Updatebeilage CRM 2017

 

Sie können über den Parameter Aufgaben-Benachrichtigungen senden die E-Mail-Benachrichtigungen für die Aufgaben unabhängig von den Fristen bzw. Terminen steuern. Diesen Parameter finden Sie unter Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 9 Aufgaben → Allgemeine Einstellungen → 1 Allgemein. Welche Voraussetzungen für den generellen E-Mail Versand notwendig sind, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Aufgaben.

Im Fenster "Neuigkeiten" gibt es ab dieser Version die Funktion "Aufgabe "Neuigkeiten lesen!" erstellen". Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, interessante Neuigkeiten an Ihre Mitarbeiter über eine Aufgabe zu verteilen. Im linken Bereich des Fensters können Sie eine oder mehrere Neuigkeiten auswählen und mit dem Ausführen der eben erwähnten Funktion in Ihrem Unternehmen verbreiten. Details lesen Sie in der Hilfe zum Fenster Neuigkeiten unter dem Punkt Spezialfunktionen.

 

Im Workflow gibt es ein paar Erweiterungen zur Ermittlung des zuständigen Sachbearbeiters für Workflowaufgaben. Die Neuerungen werden nachfolgend kurz beschrieben, eine detaillierte Beschreibung dazu finden Sie in der Feldauswahl zur Aufgabenaktion.

Bei der Mitarbeiterermittlung nach "Mitarbeitervorlagen" haben Sie bei jeder Mitarbeiterrolle die Möglichkeit zu entscheiden, von welcher Basis aus der nächste Workflowmitarbeiter ermittelt wird. Dazu stehen Ihnen die drei Möglichkeiten "Aufgabenbesitzer", "Aufgabenbearbeiter" und "Sachbearbeiter" zur Auswahl.

Bei der Mitarbeiterermittlung nach Sachbearbeiter kann auch der Sachbearbeiter, Abteilungsleiter bzw. Geschäftsführer des Kunden ermittelt werden. Damit diese Personen ermittelt werden können, müssen Sie die Combobox "Mitarbeiterermittlung" auf "Ermittlung Sachbearbeiter" stellen und im Feld "Sachbearbeiter" die nötige Zuordnung treffen.

Bei der Mitarbeiterermittlung "Auf Abfrage" im Workflow können auch mehrere Mitarbeiter ausgewählt werden, welche die Workflowaufgaben zur Bearbeitung bekommen sollen. Dazu wurde in diesem Abfragefenster das F8-Symbol für die Mehrfachzuordnung von Mitarbeitern eingebaut.

Im Workflow wurden neue Spezial- bzw. Hintergrundfunktionen hinzugefügt bzw. bestehende erweitert. Die neuen Funktionen werden nachfolgend kurz beschrieben, eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie in der Hilfe zu den Workflow - Funktionen.

Spezialfunktion "DMS Dokument mit Begleitbrief versenden"

Für den Versand mit Begleitbrief von (Finanz-)dokumenten wurde die Workflow Spezialfunktion "DMS Dokument versenden mit Begleitbrief" erweitert, sowie eine Funktion für den Massenversand in den Aufgaben zur Verfügung gestellt. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation zum Versand von (Finanz-)dokumenten mit Begleitbrief.

Über diese Spezialfunktionen können Sie beim Ausführen der Aufgabe die Frist bearbeiten bzw. wird beim Ausführen der Aufgabe die Frist im Hintergrund erledigt.

Beim Erreichen dieser Hintergrundfunktion im Workflow wird die betroffene Frist automatisch erledigt.  

Den Mailversand bei den Fristen können Sie je Fristart steuern. Dazu gibt es auf der Fristart das Feld "E-Mail-Versand deaktiviert", wenn Sie dieses Feld aktivieren, wird das Mailing für Fristen mit dieser Fristart deaktiviert.

 

Beim Erledigen einer Frist haben Sie die Möglichkeit einen Erledigtstatus anzugeben. Den Erledigtstatus können Sie direkt auf der Frist im gleichnamigen Feld hinterlegen. Unter Stammdaten → CRM/Kanzlei gibt es ein eigenes Fenster "Fristen Erledigtstatus", in dem Sie die gewünschten Erledigtstatus anlegen können, die dann auf der Frist hinterlegt werden können.

Sie können die Eingabe eines Erledigtstatus auch verpflichtend machen, in dem Sie auf der Fristart das Feld "Erledigtstatus notwendig" aktivieren. Wird eine Frist mit entsprechender Fristart erledigt, erhalten Sie automatisch dieses Fenster zur Auswahl eines Erledigtstatus. Erst wenn Sie hier einen Erledigtstatus auswählen, wird die Frist erledigt.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Fristen - Erledigtstatus.

Weitere Informationen zur Berechnung der Toleranzgrenzen finden Sie in der Hilfe zum Fenster Quotenverwaltung.

Beim Import von Dokumentenkategorien stehen Ihnen zwei Funktionen zum Importieren der Standardkategorien zur Verfügung. Sie können hier entscheiden, ob Sie die Standardkategorien für Wirtschaftskunden oder die Standardkategorien für Steuerberater importieren möchten.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Standardkategorien importieren.

Wenn Sie ein Dokument archivieren, welches zu diesem Zeitpunkt noch durch eine andere Anwendung geöffnet ist, bekommen Sie diese Hinweismeldung, dass die Archivierung nicht durchgeführt werden kann.

Erst wenn die Anwendung, welche auf dieses Dokument zugreift, geschlossen wird, können Sie das Dokument archivieren.

Beim Bearbeiten eines Dokuments im DMS wird zusätzlich zur Check-out-User-ID auch der Check-out-Ort gespeichert. Das heißt, es wird auch der Name des Computers, von dem das Dokument zum Bearbeiten geöffnet worden ist, gespeichert. Die Änderungen am Dokument können nur eingecheckt werden, wenn der User, der das Dokument ausgecheckt hat, das Dokument am gleichen Arbeitsplatz wieder eincheckt.

Über den DMS-Parameter "Automatischer Verweis bei Sammelarchivierung" können Sie steuern, ob bei der Mehrfacharchivierung von Dokumenten eine automatische Erstellung von Verweisen erfolgen soll. Diesen Parameter finden Sie unter "Stammdaten → Einstellungen → CRM Parameter → 6 BMD DMS → Allgemeine Einstellungen → 2 Archivieren".

Bitte beachten Sie, dass dieser Parameter entweder für alle Typen der Sammelarchivierung (Drag & Drop, manuelle Mehrfachzuordnung, ...) gilt oder eben für keine dieser Sammelarchivierungen.

Beim Versand eines PDF-Dokuments mit Stempel aus dem DMS haben Sie die Möglichkeit, mehrere Stempel zu erfassen, um unmittelbar vor dem Versand den gewünschten Stempel auszuwählen. Sie müssen nicht mehr einen Stempel fix im Parameter hinterlegen, sondern können je Versand entscheiden, welcher Stempel auf das Dokument eingefügt werden soll. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Stempeltexte.

Beim Drag & Drop einer Dokumentenzuordnung (DKZ) kommt folgende Abfrage, ob Sie diese kopieren oder verschieben möchten:

Im Mouseover Text beim Drag & Drop von Dokumentenzuordnungen steht . Diese Meldung erfolgt nur, wenn das geöffnete Fenster das Drag & Drop von DKZs auch unterstützt. Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation Drag & Drop im DMS.

Mit der Unterschriftensoftware xyzmo Client können Sie die Signatur Ihrer PDF Dokumente direkt aus dem DMS starten. Sie haben damit die Möglichkeit, bereits archivierte PDF-Dokumente von verschiedenen Personen zu verschiedenen Zeitpunkten signieren zu lassen, ohne das Dokument erneut archivieren zu müssen.

Öffnen Sie dazu die Dokumentenübersicht und markieren Sie das gewünschte PDF Dokument. Im gelben Menü unter Funktionen → Signatur Unterschrift (nur PDF) → Unterschreiben starten Sie den Signaturvorgang.

Weitere Informationen dazu erhalten Sie in der Dokumentation zur XYZMO Signierung.

Wird die Standardbriefkategorie in der Combobox rechts oben im Standardbrief gewechselt, wird die Adressatenliste unter folgenden Umständen übernommen:
  - Wenn die Adressatenliste der Zielkategorie leer ist und
  - wenn die Personenart der Ausgangskategorie von der Zielkategorie verarbeitet werden kann.

Sie fügen unter der Comboboxeinstellung "Alle Personen" Diverse Personen in die Adressatenliste. Wenn Sie jetzt in der Combobox auf "Diverse Personen" umschalten, wird die Adressatenliste übernommen, sollte diese noch leer sein.

In den Parametern zum Standardbrief gibt es einen neuen Parameter "Startkategorie bei Übergabe Kunde/Lieferant", in dem Sie regeln können, ob bei der Übergabe eines Kunden bzw. Lieferanten in den Standardbrief dieser mit der Comboboxeinstellung "Alle Personen" oder "Kunde/Lieferant" geöffnet werden soll.

 

Die Übergabe eines Kunden in den Standardbrief erfolgt zum Beispiel beim Start der Funktion "Standardbrief" aus dem Kunden-Navigator. Oben angesprochenen Parameter finden Sie unter Tools → Überblick über alle Tools-Parameter → 2 BMD-System → Allgemeine Einstellungen → 7 Standardbrief - Einstellungen.