FAQ Beschaffungsvorschläge
Grundlegende Informationen zu Beschaffungsvorschlägen finden Sie unter Beschaffungsvorschlag.3.4. Können zu einem Beschaffungsvorschlag Anfragen zu unterschiedlichen Lieferanten erzeugt werden?
Stammdaten
Wie kann die Beschaffung für einen Artikel definiert werden?
Über die Felder "Beschaffungsart" und "Beschaffungskennzeichen" am Artikel wird definiert, welche Art der Beschaffung für den Artikel relevant ist.
Wie kann definiert werden, wodurch ein Beschaffungsvorschlag ermittelt wird?
Wodurch ein Beschaffungsvorschlag ermittelt wird, hängt von der Definition des Beschaffungskennzeichens ab. Je nach gewählter Einstellung wird der Beschaffungsvorschlag auf Basis der Lagermenge (und der Beschaffungskriterien) oder auftragsbezogen (siehe Themenhilfe Auftragsbezogene Beschaffung) auf Basis der Rückstandsmenge, fehlenden Lagermenge oder der vollen Auftragsmenge ermittelt.
Neben der Hinterlegung am Artikel und dessen Rückfallebenen kann das Beschaffungskennzeichen auch am Erfassungskennzeichen definiert werden.
Wo können Beschaffungskriterien hinterlegt werden?
Beschaffungskriterien werden für den jeweiligen Artikel entweder über den Detailreiter Beschaffungskriterien im Artikelstamm oder über das Fenster Beschaffungskriterien hinterlegt.
Können Beschaffungskriterien in abweichenden Einheiten angelegt werden?
Ja, die Eingabe von Mindest- und Maximalbestand ist auch in abweichenden Einheiten möglich, sofern eine Einheitentabelle am Artikel hinterlegt ist. Allerdings wird nach der Eingabe in die Grundeinheit umgerechnet und der Mindest- bzw. Maximalbestand in der Grundeinheit dargestellt.
Für die Hinterlegung wird zuerst im Feld "Mindestbestand" oder "Maximalbestand" eine Menge erfasst, danach wird über die F4-Funktion in die Einheitentabellenpositionen des Artikels gewechselt. Hier kann die gewünschte Einheit ausgewählt werden.
Sobald die Einheit ausgewählt worden ist, wird die hinterlegte Menge automatisch in die Grundeinheit umgerechnet.
Beispiel
 | Der Artikel 00124 ist in der Grundeinheit "Stück" angelegt. Zusätzlich sind über die Einheitentabellen mehrere abweichende Einheiten hinterlegt. Nun soll in den Beschaffungskriterien ein Maximalbestand von 10 Packungen (1 Packung = 10 Stück) definiert werden. Im Feld "Maximalbestand" wird die Menge 10 hinterlegt und mit F4 die Einheit "Pkg" ausgewählt. Sobald diese Auswahl mit "Übernehmen" bestätigt worden ist, wird die Menge sofort auf 100 Stück umgerechnet und so in den Beschaffungskriterien hinterlegt.   |
Können Beschaffungskriterien für diverse Farben und Größen eines Artikels separat eingestellt werden?
Ja, die Eingabe von Mindestbestand und Maximalbestand ist auch je Farbe und Größe eines Artikels möglich.
Für die Hinterlegung können die Felder für Farbe und Größe bei den Beschaffungskriterien eingeblendet werden.
Können die Beschaffungskriterien zu allen Artikeln angelegt werden, ohne dass diese einzeln je Artikel im Artikelstamm erfasst werden?
Ja, im Fenster Beschaffungskriterien können diese für alle Artikel erfasst oder importiert werden.
Kann ein Artikel ab einer gewissen Lagermenge automatisch bestellt werden?
Wird am Artikel beim Beschaffungskennzeichen die Ausprägung "Nach Lagermenge" definiert und in den Beschaffungskriterien wird ein Mindest- und/oder Maximalbestand hinterlegt, wird ab Unterschreitung der Mindestmenge ein Beschaffungsvorschlag ermittelt. Soll direkt eine Bestellung erzeugt werden, ist in der Beschaffungsart die Ausprägung "Bestellung" zu wählen.
Weitere Informationen zur direkten Bestellung finden Sie in der Themenhilfe Automatische Beschaffung.
Muss die Einstellung für die Beschaffung je Artikel vorgenommen werden oder gibt es auch noch andere Möglichkeiten?
Die Einstellungen zur Beschaffung können auch über die Rückfallebenen des Artikels (Warengruppe, Parameter) vorgenommen werden. Zusätzlich ist auch die Hinterlegung am Erfassungskennzeichen möglich. Somit muss die Einstellung nicht bei jedem Artikel vorgenommen werden, sondern kann auch über andere Ebenen gesteuert werden.
Müssen für jeden Artikel Beschaffungskriterien hinterlegt werden oder kann ein Bedarf auch anders ermittelt werden?
Nein, es ist nicht notwendig, dass für jeden Artikel Beschaffungskriterien hinterlegt werden. Werden keine Beschaffungskriterien hinterlegt, das Beschaffungskennzeichen ist jedoch "Nach Lagermenge" definiert, wird ebenfalls ein Beschaffungsvorschlag ermittelt, sobald der Bedarf die verfügbare Lagermenge unterschreitet. Eine weitere Möglichkeit ist die Ermittlung auf Basis der Reichweite. Die Anzahl für die Monate bei der Reichweitenermittlung kann direkt über Parameter gesteuert werden, weshalb in diesem Fall ebenfalls keine Beschaffungskriterien notwendig sind.
Auch bei der Auftragsbezogenen Beschaffung ist es nicht notwendig, eigene Beschaffungskriterien zu hinterlegen, da hier die Bedarfe auf Basis des Auftrags ermittelt und automatisch als Beschaffungsvorschlag oder direkt als Bestellung angelegt werden.
Kann die Buchungsfirma auf bereits vorhandene Beschaffungskriterien automatisch gesetzt werden?
Ja, im Fenster Beschaffungskriterien oder im Reiter Beschaffungskriterien im Fenster Artikel gibt es dafür die Funktion "Buchungsfirma automatisch setzen - Positionen". Mit dieser Funktion kann die Buchungsfirma automatisch auf die Beschaffungskriterien übernommen werden.
Ist der folgende Parameter aktiviert, so ist die Eingabe der Buchungsfirma (Feld "Buch-Firma") auf den Beschaffungskriterien verpflichtend.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Lagerverwaltung → Allgemein
Definition, ob die Buchungsfirma auf den Lagerstammdaten (Paket WWS → Stammdaten → Lager → Lager) verwendet werden soll. 0 - Nein: Auf den Lagerstammdaten kann keine Buchungsfirma hinterlegt werden. Innerhalb der Firmengruppe mit zentraler Stammdatenverwaltung können alle Lager von allen Firmen bebucht werden. 1 - Ja (Standard): Wird der Parameter auf "Ja" gestellt, muss auf allen Lagern eine Buchungsfirma hinterlegt werden. Somit wird in einer Firmengruppe mit zentraler Stammdatenverwaltung gewährleistet, dass nur jene Lager bebucht werden, die den Lagerstand der jeweiligen Firma abbilden. Auf dem Lager (Lagerstammdaten) ist beim Feld "Buch-Firma" die Buchungsfirma zu hinterlegen. Achtung: Nur allgemein oder firmenbezogen auf der Hauptfirma einstellen! Hat auf Unterfirmen keine Auswirkung. Alle Informationen zum Thema Buchungsfirma am Lager finden Sie in der Hilfe Firmengruppe in der WWS mit Lagerführung. |
Erstellen / Ermitteln von Beschaffungsvorschlägen
Kann ein Beschaffungsvorschlag manuell erfasst werden?
Ja, Beschaffungsvorschläge können auf unterschiedliche Weise angelegt bzw. ermittelt werden. Eine Möglichkeit ist der manuelle Beschaffungsvorschlag.
Wie ermittelt sich das Bestelldatum am Beschaffungsvorschlag?
Das Bestelldatum am Beschaffungsvorschlag ermittelt sich dadurch, dass die Lieferzeit (laut Lieferant oder Lieferantenartikel) vom Liefertermin-Soll abgezogen wird.
Der Liefertermin-Soll ist der Dispotermin abzüglich der Kommissionstage-EK. Bei auftragsbezogenen Beschaffungsvorschlägen ist es der Dispotermin der Auftragsposition, bei ermittelten Beschaffungsvorschlägen der Dispotermin, an dem die verfügbare Lagermenge den Mindestbestand unterschreitet.
Warum werden die bereits erfassten Bestellungen nicht bei der verfügbaren Lagermenge berücksichtigt?
Damit bei der Ermittlung der Beschaffungsvorschläge für die verfügbare Lagermenge auch bereits erfasste Bestellungen berücksichtigt werden, ist folgender Parameter zu aktivieren:
Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Lagerverwaltung → Dispoliste
Definition, ob offene Bestellungen für die Berechnung des verfügbaren Lagerstands (Feld "verf. Lagermenge") miteingerechnet werden sollen. 0 - Nein: Offene Bestellungen werden für die Berechnung des verfügbaren Lagerstands nicht berücksichtigt. 1 - Ja: Offene Bestellungen werden für die Berechnung des verfügbaren Lagerstands berücksichtigt. 2 - Nur mit Terminbestätigung: Offene Bestellungen werden laut dem Feld "Liefertermin bestätigt" auf der Bestellposition für die Berechnung des verfügbaren Lagerstands berücksichtigt. |
Warum wird der Einkaufspreis nicht beim Beschaffungsvorschlag ermittelt?
Damit die Preiskonditionen für den Beschaffungsvorschlag ermittelt werden, ist im Ermittlungsdialog das Feld "Preiskond. ermitteln" zu aktivieren.
Mit dieser Einstellung werden die Preiskonditionen für den Beschaffungsvorschlag ermittelt, sofern die eindeutige Zuordnung eines Lieferanten mit Preiskonditionen möglich ist. Werden mehrere Lieferanten zu einem Beschaffungsvorschlag ermittelt bzw. gibt es zum ermittelten Lieferanten keine Lieferantenartikel mit definierten Preisen, können keine Preiskonditionen ermittelt werden.
Hinweis
 | Damit die ermittelten bzw. eventuell manuell geänderten Preiskonditionen des Beschaffungsvorschlags auch für die Bestellung berücksichtigt werden, ist beim Ausführen der Funktion "Bestellen/Produzieren" darauf zu achten, dass auch hier definiert wird, dass die Preiskonditionen vom BV übernommen werden.  |
Kann auch ein Sicherheitsbestand definiert werden?
Über die Beschaffungskriterien kann auch ein Sicherheitsbestand definiert werden.
Können Beschaffungsvorschläge bei der Menge immer auf ganze Zahlen gerundet werden?
Ja, dabei kommt es auf die Einstellung der Einheit des Artikels und eines Parameters an.
Bei der Einheit muss zunächst das Feld "Anzahl Stellen" kontrolliert werden. Dort muss die Option "Ganze Zahlen" hinterlegt sein.
Der folgende Parameter muss aktiviert sein.
Paket WWS → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Warenwirtschaft allgemein → Allgemein
Definition, ob beim Umrechnen einer Menge in eine andere Einheit das Ergebnis auf die Anzahl der Nachkommastellen der Einheit gerundet werden soll. Die Anzahl der Nachkommastellen kann im Feld "Anzahl der Stellen" auf der Einheit hinterlegt werden. 0 - Nein (Standard) 1 - Ja Hinweis: Der Parameter kann nur allgemein gesetzt werden. |
Die Einstellung des Parameters wirkt sich auf das gesamte Paket WWS aus und da die Einheiten und der Parameter nur allgemein über alle Firmen einstellbar sind, ist weiters darauf zu achten, dass sich Änderungen der Einheit oder des Parameters auf alle Firmen auswirken.
Hinweis
| Solange es Mengen mit Nachkommastellen auf Lager gibt, ist keine Umstellung der Einheit möglich. |
Wird beim Ermitteln auch die Verpackungsmenge berücksichtigt?
Informationen zum Thema "Berücksichtigung der Verpackungsmenge bei Beschaffungsvorschlägen" finden Sie in der dazugehörigen Themenhilfe.
Wird beim Ermitteln auch eine Mindestbestellmenge berücksichtigt?
Wie Mindestbestellmengen beim Ermitteln berücksichtigt werden, erfahren Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Gibt es eine Möglichkeit, zu überprüfen, wie sich die Menge eines Beschaffungsvorschlags ermittelt?
Im Feld Ermittlungs-Info kann ein Info-Fenster geöffnet werden, in welchem detailliert aufgeführt wird, wie die Menge des Beschaffungsvorschlags ermittelt worden ist.
Wird bei der Ermittlung des Beschaffungsvorschlags, wenn Reichweite und Maximalbestand hinterlegt sind, auf den Maximalbestand aufgefüllt?
Wenn die Reichweite eine größere Menge als den Maximalbestand erfordert, wird der Beschaffungsvorschlag auf den Maximalbestand aufgefüllt. Der Maximalbestand stellt immer die Obergrenze dar, unabhängig davon, ob eine Reichweite hinterlegt ist oder nicht. Weitere Informationen zum Thema Reichweiten finden Sie in der Themenhilfe "Beschaffungsvorschlag" im Kapitel Reichweiten.
Bearbeitung und Weiterverarbeitung von Beschaffungsvorschlägen
Kann die Freigabe des Beschaffungsvorschlags automatisch erfolgen?
Ob ein Beschaffungsvorschlag automatisch freigegeben wird oder nicht, kann mittels folgendem Parameter definiert werden.
Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Beschaffungsvorschlag
Definition, ob bei Neuanlage oder manueller Änderung der Beschaffungsvorschlagsposition eine automatische Freigabe erfolgen soll. 0 - Nein: Die Freigabe der Position kann über die Funktion "Freigeben" oder STRG + F manuell erfolgen. 1 - Ja, nur bei manueller BV-Anlage: Die Freigabe der Position erfolgt automatisch, sofern der Beschaffungsvorschlag manuell angelegt wurde. 2 - Ja, immer: Es erfolgt immer eine automatische Freigabe, egal wie der Beschaffungsvorschlag erzeugt wird. Hinweis: Nur freigegebene Positionen können für das Bestellen/Produzieren herangezogen werden. |
Wie kann ein Beschaffungsvorschlag in eine Bestellung umgewandelt werden?
Mit der Funktion Bestellen/Produzieren im Fenster Beschaffungsvorschläge können die Beschaffungsvorschläge in Bestellungen bzw. Produktionsaufträge umgewandelt werden.
Eine Bestellung kann jedoch nicht in einen Beschaffungsvorschlag übernommen werden.
Warum wird ein Beschaffungsvorschlag nicht in eine Bestellung umgewandelt?
Wenn ein Beschaffungsvorschlag beim Ausführen der Funktion Bestellen/Produzieren nicht berücksichtigt wird, kann es an folgenden Punkten liegen:
- Am Beschaffungsvorschlag ist kein Lieferant (oder mehrere) hinterlegt.
- Der Beschaffungsvorschlag ist noch nicht freigegeben und konnte somit nicht berücksichtigt werden.
- Es wurden mehrere Beschaffungsvorschläge (mit Ausnahme des nicht berücksichtigten) markiert, wodurch das Feld "nur markierte" im Fenster "Bestellen/Produzieren" automatisch aktiviert ist. Dadurch wurden nur jene Beschaffungsvorschläge in eine Bestellung umgewandelt, die markiert wurden.
Können zu einem Beschaffungsvorschlag Anfragen zu unterschiedlichen Lieferanten erzeugt werden?
Ja, zu Beschaffungsvorschlägen können Anfragen zu einzelnen, aber auch mehreren Lieferanten erzeugt werden. Nähere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Können Daten einer Anfrage auf den Beschaffungsvorschlag übernommen werden?
Werden in der Anfrage Daten wie Preise, Rabatte etc. hinterlegt, gibt es über den Detailreiter Anfrageinfo die Möglichkeit, diese Daten auf den Beschaffungsvorschlag zu übernehmen.
Bleiben Beschaffungsvorschläge nach der Anlage von Anfragen im Fenster "Beschaffungsvorschläge" verfügbar?
Ob Beschaffungsvorschläge nach der Anlage von Anfragen weiterhin im Fenster "Beschaffungsvorschläge" verfügbar bleiben, wird über folgenden Parameter gesteuert:
Warenwirtschaft → Stammdaten → Einstellungen → WWS Parameter → Bestellerfassung → Beschaffungsvorschlag
Definition, ob für eine Auftragsposition ein neuer Beschaffungsvorschlag erzeugt werden kann, obwohl für die Angebotsposition bereits eine Anfrageposition (oder ein Beschaffungsvorschlag) existiert. 0 - Nein (Standard): Die Beschaffung erfolgt auf Basis des bereits existierenden angebotsbezogenen Beschaffungsvorschlags bzw. der existierenden Anfrageposition. Im Zuge der Angebotsübernahme (Funktion "Als Auftrag übernehmen") referenzieren Beschaffungsvorschlag und Anfrageposition auf die Auftragsposition und nicht mehr auf die Angebotsposition. Die Auftragsposition erhält das Beschaffungskennzeichen "Volle Auftragsmenge". 1 - Ja: Bestehende angebotsbezogene Beschaffungsvorschläge oder Anfragepositionen haben keine Auswirkung auf die Auftragsposition. Die Beschaffung am Auftrag erfolgt somit unabhängig von den Anfragen bzw. Beschaffungsvorschlägen des Angebots. Im Zuge der Erstellung angebotsbezogener Anfragen werden deren Beschaffungsvorschläge sofort gelöscht. Hinweis Wird dieser Parameter aktiviert (Einstellung auf "Ja"), liegt es in der Verantwortung des Benutzers, eine Übernahme der Anfrage als Bestellung zu unterlassen und somit eine doppelte Beschaffung zu vermeiden. Werden Anfragen in Bestellungen übernommen, empfehlen wir, die Standardeinstellung "Nein" beizubehalten. Achtung Durch das Löschen des Beschaffungsvorschlags geht auch die Verknüpfung der Anfragepositionen verloren. Dadurch erfolgt bei einer Übernahme der Anfrage als Bestellung keine automatische Fertigmeldung der nicht übernommenen Anfragen. |
Was passiert, wenn eine Bestellung zu einem Beschaffungsvorschlag gelöscht oder manuell fertiggemeldet wird?
Wird eine Bestellung zu Beschaffungsvorschlägen manuell fertiggemeldet oder gelöscht, werden die ursprünglichen Beschaffungsvorschläge nicht wieder neu erstellt. Die Bedarfe müssen neu ermittelt werden.
Die einzige Ausnahme bildet ein auftragsbezogener Beschaffungsvorschlag. Wird eine auftragsbezogene Bestellposition gelöscht, erscheint die Hinweismeldung "Das ist eine auftragsbezogene Position - Trotzdem löschen?". In dieser Hinweismeldung gibt es zusätzlich die Möglichkeit, die Beschaffungsvorschläge wiederherstellen zu lassen.
Wird eine auftragsbezogene Bestellposition manuell fertiggemeldet, wird auch hier der Beschaffungsvorschlag nicht wiederhergestellt.
Was passiert mit einem Beschaffungsvorschlag, wenn in der Zwischenzeit eine Bestellung manuell erfasst worden ist?
Ist im Fenster Beschaffungsvorschläge ein Beschaffungsvorschlag vorhanden, wurde dieser entweder automatisch generiert (auftragsbezogen) oder über die Funktion "Ermitteln" aufgrund von Lagerständen bzw. Beschaffungskriterien ermittelt.
Wird eine Bestellung manuell erfasst, steht diese in keinem Zusammenhang zum Beschaffungsvorschlag, weshalb sich dieser nicht automatisch abändert.
Soll der Beschaffungsvorschlag noch einmal überprüft und angepasst werden, führen Sie ein weiteres Mal die Ermittlung durch. Wenn auch Bestellungen beim verfügbaren Lagerstand berücksichtigt werden, wird die manuell erfasste Bestellung bei der neuerlichen Ermittlung berücksichtigt.
Hinweis
| Ein Zusammenhang zwischen einer manuellen Bestellung und einem auftragsbezogenen Beschaffungsvorschlag kann im Nachhinein nicht hergestellt werden. In diesem Fall melden Sie die Bestellung manuell fertig und erzeugen Sie aus dem auftragsbezogenen Beschaffungsvorschlag eine Bestellung. |
Spezialthemen
Wozu dient das Feld "Reichweite" in den Beschaffungskriterien?
Zusätzlich zur Ermittlung von Beschaffungsvorschlägen auf Basis von Mindest- und Maximalbeständen können diese auch auf Basis der durchschnittlichen Verbräuche eines definierten Zeitraums ermittelt werden.
In den Feldern "Mindestreichweite" und "Maximalreichweite" wird der Zeitraum (Monate, Wochen, Tage) angegeben, für welchen der Lagerstand ausreichen soll.
Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Können Beschaffungsvorschläge auch auf Basis der bisherigen Verbräuche ermittelt werden?
Ja, über die sogenannte Reichweitenermittlung ist es möglich, Beschaffungsvorschläge auf Basis der bisherigen durchschnittlichen Verbräuche ermitteln zu lassen.
Weitere Informationen finden Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Warum wird beim Bestellen eines Beschaffungsvorschlags der Folgeartikel nicht berücksichtigt?
Wenn ein Folgeartikel beim Bestellen eines Beschaffungsvorschlags nicht ermittelt wird, kann dies mehrere Gründe haben. Grundsätzlich wird es jedoch an fehlenden Einstellungen für die Berücksichtigung liegen.
Ist es möglich, auch Setartikel statt der Einzelteile in den Beschaffungsvorschlägen zu ermitteln?
Setartikel können für Beschaffungsvorschläge nur dann ermittelt werden, wenn es sich um auftragsbezogene Beschaffungsvorschläge handelt und die entsprechenden Einstellungen vorgenommen worden sind.
Weitere Informationen zum Thema "Set- und Produktionsstücklisten für Beschaffungsvorschläge" finden Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Können definierte Bestell- und Liefertage eines Lieferanten beim Ermitteln der Beschaffungsvorschläge berücksichtigt werden?
Sind am Lieferanten Bestell- und/oder Lieferintervalle hinterlegt, werden diese ebenfalls bei Beschaffungsvorschlägen berücksichtigt.
Weitere Informationen dazu finden Sie in der Themenhilfe Beschaffungsvorschlag.
Ist es möglich, Beschaffungsvorschläge direkt im Lager zu erfassen, ohne dass der Lagermitarbeiter Zugriff auf die BMD NTCS hat?
Auch ohne Zugriff auf die BMD NTCS kann ein Lagermitarbeiter Beschaffungsvorschläge erfassen. Dies kann mittels MDE-Geräten erfolgen.
