CTR Buchungsvarianten/-arten

 

 

Wurde bei der Anlage der Finanzbuchhaltung der Standardkontenrahmen hinterlegt, und die Abfrage "Daten aus Standardkontenrahmen übernehmen?" bestätigt, stehen die Buchungsarten für das bei der Buchhaltung hinterlegte Land breits zur Verfügung.

Folgende Funktionen stehen in der rechten Bildschirmhälfte (Buchungsarten) zur Verfügung:   

Wird eine neue Buchungsart mit F5 angelegt, reicht die Vergabe einer Nummer zwischen 2 und 979 (die dann automatisch auf z. B. 1979, 2979 und 3979 aufgesplittet wird) und einer Bezeichnung. Werden in das Budget Werte aus anderen Paketen importiert, muss auch das Verwendungskennzeichen definiert werden:

Bezeichnung	Bezeichnung der Buchungsart
VerwendungsKz	Standardeinstellung = manuell. Das Verwendungskennzeichen wird nur benötigt, wenn Budgetwerte aus der ANBU, dem LOHN, den Personalrückstellungen, der WWS oder der PEP/PPS (Übernahme nur in KORE Planung möglich) in die KORE Planung oder das CTR Budget übernommen werden sollen. Folgende Einstellungen sind möglich:

 

  Feldauswahl Buchungsarten

Die neu angelegte Buchungsart kann für die Kennzeichnung von Buchungen/Budgetzahlen verwendet werden, muss aber noch einer Buchungsvariante, mit der dann ausgewertet wird, zugeordnet werden. Steigt man ohne Zuordnung aus dem Programmpunkt Buchungsvarianten/-arten aus, wird man mit einem entsprechenden Hinweis darauf aufmerksam gemacht:

Wird die Buchungsart nicht im Programmpunkt Buchungsvarianten/-arten angelegt, sondern zum Beispiel direkt beim Buchen, dann erfolgt, sofern es nur eine Buchungsvariante gibt, automatisch die Zuordnung zu dieser Standardbuchungsvariante 1:

Hinweis 

Die Buchungsarten mit den Nummern 980 bis 999 sind für die automatischen Anlagen aus dem CTR Budget heraus reserviert.

Die Zuordnung einer Buchungsart zu einer Buchungsvariante erfolgt durch Drag & Drop von der Buchungsart rechts auf die jeweilige Buchungsvariante links. Über die Combobox rechts oben kann dabei auch auf Nicht zugeordnet umgestellt werden:

Hinweis 

Es wird empfohlen, immer alle drei Unterbereiche einer Buchungsart (z. B. 1001, 2001 und 3001) einer Buchungsvariante zuzuordnen, da bei den meisten Ausdrucken direkt in der Einstiegsmaske entschieden werden kann, ob er Ausdruck mit/ohne Bilanzbuchungen, ... aufbereitet werden soll.

Buchungsarten können für vielfältige Zwecke in mehreren NTCS Pakten verwendet werden. Es können beispielsweise Fibus, die in eine gemeinsame KORE übernommen werden gekennzeichnet werden. Ebenso können Buchungen, die mit einem bestimmten Buchungssymbol erfasst werden, markiert werden. Beim Buchen können bestimmte manuelle Buchungen oder ach importierte Buchungen mit einer eigenen Buchungsart gekennzeichnet werden. Es lassen sich Budget-/Finanzplan-/und Planbilanzwerte mittels Buchungsarten trennen. Budgetzahlen die aus anderen Paketen übernommen werden, müssen hingegen zwingend mit einer eigenen Buchungsart importiert werden.

Normalerweise werden alle Buchungen mit der Standardbuchungsart 1 (1001, 2001, 3001) aus der hinterlegten Buchhaltung in die Kostenrechnung übernommen. Sobald allerdings mehrere Buchhaltungen in eine KORE einfließen, können die jeweiligen Buchungen durch verschiedene Buchungsarten gekennzeichnet werden. Es ergibt sich dadurch die Möglichkeit, in der KORE die Daten aus den verschiedenen Buchhaltung gemeinsam oder getrennt auszuwerten.

Wurden die Buchungsarten und Buchungsvarianten in der  KORE → Stammdaten → Weitere Stammdaten → Buchungsvarianten/-arten angelegt, müssen sie in der  FIBU → Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten direkt auf den betroffenen Buchhaltungen hinterlegt werden:

  

Hinweis 

Die KORE-Buchungsart kann erst hinterlegt werden, wenn zuerst die Firmen-Nr. KORE und die KORE-Nr. eigegeben worden sind.

Achtung! 

Sollen in weiterer Folge in der Kostenrechnung Umlagen von Buchungen von einer Fibu auf die andere möglich sein (interne Weiterverrechnungen), müssen die Buchhaltungen mittels Kostentypen getrennt werden!

In der FIBU kann unter  Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbole im Feld 27 Buchungsart je Buchungssymbol eine eigene Buchungsart hinterlegt werden. Damit können z. B. Auswertungen auf Buchungssymbole eingeschränkt werden:

 

Achtung! 

Sobald diese Einstellungen am Belegsymbol getroffen worden sind, zieht die Hinterlegung der Buchungsart in den FIBU-Stammdaten nicht mehr. Buchungen, bei denen im Belegsymbol keine Buchungsart hinterlegt ist, werden dann mit der Standardbuchungsart 1 in die Kostenrechnung übernommen.

Arbeitet man im Paket Controlling mit der Unternehmensplanung, hat man im Budget die Möglichkeit, innerhalb eines Budgetmodells unterschiedliche Budgetzahlen mit unterschiedlichen Buchungsarten zu trennen (z. B. kalkulatorische Werte ...). Die zu verwendende Buchungsart wird dabei direkt in der Einstiegsmaske definiert:

Werden im Budget zusätzlich Planwerte aus ANBU, LOHN, WWS oder Personalrückstellungen übernommen, müssen diese Importe zwingend mit eigenen Buchungsarten durchgeführt werden. Die zu verwendende Buchungsart kann dazu vorab manuell mit dem entsprechenden Verwendungskennzeichen angelegt und beim Einstieg in das Budget definiert werden:

Steigt man mit einer bereits verwendeten Buchungsart in das Budget ein und startet über den Punkt Import/Übernahmen die Übernahme WWS Budget, ANBU Abschreibung, NTCS Lohnbudget oder Personalrückstellungen,

Sind mehrere Buchungsvarianten vorhanden, wird folgender Hinweis ausgegeben:

Hinweis 

Um im Budget die Budgetwerte aller Buchungsarten zu sehen, muss man mit einer Buchungsvariante einsteigen, der alle Buchungsarten zugeordnet sind:

Hinweis 

Werden die Budgetwerte in weiterer Folge in einen Finanzplan oder in eine Planbilanz geleitet, entscheidet die bei den Istwerten eingegebene Buchungsvariante, welche Buchungsarten berücksichtigt und angezeigt werden:

Sobald mit Buchungsarten gearbeitet wird, muss auch die entsprechende Buchungsvariante kontrolliert bzw. ergänzt werden. Die Buchungsvariante gruppiert die Buchungsarten und entscheidet darüber, welche Buchungen/Budgetzahlen in Budget/Finanzplan/Planbilanz und bei den Auswertungen berücksichtigt werden und welche nicht.

Für die Neuanlage einer Buchungsvariante braucht nur eine maximal vierstellige Nummer und eine Bezeichnung vergeben werden:

 

Die neu angelegte Buchungsvariante wird in der Baumstruktur auf der linken Seite des Fensters dargestellt. Das rote Rufzeichen und der Mouseover-Text weisen darauf hin, dass noch keine Buchungsarten zugeordnet worden sind und die Buchungsvariante somit noch nicht verwendet werden kann:

Die relevanten Buchungsarten müssen anschließend mittels Drag & Drop von rechts auf links auf die jeweilige Buchungsvariante gezogen werden. Ein blaues Quadrat kennzeichnet die zugeordneten Buchungsarten:

Wird ein Teil einer Buchungsart (laufende Periodenbuchungen, Bilanzbuchungen oder EB-Buchungen) aus der Zuordnung zur Buchungsvariante entfernt, wird mit einem gelben Rufzeichen und dem Mouseover-Text darauf hingewiesen. Im abgebildeten Fall würden die laufenden Periodenbuchungen der Buchungsart 1 auf den Auswertungen fehlen:

Eine Buchungsart kann je Buchungsvariante einmal zugeordnet werden. Wird eine bereits zugeordnete Buchungsart im linken Bereich auf eine weitere Buchungsvariante "verschoben", so ist diese Buchungsart danach sowohl zur ürsprünglichen als auch zu der weiteren Buchungsvariante zugeordnet.

 Achtung! 

Nur die links zur Buchungsvariante zugeordneten Buchungsarten werden bei Verwendung der jeweiligen Buchungsvariante in den Auswertungen (Reporting, Ausdruck, Berichte, Drucklisten ...) und in Budget/Finanzplan/Planbilanz berücksichtigt.

Sind die Buchungsarten zu Buchungsvarianten gruppiert worden, können Auswertungen und Budget/Finanzplan/Planbilanz entsprechend gestartet werden. Über das Feld Buchungsvariante wird entschieden, welche Buchungen/Werte berücksichtigt werden:

Im Reporting BWA und Budget kann zudem unter Funktionen → Kontoblatt überprüft werden, woher die Buchungen stammen bzw. mit welcher Buchungsart sie erfasst worden sind:

Hinweis 

Wird beim Auswerten eine Buchungsvariante ausgewählt, welcher keine Buchungsarten zugeordnet sind, kommt folgende Meldung:   Die Buchungsvariante-Art-Zuordnung muss durchgeführt werden.

​Sowohl bei den Buchungsvarianten als auch bei den Buchungsarten werden Neuanlagen, Änderungen oder Löschungen protokolliert. Man findet diese Protokolle jeweils unter den weiteren Funktionen →  Extras → Protokolle:

Weiters wird im Datensatzprotokoll in den weiteren Funktionen der Buchungsvarianten mitprotokolliert, wenn Buchungsarten zugeordnet oder entfernt wurden. Auch wenn beispielsweise nur die Bilanzbuchung aus der Buchungsvariante entfernt wurde, steht dies im Datensatzprotokoll.