Schnittstelle zur techn. Sicherheitseinrichtung f. Barverkäufe/-umsätze
Grundlegende Informationen zum Paket finden Sie unter Warenwirtschaft Erste Schritte.
Allgemeines
Bei der technischen Sicherheitseinrichtung handelt es sich um eine Schnittstelle zu einem digitalen Kassenjournal (Fiskaljournal).
Es werden dadurch die Voraussetzungen der am 01.01.2016 in Kraft getretenen Registrierkassenverordnung erfüllt, ohne dass ein komplettes Kassensystem (Kassensaldoführung, Entnahmen usw.) verwendet werden muss.
Diese Kassenanbindung ist eine Lösung für NTCS WWS Kunden, um die Kassenrichtlinien für Barzahlungen abzubilden.
Mit bestimmten Funktionen und Feldern kann im laufenden Betrieb entschieden werden, ob es sich beim jeweiligen Geschäftsfall um eine Barrechnung handelt.
Hinweis
 | Voraussetzung ist das Modul "Schnittstelle zur techn. Sicherheitseinrichtung" und das Einrichten einer Kasse. Ein einfaches Einrichten der Kasse erfolgt mit dem Kasseninstallationsassistenten in wenigen Schritten. |
Pro Geschäftsfall kann mit definierten Feldern und Funktionen entschieden werden, ob es sich dabei um eine Barrechnung handelt.
Es wird im Wesentlichen zwischen zwei Geschäftsfälle unterschieden:
- Barzahlung einer bereits ausgestellten Rechnung.
- Ausstellung einer Rechnung welche sofort bar bezahlt wird (Barrechnung).
Im Menü Kasse (Bereich Warenwirtschaft → Kasse) können
- die Kassenabschlüsse für die Verbuchung durchgeführt,
- bereits erstellte Kassenbelege angesehen und ausgewertet,
- das Fiskaljournal ausgedruckt und exportiert
werden.
Barrechnung in der Fakturierung
Parameter für die Hinterlegung der Kassennummer
Damit die Barrechnungen beim Rechnungsdruck korrekt in die Fibu verspeichert werden, muss im folgenden Parameter die Kassennummer für die Barrechnungen hinterlegt werden.
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnung
| Kassennummer für Barrechnungen | Hinterlegung der Kassennummer |
Erstellen einer Zahlungsart "Barzahlung"
Für die Bar-Zahlungen wird eine eigene Zahlungsart benötigt.
Im Bereich CRM → Diverse Stammdaten → Zahlungsarten wird hierfür die Zahlungsart "Barzahlung" mit den folgenden Einstellungen eingerichtet.
Hinweis
| Folgende Feldeinstellungen sind zu beachten:
|
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Hinweis
| Es kann die Standardzahlungsart 1 "Barzahlung" verwendet und entsprechend konfiguriert werden, wenn diese nicht bereits für andere Geschäftsfälle verwendet wird. |
Anlage und Konfiguration einer Kasse
Im Bereich Warenwirtschaft → Kassen → Kassen für Barfaktura wird die Kasse angelegt und konfiguriert.
Im Einstiegsfeld "Firma" ist jene Firma auszuwählen, für welche die entsprechende Kasse angelegt wird. Mit dem Button Neu (F5) wird die neue Kasse für Barfaktura angelegt.
Anschließend wird die Barfaktura mit den folgenden Daten automatisch angelegt:
Folgende Felder stehen Ihnen hier zur Verfügung:
Hinweis
| Folgende Feldeinstellungen sind zu beachten:
|
In den Feldern "Druckereinstellungen für Belegdruck & Kassenabschluss" können mittels der F8-Funktion weitere Einstellungen zum Ausdrucksmodell definiert werden.
In den Druckereinstellungen ist es beispielsweise möglich den Beleg, welcher bei der Bezahlung der Rechnung ausgestellt wird, automatisch zu archivieren.
Hinweis
| Für weitere Informationen zu den Druckereinstellungen siehe auch: Druckereinrichtung. |
Zahlungsarten für Kasse
Sobald die Einstellungen für die Kasse gespeichert werden, öffnet sich das Fenster "Zahlungsarten für Kasse", in welchem die entsprechenden Zahlungsarten der Kasse zugewiesen werden.
Es wird hier die zuvor angelegte Zahlungsart hinterlegt und weiteres das Konto für die Zahlungsverbuchung der Rechnung ausgewählt.
Hinweis
| Im Bereich "Barzahlung" sind folgende Feldeinstellungen zu beachten:
|
Parameter
Damit im weiteren Verlauf die Kasse für die Barrechnungen verwendet wird, muss die Kassennummer im folgenden Parameter eingestellt werden:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Ausdrucke → Rechnung
| Kassennummer für Barrechnungen | Hinterlegung der Kassennummer |
Im folgenden Parameter wird das Buchungssymbol für die Zahlungsbuchungen hinterlegt:
Bereich Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Verspeicherung → Erfassungsdatei
| Buchungssymbol für Zahlungsbuchungen | Hinterlegung des Buchungssymbols für die Zahlungsbuchungen. Es erfolgt hierbei keine Prüfung auf das Vorhandensein das Buchungssymbol in der FIBU. Dieses muss in der FIBU ebenfalls angelegt werden. Wird hier kein Buchungssymbol eingetragen, werden die Barrechnungen gleich wie Standard-Rechnungen mit dem Buchungssymbol AR verbucht. |
Laufende Geschäftsfälle
Alle ausgestellten Barrechnungen werden direkt in der hinterlegten Registrierkasse aufgezeichnet.
Barzahlung einer bereits ausgestellten Rechnung
Wird eine bereits ausgestellte Rechnung im Nachhinein bar bezahlt, kann in den Rechnungen (Bereich Warenwirtschaft → Verkauf → Rechnungen → Rechnungen) mit der Funktion "Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse)" die Barzahlung ausgelöst werden. Die Funktion wird über das gelbe Menü → Funktionen oder mittels rechter Maustaste aufgerufen.
Hinweis
| Die Funktion "Rechnung bar bezahlen (Registrierkasse)" ist für jene Rechnungen verfügbar, welche keine Barrechnungen und keine Stornorechnungen sind. Weiters müssen folgende Punkte zutreffen:
|
Mit dem Ausführen der Funktion öffnet sich das Fenster "Zahlung Rechnung" im welchem die Barzahlung vorgenommen werden kann.
Im Feld "Betrag" wird der Zahlungsbetrag vorgeschlagen. Wenn es bereits Zahlungseingänge gibt, wird der Restbetrag (Zahlungsbetrag minus Zahlungseingänge) vorgeschlagen.
Sollte es sich um eine Teilzahlung der Rechnung handeln, kann der Betrag manuell angepasst werden.
Beispiel
 | Zur Rechnung mit einem Gesamtbetrag von € 10,-- wurden bereits € 5,-- bezahlt. Bei einer wiederholten Barzahlung wird nun der Restbetrag von € 5,-- vorgeschlagen.  |
Mit dem Klick auf den Button "Bezahlt" wird automatisch ein Eintrag im Fiskaljournal erzeugt und die Zahlungsbuchung in der FIBU verbucht.
In der Vorschau öffnet sich der Kassenbeleg der Zahlung. Dieser kann gedruckt, archiviert bzw. per E-Mail versendet werden. (Dies kann direkt über die Ausdrucksvorschau vorgenommen oder über die Druckereinstellungen für den Belegdruck am Kassenstamm definiert werden.)
Hinweis
| Beim E-Mail-Versand werden keine Mailadressen vom Kundenstamm ermittelt. Ein Versand im Hintergrund ist daher nicht möglich. |
Hinweis
| Der Kassenbeleg kann jederzeit nachproduziert werden. |
Ausstellen einer Rechnung welche sofort bar bezahlt wird (Barrechnung)
Wird eine Rechnung ausgestellt und sofort bezahlt, so muss der Auftrag als Barrechnung gekennzeichnet werden.
Dazu wird bei der Auftragsanlage im Feld "Zahlungsart" die Zahlungsart "Barzahlung" ausgewählt.
Hinweis
| Für die Barrechnungen kann ein eigenes Erfassungskennzeichen (Stammdaten → Verkauf → Erfassungskennzeichen) mit fix zugeordneter Zahlungsart angelegt werden. Die hinterlegte Zahlungsart wird folglich automatisch auf den Auftrag übernommen.  |
Beim Originalausdruck der Rechnung werden die Kasseninformationen auf dem Beleg angedruckt und der Bar-Umsatz in das Fiskaljournal eingetragen.
Hinweis
| Am Report der Rechnung ist das Band "Barrechnungsband" automatisch mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Kasseninformationen eingefügt.  |
Beim Verbuchen der Rechnung in die FIBU, werden sowohl die Rechnung als auch die Zahlung verbucht. Der durch die Rechnung entstandene offene Posten wird sofort mit der entsprechenden Zahlungsbuchung ausgeziffert. Es bleibt somit kein offener Posten für diese Rechnung übrig.
Reporteinstellungen
Das Band "Barrechnungsband", welches mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Kasseninformationen versehen ist, wird bei Verwendung der Zahlungsart "Bar" automatisch auf der Rechnung angedruckt. Bei allen anderen Rechnungen wird dieses Band unterdrückt.
In diesem Band können die folgenden Felder definiert werden:
Hinweis
|
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Ab 01.01.2017 ist es Pflicht die Bon-Signatur anzudrucken.
Diese besteht aus bereits vorhandenen Feldern, wie
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Relevante Menüpunkte der Kasse
Kassenabschluss
Der Kassenabschluss ist über das Menü Kasse → Barfaktura → Kassenabschluss Barfaktura möglich.
Bevor das Fenster für den Kassenabschluss geöffnet wird, müssen folgende Daten eingegeben werden:
Der Ausdruck des Kassenabschlusses wird in der Vorschau angezeigt. Dieser kann gedruckt bzw. per E-Mail versendet oder archiviert werden.
Hinweis
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Der Kassenabschluss kann jederzeit und mehrmals für den gleichen Zeitraum durchgeführt werden. Diese Programmfunktionalität wird in weiteren Versionen für die Anforderungen 2017 ausgebaut. |
Nachdruck Kassenbelege
Im Fenster Kasse → Barfaktura → Kassenbelege Barfaktura ist ein Nachdruck eines einzelnen Kassenbelegs möglich.
Es kann der gewünschte Beleg ausgewählt und mit der Funktion "Belegkopie" ausgedruckt werden.
Die Belegkopie wird anschließend in der Vorschau angezeigt. Dieser kann gedruckt bzw. per E-Mail versendet oder archiviert werden.
Kassenbericht
Ein Kassenbericht bietet die Möglichkeit Kassenabschlüsse nachzudrucken.
Mit der Funktion "Kassenbericht" werden in einem neuen Fenster die bereits durchgeführten Kassenabschlüssen aufgelistet.
Mit "Übernehmen" wird der Kassenabschluss anschließend in der Vorschau angezeigt. Dieser kann gedruckt bzw. per E-Mail versendet oder archiviert werden.
Kassenjournal
Das Kassenjournal bietet eine weitere Ausdrucksmöglichkeit. Es handelt sich hierbei um eine Kontrollliste.
Mit der Funktion "Kassenjournal" wird in einem neuen Fenster ein Eingabefenster für das Kassenjournal geöffnet.
Mit "Vorschau" wird anschließend der Kassenabschluss in der Vorschau angezeigt. Dieser kann gedruckt bzw. per E-Mail versendet oder archiviert werden.
Mit "Drucken" wird der Kassenabschluss laut Druckereinstellung gedruckt.
FAQ
Allgemeines
Wie kann bei Barfaktura ein Nullbon erstellt werden?
Was kann kontrolliert werden, wenn der Monatsabschluss (RKSV) bei der Barfaktura nicht automatisch erstellt worden ist?
Wie kann bei Barfaktura ein Nullbon erstellt werden?
Was kann kontrolliert werden, wenn der Monatsabschluss (RKSV) bei der Barfaktura nicht automatisch erstellt worden ist?
