Erste Schritte Personalrückstellungen

Die Personalrückstellungen können Sie aufrufen im Paket:

In der Menüleiste der Personalrückstellungen können Sie mit der Funktion "Neu" (F5) oder mit dem Plussymbol (+) die benötigten Personalrückstellungen zu einem bestimmten Stichtag anlegen.

Die Mindestanforderung für die Anlage einer Personalrückstellung ist eine Firma. Das Vorhandensein einer Fibu oder eines Lohns ist nicht zwingend erforderlich. Die Berechnung der Personalrückstellungen ist auch ohne vorhandene Fibu oder vorhandenem Lohn möglich.

Im nächsten Fenster "Mehrfachneuanlage" Im Reiter "Allgemein" sind der gewünschte Stichtag, das Modell und die benötigten Personalrückstellungsarten zu erfassen. Durch Anlage eines weiteren Modells besteht die Möglichkeit, verschiedene Varianten für die gleiche Personalrückstellungsart berechnen zu lassen.  

 

Im Reiter "Diverses" erfolgt die Erfassung der Firma und der Fibu, welche für die automatische Verbuchung der Personalrückstellung in die NTCS FIBU benötigt werden. 

Mithilfe von Datenbesitzergruppen können die Personalrückstellungen je Stichtag für nicht berechtigte User für Ansehen bzw. für Bearbeiten gesperrt werden. Nähere Informationen zur Hinterlegung der Datenbesitzergruppen finden Sie unter Hinterlegung von Datenbesitzergruppen.

Die Eingaben sind mit "Übernehmen" zu bestätigen.

Für den Schutz sensibler Lohndaten können Sie auf der Personalrückstellung Datenbesitzer hinterlegen.

Nähere Informationen dazu erfahren Sie im Dokument Hinterlegung von Datenbesitzergruppen,

Im Bereich "Rückstellungsarten" haben Sie mit Klick auf "Dienstnehmer" die Möglichkeit, die Dienstnehmer aus der Lohnverrechnung BMD NTCS bzw. BMD 5.5, dem Lohnbudget oder einer Datei zu importieren.

Der Import kann auch in der Dienstnehmerliste gestartet werden. Mit einem Klick auf "Dienstnehmerliste" oder mit Doppelklick auf einer Personalrückstellungsart gelangen Sie in die Dienstnehmerliste. Wenn Ihnen keine Daten zum Importieren zur Verfügung stehen, können die Dienstnehmer auch manuell in der Dienstnehmerliste angelegt werden.Details zum Arbeiten in der Dienstnehmerliste und zu den verschiedenen Importmöglichkeiten finden Sie in diesem Hilfedokument: Dienstnehmerliste. 

Nachdem Sie die Dienstnehmer erfolgreich importiert haben, können Sie in der Dienstnehmerliste einzelne Dienstnehmer mit Doppelklick öffnen und die Daten kontrollieren und gegebenenfalls auch noch anpassen. Falls Ihnen Daten auffallen, die im Lohn korrigiert werden müssen, dann bitte den Dienstnehmer nach der Korrektur nochmals importieren.

Das am Dienstnehmer importierte Entgelt wird je nach Personalrückstellungsart aus den jeweiligen Berechnungen (Lohnmakros), die am Kollektivvertrag eingestellt sind, übernommen. Wenn Sie sich die Berechnung des Entgelts bei einem Dienstnehmer anschauen möchten, so steht Ihnen die Funktion "Berechnungsanalyse - Lohnverrechnung" zur Verfügung. Hier können Sie wählen zwischen Berechnungsanalyse "Entgelt" und "Sonderzahlung".

 

Die Entgeltberechnungen (Lohnmakros) können im Lohn unter den Kollektivverträgen angepasst werden. Falls Sie dazu Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte direkt an unseren LOHN Support.

Für weitere Informationen zum Dienstnehmerstamm sehen Sie sich dieses Hilfedokument an: Allgemeine Felder am Dienstnehmerstamm.

Ebenso können Sie im Hilfedokument Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN nachlesen.

 

Für die Berechnung des Personalrückstellungsbetrages sind die Eingaben in den Berechnungseinstellungen maßgeblich.

Der Aufruf der Berechnungseinstellungen ist im Startfenster der Personalrückstellungen und in der Dienstnehmerliste möglich.

Bitte beachten Sie zu Beginn die Einstiegsfelder. Wählen Sie zuerst aus, auf welcher Ebene und mit welchem Datum Sie die Berechnungseinstellungen anpassen oder überprüfen wollen.

In den Berechnungseinstellungen steht Ihnen im rechten Teil unsere Hilfe zu den Einstellungsmöglichkeiten der jeweiligen Personalrückstellungsart zur Verfügung. Die Anzeige der Hilfe passt sich automatisch dem auf der linken Seite ausgewählten Personalrückstellungsreiter an.

In unserer Fensterhilfe werden die verschiedenen Funktionen beschrieben und unter "Siehe auch" können Sie die Dokumente für die Berechnungseinstellungen der jeweiligen Personalrückstellungen aufrufen: Berechnungseinstellungen Personalrückstellungen

Im Startfenster der Personalrückstellungen können Sie die Verbuchung der Personalrückstellung starten. Klicken Sie dazu auf die Funktion "Verbuchung in Fibu" in der Menüleiste.

Im Fenster für die Verbuchung können Sie mit Klick auf "Konten für Verbuchung in Fibu" die Konten überprüfen und anpassen.

 

Für die Verbuchung prüfen Sie bitte die vorgeschlagenen Einstellungen und passen Sie diese eventuell noch an. Bitte wählen Sie aus, welche Personalrückstellungsarten Sie verbuchen möchten. Danach bestätigen Sie mit Klick auf "Ok". 

Anschließend öffnet sich das Vorschaufenster. Hier können Sie die Buchungen ansehen und dann mit Klick auf "Verbuchen" die Verbuchung ausführen.

 

Nähere Informationen zum Hinterlegen der Konten und zum Verbuchen mit KORE Informationen können Sie hier nachlesen: Verbuchung der Personalrückstellungen.
 

In der Menüleiste unter der Funktion "Ausdruck" stehen Ihnen folgende Ausdrucke zur Verfügung: Dienstnehmerliste, Berechnungsnachweis, Summenblatt, berechnungsrelevante Einstellungen, alle Berechnungseinstellungen und eine Druckliste.

Alle Details zu den Ausdrucken entnehmen Sie bitte dem Hilfe-Dokument Standardausdrucke Personalrückstellungen. 

Die Möglichkeiten zur individuellen Anpassung von Ausdrucken können Sie in der Hilfe-Doku Auswertungsdesigner nachlesen.

 

Wenn die Personalrückstellung fertiggestellt ist und nicht mehr verändert werden soll, sollten Sie Personalrückstellungen sperren. Mit der Sperre werden die Berechnungseinstellungen und alle Dienstnehmerwerte mit dem letztgültigen Stand gespeichert und stehen dann nur mehr zum Ansehen und Ausdrucken zur Verfügung.

Für die Sperre wählen Sie bitte die Personalrückstellung aus, klicken auf die rechte Maustaste und verwenden die Funktion "Rückstellung sperren".

Weitere Information zur Sperre können Sie in der Hilfe-Doku Sperren der Personalrückstellungen nachlesen.

 

Sind bereits berechnete Personalrückstellungen für eine bestimmte Periode unter Bilanzierung und Steuern → Personalrückstellungen → Personalrückstellungen vorhanden und soll eine Periodenübernahme erfolgen, wählen Sie den Menüpunkt "Folgeperiode erzeugen" oder unter "Rückstellungen" mit rechter Maustaste "Folgeperiode erzeugen".

 

Mit dieser Funktion werden standardmäßig alle Personalrückstellungsarten aus der Vorperiode in die Folgeperiode übernommen. Dies kann aber ggf. während der Umstellung oder im Nachhinein abgeändert werden. 

Es öffnet sich ein weiteres Dialogfeld. Am Reiter "Allgemein" wird im Bereich "Ziel" das Feld "Auf Stichtag" bereits mit dem nächsten Stichtag vorgeschlagen.

 

 

Das Feld "Auf Stichtag" wird auf Grund der Einstellung unter Berechnungseinstellungen → Reiter "Allgemein" → Feld "Berechnungsperiode" vorgeschlagen.

 

Achtung! 

Wenn Sie eine NTCS Lohnverrechnung in Verwendung haben, ist Folgendes zu beachten: Beim Durchführen der Funktion "Folgeperiode erzeugen" sollten im Bereich Dienstnehmer die Felder "Dienstnehmer kopieren" und "Dienstnehmerbezogene Berechnungseinstellungen kopieren" im Standardfall nicht angehakt sein.  Es würden damit auch mittlerweile ausgetretene Dienstnehmer in die nächste Periode übernommen werden, und beim erneuten Import aus der NTCS Lohnverrechnung würden diese nicht gelöscht werden.

In unserem Hilfedokument Anlegen der Rückstellungen für Folgeperiode und Vergleichsperiode können Sie dazu noch weitere Informationen nachlesen.