fensters werden Ihnen die Ausprägungen der selektierten Antwortbezeichnung angezeigt. Jede Ausprägung kann eine eigene Darstellungsweise besitzen, diese Darstellungsoptionen sind im Feld Anzeigeart einzustellen.
Hinweis
| Die Neuanlage von Antwortdetails zu einer bereits bestehenden Antwort ist nur solange möglich, solange noch zu keinem Teilnehmer Antworten zu Fragen erfasst wurden, denen diese Antwort zugeordnet ist. Sollte eine Antwort schon mehreren Fragen zugeordnet sein, auf diesen aber noch keine Antwort erfasst sein, können Sie schon noch neue Antwortdetails erfassen. Sie bekommen jedoch folgende Hinweismeldung, dass die Antwort bereits mehreren Fragen zugeordnet ist bzw. schon in mehreren Fragebögen verwendet wird. Damit Sie nicht zu sehr in bereits bestehende Fragebögen eingreifen, ist zu empfehlen eine neue Antwort mit den dazugehörigen Antwortdetails zu erfassen.  Bearbeiten Sie eine Antwort, die in mehreren Fragen verwendet wird, werden Sie durch einen in ROT dargestellten Hinweis darauf aufmerksam gemacht.  |
Antwort | In diesem Feld können Sie die Bezeichnung der Antwortausprägung eingeben. Diese Bezeichnung wird dann am Fragebogen als Antwortmöglichkeit dargestellt, deshalb sollten Sie hier eine eindeutige Bezeichnung der Antwortausprägung vergeben. | ||||||
Antwortdetailnummer | In diesem Feld müssen Sie die Nummer der Antwortausprägung vergeben. Es wird automatisch bei Neuanlage einer Antwort die nächste freie Nummer vorgeschlagen, diesen Vorschlag können Sie aber mit der gewünschten Nummer überschreiben. | ||||||
Antwortset | Ein Antwortset bietet Ihnen die Möglichkeit einer schnellen Mehrfachzuordnung bei einer Antwort. Ein Antwortset kann bei den Ausprägungen "Eingabefeld Text einzeilig" und "Eingabefeld Text mehrzeilig" im Feld Anzeigeart erstellt werden. Mit einem Klick auf den blauen Pfeil  vor diesem Feld öffnet sich das Fenster Antwortset, in dem Sie das gewünschte Antwortset zuordnen können. Weitere Informationen zum Arbeiten mit einem Antwortset erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Antwortset. | ||||||
Anzahl Eingabezeilen | Dieses Feld ist nur aktiv, wenn Sie im Feld "Anzeigeart" die Ausprägung "Eingabefeld Text mehrzeilig" gewählt haben. Hier können Sie dann die Anzahl der Zeilen angeben, die dem Teilnehmer zur Beantwortung der Frage zur Verfügung gestellt werden. Standardmäßig wird hier der Wert "2" vorgeschlagen, dieser stellt auch den Minimalwert dar, der in dieses Feld eingegeben werden kann. Das mehrzeilige Eingabefeld kann bis zu 99 Eingabezeilen umfassen, ein höherer Wert ist in diesem Feld nicht zulässig. Wenn Sie einen Wert außerhalb dieses Bereiches eingeben, erfolgt die Hinweismeldung, dass der eingegebene Wert nicht zulässig ist.  | ||||||
Anzeigeart | Die Anzeigeart gibt Auskunft über die Darstellungsform der Antwortmöglichkeiten. Für die Darstellung der Antworten können Sie zwischen einem Auswahlfeld zum Anhaken oder einem ein- bzw. mehrzeiligen Eingabefeld für eine freie Texteingabe wählen. Zusätzlich gibt es noch die Ausprägungen "E-Mail" bzw. "Datum", bei diesen beiden Feldern erfolgt eine Prüfung, ob das vom Benutzer eingegebene Datum bzw. die E-Mail Adresse ein gültiges Format besitzt.
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Bewertungspunkte | Dieses Feld wird für BMD-interne Zwecke verwendet. | ||||||
Farbe im Diagramm | Im Feld "Farbe im Diagramm" können Sie je Antwortdetail eine eigene Farbe definieren. Dazu müssen Sie vor dem Feld nur auf das Symbol  klicken und aus der Farbpalette die gewünschte Farbe auswählen. Die Farbe wird dann als Zahlenwert dargestellt mit der ausgewählten Farbe als Hintergrund. Die in diesem Feld definierten Farben werden dann zur Darstellung des Auswertungsdiagramms in den Umfrageergebnissen verwendet. Sollten Sie in den Antwortdetails keine Farben definieren, werden fix von BMD hinterlegte Standardfarben verwendet. | ||||||
Freie Antwort | Dieses Feld wird automatisch angehakt, wenn Sie im Feld "Anzeigeart" die Ausprägungen "Eingabefeld Text einzeilig" oder "Eingabefeld Text mehrzeilig" ausgewählt haben. Sie können selbst in diesem Feld keine Änderungen vornehmen. | ||||||
Kurzbezeichnung | In diesem Feld können Sie die Kurzbezeichnung der Antwortausprägung eintragen. Die Kurzbezeichnung kann bei der Antwortdarstellung in der Onlineumfrage verwendet werden, wenn diese als Block dargestellt wird. Details zu dieser Darstellung erhalten Sie in der Dokumentation zur Onlineumfrage. | ||||||
Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode des Antwortdetails erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung des Antwortdetails automatisch in dieses Feld geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. |
Fragebögen
Der Fragebogen bildet das Kernstück einer Umfrage, dieses dreigeteilte Fenster unterstützt Sie bei der Verwaltung der Fragebögen. Der Fragebogen stellt die Verbindung zwischen Fragen und Antworten her und bildet die Basis für die Umfrage.
Fragebogen erstellen
Im linken Fensterbereich werden Ihnen alle in NTCS angelegten Fragebögen angezeigt. Der obere Bereich zeigt Ihnen die Fragen an, die Sie dem Fragebogen bereits zugeordnet haben, im unteren Bereich werden Ihnen die, den Fragen zugeordneten, Antwortmöglichkeiten angezeigt.
Im linken Fensterbereich können Sie Fragebögen entweder über die Schaltfläche Neu oder den Shortcut F5 anlegen.
Im linken Fensterbereich können Sie Fragebögen entweder über die Schaltfläche Neu oder den Shortcut F5 anlegen.
Bezeichnung | In diesem Pflichtfeld müssen Sie die Bezeichnung des Fragebogens eingeben. |
Beschreibung | In diesem mehrzeiligen Textfeld können Sie eine detaillierte Beschreibung zum Fragebogen vornehmen. |
Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode des Fragebogens erfassen. Standardmäßig wird Ihnen die Bezeichnung des Fragebogens automatisch in dieses Feld geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. |
Fragebogenkategorie | In diesem Feld können Sie eine Fragebogenkategorie hinterlegen, diese kann zur besseren Klassifizierung bzw. Filterung von Fragebögen verwendet werden. Weitere Informationen zu den Fragebogenkategorien erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fragebogenkategorien. |
Notiz | In diesem Feld können Sie eine Notiz zu diesem Fragebogen erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt. |
Datenbesitzer für Ansehen | In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Dieser Fragebogen kann dann nur von jenen Benutzern gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. |
Datenbesitzer für Bearbeiten | In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegen. Dieser Fragebogen kann dann nur von jenen Benutzern bearbeitet werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. |
Fragen und Antworten zuordnen
Über die Funktion
können Sie Fragen aus der Fragenverwaltung einem Fragebogen zuordnen. Sie können aber auch neue Fragen erstellen. Die zugeordneten bzw. neu erstellen Fragen werden nach dem Hinzufügen zum Fragebogen im Fensterbereich rechts oben angezeigt. Die Reihenfolge der Fragen können Sie über die gelbe Menüleiste unter "Fragen" individuell anpassen. Hinweis
| Sie können je zugeordneter Frage im Fragebogen entscheiden, ob es sich um eine Frage handelt, die beantwortet werden muss. Diese Einstellung können Sie im Feld "Antwortpflicht" setzen.
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Dieselbe Vorgehensweise wird beim Zuordnen der Antworten zu den Fragen angewandt, hierzu dient die Funktion
. Antworten müssen Sie allerdings nur zuordnen, sofern Sie nicht auf einer Frage schon eine fixe Antwortmöglichkeit hinterlegt haben (siehe Abschnitt Einstellungen Fragen).Hinweis
| Wenn Sie bereits Antworten zu einer Umfrage erfasst haben, können keine Veränderungen mehr am Fragebogen durchgeführt werden, darunter fällt die Neuanlage oder das Entfernen von Fragen oder Antworten aus dem Fragebogen. Damit Sie nachträglich Änderungen vornehmen können, müssen Sie zuerst alle erfassten Antworten der Umfrageteilnehmer aus der laufenden Umfrage entfernen bzw. die Umfrage selbst löschen. |
Fragebogen kopieren
Mit der Funktion
haben Sie die Möglichkeit einen bereits vorhandenen Fragebogen zu kopieren. Dieser wird als "Kopie von Fragebogen ..." bezeichnet und beinhaltet die gleichen Fragen und Antworten wie der Original-Fragebogen. Sie können natürlich den kopierten Fragebogen umbenennen und einzelne Fragen und Antworten einfach austauschen bzw. neue erfassen.Hinweis
| Fragen eines Fragebogens, welche NICHT als Standardfragen deklariert sind, werden beim Kopieren ebenfalls dupliziert. Standardfragen werden nicht dupliziert, da Standardfragen sowieso in beliebig vielen Fragebögen verwendet werden können. |
Umfragen
Die Umfrageverwaltung bietet Ihnen einen Überblick über alle angelegten, erstellten und ausgewerteten Umfragen mit deren Teilnehmern und Antworten. Die Umfragen können telefonisch mit Hilfe der Anbindung an den Standardbrief, schriftlich oder online durchgeführt werden.
Umfragen können Sie im Fenster CRM → Umfrage → Umfragen neu anlegen bzw. bestehende Umfragen verwalten.
Im Bereich Umfragen werden Ihnen die Umfragen entsprechend den Einstellungen in den Einstiegsfeldern aufgelistet. Sie haben die Möglichkeit die Umfragen nach folgenden Kriterien zu filtern.
FirmenNr. | Im Einstiegsfeld Firma wird standardmäßig die eigene Firma übergeben, Sie können aber in diesem Feld jederzeit eine andere Firma auswählen. Hinweis
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Kategorie-Nr. | Das Einstiegsfeld "Kategorie-Nr." ermöglicht es Ihnen, die Umfragen nach einer bestimmen Umfragekategorie zu selektieren. Hinweis
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Sachbearbeiter | Mit dem Einstiegsfeld Sachbearbeiter können Sie sich eine Liste von Umfragen eines bestimmten Sachbearbeiters anzeigen lassen. | ||||
Abteilungsleiter | Wenn Sie in dieses Feld einen Abteilungsleiter eingeben, werden Ihnen nur jene Umfragen angezeigt, die diesem Abteilungsleiter zugeordnet sind. | ||||
Abteilung | Sollten Sie in diesem Einstiegsfeld eine Abteilung hinterlegen, werden Ihnen nur die Umfragen, die mit der Abteilung zusammenhängen, angezeigt. |
Hinweis
| Wenn auf Umfrageteilnehmern bereits Antworten erfasst worden sind, kann die Umfrage nicht gelöscht werden, bevor Sie nicht alle Antworten zu dieser Umfrage gelöscht haben. Sie werden durch folgende Meldung darauf hingewiesen.  |
Umfrage erstellen
Über die Einstiegsfelder oben können Sie eingrenzen, welche Umfragen Ihnen in der Liste im linken Bereich angezeigt werden. Folgende Felder stehen Ihnen bei der Neuanlage einer Umfrage zur Verfügung.
Bezeichnung | In diesem Feld können Sie eine Bezeichnung der Umfrage eintragen. | ||||||||||
Matchcode | In diesem Feld können Sie den Matchcode der Umfrage erfassen. Standardmäßig wird Ihnen die Bezeichnung der Umfrage automatisch in dieses Feld geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und nach Ihren Wünschen anpassen. | ||||||||||
Notiz | In diesem Feld können Sie eine Notiz zu dieser Umfrage erfassen. Beim Erfassen einer Notiz werden Sie auch nicht in der Anzahl der Zeichen, die verwendet werden können, eingeschränkt. | ||||||||||
Beginndatum | In diesem Feld können Sie das Beginndatum einer Umfrage definieren. Dieses Datum hat eine Auswirkung bei Onlineumfragen, das heißt, solange das Beginndatum nicht erreicht wird, können keine Antworten zu dieser Umfrage erfasst werden. | ||||||||||
Enddatum | In diesem Feld können Sie das Endedatum einer Umfrage definieren. Dieses Datum hat eine Auswirkung bei Onlineumfragen, das heißt, sobald das Endedatum überschritten wurde, können keine Antworten mehr zu dieser Umfrage erfasst werden. | ||||||||||
Fragebogen-Nr | In diesem Pflichtfeld müssen Sie der Umfrage einen bereits erstellten Fragebogen zuordnen. Mit dem blauen Pfeil  vor diesem Feld gelangen Sie in das Fenster Fragebögen, in dem Sie den gewünschten Fragebogen auswählen können. Sie können immer nur einen Fragebogen einer Umfrage zuordnen und sobald Antworten zu dieser Umfrage erfasst wurden, ist eine Änderung des Fragebogens nicht mehr möglich. | ||||||||||
Umfragetyp | In diesem Feld können Sie den Umfragetyp bestimmen, Sie können zwischen schriftlich, telefonisch, online oder online anonym wählen.
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Teilnehmerliste | Über das F8-Symbol  vor diesem Feld können Sie die Teilnehmer der Umfrage hinzufügen. Es öffnet sich das Fenster Teilnehmer, in dem Sie die gewünschten Teilnehmer zuordnen können. Das Zuordnen eines Teilnehmers ist jederzeit möglich, das Wegordnen nur dann, wenn noch keine Antworten zu diesem Teilnehmer erfasst wurden. | ||||||||||
Fertig | Über dieses Feld können Sie festlegen, ob eine Umfrage bereits beendet ist. Wenn Sie dieses Feld auf "JA" setzen, wird die Umfrage automatisch unter den fertigen Umfragen dargestellt. Einzustellen ist das in der Combobox rechts oben. Dieses Feld hat eine Auswirkung bei Onlineumfragen, das heißt, sobald die Umfrage als fertig gekennzeichnet ist, können keine Antworten mehr zu dieser Umfrage erfasst werden. | ||||||||||
Autom. erstellt | In diesem Feld ist anhand eines grünen Häkchens  ersichtlich, ob die Umfrage automatisch erstellt wurde. Wird beispielsweise eine Umfrage aus dem Eventmanager erstellt, erhält sie in diesem Feld dieses Kennzeichen. | ||||||||||
Datenbesitzer für Ansehen | In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Ansehen hinterlegen. Diese Umfrage kann dann nur von jenen Benutzern gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. | ||||||||||
Datenbesitzer für Bearbeiten | In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe für Bearbeiten hinterlegen. Diese Umfrage kann dann nur von jenen Benutzern bearbeitet werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. | ||||||||||
Sachbearbeiter | In diesem Feld können Sie den Sachbearbeiter der Umfrage hinterlegen, das heißt, den für diese Umfrage verantwortlichen Mitarbeiter. |
Teilnehmer
Die zu einer Umfrage bereits hinzugefügten Teilnehmer werden Ihnen im rechten Bereich zu der links selektierten Umfrage angezeigt.
Das Hinzufügen bzw. Entfernen von Teilnehmern zur ausgewählten Umfrage wird Ihnen nur im Fenster "Teilnehmer" unter "gelbe Menüleiste Umfrage → Teilnehmer" ermöglicht.
In dieser Liste werden Ihnen die bereits zur Umfrage hinzugefügten Teilnehmer angezeigt, identisch zu der im Umfragefenster angezeigt Teilnehmerliste.
Die Funktionen für das Hinzufügen bzw. Entfernen von Teilnehmern finden Sie in der gelben Menüleiste unter dem Punkt Adressaten. Dieselben Funktionen finden Sie als Symbolleiste unten im Fenster, wenn Sie die Symbolleiste Adressaten in der gelben Menüleiste unter Ansicht aktiviert haben. Ansonsten werden Ihnen die Funktionen rechts oben in der gelben Leiste angezeigt.
Hinweis
| Das Entfernen eines Teilnehmers ist nur möglich, wenn zu diesem noch keine Antworten auf der Umfrage erfasst worden sind. Wenn schon Antworten auf dem Teilnehmer erfasst wurden und Sie wollen diesen entfernen erfolgt diese Meldung.  Wenn Sie diesen Teilnehmer trotzdem löschen wollen, müssen Sie alle bereits erfassten Antworten zu diesem Umfrageteilnehmer löschen. |
Anonymisierung
Bei einer Umfrage haben Sie die Möglichkeit Antworten der Teilnehmer anonym zu erfassen, damit kann durch die abgegebenen Antworten kein Rückschluss auf die Umfrageteilnehmer gezogen werden, gleichzeitig wird aber ein repräsentatives Ergebnis erreicht. Wenn Sie eine Umfrage vom Typ "online anonym" anlegen, wird automatisch der "anonyme Teilnehmer" als Stellvertreter für die Erfassung der Antworten hinzugefügt.
Die Person, die als Stellvertreter für die anonymen Antworten zu den Teilnehmern hinzugefügt werden soll, muss von Ihnen unter "CRM → Umfrage → Umfrageparameter" hinterlegt werden.
Fügen Sie weitere Teilnehmer zu einer Umfrage des Typs "online anonym" hinzu, so werden diese mit dem Antwort-Status 
eingefügt. Dies stellt die Möglichkeit dar, einer bekannten Menge von Personen z. B. über den Standardbrief einen Fragebogen zu senden, aber die Antworten werden auf der Person für anonyme Antworten erfasst.
eingefügt. Dies stellt die Möglichkeit dar, einer bekannten Menge von Personen z. B. über den Standardbrief einen Fragebogen zu senden, aber die Antworten werden auf der Person für anonyme Antworten erfasst.Die Person für anonyme Antworten kann auch bei den Umfragetypen "schriftlich" und "telefonisch" über die gelbe Menüleiste unter "Teilnehmer" manuell hinzugefügt werden.
Damit Sie die Antworten anonym erfassen können, müssen Sie den Teilnehmer mit dem Antwort-Kennzeichen 
auswählen und mit F6 die Antworterfassung starten.
auswählen und mit F6 die Antworterfassung starten.Antworten erfassen
Zu einer schriftlichen bzw. telefonisch durchgeführten Umfrage müssen Sie die Antworten gleich im Umfragefenster zu den gewünschten Teilnehmern erfassen. Dazu müssen Sie sich nur auf den entsprechenden Teilnehmer stellen und mit der Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Teilnehmer" die Antworterfassung starten.
in der gelben Menüleiste unter "Teilnehmer" die Antworterfassung starten. 
Im Fenster "Antworten (anonym) erfassen", können Sie nun für den ausgewählten Teilnehmer die Antworten erfassen. Sie können die Erfassung jederzeit unterbrechen und später fortsetzen, die Antworten werden beim Verlassen des Fensters mit "OK" gespeichert. Wenn Sie Antworten auf die Person für anonyme Antworten erfassen, wird Ihnen unter den Informationen zur Umfrage ein Hinweis angezeigt, dass die Antworten anonym gespeichert werden.
Bereits erfasste Antworten zu einem Teilnehmer können auch wieder gelöscht werden. Dazu müssen Sie sich nur auf den gewünschten Teilnehmer stellen und die Funktion 
in der gelben Menüleiste unter "Teilnehmer" ausführen.
in der gelben Menüleiste unter "Teilnehmer" ausführen. Standardbrief Umfrage
Für schriftliche Umfragen steht Ihnen im Standardbrief für die Umfrage ein vorgefertigtes Formular zur Verfügung.
Den Standardbrief für die Umfrage können Sie unter CRM → Umfrage → Umfragen → gelbe Menüleiste "Umfrage" → Standardbrief Umfrage aufrufen.
Hinweis
| Wenn Sie den Standardbrief zu einer Umfrage öffnen, die den Typ "online" bzw. "online anonym" hat und das Feld "Onlinestatus" in der Onlineumfrage auf "Vorschau mit/ohne Speichern der Antworten" steht, erhalten Sie folgende Meldung.  Diese Meldung weist Sie darauf hin, dass der erzeugte Link zur Onlineumfrage vom Empfänger nicht aufgerufen werden kann. Damit die Empfänger die Onlineumfrage öffnen können, müssen Sie im Feld "Onlinestatus" die Ausprägung "Online veröffentlicht" auswählen. |
Briefvorlage erstellen
Zu jeder Umfrage können Sie eine oder mehrere Briefvorlagen erstellen. Bei schriftlich durchgeführten Umfragen bietet der Standardbrief die Möglichkeit eine Vorgefertigte Tabelle in die Briefvorlage einzubetten, in der die gesamten Fragen des aktuellen Fragebogens hinzugefügt werden.
Den gesamten Fragebogen können Sie einfach unter Tabelle → Vorgefertigte Tabelle einfügen → Tabellenbaustein → CRM und DMS einfügen.
Durch das Einfügen dieses Tabellenbausteins wird automatisch eine Tabelle mit den Fragen des bei der Umfrage hinterlegten Fragebogens in die Briefvorlage geladen. Bevor der Fragebogen in die Briefvorlage eingefügt wird, bekommen Sie noch ein Abfragefenster, in dem Sie bestimmte Einstellungen zum Design und zur Darstellung des Fragebogens treffen können.
Nachdem Sie dieses Fenster mit "OK" bestätigt haben, wird der Fragebogen in die Briefvorlage geladen. Je nachdem, von welcher Umfrage Sie den Standardbrief starten, wird auch der Fragebogen automatisch angepasst. Für die Gestaltung dieser Briefvorlage stehen Ihnen auch die gewohnten Funktionsfelder wie sie auch im DMS → Standardbrief zu finden sind, zur Verfügung.
Hinweis
| Über die Funktion  können Sie nun die Briefvorlage an die Umfrageteilnehmer senden. Damit der Fragebogen als Anhang mitgeschickt wird, müssen Sie in den "E-Mail" Einstellungen unter Druck/Versand eine der beiden Optionen "Brief als Acrobat PDF-Datei anhängen" oder "Brief als RTF-Dokument anhängen" wählen. Den Text, der im E-Mail stehen soll, müssen Sie über den Button "HTML" rechts oben in diesem Fenster, hinterlegen.  |
Liste aller Antworten
Damit Sie die Antworten einer bereits abgeschlossenen Umfrage schnell einsehen können, können Sie unter "CRM → Umfrage → Umfragen → gelbe Menüleiste Extras" eine Liste aller Antworten öffnen. In dieser Liste werden sämtliche Antworten aller Umfragen angezeigt und Sie haben die Möglichkeit in diesem Fenster abgegebene Antworten zu bearbeiten bzw. zu löschen.
Hinweis
| Den Menüpunkt Liste aller Antworten können Sie in der Berechtigungsverwaltung unter Tools → Administration → Berechtigung → Berechtigungen sperren, wenn Sie nur bestimmten Benutzergruppen das Ansehen der Antworten erlauben wollen. In der Berechtigungsverwaltung finden Sie diese Berechtigung unter CRM/Büro- u. Dokumentenmanagement → CRM → Umfrage → Umfragen → Liste aller Antworten. |
Auswertung einer Umfrage
Umfrageergebnisse
Das Fenster Umfrageergebnisse unter CRM → Umfrage → Umfrageergebnisse bietet Ihnen eine schnelle Auswertungsmöglichkeit zu den einzelnen Umfragen an.
Filterkategorien
Wenn Sie beim Erstellen von Fragen Kategorien hinterlegt haben, können Sie in diesem Bereich nach den einzelnen Kategorien filtern und die Ergebnisse dementsprechend spezifiziert darstellen. Die Häkchen, die Sie hier setzen, wirken sich auf die Liste der Teilnehmer aus.
Teilnehmer
Teilnehmer
Wenn Sie im linken Bereich eine Antwort bzw. eine Frage markiert haben, werden Ihnen alle Teilnehmer der Umfrage, die genau diese Antwort gegeben haben bzw. genau diese Frage beantwortet haben, in dieser Liste angezeigt.
Fragen
Fragen
In der linken unteren Bildschirmhälfte werden ebenso alle Fragen der Umfrage gelistet. Im Unterschied zum oberen Fenster können Sie hier die Fragen selektieren, die in der rechten unteren Bildschirmhälfte ausgewertet werden sollen.
Auswertung
Auswertung
Im unteren Bereich dieses Fensters wird, in Abhängigkeit von den Filtereinstellungen, im linken oberen bzw. linken unteren Bereich die Auswertung der abgegebenen Antworten grafisch dargestellt. Mit dem Button 
können Sie nach dem Setzen der gewünschten Filtereinstellungen die Auswertung starten. Zusätzlich können Sie sich noch eine Leiste mit statistischen Kennzahlen (Mittelwert, Varianz, Standardabweichung etc.) sowie eine Liste der Antwortdetails zu einer im linken unteren Bereich selektierten Frage anzeigen lassen.
können Sie nach dem Setzen der gewünschten Filtereinstellungen die Auswertung starten. Zusätzlich können Sie sich noch eine Leiste mit statistischen Kennzahlen (Mittelwert, Varianz, Standardabweichung etc.) sowie eine Liste der Antwortdetails zu einer im linken unteren Bereich selektierten Frage anzeigen lassen. Hinweis
| Die Werte im Bereich "Auswertung" beziehen sich stets auf die Summe der Ausprägungen je Frage und nicht auf die Anzahl der Gesamtteilnehmer. |
Hinweis
| Die Farben, die für die Darstellung des Diagramms verwendet werden, müssen in den Antwortdetails definiert werden. Haben Sie keine Farben ausgewählt, werden die von BMD definierten Standardfarben für die Darstellung herangezogen. Des Weiteren besteht die Möglichkeit die statistischen Größen Mittelwert (grün) und Modus (blau) einzublenden, sowie den Zielwert (rot), welcher auf der Frage bzw. auf der Fragenzuordnung zum Fragebogen hinterlegt werden kann. Über die drei Checkboxen, rechts oben im Auswertungsbereich, können Sie definieren, welche dieser drei statistischen Größen im Diagramm angezeigt werden sollen. |
Details
Im rechten Bereich dieses Fensters werden Ihnen noch zwei Tortendiagramme angezeigt. Wahlweise können Sie sich diese Leiste auch im linken Bereich des Bildschirms anzeigen lassen.
- Das obere der beiden Diagramme zeigt die Rücklaufquote an, das heißt, wie viele Teilnehmer der Umfrage diese schon beantwortet haben.
- Das untere Diagramm zeigt die Quote der abgeschlossenen Beantwortungen der Teilnehmer an, die schon an der Umfrage teilgenommen haben. Als Kriterium für den Abschluss gilt nicht ein vollständig ausgefüllter Fragebogen, sondern der Teilnehmer muss den Fragebogen bis zum Schluss durchklicken und die Befragung abschließen.
Auswertung eines Teilnehmers
Wenn Sie auf einer Umfrage im Feld "Auswertung für Teilnehmerzusammenfassung" eine Auswertung hinterlegen, können Sie sich für den selektierten Umfrageteilnehmer eine Zusammenfassung anzeigen lassen. Die Funktion "Zusammenfassung anzeigen" finden Sie im Fenster Umfrage in der gelben Menüleiste unter Teilnehmer. Wenn Sie diese Funktion ausführen, wird die auf der Umfrage hinterlegte Auswertung für den selektierten Teilnehmer gestartet und zeigt genau seine Antworten an.
Auswertung in der Software SPSS
Im Fenster "Umfragen" haben Sie die Möglichkeit, die Daten einer Umfrage in einem für die Software SPSS kompatibles Importformat zu exportieren. Die Funktion 
für den Export finden Sie in der gelben Menüleiste unter dem Punkt Umfrage. Dazu öffnet sich das Fenster Antwortdaten für SPSS exportieren in dem Sie Detaileinstellungen für den Export treffen können.
für den Export finden Sie in der gelben Menüleiste unter dem Punkt Umfrage. Dazu öffnet sich das Fenster Antwortdaten für SPSS exportieren in dem Sie Detaileinstellungen für den Export treffen können. Hinweis
| BMD ist nur für den Export der Antwortdaten in ein SPSS-kompatibles Format zuständig, aber nicht für das Erstellen einer Auswertung in der SPSS Software! |
Auswertungsdesigner
Der auch in anderen Programmteilen (LEA, PI, Kampagne etc.) verwendete Auswertungsdesigner kommt auch in der Umfrage zum Einsatz, mithilfe dieses Tools können Sie Auswertungen eigenständig und individuell erstellen.
Auswertungen können Sie unter CRM → Umfrage → Auswertungsdesigner erstellen. Jede Auswertung im rechten Bereich wird dem Auswertungstyp 300 Umfrage zugeordnet. Dieser Auswertungstyp wird von BMD zur Verfügung gestellt und ist nicht veränderbar.
Zu diesem Thema bieten wir auch das kostenlose Lernvideo Wie arbeite ich mit dem Umfrageauswertungsdesigner? an.
Wie arbeite ich mit dem Umfrageauswertungsdesigner? an. Auswertungsübersicht
Einen Überblick über alle bereits angelegten Smart-Interfaces erhalten Sie in der "Auswertungsübersicht" unter CRM → Umfrage → Auswertungsübersicht.
Smart-Interface
Für den Auswertungstyp Umfrage gibt es in der NTCS-Umfrage einen eigenen Menüpunkt, unter dem Sie beliebig viele Smart-Interfaces erstellen bzw. verwalten können.
Ein Smart-Interface wird als Abfragefenster über eine bereits bestehende Auswertung gelegt. Damit kann man die Auswertung mit bestimmten, selbst wählbaren Filterfeldern eingrenzen. In der Auswertungsübersicht können Sie nur das Abfragefenster einer im Auswertungsdesigner erstellten Auswertung anlegen bzw. bearbeiten, nicht aber die Auswertung selbst.
Über das Feld Auswertungen können Sie die Verknüpfung des Smart-Interfaces mit der gewünschten Auswertung, die Sie im Auswertungsdesigner erstellt haben, herstellen. In der Feldauswahl stehen Ihnen Filterfelder zur Verfügung, anhand derer Sie die Umfrageauswertung noch spezifischer darstellen können.
Sie erhalten nach dem Starten (F3) des Smart-Interface folgendes Abfragefenster. Je nach den Eingaben in diese Felder, wird Ihnen die Umfrageauswertung nach diesen Kriterien gefiltert dargestellt.
Wie eine Auswertung zu einer Umfrage beispielsweise aussehen kann, sehen Sie in folgender Abbildung.
 | Siehe auch:  Onlineumfrage Lernvideo: Wie erstelle ich eine Umfrage? Lernvideo: Wie erstelle ich eine Onlineumfrage? |