Die Konsolidierung dient dazu, Werte zusammenzuspielen (Ausnahme Filialtrennung). Je nach Grund gibt es verschiedene Ansätze, auf die geachtet werden muss, und auf Grund dessen wird entschieden, wo die Konsolidierung durchgeführt werden muss.

Eine Konsolidierung in der FIBU wird benötigt:

wenn von getrennten FIBUs eine gemeinsame UVA abgegeben werden muss (UVA-Konsolidierung)
für gemeinsame Auswertungen getrennter FIBUs (Ist- und Planwerte möglich) (FIBU-Konsolidierung)
bei Umgründungen bzw. Einbringungen
wenn Sie eine gesamte FIBU in eine andere Währung umrechnen möchten (Währungsumrechnung)
bei Konzernkonsolidierung mit Bereinigung der Innenumsätze (Konsolidierung mit IC-Codes)

Eine Konsolidierung in der KORE wird benötigt:

Wenn Sie mehrere getrennt geführte Kostenrechnungen gemeinsam auswerten wollen. Genauere Informationen finden Sie unter Konsolidierung in der KORE.

Eine Konsolidierung in der Bilanz wird benötigt:

Wenn eine Bilanz über mehrere getrennt geführte FIBUs erstellt werden soll (und trotzdem jede einzelne FIBU auch getrennt dargestellt werden kann). Genauere Informationen finden Sie unter Konsolidierung in der Bilanz.

Hinweis

Wir können ausschließlich eine Vollkonsolidierung darstellen. Das bedeutet, alles, was in den einzelnen Firmen gebucht wird, wird zur Gänze in der Konsolidierung dargestellt, außer es wird durch eine Hilfsbuchhaltung eliminiert.

Die Quotenkonsolidierung kann nur anhand von Salden durchgeführt werden. Bei Konsolidierungen mit IC-Codes ist es zwingend erforderlich, die Konsolidierung durch Buchungen vorzunehmen und somit ist keine Quotenkonsolidierung möglich.

2. Allgemeines - Konzernkonsolidierung

Der Intercompany Code dient zur Kennzeichnung innerbetrieblicher Verrechnungen und kann beim Buchen eingegeben bzw. im Kontenstamm bereits zum Vorschlag für die Buchungen hinterlegt werden. Durch den IC-Code werden innerbetriebliche Leistungen für eine Konsolidierung gekennzeichnet.

Grundsätzlich kann man in der Konzernkonsolidierung mit folgenden Themen konfrontiert werden:

Aufwands-/Ertragskonsolidierung
Forderungs-/Schuldenkonsolidierung
Kapitalkonsolidierung
Zwischenergebniseliminierung

IC-Codes werden verwendet, um Geschäftsfälle, die zwischen den in den Konzernabschluss integrierten Gesellschaften stattfinden, eliminieren zu können, ohne dass diese Eliminierung gebucht werden muss. Alle IC-Buchungen werden im Zuge der Konsolidierung auf eine eigene Buchungsart umgespielt, sodass in den Auswertungen diese Buchungen herausgefiltert werden können.

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Was muss vor der erstmaligen Konsolidierung mit IC-Codes beachtet werden?

Eine Konsolidierung mit IC-Codes ist nur mit der Konsolidierungsart "Buchungen" möglich. Wird eine Konsolidierung mit der Konsolidierungsart "Salden" durchgeführt, so erhalten Sie einen dementsprechenden Hinweis dazu.
In den Konsolidierungseigenschaften muss erstmals der IC-Code der eigenen FIBU am Feld Kons-IC-Code für den Ausschluss hinterlegt werden.
Weiters besteht die Möglichkeit, alle Buchungen mit IC-Code im Zuge der Konsolidierung auf eine eigene Buchungsart umzustellen. Dazu muss vor der Konsolidierung der Parameter Buchungsart für Buchungen mit IC-Code hinterlegt werden. Der Vorteil dieser Hinterlegung besteht darin, dass diese Buchungen bei den BWA-Auswertungen gesondert bzw. gar nicht ausgewertet werden.

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3. Einstellungen

3.1. Konsolidierungskreise - Anlage der IC-Codes

Um mit IC-Codes arbeiten zu können müssen diese angelegt werden.

Die Anlage der IC-Codes erfolgt in der FIBU unter Stammdaten → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Funktionen → Konsolidierungskreise oder

im CRM unter Stammdaten → Firmen → Firmen → Funktionen → Konsolidierungskreise:

Zuerst hinterlegen Sie einen Konsolidierungskreis, in welchem Sie dann die einzelnen IC-Codes anlegen. Die Anlage der IC-Codes ist sowohl numerisch als auch alphanumerisch möglich.

In den meisten Fällen wird die Firmennummer als IC-Code angelegt und in den Konsolidierungskreisen auf der Firma hinterlegt.

Die Konsolidierungs-FIBU muss in den Konsolidierungskreis ebenfalls angelegt werden.

Hinweis

Damit IC-Codes auch angelegt werden können, ist die Lizenz für die Konsolidierung Voraussetzung.

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3.2. Anlage einer eigenen IC-Buchungsart

Die Buchungsart, auf die IC-Buchungen im Zuge der Konsolidierung umgespielt werden, muss in der Konsolidierungs-FIBU angelegt werden.

Die Anlage der Buchungsarten/-varianten finden Sie unter Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungsvarianten/-arten:

Damit die IC-Buchungsart nicht bei jeder Konsolidierung gelöscht wird und nicht in einer operativen FIBU angelegt werden muss gibt es folgende Parametereinstellung:

Stammdaten/Salden/Buchungen vor Konsolidierung löschen

Einstellung, wie bei einer neuerlichen Konsolidierung die bereits konsolidierten Stammdaten/Salden/Buchungen behandelt werden:

0 - Neuanlage: Alle Daten einschließlich Stammdaten der Konsolidierungsbuchhaltung werden gelöscht und neu angelegt.

Budgetmodelle: Wurde ein Budgetmodell in einer Konsolidierungsbuchhaltung angelegt, wird dieses Budgetmodell inkl. aller Daten gelöscht!

1 - Salden + Buchungen löschen, bei Stammdaten Neuanlagen und Änderungen: Die Personendaten werden neu übernommen. Stammdatenänderungen und Neuanlagen werden durchgeführt - gilt auch für Budgetmodelle. Salden, Buchungen und Budgetwerte werden gelöscht und neu konsolidiert. Bei den Budgetwerten wird das gesamte Jahr konsolidiert.

Budgetmodelle: Nur in der konsolidierten Buchhaltung angelegte Budgetmodelle bleiben (mit den dazugehörigen Daten) erhalten! Bei erneuter Konsolidierung der Budgetmodelle werden die Werte der Budgetmodelle (z. B. KK-Rahmen) aus den zu konsolidierenden Buchhaltungen konsolidiert. Die ermittelten Werte werden aber nicht zu den bestehenden Werten in der konsolidierten FIBU dazugezählt, sondern die bestehenden Werte werden durch die konsolidierten ersetzt.

2 - Salden + Buchungen löschen, bei Stammdaten nur Neuanlagen: Die Stammdaten bleiben bestehen und werden nur um die Neuanlagen ergänzt - gilt auch für Budgetmodelle. Stammdatenänderungen werden nicht durchgeführt. Salden, Buchungen und Budgetwerte werden gelöscht und neu konsolidiert. Bei den Budgetwerten wird das gesamte Jahr konsolidiert.

Budgetmodelle: Nur in der konsolidierten Buchhaltung angelegte Budgetmodelle bleiben (mit den dazugehörigen Daten) erhalten.

3 - Nicht löschen, bei Stammdaten Neuanlagen und Änderungen: Die Personendaten werden neu übernommen. Stammdatenänderungen und Neuanlagen werden durchgeführt - gilt auch für Budgetmodelle. Salden und Buchungen werden nicht gelöscht. Die aktuelle Konsolidierung wird mit den bereits konsolidierten Daten saldiert. Wird im Zusammenhang mit monatlicher Konsolidierung verwendet. Es ist möglich, in der Konsolidierungs-FIBU manuelle Buchungen durchzuführen. Budgetwerte werden jedoch gelöscht und das gesamte Jahr neu konsolidiert.

Budgetmodelle: Nur in der konsolidierten Buchhaltung angelegte Budgetmodelle bleiben (mit den dazugehörigen Daten) erhalten.

4 - Nicht löschen, bei Stammdaten nur Neuanlagen: Die Stammdaten bleiben bestehen und werden nur um die Neuanlagen ergänzt - gilt auch für Budgetmodelle. Stammdatenänderungen werden nicht durchgeführt. Salden und Buchungen werden nicht gelöscht. Die aktuelle Konsolidierung wird mit den bereits konsolidierten Daten saldiert. Wird im Zusammenhang mit monatlicher Konsolidierung verwendet. Es ist möglich, in der Konsolidierungs-FIBU manuelle Buchungen durchzuführen. Budgetwerte werden jedoch gelöscht und das gesamte Jahr neu konsolidiert.

Budgetmodelle: Nur in der konsolidierten Buchhaltung angelegte Budgetmodelle bleiben (mit den dazugehörigen Daten) erhalten.

5 - Salden + Buchungen vergleichen, bei Stammdaten Neuanlagen und Änderungen: Die Personendaten werden neu übernommen. Stammdatenänderungen und Neuanlagen werden durchgeführt. Salden und Buchungen werden verglichen - es werden nur geänderte, neue und gelöschte Buchungen abgeglichen.

Hinweis: Dieser Parameter ist nicht geeignet, wenn Sie mit Konsolidierungskonten, Währungsumrechnung, Einschränkungen oder einer Filialtrennung arbeiten - in diesen Fällen wird immer eine Vollkonsolidierung ausgeführt. Werden mehr als 2000 geänderte Buchungen gefunden, wird ebenfalls eine Vollkonsolidierung durchgeführt.

6 - Salden + Buchungen vergleichen, bei Stammdaten nur Neuanlagen: Die Stammdaten bleiben bestehen und werden nur um die Neuanlagen ergänzt. Salden und Buchungen werden verglichen - es werden nur geänderte, neue und gelöschte Buchungen abgeglichen.

Hinweis: Anstatt der Einstellungen 3 und 4 wäre es auch möglich, mit den Einstellungen 1 und 2 zu arbeiten. In diesem Fall müssten die manuellen Buchungen in einer kalkulatorischen FIBU durchgeführt und bei der Konsolidierung ebenfalls mitkonsolidiert werden.

Buchungsart für Buchungen mit IC-Code

Mit diesem Parameter kann eingestellt werden, auf welche Buchungsart die Buchungen mit IC-Code konsolidiert werden.

Die Buchungsart muss einer laufenden Periodenbuchungsart entsprechen.

Der Parameter wird in der Konsolidierungsfirma eingestellt.

3.2.1. Anzeige Buchungsvarianten am Kontoblatt und Saldenliste

Damit auf Kontoblättern nur die Buchungen ohne IC-Code angezeigt werden, lässt sich ein Parameter einstellen, der die Buchungsvariante auswählbar macht. Diesen Parameter finden Sie unter Finanzbuchhaltung → FIBU Parameter → Allgemein → Eingabefeld für Buchungsvariante anzeigen:

Eingabefeld für Buchungsvariante anzeigen

Mit diesem Parameter kann festgelegt werden, ob die Eingabe der Buchungsvariante bei den Bildschirmansichten Kontoblatt und Saldenliste sowie im Buchungsprogramm und in der manuellen Auszifferung möglich ist.

Wurde auf dem Buchungssymbol eine Buchungsvariante hinterlegt, wird diese beim Einstieg ins Buchungsprogramm vorgeschlagen. Weiters gilt diese Einstellung auch für den BP-Export.

Am Kontoblatt kann nach der Buchungsvariante gefiltert werden:

3.3. Hinterlegung der IC-Codes in der FIBU-FIBU-Zuordnung

Mit der Hinterlegung der IC-Codes in der FIBU-FIBU-Zuordnung kann in der Konsolidierungs-FIBU auf jeder IC-Buchung nachvollzogen werden, aus welcher FIBU die Buchung kommt:

3.4. Hinterlegung der IC-Codes auf Konten

Folgende IC-Code-Einstellungen sind auf den Konten zu hinterlegen:

IC-Code	Der IC-Code kann hier hinterlegt werden.
IC-Code-Kz	Neben dem IC-Code kann auch ein IC-Code-Kennzeichen erfasst werden. Das Buchen reagiert, je nach Hinterlegung auf dieses Kennzeichen: manuelle Eingabe zwingende Eingabe fixer IC-Code IC-Code einseitig kein IC-Code einseitig keine Eingabe

Wird ein neuer IC-Code auf einem Konto (Sach- bzw. Personenkonto) hinterlegt, kommt eine Abfrage, ob auf die bereits bestehenden Buchungen der IC-Code geschrieben werden soll.

Wird ein IC-Code von einem Konto entfernt, kommt die Abfrage, ob auf den bestehenden Buchungen der IC-Code gelöscht werden sollte.

3.4.1. IC-Codes auf Personenkonten

Interne Kunden und interne Lieferanten sollten mit dem IC-Code hinterlegt werden. Somit wird auf jede Buchungszeile der Buchung der IC-Code erfasst - Ausnahme: am Sachkonto ist gegenteiliges hinterlegt.

Beispiel interner Kunde - FIBU-Konto-Reiter:

3.4.2. IC-Codes auf Sachkonten

Auf Sachkonten macht es Sinn, je nach Verwendung des Kontos verschiedene IC-Code-Ausprägungen zu hinterlegen. Grundsätzlich werden die IC-Codes meist über das Personenkonto bestimmt.

in folgenden Fällen empfehlen wir die Ausprägung kein IC-Code einseitig:

Zahlungsmittelkonten: Bankkonten, Telebanking-Verrechnungskonto, Kasse, ...
dem technischen Gegenkonto (wird z.B. im ZV bebucht) und
den Steuerkonten
EB-Konten

Wird dieses IC-Code-Kz auf diesen Konten nicht verwendet, so wäre bei einem Konzernabschluss auf den Bankkonten kein richtiger Saldo, da sonst diese Buchungen weggefiltert/ignoriert werden würden. Das gleiche Problem würde bei Steuerumbuchungen auftreten (Vorsteuer und Umsatzsteuer heben sich auch auf, wenn Forderungen und Verbindlichkeiten bzw. Erträge und Aufwände bereinigt stimmen).

Beispiel

Interner Kunde wird gegen Erlös gebucht. Aufgrund der Einstellung am Personenkonto wird der IC-Code auf Forderung und Erlös gebucht. Die Steuerbuchung wird ohne IC-Code gebucht.

In einem anderen Unternehmen des Konzerns wir die ER auf einen internen Lieferanten und Aufwand gebucht. Die Steuerbuchung wird hier ebenfalls ohne IC-Code gebucht.

In diesem Fall regelt der IC-Code am Kunden bzw. Lieferanten die IC-Einstellung und es ist nichts am Sachkontenstamm einzustellen, da der firmeninterne Erlös/Aufwand bzw. die Forderung/Verbindlichkeit sich auflösen.

Wenn die ER beglichen wird, wird nur die Verbindlichkeit/Forderung mit IC-Code gebucht. Auf der Bank wird auch hier keine Buchung mit IC-Code vorgenommen.

Bei folgenden Beispielen empfehlen wir die Ausprägung IC-Code einseitig:

beim Buchen mit Verrechnungskonten
Kreditkarten/Cash Pooling, sofern keine Zinsen vorhanden sind

Auf Verrechnungskonten (z.B. für IC-Kredite oder für Weiterverrechnungen) kommt es auf die Buchungslogik an.
Hier hängt es z. B. davon ab, ob bzw. wie externe Eingangsrechnungen firmenintern weiterverrechnet werden.

Beispiel

Wird ein Verrechnungskonto in F1 bebucht (wenn die ER vom externen Lieferanten kommt) und wird in der zweiten Firma der Sachverhalt gleich anschließend gebucht , indem das Verrechnungskonto in F2 auch gleich mit dem Aufwand bebucht wird, empfiehlt sich die Ausprägung IC-Code einseitig am Verrechnungskonto.

Monatlich erfolgt die Buchung im Mutterunternehmen des Kundenkontos gegen das Verrechnungskonto. Im Tochterunternehmen erfolgt im Gegenzug die Buchung aufs Verrechnungskonto gegen den Lieferanten. Am Monatsende deckt sich das Kundenkonto mit dem Lieferantenkonto.

In der Praxis ist dies nur schwer manuell buchbar. Dadurch ist aber die GuV im Einzelabschluss aussagekräftiger, weil weiterverrechnete Aufwände und Erträge nicht in der GuV landen.

Im Zweifelsfall sind alle möglichen Buchungsfälle, die IC-Sachverhalte betreffen zu analysieren und vor allem bei Verrechnungskonten die Einstellungen zu klären.
Hier hängt es meistens davon ab, ob bzw. wie externe Eingangsrechnungen firmenintern weiterverrechnet werden.

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3.4.3. IC-Code auf Buchungen übernehmen

Anstatt auf jeder Kontenänderung die manuelle Abfrage zu bestätigen, ob der IC-Code auf bereits bestehende Buchungen geschrieben oder von diesen gelöscht werden soll, erlaubt diese Funktion das automatisierte "Durchschreiben" der Stammdaten auf die Buchungsebene.

Diese Funktion ist insbesondere dann wertvoll, wenn Stammdaten im Konzernkontenplan massenhaft verteilt werden (z.B. durch Importe, Übernahme aus dem Vorjahr oder Daten aus dem Standardkontenrahmen).

Diese Funktion finden Sie unter: Finanzbuchhaltung → Stammdaten → Konten → Funktionen → IC-Code auf Buchungen übernehmen

Hier können Sie entscheiden, ob von einzelnen Konten die IC-Codes auf die Buchungen übernommen werden sollten, oder ob diese Funktion für alle Konten ausgeführt werden sollte:

4. Tägliches Arbeiten

4.1. Buchen mit IC-Codes

Übernahme vom Kontenstamm

Wurde bereits ein IC-Code am Konto hinterlegt, so wird dieser je nach Einstellung vom IC-Code-Kz am Kontenstamm übernommen bzw. kann der IC-Code direkt bei der Buchung überschrieben werden.

Erfassung während Buchen

Wurde am Kontenstamm kein IC-Code hinterlegt, so kann auch hier je nach Einstellung vom Konto ein IC-Code erfasst werden.

Wenn auf dem Personenkonto der IC-Code hinterlegt ist, dann wird auf die gesamte Buchung der IC-Code übernommen, was dazu führt, dass (in diesem Fall) die Forderung und der Erlös einen IC-Code erhalten. Das Steuerkonto bekommt aufgrund der Einstellung kein IC-Code einseitig keinen IC-Code.

Auf der Gegenseite ist die ER ebenfalls mit IC-Code auf Personenkonto und Aufwandskonto gebucht:

Somit heben sich Forderung bzw. Verbindlichkeit und Ertrag bzw. Aufwand auf und werden in der Konsolidierung "herausgefiltert".

Da auf den Bankkonten bzw. dem techn. Gegenkonto kein IC-Code einseitig hinterlegt ist, werden die Bankbuchungen, die gegen IC-Kunden/Lieferanten gebucht wurden, nicht mit einem IC-Code versehen - dadurch stimmt auch in der konsolidierten Auswertung der Bankstand der einzelnen FIBUs.

4.2. IC-Code-Vergleich

Der IC-Code-Vergleich wird unter FIBU → Konsolidierung → Konsolidierung IC-Code-Vergleich aufgerufen.

Im folgenden Fenster erhalten Sie eine Übersicht über alle bebuchten IC-Codes in Spalten und Zeilen. Mit dieser Übersicht ist es möglich, auf einen Blick zu sehen, zwischen welchen IC-Codes eine Detailabstimmung notwendig ist. Eine monatliche Abstimmung ist empfehlenswert.

Aufgrund der farblichen Hinterlegung können Sie folgende Unterscheidungen treffen:

grün: AbstimmKz ist vorhanden, Summe ist "null".

weiß: Kein AbstimmKz vorhanden, Summe ist "null".

rot: Summe ergibt nicht "null", sobald ein Datensatz im Detail rot dargestellt wird, so ist auch die Übersicht rot dargestellt.

gelb: Aktueller Datensatz

Mittels der Comboboxen haben Sie die Möglichkeit, Eingrenzungen wie bereits abgestimmte oder noch offene Positionen anzeigen zu lassen bzw. ist eine Eingrenzung nach Kontengruppen möglich.

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Für die Abstimmung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Abstimm-Kz automatisch zuordnen	Mit dieser Funktion erfolgt eine automatische Zuordnung jener IC-Codes, auf denen Sie sich in der Matrix befinden. Um zu sehen, welche Zuordnungen durchgeführt wurden, müssen Sie auf die detaillierte Ansicht wechseln.
Abstimm-Kz zurücksetzen	Mit der Funktion "Abstimm-Kz zurücksetzen" wird eine bereits zugeordnete Position wieder zurückgesetzt. Auch hier werden jene IC-Codes herangezogen, auf welchen Sie sich in der Matrix befinden.
Einzelnachweis	Mit dieser Funktion wird die detaillierte Ansicht der jeweiligen IC-Codes geöffnet. In der detaillierten Ansicht können Abstimmkennzeichen automatisch oder manuell zugeordnet werden.

Die automatische Abstimmung wird in folgender Reihenfolge geprüft und zugeordnet:

Schritt 1: Automatische Zuordnung von Rechnungen nach ExtBelegNr/BelegNr222228888 am selben Tag
Schritt 2: Automatische Zuordnung bei Datum- und Betragsgleichheit, wenn Betragssumme null ergibt
Schritt 3: Automatische Zuordnung von Splitbuchung mit gleichem Datum und der Betragssumme null
Schritt 4: Automatische Zuordnung von Zahlung nach Datum plus/minus ein Tag und Betragsgleichheit, wenn Betragssumme null ergibt
Schritt 5: Automatische Zuordnung von Zahlung nach Datum plus/minus ein Tag als Splitbuchung (=gleiches Datum, Betragssumme null)

Weitere Hinweise zur automatischen Zuordnung:

Es werden nur Buchungen geprüft, die noch kein Abstimm-Kz gesetzt haben.
Für eine automatische Zuordnung muss es je Kriterium mindestens jeweils eine Buchung mit IC-Code gegen Kons-IC-Code und eine mit Kons-IC-Code gegen IC-Code geben.
Alle Prüfungen unterscheiden zwischen Personen-, Bestands- und Erfolgskonten.
Es wird zwischen Zahlungen und Rechnungen unterschieden.
Sollten mehrere Kriterien einer Prüfung auf mehrere Buchungen zutreffen, so werden diese zusammengefasst.

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Sollte eine genauere Kontrolle notwendig sein, oder Sie möchten sich im Detail ansehen, wie die Abstimmung erfolgt ist, so haben Sie im Einzelnachweis die Buchungen mit IC-Codes aus den konsolidierten Buchhaltungen. Hier werden alle Buchungen einer Buchhaltung (inkl. EB-Buchungen) aufgelistet, bei welchen ein abweichender IC-Code gebucht wurde. Eine monatliche Abstimmung ist empfehlenswert.

Beispiel

Dem Mutterunternehmen ist der IC-Code M1 zugeordnet. Da es sich beispielsweise um eine innerbetriebliche Gegenverrechnung handelt, wird z. B. eine ER im Tochterunternehmen - IC-Code M1 - gebucht. Die dazugehörige Ausgangsrechnung wird im Mutterunternehmen mit dem IC-Code T3 gebucht.

Im Zuge der Konsolidierung wird aufgrund der Hinterlegung in den Konsolidierungseigenschaften der Kons-IC-Code 1000 auf der Buchung in der Konsolidierungs-FIBU gesetzt.

Aufgrund der Abweichung zwischen IC-Code und Kons-IC-Code werden diese Buchungen im IC-Code-Vergleich ausgewiesen.

Mit der rechten Maustaste können die überprüften Buchungen mit einem Abstimmkennzeichen versehen werden. Damit ist es möglich, die Buchungen abzustimmen und zu kontrollieren, ob die Gegenverrechnungen richtig vorgenommen wurden.

Weiters kann mittels der rechten Maustaste eine Notiz zur jeweiligen Buchung erfasst werden. Beachten Sie in diesem Fall, dass bei einer neuerlichen Konsolidierung diese Notiz jedoch verloren geht.

Auch in der detaillierten Ansicht gibt es die Möglichkeit, mittels der Comboboxen weitere Eingrenzungen vorzunehmen (abgestimmt oder noch offen, Kontengruppen, sowie eine Auflistung nach Buchungen bzw. eine Summierung nach Konten).

Folgende Funktionen stehen in diesem Fenster zur Verfügung:

Abstimm-Kz automatisch zuordnen	Mit der Funktion "Abstimm-Kz automatisch zuordnen" wird geprüft, ob eine Buchung mit gleichem Betrag vorhanden ist. Diese Buchungen werden dann mit dem gleichen Abstimm-Kz versehen. Sind mehrere Buchungen mit gleichem Betrag vorhanden erfolgt keine Zuordnung.
Abstimm-Kz zuordnen	Mit der Funktion "Abstimm-Kz zuordnen" wird die Zuordnung der Abstimm-Kz manuell zugeordnet. Welches Kennzeichen verwendet werden soll wird im Anschluss abgefragt.
Abstimm-Kz zurücksetzen	Mit der Funktion "Abstimm-Kz zurücksetzen" wird eine bereits zugeordnete Position wieder zurückgesetzt.

4.3. IC-Codes im Journal/Kontoblatt

Um in der Konsolidierungs-FIBU feststellen zu können, aus welcher FIBU die Buchungen konsolidiert wurden, besteht die Möglichkeit, die Felder Kons-IC-Code, IC-Code und BuArt einzublenden:

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4.4. Datenübernahme und IC-Buchungen

Wenn in Vorsystemen mit IC-Buchungen gearbeitet wurde, dann kann der Stand aus dem Vorsystemen in einer eigenen FIBU einseitig (gegen ein ausgegliedertes Dummy-Konto) nachgebucht werden - diese FIBU wird dann in den Konsolidierungskreis mit aufgenommen und zu der IC-Buchungsart-Spalte hinzugerechnet. Eine Datenübernahme inkl. IC-Codes auf Buchungsebene ist nahezu unmöglich.
Durch die Vorgehensweise, in dem man die richtigen IC-Salden in der gleichen FIBU bucht (nicht auf Kunden/Lieferantenebene sondern als Summe je Sammelkonto bzw. Konto), in der auch die Kapitalkonsolidierung stattfindet, kommt man in der Vorjahresspalte zu den gewünschten Werten.

Im aktuellen Jahr wird auf den EB-Buchungen der IC-Code nachgetragen, wenn im Kontenstamm der IC-Code nachgetragen wird und dann die Abfrage, ob der IC-Code auf die Buchungen geschrieben werden soll, bestätigt wird. Dann ist üblicherweise in der FIBU der Kapitalkonsolidierung der EB-Wert zu stornieren, da die IC-Verbindlichkeiten bzw. Forderungen aus dem VJ in der "echten" FIBU mit IC-Code eingebucht wurden. Ev. ist auch eine UB zwischen Sammelkonto ohne IC-Code und mit IC-Code notwendig, da innerhalb der IC-Codes ein EB erstellt wird und vom VJ-Saldo abweicht.

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4.5. Export/Import von FIBUs mit IC-Codes

Beim Export bzw. Import von Buchhaltungen mit IC-Codes werden die Konsolidierungskreise wie folgt behandelt:

Export: Beim Export wird der Konsolidierungskreis inkl. aller IC-Codes, welche für diese Firma angelegt wurden, exportiert.

Import: Grundsätzlich werden IC-Codes nur dann importiert, wenn in den Einstellungen alle Personendaten markiert wurden. Wurde diese Einstellung getroffen, dann wird beim Import dieser FIBU der Konsolidierungskreis in der Ziel-Datenbank automatisch angelegt (mit der gleichen ID, sodass ein SYNC möglich ist). Hier kann mit den importierten IC-Codes gebucht werden, auch neue IC-Codes können angelegt werden.

Beim Import einer weiteren Firma des gleichen Konsolidierungskreises werden die IC-Codes dazu importiert.

Hinweis

Wird die FIBU auf die ursprüngliche Datenbank zurückgespielt, dann werden die neuen IC-Codes in den Konsolidierungskreis eingefügt. Wurden in der Zwischenzeit die gleichen IC-Codes auch im originalen Kreis angelegt, hat man diese IC-Codes nach dem Import doppelt (in diesem Fall werden neue IDs vergeben).

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4.6. Kontoabstimmung vor Konsolidierung

Zur Abstimmung der Konten (z. B. der internen Verrechnung) vor der Konsolidierung steht Ihnen unter "Spezial" die Bildschirmauswertung "Kontenabstimmung vor Konsolidierung" zu Verfügung.

Hier können Sie z. B. den Lieferanten Verr. Firma 2 aus der Firma 1 mit dem Kunden Verr. Firma 1 aus der Firma 2 vergleichen. Wenn die internen Verrechnungen richtig gebucht wurden, sollten sich alle Buchungen auf "null" ausgehen.

Weiters können auch Sachkonten z. B. Erlöse mit Aufwände verglichen werden.

Möchten Sie eine Abstimmung von zwei FIBUs mit unterschiedlichen Wirtschaftsjahren durchführen, dann ist es notwendig, auf zwei Zeiträume zu prüfen.

Beispiel

Firma 1: Wirtschaftsjahr 01/2023 bis 12/2023

Firma 2: Wirtschaftsjahr 07/2022 bis 06/2023 und Wirtschaftsjahr 07/2023 bis 06/2024

Prüfung für das Kalenderjahr 2023 muss hier in zwei Schritten durchgeführt werden:

1. Zeitraum: 01/2023 bis 06/2023 Firma 1: 01/2023 bis 12/2023 Firma 2: WJ 07/2022 bis 06/2023

2. Zeitraum: 07/2023 bis 12/2023 Firma 1 :01/2023 bis 12/2023 Firma 2: WJ 07/2023 bis 06/2024

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5. Buchhaltungen in Fremdwährung

Wenn eine Buchhaltung nicht in der Grundwährung der konsolidierten Buchhaltung gebucht wird, dann muss die betroffene Fibu im Zuge der Konsolidierung auf der Grundwährung der konsolidierten Fibu umgerechnet werden. Die Umrechnungsart in der FIBU-FIBU-Zuordnung steuert, wie bzw. mit welchem Kurs umgerechnet wird.

Folgende Einstellungen sind hierzu relevant:

5.1. Firma

In den Firmen- und FIBU-Stammdaten muss auf der Firma beachtet werden, dass die korrekte Währung am Firmenstamm hinterlegt sein muss.

5.2. Fibu

In den Firmen- und FIBU-Stammdaten muss auf der Fibu die Kurstabelle hinterlegt und entsprechend gewartet werden, da diese die Basis für die Währungsumrechnung in der Konsolidierung darstellt.

5.3. Währungseinstellung am Personenstamm

Am Kontenstamm der IC-Personenkonten sollte, wenn möglich, die Währung am Personenkonto (FIBU-Konto-Reiter) fixiert werden.

5.4. Hinterlegung in der FIBU-FIBU-Zuordnung

In der FIBU-FIBU-Zuordnung wird die Fremdwährungsbuchhaltung zugeordnet. Hier muss die gewünschte Umrechnungsart hinterlegt werden.

Umrechnungsart	Die Umrechnungsart wird benötigt, wenn die zugeordnete FIBU im Zuge der Konsolidierung auf die Währung der Konsolidierungs-FIBU umgerechnet werden soll. Auf die Umrechnungsart wird nur dann zugegriffen, wenn beim Start der Konsolidierung der Punkt "Währungsumrechnung" angehakt wird. Über Kurstabelle mit fixem Datum: Im Feld "Listdatum" ist das Datum für die Kursumrechnung zu hinterlegen. Aus der Kurstabelle wird dann der zu diesem Stichtag gültige Kurs für die Umrechnung herangezogen. Über Kurstabelle mit Periode: Für die Umrechnung wird pro Periodensaldo der jeweils zum Monatsletzten gültige Kurs aus der Kurstabelle für die Umrechnung herangezogen. Zusätzlich wird bei dieser Einstellung geprüft, ob in der Kurstabelle ein Kursdatum mit Wirtschaftsjahrbeginn angelegt ist. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass auch der Kurs zum WJ-Beginn vorhanden ist. Über Kurstabelle mit Belegdatum: Für Saldenkonsolidierung nicht relevant (wird für Konsolidierung mit Buchungen benötigt). Über Kurstabelle mit Leistungsdatum: Für Saldenkonsolidierung nicht relevant (wird für Konsolidierung mit Buchungen benötigt). Mit Umrechnungsfaktor: Im Feld "Umrechnungsfaktor" kann ein fixer Kurs zur Umrechnung hinterlegt werden. Dieser wird dann unabhängig von der Kurstabelle für die Umrechnung herangezogen. Ist m. Periode, Plan m. Fixkurs: Für die Umrechnung der Istwerte wird pro Periodensaldo der jeweils zum Monatsletzen gültige Kurs aus der Kurstabelle für die Umrechnung herangezogen. Für die Umrechnung der Planwerte wird der Kurs zum Kursdatum verwendet, das im Budgetmodell hinterlegt ist. Umrechnung lt. Konto: Für diese Umrechnungsart muss zwingend in der FIBU-FIBU-Zuordnung das Feld "Datum für Durchschnittskurs" und in der Kurstabelle der "Durchschnittskurs" hinterlegt werden. Wird diese Umrechnungsart gewählt, dann greift das Programm auf das Feld "Konsolidierung Umrechnung" am Sachkonto. Ist am Sachkonto keine Umrechnungsart hinterlegt, dann werden bei Aktiv-/Passivkonten mit dem Mittelkurs zum Stichtagsdatum und Aufwands-/Ertragskonten zum Durchschnittskurs des Durchschnittskursdatums umgerechnet. Bei Personenkonten wird der Umrechnungskurs vom hinterlegten Sammelkonto ermittelt und lt. diesem Konto umgerechnet. Planwerte werden, wenn hinterlegt, mit dem historischen Kurs lt. Konto umgerechnet, sonst mit dem Durchschnittskurs. Umrechnung lt. Konto, Plan m. Fixkurs: Für die Umrechnung wird das Feld "Datum für Durchnschnittskurs" herangezogen. Bei dieser Umrechnungsart wird das Datum für den Kurs zuerst vom Budgetmodell genommen. Ist am Modell ein Datum vorhanden wird geprüft, ob zu diesem Datum ein Durchschnittskurs vorhanden ist. Ist kein Durchschnittskurs vorhanden, dann soll der Mittelkurs verwendet werden. Ist am Modell kein Datum vorhanden oder es konnte zum Modelldatum kein Kurs gefunden werden, dann wird das Stichtagsdatum verwendet. Auch beim Stichtagsdatum wird zuerst versucht, einen Durchschnittskurs zu ermitteln. Ist kein Durchschnittskurs zum Stichtag vorhanden, dann wird der Mittelkurs verwendet. Historische Kurse am Konto werden für die Planwerte bei dieser Umrechnungsart berücksichtigt.
Währung	Auf die Währung wird nur zurückgegriffen, wenn bei der Umrechnungsart eine Umrechnung ausgewählt wurde.
Listdatum	Auf das Feld "Listdatum" wird im Zusammenhang mit der Umrechnungsart „über Kurstabelle mit fixem Datum“ zugegriffen. In diesem Feld ist das Datum des zu verwendenden Kurses lt. Kurstabelle zu hinterlegen.
Umrechnungsfaktor	Auf den Umrechnungsfaktor wird nur im Zusammenhang mit der Umrechnungsart „mit Umrechnungsfaktor“ zugegriffen. Hier wird der fixe Kurs für die Währungsumrechnung hinterlegt.
Datum für Durchschnittskurs	Das Datum für Durchschnittskurs muss befüllt sein, wenn die Umrechnungsart "Umrechnung lt. Konto" oder "Umrechnung lt. Konto, Plan mit Fixkurs" ausgewählt werden. Bei der Eingabe wird geprüft, ob zu diesem Datum in der Kurstabelle ein Durchschnittskurs vorhanden ist.

6. Konsolidierung und IC-Code-Vergleich

6.1. Konsolidierung

Die Konsolidierung wird entweder in der Finanzbuchhaltung → Konsolidierung → Konsolidierung oder

Finanzbuchhaltung → Firmen- und FIBU-Stammdaten → Funktionen → Konsolidierung aufgerufen.

Wenn IC-Codes auf Buchungen stehen, wird im Zuge der Konsolidierung zusätzlich das Feld Kons-IC-Code automatisch befüllt (lt. FIBU-FIBU-Zuordnung).

Wenn es sich um eine IC-Buchung handelt, wird die Buchungsart auf die Buchungsart lt. Einstellung in den Konsolidierungsparametern im Zuge der Konsolidierung verändert. Dies hilft später bei der Filterung der relvanten Buchungen - über die Auswahl der Buchungsvariante bei der Auswertung.

Im Zuge der Durchführung der Konsolidierung erfolgt eine automatische Übernahme der Kennzeichen für die FIBU Filialen sowie für die Fremdwährungskonten von der ursprünglichen Konsolidierungs-FIBU. Dadurch wird sichergestellt, dass die Struktur der Einzelbuchungen (z. B. Filialzuordnungen) auch in der konsolidierten Ansicht korrekt abgebildet wird.

Stapelverarbeitung und Performance-Optimierung bei großen Datenmengen:

In der Praxis kann auch ein Stapel für die FIBU Konsolidierung eingerichtet werden. Um eine optimale Balance zwischen Performance und Datenvollständigkeit zu erreichen, kann der Konsolidierungsparameter Stammdaten/Salden/Buchungen vor Konsolidierung löschen über einen eigenen Stapelparameter gesteuert werden:

Manuelle Konsolidierung (untertags): Bei großen Buchhaltungen wird empfohlen, die Einstellung in den Stapelparametern auf die Ausprägung 5 (Salden + Buchungen vergleichen) zu stellen. Dies ermöglicht eine deutlich bessere Performance und stellt sicher, dass Auswertungen untertags schnell und zeitnah abrufbar sind, da nur geänderte, neue oder gelöschte Buchungen abgeglichen werden.
Automatisierte Stapelverarbeitung (z. B. Nacht oder Wochenende): Über den Stapelparameter im Stapel für die FIBU Konsolidierung wird der reguläre Weg mit der Ausprägung 1 (Salden + Buchungen löschen) gewählt. Dies ermöglicht eine vollständige Neukonsolidierung aller Daten in einem definierten Intervall.

6.2. IC-Code-Vergleich

Nachdem die Konsolidierung erfolgreich durchgelaufen ist, können Sie in den IC-Code-Vergleich einsteigen. Diesen finden Sie unter Finanzbuchhaltung → Konsolidierung → Konsolidierung IC-Code-Vergleich.

In diesem Fenster werden die IC-Code-Kombinationen dargestellt, die in der Konsolidierung vorhanden sind.

Im oberen rechten Bereich des Übersichtsfensters stehen Ihnen zwei Comboboxen zur Verfügung, um ihre Ansicht individuell anzupassen:

Kontenauswahl

Hier können Sie zwischen der Gesamtübersicht (alle Konten) sowie spezifischen Kontengruppen (Personenkonten, Bestandskonten oder Erfolgskonten) wählen.

Abstimmungsstatus

Filtern Sie die Anzeige nach dem Abstimmungsstatus: „Alle“, „Nur abgestimmte“ oder „Noch offene“ Kombinationen.

Um eine hohe Datenqualität zu gewährleisten, empfehlen wir eine monatliche Abstimmung. Nutzen Sie die Zeitfilter im Kopfbereich (Periode von – bis). Durch die Beschränkung auf bereits vollständig gebuchte Monate lassen sich unvollständige Datensätze ausblenden. Dies ermöglicht die frühzeitige Identifikation von Buchungsfehlern, sodass Korrekturen laufend und nicht erst zum Jahresende erfolgen müssen.

6.2.1. Abstimmung mittels Abstimm-Kennzeichen

Die Verknüpfung zusammengehörender Buchungen erfolgt über sogenannte Abstimm-Kennzeichen. Dies beschleunigt die Identifikation fehlender Gegenbuchungen erheblich.

Mit der Funktion „(Alle) Abstimmkennzeichen automatisch zuordnen“ prüft das System anhand definierter Logiken, welche Positionen sich gegenseitig aufheben. Die Prüfung erfolgt systemseitig in folgender Priorisierung:

Automatische Zuordnung von Rechnungen nach Ext. BelegNr/Beleg-Nr am selben Tag
Automatische Zuordnung bei Datums- und Betragsgleichheit, wenn Betragssumme Null ergibt
Automatische Zuordnung von Splittbuchung mit gleich Datum und Betragssumme Null
Automatische Zuordnung von Zahlung nach Datum plus/minus ein Tag und Betragsgleichheit, wenn Betragssumme Null ergibt
Automatische Zuordnung von Zahlung nach Datum plus/minus ein Tag als Splittbuchung (=gleiches Datum, Betragssumme Null)

Mittels der Comboboxen haben Sie die Möglichkeit, Eingrenzungen wie bereits abgestimmte oder noch offene Positionen anzeigen zu lassen bzw. ist eine Eingrenzung nach Kontengruppen möglich. Die Funktion „Alle AbstimmKz automatisch zuordnen“ wirkt über alle IC-Codes.

Für die Abstimmung stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:

Alle Abstimm-Kz automatisch zuordnen	Mit dieser Funktion wird über alle IC-Codes eine Zuordnung durchgeführt
Abstimm-Kz automatisch zuordnen	Mit dieser Funktion erfolgt eine automatische Zuordnung jener IC-Codes, auf dem markierten Schnittpunkt. Um zu sehen, welche Zuordnungen durchgeführt worden sind, müssen Sie auf die detaillierte Ansicht wechseln.
Abstimm-Kz zurücksetzen	Mit der Funktion "Abstimm-Kz zurücksetzen" wird eine bereits zugeordnete Position wieder zurückgesetzt. Auch hier werden jene IC-Codes herangezogen, auf denen Sie sich in der Matrix befinden.
Einzelnachweis	Mit dieser Funktion wird die detaillierte Ansicht der jeweiligen IC-Codes geöffnet. In der detaillierten Ansicht können Abstimmkennzeichen automatisch oder manuell zugeordnet werden.

6.2.2. Weitere Hinweise zur automatischen Zuordnung

Voraussetzungen der Automatik

Die automatische Zuordnung arbeitet nach diversen Logiken, um die Datenrichtigkeit zu gewährleisten:

Es werden nur Buchungen geprüft, die noch kein Abstimm-Kz gesetzt haben.
Für eine automatische Zuordnung muss es je Kriterium mindestens jeweils eine Buchung mit IC-Code gegen Kons-IC-Code und eine mit Kons-IC-Code gegen IC-Code geben.
Alle Prüfungen unterscheiden zwischen Personen-, Bestands- und Erfolgskonten.
Es wird zwischen Zahlungen und Rechnungen unterschieden.
Sollten mehrere Kriterien einer Prüfung auf mehrere Buchungen zutreffen, so werden diese zusammengefasst.

Manuelle Abstimmung und Datensicherung

Sollten Buchungen nicht automatisch zugeordnet werden können, können diese jederzeit manuell abgestimmt werden. Das gesetzte Abstimm-Kennzeichen wird direkt in die Einzelbuchhaltung zurückgeschrieben. Dadurch bleibt die Abstimmung auch bei der nächsten Konsolidierung dauerhaft erhalten und ein doppelter Aufwand wird vermieden.

Empfehlung Arbeitsablauf

Um die effizienteste Bearbeitung zu erreichen, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

Führen Sie die Funktion "AbstimmKz zuordnen" aus.
Stellen Sie anschließend die linke Combobox auf "noch offene" um. So konzentrieren Sie sich gezielt auf die verbleibenden Differenzen.
Kontrolle Sie Ihre Differenen im Einzelnachweis (erreichbar per Doppelklick auf eine IC-Code-Kombination).

Detailprüfung im Einzelnachweis

Für eine tiefergehende Analyse bietet die Funktion "Einzelnachweis" (erreichbar per Doppelklick auf eine IC-Code-Kombination) genauere Einblicke:

Buchungsebene: Kontrollieren Sie die zugewiesenen IC-Codes, die Herkunft der Buchungen sowie den Abstimmungsstatus einzelner Posten.
Konsolidierte Ansicht: Bei Bedarf zeigt der Einzelnachweis alle Buchungen aus den konsolidierten Buchhaltungen an (inklusive EB-Buchungen), bei denen ein abweichender IC-Code gebucht worden ist. Dies ermöglicht eine präzise Ursachenforschung bei Unstimmigkeiten.

7. Besonderheiten

7.1. Verbotene Buchungen

IC-Personenkonto gegen normales Personenkonto - stattdessen UB über das technische Gegenkonto oder Storno und neu einbuchen.

Generell muss überlegt werden, ob die IC-Code-Einstellungen die Buchung erlauben oder nicht.

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7.2. Limits/manuelle Handlungen

Noch keine automatisierte Lösung gibt es bei IC-Verkäufen (mit Gewinn), die beim empfangenden Unternehmen auf Lager gelegt werden.

Im Zuge des Jahresabschlusses muss ermittelt werden, wie viel von den Intercompany-Einkäufen noch auf Lager liegt. Somit kann es vorkommen, dass manuelle Korrekturbuchungen mit IC-Codes durchgeführt werden müssen.

D. h. der Lagerwert (Vorrat) bzw. der Wareneinsatz müssen ggf. ohne IC-Code storniert und mit IC-Code wieder eingebucht werden - die Ermittlung muss außerhalb der FIBU erfolgen. Im Zweifelsfall sind mögliche Buchungsfälle hinsichtlich des Wareneinsatzes zu analysieren und zu klären.

Ähnlich gestaltet es sich bei konzerninternen Anlageverkäufen - hier muss jeder Sachverhalt einzeln beurteilt werden und ggf. in der Konzern-Dummy-FIBU berücksichtigt werden.

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