BMD Web: Termine

Grundlegende Informationen zum CRM finden Sie unter Erste Schritte.

Der Terminkalender ermöglicht das Anlegen bzw. das Verwalten von Terminen und ist ein wichtiges Mittel zur Organisation innerhalb des Unternehmens.

Die BMD Web-Ansicht ist standardmäßig untergliedert in die Terminliste und in verschiedene Bereiche im rechten Teil des Fensters wie Dokumente, Kalender, zugeordnete Ressourcen und Teilnehmer bzw. die Termindetails zum selektierten Termin.

Einstiegsfelder

Die Einstiegsfelder ermöglichen es Ihnen, eine genaue Selektion der angezeigten Termine vorzunehmen. Sie können sich beispielsweise die Termine bestimmter Mitarbeiter bzw. eines bestimmten Datums usw. anzeigen lassen. Welche Einstiegsfelder hier zur Verfügung stehen, können Sie über die Feldauswahl definieren. Weitere Informationen zum Einstellen der Feldauswahlen im BMD Web erhalten Sie in der Hilfe BMD Web: Allgemeine Bedienelemente.

Termine

Im Bereich "Termine" werden Ihnen alle Termine des aktuell ausgewählten Tages angezeigt. Sie können hier Termine ansehen, neu anlegen, bearbeiten und löschen.

Anhand der Combobox, die sich rechts oben in diesem Bereich befindet, können Sie einstellen, welche Termine angezeigt werden sollen. Folgende Ausprägungen stehen Ihnen zur Auswahl:

Offene Termine
Erledigte Termine
Alle Termine

Ressourcen zuordnen

Ermöglicht Ihnen die Reservierung von Ressourcen (Räumlichkeiten, Beamer ...) zu einem Termin. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcen zu Termin zuordnen.

Hinweis

Wenn Sie zu einem Termin eine genehmigungspflichtige Ressource reservieren, wird automatisch eine Termingenehmigung ausgelöst. Weitere Informationen finden Sie in der Themendokumentation Ressourcen genehmigen.

Verteilen

Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter auswählen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich "Teilnehmer" in der Detailleiste einsehen.

Alle weiteren Informationen zur Funktion finden Sie in der Fensterhilfe.

Delegieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin an einen anderen Mitarbeiter delegieren. Geschieht das mit "Rückmeldung", so erhält man eine automatische Benachrichtigung, sobald der Mitarbeiter den Termin löscht oder erledigt.

Terminserie

Die Funktion "Terminserie" dient dazu, regelmäßig wiederkehrende Termine zu definieren. Weitere Informationen, welche Möglichkeiten es zur Erstellung einer Terminserie gibt bzw. wie Serientermine zusammengehalten werden, erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Terminserie.

Hinweis

Detaillierte Informationen zum Bearbeiten von Serienterminen bzw. zum Ändern einer Seriendefinition erhalten Sie in der Dokumentation zum Arbeiten mit Serienterminen.

Verschieben

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin auf einen anderen Zeitpunkt verschieben. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Termin verschieben.

Ressourcen freigeben

Mit dieser Funktion können Sie die reservierten Ressourcen eines aktuellen oder zukünftigen Termins freigeben. Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich folgender Dialog, in dem Sie nicht mehr benötigte Ressourcen zur Freigabe auswählen oder alle Ressourcen eines Termins freigeben können.

Hinweis

Bei einem aktuellen Termin werden der Termin und die Ressourcenreservierung mit dem aktuellen Zeitpunkt beendet. Bei einem zukünftigen Termin wird die Ressourcenzuordnung gelöscht und der Termin bleibt unverändert bestehen. Bei Terminen in der Vergangenheit ist die Funktion inaktiv.

Kopieren/Einfügen

Kopieren

Mit dieser Funktion können Sie einen Termin inklusive der Termindaten, Verteilung etc. kopieren.

Hinweis

Bei Serienterminen ist die Funktion "Kopieren" inaktiv.

Einfügen

Fügt den Termin inklusive der Termindaten (Kunde, Betreff, Von-Zeit, Bis-Zeit ...) am gewünschten Tag und Zeitpunkt ein. In der Tages- bzw. Wochenansicht können Sie den Zeitpunkt selektieren, für den der kopierte Termin angelegt werden soll.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Funktionen

In LEA verbuchen

Beim Ausführen dieser Funktion öffnet sich das Fenster "Leistung". Nach Eingabe der Daten und dem Speichern der Leistung wird dieser Termin automatisch in die LEA übergeben.

Hinweis

Bei Terminen mit dem Kennzeichen "Verdeckt" oder "Privat" ist die Funktion inaktiv. Wenn Sie aber den Mauszeiger über die Funktion bewegen, wird Ihnen im Mouseover-Text ein entsprechender Hinweis angezeigt.

DMS

Mit dieser Funktion haben Sie die Möglichkeit, einem Termin Dokumente zuzuordnen, Dokumente hochzuladen bzw. anzusehen etc. Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen erhalten Sie in der Hilfe BMD Web: Dokumentenzuordnung.

Extras

Kalender

Im Kalender werden die Tage teilweise mit unterschiedlichen Farben bzw. Rahmen angezeigt. Die genaue Bedeutung dieser Markierungen wird in der untenstehenden Tabelle näher erläutert.

Das aktuelle Datum wird immer mit einem roten Rahmen dargestellt.

Sobald an einem Tag ein Termin erfasst ist, werden diese mit einem blauen Unterstrich angezeigt.

Der aktuell ausgewählte Tag wird mit einer hellblauen Schattierung angezeigt.

Feiertage, Samstage und Sonntage sind gelb hinterlegt und rechts mit einem orangefarbenen Vertikalstrich gekennzeichnet.

Hinweis

Wird an einem Samstag, Sonn- oder Feiertag ein Termin erfasst, verschwindet der orange Hintergrund und es ist nur mehr anhand des orangen Striches rechts vom Datum ersichtlich, dass es sich um einen Samstag, Sonn- oder Feiertag handelt.

Ist an einem Tag ein Termin erfasst, der als "Auswärts/Abwesend" gekennzeichnet ist, wird dieser mit grauer Schattierung angezeigt.

Dokumente

Im Fensterbereich "Dokumente" werden alle zum selektierten Termin zugeordneten Dokumente aufgelistet. Sie haben hier die Möglichkeit, die drei Bereiche "Ablagebereich", "Dokumente" und "Dokumentenvorschau" separat voneinander ein- oder auszublenden.

Wird der Bereich der Liste der Dokumente ausgeblendet, gibt es in der Dokumentenvorschau die Möglichkeit, zwischen den zugeordneten Dokumenten mit den Pfeilen zu wechseln, sofern einem Termin mehrere Dokumente zugeordnet sind.

Weitere Informationen zu den Funktionen in diesem Bereich erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster BMD Web: Dokumente.

Teilnehmer

Wenn Sie diesen Bereich einblenden, werden Ihnen alle Teilnehmer, die zum aktuellen Termin verteilt sind, angezeigt.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Teilnehmer
Verteilen	Diese Funktion ermöglicht Ihnen das Verteilen eines Termins auf andere Mitarbeiter bzw. -gruppen. Dazu öffnet sich das Fenster Mitarbeiter auswählen, in dem Sie die Teilnehmer des Termins zuordnen können. Auf welche Mitarbeiter dieser Termin verteilt ist, können Sie im Bereich "Teilnehmer" in der Detailleiste einsehen. Alle weiteren Informationen zur Funktion finden Sie hier.
An mich verteilen	Der eigene Benutzer wird zum bestehenden Termin verteilt.
Zusagestatus	Über den Zusagestatus können Sie z. B. zu Terminen zu- oder absagen. Alle weiteren Informationen finden Sie hier.

Zugeordnete Ressourcen

In diesem Bereich wird Ihnen angezeigt, welche Ressourcen für den aktuell selektierten Termin reserviert worden sind.

Folgende Funktionen stehen über das Fenstermenü zur Verfügung:

Zugeordnete Ressourcen
Ressourcen zuordnen	Mit dieser Funktion können Sie den Dialog für die Termin-Ressourcen-Zuordnung öffnen. Nach dem Klick auf diese Funktion öffnet sich das Fenster zur Zuordnung von Ressourcen. Detaillierte Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Ressourcen zu Termin zuordnen.

Termindetails

In den Termindetails werden Ihnen zusätzliche Informationen zum ausgewählten Termin angezeigt.

Hinweis

Welche Felder Ihnen hier angezeigt werden sollen, können Sie in der Feldauswahl für die Termindetails in der NTCS einstellen.

Zugeordnete Genehmiger

Im Bereich der zugeordneten Genehmiger ist für Sie ersichtlich, wer den aktuell selektierten Termin genehmigen muss. Dieser Bereich steht nur für die Anzeige der Genehmiger zur Verfügung.

Erinnerungen

In diesem Bereich ist ersichtlich, ob zu einem Termin bereits Erinnerungen erfasst sind. Sie haben auch die Möglichkeit, gleich hier eine neue Erinnerung für den Termin zu erstellen bzw. eine bestehende Erinnerung zu bearbeiten oder zu löschen.

Allgemeine Informationen zum Erstellen von Erinnerungen erhalten Sie in der Hilfe zum Fenster Erinnerung.

Hinweis

Wird ein Termin erledigt, werden alle dazugehörigen Erinnerungen gelöscht.

Termintext

Im Termintext wird der zum Termin verfasste Text schreibgeschützt angezeigt. Eine Bearbeitung des Termintextes ist in diesem Bereich nicht möglich.

Hinweis

Um einen Text zu verfassen, müssen Sie bei der Neuanlage bzw. beim Bearbeiten eines Termins auf die drei Punkte rechts neben dem Textfeld in der Bearbeitungsmaske klicken. Damit öffnet sich der Texteditor.

Wird der Text in der NTCS geschrieben, wird dieser im Web angezeigt und umgekehrt ebenso: Wenn Sie den Text im Web verfassen, wird dieser beim Termin in der BMD NTCS angezeigt.

Hinweis

Grundsätzlich sind bis auf die Einstiegsfelder und den Bereich "Termine" alle anderen Bereiche optional. Sie können sich diese nach Belieben ein- bzw. ausblenden. Eine detaillierte Beschreibung, wie Sie die Bereiche einstellen bzw. anordnen können, erhalten Sie in der Hilfe BMD Web: Allgemeine Bedienelemente.

Siehe auch:

BMD Web: Allgemeine Bedienelemente