Feldauswahl Dokumentenkategorien: Alle Felder

Hier finden Sie die Feldbeschreibungen zu allen verfügbaren Feldern der Dokumentenkategorien:

Feldbeschreibung Dokumentenkategorien

Ablaufdatum in Jahren

Geben Sie die Anzahl der Jahre ein, nach denen Dokumente dieser Kategorie gelöscht werden können. Dieses Feld wird in Zusammenhang mit der Funktion "Altdaten löschen" verwendet.

Am Dokument kann ein Datum hinterlegt werden (Feld Ablaufdatum), welches den Zeitpunkt definiert, ab wann dieses Dokument nicht mehr benötigt wird und gelöscht werden kann. Wenn Sie ein Dokument archivieren und eine entsprechende Dokumentenkategorie auswählen, bei der dieser Vorschlag hinterlegt ist, dann wird ausgehend vom Feld Datum am Dokument das Ablaufdatum automatisch berechnet.

Wie das Löschen aller abgelaufenen Dokumente eines Archivs funktioniert, erfahren Sie in der Themendokumentation EU-Datenschutz-Grundverordnung DSGVO unter dem Punkt Löschen von Altdaten bzw. in der Hilfe zum Fenster Abgelaufene Dokumente löschen.

Aufgabe erstellen

Mit dieser Combobox können Sie das automatische Erzeugen einer Aufgabe im Zuge der Dokumentenarchivierung regeln. Sie können grundsätzlich entscheiden, ob eine Aufgabe erstellt werden soll oder nicht. Soll eine Aufgabe erstellt werden, können Sie noch entscheiden, ob die Aufgabe automatisch erstellt werden soll, oder ob der Dialog zur Neuanlage einer Aufgabe geöffnet werden soll.

Hinweis

Die Aufgabe erhält der Ersteller des Dokuments, außer es wird bei der Neuanlage der Aufgabe ein Sachbearbeiter definiert.

Berechtigung für ER-Kontrolle

Mit diesem Feld können Sie die Prüfungsart der Berechtigung für das Öffnen von Dokumenten mit dieser Dokumentenkategorie steuern. Dadurch haben Sie die Möglichkeit das Ansehen nur jenen Benutzern zu erlauben, die entweder im ER-Workflow angesprochen werden bzw. welche die entsprechende KORE-Berechtigung besitzen. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen hier zur Verfügung:

Keine Prüfung	Alle Benutzer im NTCS können die archivierten Dokumente aus der ER-Kontrolle bzw. aus der Dokumentenübersicht aufrufen.
Prüfung ER-Workflow-Mitarbeiter	Nur jene Benutzer, die im ER-Workflow angesprochen werden, können das archivierte Dokument aus der ER-Kontrolle bzw. in der Dokumentenübersicht aufrufen.
Prüfung KORE-Berechtigungen	Nur jene Benutzer, die entsprechende Berechtigungen auf der KORE-Dimension besitzen, können das archivierte Dokument aus der ER-Kontrolle bzw. in der Dokumentenübersicht aufrufen.
Beide	Wenn diese Ausprägung gewählt wurde, dürfen jene Benutzer die Dokumente ansehen, die entweder im ER-Workflow angesprochen werden ODER die entsprechenden Berechtigungen auf der KORE-Dimension besitzen.

Hinweis

Zusätzlich können Sie im Feld Datenbesitzer ER-Kontrolle eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, wo jene Mitarbeiter zugeordnet sind, die ein Dokument unterhalb dieser Kategorie auch ohne Beteiligung am ER-Workflow bzw. der KORE sehen dürfen.

Achtung!

Wenn Sie auf einer Dokumentenkategorie dieses Feld auf eine Ausprägung ungleich Keine Prüfung setzen, werden die Datenbesitzergruppen für Ansehen auf der Kategorie bzw. auf Dokumente innerhalb dieser Kategorie für das Ansehen bzw. Bearbeiten der Dokumente nicht mehr berücksichtigt. Eine Datenbesitzergruppe direkt am Archivstamm wird aber weiterhin geprüft.

Dadurch wird erreicht, dass ein Mitarbeiter die Dokumente zu Eingangsrechnungen, bei denen er im ER-Workflow beteiligt ist, ansehen kann, alle anderen Dokumente dieser Kategorie aber nicht sehen darf. Konkret wirkt sich die Hinterlegung einer Datenbesitzergruppe für Ansehen in Kombination mit diesem Feld wie folgt aus:

Archiv

Ist eine Datenbesitzergruppe für Ansehen, der Sie nicht zugeordnet sind, am Archiv hinterlegt, können Sie zu Dokumenten innerhalb dieses Archivs keine DMS-Funktionen ausführen, auch wenn dieses Feld gesetzt ist. Wenn Sie zum Beispiel bei einer Eingangsrechnung die Funktion "Dokument ansehen" ausführen, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Dokumentenkategorie

Ist eine Datenbesitzergruppe für Ansehen auf der Dokumentenkategorie hinterlegt, der Sie nicht zugeordnet sind, sind trotzdem folgende Funktionen für eigene Eingangsrechnungen möglich:

Ansehen/Bearbeiten der Dokumente welche der Eingangsrechnung bzw. Aufgabe zugeordnet sind
Dokumente dieser Dokumentenkategorie sind auch im DMS sichtbar
Die Metadaten der Dokumente können bearbeitet werden

Führen Sie diese Funktionen zu einer Eingangsrechnung aus, bei denen Sie nicht im ER-Workflow beteiligt sind, erhalten Sie folgende Hinweismeldung:

Dokument
Ist eine Datenbesitzergruppe für Ansehen direkt am Dokument hinterlegt, der Sie nicht zugeordnet sind, ist trotzdem das Ansehen/Bearbeiten der Dokumente welche der Eingangsrechnung bzw. Aufgabe zugeordnet sind möglich. Die Dokumente sind aber weder im DMS sichtbar noch dürfen Sie die Metadaten dieser Dokumente bearbeiten.

Hinweis

Grundsätzlich erfolgt diese Prüfung - wie oberhalb beschreiben - nur bei Dokumenten, bei denen auch die Felder Herkunft und Key extern mit Werten aus der FIBU ER-Kontrolle versehen sind. Sind diese Felder leer, erfolgt die Vergabe der Berechtigung zum Ansehen dieser Dokumente nur über die im Feld Datenbesitzer ER-Kontrolle zugeordnete Datenbesitzergruppe. Das bedeutet: Dokumente ohne Herkunft dürfen nur von jenen Personen gesehen werden, die dieser Datenbesitzergruppe zugeordnet sind. Alle Anderen dürfen diese nicht zum Ansehen öffnen.

Berechtigung für Mitarbeiterdaten

In dieser Combobox können Sie die Berechtigung für Mitarbeiterdaten auswählen, mit der geprüft wird, von WEM die Dokumente eines Mitarbeiters, die auf diese Dokumentenkategorie archiviert sind, gesehen werden dürfen. Damit kann erzielt werden, dass nur mehr der Vorgesetzte die Dokumente eines Mitarbeiters einer bestimmten Kategorie sehen darf.

Über folgenden Parameter wird gesteuert, ob die Prüfung auf diese Berechtigung erst bei der Funktion "Dokument ansehen" erfolgt oder ob der Datensatz ausgeblendet wird.

Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Datenschutz

Sollten Sie ein Dokument ansehen, für das Sie aufgrund von Berechtigungen für Mitarbeiterdaten nicht berechtigt sind, erscheint die Hinweismeldung, dass aufgrund der Einstellung "Berechtigung für Mitarbeiterdaten" in der Dokumentenkategorie keine ausreichenden Rechte für das Öffnen oder Bearbeiten des ausgewählten Dokumentes vorhanden sind:

Hinweis

Die Prüfung gilt nur dann, wenn Sie ein Dokument auswählen, das zu einem Mitarbeiter archiviert worden ist. Wird ein Dokument auf eine Person ungleich dem Mitarbeiter archiviert, ist das Dokument sichtbar und bleibt auch sichtbar, auch wenn die betroffene Kategorie verwendet wird. Dokumente, bei denen der betroffene Mitarbeiter als Sachbearbeiter eingetragen ist, werden nicht geschützt!

Beispiel

Wird ein Dokument auf einen Mitarbeiter archiviert, für dessen Dokumente man aufgrund der Einstellung auf der Dokumentenkategorie im Feld "Berechtigung für Mitarbeiterdaten" nicht zum Ansehen bzw. Bearbeiten berechtigt ist, aber das Dokument beispielsweise zu einem Kunden verteilt wird, für den man berechtigt ist, kann das Dokument zum Ansehen geöffnet werden.

Weitere Informationen zu den Berechtigungen für Mitarbeiterdaten erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Berechtigungen für Mitarbeiterdaten.

Bescheid

Über dieses Feld können Sie definieren, ob Dokumente, die Sie mit dieser Dokumentenkategorie archivieren, als Bescheide gekennzeichnet werden sollen. Dieses Kennzeichen ist für Dokumentenkategorien erforderlich, die für die BMDGhost-Funktion Zahlungsplan geprüft werden sollen.

Achtung!

Wenn auf solche Kategorien Dokumente archiviert werden, löst dies am Kunden im Feld letzter Bescheid die Rückschreibung eines neuen Datums aus, dass je nach Einstellung, den erneuten Versand eines Zahlungsplans bewirken kann. Deshalb ist es in diesem Zusammenhang wichtig, dass nur Dokumente auf solche Dokumentenkategorien archiviert werden, welche auch tatsächlich eine Änderung im FinanzOnline-Zahlungsplan bewirken können.

Bezeichnung

In diesem Feld können Sie eine detailliertere Bezeichnung der Dokumentenkategorie vornehmen.

Datenbesitzer ER-Kontrolle

In diesem Feld können Sie eine Datenbesitzergruppe hinterlegen, welche zusätzlich zum Feld Berechtigung ER-Kontrolle die Berechtigung für die Funktion Dokument ansehen innerhalb dieser Dokumentenkategorie steuert.

Hinweis

Im Feld "Berechtigung ER-Kontrolle" können Sie zum Beispiel einstellen, dass nur die am ER-Workflow beteiligten Mitarbeiter das Dokument ansehen dürfen. In diesem Feld können Sie zusätzlich eine Datenbesitzergruppe mit jenen Personen hinterlegen, welche auch ohne Beteiligung am ER-Workflow die Dokumente unterhalb dieser Dokumentenkategorie zum Ansehen öffnen dürfen.

Diese Datenbesitzergruppe wird auch zur Ermittlung der Berechtigung für Ansehen herangezogen, wenn am Dokument keine Informationen über die Herkunft vermerkt sind. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Hinweis beim Feld "Berechtigung ER-Kontrolle".

Datenbesitzer für Ansehen

In diesem Feld können Sie eine "Datenbesitzergruppe für Ansehen" hinterlegen. Nur Mitarbeiter die in dieser Datenbesitzergruppe sind, können diese Kategorie sehen bzw. Dokumente zu dieser Dokumentenkategorie archivieren.

Hinweis

Für Dokumente aus der ER-Kontrolle gibt es eine Besonderheit: Es kann die hier hinterlegte Datenbesitzergruppe übersteuert werden, wenn Sie das Feld Berechtigung ER-Kontrolle setzen. Weitere Informationen dazu erhalten Sie bei der Beschreibung des Feldes Berechtigung ER-Kontrolle.

Dok. entfernen möglich

Mit diesem Kennzeichen können Sie festlegen, ob die Dokumente dieser Dokumentenkategorie über die Funktion "Dokument entfernen" gelöscht werden können. Diese Funktion berücksichtigt nur jene Datensätze, bei denen dieses und das gleichnamige Feld am Archiv auf "JA" steht. Weitere Informationen zu dieser Funktion erhalten Sie in der Funktionsbeschreibung der Hilfe zum Fenster Dokumentenübersicht.

Dokumente versionieren

In diesem Feld können Sie die Versionierung der Dokumente, die zu dieser Dokumentenkategorie archiviert werden, beeinflussen. Sie haben die Möglichkeit zwischen Lt. Parametereinstellung (= Standardeinstellung), Immer versionieren und Nie versionieren zu wählen.

Haben Sie die Ausprägung Lt. Parametereinstellung gewählt, richtet sich die Versionierung von Dokumenten nach der Einstellung im Parameter Dokumentenzugriff unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → DMS Einstellungen". Die Optionen Immer versionieren und Nie versionieren erzwingen oder verhindern in jedem Fall eine Dokumentenversion unabhängig von der Einstellung im Parameter.

Erstelldatum

In diesem Feld wird das Datum angezeigt, an dem die Dokumentenkategorie erstellt wurde.

Freifeld

Dieses 80-stellige alphanumerische Freifeld kann individuell verwendet werden.

Freigabe für Kunde Vorschlag

Über dieses Feld können Sie definieren, welcher Wert im Feld Freigabe für Kunde vorgeschlagen wird, wenn ein Dokument mit dieser Kategorie archiviert wird.

Sie können zwischen keine Freigabe, Aktiv und Aktiv - mit E-Mail-Info wählen. Dadurch können Sie auf dem Dokument festlegen, ob dieses unter BMD Com zur Ansicht freigegeben werden soll oder nicht bzw. ob dabei auch eine E-Mail an den BMD Com-Benutzer versendet werden soll. Details lesen Sie in der Dokumentation BMD Com - CRM - Funktionen im Bereich Automatisierte Freigabe von NTCS Dokumenten für BMD Com.

Hauptkategorie

In diesem Feld können Sie die Hauptkategorie auswählen, zu der Sie die Dokumentenkategorie zuordnen möchten. Hauptkategorien dienen zur Gruppierung und Filterung in allen Dokumentenlisten über eine Combobox.

Leistung erstellen

Dieses Feld entscheidet darüber, ob im Zuge einer Neuarchivierung eines Dokuments ein Leistungserfassungsdialog aufgerufen werden soll. Der hier eingetragene Wert übersteuert den CRM Parameter "Leistungserfassungsdialog bei Archivierung" (Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → BMD DMS → Archivieren).

Im Standard ist hier der Wert "Lt. Parameterausprägung" enthalten. Dies bedeutet, dass der Parameter maßgeblich für den Leistungserfassungsdialog ist. Wird jedoch auf der Dokumentenkategorie explizit "Ja" oder "Nein" eingestellt, so ist die Einstellung laut Parameter irrelevant.

Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Hilfe zum Thema Leistung nach Dokument archivieren automatisch erstellen.

Letzter User

Zeigt Ihnen die User-ID jenes Benutzers an, der die Dokumentenkategorie zuletzt bearbeitet hat.

Matchcode

In diesem Feld können Sie den Matchcode der Dokumentenkategorie erfassen. Standardmäßig wird die von Ihnen eingegebene Bezeichnung der Kategorie automatisch in das Feld Matchcode geschrieben. Sie können aber jederzeit den Matchcode überschreiben und Ihren Wünschen anpassen.

Notiz

In diesem Feld können Sie sich detaillierte Notizen zu dieser Dokumentenkategorie machen. Mit dem Klick auf eines der beiden Symbole vor dem Feld öffnet sich ein Editorfenster, in dem Sie sich Ihre Notizen machen können.

Nr./Kurz-Bez.

In diesem Feld können Sie der Dokumentenkategorie eine Nummer bzw. Kurzbezeichnung (z. B. AR, ER etc.) geben. Die Kurzbezeichnung muss innerhalb eines Archivs eindeutig sein, sowohl bei den Hauptkategorien als auch bei den zugeordneten Dokumentenkategorien. Sollten Sie eine Bezeichnung vergeben die bereits verwendet wird, bekommen Sie eine Hinweismeldung, dass diese Bezeichnung nicht möglich ist, da eine Dokumentenkategorie mit gleicher Bezeichnung schon existiert.

Personalakt

Das Kennzeichen "Personalakt" bewirkt in Verbindung mit dem PI Parameter "Bewerberakt" die Aushebelung eines Datenbesitzers auf einer Dokumentenkategorie am Personalakt des Bewerbers bzw. Mitarbeiters.

Schreibschutz

Über dieses Feld können Sie steuern, ob Dokumente, die mit dieser Dokumentenkategorie archiviert werden, mit bzw. ohne Schreibschutz erstellt werden sollen. Bei schreibgeschützten Dokumenten wird im Feld "Schreibgeschützt" am Dokument folgendes Symbol

angezeigt. Bei Dokumenten mit Schreibgeschützt-Status sind folgende Funktionen nicht möglich: Dokument bearbeiten, Neue Version aus Datei, Dokument sperren und Löschen.

Zusätzlich müssen Sie noch die Berechtigung Dokument schützen deaktivieren, damit bei Dokumenten mit Schreibschutz-Status die oben genannten Funktionen nicht möglich sind. Jeder Benutzer der diese Berechtigung hat, kann auch bei schreibgeschützten Dokumenten diese Funktionen betätigen. Diese Berechtigung können Sie unter Tools → Administration → Berechtigung → Berechtigungen vergeben.

Der Schreibschutz kann auch wieder aufgehoben werden, weitere Informationen dazu bzw. zum Schreibschutz allgemein erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Schreibschutz am Dokument.

Stempelnummer Postausgang

Wenn Sie hier eine Stempelnummer hinterlegen, werden Dokumente mit diesem Stempel archiviert, wenn im Anschluss ein Postausgang erstellt wird. Sie können zum Stempeln einen abweichenden Stempeltext im Feld Stempeltext Postausgang definieren. Ist hier keiner definiert, wird der am Archiv hinterlegte Stempeltext herangezogen. Sollte auch hier keiner hinterlegt sein, wird der am Stempel direkt hinterlegte Text auf das Dokument gestempelt.

Hinweis

Der Stempel auf das PDF-Dokument wird bei folgenden Archivierungen mit Postausgängen gesetzt:

In der Neuanlagemaske zur Archivierung eines Dokuments, müssen Sie das Feld Zugeordnetes Poststück auf Postausgang stellen.
In der Neuanlagemaske zum Erstellen eines Postausgangs, müssen Sie im Feld Dokument ein Dokument zum Archivieren hinterlegen.

Stempelnummer Posteingang

Wenn Sie hier eine Stempelnummer hinterlegen, werden Dokumente mit diesem Stempel archiviert, wenn im Anschluss ein Posteingang erstellt wird. Sie können zum Stempeln einen abweichenden Stempeltext im Feld Stempeltext Posteingang definieren. Ist hier keiner definiert, wird der am Archiv hinterlegte Stempeltext herangezogen. Sollte auch hier keiner hinterlegt sein, wird der am Stempel direkt hinterlegte Text auf das Dokument gestempelt.

Hinweis

Der Stempel auf das PDF-Dokument wird bei folgenden Archivierungen mit Posteingängen gesetzt:

In der Neuanlagemaske zur Archivierung eines Dokuments, müssen Sie das Feld Zugeordnetes Poststück auf Posteingang stellen.
In der Neuanlagemaske zum Erstellen eines Posteingangs, müssen Sie im Feld Dokument ein Dokument zum Archivieren hinterlegen.

Stempeltext Postausgang

In diesem Feld können Sie jenen Text definieren, der für das Stempeln von PDF-Dokumenten verwendet wird. Der Stempel kommt zur Anwendung, wenn es sich um eine Neuarchivierung eines PDF-Dokuments handelt und in diesem Zuge ein Postausgang erstellt wird. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie die beiden Datenbankfelder Postdatum und Lfd. PostNr aus der Post einfügen und für den Stempel verwenden.

Hinweis

Damit dieser Stempeltext auf das Dokument gesetzt wird, müssen Sie im Feld Stempelnummer Postausgang einen Stempel hinterlegen. Von dem hier hinterlegten Stempel werden die Grundeinstellung wie die Position, Farbe und Größe des Stempels ermittelt.

Stempeltext Posteingang

In diesem Feld können Sie jenen Text definieren, der für das Stempeln von PDF-Dokumenten verwendet wird. Der Stempel kommt zur Anwendung, wenn es sich um eine Neuarchivierung eines PDF-Dokuments handelt und in diesem Zuge ein Posteingang erstellt wird. Mit dem blauen Pfeil vor diesem Feld können Sie die beiden Datenbankfelder Postdatum und Lfd. PostNr aus der Post einfügen und für den Stempel verwenden.

Hinweis

Damit dieser Stempeltext auf das Dokument gesetzt wird, müssen Sie im Feld Stempelnummer Posteingang einen Stempel hinterlegen. Von dem hier hinterlegten Stempel werden die Grundeinstellung wie die Position, Farbe und Größe des Stempels ermittelt.

Tage Sollerledigung

Hier können Sie die Anzahl der Tage hinterlegen, die bei der Berechnung des Sollerledigungsdatums bei der Aufgabenneuanlage herangezogen werden. Dieses Feld hat nur eine Auswirkung, wenn die Combobox Aufgabe erstellen entweder auf Dialog öffnen oder Automatisch steht. Die hier eingegebenen Tage werden zum aktuellen Tagesdatum addiert und in das Feld Sollerledigungsdatum der Aufgabe übergeben.

Veröffentlichung Vorschlag

Über dieses Feld können Sie definieren, welcher Wert im Feld Veröffentlichung vorgeschlagen wird, wenn ein Dokument mit dieser Kategorie archiviert wird. Sie können zwischen Nicht veröffentlicht, In Klienteninfos bzw. Als Download wählen. Dadurch können Sie entscheiden ob und wo ein Dokument in BMD Com angeboten werden soll.

Vorschlag bei E-Mail-Archivierung

Durch diesen Vorschlagswert können Sie bestimmen, ob diese Kategorie beim Archivieren einer ein- und/oder ausgehenden Mail verwendet wird. Diese Einstellung kann innerhalb eines Archivs nur auf einer Dokumentenkategorie gesetzt werden. Sollten Sie auf einer weiteren Dokumentenkategorie diese Einstellung auswählen, bekommen Sie folgende Meldung, dass diese Einstellung schon auf einer anderen Dokumentenkategorie getroffen wurde.

Workflow

In diesem Feld können Sie einen DMS-Workflow hinterlegen. Wenn Sie auf das Symbol vor diesem Feld klicken, öffnet sich das Fenster Workflow Suche, in dem Sie den gewünschten DMS-Workflow auswählen können. Wird ein Dokument mit dieser Dokumentenkategorie archiviert, wird automatisch der hinterlegte DMS-Workflow gestartet.

Änderungsdatum

In diesem Feld wird das Datum der letzten Änderung der Dokumentenkategorie angezeigt.