Differenzsuche zwischen FIBU und KORE
Allgemeines
Die Werte einer Kostenrechnung müssen nicht zwangsläufig mit den Werten einer Finanzbuchhaltung übereinstimmen.
Durch zeitliche Abgrenzungen (Abgrenzungen, Periodenverschiebungen, Verwendung von Monatsteilern) und sachliche Abgrenzungen (Ausschließung diverser Erfolgskonten aus der KORE, Überleitung diverser Bestandskonten in die KORE und Erstellung kalkulatorischer/manueller Buchungen bzw. Verwendung von Zuschlägen, KORE-Abgrenzungen oder dem Import von KORE-Buchungen) kann es zu "natürlichen" Abweichungen kommen.
Gibt es keine "natürlichen" Abweichungen oder wurden diese bereits beim Auswerten berücksichtigt (z. B. bei Verschiebungen von Werten innerhalb eines Wirtschaftsjahres wird nicht ein einzelner Monat sondern das gesamte Jahr mit der FIBU verglichen oder die importierten/manuellen/kalkulatorischen Abgrenzungs- und Zuschlagsbuchungen wurden mittels eigener Buchungsart für die zum Auswerten verwendete Buchungsvariante ausgeschlossen) und trotzdem treten Differenzen auf, dann kann es diverse Ursachen hierfür geben.
Schnellsuche
Um die Differenzsuche möglichst effizient zu gestalten, empfehlen wir Ihnen, die Punkte, die erfahrungsgemäß am häufigsten zu Differenzen führen, als erstes zu überprüfen. Folgen Sie dazu einfach jeweils dem Link beim angeführten Schnellsuchpunkt.
Punkte für die Schnellsuche:
- Durchführung der Übernahme/Umlage (Punkt 2)
- Durchführung einer Summenprüfung (Punkt 3.4)
- Kontrolle der Auswertungskriterien (Punkt 4.1) und der Zuordnungen (Punkt 4.2)
- Überprüfung der Konteneinstellungen (Punkt 3.3)
Hinweis
 | Da bei der Schnellsuche nur die häufigsten Ursachen unter die Lupe genommen werden sollen, ist es nicht notwendig, alle in der Gesamtdokumentation angeführten Punkte bis zum Ende durchzukontrollieren. Daher finden sie im Dokument rechtzeitig einen Link zurück zur "Übersicht für die Schnellsuche", damit nach Kontrolle eines Schnellsuchpunktes gleich mit dem nächsten weitergemacht werden kann. Die Links finden Sie immer rechts am Außenrand der Seite: Zurück zur Schnellsuche  |
Detailsuche
Wenn Sie mit Hilfe der Schnellsuche die Differenzen noch nicht ermitteln konnten, fahren sie nun bitte Schritt für Schritt mit der Detailsuche fort.
Übernahme und Umlage
Um typische Differenzursachen im Vorfeld ausschließen zu können, ist es wichtig, dass alle Buchungen mittels Übernahme und Umlage übernommen wurden und alle eventuellen, in der Logdatei enthaltenen, Fehler behoben wurden.
Gerade bei Differenzen empfiehlt es sich, das gesamte Jahr noch einmal zu übernehmen.
Zusätzlich sollten bei Differenzen im Fenster Übernahme und Umlage die importierten FIBU-Daten für den zu übernehmenden Zeitraum vorher noch einmal gelöscht werden, um sie danach erneut in die KORE überzuleiten. Gelöscht werden hierbei alle FIBU-Buchungen der zuvor angegebenen Von-Bis-Perioden.
Überleitung → Übernahme und Umlage → Löschen importierte FIBU- Daten (zu finden im Burger-Menü):
Fehlerhafte Buchungen müssen im Programmpunkt Buchungen bearbeiten korrigiert werden. Dazu finden Sie im Logprotokoll, welches sich nach der Übernahme öffnet, genaue Informationen zu den betroffenen Buchungen (Kontonummer, Belegnummer, Betrag, ...), sodass diese im "Buchungen bearbeiten" einfach ausfindig gemacht werden können bzw. werden Fehler im "Buchungen bearbeiten" auch neben jeder Buchung im Feld "Übernahmeinfo" angezeigt.
Achtung!
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Kontrolle der Buchungen und Konten
Kostennummer in jeder Buchung
Es ist zwingend notwendig, dass der Kostentyp mit dem die Auswertung, die zum Vergleich mit der FIBU herangezogen wird, gestartet wird, auch in jeder einzelnen Buchung vorhanden ist!
In Verbindung mit der FIBU erfolgt die Überprüfung eines Kostentyps bei der Übernahme nur dann, wenn am KORE-Stamm beim jeweiligen Kostentyp die Einstellung "Zwingende Eingabe (nur FIBU Buchungen)" oder "Zwingende Eingabe (alle Buchungen)" gewählt wurde. Bei den Kostenstellen ist das die vorgegebene Standardeinstellung.
Wird ein anderer Kostentyp zum Vergleich mit der FIBU gewählt, muss, um sicherzustellen, dass der Kostentyp in jeder Buchung vorhanden ist, die Einstellung von "Verwendet" auf "Zwingende Eingabe (nur FIBU-Buchungen)" oder "Zwingende Eingabe (alle Buchungen)" gesetzt werden. Somit erhalten Sie auch dort bei der Übernahme eine Überprüfung bzw. eine Fehlermeldung, sollte der Kostentyp in einer FIBU-Buchung fehlen.
Zeitliche Abgrenzungen
Zeitliche Abgrenzung bedeutet, dass eine Buchung, abweichend zur FIBU, in einer anderen Periode oder sogar in einem anderen Jahr steht oder, dass der Betrag mittels Monatsteiler auf mehrere Monate aufgesplittet wird.
Werden einzelne Buchungen innerhalb eines Wirtschaftsjahres verschoben, dann eignet sich nur eine Gesamtauswertung zum Vergleich mit der Finanzbuchhaltung. Gibt es Buchungen, die ganz oder teilweise in ein anderes Wirtschaftsjahr verschoben werden, führt das zu natürlichen Differenzen, welche bei einem Vergleich berücksichtigt werden müssen.
Ausfindig gemacht werden können zeitlich abgegrenzte Buchungen im Buchungen bearbeiten oder mithilfe der Summenprüfung.
In Verbindung mit der Finanzbuchhaltung muss die Sortierung unter Buchungen + KORE-Detail stattfinden, da die Information der Periode und des Monatsteilers nur im unteren Bereich (KORE-Detail) ersichtlich ist! In der Ansicht werden die Informationen der oberen und der unteren Bildschirmhälfte kombiniert dargestellt.
In jeder eingeblendeten Spalte kann außerdem mit F4 die Suchfunktion aufgerufen werden. So kann beispielsweise gezielt nach einem bestimmten Monat gesucht werden:
Über die Filterfunktion können beliebig viele Suchkriterien kombiniert werden. So kann beispielsweise nach einem bestimmten Monat und Jahr gesucht werden:
Zusätzlich kann über die Combobox auf die Buchungen umgeschaltet werden, die entweder aus dem Vorjahr oder dem Folgejahr in die jeweilige Kostenrechnung verschoben wurden:
Sachliche Abgrenzungen
Bei der sachlichen Abgrenzung kann es vorkommen, dass diverse Erfolgskonten aus der KORE ausgegrenzt werden. Manchmal kommt es auch vor, dass Bestandskonten in die KORE übergeleitet werden. Verglichen werden müssen in KORE und FIBU dann natürlich jeweils die gleichen Konten. Kontrolliert werden kann die jeweilige Einstellung direkt am Konto:
Im Paket FIBU unter Stammdaten → Konten kann über das Feld Konto in KORE definiert werden, ob das Konto in die Kore einfließen soll.
Standardeinstellung: Erfolgskonten ja, Bestandskonten nein:
Einen Überblick, welche Konten in die KORE einfließen, erhalten Sie, wenn Sie sich im Paket FIBU unter Stammdaten → Konten die entsprechende Spalte einblenden:
Hinweis
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Zusätzlich muss eine Kontrolle der Kontoart in der FIBU erfolgen. Wurde einem Erfolgskonto fälschlicherweise die Kontoart Aktiv oder Passiv zugeordnet, fehlt dieses Konto beim Auswerten eines Erfolgsvergleiches. |
Summenprüfung
Bei der Summenprüfung werden die Buchungen aus der Finanzbuchhaltung (je Konto) den übernommenen Buchungen der Kostenrechnung gegenübergestellt und miteinander verglichen.
Als Resultat erhalten Sie einen Überblick über alle Buchungen, die zu Abweichungen führen. Sind keine Abweichungen vorhanden, kommt ein entsprechender Hinweis beim Start.
SUMMENPRÜFUNG:
Firma, KORE | Firma und Kostenrechnung, für die die Summenprüfung gestartet werden soll. Es wird immer die zuletzt in einem Fenster verwendete Kostenrechnung vorgeschlagen. |
Von Periode | Zeitraum (Beginn), für den die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
Bis Periode | Zeitraum (Ende), für den die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
Bilanz | Sollen die Buchungen der Bilanzperiode bei der Summenprüfung berücksichtigt werden? Wenn ja, kann die Bilanzperiode als eigene Spalte dargestellt werden, oder alternativ werden die Bilanzbuchungen im jeweiligen Buchmonat dargestellt. |
Konten | Auswahl, ob die Summenprüfung für alle Sachkonten oder nur für die Bestands- oder Erfolgskonten gestartet werden soll. |
von Konto-Nr. | Einschränkung auf bestimmte Konten, für die die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
bis Konto-Nr. | Einschränkung auf bestimmte Konten, für die die Summenprüfung durchgeführt werden soll. |
| Anzeige-Code | Ergebnis-Ausweis kumuliert (Monatssummen je Konto) oder detailliert (einzelne Buchungen mit Information zur FIBU und Lfd-Nr der Buchung). |
| Einschränkung auf Buchungen | Alle Buchungen: Ausweis aller Buchungen. Eventuelle Differenzen werden bei dieser Ausprägung monatsgenau und farblich (graue Felder = Abweichung zwischen FIBU und KORE, weiße Felder = keine Abweichung) dargestellt. abweichende Buchungen (Abweichung FIBU-KORE): Ausgewiesen werden alle Buchungen, die zu Abweichungen führen. nur Konto nicht für KORE: Ausgewiesen werden nur Buchungen, deren Konto nicht in die Kostenrechnung übernommen wird. nur abweichende Periode: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die durch KostPeriode oder Monatsteiler zu Verschiebungen innerhalb eines Jahres führen. nur noch nicht übernommen: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die noch nicht übernommen wurden. nur außerhalb des WJ: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die aus einem anderen Jahr kommen oder in ein anderes Jahr verschoben wurden. nur abweichendes Konto: Ausgewiesen werden nur Buchungen auf KORE-Konten. nur manuelle Buchungen: Ausgewiesen werden nur Buchungen, die manuell in der KORE erfasst wurden (keine Anzeige importierter Buchungen). nur Zuschlag: Ausgewiesen werden nur Zuschlagsbuchungen. |
Als Resultat erhalten Sie einen Überblick über die übernommenen bzw. nicht übernommenen Werte je Konto in monatlicher Darstellung.
Eventuelle Differenzen werden monatsgenau und farblich (graue Felder = keine Abweichungen, weiße Felder = Abweichungen zwischen FIBU und KORE) dargestellt.
Hinweis
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Wurden die Differenzen in einem Monat oder auf einem bestimmten Konto festgestellt, dann ist die Summenprüfung nur mit den eingeschränkten Kriterien zu starten. |
Die meisten in der Summenprüfung ausgewiesenen Differenzen lassen sich auf "natürliche" Ursachen (siehe Punkt 1. Allgemeines) oder durch fehlerhafte Buchungen erklären, welche jedoch mit der Abhandlung der Fehler im Logprotokoll (siehe Punkt 2. Übernahme/Umlage) bereits beseitigt sein sollten.
Achtung!
 | Ein Übernahmeschlüssel größer oder kleiner 100 % führt zu Differenzen, welche im Logprotokoll nicht aufscheinen, jedoch von der Summenprüfung aufgedeckt werden! Bei der Anlage eines Übernahmeschlüssels werden Sie mit einer Meldung bereits darauf hingewiesen, dass dadurch Differenzen entstehen:  |
Beispiel
 |  Anhand der Lfd.-Nr kann die betroffene Buchung und darüber hinaus die Schlüsselnummer ausfindig gemacht werden. |
Im Buchungen bearbeiten muss dazu die Spalte Lfd-Nr eingefügt werden:
Achtung!
| Nach Änderung/Korrektur eines Schlüssels muss eine erneute Übernahme und Umlage durchgeführt werden! |
Kontrolle der Auswertungskriterien
Allgemeines
Es ist zwingend notwendig, dass der Kostentyp mit dem die Auswertung, die zum Vergleich mit der FIBU herangezogen wird, gestartet wird, auch in jeder einzelnen Buchung vorhanden ist!
Siehe hierzu auch Kostennummer in jeder Buchung.
Ist dieses Kriterium gegeben, ist es hilfreich, nach dem Ausschlussprinzip vorzugehen. Angenommen, ein Ausdruck wird mit Gliederungsschema, einem Baumknoten und der Umlage gestartet. Starten Sie die Auswertung so einfach wie möglich und lassen Sie das Gliederungsschema, den Baumknoten und die Umlage weg. Erhalten Sie danach eine korrekte Auswertung, fügen Sie nach und nach wieder ein Auswertungskriterium hinzu und stellen somit fest, woran genau die Unstimmigkeiten liegen.
Liegt es an der Gliederung, dann überprüfen Sie die Kontenzuordnung. Liegt es am Baumknoten, dann prüfen Sie die Baum Zuordnung usw.
Hilfreich ist es auch, Konto für Konto die Salden mit dem Wert der FIBU abzugleichen und somit festzustellen, ob es fehlende Konten oder differierende Salden bei diversen Konten gibt.
Um in der Kostenrechnung den Gesamtsaldo eines Kontos zu ermitteln, muss ein Baum angelegt werden, welchem alle Kostennummern zugeordnet sind. Danach muss die Auswertung mit dem zuvor angelegten Baum und der Baum/Knoten Darstellung "kumuliert" gestartet werden:
Hinweis
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Wird die Baum-Zuordnung mit einer KORE geöffnet, in der noch kein Baum angelegt ist, erfolgt automatisch die Anlage des Baumes 999, dem alle Kostenstellen der KORE zugeordnet sind. Auch neu angelegte Kostenstellen werden diesem Baum automatisch zugeordnet.
 Dieser Baum kann auch manuell oder für andere Kostentypen (Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen oder Geschäftsbereiche) angelegt werden → siehe Anlage automatischer Baum. |
Buchungsvarianten/-arten
Alle benötigten Buchungsarten müssen zur Buchungsvariante, mit welcher ausgewertet wird, zugeordnet sein.
Unter Stammdaten → Buchungsvarianten/-arten kann kontrolliert werden, welche Buchungsarten zugeordnet sind.
Für den Ausdruck muss eine Buchungsvariante gewählt werden, welche alle Buchungsarten beinhaltet, die in der zum Vergleich herangezogenen FIBU verwendet werden.
Gliederung und Kontenzuordnung
Unter Stammdaten → Konten → Konten zuordnen kann die Kontenzuordnung angesehen und bei Bedarf auch ausgedruckt werden. Wichtig ist, dass die Konten gleich wie in der Finanzbuchhaltung zugeordnet sind.
Die Kontenzuordnung der Kostenrechnung gleicht sich standardmäßig mit der Zuordnung der Finanzbuchhaltung ab, sobald die Kontenzuordnung in der FIBU gespeichert wird. Diese Funktionalität kann in der FIBU unter Stammdaten → FIBU-Parameter → Kontenanlagen → Sachkonten deaktiviert werden:
Einstellung, ob die Kontenzuordnung der FIBU auf die im FIBU-Stamm hinterlegte KORE erfolgen soll. |
Wird die Kontenzuordnung nicht automatisch abgeglichen, kann diese unter KORE → Stammdaten → Konten → Konten zuordnen → Gliederung →
Kontenzuordnung von FIBU laden in die Kostenrechnung geladen werden. Es ist aber auch möglich, die Kontenzuordnung der Kostenrechnung unter FIBU → Stammdaten → Konten → Konten zuordnen → Gliederung → KORE-Kontenzuordnung laden in die Finanzbuchhaltung zu laden.
Kontenzuordnung von FIBU laden in die Kostenrechnung geladen werden. Es ist aber auch möglich, die Kontenzuordnung der Kostenrechnung unter FIBU → Stammdaten → Konten → Konten zuordnen → Gliederung → KORE-Kontenzuordnung laden in die Finanzbuchhaltung zu laden.
Hiermit wird garantiert, dass die Kontenzuordnung zwischen FIBU und KORE identisch ist.
Baum Zuordnung
Wird ein Baumknoten zum Auswerten verwendet, müssen alle bebuchten Kostennummern zugeordnet sein. Um eine vollständige Zuordnung jederzeit garantieren zu können, kann direkt am Baum definiert werden, dass eine Überprüfung der vollständigen Zuordnung stattfinden soll. Bei einer fehlenden Zuordnung werden Sie beim Ausstieg aus der Baumzuordnung und beim Start einer Auswertung mit dem betroffenen Baum auf fehlende Kostennummern hingewiesen.
Weitere Kontrollen
- Fließt mehr als eine Buchhaltung in die Kostenrechnung ein?
Wenn ja, muss entweder der Saldo der einzelnen FIBUs zusammengerechnet werden, um ihn mit dem Wert der Kostenrechnung vergleichen zu können oder, wenn eine Trennung der Buchhaltungen über eigene Buchungsarten oder einen eigenen Kostentyp erfolgt ist, dann können auch einzelne FIBUs durch eingeschränkte Auswertungen in der KORE (Einschränkung auf eine Buchungsvariante, der nur bestimmte Buchungsarten zugeordnet sind oder Einschränkung auf einen Kostentyp = FIBU) mit der Kostenrechnung abgeglichen werden.
- Wurden alle manuellen, kalkulatorischen, importierten Abgrenzungs- und Zuschlagsbuchungen mittels eigener Buchungsart von der KORE-Auswertung ausgenommen?
Alle diese Buchungen beeinflussen rein das Ergebnis in der Kostenrechnung und müssen daher, um einen direkten Vergleich mit der FIBU zu erhalten, von der Auswertung der KORE ausgenommen werden. Dies erfolgt mittels eigener Buchungsarten für alle KORE-Buchungen. Über eine Buchungsvariante können diese Buchungsarten dann für die Auswertung ausgeschlossen werden.
- Wird die Auswertung in FIBU und KORE für den gleichen Zeitraum gestartet?
Kontrolle des Auswertungszeitraumes.
- Gibt es diverse Einschränkungen hinsichtlich Konten/Gliederungstextzeilen?
In der Kostenrechnung können beim Auswerten am Reiter "Diverses" Einschränkungen hinsichtlich Konten, bei einer Auswertung mit Gliederung hinsichtlich Gliederungstextzeilen, getroffen werden. Eine eventuelle Einschränkung ist zu entfernen!
- Ist die Vorjahressaldofortführung für den KORE-Ausdruck aktiv?
Die Vorjahressaldofortführung muss für den Vergleich mit der FIBU deaktivert sein:
Hinweis
| Bei Kostennummern, die keine VJ-Saldo-Fortführung aktiviert haben, wird trotzdem ein Vorjahressaldo ausgewertet, wenn der Wert im Vorjahr in Reihenfolge auf eine Kostennummer mit VJ-Saldo Fortführung gebucht wird. |
- Wird in der FIBU mit oder ohne Bilanzbuchungen ausgewertet und wurde die gleiche Einstellung für die KORE getroffen?
Berechtigungen
Datenbesitzergruppen und Kost-Evidenzen können dazu führen, dass gewisse Werte nicht auswertbar sind.
Bitte überprüfen Sie Folgendes:
- Gibt es Datenbesitzer oder Kost-Evidenzen, welche das Ansehen oder Auswerten bestimmter Kostennummern beschränken?
- Gibt es Datenbesitzer, welche das Ansehen oder Auswerten von Konten beschränken?
Datenbesitzergruppen für Konten werden grundsätzlich in der FIBU hinterlegt und werden im Zuge der Übernahme und Umlage in die KORE abgeglichen. Nur für KORE Konten werden die Datenbesitzer in der Kostenrechnung hinterlegt.
Hinweis
| Um schnell festzustellen, ob hinterlegte Datenbesitzergruppen an den Differenzen Schuld sind, empfiehlt es sich, die Auswertung mit einem Benutzer zu starten, welcher sich in der BMD Vollzugriffsgruppe befindet. Stimmt mit diesem User die Auswertung, ist eine genauere Überprüfung der Kosten- und Kontostammdaten notwendig. Einen Überblick, ob auf den Kostenstammdaten Datenbesitzer und/oder Kost-Evidenzen vorhanden sind, erhalten Sie, wenn Sie sich unter Stammdaten → Kostenstammdaten die entsprechenden Spalten einblenden:  Gleiches gilt für die Kontrolle der Datenbesitzer auf Konten. |
Achtung!
| Wird in Reihenfolge (mit mehr als einem Kostentyp in der Buchung) gebucht, bestimmt die Einstellung Prüfung Reihenfolge am KORE-Stamm, ob nur der erste Kostentyp oder alle in Reihenfolge gebuchten Kostentypen auf Berechtigungen geprüft werden. Werden alle in Reihenfolge gebuchten Kostentypen geprüft, kann es sein, dass selbst wenn nur Kostenstellen ausgewertet werden und für diese auch eine Berechtigung vorhanden ist, trotzdem gewisse Werte nicht ersichtlich sind, wenn beispielsweise zusätzlich mit Kostenträgern gebucht wurde und für diese keine Berechtigung vorhanden oder beispielsweise die Kost-Evidenz nicht auswerten eingestellt ist. |
Nähere Information zu den Berechigungen finden Sie in der Hilfe Berechtigungen in der Kostenrechnung.
Überprüfung FIBUs
Konnten die Differenzen durch keinen der Punkte 1-4 geklärt werden, sollten die betroffenen Finanzbuchhaltungen auf evtl. Fehler/Probleme (z. B. nicht fortlaufende Nummern im Journal, Datensatzsperren) überprüft werden.
Über das Programm "Buchen" kann mit der Funktion "Summencheck" die formelle Korrektheit der Buchhaltung überprüft werden. Auftretende Differenzen weisen auf Fehler in der Buchhaltung hin. Für das Auffinden der Differenzen stehen unter den Funktionen Hilfsmittel zur Verfügung (siehe auch Summencheck).
Hinweis
| Gerne sind wir Ihnen auch bei der Suche von Differenzen zwischen FIBU und KORE behilflich. Vereinbaren Sie dazu mit uns einen Fernwartungstermin.  Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren. |
