Summenprüfung KORE
Grundlegende Informationen zur Kostenrechnung finden Sie unter Erste Schritte.Inhalt
Mit diesem Kontrollprogramm werden die Buchungen aus der Finanzbuchhaltung (je Konto) den übernommenen Buchungen der Kostenrechnung gegenübergestellt und miteinander verglichen.
Als Resultat erhalten Sie einen Überblick über alle Buchungen, die zu Abweichungen führen. Sind keine Abweichungen vorhanden, kommt ein entsprechender Hinweis beim Start.
Mit den Einstellungen zum Export können bestimmte Buchungen in eine Exportdatei exportiert werden (Voraussetzung dafür sind entsprechende Hinterlegungen in den KORE-Parametern → Allgemeines → Export Buchungen).
Der Einstieg erfolgt über Überleitung → Summenprüfung.
Hinweis
 | Um typische Differenzursachen im Vorfeld ausschließen zu können, ist es wichtig, dass alle Buchungen mittels der Übernahme und Umlage übernommen worden sind und alle eventuellen, in der Logdatei enthaltenen Fehler behoben wurden. |
Hinweis
| Wurde einer der Kostentypen über den KORE-Stamm zum Ansehen für einen Benutzer gesperrt, kann die Summenprüfung für die betroffene Firma nur mit einem berechtigten Benutzer gestartet werden. Es erscheint eine Meldung, wenn man für den Kostentyp nicht berechtigt ist:  |
Summenprüfung
SUMMENPRÜFUNG:
Firma, KORE | Firma und Kostenrechnung, für die die Summenprüfung gestartet werden soll. Es wird immer die zuletzt in einem Fenster verwendete Kostenrechnung vorgeschlagen. |
Von Periode | Zeitraum (Beginn), für den die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
Bis Periode | Zeitraum (Ende), für den die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
Bilanz | Sollen die Buchungen der Bilanzperiode bei der Summenprüfung berücksichtigt werden? Wenn ja, kann die Bilanzperiode als eigene Spalte dargestellt werden, oder alternativ werden die Bilanzbuchungen im jeweiligen Buchmonat dargestellt. |
Konten | Auswahl, ob die Summenprüfung für alle Sachkonten oder nur für die Bestands- oder Erfolgskonten gestartet werden soll. |
von Konto-Nr. | Einschränkung auf bestimmte Konten, für die die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
bis Konto-Nr. | Einschränkung auf bestimmte Konten, für die die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
| Anzeige-Code | Ergebnis-Ausweis kumuliert (Monatssummen je Konto) oder detailliert (einzelne Buchungen mit Information zur FIBU und Lfd-Nr der Buchung). |
| Einschränkung auf Buchungen | Alle Buchungen: Ausweis aller Buchungen. Eventuelle Differenzen werden bei dieser Ausprägung monatsgenau und farblich (graue Felder = Abweichung zwischen FIBU und KORE, weiße Felder = keine Abweichung) dargestellt. abweichende Buchungen (Abweichung FIBU-KORE): Ausgewiesen werden alle Buchungen, die zu Abweichungen führen. nur Konto nicht für KORE: Ausgewiesen werden nur Buchungen, deren Konto nicht in die Kostenrechnung übernommen wird. nur abweichende Periode: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die durch KostPeriode oder Monatsteiler zu Verschiebungen innerhalb eines Jahres führen. nur noch nicht übernommen: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die noch nicht übernommen wurden. nur außerhalb des WJ: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die aus einem anderen Jahr kommen oder in ein anderes Jahr verschoben wurden. nur abweichendes Konto: Ausgewiesen werden nur Buchungen auf KORE-Konten. nur manuelle Buchungen: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die manuell in der KORE erfasst wurden (keine Anzeige importierter Buchungen). nur Zuschlag: Ausgewiesen werden nur Zuschlagsbuchungen. |
OPTIONEN:
| Exportieren nach | Via Combobox kann eingestellt werden, ob der Ausdruck als XLS- oder CSV-Datei exportiert werden soll. Hinweis
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| Betragsformatierung | Über dieses Feld kann eingestellt werden, ob der Export mit oder ohne Betragsformatierung (Tausenderpunkte ...) erfolgen soll. Zusätzlich zur Einstellung "Betragsformatierung = Ja" müssen noch folgende Einstellungen richtig sein, damit Tausenderpunkte exportiert werden:
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| Datei öffnen | Mit diesem Feld kann man einstellen, ob die exportierte Datei geöffnet werden soll oder nicht (standardmäßig steht dieses Feld auf "Ja"). Wird die Datei nach dem Export nicht geöffnet, muss zusätzlich eine Zieldatei angegeben werden. | ||
| Zieldatei | Wird die Datei nach dem Exportieren nicht geöffnet, sind im Feld "Dateiname für die Exportdatei" Pfad und Name der Datei einzugeben. Mit der rechten Maustaste auf dem Feld kann mittels "Wert fixieren" der Pfad benutzerbezogen gespeichert werden:  | ||
| Exportzeilen | Auswahl, ob beim Excelexport nur Daten- oder auch Summenzeilen exportiert werden sollen. |
Folgende Parametereinstellung kann für die Summenprüfung getroffen werden:
Einstellung, ob in in der Summenprüfung bei Buchungen mit abweichender Periode zwei Zeilen "in andere Periode" und "aus anderer" Periode gedruckt werden sollen. Bei Einstellung "0 - Nein" wird bei abweichenden Perioden nur eine kumulierte Zeile dargestellt. 0 - Nein 1 - Ja |
Beispiel
 | abweichende Buchung (z. B. Aufteilungsbetrag nicht vollständig):  |
Beispiel
| Abweichende Periode:  |
Beispiel
| Noch nicht übernommen:  |
Beispiel
| Außerhalb des WJ:  |
Beispiel
| Abweichendes Konto:  |
Beispiel
| Manuelle Buchung:  |
Beispiel
| Zuschlag:  |
Bei der detaillierten Summenprüfung wird jeweils die Information zur FIBU und zur laufende Nummer im Journal der fehlerhaften Buchungen mitangezeigt. Anhand dieser Nummer kann die betroffene Buchung im "Buchungen bearbeiten" ausfindig gemacht und abgeändert werden. Blenden Sie dafür die Spalte "Lfd-Nr" mittels "Spalte hinzufügen" ein:
Hinweis
| | Liefert die Summenprüfung keine Abweichungen zwischen FIBU und KORE und trotzdem sind auf den Auswertungen Differenzen vorhanden, entnehmen Sie bitte weitere Details zur Suche dem Dokument Differenzsuche zwischen FIBU - KORE. |
Export Buchungen
Hinweis
| Die folgende beschriebene Variante der Abgrenzung wird nur in ganz besonderen Ausnahmefällen verwendet. Wir empfehlen Ihnen, die Abgrenzung in der FIBU durchzuführen! Nähere Informationen dazu finden Sie in der Hilfe der FIBU: Rechnungsabgrenzungen mit Automatik. |
Hier können die Einstellungen für den Export bestimmter Buchungen in eine Export-Datei getroffen werden.
Voraussetzung hierfür ist, dass unter Stammdaten → KORE-Parameter → Allgemein → Export Buchungen ein entsprechender Dateiname für die Exportdatei hinterlegt wurde:
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung oder den Export von Buchungen im Programm Buchungen bearbeiten. Hinterlegung Vorschlagswert für Pfad und Name der Exportdatei (CSV), z. B. D:\Export.csv. Wird im Dateinamen "$firmennr" und "$Jahr" zusätzlich angeführt, so wird die Datei automatisch mit der Firmennummer und dem jeweiligen Jahr der Kostenrechnung angelegt - z. B. wird D:\Export_$firmennr_$Jahr.csv zu D:\Export_1_15.csv. |
Wurden kein Pfad und Dateiname im Parameter hinterlegt, erhalten Sie beim Start folgende Meldung:
"Es wurde kein Dateiname für die Buerf-Datei festgelegt."
Zusätzlich können über folgende KORE Parameter → Allgemein → Export Buchungen Einstellungen bezüglich Gegenkonto getroffen werden:
Dieser Parameter ist nur in ganz seltenen Ausnahmefällen, in Absprache mit dem KORE Support, abweichend vom Standard zu setzen! Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung. 0 - Gegenkonto von Buchung: Beim Datenexport wird kein Gegenkonto mitgeschickt. 1 - Gegenkonto von Kontenstamm: Beim Datenexport wird das im Kontenstamm (Feld 27) hinterlegte Gegenkonto verwendet. 2 - Gegenkonto von Buchungen (falls 0 von Konto): Beim Datenexport wird das im Kontenstamm (Feld 27) hinterlegte Gegenkonto verwendet. 3 - Gkto. lt Parameter (Aufw./Ertrag bzw. Rückst./Vzlg.): Beim Export wird das im Parameter hinterlegte Gegenkonto für Aufwands- und Ertragskonten bzw. für Rückstände und Vorauszahlung verwendet. Für alle anderen Konten wird das Gegenkonto lt. Kontenstamm verwendet. 4 - Gkto. von Kontenstammdaten (falls 0 lt. Parameter): Beim Export wird das Gegenkonto vom Kontenstamm übernommen. Wenn nicht vorhanden, wird das Gegenkonto lt. Parameter (Aufwand/Ertrag bzw. Rückst./Vzlg.) verwendet. |
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung in Verbindung mit dem Parameter Gegenkonto. Hinterlegung des Gegenkontos für alle Aufwandskonten. |
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung in Verbindung mit dem Parameter Gegenkonto. Hinterlegung des Gegenkontos für alle Ertragskonten. |
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung in Verbindung mit dem Parameter Gegenkonto. Hinterlegung des Gegenkontos für alle Rückstände. Die Eingabe der Konten erfolgt mit Strichpunkt getrennt: Gegenkonto für Aufwandskonto;Gegenkonto für Ertragskonto z. B. 2900;3900 |
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung in Verbindung mit dem Parameter Gegenkonto. Hinterlegung des Gegenkontos für alle Vorauszahlungen. Die Eingabe der Konten erfolgt mit Strichpunkt getrennt: Gegenkonto für Aufwandskonto;Gegenkonto für Ertragskonto z. B. 2900;3900 |
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung in Verbindung mit dem Parameter Gegenkonto und dem Parameter Datei-Exportart. Hinterlegung des Gegenkontos für Vorauszahlungen, die ins Folgejahr gehen. Die Eingabe der Konten erfolgt mit Strichpunkt getrennt: Gegenkonto für Aufwandskonto;Gegenkonto für Ertragskonto z. B. 2900;3900 |
Wird beim Parameter Exportart die Einstellung "1 - Erweitert" gewählt, dann werden zusätzlich die Felder Buchungsart, Kobetrag, Koperiode, DKZ-ID (Dokumentenzuordnungs-ID), Belegnummer und Buchungstext (der ursprünglichen Buchung) in den File mitgegeben. Außerdem kann über den Parameter Dummy-Kostenstelle für Abgrenzungen eine Kostennummerninformation mit in das File übergeben werden.
Beim erweiterten Export speichert das Programm zusätzlich, welche Buchungen bereits exportiert wurden. Somit kann die Erstellung einer Export-Datei monatlich öfter erfolgen, ohne Buchungen doppelt zu haben. Sollen wieder alle Buchungen exportiert werden, dann kann die Markierung mit der Funktion Export-Markierung zurücksetzen entfernt werden.
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung. 0 - Standard 1 - Erweitert: Mit dieser Ausprägung werden zusätzlich die Felder Buchungsart, Kobetrag, Koperiode, DKZ-ID (Dokumentenzuordnungs-ID), Belegnummer und Buchungstext (der ursprünglichen Buchung) in den File mitgegeben. Über den Parameter Dummy-Kostenstelle für Abgrenzungen kann zusätzlich eine Kostennummerninformation mitgeschickt werden. |
Nur für den Export der Buchungen über die Summenprüfung mit der Datei-Exportart "Erweitert". Hinterlegung der Kostennummern für die Abgrenzungsbuchungen. Je Kostentyp kann ein Wert hinterlegt werden. Die Werte für die einzelnen Kostentypen müssen mit Strichpunkt getrennt hinterlegt werden: Kostenstelle;Kostenträger;Abteilung;Dimension;Geschäftsbereich. Beispiel: 10;1 bedeutet Kostenstelle 10 und Kostenträger 1 |
Am Reiter Summenprüfung entscheidet die Einstellung Anzeige-Code, ob die Buchungen in die Export-Datei detailliert (jede einzelne Buchung steht in der Datei) oder kumuliert (die Buchungen werden monatsweise je Konto zusammengefasst) geschrieben werden. Wobei bei der Exportart "Erweitert" nur eine detaillierte Datei möglich ist.
Am Reiter "Export Buchungen" muss danach noch definiert werden, welche Buchungen exportiert werden sollen. Wird danach die Summenprüfung gestartet, erhalten Sie einen Ausdruck und gleichzeitig wird eine Datei erzeugt.
Achtung!
 | Am Reiter "Export Buchungen" sind nur dann alle Felder zur Auswahl aktiv, wenn am Reiter Summenprüfung im Feld Einschränkung auf Buchungen die Auswahl "Alle Buchungen" gewählt wurde. |
EXPORT BUCHUNGEN
Datei-Art | Es kann eine 5.5 Datei oder eine NTCS Datei erzeugt werden. | ||
| außerhalb des WJ | Buchungen außerhalb des Wirtschaftsjahres können hier für den Export in eine Datei aktiviert werden. | ||
Buchungen mit einer abweichenden Periode können hier für den Export in eine Datei aktiviert werden. | |||
Manuelle Buchungen | Manuelle Buchungen können hier für den Export in eine Datei aktiviert werden. | ||
Zuschlag | Zuschlagsbuchungen können hier für den Export in eine Datei aktiviert werden. | ||
Buchungsarten-Variante | Hier kann eingeschränkt werden, dass nur die Buchungen der zugeordneten Buchungsarten in die Exportdatei geschrieben werden. Hinweis
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Der erfolgreiche Export der Buchungen wird mit einer Meldung bestätigt:
Nach erfolgreichem Export kann die so erzeugte Datei unter Buchen → Import Buchungen in eine kalkulatorische Buchhaltung verbucht werden.
Beispiel
| In der Kostenrechnung sind durch abweichende Kost-Perioden und Monatsteiler zur FIBU abweichende Buchungen entstanden. Diese sollen in eine Datei exportiert werden, um später in eine kalkulatorische FIBU importiert werden zu können. |
Gebucht wurde eine Erlösbuchung mit 30.000 € im Jänner mit Monatsteiler 3:
Am Reiter Export Buchungen muss die Einstellung abweichende Periode gewählt werden.
Kontonummer
Gegenkonto
Datum
Buchungsbetrag
Hinweis
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Um die KORE-Abgrenzungen danach auch in einer FIBU zur Verfügung zu haben, können die kalkulatorische und die Echt-FIBU konsolidiert werden. |
Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:
| Export-Markierungen zurücksetzen | Wurde in den Parametern der erweiterte Datei-Export aktiviert, dann merkt sich das Programm, welche Buchungen bereits exportiert wurden. Somit kann mehrmals im Monat eine Datei erstellt werden ohne eine Buchung doppelt zu haben. Um die Markierung im Hintergrund zu löschen und wieder alle Buchungen exportieren zu können muss diese Funktion durchgeführt werden. |
