Updatebeilage Stammdaten 2016
Sehr geehrte NTCS-Anwenderin! Sehr geehrter NTCS-Anwender!
Mit dem NTCS-Update 2015.18.46 erhalten Sie Neuprogramme und Änderungen.
Hier finden Sie einen Auszug aus den interessantesten Neuerungen im Bereich der Stammdaten.
Standarddaten Länder
Neues Standardland - Liechtenstein
Ab sofort werden Standarddaten auch für das Land Liechtenstein ausgeliefert. Sie haben die Möglichkeit, Orte, Banken, Finanzämter, Gebietskrankenkassen, Feiertage und Rechtsformen zu importieren.
Hinweis
 | Sie können diese Standards nur einspielen, wenn Sie eine CRM-Rechtsversion für die Schweiz (Lizenzpaket 411) haben. Ausnahmen bilden Banken und Orte. |
Weitere Informationen zum Thema Standarddaten finden Sie unter CRM Standarddaten.
Neuerungen bei den Personenstammdaten
Neue Hinweismeldungen beim Löschen von Kunden und Lieferanten
Beim Löschen eines Kunden/Lieferanten werden künftig Hinweise/Warnungen angezeigt.
Es erscheinen Hinweise, wenn zu der löschenden Person Dokumente oder Leistungen existieren bzw. wenn zu der löschenden Person Angehörige oder Gesellschafter angelegt wurden. Die jeweilige Hinweismeldung enthält auch Informationen, ob das Löschen der Person möglich ist. In der Spalte "Löschen möglich" zeigt eine grüne Ampel, dass die Person gelöscht werden kann. Eine rote Ampel zeigt, dass ein Löschen nicht möglich ist. Die Schaltfläche "Mit Löschen fortfahren" ist nur dann aktiv, wenn alle Ampeln grün leuchten. Ist eine Ampel rot, ist ein Löschen nicht möglich und die Person muss über Befüllen des Austrittsdatums auf inaktiv gesetzt werden.
Mit der Schaltfläche "Daten ansehen" können die betreffenden Daten angesehen werden.
In der aktuellen Ausbaustufe wird das Vorhandensein von Dokumenten, Leistungen (LEA), Gesellschaftern, Angehörigen und Datensätzen aus der Personaleinsatzplanung geprüft.
Kontaktpersonen: Kontaktende bei Austritt des Kunden
Wenn im Zuge des Austritts eines Kunden die Funktion "Maßnahmen Kundenaustritt" verwendet wird, besteht nun die Möglichkeit, bei allen zugeordneten Kontaktpersonen, das Feld "Kontaktende" automatisch zu befüllen.
Die Funktion "Maßnahmen Kundenaustritt" startet, sofern per Parameter aktiviert, beim Austritt/Deaktivieren eines Kunden/Lieferanten automatisch. Sie kann aber auch in der Kunden- bzw. Lieferantenliste unter Extras - Sonderfunktionen - Maßnahmen Kundenaustritt manuell aufgerufen werden. Sie sehen folgendes Fenster:
In diesem Fenster finden Sie die Zeile "Kontaktpersonen". Über die Spalte "Aktion" kann ein Kontaktende für alle Kontaktpersonen gesetzt werden.
Hinweis
| Ein Kontaktende wird nur dann eingetragen, wenn der Kunde über das Feld "Austrittsdatum" auf inaktiv gesetzt wird. Durch einfaches Entfernen des Aktiv-Kennzeichens kann kein Kontaktende eingetragen werden. |
Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang den Parameter unter Stammdaten → Einstellungen → Allgemeine CRM Parameter → Kunden → "Maßnahmen bei Kundenaustritt anzeigen". Ist dieser Parameter auf "Ja" gestellt, startet die Funktion beim Ausscheiden eines Kunden oder Lieferanten automatisch.
Ist dieser Parameter auf "Ja" gestellt, erscheint beim Ausscheiden eines Kunden oder Lieferanten ein Fenster, in dem auf noch mit dieser Person in Verbindung stehende Datensätze (z. B. offene Leistungen, offene Fristen.) aufmerksam gemacht wird. Details lesen Sie unter Austritt/Deaktivieren von Kunden/Lieferanten. |
Stammdatenblätter von Kunden und Mitarbeitern
In den Stammdatenblättern von
Kunden unter CRM→ Stammdaten→ Personen→ Kunden→ Ausdruck→ Stammdatenblatt
sowie Mitarbeitern unter CRM→ Stammdaten→ Personen→ Mitarbeiter→ Ausdruck→ Mitarbeiterstammblatt
wurde die Auswahl für die anzudruckenden Felder geändert:
Im Feld Druckausgaben kann gewählt werden, ob alle verfügbaren Felder angedruckt werden sollen oder nur ausgewählte Eingabefelder.
Bei Auswahl "Ausgewählte Eingabefelder" wird das Feld "Feldbeschreibung" mit folgenden Ausprägungen aktiv:
Standard | Es werden die Felder jener Feldauswahl angedruckt, welche als globaler Standard definiert sind. |
| Benutzerbezogen | Es werden die Felder jener Feldauswahl angedruckt, welche der betreffende Benutzer für sich gespeichert hat. |
| Firmenbezogen | Es werden die Felder jener Feldauswahl angedruckt, welche für die Firma gespeichert ist, mit der die Personenliste geladen wurde. Bei einer Firmengruppe wird die Hauptfirma herangezogen. |
| Benutzer- und Firmenbezogen | Siehe Angaben zu benutzer- und firmenbezogen oberhalb |
Neue Funktion - Mitarbeiter Zusammenspielen
Unter Stammdaten → Hilfsprogramme → Zusammenspielen Mitarbeiter gibt es ein neues Hilfsprogramm. Mit Hilfe dieses Programms können Personen vom Typ Mitarbeiter (Mitarbeiter, Bewerber oder Vertreter) zusammengespielt werden. Dies kommt vor allem zum Tragen, wenn betreffende Personen versehentlich doppelt geführt wurden und künftig zu einer Person zusammengeführt werden sollen.
Mit dem Ausführen des Programms werden Datensätze und Daten von einer Person auf die Andere übernommen. Anschließend bleibt eine Person mit den vereinten Daten übrig. Weitere Informationen lesen Sie unter Zusammenspielen Mitarbeiter.
Checklistenfilter im Mitarbeiterstamm
Im Mitarbeiterstamm besteht nun die Möglichkeit, wie im Kundenstamm, nach offenen bzw. fertigen Checklisten zu filtern.
Der Filter kann über das Checklisten-Symbol auf der linken Seite der Mitarbeiterliste aufgerufen werden.
Durch den neuen Filter wird die Verwendung von Checklisten übersichtlicher gestaltet.
Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter CRM - Checklisten.
Zusammenspielen Kunde/Lieferant - Änderung bei der Übernahme von Adressen
Beim Hilfsprogramm "Zusammenspielen Kunde/Lieferant" unter Stammdaten → Hilfsprogramme, gibt es eine Änderung bei der Übernahme von Adressen.
Künftig werden die Adressen der Quellperson auf die Zielperson wie folgt übernommen:
- Alle "Weiteren Adressen" (z. B. Rechnungsadressen, Lieferadressen,...) werden unverändert auf die Zielperson übernommen.
- Die Hauptadresse des Quellkunden wird als "Zustelladresse" auf den Zielkunden übernommen, da es nur eine Hauptadresse auf der Person geben darf.
MOTIV
| Es gibt Konstellationen, bei denen auch die Adressen der Quellperson weiterhin benötigt werden (z. B. in der WWS, um alte Aufträge, Lieferscheine und dergleichen nochmal zu drucken). |
Weitere Informationen lesen Sie unter Zusammenspielen Kunde/Lieferant.
Auftraggeberhaftung: Prüfung HFU-Liste für Einzelunternehmen
Für die Prüfung, ob ein Unternehmen in der Liste der haftungsfreistellenden Unternehmen registriert ist, gibt es folgende Erweiterung:
Da sich auch Einzelunternehmen, welche keine Dienstgebernummer besitzen, mittels UID-Nummer bzw. Sozialversicherungsnummer in der HFU-Liste registrieren lassen können, wurde eingebaut, dass für diese ebenfalls eine HFU-Listenprüfung möglich ist. Die Prüfung ist, wie bisher in der Liste bzw. Bearbeitungsmaske von Kunden/Lieferanten/Diversen Personen unter dem Menüpunkt "Funktionen" aufrufbar.
Hinweis
| Damit eine Prüfung durchgeführt werden kann, müssen die betreffenden Stammdatenfelder UID-Nummer und/oder Sozialversicherungsnummer korrekt befüllt sein. |
Weitere Informationen zum Thema HFU-Liste erhalten Sie unter Prüfung HFU-Liste (Auftraggeberhaftung).
Auftraggeberhaftung: Prüfung HFU-Liste über das Feld Dienstgebernummer
Im Feld "Dienstgebernummer" in den Kunden-/Lieferantenstammdaten steht nun eine Schaltfläche zur Verfügung, mit der die Prüfung, ob die Person in der HFU-Liste registriert ist, ausgelöst werden kann.
Die Schaltfläche ist nur aktiv, wenn der Fokus direkt im Feld ist, und kann per Mausklick oder F8 gestartet werden. Ist der Fokus nicht im Feld, kann die Prüfung wie bisher über das Menü "Funktionen" gestartet werden.
Neuerungen bei Projekten
Erfassung mehrerer Projektnummernkreise
In den Projektnummernkreisen können nun mehrere Nummernkreise für Standardprojekte hinterlegt werden. Bei einer Projektneuanlage erscheint dann bei der Ermittlung der nächsten freien Projektnummer (F8-Funktion im Feld Projektnummer) die Nummernkreis-Auswahl. Ist nur ein Nummernkreis vorhanden, erfolgt keine Auswahl.
Um die Erfassung und Auswahl mehrerer Nummernkreise für Standardprojekte zu aktivieren, muss der Parameter "Auswahl Projektnummernkreis" (CRM Paket → Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Projekte → Allgemein) auf "Ja" eingestellt werden.
Stellen Sie ein, ob bei der Neuanlage eines Projekts, bei der automatischen Ermittlung der nächsten freien Projektnummer mit F8, alle vorhandenen Projektnummernkreise zur Auswahl angeboten werden sollen. 0 - Nein: Es erfolgt keine Auswahl des Nummernkreises. Es wird automatisch der erste vorhandene Nummernkreis herangezogen und die nächste freie Nummer vergeben. Mit dieser Ausprägung ist es auch nicht möglich, innerhalb einer Firma mehrere Projektnummernkreise mit der Nummernkreisart "Standardprojekt" anzulegen. 1 - Ja: Bei der Ermittlung der nächsten freien Projektnummer (F8-Funktion im Feld "Projektnummer") werden die Nummernkreise zur Auswahl angeboten. Bei nur einem Nummernkreis erfolgt keine Auswahl. |
Die Nummernkreis-Auswahl ist in allen Erfassungen integriert, wo eine Neuanlage eines Projekts möglich ist. Für Bilanzprojekte ist weiterhin nur ein eigener Nummernkreis möglich.
Weitere Informationen zum Thema finden Sie unter: Projektnummernkreise
Namensgebung für Projektnummernkreise
Um bei Verwendung mehrerer Projektnummernkreise für Standardprojekte die Übersichtlichkeit zu verbessern, gibt es am Projektnummernkreis das neue Feld „Bezeichnung“.
Damit können die Nummernkreise der Projekte mit einem Namen belegt werden.
Zusätzliche Möglichkeiten im Standardbrief
E-Mail Adresse der Kontaktzuordnung
Es ist nun möglich, eine eigene E-Mail-Adresse für Kontaktzuordnungen zu vergeben.
Für den Fall, dass eine Kontaktperson mehrere Mailadressen besitzt bzw. bei mehreren Kunden zugeordnet ist, kann damit für jede individuelle Kontaktzuordnung eine bestimmte Mail-Adresse definiert werden.
MOTIV
| Eine Kontaktperson wurde verschiedenen Kunden zugeordnet und hat je Zuordnung unterschiedliche E-Mail-Adressen. Eine Kontaktperson wurde aufgrund verschiedener Rollen mehrmals einem Kunden zugeordnet und hat je Zuordnung unterschiedliche E-Mail-Adressen. |
In der Kontaktzuordnungsmaske kann mithilfe des neuen Felds „Kontakt E-Mailadresse“ für jede Zuordnung zu einer Person eine eigene bestimmte E-Mail-Adresse hinterlegt werden.
In der Liste der Kontaktpersonen wird eine solche Zuordnung mit einem Häkchen dargestellt.
Im Standardbrief wurde dazu ebenfalls die Ermittlung der E-Mail-Adresse adaptiert. Wenn am Adressaten in der Adressatenliste keine E-Mail-Adresse eingegeben wurde, erfolgt die Ermittlung nach folgender Priorität:
1: E-Mailadresse von der Zuordnung
2: E-Mailadresse von der Kontaktperson
3: E-Mailadresse des Adressaten (z. B. Kunde oder Lieferant)
Wird ein abweichender E-Mail Empfänger eingetragen, so übersteuert dieser die Zuordnung.
Die Zuordnung einer Mailadresse als „Kontakt E-Mail“ kann auch über "Personen importieren" für Kontaktpersonen in der Variante 1 mittels der Funktion "Kontaktzuordnungen importieren" erfolgen. Dabei muss in der Spalte „KZu_Email“ die E-Mail Adresse textlich übergeben werden (z. B. bmd@bmd.at). Anhand dieser Adresse wird bei der Kontaktperson die E-Mailadresse gesucht und die Verknüpfung auf der Zuordnung hergestellt. Nähere Informationen zum Import für Kontaktpersonen finden Sie hier: Personen importieren: Kontaktpersonen.
Neues Feld auf der Adresse: Ortschaft drucken
Auf der Adresse der Personen gibt es das neue Feld "Ortschaft drucken":
Dieses Feld wird künftig ausschließlich in den von BMD ausgelieferten Standardbrief-Adressmakros geprüft. Diese wurden entsprechend adaptiert und mit dem Update bei Ihnen eingespielt.
Damit können Sie künftig steuern, bei welchen Adressen auch die Ortschaft im Adresskopf eines Briefes angedruckt werden soll.
MOTIV
| Wenn es in einem Ort mehrere Ortschaften und darüberhinaus sogar redundante Straßenbezeichnungen gibt, kann über die Ortschaft im Adresskopf für jede Adresse eine Eindeutigkeit (auch aus Sicht der Post) hergestellt werden. |
Beispiel: In 5113 Sankt Georgen bei Salzburg gibt es verschiedenste Ortschaften:
Der Adresskopf im Brief kann durch das neue Feld
statt bisher:
Herbert Mustermann
Mustergasse 2
5113 Sankt Georgen bei Salzburg
nun so dargestellt werden:
Herbert Mustermann
statt bisher:
Herbert Mustermann
Mustergasse 2
5113 Sankt Georgen bei Salzburg
nun so dargestellt werden:
Herbert Mustermann
Mustergasse 2
Aglassing
5113 Sankt Georgen bei Salzburg
Bei deutschen Adressen wird die Ortschaft in diesem Fall gemäß den Adressierungsvorgaben der deutschen Post oberhalb der Straße gedruckt.
Zustellanweisung für Kontaktpersonen
Um den offiziellen Korrespondenz-Standards im Hinblick auf die Zustellanweisung an Kontakterpersonen verstärkt Rechnung zu tragen, wurde folgende Erweiterung für den Standardbrief implementiert, welche ausschließlich im Zusammenspiel mit den von BMD ausgelieferten Standardbrief-Adressmakros zur Anwendung kommt:
Auf der Kontaktzuordnung, sowie in der Maske der Kontaktpersonen, gibt es dazu von nun an das Feld "Zustellanweisung":
Im Zuge des Updates werden alle Kontaktpersonenzuordnungen, die im Feld "Standardbriefadresse" die Ausprägung "Adresse der Hauptzuordnung" aufweisen, im neuen Feld "Zustellanweisung" auf die Ausprägung "c/o" umgestellt. Die Einstellung in diesem Feld wird von den erweiterten Adressmakros verwendet und die Adressierung im Standardbrief dementsprechend angepasst.
Hinweis
| Die Regeln für Zustellanweisungen wie c/o, p.A., z.H. usw. sind weder in den Adressvorschriften der österreichischen, der deutschen, der Schweizer Post, noch in Ö-Norm und DIN ausführlich definiert und werden unserer Meinung nach am besten auf Wikipedia unter „Zustellanweisungen“ erklärt. Die richtige Verwendung obliegt dennoch Ihrer Kenntnis der Zustellanweisungen. BMD kann nur die technischen Möglichkeiten zur Verfügung stellen, um diese abzubilden. |
Weitere Informationen finden Sie unter BMD-Adressmakros im Standardbrief unter dem Punkt Zustellanweisungen für Kontaktpersonen.
Weitere Programmerweiterungen
Neuerfassung von E-Mail Adressen aus dem Kundennavigator
Wenn Sie im Kundennavigator die Funktionalität E-Mail-Adressen starten, erhalten Sie ja schon seit Längerem eine Liste aller E-Mail-Adressen des Kunden und seiner Kontaktpersonen.
Nun ist hier auch wieder die Neuanlage von E-Mail Adressen möglich.
Nach dem Start der Neuanlage mit F5 (NEU), definieren Sie im neuen Feld "Person", für wen diese neue E-Mail Adresse erfasst werden soll (Kunde oder Kontaktperson).
Existiert zu der gewählten Person noch keine Haupt-E-Mail-Adresse, dann wird eine hier neu erfasste E-Mail-Adresse automatisch als Haupt-E-Mail-Adresse auf die Person übernommen. Sollte bereits eine Haupt-E-Mail-Adresse auf der Person existieren, wird jede hier neu erfasste E-Mail-Adresse zu den weiteren E-Mail-Adressen zugeordnet.
E-Mail Adressen: Robinsonliste prüfen via Stapel
Die Prüfung, ob eine E-Mail-Adresse in der Robinsonliste registriert ist, kann künftig auch über den neuen Stapel "Robinsonliste prüfen " ("MCS_MDEMAILMGR_ROBINSONLISTE") durchgeführt werden. Der Stapel prüft standardmäßig alle E-Mailadressen aller Personen der Firmengruppe, es kann aber über Stapelparameter festgelegt werden, für welche Firmen die Prüfung durchgeführt werden soll.
Für weitere Firmen ist je Firma ein weiterer Stapelschritt erforderlich. Der Stapel bewirkt, dass auf der jeweiligen E-Mail-Adresse im Feld "Robinsonliste" das Kennzeichen entweder gesetzt oder entfernt wird. Weitere Informationen lesen Sie hier: Stapel
Parameter "Eingabe-Kundennavigator"
Der Parameter "Eingabe Kunden-Navigator" regelt, welche Personen im Kundennavigator angezeigt werden und besitzt ab sofort folgende Ausprägungen:
1 - Alle Personen zulassen
2 - Kunden, Lieferanten, Interessenten
3 - Kunden, Interessenten
4 - Lieferanten, Mögliche Lieferanten
Sie finden diesen Parameter im Paket CRM unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → Kunden (allgemeine oder firmenbezogene Einstellungen) → Allgemein → "Eingabe Kunden-Navigator". Dieser Parameter bezieht sich im Kundennavigator auf die Schnellsuche (Direkteingabe im Feld "Kunde") , sowie die normale Suche (F4) und bewirkt, dass nur jene Personenarten angezeigt werden, die im Parameter definiert wurden.
Mit diesem Parameter ist einstellbar, welche Personenarten im Kunden-Navigator eingegeben werden dürfen. 1 - Alle Personen zulassen. 2 - Kunden, Lieferanten, Interessenten. 3 - Kunden, Interessenten. 4 - Lieferanten, mögliche Lieferanten. Weitere Informationen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Kunden-Navigator. |