Felder am Dienstnehmerstamm der Personalrückstellungen
Allgemeines
Den Dienstnehmerstamm der Personalrückstellungen können Sie in der Dienstnehmerliste aufrufen. Die Dienstnehmerliste starten Sie aus der Übersicht der Personalrückstellungen im Bereich "Rückstellungsarten" mit der Funktion "Dienstnehmerliste" oder mit einem Doppelklick auf eine Rückstellungsart.
In der Dienstnehmerliste sehen Sie in den einzelnen Spalten die importierten oder manuell erfassten Dienstnehmerwerte. Hier haben Sie die Möglichkeit, mit der Taste F6 "Bearbeiten" oder einem Doppelklick in den Dienstnehmerstamm einzelner Dienstnehmer zu wechseln. In den Dienstnehmerstammdaten sehen Sie an erster Stelle den Reiter "Allgemein" und zusätzliche Reiter für jede, zu dem ausgewählten Stichtag, angelegte Rückstellungsart.
Nachfolgend wird der Dienstnehmerstamm der Personalrückstellungen mit den zur Verfügung stehenden Reiter und Felder im Bearbeitungsmodus (F6) beschrieben:
Dienstnehmerstammdaten Allgemein
In der Dienstnehmerliste markieren Sie den gewünschten Dienstnehmer. Danach wechseln Sie mit der Taste F6 "Bearbeiten" oder mit einem Doppelklick und anschließendem Klick auf "Bearbeiten" in den Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers. Öffnen Sie nun den Reiter "Allgemein". Im folgenden Fenster sehen Sie die allgemeinen Dienstnehmerdaten für die Personalrückstellungen. Dabei handelt es sich um Daten wie Personalnummer, Name, Geschlecht, Lohnnebenkosten in Prozent, Ruhenszeiten usw.
Diese Daten werden in der Regel importiert und zwar aus:
Alternativ können Sie auch manuell erfasst werden.
Wichtig: Nur korrekte Stammdaten gewährleisten eine richtige Berechnung der Personalrückstellungen.
Folgende Felder sind in den Stammdaten der Dienstnehmer wichtig:
Personalnummer: Dieses Feld wird beim Import aus BMD LOHN grundsätzlich vom LOHN Dienstnehmer übernommen.
Geschlecht: Es stehen die Geschlechter männlich, weiblich und divers zur Verfügung. Die Geschlechter "divers", "inter", "offen" und "kein Eintrag" werden wie männlich behandelt.
Geburtsdatum und SV-Nr.: Diese Felder werden beim Import aus BMD LOHN vom LOHN Dienstnehmer übernommen.
Eintrittsdatum: Hier handelt es sich um das letzte Eintrittsdatum aus der Lohnverrechnung. Ein allenfalls vorhandenes Ersteintrittsdatum kann nicht importiert werden.
Pensionsdatum (berechnet): Dieses Datum wird aufgrund von Geburtsdatum und Geschlecht beim Import in die Personalrückstellungen berechnet. Dieses Datum wird also nicht direkt aus dem LOHN importiert.
Abweichendes Pensionsdatum: Hier kann ein vom Feld "Pensionsdatum (berechnet)" abweichendes Pensionsdatum erfasst werden. Es übersteuert das berechnete Pensionsdatum.
Angestellter/Arbeiter, Versichertengruppe: Diese Felder werden beim Import aus BMD LOHN grundsätzlich vom LOHN Dienstnehmer übernommen.
Austrittsdatum: Jene Dienstnehmer, welche vor dem Stichtag der laufenden Rückstellung bereits ausgetreten sind und eine entsprechende Kennzeichnung am LOHN Dienstnehmer haben, werden nicht in die Personalrückstellungen importiert. Dienstnehmer, die in der laufenden Periode austreten und damit abgefertigt werden, können mit der Eingabe des Austrittsdatums gesondert gedruckt und verbucht werden.
BVK-Kennzeichen: Dieses Feld wird ebenfalls aus dem LOHN importiert. Dieses Kennzeichen sagt aus, ob sich der Dienstnehmer in "Abfertigung Alt" oder in "Abfertigung Neu" befindet.
Folgende Ausprägungen gibt es: Abfertigung Alt, Abfertigung Alt (Neueintritt), Abfertigung Neu (Teilübertritt), Abfertigung Neu (Vollübertritt) und Abfertigung Neu (Neueintritt)
Folgende Ausprägungen gibt es: Abfertigung Alt, Abfertigung Alt (Neueintritt), Abfertigung Neu (Teilübertritt), Abfertigung Neu (Vollübertritt) und Abfertigung Neu (Neueintritt)
Entgelt laufend: Sind in der Lohnverrechnung die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird das Entgelt in die Personalrückstellungen übernommen. Details können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Sonderzahlungen: Hier handelt es sich um den monatlichen Sonderzahlungsanteil für Personalrückstellungen. Sind in der Lohnverrechnung die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird der Sonderzahlungsanteil in die Personalrückstellungen importiert. Details können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Ruhendes Dienstverhältnis: Wenn sich ein Dienstnehmer in einem ruhenden Dienstverhältnis (z. b. Karenz) befindet, ist hier ein Häkchen gesetzt. Personalrückstellungen, welche von einer aktiven Dienstzeit abhängig sind, werden in diesem Fall nicht berechnet.
Austrittsdatum: Jene Dienstnehmer, welche vor dem Stichtag der laufenden Rückstellung bereits ausgetreten sind und eine entsprechende Kennzeichnung am LOHN Dienstnehmer haben, werden nicht in die Personalrückstellungen importiert. Dienstnehmer, die in der laufenden Periode austreten und damit abgefertigt werden, können mit der Eingabe des Austrittsdatums gesondert gedruckt und verbucht werden.
Ist Verbindlichkeit: Das Feld wird angehakt, wenn zum Stichtag bekannt ist, dass der Dienstnehmer austreten wird. Damit werden die Personalrückstellungen beim Ausdruck gesondert gedruckt und nicht zur Gesamtsumme addiert. Außerdem werden bei all jenen Dienstnehmern, bei denen das Kennzeichen gesetzt ist, die Beträge der laufenden Periode auf das Verbindlichkeiten-Konto verbucht (sofern die Konten für Verbuchung entsprechend hinterlegt worden sind).
Quellinformation: Hier wird sichtbar, woher und wann ein Dienstnehmer importiert worden ist, z. B. aus NTCS LOHN oder aus der Vorperiode kopiert (Achtung: nicht für historische Daten).
Quelle: Dieses Feld gibt eine zusätzliche Information, die die neuen Kopierinformationen aus dem Feld "Quellinformation" anschaulicher darstellt.
Pensionsdatum
Das Pensionsdatum wird beim Import aus NTCS LOHN oder beim CSV-Import aufgrund des Geburtsdatums und der definierten Berechnungseinstellungen neu berechnet.
Relevante Felder am Dienstnehmerstamm der Rückstellungen sind:
- Geburtsdatum
- Geschlecht (zur Ermittlung vom Regelpensionsalter, falls abweichend)
- Pensionsdatum (berechnet)
Dienstnehmerliste → Berechnungseinstellungen → Reiter "Allgemein"
Folgende Felder sind im Reiter "Allgemein" wichtig:
- Pensionsalter Männer
- Pensionsalter Frauen
- Berechnungsart Pensionsdatum
- Übergangsregelung für Frauen anwenden
Die schrittweise Angleichung des Pensionsantrittsalters der Frauen an die Männer und die Staffelung des Pensionsalters gemäß Pensionsreform 2003 wird im Programm automatisch berücksichtigt.
Übergangsregelung für Frauen: Diese schrittweise Angleichung kann für Frauen ausgeschaltet werden, was bei Beamten der Fall sein wird.
Die vorzeitige Alterspension steht nur zu, wenn eine gewisse Mindestanzahl an Versicherungsmonaten gegeben ist. Wenn diese Monate nicht erreicht werden, dann muss mit dem Regelpensionsalter gerechnet werden.
In den Personalrückstellungen werden die Geschlechter "divers", "inter", "offen" und "kein Eintrag" wie "männlich" behandelt.
Verbindlichkeiten bei einem Dienstnehmer
Wenn bekannt ist, dass zum Zeitpunkt der Berechnung der Personalrückstellung (Rückstellungsstichtag) ein Dienstnehmer in nächster Zukunft ausscheiden wird, ist dies als Verbindlichkeit zu verbuchen. Durch die genaue Angabe des Austrittsdatums kann noch ein eventueller Sprung beim Multiplikator realisiert werden.
Vergleich Berechnung Rückstellung vor "Verbindlichkeit" und nach "Verbindlichkeit"
Beim Ausdruck des Berechnungsnachweises mit der Einstellung "vor Verbindlichkeit"" sehen Sie in der letzten Zeile die Berechnung "Rückstellung in Euro".
Dieser Wert wird mit der Rückstellungsvorperiode verglichen und die Differenz als Aktivierung oder Auflösung der Rückstellung verbucht.
Beim Ausdruck des Berechnungsnachweises mit der Einstellung "Ist Verbindlichkeit" wird in der letzten Zeile die Rückstellung als "Verbindlichkeit in Euro" angezeigt. Die Verbuchung erfolgt nicht als Aktivierung oder Auflösung, sondern als Verbindlichkeit.
Ruhenszeiten am Dienstnehmerstamm
Definition und Erfassung
Ruhenszeiten sind Perioden, in denen der Mitarbeiter nicht aktiv im Unternehmen gearbeitet hat, z. B. Elternkarenz oder unbezahlter Urlaub. Diese Zeiten können entweder aus dem NTCS LOHN importiert, manuell im Dienstnehmerstamm der Personalrückstellungen erfasst oder über einen variablen CSV-Import übernommen werden. Details zu Ruhenszeiten im NTCS LOHN können Sie im Artikel Ruhendes Arbeitsverhältnis nachlesen.
Stammdaten
In den Stammdaten des Dienstnehmers in den Personalrückstellungen finden Sie am Reiter "Allgemein" u. a. die verschiedenen Ruhenszeiten im gleichnamigen Bereich "Ruhenszeiten". Sind die Ruhenszeiten im LOHN korrekt gewartet, werden diese beim Import übernommen. Folgende Ruhenszeiten stehen hier zur Verfügung:
- Ruhenszeit Elternkarenz
- Ruhenszeit Mutterschutz
- Ruhenszeit Familienzeit/Papamonat
- Ruhenszeit Präsenzdienst
- Ruhenszeit Truppenübung
- Ruhenszeit Pflegekarenz
- Ruhenszeit Rehabilitationskarenz
- Ruhenszeit Hospizkarenz
- Ruhenszeit Bildungskarenz
- Ruhenszeit unbezahlter Urlaub
- Diverse Ruhenszeit
- Aktuelle Ruhenszeit
- Ruhenszeit Kinderrehabilitation
Im Feld "Aktuelle Ruhenszeit" ist die Ruhenszeit des laufenden Jahres zu erfassen oder sie wurde bereits aus dem BMD LOHN importiert. Die Felder können auch beim variablen CSV-Import mitimportiert werden.
Diese Angabe ist erforderlich für die Sonderzahlungsrückstellung bei Dienstnehmern, die aus einer Karenzzeit zurückkehren und daher nicht den vollen Anspruch auf die Sonderzahlungen haben.
Folgende Felder werden bei der Übernahme der Dienstnehmer aus dem NTCS LOHN, statt wie bisher als Teil der diversen Ruhenszeit, in eigene Felder der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen importiert:
- Ruhenszeit Truppenübung
- Ruhenszeit Pflegekarenz
- Ruhenszeit unbezahlter Urlaub länger als 1 Monat
- Ruhenszeit Familienzeit/Papamonat
Kontrolle der Ruhenszeiten
Prüfen Sie die erfassten oder importierten Ruhenszeiten wie folgt:
- Gehen Sie zu Personalrückstellungen → Dienstnehmerliste.
- Markieren Sie den gewünschten Dienstnehmer.
- Drücken Sie F6 "Bearbeiten" und wechseln Sie zum Reiter "Allgemein".
- Hier finden Sie sämtliche Felder für die verschiedensten Ruhenszeiten und Sie können diese fallweise korrigieren.
Berechnungseinstellungen
Zusätzlich muss die Berechnungseinstellung "Ruhenszeiten berücksichtigen" am Reiter "Abfertigung" bzw. "Jubiläum" um die gewünschten Ruhenszeiten erweitert werden.
Folgende Möglichkeiten stehen in der Auswahl zur Verfügung:
- BMD Standard: Eltern-, Bildungs-, Rehabilitations-, Pflegekarenz und unbezahlter Urlaub werden berücksichtigt.
- Keine: Ruhenszeiten werden nicht berücksichtigt.
- Lt. Auswahl: Ist diese Einstellung gewählt worden, so können Sie mit der F8-Schaltfläche
die einzelnen Ruhenszeiten auswählen, die berücksichtigt werden sollen.
Wenn der Parameter "Ruhenszeiten berücksichtigen" auf "Standard" oder "laut Auswahl" gestellt wird, wird bei der Abfertigungsrückstellung für die Berechnung der Dienstjahre zur Ermittlung der Multiplikatoren die Ruhenszeit abgezogen.
Bei der Berechnung der Rentenendwertfaktoren bzw. für die Fluktuationsberechnung werden die Ruhenszeiten generell nicht berücksichtigt.
Beispiel: Eintritt: 1.10.1991; Pensionsdatum: 1.7.2032; Eintritt bis Pension = volle 40 Jahre; abzüglich 4 Jahre Ruhenszeiten = 36 Jahre
Auswirkungen der Ruhenszeiten
Ruhenszeiten beeinflussen die Ermittlung des Jubiläumsgeldmultiplikators oder Abfertigungsmultiplikators, haben jedoch keinen Einfluss auf den Fluktuationsabschlag und die Berechnung des Rentenendwertfaktors.
Weitere Details zu Ruhenszeiten und deren Auswirkungen finden Sie in der Hilfe unter Berechnung Jubiläumsgeldrückstellung und Berechnung Abfertigungsrückstellung.
Vordienstzeiten am Dienstnehmerstamm
Vordienstzeiten – Definition und Erfassung
Vordienstzeiten können im Paket LOHN für jeden Mitarbeiter erfasst werden. Dazu steht ein eigener Reiter zur Verfügung, in dem die Zeiten hinterlegt und in die Berechnung der Personalrückstellungen übernommen werden. Details zur Erfassung der Vordienstzeiten können Sie im Hilfedokument Vordienstzeiten erfassen nachlesen.
Gibt es keinen NTCS LOHN, können die Vordienstzeiten auch direkt am Dienstnehmerstamm der Personalrückstellungen am Reiter "Abfertigung" oder "Jubiläum" erfasst werden. Die Eingabe oder der Import erfolgt in folgenden Feldern:
- Vordienstzeiten außerhalb des Unternehmens
- Vordienstzeiten im Unternehmen
Für die Berechnung der Abfertigungsrückstellung werden jedoch nur die Vordienstzeiten innerhalb des Unternehmens berücksichtigt. Zeiten aus vorherigen Beschäftigungsverhältnissen bei anderen Arbeitgebern bleiben unberücksichtigt, wenn Sie in der NTCS als "Vordienstzeiten außerhalb des Unternehmens" erfasst sind.
Kontrolle der Vordienstzeiten
Die erfassten oder aus dem LOHN übernommenen Vordienstzeiten können wie folgt kontrolliert werden:
- Gehen Sie zu Personalrückstellung → Dienstnehmerliste.
- Markieren sie den gewünschten Dienstnehmer.
- Drücken Sie F6 Bearbeiten und öffnen Sie den Reiter "Abfertigung".
- Prüfen Sie die Felder "Vordienstzeit außerhalb des Unternehmens" und "Vordienstzeit im Unternehmen" und passen Sie diese bei Bedarf an.
Auswirkungen der Vordienstzeiten
Gibt es Vordienstzeiten im Unternehmen, werden diese zu den aktiven Dienstjahren hinzugerechnet und sie beeinflussen Folgendes:
- Fluktuationsabschlag: Dieser reduziert die Personalrückstellungswerte bei hoher Mitarbeiterfluktuation.
- Ermittlung des Multiplikators: Dieser legt den relevanten Faktor für die Entgeltberechnung fest.
- Berechnung des Rentenendwertfaktors
Weitere Details zu Vordienstzeiten und deren Auswirkungen finden Sie unter Berechnung Abfertigungsrückstellung bzw. Berechnung Jubiläumsgeldrückstellung.
Achtung!
 | Am Dienstnehmerstamm der Personalrückstellungen werden die Vordienstzeiten in Monaten angeführt. Am Berechnungsnachweis Abfertigungsrückstellung Unternehmensrecht bzw. Berechnungsnachweis Jubiläumsgeldrückstellung UR werden die Vordienstzeiten in Jahren ausgewiesen. |
Lohnnebenkosten
Bei Verwendung von NTCS LOHN werden die Lohnnebenkosten grundsätzlich beim Import der Dienstnehmer übernommen.
Die entsprechenden Prozentsätze werden im Dienstnehmerstamm der Personalrückstellung am Reiter "Allgemein" in die entsprechenden Felder wie "SV-Dienstgeber %", "BVK %", "DZ %" ... eingetragen.
Falls die Lohnnebenkosten aus einem bestimmten Grund fehlen, weil die Dienstnehmer beispielsweise manuell angelegt worden sind, können Sie die Lohnnebenkosten mit der Funktion "Lohnnebenkosten für markierten Dienstnehmer importieren" ergänzen.
Hinweis
 | Voraussetzung dafür ist, dass die Tarifgruppen in der NTCS Lohnverrechnung existieren. Ebenso muss ein korrekter Lohn-Datenbestand vorhanden sein. Genauere Information dazu können Sie hier nachlesen: Datenbestände. |
Sie können die Funktion "Lohnnebenkosten für markierten Dienstnehmer importieren" wie folgt aufrufen:
- Aufruf in der Dienstnehmerliste über das Fenstermenü unter "Import". Sollte diese Funktion unter dem Punkt "Import" fehlen, so können Sie diese über das Burger-Menü hinzufügen.
Wählen Sie im nächsten Fenster die richtige Tarifgruppe aus.
Bei dieser Übernahme werden alle Lohnnebenkosten der ausgewählten Tarifgruppe aus dem LOHN übernommen. - Aufruf in den Dienstnehmerstammdaten: Bei den Feldern der Lohnnebenkosten können Sie mit F4 den gewünschten Datensatz auswählen und übernehmen.
Bei dieser Variante können die Lohnnebenkosten einzeln je Lohnnebenkostenfeld übernommen werden.
Dienstnehmerstammdaten je Rückstellungsart
Wechseln Sie in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen mit der Taste F6 "Bearbeiten" oder mit einem Doppelklick in den Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers.
Hier finden Sie auf den gleichnamigen Reitern folgende Dienstnehmerwerte:
Die Dienstnehmerwerte werden grundsätzlich über den Import aus dem NTCS LOHN, aus dem BMD 5.5 LOHN, aus einer Datei importiert oder sie können manuell erfasst werden.
Richtige Stammdaten sind für die Berechnung einer korrekten Personalrückstellung unerlässlich!
Dienstnehmerstamm für Abfertigungsrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Abfertigung" die spezifischen Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Abfertigungsrückstellungen.
Entgelt laufend: Sind in der Lohnverrechnung die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird das Entgelt in die Personalrückstellungen übernommen. Details können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Sonderzahlungen: Hier handelt es sich um den monatlichen Sonderzahlungsanteil für Personalrückstellungen. Sind in der Lohnverrechnung die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird der Sonderzahlungsanteil in die Personalrückstellungen importiert. Details können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Bereits erhaltene Entgelte: Ist bereits ein Teil der Abfertigungsentgelt ausbezahlt worden (z. B. 2 Monatsentgelte), ist dieser Wert hier einzutragen. Der Multiplikator für Abfertigung laut Tabelle in den Berechnungseinstellungen reduziert sich um diese Zahl.
Vordienstzeit außerhalb des Unternehmens: Siehe dazu die Ausführungen unter Vordienstzeiten am Dienstnehmerstamm.
Vordienstzeit im Unternehmen: Siehe dazu die Ausführungen unter Vordienstzeiten am Dienstnehmerstamm.
Umstiegsdatum in die "Abfertigung Neu": Dieses Datum gibt an, ab welchem Zeitpunkt ein Dienstnehmer von der "Abfertigung alt" in das System der "Abfertigung neu" gewechselt hat. Dieses Datum wird gegebenenfalls aus dem NTCS LOHN importiert. Bei Teilübertritten wird in den Allgemeinen Dienstnehmerstammdaten in der Spalte / im Feld "BVK-KZ" das Kennzeichen "Abfertigung Neu (Teilübertritt)" gesetzt.
Berechnungskennzeichen: Hier kann dienstnehmerbezogen definiert werden, ob bei diesem DN die Abfertigungsrückstellung berechnet werden soll. Folgende Ausprägungen gibt es: Standard (Empfehlung von BMD), keine Berechnung oder keine Berechnung und kein Druck. Ist hier die automatische Berechnung deaktiviert, wird grundsätzlich keine Abfertigungsrückstellung für diesen DN berechnet.
Details zur Berechnung der Abfertigungsrückstellung können Sie im Hilfedokument Berechnung Abfertigungsrückstellung nachlesen.
Dienstnehmerstamm für Jubiläumsgeldrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Jubiläum" die spezifischen Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Jubiläumsgeldrückstellungen.
Entgelt laufend: Sind in der Lohnverrechnung die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird das Entgelt in die Personalrückstellungen übernommen. Details können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Vordienstzeit außerhalb des Unternehmens: Siehe dazu die Ausführungen unter Vordienstzeiten am Dienstnehmerstamm.
Vordienstzeit im Unternehmen: Siehe dazu die Ausführungen unter Vordienstzeiten am Dienstnehmerstamm.
Berechnungskennzeichen: Hier kann dienstnehmerbezogen definiert werden, ob bei diesem DM die Jubiläumsgeldrückstellung berechnet werden soll. Folgende Ausprägungen gibt es: Standard (Empfehlung von BMD), keine Berechnung oder keine Berechnung und kein Druck. Ist hier die automatische Berechnung deaktiviert, wird grundsätzlich keine Jubiläumsgeldrückstellung für diesen Dienstnehmer berechnet.
Weitere Informationen zur Jubiläumsgeldrückstellung finden Sie im Hilfedokument Berechnung Jubiläumsgeldrückstellung.
Dienstnehmerstamm für Urlaubsrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Urlaub" die spezifischen Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Urlaubsrückstellungen.
Entgelt laufend: Sind in der NTCS Lohnverrechnung oder BMD 5.5 Lohnverrechnungen die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird das Entgelt in die Personalrückstellungen übernommen. Details zu den Einstellungen im NTCS LOHN können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Sonderzahlungen: Hier handelt es sich um den monatlichen Sonderzahlungsanteil für Personalrückstellungen. Sind in der Lohnverrechnung (BMD 5.5 LOHN oder NTCS LOHN) die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird der Sonderzahlungsanteil in die Personalrückstellungen importiert. Details zu den Einstellungen im NTCS LOHN können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Beginn Urlaubsjahr (TT.MM.): Dieses Datum wird für die Berechnung der Urlaubsrückstellung herangezogen, wenn in den Berechnungseinstellungen für Urlaubsrückstellungen das Feld "Berechnung Urlaubsrückstellung nach" auf "Urlaubsjahrbeginn" eingestellt ist. Werden die Dienstnehmerdaten aus dem BMD NTCS LOHN übernommen, wird im Feld "Beginn Urlaubsjahr" automatisch das im NTCS LOHN hinterlegte Urlaubsjahrbeginn-Datum hinterlegt. Ist im NTCS LOHN kein Urlaubsjahrbeginn-Datum definiert, so wird bei der Übernahme der Lohndaten das Eintrittsdatum im Feld "Beginn Urlaubsjahr" gespeichert.
Urlaubsanspruch: Gibt es einen NTCS LOHN, wird dieser Urlaubsanspruch aus dem NTCS LOHN importiert. Sollte es keinen NTCS LOHN geben, kann dieser Wert auch aus dem BMD 5.5 LOHN oder aus einer CSV-Datei importiert werden.
Urlaub aus Vorjahren: Ist ein NTCS LOHN vorhanden, wird dieser Urlaubsanspruch automatisch aus diesem System importiert. Fehlt ein NTCS LOHN geben, kann dieser Wert stattdessen aus dem BMD 5.5 LOHN oder aus einer CSV-Datei eingelesen werden.
Urlaubsverbrauch: Gibt es einen NTCS LOHN, wird dieser Urlaubsanspruch aus dem LOHN importiert. Sollte es keinen NTCS LOHN geben, kann dieser Wert auch aus dem BMD 5.5 LOHN oder aus einer CSV-Datei importiert werden.
Resturlaub: Sofern ein NTCS LOHN vorhanden ist, wird der Urlaubsanspruch von dort importiert. Wenn kein NTCS LOHN existiert, kann der Urlaubsanspruch alternativ aus dem BMD 5.5 LOHN oder aus einer CSV-Datei importiert werden.
Urlaubsteiler SR: Gibt es einen NTCS LOHN, wird dieser Urlaubsanspruch aus dem LOHN importiert. Ist die Verwaltung des Urlaubs in "Tagen" definiert worden, wird der Tagesteiler übernommen. Ist die Urlaubsverwaltung in "Stunden" definiert worden, wird der Monatsteiler in die Rückstellungen übernommen. Sollte es keinen NTCS LOHN geben, kann dieser Wert auch aus dem BMD 5.5 LOHN oder aus einer CSV-Datei importiert werden
Urlaubsteiler UR: Gibt es einen NTCS LOHN, wird dieser Urlaubsanspruch aus diesem System importiert. Ist die Verwaltung des Urlaubs in "Tagen" definiert worden, wird der Tagesteiler übernommen. Ist die Urlaubsverwaltung in "Stunden" definiert worden, wird der Monatsteiler in die Rückstellungen übernommen. Wenn kein NTCS LOHN vorhanden ist, kann dieser Wert auch aus dem BMD 5.5 LOHN oder aus einer CSV-Datei importiert werden.
Berechnungskennzeichen: Hier kann dienstnehmerbezogen definiert werden, ob bei diesem DN die Urlaubsrückstellung berechnet werden soll. Folgende Ausprägungen gibt es: Standard (Empfehlung von BMD), keine Berechnung oder keine Berechnung und kein Druck. Ist hier die automatische Berechnung deaktiviert, wird grundsätzlich keine Urlaubsrückstellung für diesen Dienstnehmer berechnet.
Bei diesem Feld ist zusätzlich zum Import auch die Berechnungseinstellung im Feld "Umrechnungsfaktor Teiler UR" zu berücksichtigen. Details können Sie im Hilfedokument "Einstellungen für Urlaubsrückstellungen" im Punkt Urlaubsrückstellung UR nachlesen.
Details zur Berechnung der Urlaubsrückstellung finden Sie im Hilfedokument Berechnung Urlaubsrückstellung.
Dienstnehmerstamm für Gutstundenrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Gutstunden" mehrere spezifische Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Gutstundenrückstellungen.
Entgelt laufend: Hier handelt es sich um das Entgelt für Abfertigung. Für die Berechnung der Gutstundenrückstellung ist dieses Entgelt meist nicht passend. Es wird empfohlen, mit dem Gutstunden-Detail zu arbeiten. Details können Sie im Hilfedokument Berechnung Gutstundenrückstellung nachlesen.
Stundensatz mit Monatsteiler: Wenn im "Gutstunden-Detail" keine Werte vorhanden sind, wird der Stundensatz vom Programm automatisch aufgrund des hinterlegten "Entgelts lfd. Gutstunden" (Abfertigungsentgelt) + "Sonderzahlung" und des in den Berechnungseinstellungen definierten Teilers berechnet.
Stundensatz mit Überstundenteiler: Wenn im "Gutstunden-Detail" keine Werte vorhanden sind, wird der Stundensatz vom Programm automatisch aufgrund des hinterlegten "Entgelts lfd. Gutstunden" (Abfertigungsentgelt) + "Sonderzahlung" und des in den Berechnungseinstellungen für Gutstundenrückstellungen definierten Teilers berechnet.
Monatsteiler und Überstundenteiler: Dieser Teiler wird aus NTCS LOHN oder BMD 5.5 LOHN importiert. Für die Berechnung wird er unter anderem nur verwendet, wenn NICHT mit dem Gutstunden-Detail gearbeitet wird. Details können Sie im Hilfedokument Berechnung Gutstundenrückstellung nachlesen.
Berechnungskennzeichen: Hier kann dienstnehmerbezogen definiert werden, ob bei diesem DN die Gutstundenrückstellung berechnet werden soll. Folgende Ausprägungen gibt es: Standard (Empfehlung von BMD), keine Berechnung oder keine Berechnung und kein Druck. Ist hier die automatische Berechnung deaktiviert, wird grundsätzlich keine Gutstundenrückstellung für diesen Dienstnehmer berechnet.
Details zur Berechnung der Gutstundenrückstellung können Sie im Hilfedokument Berechnung Gutstundenrückstellung nachlesen.
Dienstnehmerstamm für Sonderzahlungsrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Sonderzahlungen" spezifische Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Sonderzahlungsrückstellung.
Sonderzahlung: Hier handelt es sich um den monatlichen Sonderzahlungsanteil für Personalrückstellungen. Sind in der Lohnverrechnung die Einstellungen korrekt vorgenommen worden, wird der Sonderzahlungsanteil in die Personalrückstellungen importiert. Details können Sie im Hilfedokument "Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN" im Punkt Kontrolle der LOHN Parameter und im Punkt Kontrolle der Makros für die Ermittlung der Entgelte nachlesen.
Bereits erhalten: Die bereits ausbezahlte/erhaltene Sonderzahlung wird bei Verwendung von BMD NTCS LOHN oder BMD 5.5 LOHN mit der Funktion "Import aus BMD NTCS LOHN" oder "Import aus BMD 5.5 LOHN" übernommen.
Abweichender Multiplikator: Wird hier ein Wert erfasst, übersteuert dieser den berechneten Sonderzahlungsmultiplikator.
Weitere Sonderzahlungen: In dieses Feld können zusätzliche Sonderzahlung (Boni, Prämien ...) als Ergänzung zum Urlaubs- und Weihnachtsgeld erfasst oder importiert werden. Für den Import gibt es ebenfalls ein Lohn-Makro.
Berechnungskennzeichen: Hier kann dienstnehmerbezogen definiert werden, ob bei diesem DN die Sonderzahlungsrückstellung berechnet werden soll. Folgende Ausprägungen gibt es: Standard (Empfehlung von BMD), keine Berechnung oder keine Berechnung und kein Druck. Ist hier die automatische Berechnung deaktiviert, wird grundsätzlich keine Sonderzahlungsrückstellung für diesen Dienstnehmer berechnet.
Details zur Berechnung der Sonderzahlungsrückstellung können Sie im Hilfedokument Berechnung Sonderzahlungsrückstellung nachlesen.
Dienstnehmerstamm für Altersteilzeitrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Altersteilzeit" spezifische Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Altersteilzeitrückstellung.
Folgende relevanten Felder gibt es am Dienstnehmerstamm der Personalrückstellungen am Reiter "Altersteilzeit":
- Entgelt laufend inkl. Lohnausgleich
- Lohnausgleich: Dieser Wert entspricht dem geförderten Teil des Entgelts.
- Entgelt voll
- Beginn
- Beginn Freizeitphase
- Ende
- Abweichende Förderung
- Abweichender Tariflohnindex
Feld "Berechnungskennzeichen": Hier kann dienstnehmerbezogen definiert werden, ob bei diesem DN die Altersteilzeitrückstellung berechnet werden soll. Folgende Ausprägungen gibt es: Standard (Empfehlung von BMD), keine Berechnung oder keine Berechnung und kein Druck. Ist hier die automatische Berechnung deaktiviert, wird grundsätzlich keine Altersteilzeitrückstellung für diesen Dienstnehmer berechnet.
Details zur Berechnung der Altersteilzeitrückstellung können Sie im Hilfedokument Berechnung Altersteilzeitrückstellung nachlesen.
Dienstnehmerstamm für Prämienrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Prämien" spezifische Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Prämienrückstellung.
Folgende relevanten Felder gibt es:
- Prämie –laufender Bezug
- Prämie – Sonderzahlung
Diese Felder können nicht aus BMD NTCS LOHN oder BMD 5.5 LOHN importiert werden und sind manuell zu befüllen.
Weitere Informationen zur Prämienrückstellung finden Sie im Hilfedokument Berechnung Prämienrückstellung.
Dienstnehmerstamm für Sabbaticalrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Sabbatical" spezifische Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Sabbaticalrückstellung.
Beginn Ansparphase: Hier muss das Datum manuell erfasst werden.
Beginn Freizeitphase: Hier muss das Datum manuell erfasst werden.
Ende Freizeitphase: Hier muss das Datum manuell erfasst werden.
Entgelt laufend und Sonderzahlungen können nicht aus dem LOHN importiert werden. Es wird mit dem "Entgelt Allgemein" als Rückfallebene gerechnet oder die Werte können manuell erfasst werden.
Details zur Berechnung der Sabbaticalrückstellung können Sie im Hilfedokument Berechnung Sabbaticalrückstellung nachlesen.
Dienstnehmerstamm für Pensionsrückstellung
Im Bearbeitungsmodus eines bestimmten Dienstnehmers finden Sie im Reiter "Pension" spezifische Dienstnehmerwerte für die Berechnung der Pensionsrückstellung.
Folgende relevanten Felder gibt es:
- Jahresleistung SR
- Jahresleistung UR
- Pensionsantrittsdatum
- Zusagedatum
- Berechnungskennzeichen
- Witwen-/Witwerrente
- Geburtsdatum Partner
- Anteil an der Rente in %
Die Werte für diese Felder können nicht aus dem NTCS LOHN oder dem BMD 5.5 LOHN importiert werden. Sie müssen manuell erfasst oder aus einer CSV-Datei importiert werden.
Details zur Berechnung der Altersteilzeitrückstellung können Sie im Hilfedokument Berechnung Pensionsrückstellung nachlesen.
Kontrolle der Entgelte für Personalrückstellungen
Bei Verwendung von NTCS LOHN können die importierten Entgelte in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen mit der Funktion "Berechnungsanalyse – Lohnverrechnung" überprüft werden.
Diese Funktionen finden Sie in der Dienstnehmerliste im Menüpunkt "Funktionen" unter dem Punkt "Berechnungsanalyse – Lohnverrechnung" → "Entgelt" oder "Sonderzahlung".
Sie finden diese Funktion auch im Bearbeitungsmodus (F6) vom Dienstnehmer unter "Funktionen" → "Berechnungsanalyse – Lohnverrechnung" → "Entgelt" oder "Sonderzahlung".
Sollte diese Funktion inaktiv sein, wird möglicherweise kein NTCS LOHN verwendet.
Nach dem Start der Funktion "Berechnungsanalyse - Lohnverrechnung" öffnet sich das "Analysefenster für Berechnungsgenerator".
Die erste Zeile zeigt, auf welche Berechnungsnummer im LOHN zurückgegriffen wird.
Weiters sind Detailbeträge wie Grundgehalt/Grundlohn, Sachbezüge, ausbezahlte Überstunden usw. ersichtlich
Am Ende der Berechnung sehen Sie das maßgebliche Monatsentgelt oder den Sonderzahlungsanteil für Personalrückstellungen.
Nähere Informationen zu Kontrollarbeiten beim Importieren aus NTCS LOHN finden Sie in der Onlinehilfe unter Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN.
Weitere Hinweise zu typischen Fehlern bei der Berechnung der Personalrückstellungen finden Sie unter Häufige Fehler bei der Berechnung von Personalrückstellungen.
Kontrolle der Dienstnehmerstammdaten
Wird NTCS LOHN verwendet, werden fast alle Dienstnehmerstammdaten aus dem LOHN importierte. Wir gehen nachfolgend nur auf ein paar Aspekte der Dienstnehmerstammdaten ein. Weitere Informationen zu relevanten Dienstnehmerstammdaten für die Personalrückstellungen können Sie im Hilfedokument Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN nachlesen.
Dienstnehmerliste in der Lohnverrechnung
Die Dienstnehmerliste in der Lohnverrechnung öffnen Sie im Paket LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.
Im Fenster "Dienstnehmer" ist in verschiedenen Spalten unter anderem Folgendes ersichtlich:
Betriebliche Vorsorge: Zeigt an, welcher Dienstnehmer noch in die alte Abfertigung (vor 01.01.2003) fällt.
Arbeitsverhältnis: Bezeichnet, ob es sich um einen Angestellten oder Arbeiter handelt.
Beginn und Ende: Hier sehen Sie Beschäftigungsbeginn und -ende.
DV-Nr.: Hier ist mit einer Nummer ersichtlich, wie viele Dienstverhältnisse es zum jeweiligen Dienstnehmer gibt.
Abrechnungsstatus: Hier sehen Sie, ob der Dienstnehmer in den einzelnen Monaten abgerechnet und endverspeichert worden ist.
Reiter Rückstellungen am Dienstnehmerstamm im LOHN
Öffnen Sie im Paket LOHN unter Stammdaten → Dienstnehmer das Fenster "Dienstnehmer". Wählen Sie anschließend einen Dienstnehmer aus und drücken Sie F6 (Bearbeiten), um in den Dienstnehmerstamm zu wechseln. Hier, im Fenster "Dienstnehmer (Bearbeiten)", gibt es u. a. folgende Reiter:
- Allgemein/CRM
- DV (Dienstverhältnis)
- Versicherung
- Kollektivvertrag
- Finanzamt
- Rückstellungen
Der Reiter "Rückstellungen" ist für das Weiterarbeiten in den Personalrückstellungen relevant.
Mit dem Feld "Rückstellung" wird gesteuert, ob ein Dienstnehmer überhaupt in die Personalrückstellungen übernommen wird. Ist in diesem Feld ein Häkchen gesetzt, wird dieser Dienstnehmer in die Personalrückstellungen übernommen.
Das Häkchen im Feld "Wiedereinstellungszusage" wird automatisch gesetzt, wenn bei der Erfassung des Austritts (Funktion in der Bruttoerfassung oder im Dienstnehmerstamm) das entsprechende Feld in der Austritts-Schablone angehakt wird. Dienstnehmer mit Wiedereinstellungszusage werden in die Personalrückstellungen übernommen. Auch in alten Dienstverhältnissen muss dies überprüft werden.
Details zur Erfassung von einem Austritt finden Sie hier: Abrechnung von Austritten
