Anlegen der Personalrückstellungen für Folgeperiode und Vergleichsperiode
Personalrückstellung für Folgeperiode erzeugen
Überblick
Eine "Jahresübernahme" der Personalrückstellungen sollte vorrangig mit der Funktion "Folgeperiode erzeugen" durchgeführt werden. Dabei gibt es 2 Möglichkeiten:
In Einzelfällen kann auch die Funktion "Personalrückstellungen kopieren (erweitert)" für eine Jahresübernahme verwendet werden. Im Gegensatz zur Funktion "Folgeperioden erzeugen" stehen Ihnen im Dialogfeld der Funktion "Rückstellung kopieren (erweitert)" standardmäßig mehr Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. Beachten Sie dafür die Beschreibung im Kapitel Personalrückstellungen kopieren (erweitert).
Des Weiteren gibt es noch die Funktion Vergleichsmodell erzeugen. Diese Funktion dient zur Anlage von weiteren Modellen, um eine Vergleichsberechnung zum Modell 1 zu erstellen.
Personalrückstellung für eine Folgeperiode erzeugen
Sind bereits berechnete Personalrückstellungen für eine bestimmte Periode unter Bilanzierung und Steuern → Personalrückstellungen → Personalrückstellungen vorhanden und soll eine Periodenübernahme erfolgen, wählen Sie den Menüpunkt "Folgeperiode erzeugen" oder unter "Rückstellungen" mit rechter Maustaste "Folgeperiode erzeugen".
Mit dieser Funktion werden standardmäßig alle Personalrückstellungsarten aus der Vorperiode in die Folgeperiode übernommen. Dies kann aber ggf. während der Umstellung oder im Nachhinein abgeändert werden.
Es öffnet sich ein weiteres Dialogfeld. Am Reiter "Allgemein" wird im Bereich "Ziel" das Feld "Auf Stichtag" bereits mit dem nächsten Stichtag vorgeschlagen.
Das Feld "Auf Stichtag" wird auf Grund der Einstellung unter Berechnungseinstellungen → Reiter "Allgemein" → Feld "Berechnungsperiode" vorgeschlagen.
Achtung!
 | Wenn Sie eine NTCS Lohnverrechnung in Verwendung haben, ist Folgendes zu beachten: Beim Durchführen der Funktion "Folgeperiode erzeugen" sollten im Bereich Dienstnehmer die Felder "Dienstnehmer kopieren" und "Dienstnehmerbezogene Berechnungseinstellungen kopieren" im Standardfall nicht angehakt sein.  Es würden damit auch mittlerweile ausgetretene Dienstnehmer in die nächste Periode übernommen werden, und beim erneuten Import aus der NTCS Lohnverrechnung würden diese nicht gelöscht werden. |
Am Reiter "Diverses" wird die Übernahme von vorhandenen Feldsperren definiert.
Standardmäßig werden vorhandene Feldsperren in die neue Personalrückstellungsperiode übernommen. Im Feld "Feldsperre kopieren" ist deshalb standardmäßig ein Häkchen gesetzt. Sollte dies nicht gewünscht sein, können Sie diese Einstellung deaktivieren.
Weitere Informationen finden Sie in Feldsperren für Importe.
Hinweis
 | Mehrere Felder sind in der BMD Standardfeldauswahl nicht vorhanden. Diese werden automatisch übernommen. Es handelt sich dabei um folgende Feldeinstellungen:
Sollten hier Abweichungen für die Berechnung der neuen Personalrückstellungsperioden benötigt werden, lassen sich diese Felder zusätzlich einblenden. Sie können diese Felder über die Feldauswahl im Fenster "Rückstellung für Folgeperioden erzeugen" hinzufügen: Rechter Mausklick → Feldauswahl → Bearbeiten   |
Die Dienstnehmerliste wird nun automatisch geöffnet und es folgt ein Fenster für den Import von Daten.
Existiert zu dieser Firma ein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch das Fenster für den Import aus BMD NTCS LOHN.
Existiert zu dieser Firma kein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch ein Fenster für Dienstnehmer importieren.
Für den Import von Dienstnehmer stehen hier folgende Möglichkeiten des Imports zur Auswahl:
- Import aus BMD 5.5. LOHN
- Import aus BMD 5.5. Personalrückstellungen
- Import aus Datei
- Import aus variabler CSV-Datei
Führen Sie den gewünschten Import durch oder wählen Sie "Abbrechen", wenn Sie die Dienstnehmer manuell erfassen wollen. Detaillierte Beschreibungen zu den Importmöglichkeiten finden Sie unter Dienstnehmer importieren.
Personalrückstellung für mehrere Folgeperioden erzeugen
Mit der Funktion "Folgeperiode erzeugen" können auch mehrere Folgeperioden für einen Zeitraum (z. B. monatlich, vierteljährlich etc.) in einem Arbeitsschritt erzeugt werden. Im Fenster "Rückstellung für Folgeperioden erzeugen" benötigen Sie dafür das Feld "Planungsintervall".
Wählen Sie den Menüpunkt "Folgeperiode erzeugen" und fügen Sie das Feld "Planungsintervall" über die Feldauswahl hinzu: Rechter Mausklick → Feldauswahl → Bearbeiten
Wählen Sie das gewünschte Planungsintervall und folgen Sie den Arbeitsschritten wie unter Personalrückstellung für eine Folgeperiode erzeugen.
Weitere Informationen zum Planungsintervall finden Sie unter Personalrückstellung für einen bestimmten Zeitraum.
Personalrückstellung für Vergleichsmodell erzeugen
Diese Funktion ist zur Anlage von weiteren Modellen für Vergleichsberechnungen vorgesehen.
Starten Sie die Funktion "Vergleichsmodell erzeugen" im Startfenster der Personalrückstellungen in der Menüleiste unter "Funktionen" oder unter "Rückstellungen" mit rechter Maustaste "Vergleichsmodell erzeugen".
Am Reiter "Allgemein" können Sie mit dem Feld "Basismodell sperren" die Quellrückstellung sperren und somit eine Veränderung der Personalrückstellungsberechnung am ursprünglichen Modell (im Normalfall Modell 1) verhindern.
Auch im Fenster "Rückstellung für Vergleichsmodell erzeugen" kann am Reiter "Diverses" festgelegt werden, ob Feldsperren kopiert werden sollen. Siehe dazu unter Feldsperren für Importe.
Unter "Rückstellungen" wurde nun das Vergleichsmodell (Modell 2) erstellt und die Dienstnehmer wurden automatisch kopiert. Die Dienstnehmerliste inklusive der kopierten Dienstnehmer wird automatisch geöffnet.
Personalrückstellungen kopieren (erweitert)
Für das Kopieren der Personalrückstellungen verwenden Sie in der Menüleiste die Funktion "Rückstellung kopieren (erweitert)".
- Personalrückstellungen für einen bestimmten Zeitraum erzeugen
- Ein weiteres Modell erzeugen
- Personalrückstellung für eine weitere Periode erzeugen
Personalrückstellungen für einen bestimmten Zeitraum erzeugen
Mehrere Personalrückstellungen für einen bestimmten Zeitraum (z. B. monatlich, quartalsweise etc.) können in einem Schritt erzeugt werden. Starten Sie dafür im Startfenster der Personalrückstellungen → Funktionen → Rückstellung kopieren (erweitert) und legen Sie im Feld "Planungsintervall" das bevorzugte Intervall fest.
Das Feld "Planungsintervall" können Sie über die Feldauswahl im Fenster "Rückstellung kopieren" hinzufügen: Rechter Mausklick → Feldauswahl → Bearbeiten
Danach öffnet sich das Fenster für die Feldauswahl und Sie können das Feld "Planungsintervall" hinzufügen.
Das Feld "Bis Stichtag" zeigt den letzten Stichtag des gewünschten Planungsintervalls.
Wird im Feld "Planungsintervall" die Option "monatlich" ausgewählt, erfolgt die Erstellung einer Personalrückstellung jeweils zum Monatsletzten bis zu dem im Feld "Bis Stichtag" eingetragenen Datum.
Die Dienstnehmerliste wird nun automatisch geöffnet und es folgt ein Fenster für den Import von Daten.
Existiert zu dieser Firma ein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch das Fenster für den Import aus BMD NTCS LOHN.
Existiert zu dieser Firma kein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch ein Fenster für Dienstnehmer importieren.
Für den Import von Dienstnehmer stehen hier folgende Möglichkeiten des Imports zur Auswahl:
- Import aus BMD 5.5. LOHN
- Import aus BMD 5.5. Personalrückstellungen
- Import aus Datei
- Import aus variabler CSV-Datei
Führen Sie den gewünschten Import durch oder wählen Sie "Abbrechen", wenn Sie die Dienstnehmer manuell erfassen wollen. Detaillierte Beschreibungen zu den Importmöglichkeiten finden Sie unter Dienstnehmer importieren.
Ein weiteres Modell erzeugen
Grundsätzlich soll in allen Personalrückstellungsperioden mit Modell 1 gearbeitet werden. Gibt es bereits ein Modell 1 und soll eine Vergleichsberechnung erstellt werden, kann mit weiteren Modellen gearbeitet werden.
Vorrangig sollte die Anlage eines weiteren Modells über die Funktion Vergleichsmodell erzeugen durchgeführt werden, da hier eine vereinfachte Feldauswahl vorgeschlagen wird. Ein weiteres Modell kann aber auch über die Funktion "Rückstellungen kopieren (erweitert)" erzeugt werden.
Sie markieren dazu das Modell 1 der gewünschten Periode und wählen im Startfenster der Personalrückstellungen unter Funktionen → Rückstellungen kopieren (erweitert).
Es öffnet sich das entsprechende Dialogfeld. Folgende Felder sind einzustellen bzw. zu kontrollieren:
- Auf Stichtag: Hier wird die nächste Periode vorgeschlagen, diese kann ggf. geändert werden (auf die gewünschte Vergleichsperiode).
- Auf Modell: Hier wird automatisch die nächsthöhere Modellnummer vorgeschlagen.
- Anmerkungen: Hier kann ein schlüssiger Text erfasst werden, zum Beispiel "Rückstellung Modell mit 3 %".
- Fibu-Firma: Dieses wird automatisch aufgrund der Einstellungen in der Quellrückstellung vorgeschlagen.
- Fibu: Dieses wird automatisch aufgrund der Einstellungen in der Quellrückstellung vorgeschlagen.
- Dienstnehmer kopieren: Es kann sinnvoll sein, das Häkchen auf "Ja" zu stellen. Somit werden vom Basismodell die vorhandenen Dienstnehmer in das weitere Modell kopiert.
- Dienstnehmerbezogene Berechnungseinstellungen kopieren: Es kann sinnvoll sein, das Häkchen auf "Ja" zu stellen. Somit werden vom Basismodell die vorhandenen Dienstnehmer in das weitere Modell kopiert.
- Basismodell sperren: Hier kann festgelegt werden, ob die Quellrückstellungen gesperrt werden sollen (Empfehlung ist "Ja").
Mit einem Klick auf "Übernehmen" werden die definierten Personalrückstellungen erstellt und die Dienstnehmerliste wird geöffnet.
Achtung!
| Wenn Sie eine NTCS Lohnverrechnung in Verwendung haben, ist Folgendes zu beachten: Bei der Funktion "Rückstellung kopieren (erweitert)" sollten die Felder "Dienstnehmer kopieren" und "Dienstnehmerbezogene Berechnungseinstellungen kopieren" im Standardfall nicht angehakt sein. Es würden damit auch ausgetretene DN in die nächste Periode übernommen werden. Sind diese in der Zwischenzeit ausgetreten, werden sie beim erneuten Import aus der NTCS Lohnverrechnung nicht gelöscht. Für Vergleichsberechnungen kann es aber sinnvoll sein, die Dienstnehmer zu kopieren und ggf. damit zusammenhängend auch die dienstnehmerbezogenen Berechnungseinstellungen zu kopieren. |
Personalrückstellung für eine weitere Periode erzeugen
Mit der Funktion "Rückstellung kopieren (erweitert)" kann auch eine einzelne weitere Periode erstellt werden. Vorrangig sollte für diese Anlage jedoch die Funktion Folgeperiode erzeugen verwendet werden, da hier eine vereinfachte Feldauswahl vorgeschlagen wird.
Im Gegensatz zur Funktion Folgeperiode erzeugen stehen Ihnen im Dialogfeld der Funktion "Rückstellung kopieren (erweitert)" standardmäßig mehr Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Markieren Sie jenes Modell, für welches eine weitere (nächste) Periode erstellt werden soll und wählen Sie im Startfenster der Personalrückstellungen unter Funktionen → Rückstellungen kopieren (erweitert).
Ein Dialogfeld öffnet sich, in dem die folgenden Feldeinstellungen vorgeschlagen werden, sofern diese bereits in der Vorperiode definiert worden sind:
- Quelle (Von Firma, Von Stichtag, Von Modell)
- Ziel (Auf Firma, Auf Stichtag, Auf Modell, Anmerkung, FIBU-Firma, Fibu, Datenbesitzer für Ansehen, Datenbesitzer für Bearbeiten)
Hinweis
| Sind in der Dienstnehmerliste Feldsperren hinterlegt worden, können diese – sofern gewünscht – mitkopiert werden (siehe dazu Feldsperren für Importe). Die Einstellung dafür finden Sie im Dialogfenster "Rückstellung kopieren (erweitert)" am Reiter "Diverses".  |
Die Dienstnehmerliste wird nun automatisch geöffnet und es folgt ein Fenster für den Import von Daten.
Existiert zu dieser Firma ein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch das Fenster für den Import aus BMD NTCS LOHN.
Existiert zu dieser Firma kein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch ein Fenster für Dienstnehmer importieren.
Für den Import von Dienstnehmer stehen hier folgende Möglichkeiten des Imports zur Auswahl:
- Import aus BMD 5.5. LOHN
- Import aus BMD 5.5. Personalrückstellungen
- Import aus Datei
- Import aus variabler CSV-Datei
Führen Sie den gewünschten Import durch oder wählen Sie "Abbrechen", wenn Sie die Dienstnehmer manuell erfassen wollen. Detaillierte Beschreibungen zu den Importmöglichkeiten finden Sie unter Dienstnehmer importieren.
Personalrückstellung mit "Bis-Stichtag" aus Vorperiode erzeugen
Wenn bereits Personalrückstellungen existieren, kann die Erstellung der Personalrückstellungsarten für die nächste Periode besonders schnell erledigt werden. Dabei werden alle Personalrückstellungsarten und Modelle der Vorperiode auf die neue Periode kopiert.
Hinweis
| Für diese Variante der Periodenübernahme dürfen noch keine Personalrückstellungen in der Folgeperiode existieren. Ebenso muss das neue Datum passend zur eingestellten Berechnungsperiode in den Berechnungseinstellungen am Reiter "Allgemein" definiert werden. |
Tragen Sie dazu im Startfenster der Personalrückstellungen unter "Einstiegsfelder" neben der ausgewählten Firma in das Feld "Bis Stichtag" den Stichtag der neuen Periode ein und bestätigen Sie mit Enter.
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Es folgt die Abfrage, ob die Personalrückstellung aus der Vorperiode (letzter Stichtag) übernommen werden soll. Bestätigen Sie mit "Ok".
Es folgt ein weiteres Dialogfeld. Hier kann ausgewählt werden, ob die Dienstnehmer bzw. dienstnehmerbezogenen Berechnungsparameter kopiert werden sollen. Auch hier gilt die BMD Empfehlung, Dienstnehmer grundsätzlich nicht zu kopieren. Ebenso kann hier gewählt werden, ob vorhandene Feldsperren kopiert werden sollen. Die Auswahl ist mit "Übernehmen" zu bestätigen.
Die Dienstnehmerliste wird nun automatisch geöffnet und es folgt ein Fenster für den Import von Daten.
Existiert zu dieser Firma ein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch das Fenster für den Import aus BMD NTCS LOHN.
Existiert zu dieser Firma kein NTCS LOHN (Lohnfirma), folgt automatisch ein Fenster für Dienstnehmer importieren.
Für den Import von Dienstnehmer stehen hier folgende Möglichkeiten des Imports zur Auswahl:
- Import aus BMD 5.5. LOHN
- Import aus BMD 5.5. Personalrückstellungen
- Import aus Datei
- Import aus variabler CSV-Datei
Führen Sie den gewünschten Import durch oder wählen Sie "Abbrechen", wenn Sie die Dienstnehmer manuell erfassen wollen. Detaillierte Beschreibungen zu den Importmöglichkeiten finden Sie unter Dienstnehmer importieren.
Hinweis
| Für diese Variante der Periodenübernahme dürfen noch keine Personalrückstellungen in der Folgeperiode existieren. Ebenso muss das neue Datum passend zur eingestellten Berechnungsperiode in den Berechnungseinstellungen am Reiter "Allgemein" definiert werden. |
Datenbesitzergruppen
Datenbesitzergruppen können verwendet werden, um einzelne bzw. bestimmte Datensätze wie z. B. Personalrückstellungen für bestimmte Benutzer zu sperren. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Hinterlegung von Datenbesitzergruppen.
Berechnungseinstellungen
Nach der Anlage der Personalrückstellungen, dem Import der Dienstnehmer und der Kontrolle der allgemeinen Einstellungen für Personalrückstellungen sind noch die nötigen Berechnungseinstellungen vorzunehmen. Diese können Sie aus dem Übersichtsfenster der Personalrückstellungen in der Menüleiste oder aus der Dienstnehmerliste der Personalrückstellungen mit der gleichnamigen Schaltfläche starten. Treffen Sie für Ihre angelegten Rückstellungen die gewünschten Einstellungen.
Es gibt folgende Arten:
- Allgemeine Berechnungseinstellungen für Personalrückstellungen
- Berechnungseinstellungen für Abfertigungsrückstellung
- Berechnungseinstellungen für Jubiläumsgeldrückstellung
- Berechnungseinstellungen für Urlaubsrückstellung
- Berechnungseinstellungen für Gutstundenrückstellung
- Berechnungseinstellungen für Sonderzahlungsrückstellung
- Berechnungseinstellungen für Pensionsrückstellung
- Berechnungseinstellungen für Prämienrückstellung
Sperren und Archivieren der Personalrückstellungen
Nach Abschluss der Personalrückstellungsberechnung eines Mandanten sollten Sie die Personalrückstellungen sperren sowie die Berechnungseinstellungen und Berechnungsnachweise archivieren. Dies gewährleistet, dass der Originalzustand bei späteren Änderungen – aus welchem Grund auch immer – relativ einfach wiederhergestellt werden kann.
