Wenn gesperrte Personalrückstellungen wieder geöffnet werden, können sich diese ändern. Dies kann eintreten, wenn zwischen Zeitpunkt der Sperre und dem Aufheben der Sperre die Berechnungseinstellungen zum oder vor dem Personalrückstellungsstichtag verändert wurden.

1.1. Relevante Einstellungen zum Zeitpunkt der Sperre

Um zu kontrollieren, mit welchen Berechnungseinstellungen eine gesperrte Personalrückstellung berechnet wurde, ist es hilfreich, wenn man sich die relevanten Einstellungen zum Zeitpunkt der Sperre ausdruckt.

Im Übersichtsfenster der Personalrückstellungen finden Sie in der Menüleiste unter "Ausdruck" den Aufruf "Berechnungsrelevante Einstellungen drucken".

Beim Start der Funktion erfolgt eine Abfrage "Wollen Sie die Standardeinstellungen oder jene mit den gesperrten Einstellungen zur aktuell ausgewählten Personalrückstellung drucken?"

Hier wählen Sie die Schaltfläche "Gesperrt".

Im anschließenden Druck-Einstellungsfenster können Sie noch definieren, bis zu welcher Ebene die relevanten Einstellungen gedruckt werden sollen. Beispielsweise können Sie bis zur Ebene Dienstnehmer alle zum Zeitpunkt der Sperre definierten Berechnungseinstellungen drucken.

1.2. Sperre der Personalrückstellung aufheben

Der Start der Funktion "Sperre aufheben" erfolgt aus dem Übersichtsfenster der Personalrückstellungen im Bereich "Rückstellungen" mit Klick auf die rechte Maustaste.

Anschließend erfolgt der Hinweis:

"Die Sperre der Rückstellung wird aufgehoben. Es gelten wieder die aktuellen Berechnungseinstellungen. Dienstnehmer und Einstellungen können wieder geändert werden".

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2. Modelle für die Personalrückstellungsberechnung

Grundsätzlich soll mit einem Modell gearbeitet werden. Soll jedoch eine Vergleichsberechnung erstellt werden, macht es Sinn mit einem weiteren Modell zu arbeiten.

Verwenden Sie für die Erstellung von Vergleichsmodellen im Hauptfenster der Personalrückstellungen mit rechtem Mausklick die Funktion "Vergleichsmodell erzeugen".

Ein weiteres Modell macht zum Beispiel Sinn, wenn man die Auswirkung von Änderungen in den Berechnungseinstellungen miteinander vergleichen will.

Häufige Anwendung findet dies

bei der Berechnung mit einem weiteren Fluktuationsabschlag oder
bei der Berechnung mit anderem Zinssatz.

Zur besseren Übersicht kann im Bereich "Rückstellung im Feld "Anmerkung" eine sprechende Bezeichnung für das jeweilige Modell hinterlegt werden.

Beispiel

Es gibt bereits eine Berechnung Jubiläumsgeldrückstellung auf Modell 1 mit dem Zinssatz 2 %. Sie möchten nun aber wissen, wie hoch das Personalrückstellungsergebnis mit einem Zinssatz von 3 % ausfallen wird.

In diesem Fall muss die Personalrückstellung auf dem Modell 1 gesperrt werden. Danach erfolgt die Anlage von Modell 2 und die Änderung der entsprechenden Berechnungseinstellung.

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3. Doppelte Dienstnehmer nach dem Import aus dem NTCS LOHN

3.1. Doppelte Dienstnehmer durch Periodenübernahme

Wenn man bei der Personalrückstellungsanlage das Vorperiodenmodell kopiert und dabei das Häkchen bei "Dienstnehmer kopieren" angehakt hat, wurden die Dienstnehmer aus der Vorperiode mitkopiert.

Führt man anschließend die Funktion "Import aus BMD NTCS LOHN" durch, kann es vorkommen, dass manche Dienstnehmer danach doppelt angelegt werden. In so einem Fall ist es empfehlenswert, alle Datensätze zu den Dienstnehmern zu löschen und den Import aus dem BMD NTCS LOHN erneut durchzuführen.

Achtung!

Empfehlung von BMD ist, bei der Periodenübernahme der Personalrückstellungen das Häkchen im Feld "Dienstnehmer kopieren" nicht zu setzen.

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3.2. Doppelte Dienstnehmer durch Import aus NTCS LOHN

Gibt es ein paralleles Dienstverhältnis und der Import erfolgt mit der Einstellung "Alle aktuellen Dienstverhältnisse", kommt dieser DN ebenfalls doppelt in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen vor. In diesem Fall kann es allerdings gewünscht und notwendig sein.

Ansicht Dienstnehmerstamm in der Lohnverrechnung:

Einstellung beim Import aus NTCS LOHN:

Weitere Informationen zu parallelen DV finden Sie unter Besonderheiten bei mehreren bzw. befristeten Dienstverhältnissen.

Beispiel

Der Dienstnehmer ist vollversichert in Karenz und aktuell geringfügig beschäftigt.

4. Ausgetretene Dienstnehmer sind in der Personalrückstellungsliste vorhanden

4.1. Wiedereinstellungszusage

Im NTCS LOHN gibt es das Feld "Wiedereinstellungszusage". Sie finden dies im LOHN → Stammdaten → Dienstnehmer.

Wenn Sie einen Dienstnehmer auswählen und mit F6 bearbeiten, dann können Sie im Reiter " Rückstellungen" das Feld "Wiedereinstellungszusage" bei Bedarf anhaken.

Ist ein ausgetretener Dienstnehmer mit der Einstellung "Ja" im Feld "Wiedereinstellungszusage" zum Personalrückstellungsstichtag noch nicht wieder eingetreten, dann wird dieser Dienstnehmer trotzdem in die Dienstnehmerliste der Personalrückstellung übernommen. In diesem Fall sind auch frühere Dienstverhältnisse im Lohn zu kontrollieren.

Beispiel

1. Es gibt für den Dienstnehmer 5 das Dienstverhältnis 1 als vollversicherter Angestellter vom 01.01.2015 bis 19.06.2022. Auf diesem Dienstverhältnis ist die Wiedereinstellungszusage auf "Ja".

2. Der Dienstnehmer tritt am 20.06.2022 neuerlich ein (= DV 2). Die Wiedereinstellungszusage am DV 1 wird nicht entfernt.

3. Nun tritt dieser Dienstnehmer am 10.10.2022 wieder aus.

4. Es erfolgt ein Import der Dienstnehmer in die NTCS Personalrückstellungen mit Stichtag 31.10.2022 → Der DN wird trotz Austritt übernommen

Lösung: Es muss am Dienstverhältnis 1 am Lohn-Dienstnehmer die Wiedereinstellungszusage entfernt werden.

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4.2. Dienstnehmer wurden aus Vorperiode übernommen

Wurde bei der Periodenübernahme der Personalrückstellungen das Häkchen im Feld "Dienstnehmer kopieren" gesetzt, werden alle Dienstnehmer der Quellperiode in die Folgeperiode übernommen. Somit gibt es möglicherweise in der neuen Periode auch Dienstnehmer, die in der Zwischenzeit ausgetreten sind.

Empfehlung von BMD ist es, bei der Periodenübernahme der Personalrückstellungen das Häkchen im Feld "Dienstnehmer kopieren" nicht zu setzen.

Im Dialogfeld "Rückstellung für Folgeperiode erzeugen" sind diese beiden Felder aus diesem Grund standardmäßig ausgeblendet. Hier werden die Dienstnehmer und die dienstnehmerbezogenen Einstellungen standardmäßig nicht in die Folgeperiode übernommen.

5. Fehlende Daten zum Wirtschaftsjahr

Sie erhalten eine Hinweismeldung:

"Die Daten zum Wirtschaftsjahr sind nicht bzw. unvollständig erfasst, werden jedoch für die Berechnung einer oder mehrerer Rückstellungen benötigt. Es werden möglicherweise keine Beträge berechnet."

Nur für jene Fälle, bei denen in den Feldern "Zeiträume für Rentenendwertfaktor Abfertigung" und/oder "Zeiträume für Rentenendwertfaktor Jubiläum" die Einstellung "nach Fachgutachten" ausgewählt wurde, benötigt das Programm für die Berechnung den Beginn des Wirtschaftsjahres.

5.1. Zeiträume für Rentenendwertfaktor Abfertigung

Wenn im Feld "Zeiträume für Rentenendwertfaktor Abfertigung" die Einstellung "nach Fachgutachten" ausgewählt wurde, so benötigt das Programm für die Berechnung den Beginn des Wirtschaftsjahres.

Sie finden dieses Feld im Startfenster der Personalrückstellungen unter "Berechnungseinstellungen" im Reiter "Abfertigung".

Da diese Berechnungsart veraltet ist, wird dieses Feld standardmäßig nicht mehr angezeigt. Sollte daher dieses Feld bei Ihnen nicht sichtbar sein, kann es über die Feldauswahl eingefügt werden. Rechter Mausklick → Feldauswahl → Bearbeiten

Hinweis

Im BMD Standard ist seit 01.07.2018 die Einstellung für das Feld "Zeiträume für Rentenendwertfaktoren Abfertigung" mit "auf Tage genau" definiert und dieses Feld ist in der BMD Standardfeldauswahl nicht eingeblendet.

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5.2. Zeiträume für Rentenendwertfaktoren Jubiläum

Wenn im Feld "Zeiträume für Rentenendwertfaktor Jubiläum" die Einstellung "nach Fachgutachten" ausgewählt wurde, so benötigt das Programm für die Berechnung den Beginn des Wirtschaftsjahres.

Sie finden dieses Feld im Startfenster der Personalrückstellungen unter "Berechnungseinstellungen" im Reiter "Jubiläum".

Hinweis

Im BMD Standard ist seit 01.07.2018 die Einstellung für das Feld "Zeiträume für Rentenendwertfaktoren Jubiläum" mit "auf Tage genau" definiert und dieses Feld ist in der BMD Standardfeldauswahl nicht eingeblendet.

5.3. Wirtschaftsjahr für Fachgutachten

Das Wirtschaftsjahr für das Fachgutachten holt sich das Programm bei vorhandener Fibu direkt aus den Fibu-Stammdaten. Sollten Sie zu dieser Firma kein Fibu haben, so können Sie das Wirtschaftsjahr für das Fachgutachten in den Firmenstammdaten oder auch direkt in den Personalrückstellungen eintragen.

Sie können das Feld "Wirtschaftsjahr für Fachgutachten" auf "lt. Auswahl" stellen und mit Klick auf F8 einen Wirtschaftsjahr-Beginn hinterlegen.

Sie finden das Feld "Wirtschaftsjahr für Fachgutachten" im Startfenster der Personalrückstellungen unter "Berechnungseinstellungen" im Reiter "Allgemein".

Wenn für das Feld "Wirtschaftsjahr für Fachgutachten" ein Wirtschaftsjahr-Beginn definiert ist, kann die Personalrückstellung mit der Berechnungseinstellung "nach Fachgutachten" für die Abfertigungs- oder Jubiläumsrückstellung korrekt berechnet werden.

6. Lohnnebenkosten fehlen in der Dienstnehmerliste

Wenn die Lohnnebenkosten in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen fehlen, liegt der Grund zumeist darin, dass die Dienstnehmerdaten manuell angelegt oder über einen CSV-Import importiert worden sind.

In solchen Fällen besteht die Möglichkeit, dass man die Lohnnebenkosten importiert, und zwar für die markierten DN über die Dienstnehmerliste → Import → Lohnnebenkosten für markierten Dienstnehmer importieren:

Im nachfolgenden Dialogfeld ist die gewünschte Tarifgruppe auszuwählen:

Für die Ausführung dieser Funktion kann ein einzelner DN oder es können auch mehrere gemeinsam ausgewählt werden. Es werden dabei die Felder BVK; DB; DZ; KommST usw.) mit den Werten der ausgewählten Tarifgruppe befüllt.

Achtung!

Voraussetzung für den Import der Lohnnebenkosten ist ein vorhandener und korrekter Datenbestand im Lohn.

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7. Keine Berechnung der Gutstundenrückstellung bei einzelnen Dienstnehmern

Es gibt 2 Möglichkeiten, um Gutstundenrückstellungen zu berechnen:

mit dem Gutstundendetail (BMD Empfehlung)
mit den Werten aus der Dienstnehmerliste (Spalten ZA-1, ZA-2 ...)

Gibt es Dienstnehmer, bei denen im Gutstundendetail Werte zu ZA-Stunden, Aufschlag, Stundensatz .... vorhanden sind und Dienstnehmer, die hier keine Werte haben, kann das Programm für DN mit fehlenden Werten die Gutstundenrückstellung nicht berechnen. In solchen Fällen sollte bei den relevanten Dienstnehmern das Gutstundendetail vollständig befüllt oder aus dem Lohn importiert werden.

Nur in Ausnahmefällen sollten Sie mit der Dienstnehmerliste arbeiten und die Werte aus dem Gutstunden-Detail wie folgt löschen:

Dienstnehmerliste → Reiter Gutstunden → Gutstundendetail löschen (alle Dienstnehmer)

Solange Eingaben im Gutstundendetail vorhanden sind, werden Eingaben in der Dienstnehmerliste bei der Berechnung nicht berücksichtigt. Darum erhalten Sie beim Speichern von ZA-Werten in der Dienstnehmerliste eine entsprechende Programmmeldung. In der Programmmeldung können Sie entscheiden, ob Sie nun mit dem Detail oder der Liste arbeiten wollen. Die Auswahl einer Variante führt dazu, dass die Daten der anderen Variante gelöscht werden.

Weitere Informationen erhalten Sie in dem Hilfedokument: Berechnung Gutstundenrückstellung.

8. Falsches Personalrückstellungsergebnis oder kein Ergebnis

Wenn eine Personalrückstellung nicht korrekt oder gar nicht berechnet wird, empfehlen wir, nachfolgende Felder beim Dienstnehmer zu kontrollieren. Die angeführten Felder sind eine Auswahl, es gibt möglicherweise noch weitere relevante Felder.

Zusätzlich zu den unten aufgezählten Feldern könnte das Dokument Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN für die weitere Fehlersuche hilfreich sein.

8.1. Wichtige Felder für alle Personalrückstellungen

Angestellte/Arbeiter (grundsätzlich ein Pflichtfeld, aber eventuell bei CSV-Import ein Thema)
Eintrittsdatum/Austrittsdatum
Geburtsdatum
Ist Verbindlichkeit
Lohnnebenkosten
Ruhendes DV
Berechnungskennzeichen in Berechnungseinstellungen
Berechnungskennzeichen am Dienstnehmer

8.2. Wichtige Felder für die Abfertigungsrückstellung

Geschlecht
Entgelt laufend
Entgelt Sonderzahlung
BVK-Kennzeichen (nur für Abfertigung Alt und Teilübertritt wird eine Personalrückstellung gerechnet)
Entgeltsmultiplikatoren Arbeiter und Angestellte
Vordienstzeiten (Unterschied zwischen innerhalb und außerhalb des Unternehmens beachten)
Ruhenszeiten

Vordienstzeit außerhalb des Unternehmens, Vordienstzeiten im Unternehmen und Ruhenszeiten:

In den Stammdaten des Dienstnehmers können Sie die Ruhenszeiten in Monaten eingeben.
Bei der Berechnung der Dienstjahre wird die Ruhenszeit zur Multiplikatorermittlung abgezogen.
Bei der Berechnung der Rentenendwertfaktoren bzw. bei der Fluktuationsberechnung werden die Ruhenszeiten generell nicht berücksichtigt.

Die Vordienstzeiten werden am entsprechenden Reiter für die Abfertigung und das Jubiläum eingetragen.

Vordienstzeiten außerhalb des Unternehmens wirken sich nur auf die Multiplikatorermittlung aus, nicht aber auf die Rentenendwertfaktoren.

Vordienstzeiten innerhalb des Unternehmens wirken sich sowohl auf die Multiplikatorermittlung als auch auf die Berechnung der Rentenendwertfaktoren aus. Sie führen im Ergebnis somit zu einer De-facto-Vorverlegung des Eintrittsdatums.

Folgende Aufstellung zeigt die Auswirkungen der internen und externen Vordienstzeiten auf diverse Positionen in den NTCS Personalrückstellungen:

8.3. Wichtige Felder und Einstellungen für die Jubiläumsgeldrückstellung

Entgelt laufend
Entgeltsmultiplikatoren Arbeiter/Angestellte: Details zur Erfassung von Faktortabellen können Sie hier nachlesen: Entgeltsmultiplikator Angestellte/Arbeiter
Kollektivvertrag (fallweise)
Geburtsdatum und Pensionierungsdatum
Lohnnebenkosten
Vordienstzeiten (Unterschied zwischen innerhalb und außerhalb des Unternehmens beachten)
Ruhenszeiten

Genaue Informationen zu den Vordienstzeiten und Ruhenszeiten finden Sie im vorangegangenen Punkt "Wichtige Felder für die Abfertigungsrückstellung".

8.4. Wichtige Felder für die Urlaubsrückstellung

Entgelt lfd. Urlaub
Entgelt Sonderzahlung Urlaub
Beginn Urlaubsjahr
Resturlaub
Teiler (Urlaubsteiler, Tagesteiler)
Lohnnebenkosten

8.5. Wichtige Felder für die Gutstundenrückstellung

Stundensatz bei der Berechnung mit dem Gutstunden-Detail
Entgelt lfd. bei der Berechnung mit der Dienstnehmerliste
ZA-Stunden und fallweise ZA-Aufschlag
Lohnnebenkosten (fallweise)
Unterschiede zwischen Gutstundendetail und Dienstnehmerliste beachten (siehe dazu die Ausführungen unter Gutstunden)

8.6. Wichtige Felder Sonderzahlungsrückstellung

Entgelt Sonderzahlung
Bereits erhaltene Sonderzahlung
Multiplikator Sonderzahlung
Lohnnebenkosten (fallweise)

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9. Entgelt aus dem NTCS LOHN

Das Entgelt wird beim Import der Daten aus dem NTCS LOHN anhand der Einstellungen der Berechnungsnummern in den LOHN Parametern und den Berechnungsmakros in den Kollektivverträgen berechnet.

9.1. Berechnungsanalyse Entgelt

Nach dem Import aus dem NTCS LOHN können die Entgelte und die Sonderzahlung in der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen mit der Funktion "Berechnungsanalyse-Lohnverrechnung" geprüft werden. Es stehen Ihnen die Berechnungsanalyse für das Entgelt und für die Sonderzahlung zur Auswahl.

In diesen Analysefenstern werden die Zwischenschritte der Berechnung von Entgelten bzw. Bezügen und Sonderzahlungsanteilen für die Personalrückstellungen, inklusive aller Teilergebnisse angezeigt.

Sie können die Berechnungsanalyse-Lohnverrechnung unter "Funktionen" in der Dienstnehmerliste aufrufen.

Ebenso können Sie die Funktion "Berechnungsanalyse-Lohnverrechnung" aus dem Bearbeitungsmodus eines einzelnen Dienstnehmers starten.

Es öffnet sich ein Berechnungsdialog. Hier können Sie sehen, auf welches Makro zurückgegriffen wird, und die einzelnen Berechnungsschritte von Berechnungen und Lohnartenbewertungen im Detail nachvollziehen.

In den ersten Zeilen ist ersichtlich, welche Berechnung aus welchem Kollektivvertrag für welchen Dienstnehmer und Monat ausgeführt worden ist. Diese Information ist nützlich, um zu verifizieren, ob der Dienstnehmer im korrekten Kollektivvertrag eingestuft ist und man die Berechnung im korrekten Monat aufgerufen hat.

Danach werden alle Berechnungszeilen vom Berechnungsmakro separat mit ihren Zwischenergebnissen dargestellt. Die Nummer in Klammer am Zeilenanfang entspricht der um 1 erhöhten Berechnungszeile innerhalb des Makroeditors in der Lohnverrechnung. Im Analysefenster für Berechnungsgenerator wird das Gehalt/der Monatslohn in der Zeilennummer 9 angezeigt.

Weiters können Sie in diesem Analysefenster für Berechnungsgenerator die Summen von folgenden, beispielhaft angeführten Entgeltsbestandteilen ansehen:

Gehalt/Monatslohn
Sachbezüge
Überstundengrundlohn und Zuschläge
Zulagen (fixe Zulagen, SEG-Zulagen, ...)
Prämien
Nichtleistungslohnarten

Sollte hier ein bestimmter Wert falsch sein, können Sie einen Abgleich mit dem Lohnkonto durchführen und die Berechnungsmakros im LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge kontrollieren.

Im Makroeditor sehen Sie beispielsweise das Gehalt bzw. den Monatslohn in der Zeilennummer 8. So kann die jeweilige Stelle innerhalb der Berechnung leicht wiedergefunden werden.

Die Berechnung des Entgelts für die Personalrückstellungen kann auch im LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Berechnungen" mit der Funktion "Berechnung ausführen" aufgerufen werden.

Sollten im Analysefenster Unstimmigkeiten vorliegen, gibt es folgende Möglichkeiten:

Einen Abgleich mit dem Lohnkonto am Dienstnehmerstamm im Paket LOHN durchführen. Nähere Informationen dazu können Sie im Punkt Lohnkonto nachlesen.
Das entsprechende Makro im LOHN → Stammdaten → Kollektivverträge anpassen lassen.

9.2. Berechnungsnummern in den LOHN Parameter

Beim Import der Entgelte für Dienstnehmer wird auf die Einstellung der LOHN Parameter zugegriffen und danach in weiterer Folge auf das im Kollektivvertrag von NTCS LOHN hinterlegte Makro.

Im Paket LOHN müssen die Berechnungsnummern für die jeweiligen Personalrückstellungen bzw. die entsprechenden Lohnartengruppen hinterlegt sein unter:

Stammdaten → Einstellungen → LOHN Parameter: Rückstellungen → Allgemein

9.3. Anpassung der Berechnungsmakros im Lohn

Die Berechnungen für Personalrückstellungen im Lohn dürfen nicht fehlerhaft sein, andernfalls erscheint ein Makrofehler beim Import der Dienstnehmer in die NTCS Personalrückstellung oder es werden falsche Entgelte importiert.

Diese Makros sind im Lohn unter Stammdaten → Kollektivverträge am Reiter "Berechnungen" meistens beim Generalkollektivvertrag zu finden. Mit F6 "Bearbeiten" und dem F8-Symbol kann direkt in das Lohnmakro verzweigt und dieses korrigiert bzw. angepasst werden.

9.4. Einstellungen im Dienstnehmerstamm Lohn

Öffnen Sie im Paket LOHN unter Stammdaten → Dienstnehmer das Fenster "Dienstnehmer". Wählen Sie anschließend einen Dienstnehmer aus und drücken Sie F6 (Bearbeiten), um in den Dienstnehmerstamm zu wechseln. Hier, im Fenster "Dienstnehmer (Bearbeiten)", gibt es u. a. folgende Reiter:

Allgemein/CRM
DV (Dienstverhältnis)
Versicherung
Kollektivvertrag
Finanzamt
Rückstellungen

Der Reiter "Rückstellungen" ist für das Weiterarbeiten in den Personalrückstellungen relevant.

Mit dem Feld "Rückstellung" wird gesteuert, ob ein Dienstnehmer überhaupt in die Personalrückstellungen übernommen wird. Ist in diesem Feld ein Häkchen gesetzt, wird dieser Dienstnehmer in die Personalrückstellungen übernommen.

Das Häkchen im Feld "Wiedereinstellungszusage" wird automatisch gesetzt, wenn bei der Erfassung des Austritts (Funktion in der Bruttoerfassung oder im Dienstnehmerstamm) das entsprechende Feld in der Austritts-Schablone angehakt wird. Dienstnehmer mit Wiedereinstellungszusage werden in die Personalrückstellungen übernommen. Auch in alten Dienstverhältnissen muss dies überprüft werden.

Details zur Erfassung von einem Austritt finden Sie hier: Abrechnung von Austritten

10. Offener Urlaubsrest

Für die Urlaubsrückstellung wird beim Import aus dem BMD NTCS LOHN bzw. BMD 5.5 LOHN der offene Resturlaub zum Rückstellungsstichtag übernommen.

Dieser kann im Lohndienstnehmerstamm am Reiter "Nichtleistungszeiten" angesehen werden. Ein Doppelklick auf die Zeile "Urlaub" öffnet die Urlaubsverwaltung eines Dienstnehmers. Der Rest zu einem bestimmten Stichtag kann mit der Funktion "Rest per Stichtag" (Strg+R) abgerufen werden. Dieser Rest per Stichtag sollte mit dem Berechnungsnachweis der Urlaubsrückstellung übereinstimmen.

Weitere Informationen können Sie hier nachlesen: Urlaubsrest.

11. Offener Urlaubsrest und Konzernwechsel

Bei "Ummeldungen im Konzern" wir im "Übertrittsjahr" der aliquote Urlaubsrest falsch ermittelt. Grund dafür: Es kann nur das Eintrittsdatum in die Personalrückstellungen übernommen werden. Das Ersteintrittsdatum kann aktuell nicht automatisch vom Paket NTCS LOHN übergeben werden.

Damit der offene Urlaubsrest stimmt, muss in den Personalrückstellungen das Eintrittsdatum für Aliquotierung bei Konzernwechsel im Feld "Eintritt für Aliq. bei Konzernwechsel" mit dem Ersteintrittsdatum befüllt werden.

Dafür fügen Sie in der Dienstnehmerliste, bei der Auswahl "Urlaub" in der Combobox, die entsprechende Spalte mit rechtem Mausklick und Auswahl der Funktion "Spalte hinzufügen" das Feld "Eintritt für Aliq. bei Konzernwechsel" ein.

Mit der Funktion "Spaltenweise bearbeiten" oder "Spalte bearbeiten" kann das Ersteintrittsdatum erfasst werden.

Variante A:

rechter Mausklick in der Spalte → Spaltenweise bearbeiten oder Zeilenweise bearbeiten:

Variante B:

Rechtsklick auf die Überschrift → Spalte bearbeiten: Damit kann bei allen Dienstnehmern ein gleiches Datum eingestellt werden.

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12. Berechnungseinstellungen zeitlich historisch warten

In den NTCS Personalrückstellungen ist es wichtig, dass die Berechnungseinstellungen zeitlich historisch gepflegt werden.

Allgemeines zu den Berechnungseinstellungen finden Sie in diesem Hilfedokument: Überblick über die Ebenen der Berechnungseinstellungen für Personalrückstellungen.

Beispiel

Sie berechnen Personalrückstellungen zum 31.12.2023.

Wenn Sie in die Berechnungseinstellungen wechseln, wird im Bereich Einstiegsfelder im Feld "Gültig ab" der 31.12.2023 vorgeschlagen.

Sollen ab diesem Datum bestimmte Einstellungen verändert werden, kann dieser Vorschlag beibehalten werden.

Werden die Berechnungseinstellungen zeitlich früher als laut unserem Beispiel verändert und gibt es zu früheren Einstellungen Personalrückstellungsberechnungen, dann werden frühere Personalrückstellungen verändert.

Ausnahme: Die Personalrückstellungsberechnungen der früheren Perioden wurden gesperrt. In diesem Fall verändern sich diese Werte nicht, solange die Sperre nicht aufgehoben wird.

Zur einfachen Kontrolle der Einstellungen können die "Berechnungsrelevanten Einstellungen" sowohl in der Dienstnehmerliste als auch in der Personalrückstellungsliste gedruckt werden.

Start-Fenster der Personalrückstellungen oder Dienstnehmerliste → Ausdruck → Berechnungsrelevante Einstellungen drucken

Sollte die markierte Personalrückstellungsperiode gesperrt sein, erfolgt die Abfrage "Wollen Sie die Standardeinstellungen oder jene mit den gesperrten Einstellungen zur aktuell ausgewählten Rückstellung drucken?"

Sie können hier entscheiden, ob Sie die Berechnungseinstellungen zum Zeitpunkt der Sperre drucken wollen oder die aktuell vorhandenen Berechnungseinstellungen.

13. Aliquotierung Urlaub bei Neueintritt

Bei Dienstnehmern, die im Kalenderjahr eintreten und den Urlaubsjahrbeginn am 01.01. haben, wird bei der Anlage des Dienstnehmers in der Lohnverrechnung häufig eine automatische Urlaubskürzung durchgeführt. Damit dies im Personalrückstellungsprogramm richtig berücksichtigt wird, muss fallweise ein Parameter gesetzt werden, der die Aliquotierung bei Neueintritt definiert.

13.1. Der offene Urlaubsrest wird aus dem Lohn nicht aliquot übernommen

Der offene Urlaubsrest wurde bei Neueintritt eines Dienstnehmers im Lohn noch nicht aliquotiert.

Es muss daher in der Personalrückstellungsberechnung mit dem Feld "Aliquotierung bei Neueintritt" aliquotiert werden.

In diesem Fall muss in den Personalrückstellungen → Berechnungseinstellungen → Reiter Urlaub →Aliquotierung bei Neueintritt der Wert auf "Ja" eingestellt werden.

Am Berechnungsnachweis wird der Urlaubsjahrbeginn mit dem 01.03. (=Eintrittsdatum) angeführt.

Die erarbeiteten Urlaubstage werden vom 01.03. bis 31.03. berechnet und somit erhöhen sich die "Noch nicht erarbeiteten Urlaubstage".

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13.2. Der offene Urlaubsrest wird aus dem Lohn aliquot übernommen

Der offene Urlaubsrest wird bei Neueintritt bereits im Lohn aliquotiert. Es darf daher in der Rückstellungsberechnung mit dem Feld "Aliquotierung bei Neueintritt" nicht noch einmal aliquotiert werden.

In diesem Fall muss in den Personalrückstellungen →Berechnungseinstellungen → Reiter Urlaub → Aliquotierung bei Neueintritt der Wert auf "Nein" (= BMD Standard) eingestellt sein.

Am Berechnungsnachweis wird der Urlaubsjahrbeginn mit dem 01.01. (=Eintrittsdatum) angeführt.

Die erarbeiteten Urlaubstage werden vom 01.1. bis 31.03. berechnet und somit verringern sich die "Noch nicht erarbeiteten Urlaubstage".

Weitere Informationen können Sie mit unter diesem Link nachlesen: Einstellungen - Urlaubsrückstellung

14. Falsche Verbuchung der Personalrückstellung

In den NTCS Personalrückstellungen gibt es die Möglichkeit, die Buchungen mittels Automatismus in die Fibu zu verbuchen.

Start-Fenster der Personalrückstellungen → Verbuchung in Fibu

Allgemeines zur Verbuchung der Personalrückstellungen finden Sie im Dokument Verbuchung der Personalrückstellungen.

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14.1. Falsches Buchungssymbol

Wenn im Dialog der Verbuchung in die Fibu das falsche Buchungssymbol vorgeschlagen wird, kann dies in einem BILANZ Parameter geändert werden.

Den entsprechenden Parameter finden Sie im Paket BILANZ → Stammdaten → BILANZ Parameter: Personalrückstellungen → Verbuchung → Vorschlag des Buchungssymbols (Unternehmensrecht).

Hier kann das gewünschte Buchungssymbol eingetragen werden. Voraussetzung ist, dass dieses Symbol in der FIBU → Stammdaten → Buchungseinstellungen → Buchungssymbole bereits angelegt ist.

14.2. Korrektur von falsch verbuchten Werten

Wenn sich die Beträge der Personalrückstellung seit der letzten Verbuchung aufgrund geänderter Einstellungen in den Berechnungseinstellungen geändert haben, wird mittels neuerlichen Verbuchens die bestehende Buchung entsprechend angepasst.

14.3. Geänderte Berechnungsperiode

Wenn in den Berechnungseinstellungen am Reiter "Allgemein" die Berechnungsperiode zum Beispiel von jährlich auf monatlich geändert wurde, müssen fallweise Buchungen in der FIBU manuell gelöscht werden.

Eventuell ist hier der FIBU Parameter "Bearbeiten Fremdbuchungen (Import Buchungen)" entsprechend zu ändern. Sie finden diesen Parameter hier:

FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter: Buchen → Allgemein → Bearbeiten Fremdbuchungen (Import Buchungen) → Fremdbuchungen und BMD Buchungen

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14.4. Keine Vorperiodenwerte

Gibt es keine berechnete Vorperiode, weil die Rückstellungen in der NTCS erstmalig berechnet werden, kann dieser Vorperiodenwert manuell in 2 Spalten erfasst werden.

Start-Fenster der Personalrückstellungen → Bereich Rückstellungsarten → Spalte "Betrag Angestellte VP" und "Betrag Arbeiter VP". So kann verhindert werden, dass der gesamte Personalrückstellungsbetrag verbucht wird.

Sollten diese beiden Felder nicht vorhanden sein, können Sie über rechten Mausklick → Spalte hinzufügen ergänzt werden.

Verbucht man zusätzlich mit Kostenstellen, dann funktioniert diese Variante nicht. Es muss in diesem Fall die Vorperiode in der NTCS vollständig und korrekt berechnet/nachgestellt werden.

15. Feld "Relevantes Modell"

Gibt es in den Personalrückstellungen mehrere Modelle je Personalrückstellungsart und Stichtag, kann ein relevantes Modell für die Mehr-/Weniger-Rechnung definiert werden. Beim Import der Werte aus den Personalrückstellungen in die Mehr-/Weniger-Rechnung wird dann dieses Modell herangezogen.

Das relevante Modell bzw. die für Mehr-/Weniger-Rechnung relevante Personalrückstellung kann im Start-Fenster der Personalrückstellungen im Bereich der "Rückstellungsarten" in einer eigenen Spalte "Relevantes Modell" definiert werden. Dies betrifft nur Rückstellungsarten, bei denen unterschiedliche Werte für Unternehmensrecht und Steuerrecht ermittelt werden.

Darstellung Modell 1: Hier sind in der Spalte "Relevantes Modell" die Häkchen gesetzt. Diese Werte werden in die Mehr-/Weniger-Rechnung übernommen.

Darstellung Modell 2: Hier sind in der Spalte "Relevantes Modell" keine Häkchen gesetzt. Diese Werte werden nicht in die MWR übernommen.

In der Mehr-/Weniger-Rechnung gibt es für die Übernahme die Funktion "Import aus Personalrückstellungen".

Details zum Import MWR aus den Personalrückstellungen können Sie hier nachlesen.

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Siehe auch:

Kontrollarbeiten beim Import aus NTCS LOHN

Überblick über die Ebenen der Berechnungseinstellungen für Personalrückstellungen

Dienstnehmerliste

Anlegen der Personalrückstellungen für Folgeperiode und Vergleichsperiode

Häufige Fehler bei der Berechnung von Personalrückstellungen