In dieser Themenhilfe erhalten Sie Informationen zur Einstellung der Erlösabgrenzung in der WWS inkl. einer Beschreibung der Themen, die davor abzuklären sind. Die tägliche Arbeit und das Ergebnis in der FIBU werden anhand einiger Beispiele dargestellt.

1.  Allgemeines
2.  Abzuklärende Themen vor Einrichtung der Erlösabgrenzung
2.1.  Periodensperre
2.2.  Buchungssymbol AR
2.3.  Fixkonto für Erlösabgrenzung
3.  Stammdaten
3.1.  Erfassungskennzeichen für Verkauf
4.  Bestehende Bewegungsdaten
4.1.  Offene Aufträge
4.2.  Fertige Aufträge
5.  Tägliches Arbeiten
5.1.  Aufträge
5.2.  Beispiele
5.3.  Stornorechnungen und Gutschriften

 Allgemeines

Bei Wartungsverträgen (Wiederholfakturen) kann über die Erlösabgrenzung der Erlös abgegrenzt werden, damit der Erlös in die korrekte Periode fällt. Auch bei monatlichen Wartungsverträgen macht eine Erlösabgrenzung Sinn, wenn die Wiederholfaktura im Vorhinein oder im Nachhinein verrechnet wird, damit der Erlös in die korrekte Periode kommt, in der die Leistung tatsächlich stattgefunden hat.

Hinweis 
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Die Abgrenzungsbuchungen sind nicht UVA-relevant. Aber sie verändern die GuV des Monats, in dem die Auflösungsbuchungen erfolgen. Wird in die Vergangenheit abgegrenzt, dann darf die Periodensperre nicht gesetzt sein! Das gilt auch für das Vorjahr, wenn jahresübergreifend abgegrenzt wird. Nähere Informationen dazu finden Sie im Punkt Periodensperre.

Für die Erlösabgrenzung ist keine eigene Lizenz notwendig.

Hinweis 
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Die Erlösabgrenzung auf Anzahlungs- und Teilrechnungen ist nicht möglich.
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 Abzuklärende Themen vor Einrichtung der Erlösabgrenzung

Folgende Themen sind vor der Einrichtung der Erlösabgrenzung unbedingt abzuklären.

 Periodensperre

Wird mit Periodensperre in der FIBU gearbeitet, kann eine nachträgliche Abrechnung zu Problemen führen.

Beispiel 
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Im April wird der Leistungszeitraum von Jänner bis März verrechnet. Zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung im April wurde die Periodensperre schon für den Jänner gesetzt. Dies würde nun dazu führen, dass das Modell nicht verbucht wird, auch nicht für Februar und März.

Folgende Möglichkeiten stehen nun zur Verfügung:
  • Die Abrechnung erfolgt künftig immer im Vorhinein.

  • Der folgende Parameter kann aktiviert werden. Jedoch ist vor der Umstellung des Parameters eine Abklärung mit dem Steuerberater erforderlich.

    Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Buchen → Buchungen importieren

    Gibt an, ob die Buchungsperiode lt. Sperre vom FIBU-Stamm verschoben wird. Die Buchung wird automatisch in die nächste freie Periode verschoben.

    Wird der Parameter auf "Ja" gesetzt, gilt Folgendes:
    Ist am FIBU-Stamm das Feld "Sperre bis Periode" auf den letzten Monat des Wirtschaftsjahres gesetzt, wird die Buchung automatisch als Bilanzbuchung (BuArt = 2001) verbucht.
    Ist am FIBU-Stamm das Feld "BilanzBuchen-Sperre bis Periode" gesetzt, können Bilanzbuchungen nicht verbucht werden.

    Beispiel 
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    Zum oben angeführten Beispiel würde die Aktivierung des Parameters nun Folgendes bedeuten:

    Im April wird der Leistungszeitraum von Jänner bis März verrechnet. Zum Zeitpunkt der Rechnungserstellung im April wurde die Periodensperre schon für den Jänner gesetzt. Dies würde nun mit Periodenverschiebung dazu führen, dass der Erlös vom Jänner in den Februar gebucht wird.

  • Die Periodensperre wird nicht mehr verwendet. Auch dafür ist eine Abklärung mit dem Steuerberater notwendig.
Findet keine der hier beschriebenen Möglichkeiten Anwendung, wird das Automatikbuchungsmodell nicht verbucht. In diesem Fall kann es nur noch im Fenster Automatikbuchungen mittels der Funktion "Bearbeiten" angepasst werden.

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 Buchungssymbol AR

Das Buchungssymbol für die Erlösabgrenzung ist im Standard "AR". Falls ein anderes Buchungssymbol gewünscht ist, kann dies in folgendem Parameter hinterlegt werden.

Paket FIBU → Stammdaten → FIBU Parameter → Automatikbuchungen → Allgemein

Das hier hinterlegte Buchungssymbol wird bei der Anlage der Abgrenzungen vorgeschlagen, kann aber übersteuert werden.

 Fixkonto für Erlösabgrenzung

In der FIBU wird ein Fixkonto für die Erlösabgrenzung hinterlegt. Für Erlösabgrenzungen kann z. B. das passive Abgrenzungskonto 3900 aus dem Standardkontenrahmen verwendet werden.

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Die Abgrenzungsbuchungen werden mit dem Buchungssymbol "AR" erstellt. Damit das Fixkonto (z. B. 3900) mit dem Buchungssymbol "AR" bebucht werden kann, muss am Konto 3900 beim Feld "Konto erlauben" die Ausprägung "bei allen Buchungssymbolen" eingestellt sein.

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Somit müssen am Buchungssymbol "AR" keine Passivkonten erlaubt sein.
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 Stammdaten

Im Bereich Verkauf können Erlöse monats- oder tageweise abgegrenzt werden. Folgende Einstellungen sind dazu notwendig.

 Erfassungskennzeichen für Verkauf

Am Erfassungskennzeichen für Verkauf kann bereits die Abgrenzung im Feld "Erlösabgrenzung" vordefiniert werden. Dabei sind folgende Ausprägungen vorhanden:
  • Keine Abgrenzung (Standard)
  • Tageweise
  • Monatsweise
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Das Feld "Erlösabgrenzung" wird auf den Auftragskopf als Vorschlag übernommen und kann dort auch manuell erfasst oder geändert werden.

Im Ankauf gibt es auch die Möglichkeit, Aufwände in der FIBU monatsweise bzw. tageweise abzugrenzen. Die Aufwandsabgrenzung kann über Erfassungskennzeichen für Einkauf eingestellt werden.

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 Bestehende Bewegungsdaten

Nach dem Setzen des Kennzeichens "Erlösabgrenzung" auf den jeweiligen Erfassungskennzeichen ist zu beachten, wie mit bereits bestehenden Daten umgegangen werden soll.

 Offene Aufträge

Im Fenster Aufträge kann das Kennzeichen "Erlösabgrenzung" über die Funktion "Spalte bearbeiten" für alle gewünschten offenen Aufträge aktiviert werden.

Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift der Spalte "Erlösabgrenzung" und führen die Funktion "Spalte bearbeiten" aus.

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Geben Sie im Feld "Auf - Erlösabgrenzung" die gewünschte Ausprägung ein (z. B. Monatsweise).

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Wenn Sie auf "Ok" klicken, werden alle Aufträge, die ausgewählt sind, mit der Ausprägung befüllt.

Hinweis 
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Mit "Spalte bearbeiten" werden alle Aufträge umgestellt, die in der Ansicht verfügbar sind oder in den Von-Bis-Wertebereich fallen, falls dies im Fenster "Wertumstellung einer Spalte" ausgewählt ist.

 Fertige Aufträge

Auch bei fertigen Aufträgen macht das Setzen des Kennzeichens "Erlösabgrenzung" Sinn, wenn z. B. Aufträge kopiert werden. Das Erlösabgrenzungskennzeichen wird beim Kopieren nur dann neu ermittelt, wenn auf ein anderes Erfassungskennzeichen kopiert wird.

Hinweis 
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Das Erlösabgrenzungskennzeichen bei fertigen Aufträgen kann nur vom Support umgestellt werden.
Kontakt Wie Sie schnell und einfach mit uns in Kontakt treten können, erfahren Sie auf der Seite BMD kontaktieren.
 
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 Tägliches Arbeiten

 Aufträge

Das Feld "Erlösabgrenzung" wird auf den Auftragskopf übernommen. Eine manuelle Änderung ist dort möglich.

Monatsweise Abgrenzung
Auf der Auftragsposition definieren in erster Linie die Felder "ErlAbgr Von-Periode" und "ErlAbgr Anzahl Monate" die Abgrenzung. Werden diese nicht befüllt, zieht folgende Rückfallebene:

Anstelle des Feldes "ErlAbgr Von-Periode" gilt das Feld "Leistungszeitraum von", und anstelle des Feldes "ErlAbgr Anzahl Monate" errechnen sich die Monate direkt aus dem Leistungszeitraum vom Auftragskopf.

Tageweise Abgrenzung
Aus den Eingaben in den Auftragskopffeldern "Leistungszeitraum Von" und "Leistungszeitraum Bis" errechnet sich der Zeitraum.

Achtung! 
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Die Monate werden IMMER mit 30 Tagen berechnet!

Bei Wiederholfakturen erfolgt nur eine tageweise Abgrenzung. Für die Ermittlung des Zeitraums wird das "LZ Von-Datum" (Leistungszeitraum Von-Datum) und "LZ Bis-Datum" (Leistungszeitraum Bis-Datum) der Rechnung verwendet.

Die Erlösabgrenzung ist nur für Standard- und Schlussrechnungen möglich, nicht bei Anzahlungs- und Teilrechnungen.

Die Eingabe der Kostenperiodenaufteilung ist nur bei der Einstellung "Keine Erlösabgrenzung" erlaubt. Die Kostendaten werden mit den Erlösabgrenzungsbuchungen in die jeweiligen Perioden übergeben.

Hinweis 
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Das Fenster Erlösabgrenzung muss für die Erlösabgrenzung nicht mehr verwendet werden, wenn mit den oben beschriebenen Einstellungen gearbeitet wird.

Mit dem Verbuchen der Rechnung in die FIBU werden die Automatikbuchungen erzeugt. Abgrenzungen in der aktuellen Periode und in vergangenen Perioden werden sofort aufgelöst. Das heißt, dass die Auflösungsbuchungen sofort in die Vormonate bzw. den aktuellen Monat gebucht werden.

Abgrenzungen in zukünftige Perioden werden durchgeführt , sobald für diese Periode ein Buchungskreis angelegt wird bzw. es kommt die Abfrage so lange, bis die Auflösungsbuchungen gestartet worden sind. In den Automatikbuchungen finden sich nur Modelle, die noch nicht oder noch nicht ganz aufgelöst worden sind. Wird eine Rechnung erstellt, in der die Erlösabgrenzungen nur in vergangene Perioden fallen, ist kein Modell in den Automatikbuchungen ersichtlich, weil alle Buchungen schon im Journal zu sehen sind.

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 Beispiele

Im Folgenden finden Sie einige Beispiele zu Erlösabgrenzungen.

Beispiel 
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Dienstleistungsrechnung (DLR) mit Leistungszeitraum 01.04. bis 30.09.:

Am Erfassungskennzeichen für Verkauf ist das Feld "Erlösabgrenzung" auf "Monatsweise" eingestellt.

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Am Auftrag wird der Leistungszeitraum von 01.04. bis 30.09. eingegeben.

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Nach dem Druck und der Verbuchung der Rechnung am 07.05. sind im Fenster Automatikbuchungen die Erlösabgrenzungen in einem eigenen Automatikbuchungsmodell ersichtlich.

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600 EUR ist der Erlös für 6 Monate (Periode 4 bis 9). Dies ergibt einen Abgrenzungsbetrag von 100 EUR je Monat.

Die Buchungen im Journal sehen dabei so aus:

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  • 600 EUR im Mai gebucht.
  • 500 EUR im Mai abgegrenzt - somit bleiben 100 EUR GuV wirksam im Mai.
  • 100 EUR im April verbucht.
  • Bis September wird das Modell weiter aufgelöst und die restlichen 100 EUR werden je Monat verbucht.
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Beispiel 
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Auftrag (AUF) mit monatsweiser Erlösabgrenzung und Eingabe auf der Auftragsposition:

Am Erfassungskennzeichen für Verkauf ist das Feld "Erlösabgrenzung" auf "Monatsweise" eingestellt.

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Am Auftrag werden die Felder "ErlAbgr Von-Periode" und "ErlAbgr Anzahl Monate" befüllt:
3 Monate ab April (Periode 20xx04)

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Nach dem Druck und der Verbuchung der Rechnung am 07.05. sind im Fenster Automatikbuchungen die Erlösabgrenzungen in einem eigenen Automatikbuchungsmodell ersichtlich.

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1.000 EUR ist der Erlös für 3 Monate (Periode 4 bis 6). Somit werden jeden Monat 333,33 EUR abgegrenzt.

Die Buchungen im Journal sehen dabei so aus:

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  • Im Mai wurden 1.000 EUR gebucht.
  • 666,67 EUR abgegrenzt im Mai - somit bleiben 333,33 GuV wirksam im Mai.
  • 333,33 EUR im April gebucht.
  • Im Juni wird das Modell aufgelöst und die restlichen 333,33 EUR verbucht.
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Beispiel 
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Wiederholfaktura (WHF) mit Leistungszeitraum 01.04. bis 30.06.:

Am Erfassungskennzeichen für Verkauf ist das Feld "Erlösabgrenzung" auf "Tageweise" eingestellt.

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Am Auftrag wird der Leistungszeitraum ab 01.04. eingegeben.

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Nach der Ermittlung der Wiederholfaktura, dem Rechnungsdruck und der Verbuchung der Rechnung am 08.05. sind im Fenster Automatikbuchungen die Erlösabgrenzungen in einem eigenen Automatikbuchungsmodell ersichtlich (Leistungszeitraum ist von 01.04. bis 30.06.).

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April und Mai werden sofort gebucht (je 100 EUR). Im Juni wird das Modell aufgelöst und die restlichen 100 EUR werden gebucht.

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Beispiel 
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Wiederholfaktura (WHF) mit Leistungszeitraum 15.04. bis 14.07.:

Am Erfassungskennzeichen für Verkauf ist das Feld "Erlösabgrenzung" auf "Tageweise" eingestellt.

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Am Auftrag wird der Leistungszeitraum ab 15.04. eingegeben.

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Nach der Ermittlung der Wiederholfaktura, dem Rechnungsdruck und der Verbuchung der Rechnung am 08.05. sind im Fenster Automatikbuchungen die Erlösabgrenzungen in einem eigenen Automatikbuchungsmodell ersichtlich (Leistungszeitraum ist von 15.04. bis 14.07.). Der Leistungszeitraum der Rechnung erstreckt sich über vier Monate. Da jedoch im April und im Juli keine vollen Monate abgerechnet werden und tageweise abgegrenzt wird, werden 100 EUR für April und Juli gesplittet.

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Im April wurden 53,33 EUR abgegrenzt. Dieser Betrag ergibt sich wie folgt:

100 EUR / 30 Tage = 3,33 EUR pro Tag
15.04. bis 30.04. sind 16 Tage.
3,33 EUR x 16 Tage = 53,33 EUR

Im Mai wurden 100 EUR abgegrenzt.
Im Juni werden weitere 100 EUR abgegrenzt.
Im Juli wird das Modell aufgelöst und die restlichen 46,67 EUR werden gebucht. Dieser Betrag ergibt sich wie folgt:

100 EUR / 30 Tage = 3,33 EUR pro Tag
01.07. bis 14.07. sind 14 Tage.
3,33 EUR x 14 Tage = 46,67 EUR

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Die Monate werden IMMER mit 30 Tagen berechnet!

 Stornorechnungen und Gutschriften

Für Stornorechnungen werden ebenso die Abgrenzungsbuchungen erzeugt, da diese Abgrenzungsinformationen von der Rechnung mitkopiert werden.

Wird eine Gutschrift (GUT/KOR/DGU) von der Rechnung aus erstellt, wird das Kennzeichen für die Erlösabgrenzung vom Originalauftrag mitkopiert. Bei Wiederholfakturen wird der Leistungszeitraum "Von-Bis" der Rechnung auf die GUT/KOR/DGU übernommen.

Sollen manuell angelegte Gutschriften auch abgegrenzt werden, kann dies bei den gewünschten Erfassungskennzeichen hinterlegt werden.

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